Re- registrering og ny Sesong

Re- Registrering og ny Sesong Re- registrering og ny Sesong Redigert februar 2016 Med utgangspunkt i den Nye Påmeldings Formularen

Innholdsfortegnelse Re- registrering og ny Sesong... Fejl! Der er ikke defineret et bogmærke. Re- registrering Sjekkliste!... Fejl! Der er ikke defineret et bogmærke. Opprett Ny Sesong... Fejl! Der er ikke defineret et bogmærke. Re- registrerings forberedelse... 4 Re- registrerings prosess... 4 Oppret Ny Sesong... Fejl! Der er ikke defineret et bogmærke. 1. Opprett Ny Sesong... 5 2. Lærerdata... 5 Nye lærere... 6 3. Gruppe... Fejl! Der er ikke defineret et bogmærke. 4. Fag og FagType... 8 5. Div. (kan gøres senere)... 8 Oprett ferieplan... 8 Sett Opp fakturering (kopier rater etc.)... 9 Re- registrering forberedelse... 10 1. Sjekk status for Re- registrerbare fag... 10 Overordnet overblikk og re- registrerbare fag.... 11 2. Påmeldingsfelter... 12 3. Påmelding/Re- registrering Innstillinger... 13 Kontroller følgende fane:... 13 Maler/Tekster... 15 Re- registreringings prosess... 16 1. Aktiver Re- registrering... 16 2. Send e- post ut til alle de elevene som kan re- registrere seg... 17 3. 14 dager før siste frist Påminn de elevene som ikke har reagert... 18 4. Deaktiver Re- registrering... 18 Skjermbilleder fra Re- registrering.... 19 Velger du Øvrige blir tillatte valg vist:... 19 Overveielser før oppsetningen av den nye sesongen... 20 2

Re- registrering Sjekkliste! Denne brukerveiledningen viser deg hvordan du oppretter en ny sesong og hvordan du forbereder Re- registrering. Opprettelse av den nye sesongen gjøres i Stamdata Sesong. Og forberedelse til re- registrering gjøres i Stamdata Påmelding/Re- registrering. Automatisk sendte e- poster ligger i Stamdata Mal. Betaling/rater må opprettes før første oppkrevning, og er beskrevet særskilt i brukerveiledningen Betalinger. 3

Opprett Ny Sesong Det vil være mest hensiktsmessig å oppdatere i følgende rekkefølge 1. Opprett Ny sesong (Stamdata - Stamdata) 2. Kopier lærerdata (Stamdata - Håndtering) + evt. opprette nye lærere 3. Gruppe/Link (Stamdata Håndtering) 4. Evt. Nye/redigerte fag 5. Div. kan gjøres senere Ø Opprett ferieplan (Stamdata - Ferie og helligdage) Ø Sett opp fakturering (kopier rater etc.) Re- registrerings forberedelse 1. Sjekk status på Re- registrerbare fag - (Stamdata Påmelding/Re- registrereing) 2. Påmeldingsfelter hvilke data skal godkjennes når eleven re- registrerer seg (Stamdata Påmeldingsfelter) 3. Innstilling for re- registrering + Re- registrerings tekster (Stamdata Påmelding/Re- registrering) 4. Maler Re- registrerings prosess 1. Aktiver re- registrering (Stamdata Påmelding/Re- registrering)- Deaktiver påmelding for eksisterende. 2. Send en e- post ut til alle de aktive elevene + ventelisteelevene om re- registrering. 3. 14 dager (valgfritt) før siste frist Påminn de elevene som ikke har reagert. 4. Deaktiver re- registrering - Husk å aktivere påmelding for eksisterende 4

Opprett ny sesong 1. Opprett Ny Sesong Gå til Stamdata Stamdata (Sesong) Opprett og navngi den nye sesongen. De ytre grensene, typisk 01-08- 16 31-07- 2017 er automatisk definert i systemet. De indre grensene (undervisningsstart og undervisningsslutt), og sesonglengden f.eks. 36 uker tastes inn manuelt. Fargekoden er kun synlig som et advarselsblink når du har valgt en annen sesong, enn den sesongen som dags dato er i. Leseplikt er beregnet ut i fra antall arbeidsdager i sesongen. Klikk på - Nå kan den nye sesongen velges øverst på siden. "Elevenes startdato på faget, og bookinger blir ikke automatisk oppdatert. Derfor bør du ta kontakt med Speedadmin hvis du endrer disse datoene etter at du har aktivert re- registring." 2. Lærerdata Stamdata - > Håndtering (Sesong)- > Kopier lærer data (Fane) For å få en beregning på lærernes ansettelsesgrad i den nye sesongen må du sikre deg at deres lønnsforhold er lagt inn og at de er riktige. Du kan kopiere eksisterende lønnsforhold, tildelte rom, og ev. aktiviteter fra inneværende sesong over til den nye sesongen: Kopiering av lærerdata gjør du fra den gamle/nåværende sesongen. Lønnsforhold skal ifb. OK15 redigeres etterfølgende på hver enkelt lærer. Se separat i OK15 veiledning. Der er i OK15- lønnsforhold ikke behov for en sluttdato. Derfor blir det ikke nødvendig å kopiere lønnsforhold fremadrettet. 5

Vi anbefaler at du tar med all lærer data nå du kopierer, og deretter redigerer det i lærernes stamkort (det kommer selvfølgelig an på hvor utbredt Aktivitet brukes ). Er det ingenting å kopiere er det fordi forholdet allerede er kopiert, eller fordi det ikke er noe å kopiere. Nye lærer Opprettes og lønnsforhold tastes inn: Søk lærer - > Ny lærer Tast inn basisdata på den nye læreren og klipp på Opprett Velg deretter lønnsforhold, hvilke fag læren skal undervise i og/eller vikar og ev. tildel rom. 6

3. Gruppe Velg Stamdata Sesong Håndtering Kopier Gruppe Kopier gruppe: Grupper som elevene re- registrerer seg til blir opprettet automatisk. Hvis det ikke er noen elever som re- registrerer seg blir de ikke opprettet. Skal en gruppe opprettes uansett om elevene re- registrerer seg eller ikke, kan du med fordel velge å kopiere den. For å sesong- linke grupper (se neste avsnitt), må berørte grupper kopieres. Velg Stamdata Sesong Håndtering Gruppe Sesong Link Gruppe Sesong Link: her linkes grupper så elevene automatisk overføres til en annen gruppe når de re- registrerer seg. Eks: Elevene på Teori 1 blir overført til Teori 2 hvis de re- registrerer seg. Nå er Teori 1 og Teori 2 Linket. Hvis elevene skal fortsætte på den samme gruppen skal de ikke linkes. På re- registrereingen blir det vist den gruppen som det blir linket til. 7

4. Fag og FagType Har du fag som ikke lengre er aktuelle? eller har du noen nye Fag som skal opprettes? Har du FagTyper som ikke lengre skal brukes, eller ev. deaktiveres for påmelding? Hvi så er gjør du det i Stamdata Fag. Er et Fag ikke lengre aktuelt kan du gjøre det til ikke aktivt på Fagets stamkort eller på oversikten. 5. Div. (kan ordnes senere) Opprett ferieplan Stamdata - Ferie og helligdage Du skal være i den nye sesongen! Ferie og helligdager er sesongavhengige og må derfor tastes inn for hver sesong. 1. Ferieplaner Hvis du ønsker å bruke flere ferieplaner opprettes disse. Arbeidstid ferieplan er påkrevet pga. Planlegning av arbeidstid (OK15). 2. Tildeling her kan du legge de forskjellige ferieplanene til på Fagene. Som utgangspunkt har alle Standard. 3. Ferie dager her definerer du de feriedagene som er aktuelle for hver enkelt ferieplan. 8

Alle ferieplanene har Standard ferieplanen som grunnlag, og feriedagene som er lagt inn i Standard gjelder derfor for alle ferieplanene Unntatt Arbeidstid ferieplan den har kun de feriedagene som er definert spesifikt for den. Sett Opp fakturering (kopier rater etc.) Rater er sesongavhengige og må derfor opprettes i den nye sesong, eller kopieres inn fra forrige sesong. Stamdata - Rater Deretter skal du legge alle ratene inn på takstene, eller kopiere det inn fra forrige sesong. Stamdata - Takst Nå kan du undersøke om alle fagene har den riktige takst tilknyttet. Lister Listebibliotek Fag oversikt. Når alle ratene er aktive blir raten automatisk pålagt de elevene som re- registrerer seg eller blir plassert på et nyt fag. Ev. kan du slette alle disse betalingene og oppdatere på nyt når du har tilpasset alle ratene og takstene. Stamdata Betalingsfunksjoner. For mere info se veiledningen om fakturering. Oppsetning av fakturering kan du vente med til sesongen er i gang. 9

Re- registrering forberedelse 1. Sjekk status for Re- registrerbare fag På flere nivåer kan du velge om Påmelding og Re- registrering for et fag og fagtype skal være aktivert. 1. Stamdata Fag - Individuelt for fagtypene på de enkelte fag kan Påmelding og Re- registrering velges. 2. Søk Gruppe På gruppene er det mulig å velge om Re- registrering er mulig for den enkelte gruppen. 3. Stamdata Avdeling På kategoriene kan du deaktivere muligheten for Re- registrering og Påmelding pr. Kategori. Alle Fagene i kategorien berøres. Gjør dette med varsomhet. Kontroller hvilke Kategorier som skal kunne ses for hhv. Påmelding og Re- registrering. 10

FagTyper: Bruk så få Typer som mulig, typisk i forbindelse med timelengde og overordnede takster Overordnet overblikk og re- registrerbare fag. Via Stamdata Påmelding/Re- registrering finnes det 2 lister som gir deg et overblikk over status på påmelding og re- registrering for hhv. Gruppe og individuell undervisning. Listen er redigerbar for påmelding og re- registrering pr. Fag/FagType, og for re- registrering på grupper (Gruppe- listen). Alle fag og grupper kan justeres ut i fra disse listene. De to ytterste kolonnene viser den endelige status på om henholdsvis Påmelding og Re- registrering er aktivert. 11

2. Påmeldingsfelter Stamdata Påmeldingsfelter Hvis du klikker Rediger kan du tilpasse hvilke felter som elev/foresatte må godkjenne ifb. re- registrering. Det er forholdsvis enkelt for elev/foresatte å godkjenne data, men felter med innhold som ikke bør endre sig anbefaler vi at det ikke kreves aksept på. Alle feltene kan uansett redigeres ifb. re- registrering. 12

3. Påmelding/Re- registrering Innstillinger Velg Stamdata Sesong Påmelding/Re- registrering Kontroller følgende fane: Innstillinger: her velger du om re- registrering skal være aktivert eller deaktivert, og hvilke valgmuligheter elevene har ifb. re- registrering. 13

Påmelding for nye elever er i prinsippet alltid aktivert. Påmelding for eksisterende er aktivert hele året hvis muligheten er til stedet for å legge fag på ventelisten hos eksisterende elever unntagen når re- registreringen aktiveres, da deaktiveres den! Re- registrering er kun aktivert i en begrenset periode om våren. Her har elevene mulighet for å re- registrere seg på både aktive fag og ventelistefag, såfremt faget er åpent for påmelding. Du kan dessuten gi elevene mulighet for å redigere i deres egene fag med følgende: Permisjon Fagskifte (eleven blir bedt om å velge et annet fag) Timelengde (eleven blir bedt om å skrive en kommen tar) Lærerskift (eleven blir bedt om å skrive en kommentar) Så fremt Utmeld funksjonen i Speedadmin brukes så skal den deaktiveres i re- registreringsprossessen. Spørsmål: Her oppretter du de spørsmålene som eleven kan besvare ifb. påmelding eller re- registrering - f.eks. Ønsker du å bli medlem i venneforeningen?, fotografering, Leie instrument osv. Når spørsmålene er opprettet, blir de aktive i Stamdata- Påmeldingsfelter. Se mere om dette under Påmeldingsfelter. Overvei nøye hvilke spørsmål som stilles da et svar på et spørsmål krever en handling. Still kun relevante spørsmål! Vær også omhyggelig med å velge Felttypen på svarmulighetene, da dette avgjør om svaret er til å forstå for deg. 14

Tekster: Her redigerer du de tekstene som blir brukt ifb. Re- registrering og Påmelding. Alle tekstene bør gjennomgås så du er sikker på at den informasjonen som kommer ut til brukerne er den riktige. Maler/Tekster Velg Stamdata (Stamdata) Mal Ved å klikke på Rediger kan du her skrive/rediger i tekstene til de automatiske e- post beskjedene. Ø Første e- post til ny elev; sendes når en ny elev har gjennomført en påmelding. Ø Godkjent elev; sendes når eleven har blitt godkjent og er på ventelisten. Ø Re- registrering mottatt; sendes når en eksisterende elev har utført en re- registrering på aktive eller venteliste fag. Ø Eksisterende elev påmeldt; sendes når en eksisterende elev melder seg på ekstra fag. 15

Pr. 1/3 virker ikke flettefeltet passord lengere. Bruk i stedet Login informasjon, også blir det sent et link til passord opprettelse. Linket er virker i 3 dager. Re- registrerings prosess 1. Gentilmelding Åbner 2. 14 dage før sidste frist 3. Gentilmelding lukker 4. Klargøring af elever Tid 1. Aktiver Re- registrering a. Aktiver re- registrering og rediger valgmulighetene. Velg Stamdata Sesong Påmelding/Re- registrering b. Deaktiver Påmelding for eksisterende og inntast ev. en tekst. 16

c. Kontroller hvilken sesong elevene logger seg inn på. Velg Stamdata Sesong Påmeldig/Re- registrering Elevene logger inn i denne sesong må være den nåværende sesongen så lenge re- registreringen en aktivert. Når den nye sesongen starter og elevene kan se deres nye timeplaner endres sesongen her. Som utgangspunkt har elevene ikke mulighet til å bytte sesong, og det anbefales heller ikke at de får den muligheten. Dette styres via rettigheden Bytt Sesong i: Stamdata Stamdata Rettigheder Rediger Påmeldings år (Klassetrinn pr.) etter når deres klassetrinn gjelder pr. 2. Send e- post ut til alle de elevene som kan re- registrere seg For å sende en beskjed ut til alle de aktive elevene som ikke har en sluttdato på deres fag (disse kan ikke re- registrere seg), bruker du Lister: VÆR I KOMMENDE SESONG (15/16) Lister Standardlister Re- registrering Klikk på konvolutt ikonet og skriv en tekst (eller bruk en mal), og evt. SMS tekst. 17

Ventelisteelevene skal også re- registrere seg for å beholde plassen på ventelisten. For å sende en beskjed ut til disse skal du bruke den samme listen. Her Kan du sette inn et Venteliste Filter som gjør at du kun sender ut til de elevene som har påmeldt seg ventelisten før denne dato. Andre relevante lister finne du i Lister Listebibliotek Re- regisdtrering F.eks. 11C. Re- registreringsliste gruppert på avdeling (Venteliste) 3. 14 dager før siste frist Påminn de elevene som ikke har reagert Du kan følge statusen på Re- registreringen i: Vær i den kommende sesong! Lister Standard Lister Re- registrering For å påminne elevene som ikke har Re- registrert seg: 1. Klikk på konvolutt ikonet til venstre for Ingen reaksjon aktive elever, skriv en e- post og send 2. Åpn listen igjen og klikk på konvolutt ikonet til venstre for Ingen reaksjon venteliste, skriv en e- post og send Hvis du kun ønsker å sende en e- post til f.eks. ballet avdelingens elever så skal du bruke en liste fra Liste biblioteket som ligger her: Liste Bibliotek - Re- registrering 11C. Re- registreringsliste gruppert på avdeling. 4. Deaktiver Re- registrering a. Deaktiver Re- registrering Velg Stamdata Sesong Påmelding/Re- registrering 18

b. Aktiver ny påmelding for de eksisterende elevene. Velg Stamdata Sesong Påmelding/Re- registrering Du er nå ferdig og kan gjøre lærerne og elevene klare for den kommende sesongen se separat veiledning Håndtering av elevene når Re- registrering er deaktivert Skjermbilleder fra Re- registrering. Under Re- registreringen er det kun mulig å velge Ja, Nei, eller Øvrige. Velger du Øvrige blir tillatte valg vist: 19

Overveielser før oppsetningen av den nye sesongen Opprydning/Redigering i Fag: o fag som ikke lengre er aktive. o En annen fagstruktur. o Hvilke fag skal være offentlige. Hvilke FagTyper skal være offentlige. Hvilke skoler skal være offentlige. Skal grupper kopieres, hvis så hvilke. o grupper opprettes automatisk i ny sesong når/hvis elevene re- registrerer seg. Sesonglink, eks: o teorigruppe 1 re- registreres til 2 osv. o Rytmikkgruppe re- registreres til en gruppe. Kategori og underkategorier på fag. Intuitiv oppbygning av Tre- struktur. Spørsmål. o Hvilke spørsmål er relevante. o Låneinstrument o Tillat foto osv. Betingelser. Hjelpetekster til påmelding og re- registrering. Tekster til autogenererte e- post svar. Når er skjæringsdatoene ifb. re- registrering. o Ventelisten, hvilken dato brukes til opprydning. Egne overveielser ifb. Re- registrering. 20