Styremøte 1/2016 Protokoll Vår ref.: amr Saksbehandler: Arkiv: adm/m/s Deres ref.: Dato: 11.5.16 Tid og sted: 10.5.2016 kl. 0900 1100, Bjerkvik hotell. Deltakere Styret Helge Hveding, Ballangen kommune Per Anders Robertsen, Evenes kommune Rita Roaldsen, Gratangen kommune Harstad kommune Marie Fjellstad Guttorm Åsebøstøl, Tysfjord kommune Vararepresentanter Anne V. Næsje, Salangen kommune, 1. vara Gunnhill Andreassen, Tjeldsund kommune, 2. vara Torbjørn Larsen, Kvæfjord kommune, 3. vara Bror Martin Hanssen, Narvik kommune, 5. vara Odd Arne Hansen, Skånland kommune, 6. vara Anne-Berit Lorentsen, Ibestad kommune, 7. vara, meldt forfall Administrativ samarbeidsgruppe Ballangen kommune - ikke møtt Unn Kristin Laberg, Evenes kommune Gratangen kommune, ikke møtt Eli-Jeanette Olsen, Harstad kommune Ibestad kommune, meldt forfall Lavangen kommune, ikke møtt Tor Anders Markussen, Kvæfjord kommune Randi Melgaard, Narvik kommune Øystein Ånesen, Salangen kommune Janne Johansen, Skånland kommune Kristine Storelv, Tjeldsund kommune Andre Fred Åge Hol, Tjeldsund kommune, avtroppende styreleder Administrasjon Anne-Margrethe Roll, daglig leder, referent Sakliste: 1/16 Åpning 2/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 3/16 Valg av styreleder 4/16 Referatsaker
5/16 Protokoll fra konstituerende årsmøte 6/16 Navneendring 7/16 Logo 8/16 Utlysing prosjektlederstilling Årsmøtesaker 9/16 Årsmelding 2015 10/16 Regnskap 2015 11/16 Handlingsplan (2012 2016) 2017-2019 12/16 Aktivitetsplan 2017 13/16 Vedtekter vedtektsendring 9 Økonomi. Medlemskontingent per innbygger og fasttilskudd 14/16 Medlemskontingent 15/16 Budsjett 2017 16/16 Evt. innkomne saker. Endring av vedtekter 5 Årsmøte, valg av representanter til årsmøte 17/16 Delegater til Friluftsrådenes Landsforbunds årsmøte 18/16 Møteplan 2016 19/16 Eventuelt Protokoll Sak 1/16 Åpning ved Fred Åge Hol, styreleder Sak 2/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. Innkalling og saksliste godkjent. Sak 3/16 Valg av styreleder Saka legges fram uten forslag til vedtak Leder: Rita Roaldsen, Gratangen kommune Nestleder: Guttorm Aasebøstøl, Tysfjord kommune Sak 4/16 Referatsaker Godkjenning av delegater til årsmøtet og styret Melding om vedtak fra Narvik kommune Bystyret - 032/16 Melding om vedtak fra Skånland kommune Saksnr.15/1014 Søknadsoversikt prosjekter tilskudd 2016 Brev 12.3. Oppnevning av kandidater til friluftsrådets nye styre Samarbeidsavtale Frisklivsentraler og Folkehelseprosjekter, Harstad, Narvik, Tjeldsund, Lavangen Tas til orientering side 2
Sak 5/16 Protokoll fra konstituerende Årsmøte Referat godkjennes Tas til orientering. Sak 6/16 Navneendring Friluftsrådet dekker fra 2016 alle kommuner i Sør-Troms og Ofoten, i alt 12 kommuner. Alle kommuner har sluttet seg til at styret gis fullmakt til å avklare friluftsrådets navn. Det er to navn som har vært nevnt i denne prosessen; Midtre Hålogaland friluftsråd og Hålogaland friluftsråd. Ingen andre har vært vurdert eller foreslått så langt. Hålogaland er historisk en større region enn vår friluftsregion. Fordelen er at det et godt landskapsnavn som det blir lett å identifisere seg med og bruke i det daglige arbeid. Flere medlemskommuner er innenfor samisk virkemiddel- og språkområde. Det har ikke vært anledning til å vurdere et samisk parallellnavn, det bør imidlertid avklares med det første. Forslag til vedtak. - Felles friluftsråd for kommunene Ofoten og Sør-Troms gis navnet Hålogaland friluftsråd. - Et samisk parallellnavn avklares - Finnes det et samisk parallellnavn for Hålogaland oppfordres administrasjon til å ta det i bruk Vedtak. 1. Felles friluftsråd for kommunene Ofoten og Sør-Troms gis navnet Midtre Hålogaland friluftsråd. 2. Samisk parallellnavn avklares og tas i bruk. Sak 7/16 Logo Logoen vi i dag har i friluftsrådet har vært brukt siden oppstart. Tiden er moden for å få en enklere, bedre og gjenkjennelig, logo (profil) Når vi nå etablerer felles friluftsråd for Ofoten og Sør-Troms og får nytt navn, nytt styre, nye årsmøtedelegater, 12 kommuner, hvorav 5 nye, er det en passende anledning til å endre logo. Det er et ønske fra sentralt, Friluftsrådenes Landsforbund at alle friluftsråd nytter samme logo. Mange friluftsråd har alt byttet. Forslag til vedtak. Friluftsrådet endrer logo slik at en får felles logo som Friluftsrådenes Landsforbund. Friluftsrådet endrer logo slik at en får felles logo som Friluftsrådenes Landsforbund. Sak 8/16 Utlysing stilling som prosjektmedarbeider Bakgrunn for å opprette felles friluftsråd for kommunene i Ofoten og Sør-Troms var å redusere kostnader og effektivisere administrasjon. Friluftsrådet har fra årsskifte 12 medlemskommuner. For å kunne gi et godt tilbud til medlemskommunene lyses det ut prosjektstilling for å følge opp prosjekter som friluftsrådet har. Økonomien i friluftsrådet kan forsvare at det tilsettes en person i full stilling. Administrasjonstilskuddet må dekke administrative utgifter, lønn dagligleder og lønn prosjektstilling. Administrative tilskudd er i 2016 kr. 1.560.000,- Medlemskommuner kr. 700.000,- Troms fylkeskommune kr. 200.000.- Nordland fylkeskommune: kr. 210.000,- Friluftsrådenes Landsforbund: kr. 450.000,- side 3
Omsøkte og tildelte prosjektmidler til friluftsprosjekter kan som regel ikke føres som lønnsmidler. 1. Forslag til utlysningstekst godkjennes 2. Daglig leder får i mandat å lyse ut stilling som prosjektmedarbeider 3. Utlysning skjer i lokale aviser, nettside, NAV 1. Forslag til utlysningstekst godkjennes. 2. Daglig leder får i mandat å lyse ut stilling som prosjektmedarbeider. 3. Utlysning skjer i lokale aviser, på nettside, NAV. 4. Tilsettingsutvalg med leder og nestleder samt tillitsvalgt og etter Narvik kommunes tilsettingsprosedyre. Årsmøtesaker Sak 9/16 Årsmelding 2015 Årsmelding Ofoten Friluftsråd for 2015 er lagt ved. Årsmelding for 2015 legges fram for godkjenning i årsmøtet. Årsmelding for 2015 legges fram for godkjenning i årsmøtet. Sak 10/16 Regnskap 2015 Regnskapet inngår i Narvik kommunes regnskap og revideres av KomRev Nord Prosjekter som mottar tilskudd fra kr.100.000,- revideres av KomRev Nord. Til regnskapet er det en revisjonsuttalelse Prosjektregnskap: Lærende nettverk i Ofoten Vedlagt følger: Total omsetning alle prosjekter Prosjektregnskap for 28 prosjekter. 1. Regnskapet viser god budsjettdisiplin. 2. Regnskapet legges fram for godkjenning i Årsmøtet 2016. Regnskapet legges fram for godkjenning i Årsmøtet 2016. Sak 11/16 Handlingsplan 2017 2020 Handlingsplan for Ofoten friluftsråd for perioden 2013 2016 er vedlagt. Handlingsplan for 2017 2020 bør utarbeides i løpet av 2016. Styret bes nedsette et arbeidsutvalg med 2 politikere og 2 fagpersoner og slik at gruppa gjenspeiler geografien i regionen. 1. Handlingsplan 2013 2016 legges fram for årsmøtet til orientering. 2. Forslag til handlingsplan 2017 2020 utarbeides av Som medlemmer i arbeidsutvalget for handlingsplan utnevnes. side 4
1. Handlingsplan 2013 2016 legges fram for årsmøtet til orientering. 2. Forslag til handlingsplan for 2017 2020 utarbeides av arbeidsutvalget. 3. Arbeidsutvalg for handlingsplan Rita Roaldsen, leder, Guttorm Aasebøstøl, nestleder, Randi Melgård, Narvik kommune og Janne Johansen, Skånland kommune. Sak 12/16 Aktivitetsplan 2017 Utkast til arbeidsplan er vedlagt. Innsatsen må avpasse de til enhver tid økonomiske forutsetninger på driftstilskudd og innvilgede tilskudd. Prosjekter det ikke mottas tilskudd til gis ikke prioritet. Forslag til arbeidsplan for 2017 legges fram for Årsmøtet med forslag til vedtak: Arbeidsplan 2017 vedtas og justeringer gjøres i henhold til finansiering. Forslag til arbeidsplan for 2017 legges fram for Årsmøtet med forslag til vedtak: Arbeidsplan 2017 vedtas og justeringer gjøres i henhold til finansiering. Sak 13/16 Vedtekter vedtektsendring 9 Økonomi. Medlemskontingent per innbygger og grunntilskudd I henhold til vedtektenes 10 Vedtektsendringer Endring av vedtektene kan bare gjøres på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte. Endring av vedtektene krever 2/3 flertall, og vedtektsendringer skal godkjennes av medlemskommunene. Opptak av nye medlemskommuner etter 2 skal også godkjennes av deltakerkommunene. I 9 linje to. Deltakerkommunene skal betale et årlig tilskudd til Friluftsrådet (kontingent). Denne fastsettes av årsmøtet som en sum per innbygger i medlemskommunene. Kontingent økning må godkjennes av medlemskommunene. Daglig leder gjør oppmerksom på at grunntilskudd fra hver medlemskommune er uteglemt. Grunntilskuddet fungerer som kommunenes andel til finansiering av prosjekter det søkes om midler til. Ballangen, Evenes, Gratangen, Lavangen, Narvik, Tjeldsund og Tysfjord har sluttet seg til vedtektene. Tabellen viser til et av vedtakspunktene som kommunene har gjort i forbindelse med tilslutning til felles friluftsråd for kommunene i Ofoten og Sør-Troms. Friluftsrådet søker tilskudd til ulike prosjekt, aktiviteter og tiltak fra finansieringskilder som Friluftsrådenes landsforbund, fylkeskommunene, spillemidler, gavefond og andre. Kommunenes fastbeløp har vært brukt som egenandel. Kommune Salangen Ibestad Skånland Vedtak Medlemskontingenten fastsettes til kr 11 pr. innbygger samt et fast årlig grunntilskudd på kr 7.500 dersom samlet medlemskontingent pr. innbygger er mindre enn kr. 50 000. Medlemskontingenten fastsettes til kr 11 pr. innbygger samt et fast årlig grunntilskudd på kr 7.500 dersom samlet medlemskontingent pr. innbygger er mindre enn kr. 50 000. Medlemskontingenten fastsettes til kr 11 pr innbygger samt et fast årlig beløp grunntilskudd på kr. 6000 dersom samlet medlemskontingent por innbygger er mindre enn kr. 50 000. Harstad Medlemskontingenten fastsettes til kr. 11 pr. innbygger som tilsvarer kr. 272 000 for 2015. Kvæfjord Medlemskontingenten, målt i 2015-kroner, fastsettes til et nivå beregnet ut fra kr 11 pr. innbygger pr år. Hertil kommer et fast årlig grunntilskudd på kr. 7 500, gitt at samlet medlemskontingent beregnet ut fra innbyggertall utgjør mindre enn kr. side 5
50 000 pr. år. Utgiftene innarbeides i årsbudsjett 2016 og ny økonomiplan. Grunntilskudd Grunntilskuddet i 2015 var kr. 7 438,-. De nye medlemskommunene har gjort ulike vurderinger og vedtak. Dette kompliserer administrasjonens arbeid, budsjettet satt opp utfra kr. 6 000,- i grunntilskudd i 2017. En annen konsekvens er at med så lavt grunntilskudd vil friluftsrådet mangle egenkapital for å søke ekstern prosjektfinansiering. Forslag om endring av 9 legges fram for Årsmøtet med innstilling om godkjenning. Vedtektenes 9. Økonomi 1. I tillegg til medlemskontingent per innbygger skal det også beregnes et grunntilskudd fra hver medlemskommune. 2. Grunntilskudd og medlemskontingent per innbygger indeksreguleres hvert år i forhold til pris og lønnskostnader (Deflator) 3. Grunntilskudd gjelder fra 2017 og er på kr. 7500,- 4. Indeksregulering gjelder fra 2018 Forslag om endring av 9 legges fram for Årsmøtet med innstilling om godkjenning. Vedtektenes 9. Økonomi 1. I tillegg til medlemskontingent per innbygger skal det også beregnes et grunntilskudd fra hver medlemskommune. 2. Grunntilskudd og medlemskontingent per innbygger indeksreguleres hvert år i forhold til pris og lønnskostnader (Deflator) 3. Grunntilskudd gjelder fra 2017 og er på kr. 7500,- 4. Indeksregulering gjelder fra 2018 Sak 14/16 Medlemskontingent Driften av friluftsrådene finansieres med tilskudd fra staten via FL og fylkeskommunene og kontingent fra medlemskommunene. Medlemskontingenten utgjør ca. 35 % av friluftsrådenes driftsbudsjett. Aktiviteter og prosjekter finansieres eksternt og det kreves lokal egenandel. Medlemskontingenten utgjør etter 2016 satsene ca. 35 % av friluftsrådenes driftsbudsjett. Dette innebærer at en vesentlig del av friluftsrådenes inntekter skaffes via prosjektsøknader fra ulike tilskuddsordninger. Å sikre inntekter og tilskudd til friluftslivsområder i regionen er et viktig formål med friluftsråd. Kommunene har mange fordeler av å være medlem av friluftsrådet, også økonomisk. Det er viktig at friluftsrådet har et driftsbudsjett som gjør det mulig å ivareta den daglige drift samtidig søke finansiering av særskilte oppgaver. Friluftsrådenes Landsforbund gir administrasjonstilskudd etter bestemte kriterier. En justering av medlemskontingenten fra kr 6 til kr 12 gir økt tilskudd på kr 15000,-. Kontingent over kr 12 gir kr 30 000,- i økt tilskudd fra FL. Fylkeskommunene har ikke føringer for administrasjonstilskuddet. Ut fra debatten i regionrådene i Ofoten og Sør-Troms anbefalte Ofoten friluftsråd ca. kr 10 i medlemskontingent samt et flatt grunntilskudd pr. kommune. Nedjustering av medlemskontingenten vil svekke handlingsrommet og aktivitetsmulighetene. Det vil medføre blant at friluftsrådet vil få mindre driftstilskudd å bruke i årene framover. Derfor redegjøres det her nærmere for satser, praksis og konsekvens slik at årsmøtet og politikerne har et så godt beslutningsgrunnlag som mulig. Medlemskontingenten varierer mellom friluftsråd, men utgjør cirka kroner 10-15 per innbygger. Noen av friluftsrådene har lavere kontingent, andre har høyere; Nord-Troms kr 20, Ishavskysten kr 10, Midt-Troms kr 8, Lofoten/Vesterålen kr 7,50, Salten kr 10, Polarsirkelen kr 16 og Helgeland kr 16. side 6
Hvordan sikre et best mulig driftsgrunnlag for friluftsrådet (Indeksregulering) I tidligere vedtekter for Ofoten friluftsråd, vedtatt i årsmøte 4.6.2009 6 Kontingent. Kontingenten fastsettes etter kriterier: - Grunntilskudd fra hver medlemskommune - Medlemskontingent utregnet per innbygger - Grunntilskudd og medlemskontingent indeksreguleres hvert år i forhold til pris og lønnskostnader. I henhold til vedtekter 6 Kontingent skal grunntilskudd og medlemskontingent indeksreguleres hvert år i henhold til pris og lønnskostnader. Medlemskontingent settes lik kontingent for foregående år pluss forventa kommunal kostnadsøkning for 2015 (Deflator samme år). Forventa kommunal kostnadsøkning for ett år forventes oppgitt i oktober året før. Medlemskontingenten for Ofoten friluftsråd var i 2014 kr. 10,57,- per innbygger. (Det er praktisert indeksregulering siden 2010). I 2015 var kontingenten kr 11,- per innbygger og grunntilskudd var kr 7.439,- per kommune. Følgende forslag til medlemskontingent legges fram for årsmøtet: - Medlemskontingent per innbygger fastsettes til kr.12 per innbygger per kommune fra 2017. - Medlemskontingenten justeres årlig utfra forventa kommunal kostnadsøkning (Deflator). Følgende forslag til medlemskontingent legges fram for årsmøtet: - Medlemskontingent per innbygger fastsettes til kr.12 per innbygger per kommune fra 2017. - Medlemskontingenten justeres årlig utfra forventa kommunal kostnadsøkning (Deflator). Sak 15/16 Budsjett 2017 Det vises til vedlagte forslag til budsjett 2017. Regionen er stor og variert, og aktiviteter og bistand til medlemskommunene krever kapasitet. I forslaget er det lagt inn 1 nye engasjementstilling retta inn mot aktivitetsfremmede tiltak overfor barn og unge. Finansieringa av satsinga er planlagt via driftsstøtten fra Nordland fylkeskommune, Troms fylkeskommune, medlemskontingent fra kommunene. Det søkes om prosjektmidler til de enkelte prosjekt, f.eks. Friluftsskoler, Læring i friluft (Troms og Nordland), Integrering av mindreårige ved asylmottak, med mer. Prosjektmidlene kan ikke brukes som lønnsmidler. Forslag til budsjett for Ofoten friluftsråd 2017 legges fram for Årsmøtet med innstilling om godkjenning. Sak 16/16 Innkomne saker Forslag om endring av vedtektenes 7 Styret Forslag framsatt av ordfører i Ibestad Dag Brustind i e-post 5.4. dm. Vedtektene har vært på høring og er godkjent av samtlige kommuner. Etter vedtektenes 7 er det krav om at kommunene skal velge sine delegater og kandidater til friluftsrådets styre fra formannskapsmedlemmene. Arbeidsgruppen som har utarbeidet forslag til nye vedtekter til felles friluftsråd for kommunene i Ofoten og Sør- Troms vil sikre at friluftspolitikken forankres og integreres i kommunenes politiske arbeid. Ordfører i Ibestad foreslår endringer i vedtektene på dette punkt slik at kommunene står fritt i å velge sine delegater og kandidater til friluftsrådets styrende organer, og så personer som ikke har sentrale verv i lokalpolitikken. side 7
10 Vedtektsendringer Endring av vedtektene kan bare gjøres på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte. Endring av vedtektene krever 2/3 flertall, og vedtektsendringer skal godkjennes av medlemskommunene. Opptak av nye medlemskommuner etter 2 skal også godkjennes av deltakerkommunene. Vedtektens 7 må altså beholdes slik de er fram til Årsmøte i 2017 eller at en har et ekstraordinært årsmøte. Forslag til vedtak. 1. Styret foreslår for Årsmøtet at vedtektenes 7 beholdes slik de er fram til Årsmøte i 2017. 2. Årsmøte ber styret sende ut forslag til vedtektsendringer med sikte på behandling på Årsmøtet 2017. 1. Styret foreslår for Årsmøtet at vedtektenes 7 beholdes slik de er fram til Årsmøte i 2017. 2. Årsmøte ber styret sende ut forslag til vedtektsendringer med sikte på behandling på Årsmøtet 2017. Sak 17/15 Delegater Friluftsrådenes Landsforbunds årsmøte Landskonferanse Friluftsliv 6.- 8. juni og Årsmøte i Friluftsrådenes Landsforbund arrangeres i Stavanger 8. juni 2016. Programmet kan leses her Daglig leder deltar på landskonferansen. Som delegater til årsmøtet i Friluftsrådenes Landsforbund foreslås to personer fra styret eventuelt årsmøtet. Friluftsrådet dekker konferanseavgift, reise og hotell. På konstituerende årsmøte 9. mars 2016 ble det vedtatt at Representant fra Gratangen Rita Roaldsen reiser til årsmøtet. Landskonferansen inngår i reisen. Som delegater til årsmøte i Friluftsrådenes Landsforbund velges i tillegg til Rita Roaldsen Gratangen kommune Representant.., kommune Delegater til årsmøte i Friluftsrådenes Landsforbund: - Rita Roaldsen, leder, Gratangen kommune - Per-Anders Robertsen, Evenes kommune Sak 18/16 Møteplan 2016 I 2. halvår skal det i henhold til vedtekter være møter i administrativ samarbeidsgruppe, styrets arbeidsutvalg og styret. - Administrativ samarbeidsgruppe møte 24.05. møtested. - Styrets arbeidsutvalg møte 05.06. møtested. - Styrets arbeidsutvalg møte 25.10. møtested. - Styret møte 01.10. møtested.. - Styrets arbeidsutvalg 31.05. Narvik - Administrativ samarbeidsgruppe 02.06. Bjerkvik - Styret 20.09. Bjerkvik - Styrets arbeidsutvalg 25.10. Narvik side 8