Selskapskontroll av Raulandsakademiet AS Norsk senter for folkekultur Vinje kommune og Telemark Fylkeskommune Selskapskontrollrapport nr.: 434 004 2013
ii
Innhald SAMANDRAG... 4 1 INNLEIING... 6 1.1 Bakgrunn, formål og problemstillingar... 6 1.2 Kort om metode... 6 1.3 Høyring... 7 2 FAKTASKILDRING... 7 2.1 Innleiing... 7 2.2 Nærare om selskapet... 8 2.2.1 Avtalar og anskaffingar... 8 2.2.2 Plikter i høve offentlege instansar... 8 2.2.3 Juridiske forhold... 8 2.2.4 Organisasjon... 8 2.2.5 Miljø... 9 2.2.6 Den økonomiske utviklinga i selskapet... 9 2.2.7 Styret... 9 2.2.8 Generalforsamlinga... 10 2.2.9 Revisor... 10 2.2.10 Framtidsutsikter... 11 2.3 Nærare om Vinje kommune... 11 2.3.1 Vinje kommune si eigarskapsmelding... 11 2.4 Nærare om Telemark Fylkeskommune... 14 3 VURDERINGAR... 14 3.1 Vurderingar av selskapet... 14 3.2 Vurderingar av eigarane... 15 4 TILRÅDINGAR... 15 Vedlegg... 15 Telemark kommunerevisjon IKS 3
Samandrag Bakgrunn for selskapskontrollen Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll 2012-2015 vedtatt av kommunestyret i Vinje. Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune har også vedtatt å delta i kontrollen. I denne kontrollen er hovudformålet å vurdere eigarane si oppfølging av eigarskapen i Raulandsakademiet AS, etter dei rammene kommunelova og kontrollutvalgsforskrifta gir. Kontrollen gjeld åra 2011 og 2012. Metode Selskapskontrollen er gjort i samsvar med reglane om gjennomføring av selskapskontroll i kommunelova 77 og 80, og reglane i forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen bygger på informasjon frå eigarane, styret, administrasjonen og opne kjelder, mellom anna Foretaksregisteret, www.purehelp.no, www.proff.no, mv. Metodikken skal sikre at selskapskontrollen kan svare på om eigarstyringa er omsett i praksis. Eigarskapskontrollen er ei vurdering av om verksemda vert styrt etter formålet til eigarane, og er ikkje ein kontroll av innhaldet i drifta. Funn og vurderingar Selskapskontrollen har ikkje avdekka manglar i høve til reglane i aksjelova, og etter vårt syn driv selskapet verksemda i samsvar med føremålet i vedtektene. Vinje kommune har vedtatt eigarskapsmelding med reglar for kommunalt eigarskap. Eigarskapsmeldinga stiller òg krav til dei selskapa som kommunen eig, men selskapet er ikkje kjent med kommunen si eigarskapsmelding, og kommunen har berre delvis følgd opp si eiga eigarskapsmelding. Vi vil særskilt nemne: Styremedlemene er ikkje registrert i Styrevervregisteret. Kommunen har ikkje utarbeidd aksjonær-/eigaravtale som omhandlar informasjon til eigar utanom generalforsamlinga, selskapet si verksemd og val av styre. Ifølgje kommunen si eigarskapsmelding er det eigar som bør utforme styreinstruks. Styret i Raulandsakademiet AS har utarbeidd sin eigen instruks. Fylkeskommunen har vedtatt i sin eigarstrategi at dei skal ta initiativ til dialog med den andre eigaren i Raulandsakademiet AS om korleis fylkeskommunen si rolle best kan utøvast i selskapet. Tilrådingar Med utgangspunkt i det vi har funne i selskapskontrollen tilrår vi at Vinje kommune ser til at eigarskapsmeldinga blir følgd opp og at Raulandsakademiet AS er kjent med kva krav kommunen som eigar har til selskapet. Telemark kommunerevisjon IKS 4
Fylkeskommunen bør følgje opp vedtaket om å ta initiativ i høve utøving av eigarskap. Bø, 3. oktober 2013 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor (sign) Anne Hagen Stridsklev forvaltningsrevisor Telemark kommunerevisjon IKS 5
1 Innleiing 1.1 Bakgrunn, formål og problemstillingar Bakgrunnen for eigarskapskontrollen er plan for selskapskontroll 2012-2015 vedtatt av Vinje kommunestyre i sak 2/13. Kontrollen vart tinga av kontrollutvalet i sak 3/13. Kontrollutvalet i fylkeskommunen har også vedtatt å delta i kontrollen, jf. sak 23/13. Hovudformålet med kontrollen er å vurdere om eigarane følgjer opp eigarskapen i Raulandsakademiet AS. Kontrollen skal svare på følgjande hovudproblemstillingar: Fører kommunen kontroll med eigarinteressene sine? o Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av eigarinteressene? o Er rutinane gode nok, og blir dei følgde? Utøver eigarrepresentanten eigarinteressene i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, aktuelt regelverk og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? Kontrollen gjeld åra 2011 og 2012. 1.2 Kort om metode Eigarskapskontrollen er gjort i samsvar med reglane om gjennomføring av selskapskontroll i kommunelova 77 og 80 og forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Problemstillingane gjeld oppfølging av eigarskap. I rapporten presenterer vi informasjon som kan bidra til å gi eit heilskapleg bilete av eigarstyringa i selskapet og om denne fungerer i praksis. Utover dette går ikkje kontrollen djupt. Rapporten gir ei vurdering av om verksemda vert styrt etter formålet til eigarane. Vi ser på om eigarane har etablert gode nok rammer for styring, og om verksemda faktisk opererer i tråd med formålet. Ei materiell vurdering av organisering og drift av selskapet, og funksjonen til selskapet fell utanfor eigarskapskontrollen. Rapporten bygger på informasjon frå eigar, styret, administrasjonen og opne kjelder. Dette er mellom anna Foretaksregisteret, www.purehelp.no, www.proff.no, mv. Informasjonen har vi henta inn gjennom: eigenerklæring frå styret eigenerklæring frå eigarrepresentantane intervju med dagleg leiar Kriterium for vurderingar i rapporten bygger i hovudsak på følgjande kjelder: lov 13. juli 1997 om aksjeselskaper (aksjeloven) Telemark kommunerevisjon IKS 6
lov 16. juli 1999 og forskrift 7. april 2006 om offentlige anskaffelser lov 19. mars 2006 om rett til innsyn i offentleg verksemd selskapet sine vedtekter og relevante kommunestyrevedtak eigarmeldingar i eigarkommunane og i fylkeskommunen KS sine tilrådingar for eigarstyring 1 Rapporten fokuserer på negative funn. Det som er i orden blir som hovudregel ikkje omtala eller vurdert. Vi meiner at metodebruk og kjeldetilfang i denne eigarskapskontrollen har gitt eit godt nok grunnlag til å gjennomføre kontrollen i samsvar med dei problemstillingane som kontrollutvalet har vedtatt. 1.3 Høyring Utkast til rapport er sendt på høyring til selskapet sitt styre og daglege leiing, til ordførar i Vinje kommune med kopi til rådmannen, og til fylkesordførar i Telemark fylkeskommune med kopi til fylkesrådmann. Høyringsuttale frå selskapet ligg som vedlegg. Vi har mottatt høyringssvar frå Telemark fylkeskommune, men ikkje frå Vinje kommunen. Svaret frå Telemark fylkeskommune ligg som vedlegg. Vi har ikkje gjort endringar i rapporten som følgje av svara frå selskapet og frå fylkeskommunen. 2 Faktaskildring 2.1 Innleiing Raulandsakademiet AS vart stifta i 1987. Vinje kommune eig 98,61 % av aksjane i selskapet. Telemark fylkeskommune eig dei resterande 1,39 % av aksjane. Aksjekapitalen er på kr 21 650 000 fordelt på 21 650 aksjar pålydande kr. 1 000. Ifølgje vedtektene har selskapet følgjande føremål:...utleige, overnatting, kurs og aktivitetstilbod, og det som naturleg høyrer til slik verksemd. Raulandsakademiet AS leiger ut undervisningslokale til Høgskolen i Telemark (HIT). Vinje kommunes sitt lokal-historiske arkiv leiger også lokale av selskapet. Selskapet eig også to bustader med fem bu-einingar som dei leiger ut. Raulandsakademiet AS driv kursverksemd sommar og haust. I følgje årsmeldinga for 2012 vert det arrangert om lag 50 handverkskurs med rundt 360 deltakarar. Overnattings- 1 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, utgitt av KS, februar 2011, www.ks.no. Tidlegare utgitt av KS Eierforum. Telemark kommunerevisjon IKS 7
avdelinga med 49 rom, hadde 6 164 gjestedøgn i 2012. I tillegg leiger selskapet ut til ulike arrangement som bryllaup, konfirmasjon, gravferd, konsertar og liknande. 2.2 Nærare om selskapet 2.2.1 Avtalar og anskaffingar Leigeavtala med HIT er 20-årig og vart inngått i 1999. Ifølgje dagleg leiar følgjer selskapet reglane om offentlege anskaffingar og større investeringar blir lagt ut på anbod. Vi kan ikkje sjå at det er lyst ut anskaffingar med Raulandsakademiet AS som oppdragsgjevar på den offentlege utlysingsdatabasa Doffin. Selskapet er forsikra gjennom Nordeuropa Forsikring AS. Selskapet var medlem av arbeidsgjevarorganisasjonen KS fram til april 2012, men er no medlem i Virke. 2.2.2 Plikter i høve offentlege instansar Selskapet har ikkje uoppgjorte pengekrav frå offentlige instansar. Foretaksregisteret er oppdatert når det gjeld innsending av årsrekneskap, registrering av dagleg leiar, styre og føremål. Selskapet har skjenke-/serveringsløyve. Dagleg leiar tatt prøva som krevjast for å ha skjenkeløyve. 2.2.3 Juridiske forhold Ifølgje vedtektene har styret rett til å medele prokura. Selskapet følgjer ikkje offentleglova. Offentleglova gjeld som hovudregel for aksjeselskap der kommunen har meir enn halvparten av stemmene på generalforsamlinga, men lova gjeld ikkje dersom selskapet driv næring i direkte konkurranse med andre, og på same vilkår. Leiinga stadfestar at dei ikkje kjenner til irregulære eller straffbare forhold knytt til verksemda. 2.2.4 Organisasjon Selskapet hadde 9 tilsette i 2012 fordelt på 8,3 årsverk. Det er utarbeidd instruks for dei tilsette i administrasjonen. Instruksen er frå 2012 og fastset mellom anna ansvar og arbeidsfordeling for dagleg leiar, kursleiar og bookingansvarleg. Selskapet hadde sjukefråvere på 15 % i 2012.Selskapet meiner sjølv at arbeidsmiljøet er bra. Dei seier i årsrapporten for 2012 at dei følgjer dei lovar og regler som gjeld for HMS-arbeid. Telemark kommunerevisjon IKS 8
Selskapet har ikkje etiske retningsliner. 2.2.5 Miljø Selskapet meiner at dei ikkje forureinar det ytre miljøet. 2.2.6 Den økonomiske utviklinga i selskapet Nøkkeltal Raulandsakademiet AS Alle tall i hele 1000 2012 2011 Resultatrekneskap Driftsinntekter 11 106 10 049 Driftsresultat -192-100 Årsresultat -438-180 Ordinært utbytte - - Resultatgrad i % -1,73 1 Balanse Sum eigendelar 33 534 34 480 Eigenkapital: Innskoten eigenkap. Opptent eigenkap. 21 650-1 758 21 650-1 320 Sum gjeld 13 642 14 150 Likviditetsgrad 1 1,85 1,99 Eigenkapitalandel i % 59,32 58,96 Gjeldsgrad 0,69 0,70 Totalrentabilitet i % -0,44 0,37 Selskapet har gått med underskot i dei åra denne kontrollen gjeld. Selskapet har framleis god likviditet og god eigenkapitalsgrad. Den høge eigenkapitalsgraden skuldast innskoten eigenkapital, den opptente eigenkapitalen er negativ. Selskapet får ikkje faste tilskot frå eigar, men Vinje kommune har gått inn med ei kapitalutviding for nokre år tilbake. Selskapet har også fått eit rente- og avdragsfritt lån frå eigar på kr 6,7 mill. kr. 2.2.7 Styret Vedtektene fastset at styret skal ha fem medlemer, kvar med personleg vara. Vinje kommune vel to medlemer og Telemark fylkeskommune vel eitt medlem. To medlemer skal veljast fritt av generalforsamlinga. Telemark kommunerevisjon IKS 9
Ifølgje dagleg leiar er det oftast selskapet sjølv som finn og foreslår kandidatar som kan vere aktuelle til ledige styreverv for kommunen. Selskapet legg vekt på å finne kandidatar som er interesserte, og som gjerne har næringslivsbakgrunn. Fylkeskommunen har som praksis at leiar av hovudutval for kompetanse også veljast som styremedlem til Raulandsakademiet AS. Vedtektene har ikkje reglar om kor ofte det skal veljast styremedlem. Dermed er det aksjelova 6-6 nr 1 om to års tenestetid som gjeld. Det er tre kvinner og to menn i styret. Selskapet oppfyller kravet til kjønnsbalanse. Selskapet hadde fem styremøter i 2012, og sju styremøter i 2011. Styret har mellom anna handsama saker om økonomi, vedlikehald av bygningar, tilsettingar og løn. Det er vedtatt instruks for styret, som ifølgje selskapet sist vart ajourført i 2009. Styret har sjølv vedtatt instruksen. Selskapet har ikkje styreansvarsforsikring. Det er utbetalt styregodtgjersle på kr 19 750 i 2012 og på kr 15 600 i 2011. Styregodtgjersla har vore uendra i mange år. Styreverva er ikkje registrert i Styrevervregisteret. Vinje kommune som største eigar, har ikkje gjort noka spesifikk vurdering av styret sitt arbeid. Ifølgje styret vert dette gjort på generalforsamlinga. 2.2.8 Generalforsamlinga Rådmannen har representert Vinje kommune på generalforsamlingane i 2011 og 2012. Rådmannen har møtt med fullmakt frå ordføraren i Vinje. Fylkeskommunen sin styrerepresentant har representert Telemark fylkeskommune på generalforsamlinga. Styrerepresentanten har møtt med fullmakt frå fylkesordføraren. Generalforsamlingane har vore innan fristen i aksjelova, dvs. før 30. juni. På generalforsamlingane har saker om fastsetting av årsrekneskap og val av styremedlem vore handsama. Det er kalla inn til, og skrive protokoll frå generalforsamlingane slik som aksjelova krev. Det har ikkje vore ekstraordinære generalforsamlingar i den perioden denne kontrollen omfattar. 2.2.9 Revisor Det er skrive normale revisjonsmeldingar for 2011 og 2012. Dette betyr at intern kontroll, bokføring og rekneskapsrapportering fungerer tilfredsstillande. Telemark kommunerevisjon IKS 10
Det er sendt nummerert brev frå revisor til rekneskapen for 2012. Brevet peikar på manglande rutinar for avstemming av arbeidsgjevaravgift og avstemming og oppfylging av kundefordringar. Revisor har fakturert for tilleggstenester både i 2011 og 2012. Samla godtgjering til revisor var kr 82 498 i 2012 og kr 92 919 i 2011. Av dette utgjorde lovpålagt revisjon kr 70 498 i 2012 og kr 80 765 i 2011. 2.2.10 Framtidsutsikter Dagleg leiar meiner at avtala med høgskulen er særs viktig for Raulandsakademiet si framtid. Det er viktig at det er søkarar til studietilboda ved akademiet. 2.3 Nærare om Vinje kommune Vinje kommune sitt delegasjonsreglement 5 gir ordføraren mynde til å representere kommunen på generalforsamlinga i dei selskap der kommunen har aksjar. Ordføraren har høve til å delegere mynda til andre. Ordføraren har delegert mynde til rådmannen til å møte på generalforsamlingane til Raulandsakademiet AS i 2011 og i 2012. Selskapet skriv at rapportering til eigar skjer gjennom generalforsamlinga og ved styrerepresentasjon. Ifølgje eigarskapsrepresentanten skjer rapportering etter behov. Dagleg leiar meiner dei har eit godt forhold til kommunen, og at kommunen har vore flinke til å få til eit godt samarbeid. Selskapet er ikkje kjent med at kommunen har vedtatt eigarskapsmelding. 2.3.1 Vinje kommune si eigarskapsmelding Vinje kommune vedtok eigarskapsmelding i kommunestyret 24. mars 2011 2. Eigarskapsmeldinga skal «sikre nødvendige styringssignal til selskapa og tydeleggjera politikarane sitt ansvar». I eigarskapsmelding set kommunen krav til seg sjølv som eigar og krav til selskapa som kommunen eig. Vi refererer krava som kommunen har sett under i kulepunkt. Vi kommenterer i kva grad dei enkelte krava er oppfylt i den grad det er naturleg. Krav til kommunalt eigarskap ifølgje eigarskapsmeldinga: Det skal vera ein open prosess rundt val av styremedlemmer og godtgjersle til styret. Ifølgje eigar er det ikkje definert kriterier for val til styret. Sjå punkt 2.2.7. KS tilrår at det vert vedtektsfesta bruk av valkomité der føremålet er å sikre samansetting av styre med kompetanse som samsvarar med eigars mål med selskapet. Ved val av styremedlemmer skal ein prøve å få best mogeleg balanse mellom kjønna. 2 Kommunestyresak 11/25 Eigarskapsmelding for Vinje kommune Telemark kommunerevisjon IKS 11
Sjå punkt 2.2.7. Ved val til styret bør det leggjast vekt på vedkomande sin kompetanse og styret sin totale samansetnad. Styret må veljast med fokus på selskapet sitt behov. Sjå punkt 2.2.7. Eigarskap knytt til kommunen skal vera opent. Meiroffentlegheit skal vera ei prinsipp. Se punkt 2.2.3 om offentleglova. Politisk vedteken eigarstrategi bind deltakarane i representantskap og generalforsamling. Ifølgje eigar er det ikkje vedtatt eigarstrategi for Raulandsakademiet AS. Det bør bli utarbeidd aksjonær-/eigaravtale som beskriv tilhøvet mellom eigarane, informasjon til eigarane utanom representantskap/generalforsamling, selskapet si verksemd og val av styre. Vi er ikkje kjent med at kommunen har utarbeidd aksjonær- eller eigaravtale med Raulandsakademiet AS. Formannskapet har ein gjennomgang av alle selskap kvart år, seinast i sak 13/13 Forvaltning av kommunens aksjar. Eigarskap bør vera berekneleg og langsiktig. Vi har ikkje kommentarar til dette punktet. Eigarane skal i samspel med styret og leiing sikre god leiing av selskapet. Det bør koma fram korleis eigarane og styret saman skal kunne påverke leiinga sitt arbeid med utgangspunkt i selskapet sitt behov. Ifølgje dagleg leiar er det god kommunikasjon med eigarkommunen. Ho meiner at kommunen har vore flinke til å få til godt samarbeid. Ifølgje eigar skjer rapportering frå selskapet etter behov, det er ingen spesielle rutinar. Aktivt eigarskap krev tverrpolitisk forståing av kvifor kommunen er engasjera i selskapet. Vi kommenterer ikkje dette punktet. Eigar(-ane) bør utforme styreinstruks som beskriv styret sitt mandat og samansetning, styremøta sin forretningsorden og saker som skal behandlast av styret, saksbehandlingsreglar (lovgrunnlag) og informasjon utanom styremøta. Telemark kommunerevisjon IKS 12
Sjå punkt 2.2.7. Det bør bli utarbeidd ein klar utbytepolitikk i selskap der verksemda har ein karakter av næringsdrift. Vi kommenterer ikkje dette punktet. Krav til selskapa ifølgje eigarskapsmeldinga: Selskapa skal vera klar over sitt samfunnsansvar. Vi kommenterer ikkje dette punktet. Selskapa bør rapportere etter prinsippet om berekraftig utvikling, dvs. å integrere økonomisk, miljømessig og sosial rapportering. Selskapet seier at dei ikkje forureinar det ytre miljøet i si årsmelding. Eigarane skal bli behandla likt. Vi kommenterer ikkje dette punktet. Selskapet skal gje dekkande informasjon i god tid om saker til behandling, saksdokumenta bør vera utførlege nok til at eigarane kan ta stilling til saker som skal bli behandla. Eigarrepresentanten meiner at kommunestyre og formannskap får tilstrekkelig informasjon om selskapet. I aksjeselskap bør innkalling og saksdokument til generalforsamling bli sendt minst tre veker før møtet skal haldast. (Aksjelova 5-10 har ein minimumsfrist på 1 veke). Det er ikkje sendt innkalling til generalforsamling 3 veker før møtet skal haldast i 2011 eller i 2012. For interkommunale selskap skal innkalling og saksdokument til representantskapsmøte sendast minst tre veker før møtet skal haldast. Ikkje aktuelt. Styresamansetninga skal vera basera på kompetanse, kapasitet og mangfald utifrå selskapet sin eigenart. Sjå punkt 2.2.7. Styret skal overfor dagleg leiar på uavhengig grunnlag ha ei aktiv rolle med omsyn til service, kontroll, strategi og ressurssituasjon. Styret bør: Telemark kommunerevisjon IKS 13
o Leggje til rette god dialog på generalforsamlinga mellom eigar, styret og leiing. o Fastsetje ein årleg plan for sitt arbeid med serleg vekt på mål, strategi og gjennomføring. o Evaluere sitt arbeid. o Nye styremedlemmer må bli gjort merksam på sitt ansvar og rolle, og gjennomgå styrekompetansekurs. Selskapet har utarbeidd budsjett og strategi/handlingsplan for 2013. Ifølgje eigar er Raulandsakademiet omfatta av den opplæringa som kommunen tilbyr styremedlem. Kommunale selskap bør knytte seg til www.styrevervregisteret.no. Medlemmene i styret til Raulandsakademiet AS er ikkje knytt til www.styrevervregisteret.no. 2.4 Nærare om Telemark Fylkeskommune Telemark fylkeskommune vedtok eigarskapsmelding i juni 2012 og eigarskapsstrategi i mars 2013. Ifølge punkt 3.3.1.2 i meldinga bør fylkeskommunen vere representert ved fylkesordførar eller annan frå politisk leiing i generalforsamling. Elles seier «Allment delegasjonsreglement for Telemark fylkeskommune» kapittel 4.1 at fylkeskommunens mynde til å oppnemne representantar til styrer og generalforsamling mv. vert delegert til fylkesutvalet. Fylkesutvalet kan delegere vidare til hovudutval og fylkesrådmann. Fylkesordførar har fullmakt dersom det hastar. Styrerepresentanten har møtt på generalforsamlinga i 2012 og i 2013 som eigarskapsrepresentant for fylkeskommunen. Han har hatt fullmakt frå varaordførar/ordførar. Ifølgje eigarskapsrepresentanten er det ikkje formelle rutinar for rapportering mellom selskap og eigar, men at rapportering skjer ved behov. Fylkeskommunen si eigarskapsmelding seier at innkalling til generalforsamling som hovudregel bør settast opp som sak til fylkestinget i regi av fylkesordføraren før generalforsamlinga. Vi kan ikkje sjå at innkalling til generalforsamling i Raulandsakademiet AS i 2013 vart tatt opp i fylkestinget på førehand. I eigarstrategien vedtok fylkestinget å ta initiativ til dialog med den andre eigaren i Raulandsakademiet AS om korleis fylkeskommunen si rolle best kan utøvast i selskapet. Vedtaket i fylkestinget fastset ikkje nærare kven som har ansvar for å ta dette initiativet, eller når dette arbeidet skal vere ferdig. 3 Vurderingar 3.1 Vurderingar av selskapet Selskapskontrollen har ikkje avdekka manglar i forhold til reglane i aksjelova, og etter vårt syn driv selskapet si verksemd i samsvar med føremålet i vedtektene. Telemark kommunerevisjon IKS 14
Dei krav som den største eigaren stiller til selskapet i eigarskapsmeldinga er ikkje alle oppfylt. Dette gjeld: Styremedlemmene er ikkje registrert i Styrevervregisteret. Utsending av innkalling er gjort tidleg nok i forhold til tidsfristane til aksjelova, men ikkje tre veker på førehand slik som eigar krev. 3.2 Vurderingar av eigarane Vinje kommune Det er positivt at Vinje kommune har vedtatt eigarskapsmelding med reglar for kommunalt eigarskap og som stiller krav til selskapa. Men kommunen har berre delvis følgd opp si eiga eigarskapsmelding. Dette gjeld særskilt: Kommunen har ikkje vedtatt eigarstrategi som bind deltakarane i generalforsamlinga. Kommunen har ikkje utarbeidd aksjonær-/eigaravtale som omhandlar informasjon til eigar utanom generalforsamlinga, selskapet si verksemd og val av styre. Ifølgje kommunen si eigarskapsmelding er det eigar som bør utforme styreinstruks, ikkje styret sjølv. Telemark fylkeskommune Fylkeskommunen har eigarskapsmelding og eigarstrategi. Fylkeskommunen sin eigarrepresentasjon er i samsvar med delegerte fullmakter. Fylkeskommunen har ein liten eigardel, og det er såleis positivt at fylkeskommunen vil ta initiativ i forhold til utøving av eigarskapen. 4 Tilrådingar Med utgangspunkt i det vi har funne i selskapskontrollen tilrår vi at Vinje kommune ser til at eigarskapsmeldinga blir følgd opp og at Raulandsakademiet AS er kjent med kva krav kommunen som eigar har til selskapet. Fylkeskommunen bør følgje opp vedtaket om å ta initiativ i høve utøving av eigarskap. Vedlegg Vedlegg 1 Generell informasjon om Raulandsakademiet AS og formlar for berekning av nøkkeltall Vedlegg 2 Eventuelle kommentarar til rapporten frå eigaren og selskapet. Telemark kommunerevisjon IKS 15
Vedlegg 1 Raulandsakademiet AS Norsk senter for folkekultur Generell informasjon om Raulandsakademiet AS Dagleg leiar: Marit Jordtveit Revisor: Revisorteam Vest Telemark AS Oversikt over styret: Styret vald på ordinær generalforsamling Styrefunksjon 7. juni 2012 2. mai 2011 Styreleiar Kirsti Camerer Kirsti Camerer (ikkje på val) Nestleiar Styremedlem Styremedlem vald mellom tilsette - Varamedlem Andre varamedlem Jørund Arne Ruud Geir Midtbø (ikkje på val) Toril Nicolaisen (ikkje på val) Tone Midtgaarden Vaagen Aud Groven Kristian Espeland Sondre Bratland (ikkje på val) Wenja Rui (ikkje på val) Thor Lars Christiansen Halvor Vasshus (ikkje på val) Kristian Espeland (ikkje på val) Toril Nicolaysen Geir Midtbø Aud Groven (ikkje på val) Tone Midtgarden Vaagen (ikkje på val) Tor Strømme (ikkje på val) Wenja Rui Sondre Bratland Formlar nytta ved berekning av nøkkeltall: Resultatgrad i % Likviditetsgrad 1 Eigenkapitalandel i % Gjeldsgrad Totalrentabilitet i % (Driftsresultat x 100) / Sum driftsinntekter Resultatgraden er eit mål på kor stort driftsresultatet er i forhold til omsetninga. Sum omløpsmidlar / Sum kortsiktig gjeld Likviditetsgrad 1 måler verksemda si evne til å dekke betalingspliktene etter kvart som de forfell. Likviditetsgrad 1 bør være større enn 1,5. (Sum eigenkapital x 100) / Sum totalkapital Er et uttrykk for kor stor del av eigedelane som er finansiert med eigenkapital og dermed kor mye av eigedelane som kan gå tapt før kreditorene sine fordringer kjem i fare. Sum gjeld / Sum eigenkapital Gjeldsgraden viser kor stor gjelda er i forhold til eigenkapitalen. En gjeldsgrad på 1 betyr at verksemda har like stor gjeld som eigenkapital. Ein kan seie at jo mindre dette forholdstallet er, jo meir solid er verksemda. (Driftsresultat + finansinntekter) x 100 / Gjennomsnittlig totalkapital Totalrentabiliteten viser verksemda si avkastning på den totale kapitalen som er bunden i verksemda. Totalrentabiliteten er altså eit mål på avkastninga på sjølve eigendelane, og representerer eit viktig nøkkeltall ved berekning av lønnsemd. Telemark kommunerevisjon IKS 16
Vedlegg 2 Raulandsakademiet AS Norsk senter for folkekultur Gjeld selskapskontrollen av Raulandsakademiet AS. Rapporten blei sendt ut til styremedlemene før siste styremøte som var no 13.september. Styrets merknader til rapporten: - Vi skal syte for at det blir sendt ut innkalling til generalforsamling seinast tre veker før møtet, ikkje bare ei veke som er eit minimumskrav i aksjelova. - Styremedlemene er viljuge til å bli registrerte i styrevervregisteret, om Vinje Kommune ønsker det. - Styret reknar med at Vinje Kommune tar initiativ til å lage eigen styreinstruks, om dei ønsker ein annan enn den styret sjølv har utarbeidd. Beste helsing Marit Jortveit dagleg leiar Raulandsakademiet as marit.jortveit@raulandsakademiet.no Tlf. 35 07 32 92 Mob 47 66 15 68 Telemark kommunerevisjon IKS 17
Vedlegg 2 Raulandsakademiet AS Norsk senter for folkekultur Telemark kommunerevisjon IKS 18