DOKUMENTASJONSSENTERET ST. OLAVS HOSPITAL ORGANISERING OG ERFARING St. Olavs Hospital 14.09.2010
. Organisasjonskart for Dokumentasjonssenteret
Dokumentasjonssenterets overordnede mål er: Dokumentasjonssenteret skal ha en fremtredende rolle i forhold til håndtering av all pasient og sakinformasjon knyttet til dokumentforvaltning og arkivtjeneste ved St. Olavs Hospital.
Dokumentasjonssenterets overordnede mål er: Ved å sentralisere disse tjenestene vil vi kunne bygge opp og videreutvikle et kunnskaps- og kompetansesenter for behandling og håndtering av all sak og pasientinformasjon ved sykehuset.
Dokumentasjonssenterets overordnede mål er: Avdelingen har et overordnet ansvar for at de kliniske avdelingene skal kunne bruke felles arkivnøkkel, utvikle systemer og rutiner for journalføring og arkivering i henhold til forvaltningsloven og arkivloven.
Målet for 2010: Få satt Dokumentasjonssenteret på kartet. Synliggjøre våre tjenester internt i organisasjonen. Utarbeide handlingsplan for avdelingen. Etablere felles mål, verdier. Utvikle VI følelsen i organisasjonen. Etablere et rapporteringssystem for kvalitet, økonomi og arbeidsmiljø Etablere kvalitetssystemet med serviceavtaler Implementere Felles Skrivetjeneste som egen driftsenhet Utarbeide nettbasert arkivplan Starte prosjekt for etablering av ett felles postmottak ISO-sertifisering av to enheter
Hvorfor Dokumentasjonssenter? Dokumentasjon skal ha en fremtredende rolle i forhold til håndtering av pasientinformasjon. Vil kunne sikre kvalitet, sikkerhet og effektivitet i håndtering av pasientopplysninger.
Hvorfor Dokumentasjonssenter? Mulighet for å anvende personalet optimalt i en turnusordning på tvers av enhetene i et Dokumentasjonssenter på Dora Samle og utvikle kompetansen i et Dokumentasjonssenter.
Hvorfor Dokumentasjonssenter? Vil kunne oppnå en jevnere produksjon. Utnytte stordriftsfordeler. Bedre kvalitet på tjenestene. Døgnkontinuerlig drift for å kunne ivareta krav til effektivitet og optimal pasientflyt. Mindre sårbar ved fravær - ferieavvikling
Hvorfor Dokumentasjonssenter? Bedre samarbeid/samhandling på tvers av de kliniske avdelingene Sentral ledelse med ansvar for fag og ressursutnyttelse. Klar ledelsesstruktur. Eierskap til ressursene ligger sentralt og reguleres gjennom serviceavtaler.
SAKARKIV 4 ansatte Systemeier EDB sak/arkiv Registrering av nesten all post for organisasjonen. Daglig kvalitetssikring av alt som er registert i sakarkivsystemet Brukerstøtte og opplæring i organisasjonen. Besvarer henvendelser fra 3 postmottak ( e mail ) Mottar alle henvendelser om begjæring av innsyn i saksdokumenter Utarbeider nye prosedyrer og opplæringsmoduler
PASIENTJOURNALARKIV 30 årsverk - heldøgnsturnus Utlevering av papirjournaler Ø hjelp skanning via mottakelsen innen 20 min. Skanning av restjournal for klinikkene Skanning av anestesi, EKG og intensivskjema innen 30 timer Skanning av elektive pasienter Mottak av E henvisninger Ansvar for utsendelse av pasientinformasjon fra andre sykehus ved Ø hjelp
FELLES SKRIVE- OG OPPFØLGINGSTJENESTE 30 årsverk heldøgnsturnus Skiver notat Skriver ut alle godkjente dokument Oppfølging av vedlegg til brev/epikriser Registrering av diagnoser/operasjonskoder i PAS eller EPJ Makulering av diverse notater i EPJ. Loggføre i eget skjema Report manager Telefonhenvendelser internt og eksternt Brukerstøtte i EPJ Byttepool for digitalt utstyr Døgnkontinuerlig vakt av AMK Kvalitetssikring av dokument
FELLES SKRIVE- OG OPPFØLGINGSTJENESTE Omstilling Usikkerhet Eiendomsrett Forankring/aksept hos ledelse Ivareta den enkelte Informasjon