Nye NTNU - Hva er det? Hva blir det? Hva betyr det for studentene? Hva betyr det for studieadministrasjonen?

Nye NTNU - Hva er det? Hva blir det? Hva betyr det for studentene? Hva betyr det for studieadministrasjonen?

Plan for presentasjonen Hva har skjedd så langt Tidsplan videre prosess Organisasjonsprosjektet Faglig organisering: Fakultet og institutt Faglig integrasjon: Arbeidsgrupper for gjennomgang av studieporteføljen Administrativ organisering Hva betyr endringene for studieadministrasjonen? Hva betyr endringene for studentene? 2

Vi fusjonerer fordi vi har en målsetning om å heve kvaliteten i hele bredden av virksomheten. vi sammen kan være en enda bedre partner for utvikling av næringsliv og samfunn i hele landet, enn vi klarer hver for oss. det gir et mer enhetlig studietilbud, med mulighet for høyere kvalitet og større samfunnsrelevans. det gir større muligheter i konkurransen om forskningsmidler. det setter oss bedre i stand til å utvikle vår nasjonale rolle innen teknologisk og naturvitenskapelig forskning og utdanning. det øker mulighetene til å få gjennomført en helhetlig campusutvikling og styrker studiebyene Trondheim, Ålesund og Gjøvik. 3

Milepæler i fusjonsprosjektet 1..august: Dekaner tilsatt. Januar 2015: Fire styrer vedtar at de ønsker fusjon (HiG 27.10.14, HiST 16.1, HiÅ 19.1 og NTNU 28.1) Februar: Fusjonsprosjektet opprettes. 19.juni: Fusjonen formelt vedtatt av Kongen i statsråd 24.november: Første møte i nytt NTNU-styre. 1.januar: Offisiell oppstart for nye NTNU. 16-18.august: Første felles immatrikulering i tre byer. August: Instituttstruktur og administrativ organisering vedtas Q1 2015 Q2 Q3 Q4 Vår 2016 Høst 2016 Sikker drift (12.3 31.12.2015) Fusjonsplattform (18.3-19.8.2015) Faglig organisering (28.4.15 februar 2016) Example Text Administrativ organisering (14.8.2015 juni 2016) Jan 2017: Innplassering av adm. ansatte ferdig Instituttledere tiltrer

Det fusjonerte NTNU i tall INTRO (2014 og 2015) 38 987 registrerte studenter 6 553 uteksaminert med avsluttet grad 385 avlagte doktorgrader 101 organisatoriske enheter («bokser») på nivå 1-3 6 733 årsverk totalt Driftsinntekter på ca. 7,6 milliarder kroner 734 000 m 2 egne og leide arealer April 2012 5

ORGANISASJONSPROSJEKTET

Organisasjonsprosjektet strategisk og formelt ansvar Rektor Rektorat Prorektor for faglig integrasjon Prorektor for utdanning Prorektor for forskning Prorektor for nyskaping Viserektor Ålesund Viserektor Gjøvik Organisasjonsdirektør Økonomi og eiendomsdirektør Administrativ organisering Kommunikasjon HR Bemanning og arbeidsmiljø Delprosjekter/ - Fagligorganisering IKT Budsjett 2017 Lokalisering 7

8 Mulige fakultetsnavn (høringsfrist 18. mars)

Utredning av instituttstruktur 15.2 til 15.6 FAGLIG ORGANISERING Prosjektleder Sekretariat FAKULTET A Ingeniørvitenskap FAKULTET B Naturvitenskap, bioingeniørfag FAKULTET C Matematikk, informatikk, elektroteknikk FAKULTET D Humaniora FAKULTET E Helsefag, sykepleiefag, medisin, radiografi, audiologi og vernepleiefag FAKULTET F Samfunnsvitenskap, psykologi, sosialfag, og utdanningsvitenskap FAKULTET G Økonomi FAKULTET H Arkitektur, billed-kunst, produktdesign NTNU i Gjøvik NTNU i Ålesund 9

Samordning av studieporteføljen Revidere og implementere kvalitetssystem for utdanning, og utvikle felles kvalitetskultur. Samordne kvalitetsmelding for 2014/2015 og 2015/16 Veiledning for utvikling av studieplaner Studieplanlegging - felles for og krav til innhold i studieplan og emnebeskrivelser Studieplanlegging - systemer, tjenester og informasjonsflyt Veiledning for periodiske evalueringer Videreutvikle utdanningsledelse med fokus på implementering av mandat for studieprogramledelse Samordne studieporteføljesakene og opptaksrammesaken Strategisk styresak om studieporteføljeutvikling Endelig vedtak om endringer i studieporteføljen 2017/18 Samordning av prosess og grunnlag for saken ferdigstilles vår 2016 Vedtak av opptaksrammefordeling 2017/18 Utrede øvrige momenter angående studieporteføljearbeid Emnestørrelse Ex.phil. og fellesemner Eksperter i Team Igangsette og drive arbeidsgrupper fordelt etter sentrale utdanningsområder - faglige integrasjonsprosjekter Lærer- og lektorutdanningene Helse og sosial Økonomi Teknologi IKT Naturvitenskap 10

Utredning av administrativ organisering 15.2 til 15.4 GRUPPE FOR ADMINISTRATIV ORGANISERING FAKULTET A Ingeniørvitenskap FAKULTET B Naturvitenskap, bioingeniørfag FAKULTET C Matematikk, informatikk, elektroteknikk FAKULTET D Humaniora FAKULTET E Helsefag, sykepleiefag, medisin, radiografi, audiologi og vernepleiefag FAKULTET F Samfunnsvitenskap, psykologi, sosialfag, og utdanningsvitenskap FAKULTET G Økonomi FAKULTET H Arkitektur, billed-kunst, produktdesign NTNU i Gjøvik NTNU i Ålesund Fellesadministrasjon 11

Organisering, ledelse og innplassering av ansatte Tidslinje Administrativ modell Instituttorganisering Administrativ organisering Sentral ledelse Ansette dekaner og viserektorer Planlegge bemanning og innplassering Fakultetsorganisering Bemanningsplaner Ansette Instituttledere Innplassering ansatte Fakulteter klare Prosjektoppstart Dekaner klare Institutter klare Administrativ organisering klar Ansatte plassert JAN FEB MAR APR MAY JUNE JULY AUG SEP OCT NOV DEC NTNU 2017

Administrativ organisering Målbilde Milepæler Videre prosess Hva betyr det for den ansatte? 13

Målbilde hvordan ønsker vi at administrasjonen skal fungere? Samarbeid på kryss og tvers Effektiv Kvalitet Fokus på primæroppgavene Samhandling: fag og administrasjon Proaktiv Teknologiske muligheter Tydelig ledelse Gode Fleksibel 14

Milepæler i arbeidet med administrativ organisering 1. oktober 2015: Om prinsipper for administrativ organisering Innspillsrunde i oktober om alternativer Bidrag til arbeidet med faglig organisering 1. november 2015: Alternativer for faglig organisering Inkludert: vurdering av administrativ organisering Høringsrunde 1. februar 2016: Forslag til administrativ organisering hovedmodeller Innspillsrunder januar Styret: Administrative konsekvenser av alternativer for faglig organisering Styret: Prinsipper/modeller for administrativ organisering Juni: Forslag til administrativ organisering for nye NTNU Styret: detaljert forslag om administrativ organisering Grunnlag for bemanningsplaner Forslag til implementeringsplan August 2016: Administrativ organisering vedtas Høsten 2016: Innplasseringer av ansatte med nye arbeidsoppgaver Fra workshop 20.10.2015. 15

Hvor er vi nå? Plan og mandat for videre arbeid Utarbeide grunnlag for dimensjonering og budsjettering av administrasjoner Utarbeide prosessplan for endring av bemanning Forberedende arbeidsmiljøtiltak Lokaliseringer: kortsiktige og langsiktige løsninger 16

Plan: Oppdraget del 1 Hver enhet lager sine forslag til egen administrativ organisering innen 15.april. Gruppe for administrativ organisering (Børresen-utvalget) utarbeider et første samlet beslutningsgrunnlag for organisasjonsplan innen 01.mai. Gruppa utreder forslag til endelig beslutningsgrunnlag for drøfting i Styret 16.juni. Styret behandler organisasjonsplan for NTNU, som grunnlag for en samlet administrativ bemanningsplan 25. august. 17

Plan: Oppdraget - del 2 Utredningene skal bygge på vedtak i styret 15.2. om en samlet effektivisering på 5 + 5% av den administrative virksomheten Organisasjonsplan fra 2017 skal dimensjoneres med 5% administrativ effektivisering som grunnlag Ytterligere 5% effektivisering skal nås i perioden 2017-18 etter utredninger og beslutninger om gjennomgående administrative (prosessforløp), med vekt på standardisering og digitalisering 18

Fakultetene skal foreslå hvordan de ønsker å dimensjonere de administrative oppgavene på funksjonsområdene: undervisning og utdanning, forskning, innovasjon, kommunikasjon, HR, økonomi, IT og lederstøtte hvordan oppgavene kan organiseres og fordeles mellom fakultets- og instituttnivå 19

NTNU i Gjøvik og i Ålesund skal foreslå hvordan de ønsker å dimensjonere de administrative oppgavene på funksjonsområdene: undervisning og utdanning, forskning, innovasjon, kommunikasjon, HR, økonomi, IT og lederstøtte hvordan oppgavene kan organiseres og eventuelt fordeles mellom aktuelle nivå hvordan tjenesteavtaler kan innføres for administrative tjenester ved sine studiesteder 20

Fellesadministrasjonen skal foreslå foreslå hvordan de ønsker å dimensjonere de administrative oppgavene foreslå en organisasjonsstruktur for sin administrative virksomhet identifisere og vurdere gjennomgående administrative som kan gi effektivisering og kvalitetsforbedring på kort sikt (2017) på lengre sikt (2017 18) blant annet gjennom standardisering og digitalisering oppgavefordeling mellom nivå 1 og 2 - med særlig henblikk på funksjonsområdene: undervisning og utdanning, forskning, kommunikasjon, HR, økonomi, IT og lederstøtte 21

Felles rammer for utredningsarbeidet Forslag skal ta utgangspunkt i eksisterende administrativ kompetanse innen fakultetet. Tilsvarende gjelder for NTNU i Gjøvik/Ålesund og Fellesadministrasjonen Ressursramme for forslag til dimensjonering av administrative oppgaver i 2017 er eksisterende budsjettramme (definert som samlet lønnsramme 2016) redusert med 5% (effektivitetskravet) 22

Betydning for administrative ansatte Ingen skal miste jobben ila omorganiseringsperioden Noen må regne med å få nye oppgaver Noen må regne med å få ny organisatorisk tilknytning Ingen må flytte til annen by Tilsettingsstopp gir utfordringer Det er noe usikkerhet blant ansatte Tempoet i prosessene gjør medvirkning og informasjonsspredning utfordrende 23

Endringer for studentene Ny studieforskrift gjeldende fom 01.01.16 Overgangsregler mht fire tidligere reglement i 2016 Nye utfyllende regler må senest trå i kraft fom studieåret 2017-2018. Studieprogrammene består inntil videre, men det vil bli endringer i studieprogramtilbudet på sikt, men hvilke vet vi ikke enda. Overganger mellom studieprogram vs opptak via SO. Felles opptak fom studieåret 2016-2017. 24

Felles opptak i 2016 I 2016 blir søkerne presentert for en felles portefølje av studieprogram, som ble tilgjengelig på www.ntnu.no/studier 1.oktober 2015 (unntatt etter- og videreutdanningstilbud). Tilbudet er stort sett identisk med dagens studietilbud hos de tre høgskolene og NTNU. Det blir få endringer i studieprogram og tilbud det første året, men studentene blir registrert i en felles database. Bildet viser studentambassadører for nye NTNU samlet i Trondheim i oktober 2015. Immatrikuleringen av de første studentene som er tatt direkte opp i nye NTNU vil skje i Trondheim 16. august, Gjøvik 17. august og Ålesund 18. august 2016. 25

100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 431 180 21 32 621 18 621 661 130 1 462 2 997 1 535 3 259 3 280 811 756 575 2 288 3 985 341 2 027 4 022 6 965 625 2 720 7 250 1 133 2 772 Annet Arkitektur Lærer HF MatNat Samfunnsvitenskap Helse Studenter fordelt på fagområder (2015) 20 % 992 9 508 13 228 Teknologi 10 % 761 1 967 0 % HiG HiST HiÅ NTNU Samlet NTNU og de tre høgskolene disponerer 734 000 kvm egne og leide lokaler. 26

Mye arbeid og mange oppgaver gjenstår Kulturbygging Faglig integrasjon Modernisering / effektivisering / standardisering Inntektsfordelingsmodell Forskningstid Ny organisasjon i 2017 27