AKF eiendom FKF. Årsberetning og regnskap 2012

AKF eiendom FKF Årsberetning og regnskap 2012 1 1

Forsidefoto:Trude Synnøve Sandberg, IKT lærling. Stabekk videregående skole 2

Innholdsfortegnelse 1 INFORMASJON OM FORETAKET... 5 1.1 INNLEDNING... 5 1.2 ORGANISERING... 6 1.3 NØKKELTALL... 7 2 STYRETS ARBEID I 2012... 9 2.1 STYRETS AKTIVITETER... 9 3 OMTALE AV DRIFTEN... 10 3.1 GENERELT OM DRIFTEN... 10 3.2 FORVALTNING... 11 3.3 DRIFT... 11 3.4 VEDLIKEHOLD... 19 3.5 ANNEN EIENDOM... 20 4 INVESTERINGSPORTEFØLJEN - UTFØRERROLLEN... 21 4.1 INNLEDNING... 21 4.2 INVESTERINGS- OG REHABILITERINGSPLANER SKOLESTRUKTUREN I ET 20 ÅRS PERSPEKTIV... 22 4.3 PROSJEKTER I PLANLEGGINGSFASEN... 23 4.4 PROSJEKTER I GJENNOMFØRINGSFASEN... 24 4.5 FERDIGSTILTE BYGGEPROSJEKTER... 26 4.6 SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ I BYGGEPROSJEKTER... 28 4.7 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR OG SOSIALT ANSVAR... 29 5 OMTALE AV ADMINISTRATIVE FORHOLD... 29 5.1 ARBEIDSMILJØ... 29 5.2 SYKEFRAVÆR... 30 5.3 ORGANISERING AV HMS-ARBEIDET I FORETAKET YRKESSKADER/ULYKKER... 30 5.4 KJØNNSFORDELING... 31 6 YTRE MILJØ... 32 6.1 YTRE MILJØ... 32 7 FREMTIDIG UTVIKLING, EKSTERNE RELASJONER... 33 7.1 STATUS I ARBEID MED UTVIKLING AV AFK EIENDOM FKF... 33 7.2 NETTVERKSSAMARBEID... 34 7.3 SAMARBEIDSPROSJEKTER MED ANDRE OFFENTLIGE OG PRIVATE AKTØRER... 36 8 ØKONOMI... 39 8.1 ÅRSRESULTAT OG DISPONERINGER... 39 9 ÅRSREGNSKAP 2012 MED NOTER... 41 10 REVISJONSBERETNING... 60 3

4

1 Informasjon om foretaket 1.1 Innledning AFK eiendom FKF, org.nr. 996 331 202 MVA, er et fylkeskommunalt foretak opprettet i henhold til vedtak i Akershus fylkesting 16.12.2010, sak nr. 107/10, i henhold til lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.1992 nr. 107, kap. 11 61-75. Selskapet er 100 % eiet av Akershus fylkeskommune. Selskapets vedtekter: 1 Foretakets navn Foretakets navn er AFK eiendom FKF 2 Foretakets kontor Foretak et har forretningskontor i Oslo kommune. 3 Foretakets formål AFK eiendom FKF er Akershus fylkeskommunes eiendomsforetak. Foretaket har som hovedformål å stille hensiktsmessige lokaler til disposisjon for fylkeskommunens videregående skoler og for andre virksomheter i fylkeskommunens tjenesteproduksjon. Foretaket har den utøvende eierrollen for fylkeskommunens skoleeiendommer og andre formålsbygg, herunder ansvaret for å bygge, forvalte, vedlikeholde og drive bygg og tilhørende grunnarealer samt kjøp og salg av eiendom. Foretakets virksomhet skal innrettes på en måte som gir effektiv og rasjonell drift, og det skal sikre god ivaretakelse av eiendommenes realverdi samtidig som det skal bidra til å opprettholde en god arealutnyttelse. 4 Foretakets styre Foretakets styre består av 5 medlemmer. Fire medlemmer velges av fylkestinget og ett medlem velges av og blant de ansatte i foretaket. 5 Arbeidsgiverpolitikk De til enhver tid gjeldende retningslinjer for fylkeskommunens arbeidsgiverpolitikk gjelder for foretaket. 6 Styrets fullmakter Styrets fullmakter er underlagt de begrensninger og utvidelser som til enhver tid følger av Akershus fylkeskommunes delegasjonsreglement. Styret har ikke fullmakt til å ta opp lån. 7 Overskudd og underskudd Styret skal årlig fremme forslag til hvordan eventuelle overskudd skal disponeres eller underskudd skal dekkes. 5

1.2 Organisering Selskapets styre: Einar Holstad styrets leder - gjenvalgt for perioden 19.11.2012-19.11.2014 Marit Kjær ny nestleder valgt for perioden 19.11.2012-19.11.2014 Sverre Bugge - gjenvalgt for perioden 19.11.2012-19.11.2014 Gyda Elise Berg gjenvalgt for perioden 19.11.2012-19.11.2014 Tom Eidsaune (sluttet 01.09.12), ansattes representant (vara Henning Bråthen til 31.12.2012) Gjertrud Pettersen ny ansattes representant valgt for perioden 01.01.2013-31.12.2014 Selskapets revisor: Akershus og Østfold fylkesrevisjon, org.nr. 980 756 351 MVA Daglig leder/administrerende direktør: Tom Kristian Hansen Selskapets organisasjon AFK eiendom FKF Adm.direktør/ daglig leder Tom Kristian Hansen Stab/støtte Eiendomsavdeling Eiendomsdirektør Håvard Zachariassen Prosjektavdelingen Ass.direktør/prosjektsjef Grete Greve Aubert Eiendomssjef Region 1 Eiendomssjef Region 2 Eiendomssjef Region 3 Teknisk sjef Teknisk ressursgruppe Prosjektledere Region 1 Region 2 Region 3 Område 1-4 Område 5-7 Område 8-10 6

Årsverk fordelt på funksjon Ved utgang av 2012 hadde selskapet 57 ansatte, fordel som følger: Fordeling årsverk AFK eiendom FKF 3 5 Ledelse 33 7 9 Stab/støtte Prosjektledelse Eiendomsadministrasjon Teknisk drift 1.3 Nøkkeltall Nøkkeltall på eiendomsporteføljen: Areal bygningsmasse: Økning fra ca. 446.500 kvm ved inngangen av året til ca. 446.700 kvm ved utgangen av året, en økning på 200 kvm. Antall bygg: Nedgang fra 271 bygg ved inngangen av året til 263 bygg ved utgangen av året. Nedgangen skyldes riving og salg. Bokførte verdier: Økning fra ca. kr 5.442 mrd. kr ved inngangen av året til ca. kr. 5.464 mrd. kr ved utgangen av året (se note 11). Vedtektenes krav til god ivaretakelse av eiendommenes realverdier er oppfylt. 7

AFK eiendom FKF - Anlegg fordelt på regioner REGION 1 EIDE ANLEGG 201 Asker VGS 203 Bleiker VGS 204 Dønski VGS 205 Eikeli VGS 206 Nadderud VGS 207 Nesbru VGS 208 Rosenvilde VGS 209 Rud VGS 210 Stabekk VGS 211 Valler VGS 213 Sandvika VGS 230 Bjørkelangen VGS 238 Kjelle VGS 286 Bleiker tannklinikk LEIDE ANLEGG 611 Levre tannklinikk 612 Askerholmen tannklinikk 613 Bekkestua tannklinikk 614 Bærums Verk tannklinikk 615 Nesbru tannklinikk 616 Fornebu tannklinikk 701 Holmen VGS 245 638 241 REGION 3 EIDE ANLEGG 231 Bjertnes VGS 232 Sørumsand VGS 233 Lillestrøm VGS 235 Skedsmo VGS 240 Hvam VGS 241 Eidsvoll VGS 242 Jessheim VGS 244 Nes VGS 245 Nannestad VGS 251 Gamle Hvam museum 262 Romerike folkehøgskole 281 Jessheim sentralklinikk 283 Årnes tannklinikk 284 Nittedal sentralklinikk LEIDE ANLEGG 631 Bjørkelangen tannklinikk 632 Lillestrøm tannklinikk 633 Sørumsand tannklinikk 634 Vormsund tannklinikk 635 Nannestad tannklinikk 636 Kløfta tannklinikk 637 Fet tannklinikk 638 Eidsvoll tannklinikk 635 634 242 262 281 251 240 244 283 284 636 231 621 633 235 632 232 614 628 236 233 239 208 205 210 207 211 206 616 247 234 627 236 637 631 238 209 213 611 613 230 701 204 221 612 201 615 203 282 625 222 286 624 223 702 626 Symbolforklaring: Tannklinikker Videregående skoler 623 227 285 224 261 622 225 EIDE ANLEGG 221 Nesodden VGS 222 Oppegård VGS 223 Ski VGS 224 Vestby VGS 225 Ås VGS 227 Frogn VGS 234 Lørenskog VGS 236 Strømmen VGS 239 Rælingen VGS 247 Mailand VGS 261 Follo folkehøgskole 282 Nesodden tannklinikk 285 Ås tannklinikk REGION 2 LEIDE ANLEGG 621 Skedsmokorset tannklinikk 622 Vestby tannklinikk 623 Frogn tannklinikk 624 Ski tannklinikk 625 Oppegård tannklinikk 626 Ytre Enebakk tannklinikk 627 Rolvsrud tannklinikk 628 Strømmen tannklinikk 702 Drømtorp VGS Utarbeidet av AFK ved Frode Åkenes-Johnsen 2011. 19.01 8

2. Styrets arbeid i 2012 2.1 Styrets aktiviteter Styret har i 2012 hatt 7 styremøter og behandlet 43 saker, hvorav 10 av disse er lagt frem for styret til orientering. I foretakets andre driftsår har administrasjonen og styret hatt særskilt fokus på implementering av energistrategien, brukerundersøkelsen og medarbeiderundersøkelsen, samt implementering og etterlevelse av rutiner og styrende dokumenter som ble utarbeidet i 2011. Tilsynsansvar. Styret har tatt initiativ til to befaringer på til sammen syv skoler på Romerike. Dette for å få et inntrykk av tilstanden på bygningsmassen og få anledning til å møte sentrale brukerrepresentanter. Det er i 2012 avholdt to kontaktmøter (eiermøter) med fylkesutvalget, hhv. 7. mai og 12. november. Styrets engasjement er viktig for å forebygge mislighold, og styret har i sin kommunikasjon med administrasjonen hatt et særlig fokus på betydningen av et godt forebyggende kontrollmiljø. Foto: Håvard Zachariassen, Styret AFK eiendom FKF 08.11.2012 9

3. Omtale av driften 3.1 Generelt om driften AFK eiendom FKF har per 31. desember 2012 vært operativt i to år. Foretaket har i sitt andre driftsår videreført fokuset på videreutvikling og profesjonalisering av driftsorganisasjonen. Dette er gjort gjennom organisering, opplæring og kursing, erfaringsutveksling, fylkesvise og regionale samlinger, områdesamlinger, generell kompetanseheving og standardisering av drifts- og vedlikeholdsrutiner. Driften av eiendomsporteføljen ledes av en teknisk sjef. De eide skolene og tannklinikkene er delt inn i 10 geografiske områder. Hvert område ledes av en områdeleder, som også har driftsansvaret for en skole. Ved en organisering av skoler og tannklinikker i geografiske områder sikres en enhetlig, robust og effektiv drift av eiendomsmassen ved hjelp av fagmiljøer med tverrfaglig kompetanse. Samhandlingen innen hvert område, og områdene i mellom, vil over tid føre til en utvikling av beste praksis for drift av alle eide bygg. I foretakets annet driftsår, har samhandlingen blitt ytterligere styrket. Foretaket forvalter 38 brukeravtaler om forvaltning, drift, vedlikehold og bruk av skoleeiendommer og tannklinikker. Avtalene var gjeldende fra 1. januar 2011. Gjennom disse avtalene stilles eiendommene til disposisjon for skolene og tannklinikkene så lenge skolene og tannklinikkene eksisterer som sådanne, dvs. er omfattet av fylkeskommunens tilbud innen videregående opplæring og tannhelse. Foretaket forvalter også samhandlingsavtaler og brannavtaler, som ytterligere regulerer samarbeidet og ansvarsfordelingen mellom brukerne av eiendommene og foretaket. I første halvår 2012 gjennomførte fylkeskommunen en brukerundersøkelse for å måle tilfredsheten hos virksomhetene med de tjenestene som leveres fra fylkeskommunen sentralt. AFK eiendom FKF valgte å være en del av denne undersøkelsen. Resultatet fra brukerundersøkelsen forelå i slutten av mars 2012. For tjenesteområdet «Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom» var tilbakemeldingen fra brukerne meget god, spesielt sett i lys av at foretaket hadde vært operativt i kun et år da undersøkelsen ble gjennomført. Også relativt sett, sammenlignet med andre tjenesteområder i fylkeskommunen, var resultatet meget bra. 10

3.2 Forvaltning Generelt Et av fylkeskommunens mål med opprettelsen av foretaket var å profesjonalisere eierrollen i forhold til fylkeskommunens eiendomsmasse. Foretaket har i sitt andre driftsår i 2012 videreført fokuset på forretningsmessig og enhetlig forvaltning, og har ytterligere profesjonalisert forvaltningen. For å sikre en enhetlig forvaltning av eierrollen, er eiendomsporteføljen inndelt i tre geografiske regioner. En eiendomssjef har ansvar for forvaltning og vedlikehold i hver region. Eiendomssjefene samordner og koordinerer aktivitetene med hverandre og utveksler erfaringer. I tillegg til å forvalte fylkeskommunens eide eiendommer, det vil si skoler, tannklinikker, personalboliger, museumseiendommer, festetomter og ubebygde tomter, har eiendomssjefene også ansvaret for forvaltning av leieavtalene for leide skoler og tannklinikker. Foretaket har i tillegg ansvaret for alt kjøp og salg av eiendom, samt fremforhandling og inngåelse av nye leieavtaler på vegne av fylkeskommunen. Energistrategi Tidligere har prisrisikoen knyttet til kraftinnkjøp ligget på hvert enkelt kraftforbrukssted og fylkeskommunen har hatt høy grad av spotpriseksponering som har gjort at kraftinnkjøpskostnaden har endret seg mye fra år til år. Etter at AFK eiendom FKF ble opprettet har foretaket prisrisikoen for hele fylkeskommunens eiendomsportefølje. Kraftinnkjøp til eiendommene utgjør ca 40 % av foretakets kostnader. Det betyr at endringer i kraftprisen vil gi store utslag i foretakets resultat. Denne risikoen utløste et behov for en strategi for prissikring av kraftkjøp. Styret i AFK eiendom FKF vedtok foretakets energistrategi i 2012. Energistrategien går ut på å ha en dynamisk prissikring med krav til når man skal ha maksimum og minimum sikringsnivåer. Fordelen med modellen er at man får redusert usikkerheten for kraftkostnadene i foretaket. For påfølgende leveringsår skal 50-100 % av forventet strømbruk være dekket gjennom kjøp av forwardkontrakter, (prissikring). Som en konsekvens av energistrategien ble det i august 2012 inngått forwardkontrakter for leveranse av elektrisk kraft i 2013, 2014 og 2015. Foretaket har dekket opp 96 % av forventet forbruk i 2013 og 67 % av forventet forbruk i 2014. 11

9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Sikret 2013 Forventet strømbruk Forwardkontrakter inngått for 2013 i MW I tråd med energistrategien ble det i 2012 avsatt 10 mill kr av foretakets mindreforbruk i 2011 til et energiutjevningsfond. Foretaket arbeider for å sette av ytterligere 5 mill kr i 2013 av mindreforbruket i 2012, slik at energiutjevningsfondet blir tilstrekkelig stort til å kunne dekke merkostnadene i et ekstremår. 3.3 Drift Generelt Eiendomsavdelingen har innført en formell drifts- og vedlikeholdsinstruks i 2012. Hensikten med denne instruksen er å ha faste kjøreregler for all drift og vedlikehold av alle eiendommer, å sørge for enhetlig drift og vedlikehold av alle eiendommer, å sørge for korrekt saksbehandling og økonomihåndtering for all drift og vedlikehold, og til sist, å bestemme hvilken budsjettpost i AFK eiendom FKF ulike arbeider skal belastes. Eiendomsavdelingen har arbeidet med å opprette et elektronisk fellesområde for publikasjon av relevante og viktige dokumenter som rutiner, regelverk, brukerveiledninger, rammeavtaler, branntegninger og annen FDV-dokumentasjon. Fellesområdet er opprettet i januar 2013. Områdeledermøter Det har i 2012 blitt gjennomført seks områdeledermøter hvor alle områdeledere, spesialrådgiverne i teknisk ressursgruppe og teknisk sjef har deltatt. Områdeledermøtene avholdes annenhver måned på forskjellige skoler, hvor blant annet skolens driftsoperatør gjennomfører en kort omvisning og informerer om skolen og tekniske løsninger. 12

Det sendes ut kopi av møtereferat til eiendomssjefer og alle driftsoperatører. I etterkant av områdeledermøtene avholder områdelederne møter med driftsoperatørene i egne områder, hvor de blant annet gjennomgår sakene som er tatt opp i områdeledermøtet. Avdelingsmøter - eiendomsavdelingen Det er gjennomført to felles avdelingsmøter for hele eiendomsavdelingen, både ytre og indre virksomhet. I april ble det avholdt et møte i Galleriet, og i oktober på Lillestrøm. Dette siste møtet ble etterfulgt av besøk på VVS-messen og en sosial samling på kvelden. På disse avdelingsmøtene tas opp temaer rundt drift og vedlikehold av eiendomsmassen, i tillegg til generell informasjon som berører alle ansatte i foretaket. I 2012 har man hatt et særlig fokus på fylkeskommunens etiske retningslinjer, anskaffelsesreglementet og lov og forskrift om offentlige anskaffelser, i tillegg til drifts- og vedlikeholdsinstruksen. I tillegg er det gjennomført månedlige avdelingsmøter for eiendomsavdelingen sentralt. Avdelingsmøter - prosjektavdelingen Det er gjennomført 17 avdelingsmøter i prosjektavdelingen. På disse møtene blir gjennomføring av investeringsprosjektene diskutert. Aktuelle lover, forskrifter, norske standarder, felles prosedyrer og verktøy blir gjennomgått for etterlevelse og videre oppfølging. Personalmøter indre drift Det er gjennomført 10 personalmøter. Dette er møter for staben, prosjektavdelingen og eiendom indre drift. Rammeavtaler AFK eiendom FKF har i 2012 inngått følgende rammeavtaler: Elektrofaglige entreprenørtjenester. Avtale med to entreprenører. Ikke parallelle avtaler, det vil si at entreprenørene dekker ulike geografiske områder i Akershus. Rørfaglige entreprenørtjenester. Avtale med to entreprenører. Ikke parallelle avtaler. Ventilasjonsfaglige entreprenørtjenester. Avtale med en entreprenør. Kontroll og levering av brannslukningsutstyr. Avtale med en entreprenør. Det har i tillegg vært jobbet med rammeavtaler for heis og kontroll av sprinkleranlegg og serviceavtale for brannvarslingsanlegg. Man tar sikte på å inngå avtaler innen disse fagfeltene i løpet av 2013. Avtalene erstatter de individuelle avtalene som skolene hadde selv, og sikrer effektiv og profesjonell bistand ved blant annet akutte hendelser, også for de skolene som ikke hadde avtaler fra før. 13

Foretaket benytter seg forøvrig av løpende rammeavtaler med entreprenører, prosjekt-/ byggeledere, arkitekter og tekniske rådgivere. Energiøkonomisering Energiøkonomisering, energiomlegging og effektiv drift har også vært et satsningsområde i 2012. I en periode på 5 år, fra februar 2008 til desember 2012, har 33 av fylkeskommunens videregående skoler vært omfattet av en rammeavtale med Enova. Det samlede oppvarmede bygningsarealet til disse skolene er pr 2012 ca 407 000 m2 (oppvarmet BTA). Dette arealet øker stadig. Gjennomføring av dette prosjektet inngår i fylkeskommunens målrettede arbeid for redusert energibruk, og prosjektet har hatt følgende to hovedmål: 1. Redusere energiforbruket ved å gjennomføre ulike aktiviteter og tiltak. 2. Overgang til fornybare energikilder gjennom tilknytning til fjern- eller nærvarmeanlegg der dette er/blir tilgjengelig, eller installere varmepumper i egen regi. Budsjett for prosjektet har vært på 37 mill. kr, hvorav 4,9 mill.kr i investeringsstøtte fra Enova. I tillegg er det lagt ned et betydelig antall timeverk i prosjektet, i form av egeninnsats fra ansatte i tidligere Bygg & innkjøp, og fra og med januar 2011 i AFK eiendom FKF. Totalt energimål for prosjektet var 13 000 000 kwh/år. Fylkeskommunen har per utgangen av 2011 oppnådd en reduksjon i energiforbruket på 6 600 000 kwh i forhold til 2007, og det er konvertert 7 800 000 kwh til fornybare energikilder og varmepumper. Til sammen betyr dette et samlet resultat for prosjektet på 14 400 000 kwh. Foretaksetableringen synes etter to år å ha utløst gode effekter i forhold til driftspersonalets holdninger til energiøkonomisk drift, styring av tekniske anlegg og benchmarking både i forhold til egne bygg og naboskoler. Energiforbruket har holdt seg stabilt med en oppgang på 0,3 % fra 2011 til 2012. Når energiforbruket graddagskorrigeres, dvs. omregnes til energiforbruk i et normalår, endrer bildet seg ved at sammenlignbart forbruk er 3 101 719 kwh lavere i 2012 enn i 2011. Dette er en ytterligere nedgang i forbruk på 5 % etter at målet i rammeavtalen med Enova var oppnådd. Målt pr m2 har spesifikt forbruk gått ned fra 157 kwh/m2 i 2011 til 150 kwh/m2 i 2012. Siden Enova-prosjektet startet i 2008 har forbruket sunket fra 174 kwh/m2 (2007), en reduksjon på 24 kwh/m2. Dersom spesifikt forbruk hadde vært holdt på samme nivå som før man inngikk rammeavtalen med Enova, hadde dette tilsvart et ekstra CO2-utslipp på 1900 tonn bare i 2012. I henhold til Enovas Byggstatistikk for 2011 er arealvektet gjennomsnittlig temperaturog stedskorrigert spesifikt energiforbruk for alle typer skolebygg i Norge på 168 kwh/ m², og korrigert forbruk for videregående skoler på 160 kwh/m². Energiforbruket i de videregående skolene i Akershus ligger dermed markert under Enovas statistiske gjennomsnitt. I løpet av 2012 er Nesbru og Eikeli videregående skoler koblet til nærvarmeanlegg basert på biobrensel, og Lørenskog og Stabekk videregående skole er tilknyttet fjernvarme. Innfasingen av nærvarme og fjernvarme erstatter fyring med oljekjele og el-kjele. I 2013 er 14

det planlagt å knytte Ås videregående skole og Dønski videregående skole til fjernvarme. Foretakets satsning på energiomlegging har utløst gode resultater. Forbruket av olje til oppvarming i de videregående skolene er redusert fra 635 670 liter i 2011 til 347 170 liter i 2012, en nedgang på 45 %. I løpet av den tiden foretaket har eksistert, fra 1. januar 2011 til 31. desember 2012, har nedgangen i forbruk av olje til oppvarming vært hele 73 %, fra 1 309 417 liter i 2010 til 347 170 liter i 2012. Reduksjonen i oljeforbruk tilsvarer en reduksjon på 2 556 tonn CO2. Hvis man legger til reduksjon på grunn av redusert spesifikt forbruk, blir besparelsen på 4 457 tonn CO2. Dette tilsvarer et årlig utslipp fra over 1 500 personbiler i Akershus. I løpet av 2013 vil det kun være tre skoler igjen med olje som primær oppvarmingskilde; Jessheim, Asker og Kjelle videregående skoler. Energimerking I løpet av 2011 og 2012 har AFK eiendom FKF gjennomført et prosjekt med energimerking av de bygg i eget eie som er omfattet av energimerkeforskriften. Energimerkeprosjektet omfattet ca 357 000m2 BRA fordelt på 59 bygg ved 31 skoler og folkehøyskoler. Resultatet er 65 energimerker, som skal henges opp synlig på et sentralt sted i hvert bygg. Antall merker A B C D E F G Sum 1 1 1 3 4 3 14 5 1 27 1 1 4 1 7 1 2 3 1 5 13 5 1 25 Sum 0 7 10 32 11 5 0 65 Resultatet av energimerking Bjørkelangen videregående skole Bygg B Eksempel energimerke 15

Legionella Sommeren 2005 ble det innført en midlertidig forskrift om tiltak for å hindre legionellasmitte via aerosol. Endelig forskrift trådte i kraft 1. januar 2008. Legionellasmitte kan forekomme blant annet i dusjanlegg som det finnes mange av i fylkeskommunens eiendomsmasse. Det har derfor vært svært viktig for foretaket å oppfylle forskriftens krav, og i 2011 ble det derfor gjennomført et prosjekt for tilstandsvurdering og kartlegging på alle legionellautsatte innretninger ved eide skoler og tannklinikker med tilhørende risikovurdering. Prosjektet identifiserte nødvendige risikoreduserende tiltak i form av ombygging og tilpasning av anlegg. Prosjektet ble gjennomført av foretakets rammeavtaleleverandør på VVS, med hjelp fra firmaet Norkjemi, som har dette som spesialfelt. Kontraktens verdi var ca 0,7 mill kr. Det ble utført kontroll på til sammen 32 videregående skoler, to folkehøyskoler og fem tannklinikker. Tilstandsvurderingen viste at legionellafaren kunne reduseres eller elimineres i mange bygg, ved å gjennomføre konkrete, VVS-tekniske tiltak. Med rapporten som utgangspunkt ble det inngått avtaler med foretakets nye rammeavtaleleverandører på rørleggertjenester om å utbedre de forhold som var avdekket i tilstandsvurderingen. Kontraktenes verdi på alle tiltak var ca 0,8 mill kr. Arbeidet var ferdigstilt på slutten av 2012. Forskrift om miljørettet helsevern krever at dusjanlegg og innretninger som kan spre legionella skal etterses regelmessig. Foretaket forbedrer allerede eksisterende rutiner ved at det i løpet av våren 2013 innføres nye og oppdaterte individuelle driftsrutiner for regelmessig behandling av anleggene for å forebygge legionellautbrudd. Disse rutinene skal både tilfredsstille forskriftens krav og hindre spredning av legionella. Driftsoperatørene ved hver enkelt skole vil være ansvarlig for at rutinene blir fulgt. De nye driftsrutinene vil sammen med de kartlegginger og fysiske arbeider som allerede er gjennomført sørge for at foretaket er godt rustet for å hindre fremtidig spredning av legionella. Tilstandskontroll elektriske anlegg I internforskriften for elektriske anlegg stilles det krav om systematiske tiltak og ettersyn av slike anlegg. Herunder stilles det krav om at en ekstern part skal foreta kontroll av anlegget hvert femte år etter fastsatte prosedyrer. Som hovedansvarlig for de elektriske anleggene i fylkeskommunens eiendomsmasse har AFK eiendom FKF hatt fokus på å oppfylle disse kravene. Foretaket har løpende utført konkrete kontroller og utbedret mangelfulle elektriske anlegg. Foretaket har i tillegg igangsatt et prosjekt som på en systematisk og grundig måte skal ivareta myndighetskravene og sørge for sikre elektriske anlegg i alle bygg. Prosjektet er per 2012 tilført 24 mill kr. Fylkeskommunens økonomiplan for 2013-2016 legger opp til at det tilføres ytterligere 17 mill kr i perioden. Foretaket har engasjert Totaltek Kontroll AS for å utføre kontroller på elektriske anlegg i hele eiendomsmassen. Kontrollen omfatter 32 videregående skoler, to folkehøyskoler og fem tannklinikker. Verdien på kontrakten er ca 1,5 mill. kr. Kontrollene hadde oppstart i november 2012 og skal være ferdige ved utgangen av april 2013. I kontrollene inngår 16

termofotografering av alle elektriske tavler. Feil og mangler i elektriske anlegg kan resultere i driftsforstyrrelser, som stopp i ventilasjonsanlegg og varmeforsyning, og i ytterste konsekvens, personskader og brann. Kontrollene er lagt opp slik at foretaket fortløpende får beskjed om slike avvik, slik at man raskt kan iverksette tiltak. For å holde orden på de avvik som blir avdekket i kontrollene har foretaket innført et web-basert internkontrollsystem, Norik Web. Dette er et datasystem som er spesielt utviklet for å behandle avvik på en rasjonell og effektiv måte. Alle som er involvert i prosjektet benytter Norik Web. Alle foretakets driftsoperatører, eiendomssjefer og teknisk ressursgruppe har gjennomgått opplæring i systemet i januar 2013. Avvikene behandles etter alvorlighetsgrad og ansvarsområde, og tildeles den som får ansvaret for å utbedre og lukke avviket. For de fleste avvik skal dette være en sertifisert elektromontør. Foretakets rammeavtaleleverandører innen elektrofaget, Installatøren AS og Nordengen AS, har fått tilgang til systemet, og lukker avvik i prioritert rekkefølge. I noen tilfeller kan det bli avdekket avvik som skolen som bruker av bygget er ansvarlig for. Dette vil som regel være utstyr som er til bruk i undervisningen. Ved slike tilfeller vil skolens rektor få oversendt en liste med de avvik som skolen er ansvarlig for å utbedre. I løpet av 2013 skal det utarbeides egen prosedyre for internkontroll av de elektriske anleggene. Dette er en visuell kontroll, som utføres etter fastsatte rutiner. Norik Web skal også benyttes i dette arbeidet, slik at alle avvik blir dokumentert. Ved aktiv bruk av systemet vil foretaket kunne dokumentere både utført vedlikehold og at internkontrollen følger de gjeldende myndighetskrav. Branntiltak Foretaket har i 2012 videreført arbeidet med en systematisk gjennomgang av brannsikkerheten i bygningsmassen og utbedring av mangler. Foretaket har også videreført arbeidet med å systematisere branntegninger og branndokumentasjon. Systematiseringen skjer både i forhold til en sentral oversikt og lagring, og i forhold til den dokumentasjon som legges ut på Hydradok, foretakets databaserte system for sikker og enhetlig håndtering av alle brannrelaterte dokumenter og rutiner på den enkelte skole og tannklinikk. Ansettelse av en spesialrådgiver i 2012, med ansvar for brannsikkerhet og sikkerhet generelt, vil styrke dette arbeidet ytterligere. 17

Kurs og opplæring Eiendomsavdelingen har gjennomført følgende kurs i 2012: Endags enøk-kurs hvor alle områdeledere, driftsoperatører, eiendomssjefer og teknisk ressursgruppe deltok. Fjernvarmekurs med omvisning på Akershus EnergiPark på Kjeller. Alle områdeledere, driftsoperatører, eiendomssjefer og teknisk ressursgruppe deltok. Varme arbeider. Dette er et krav fra forsikringsnæringen og norske myndigheter med bakgrunn i arbeidsmiljøloven og brann- og eksplosjonsvernloven. Alle områdeledere og driftsoperatører som ikke har gjennomført kurset tidligere deltok, med unntak av fire driftsoperatører. Personløfterkurs. Dette er et krav ihht arbeidsmiljølovens 7, 3c og 14H, samt forskrift 555. Alle områdeledere og driftsoperatører som ikke har gjennomført kurset tidligere deltok. FSE-L kurs for instruert personell. Kurset omhandler sikkerhet ved arbeid i og drift av lavspenningsanlegg. Alle områdeledere og driftsoperatører deltok, med unntak av en driftsoperatør. Praksisen med å sende nyansatte i indre virksomhet på kurs i lov og forskrift om offentlige anskaffelser er videreført. Intern opplæring i bruk av nye rammeavtaler. Hele eiendomsavdelingen har deltatt. Medarbeiderne i prosjektavdelingen deltar jevnlig på kurs når det kommer nye, eller skjer endringer i, aktuelle lover, forskrifter eller norske standarder. Foto: Dag Anmarkrud, Befaring Akershus EnergiPark 18

Fagskoleutdanning i forvaltning, drift og vedlikehold av bygg For å gi medarbeidere i ytre drift en grundig og omfattende faglig oppdatering, har foretaket besluttet at man fra 2012 skal gi inntil tre områdeledere/driftsoperatører hvert år tilbud om Fagskoleutdanning i forvaltning, drift og vedlikehold av bygg. Utvelgelsen av de tre som får delta vil bli basert på fastsatte kriterier og søknad fra den enkelte, hvoretter de aktuelle kandidatene vil bli innkalt til intervju. Foretaket dekker studieavgift og skolemateriell samt lønn, reise og diett på samlingene, som gjennomføres på Gjøvik. Det vil bli inngått en avtale med hver enkelt kandidat, hvor det blant annet vil være en klausul om bindingstid etter fullført utdannelse. Utdanningen retter seg mot personer som har forvaltningsansvar for eiendommer og bygg, som står for den daglige driften av bygg, som har ansvaret for vedlikehold og/ eller utvikling av bygningsmassen eller som har behov for økt kompetanse innen disse fagområdene. Fagskoleutdanningen gjennomføres som et nettstøttet deltidsstudium over to år med 6 samlinger à 3 dager per studieår. Utdanningen er NOKUT-godkjent og gir 60 fagskolepoeng og en sluttkompetanse som Energitekniker-FDV. 19

3.4 Vedlikehold AFK eiendom FKF har også i 2012 hatt fokus på å minske vedlikeholdsetterslepet på eiendomsmassen, etter at hovedansvaret for vedlikehold ble overtatt av foretaket 1. januar 2011. Vedlikeholdsbefaringene avholdt mot slutten av 2012, som grunnlag for planlegging og budsjettering av vedlikeholdstiltak for 2013, gir indikasjoner på at vedlikeholdsetterslepet er i ferd med å lukkes. Det er i løpet av året gjennomført, bestilt eller inngått kontrakter for ca 260 ulike små og store planlagte vedlikeholdstiltak ved skolene, til en samlet kostnad på ca 36,2 mill.kr. Vedlikeholdsmidler har blitt kanalisert til de skolene hvor behovene har vært størst, og også gjort det mulig å gjennomføre større enkeltstående vedlikeholdstiltak. Man har hatt et særlig fokus på oppgradering av garderober og toaletter. Det er i tillegg gjennomført, bestilt eller inngått kontrakter for mer enn 600 ulike korrektive vedlikeholdstiltak (ikke-planlagte reparasjoner, tiltak for å reparere uforutsette feil og mangler), til en samlet kostnad på ca 6,1 mill.kr. Korrektive tiltak utgjorde dermed ca 14 % av det samlede vedlikeholdet for skolene i 2012. Ytterligere vedlikeholdsmidler er benyttet til legionellaprosjektet, ca 0,8 mill.kr, og til energimerkeprosjektet, ca 0,5 mill.kr. Foretaket har i tillegg gjennomført, bestilt eller inngått kontrakter for vedlikeholdstiltak i eide og leide tannklinikker for ca 0,9 mill.kr i 2012. Foto: Eivind Tøraasen, Nytt toalett Roald Amundsen videregående skole 20