Hva kan gå galt ved budsjettering Noen erfaringer fra revisor Økonomiforum Troms 25.-26. september 2013 1
Årsbudsjettskjema, Noter, Redegjørelser eller Økonomisk oversikt mangler eller er ikke i samsvar med forskrift: Budsjettskjema 1A Driftsbudsjettet (BF Vedlegg 1) Budsjettskjema 1B Driftsbudsjettet - Til fordeling drift (BF Vedlegg 1 og kommunestyrets vedtak) Budsjettskjema 2A Investeringsbudsjettet (BF Vedlegg 2) Budsjettskjema 2B Investeringsbudsjettet - Til investering i anleggsmidler (BF Vedlegg 2 og kommunestyrets vedtak) Alle Budsjettskjema skal ha kolonner for: Budsjett (år t), Budsjett (år t-1) og Regnskap (år t-2) 5 Noter til Budsjettskjema 1A (BF Vedlegg 1) 3 typer Redegjørelser til årsbudsjettet (BF 6, 1-3.ledd) Økonomisk oversikt drift (BF Vedlegg 3) Økonomisk oversikt investering (BF Vedlegg 4) 2
Linjer i Budsjettskjemaene 1A, 1B, 2A og 2B er ulik linjer i Regnskapsskjemaene 1A, 1B, 2A og 2B Eksempel: Budsjett Budsjettskjema 1B Ramme Helse og Sosial Netto D 200 Regnskapsskjema 1B Ramme Helse Netto D 100 Regnskapsskjema 1B Ramme Sosial Netto D 100 Alle linjene skal være lik, mens kolonnene er ulike med unntak av kolonne Budsjett (år t) i budsjettskjema som er lik Opprinnelig budsjett (år t) i regnskapsskjema 3
Avvik mellom kontoplan (art, driftsramme (ansvar) og investeringsprosjekt) i budsjettsystemet og regnskapssystemet, når budsjettsystemet ikke er integrert i regnskapssystemet (Lenking) Eksempel: Utfordringer med å overføre/lenke budsjett til regnskap: Budsjett Budsjettskjema 1B Ramme 1 Netto (Ans 11+12) D 110 Budsjettskjema 1B Ramme 2 Netto (Ans 13) D 100 Regnskapsskjema 1B Ramme 1 Netto (Ans 11) D 100 Regnskapsskjema 1B Ramme 2 Netto (Ans 12+13) D 110 4
Ikke samsvar mellom Sum i Budsjettskjema 1A og 1B eller Budsjettskjema 2A og 2B Eksempel: Drift Budsjettskjema 1A Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) (Linje 22) D 900 Budsjettskjema 1B Sum fordeling spesifisert i henhold til kommunestyrets vedtak D 990 Investering Budsjettskjema 2A Investeringer i anleggsmidler (Linje 1) D 100 Budsjettskjema 2B Sum fordeling av investeringer i anleggsmidler på de ulike investeringsrammene/prosjektene spesifisert i henhold til kommunestyrets vedtak D 110 5
Budsjett for påfølgende år utarbeides ut fra budsjettog regnskapsregler og/eller oppstillingsplan for inneværende år (Utgåtte regler): Eksempel: Budsjett 2012 Budsjettskjema 2A 2011-regler (Linje 4) Avsetninger D 200 2012 Regnskapsskjema 2A 2012-regler (Linje 4) Dekning av tidligere års udekket D 100 2012 Regnskapsskjema 2A 2012-regler (Linje 5) Avsetninger D 100 Løsning: Før utarbeidelse av endelig budsjett må en sette seg inn i eventuelle endringer i forskriftsbestemt budsjett- og regnskapsregler samt oppstillingsplan for Budsjett- og Regnskapsskjema KOSTRA endringer for påfølgende år 6
Regnskapsprinsipp i Budsjettskjema 1B avviker fra regnskapsprinsipp i Regnskapsskjema 1B Eksempel: Arter for momskompensasjon: Nettoprinsipp i Budsjettskjema 1B Bruttoprinsipp i Regnskapsskjema 1B Budsjett Art 429 Mva som gir rett til momskompensasjon D 25 Art 729 Kompensasjon moms påløpt i driftsregnskapet K 25 Budsjettskjema 1B Ramme 1 Inntekter (Ingen) K 0 Budsjettskjema 1B Ramme 1 Utgifter (D 100+D 25+K 25) D 100 Regnskapsskjema 1B Ramme 1 Inntekter (K 25) K 25 Regnskapsskjema 1B Ramme 1 Utgifter (D 100+D 25) D 125 7
Regnskapsprinsipp i Budsjettskjema 1B avviker fra regnskapsprinsipp i Regnskapsskjema 1B Eksempel: Betinget tilskudd Budsjetteres i henhold til transaksjonstidspunktet som er når tilskuddet forventes utbetalt (50% av utgifter påløpt året før) 2013 Budsjettskjema 1B Ramme 1 Inntekter K 200 Regnskapsføres (fremskutt regnskapsføring) i takt med utgifter til tilskuddsberettiget aktivitet, i henhold til God Kommunal Regnskapsskikk 2012 Regnskapsskjema 1B Ramme 1 Inntekter K 100 2013 Regnskapsskjema 1B Ramme 1 Inntekter K 100 Følge de anbefalinger som er gitt i God Kommunal Regnskapsskikk, jf merknader BF 6 8
Samme regnskapspost inngår både i Budsjettskjema 1A og Budsjettskjema 1B ( Dobbel oppføring ) Eksempel: Art 810 Andre statlige overføringer, som ikke er Frie disponible inntekter: Budsjettskjema 1A Andre generelle statstilskudd (linje 5) K 100 Budsjettskjema 1B Inngår i ramme 1 (linje X) K 100 Budsjettskjema 1B Inngår i reguleringspost (linje Z) D 100 Løsning (eksempel): Art 18101 Andre statlige overføringer 1A (frie) Art 18102 Andre statlige overføringer 1B (Ikke frie) Korreksjon av standardrapport Budsjettskjema 1A (i Excel) 9
Regulert budsjett i Regnskapet samsvarer ikke med sum Opprinnelig budsjett + Vedtatt Budsjettregulering Eksempel Budsjett Budsjettskjema 1B Ramme 1 Netto Budsjett D 800 Budsjettregulering Budsjettskjema 1B Ramme 1 Netto D 100 Regnskapsskjema 1B Ramme 1 Netto Regulert budsjett D 800 Løsning: Bruk av skjema 4.1.1 Vedtatte budsjettendringer fra Regnskapsmappe 1 for kommuner, av NKRF Opprinnelig budsjett + Budsjettregulering 1 (Sak X) + Budsjettregulering 2 (Sak Y) osv = Sum Beregnet regulert budsjett Sum Beregnet regulert budsjett avstemmes mot Regulert budsjett i regnskapet (Regnskapsskjema 1A, 1B, 2A og 2B) 10
Setter ikke opp alle forskriftsbestemte Noter til Budsjettskjema 1A (BF vedlegg 1): Eksempel: Ikke redegjort i Note nærmere for Skatt på inntekt og formue (Budsjettskjema 1A linje 1) + Ordinært rammetilskudd (linje 2) Note 1 Grunnlag for skatteanslaget og anslått beløp for inntektsutjevningen Andre dirkete eller indirekte skatter (linje 4) Note 2 Andre forventede fiskale inntekter, f.eks. konsesjonsavgifter Andre generelle statstilskudd (linje 5) Note 3 Forventede generelle statstilskudd Renteinntekter og utbytte (linje 7) Note 4 Forventet utbytte fra kommunalt eide selskaper Til bundne avsetninger (linje 15) + Bruk av bundne avsetninger (linje 18) Note 5 Bundne avsetninger og bruk av slike avsetninger 11
De forskriftsbestemte Redegjørelser til Årsbudsjettet (BF 6 1-3.ledd m/merknad) er mangelfull (eller slått sammen med de 5 pliktige Notene til Budsjettskjema 1A): 6 1. ledd: Grunnleggende prinsipper og organiseringen av arbeidet I tilknytning til årsbudsjettet skal det gjøres rede for de grunnleggende prinsipper kommunen har nyttet ved framstilling av årsbudsjettet (følge GKRS, prinsipp for mål- og resultatstyring) En beskrivelse av organiseringen av arbeidet med årsbudsjettet skal inngå i redegjørelsen (fullstendig forslag til formannskap, økonomireglement) 6 2. ledd: Mål og premisser bevilgninger Den enkelte bevilgning skal føres opp med beløp og en tekst som angir hva bevilgningen gjelder I tilknytning til bevilgningen skal kommunestyret angi mål og premisser knyttet til bruken av bevilgningen (Eks.: behandlingsplasser, undervisningstimer) Slik angivelse kan likevel utelates dersom anvendelsen åpenbart følger av bevilgningens tekst og beløp 6 3.ledd: Redegjørelse inntekter/innbetalinger De anslag over inntekter og innbetalinger som er ført opp i årsbudsjettet skal angis med beløp og en tekst som angir hva inntekten eller innbetalingen gjelder Når dette må anses nødvendig av hensyn til at årsbudsjettet skal være fullstendig og oversiktlig, skal anslaget ledsages av en nærmere redegjørelse (Grunnlag for inntekts-, formues- og eiendomsskatt, hvilke satser som benyttes osv) 12
Utarbeider ikke, innen 1.mars; Økonomisk oversikt drift Økonomisk oversikt investering = Oppstilling over kommunenes samlede forventede inntekter og utgifter i budsjettåret, jf BF 12 m/merkn. Økonomisk oversikt bygger ikke på de samme forutsetningene som det vedtatte Årsbudsjettet (Budsjettskjema 1A, 1B, 2A og 2B), jf BF 12 13
Når regnskapet ikke er à jour i løpet av året vil dette få konsekvens for budsjettstyringen, jf KL 47, jf BF 10 og BF 11. Eksempel: KL 47 nr 1. Kommunestyrets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer En vet ikke hvor mye en har igjen av/om en har overskredet den bindende bevilgningen KL 47 nr 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen gi melding til kommunestyret Det rapporteres feile endringer (budsjettavvik) i løpet av året, med påfølgende feile eller mangelfulle meldinger til kommunestyret KL 47 nr 3. Får kommunestyret melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet.*) Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. Det foretas: ikke, feile eller for sene endringer i budsjettet *) Endring inntekt, bevilgning eller innenfor budsjettramme (eks tjenesteinnhold) 14
Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende (intern) kontroll.(kl 23 nr 2) Mangler ved Budsjetteringen får konsekvenser for den Interne kontrollen Eks: Mangler ved budsjetteringen av en inntektspost (eks uoversiktlig) gjør at budsjettet ikke er egnet til intern kontroll av inntektspostens fullstendighet (NB: Andre internkontroll handlinger må anvendes for å fange opp om en skulle ha hatt mer inntekter enn det som er budsjettert) Mangler ved den Interne kontrollen får konsekvenser for Budsjetteringen Eksempel: Budsjettet utarbeides bl.a. på bakgrunn av regnskap hittil i år. Hvis regnskapet ikke er ført á jour og avstemt vil de budsjettposter som bygger på feil budsjettgrunnlag også bli feil. 15
Oppsummering: Budsjett kontra regnskap Årsbudsjettet skal være i balanse Årsbudsjettet er det økonomiske styringsinstrument Enhver utbetaling må ha hjemmel i årsbudsjettet Årsbudsjettet er bindende; Utgangspunktet og hovedregelen er at verken administrasjonen eller folkevalgte organer kan foreta utbetalinger eller pådra utgifter som ikke er innarbeidet i årsbudsjettet. (Gjelder ikke for utbetalinger en rettslig forpliktet til å foreta) Dette gjelder også kommunestyret. (Kommentar til KL 47 nr 1 ²) Takk for oppmerksomheten 16