1 [Godkjent av] [Revideres av] Formål og omfang Sikre at utlysning av ledige stillinger skjer på en korrekt måte. Begrepsavklaringer / ansvar og oppfølging Alle ledige stillinger i Åfjord kommune skal lyses ut. Stillinger kan lyses ut internt eller eksternt. Det er arbeidsgiver som avgjør hvordan en ledig stilling skal lyses ut. Lovverket setter likevel enkelte krav til prosessen, og kvalifikasjonsprinsippet vil legge føringer for hvordan utlysningen skal skje. 1. Informasjon om stillingen Arbeidsgiver skal ha en klar oppfatning av stillingens størrelse og hvilke oppgaver som skal ligge til stillingen. Hvilke oppgaver eller fagområder som ligger til stillingen vil ha stor betydning for søkermassen og den videre behandling av saken. Hvilke oppgaver/fagområder som ligger til stillingen og eventuelle forbehold om endringer vil ikke bare ha betydning for ansettelsen, men også for arbeidsgivers styringsrett ved senere endringer i arbeidsforholdet. 2. Krav til søker Den kanskje viktigste faktoren i ansettelsesprosessen i offentlig sektor er hvilke krav som settes til søkeren. Disse kravene kan grovt sett deles i tre hovedområder og disse er Utdanning Praksis/erfaring Personlig egnethet Arbeidsgiver bør angi klart i utlysningen hvilke krav som er ønskelige med hensyn til utdanning, praksis og egnethet samt eventuell prioritering mellom disse. Hvis stillingen krever fremleggelse av gyldig politiattest, skal dette fremgå av utlysningsteksten. 1
2 [Godkjent av] [Revideres av] 3. Orientering for og drøfting med tillitsvalgte Hovedavtalen, del B, 1-3 og 3-4 Hovedavtalen har bestemmelser om medbestemmelse for de tillitsvalgte. Dette innebærer at arbeidsgiver skal, så tidlig som mulig, informere, drøfte og ta de berørte med på råd om Ledige og nyopprettede stillinger Prosedyrer ved utlysning og kunngjøring av stillinger, utvelgelse til og intervju av aktuelle kandidater De tillitsvalgte skal dermed involveres under de ulike stadier av en slik prosess som kan lede frem til tilsetting. 4. Intern og ekstern utlysning Arbeidsmiljøloven 14-1 Arbeidsmiljøloven har en bestemmelse som pålegger arbeidsgiver å informere arbeidstakerne om ledige stillinger i virksomheten. Bestemmelsen inneholder med andre ord en plikt til intern utlysning. Det vil være tilstrekkelig at slik informasjon gjøres kjent på oppslagstavler, intranett og lignende. Arbeidsgiver har ingen plikt til å informere arbeidstakere som er fraværende fra arbeidet, eller på andre måter få bekreftelser på at arbeidstakerne har fått informasjonen. Lov- og avtaleverk oppstiller ingen generell plikt til ekstern utlysning av ledige stillinger. Kvalifikasjonsprinsippet er imidlertid av stor betydning. Arbeidsgiver skal ansette den best kvalifiserte for stillingen. Ved å lyse ut stillinger eksternt, vil arbeidsgiver nå ut til flere potensielle søkere, og dette vil øke muligheten til å få best mulig kvalifiserte arbeidstakere. Sivilombudsmannen har i flere uttalelser understreket viktigheten av ekstern utlysning under henvisning til kvalifikasjonsprinsippet. Den klare hovedregel er at manglende ekstern utlysning indikerer at man ikke nødvendigvis har fått den best kvalifiserte til stillingen. Det klare utgangspunktet er at arbeidsgiver lyser ut stillingen både internt og eksternt Selv om arbeidsgiver har lyst ut en ledig stilling vil det ikke foreligge noen forpliktelse til å foreta ansettelse. Finner arbeidsgiver at søkerne ikke oppfyller ønskede kvalifikasjonskrav, kan hele prosessen settes på vent. 2
5. Plikt til ny utlysning Utskrifts dato: Godkjent dato: Revideres innen: 3 [Godkjent av] [Revideres av] Det kan bli aktuelt å vurdere hvorvidt man må lyse ut ledige stillinger på nytt. Dette gjelder særlig i tilfeller hvor det ikke har meldt seg kvalifiserte søkere. En slik vurdering vil også være aktuell i forhold til gjenbruk av tidligere innkomne søknader til tilsvarende stilling. 5.1 Mangel på kvalifiserte søkere Selv om arbeidsgiver velger å foreta en ekstern utlysning foreligger det ingen garanti for at søkermassen inneholder personer med de kvalifikasjoner man ønsker seg. Arbeidsgiver står derfor fritt med hensyn til å velge om man vil lyse ut stillingen på nytt. En slik mulighet foreligger selv om det er flere av søkerne som fyller de formelle kvalifikasjonskrav som er oppstilt. Arbeidsgiver vil imidlertid ha en plikt til å lyse ut på nytt Dersom det er aktuelt å endre på de kvalifikasjonskrav som fremgikk av den opprinnelige utlysningen Eksempel Arbeidsgiver skal tilsette en sykepleier og i utlysningen stilles det krav om tilleggsutdanning i psykiatri. Det viser seg imidlertid at det ikke finnes søkere med slik utdanning, og arbeidsgiver bestemmer seg for å lempe på de formelle kravene og finner det tilstrekkelig at søkerne har ordinær sykepleierutdanning uten faglig fordypning. I og med at det her foretas endringer i forhold til de formelle kvalifikasjonskrav som opprinnelig var stilt vil det her være nødvendig med ny utlysning hvor det fremgår at det er tilstrekkelig med ordinær sykepleierutdanning. 5.2 "Gjenbruk" av søknader Kan arbeidsgiver lyse ut en ledig stilling fordi man har flere kvalifiserte søkere på tilsvarende stillinger fra tidligere utlysninger? Dette er ikke særskilt regulert i loven. Sivilombudsmannen har imidlertid uttalt at arbeidsgiver skal være varsom med slik gjenbruk. Det er særlig hensynet til kvalifikasjonsprinsippet som har blitt tillagt avgjørende vekt. Det kan likevel åpnes for en slik praksis dersom det har gått kort tid mellom opprinnelig utlysning og behovet for nye medarbeidere. 3
4 [Godkjent av] [Revideres av] 6. Informasjon i utlysningen Offentlighetsloven 25 andre ledd Avdelingsleder lager et forslag til utlysningstekst og sender dette til personalsjef. Personalsjefen sender ut utlysningen. Alle eksterne utlysninger skal samtidig gjøres kjent for alle ansatte gjennom e- post / oppslag. I tillegg til opplysninger om stillingens størrelse og innhold samt krav til søkeren er det vanlig å la følgende fremkomme av utlysningsteksten Kontaktperson ved virksomheten/kommunen som kan gi tilleggsinformasjon ved henvendelser Søknadsfrist Adresse for søknader Ønskede bilag til søknadene Hvis det ikke har vært gjennomført intern utlysning først, skal det alltid tas forbehold om interne søkere i utlysningsteksten Noen arbeidsgivere ønsker CV, attester og vitnemål vedlagt søknadene, mens andre kun ønsker dette dokumentert på et senere tidspunkt fra de søkere som er aktuelle til stillingen. Det bør opplyses om slike papirer vil bli returnert, eller om de vil bli makulert etter at ansettelsesprosessen er ferdig. Offentlighetsloven gir kommuner mulighet til å la søkere få konfidensiell behandling. Dersom kommunen legger opp til en slik behandling ved besettelse av stillinger, bør dette fremgå av utlysningsteksten. En forutsetning for å unntas offentlighet er at søkeren selv har anmodet om dette. Dette står som «fast tekst» i utlysningsteksten: For å søke stillingen ber vi om at du benytter vårt elektroniske skjema som finnes på www.afjord.kommune.no/ledigestillinger. Søknadsskjemaet skal fylles ut komplett med både utdanning og praksis av alle søkere. Andre attester og vitnemål vil bli etterspurt ved behov. Ved tilsetting må søker fremskaffe dokumentasjon på ansiennitet slik at beregning av lønn kan gjennomføres i god tid før utlønning. Skulle det bli problemer med å benytte elektronisk søknadsskjema, ber vi deg kontakte Servicetorget ved Åfjord Rådhus på telefon 7253. 4
5 [Godkjent av] [Revideres av] Søkere/søknader om ønsker å være unntatt offentlighet må begrunne dette særskilt. Ønske om å unntas offentlighet sendes på e-post til postmottak2afjord.kommune.no etter man har sendt elektronisk skjema. Begrunnelsen vil bli vurdert ifht reglene i Offentlighetsloven. Hvis det, etter kommunens vurderinger, ikke foreligger særskilt grunn, vil søkeren bli offentliggjort. Søker vil i et slikt tilfelle bli kontaktet på forhånd. 6.1 Særskilt om forbud mot diskriminering Arbeidsmiljøloven har et generelt forbud mot diskriminering. Dette gjelder også i utlysningsteksten. 7. Interne rutiner for profilering og annonsering Den enkelte kommune har ofte bestemte retningslinjer for annonsering. Disse retningslinjene har som regel bestemmelser for Hvilke medier utlysningen skal kunngjøres i Hvilken layout (utseende) som skal benyttes på kunngjøringer Eventuell standardtekst som skal med De interne retningslinjene bør følges i det de gir en helhetlig presentasjon av arbeidsgiver, samtidig som potensielle søkere vet hvilke medier de skal søke i for å finne ledige stillinger. 7.1 Valg av medier til utlysning Alle ledige stillinger skal meldes NAV som normalt gjør opplysninger om stillingen offentlig kjent gjennom sitt eget informasjonsapparat ( http://www.nav.no) Når Åfjord kommune legger ut på egen hjemmeside under fanen Ledige stillinger meldes denne automatisk til NAV Medienes utbredelse og dekningsområde vil ha betydning for om man bør bruke en eller flere medier. Dette må avgjøres skjønnsmessig i det enkelte tilfelle. Hvilke medier som skal brukes ved eksterne utlysninger avgjøres av sektorsjef etter samråd med avdelingsleder. 8. Meldeplikt til NAV Arbeidsmarkedsloven 7 Arbeidsgiver har en plikt til å melde ledige stillinger til Arbeids- og velferdsetaten (NAV). Blir det med en gang satt en inn i stillingen, faller meldeplikten bort.. 5
6 [Godkjent av] [Revideres av] 9. Søknad, papirbasert eller elektronisk? Det er i utgangspunktet opp til arbeidsgiver å avgjøre om søknader skal foreligge i papirform eller oversendes elektronisk. For arbeidsgiver kan det være tidsbesparende å kunne motta søknader i elektronisk form. Dette er som regel hovedbegrunnelsen for at arbeidsgiver krever at søknaden sendes elektronisk. 9. 1 Kan det kreves elektronisk søknad? Tilsettingsprosessen i offentlig forvaltning er underlagt bestemmelser som begrenser arbeidsgivers valgfrihet mellom papirbasert eller elektronisk søknad. Det er særlig hensynet til kvalifikasjonsprinsippet som er problematisk i forhold til dette. Krav om elektronisk søknad kan medføre at godt kvalifiserte søkere ekskluderes fordi de ikke besitter den nødvendige datakompetanse. Dette settes på spissen i saker hvor det ikke er krav om slik kompetanse i den utlyste stillingen. Fornyings- og administrasjonsdepartementet har presisert at arbeidsgiver ikke kan stille krav om at søknader kun kan sendes elektronisk. Det vil likevel være anledning til å oppfordre til dette. De papirbaserte søknadene arbeidsgiver mottar må uansett behandles på lik linje med søknader som sendes elektronisk. Dette støttes også av en uttalelse fra Sivilombudsmannen. 9.2 Åfjord kommune sin praksis. Søknad på ledige stillinger i Åfjord kommune skal i utgangspunktet sendes elektronisk gjennom http://www.afjord.kommune.no Personalsjef har ansvar for å opprette en ansettelsessak i saksbehandlersystemet Ephorte før stillingen lyses ut, og knytte saken opp mot kommunens elektroniske søknadsskjema. Servicetorget sender ut papirskjema til de som måtte ønske det. Disse søknadene vil bli mottatt og behandlet på samme måte som elektroniske søknader. 9.3 Behandling av søknader Ved søknadsfristens utløp henter avdelingsleder søkerliste fra Ephorte og sender brev til alle søkere med bekreftelse på at søknaden er mottatt. Det skal samtidig opplyses om hvor mange søkere det er på stillingen og anslå et tidsperspektiv for saksbehandlingen. 9.4. Søkerliste Det er den som ansetter som skal sørge for at søkere som ønsker tilsendt utvidet søkerliste, skal få denne tilsendt. Det må opplyses samtidig om at utvidet søkerliste er unntatt offentlighet. Rapportering / Avvik Spørsmål, uklarheter eller feil rettes til personalsjef og meldes i kvalitetssystemet Risk Manager 6
7 [Godkjent av] [Revideres av] Referanser Henvisning til lovverk, standarder og interne krav som prosedyren er basert på 7