Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/15 MØTEBOK Dato: 04.06.2015 kl. 15.00 18.30 Sted: Kommunehuset, møterom Posten Tilstede: Brynjulf Aagesen, leder Gunnar Håverstad Evelyn Molle Honnemyr Dessuten møtte: Ordfører Gro Anita Mykjåland Rådmann Sten A. Reisænen (sak 05 og 06/15) Bjørn Mikal Engestøl (sak 06/15) Revisjonssjef Steinar Risinggård Revisor Tommy Pytten Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 05/15 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2014, IVELAND KOMMUNE SAK 06/15 TOMT OG LAGER SKRUBBEKLEIV Faste poster: Kontrollutvalget drøfter sitt videre arbeid Revisor orienterer Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Kvinesdal, 05.06.2015 Agder Sekretariat Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Utskrift sendes elektronisk til: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisor, Setesdølen, Finn Terje Uberg, Iveland kommune 2
Møtebok, 4. juni 2015 Iveland kontrollutvalg SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 4. mars 2015 ble godkjent. SAK 05/15 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2014, IVELAND KOMMUNE Enstemmig vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Iveland kommunes regnskap for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning fra Setesdal Revisjonsdistrikt IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil spesielt gjøre kommunestyret oppmerksom på forbehold og presisering som revisor har gjort i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget vil også peke på at regnskapet, årsmeldingen og revisjonsberetningen ble fremlagt lang tid etter fastsatte frister. Dette gjør det vanskelig for utvalget å gjøre sine pliktige oppgaver på en fullgod måte. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 03.06.2015, har kontrollutvalget ingen merknader til Iveland kommunes årsregnskap for 2014. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 05/15 Kommuneregnskapet for 2014, Iveland kommune Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2014 sendt pr. mail 02.06.2015 Årsberetningen for 2014 sendt pr. mail 02.06.2015 Revisjonsberetning, datert 03.06.2015 3
Saksopplysninger: Driftsregnskapet viser kr 100.334.171,17 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 3.565.216,94. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2014, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlig anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Årsregnskapet er utarbeidet etter de formelle krav som stilles i kommuneloven med tilhørende regnskapsbestemmelser i forskrift for årsregnskap og årsberetning og god regnskapsskikk i Norge. Revisor har tatt dette forbehold: «Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket på kr 3.987.466,54 som følge av vedtatt finansiering med lånemidler som ikke er gjennomført. Kommunestyret har vedtatt finansiering ved bruk av lån. Kommunen har ikke ubrukte lånemidler fra tidligere år og har heller ikke truffet vedtak om opptak av nye lån.» Videre har revisor i sin beretning gjort følgende presisering: «Vi viser til note 19 i årsregnskapet som beskriver behandlingen av prosjekt Skislandsåsen. Den avgiftsmessig behandlingen er ikke korrekt, men vil først bli endret i 2015. Som en følge av dette er det inntektsført kr 155.344,46 for mye i merverdikompensasjon i investeringsregnskapet. Uten denne inntektsføringen ville udekket behov i investeringsregnskapet vært kr 4.142.811,-. Dette forhold har ingen betydning for vår konklusjon om regnskapet.» For øvrig vises det til revisjonsberetningen. Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsmelding - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet Revisor vil være til stede i kontrollutvalgets møte og kan svare på eventuelle spørsmål i forbindelse med regnskapet. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Iveland kommunes regnskap for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning fra Setesdal Revisjonsdistrikt IKS. 4
Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil spesielt gjøre kommunestyret oppmerksom på forbehold og presisering som revisor har gjort i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget vil også peke på at regnskapet, årsmeldingen og revisjonsberetningen ble fremlagt lang tid etter fastsatte frister. Dette gjør det vanskelig for utvalget å gjøre sine pliktige oppgaver på en fullgod måte. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 03.06.2015, har kontrollutvalget ingen merknader til Iveland kommunes årsregnskap for 2014. Sak 6/15 TOMT OG LAGER SKRUBBEKLEIV OPPSUMMERING AV KONTROLLUTVALGETS ARBEID MED SAKEN UTARBEIDET AV UTVALGETS LEDER Saken startet vinteren 2014 med en henvendelse til kontrollutvalgets leder med spørsmål om forhold rundt kommunens tomtekjøp i Skrubbekleiv og om gjennomføringen av utbygging på tomten med egne ansatte. Mer presist gikk spørsmålet på om det var i samsvar med kommunestyrets næringspolitikk å kjøpe gode næringstomter i konkurranse med det private næringsliv og gjennomføre utbygging med offentlig ansatte uten anbudskonkurranse. Da en ikke enkelt kunne se av tilgjengelige protokoller hvordan tomtekjøp og utbyggingsmåte var blitt politisk behandlet, valgte utvalgets leder å be revisjonssjefen undersøke nærmere før sakene eventuelt blei løftet inn i kontrollutvalget. Revisjonssjefens undersøkelser tydet på at tomtekjøpet var gjennomført i 2010 uten politisk vedtak og uten bevilgning/budsjett. Det blei avklart at det ikke er begrensninger i pris eller størrelse på byggeprosjekter som kommunen kan gjennomføre lovlig med egne ansatte. I kontrollutvalgsmøte 21. mai 2014 blei saken drøftet og kontrollutvalget ville avvente gjennomføringen av byggeprosjektet. Det blei protokollert følgende: Kontrollutvalget ber revisor fremskaffe prosjektregnskap for prosjekt 985 Lagerbygg uteseksjonen. I kontrollutvalgsmøte 6. oktober 2014 blei saken drøftet med rådmannen og rådmannen ble bedt om å komme tilbake til kontrollutvalget med et notat om saken. I kontrollutvalgsmøte 4. mars 2015 blei rådmannens notat av 23. februar 2015 (vedlegg 1) drøftet og tatt til orientering. Kontrollutvalget stilte nye spørsmål til rådmannen, og protokollerte følgende: Saken drøftes i neste møte i forbindelse med årsregnskapet. Til kontrollutvalgsmøte 4. juni 2015 foreligger ett nytt notat fra rådmannen datert 14. april 2015 (vedlegg 2). 5
I møte samme dag gikk kontrollutvalget gjennom prosjektregnskapet som en fant i orden og i samsvar med opplysningene i rådmannens notater. Etter drøfting samlet utvalget seg om følgende vedtak: VEDTAK: Kontrollutvalget har med bakgrunn i politiske organers protokoller, budsjett og regnskap, samt rådmannens redegjørelser og revisjonens undersøkelser vurdert forholdene rundt - tomtekjøp i Skrubbekleiv fra Mesta i 2010 - byggingen av lager for uteseksjonen med egne ansatte 2013-2014 Kontrollutvalget vil informere kommunestyret om følgende forhold: Tomtekjøpet Iveland kommune har i 2010 kjøpt tomten av Mesta for kr 660.000 uten politisk vedtak og uten bevilgning/budsjettmessig dekning. Dette er alvorlige brudd på kommunelovens bestemmelser og kommunens egne reglementer for de politiske utvalgene, selv om det er grunn til å tro at det har vært politisk enighet om saken. Måten kjøpet er gjennomført på unntar saken fra offentlig innsyn og demokratisk kontroll. Til drøfting: Kontrollutvalget mener at kommunestyret i forbindelse med denne saken, men også i forbindelse med politikeropplæringen høsten 2015, bør drøfte og innskjerpe reglene for saksbehandling og spesielt protokollering i de politiske utvalgene. Utbyggingssaken Etter gjennomgang av prosjektregnskapet kan kontrollutvalget slå fast at kommunen har fått ett billigere lagerbygg enn om en hadde gjennomført ordinær anbudsrunde i markedet. Kontrollutvalget finner også at anskaffelsesreglementet er fulgt i det alt vesentlige for de innkjøp som er gjort hos lokale håndverkere og byggevareleverandører. Kommunen har fått ett hensiktsmessig lagerbygg til en konkurransedyktig pris. Til drøfting: Kontrollutvalget ser at enheten bemanningsmessig er i stand til å utføre relativt store ekstraoppgaver i tillegg til de ordinære driftsoppgavene. I denne utbyggingssaken har det vært lønnsomt. Hvis muligheten for å utføre denne type oppgave med egne ansatte er mer permanent, kan en vurdering av kostnadseffektiviteten falle annerledes ut. 6
Utbyggingen i Skrubbekleiv har ikke vært ute på anbud. Utbygging med egne ansatte er ikke besluttet politisk, men er rådmannens beslutning og begrunnet i sakens vedlegg fra rådmannen. Kontrollutvalget har ikke vurdert om dette er i tråd med delegasjonsreglementet. Men en ser også i mye større utbyggingssaker at kommunestyrets befatning med disse ser ut til å være begrenset til å gi bevilgning gjennom budsjett- og økonomiplan ut fra en behovs-analyse og kostnadsoverslag tidlig i prosessen. Kommunestyret ser ikke ut til å ta stilling til utbyggingsprosjektet seinere i gjennomføringsperioden, - for eksempel før prosjektene går ut på anbud. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å drøfte om - kommunestyret er nok involvert i prosessen med store utbyggingssaker - kommunestyret skal godkjenne byggeregnskapet for store prosesser som ei evaluering og læring etter gjennomført prosjekt. Utgangspunktet for at denne saken blei sak i kontrollutvalget var næringspolitisk begrunnet fra melder. Tomta blei kjøpt i konkurranse med private næringsdrivende. Utbygging med offentlig ansatte blei besluttet, selv om utbyggingens omfang passer godt for lokale håndverkerfirma. Kontrollutvalget mener denne saken kan være et godt utgangspunkt når kommunestyret diskuterer kommunens næringspolitikk. Avslutning: Når kontrollutvalget fremmer denne saken for kommunestyret, er det ikke for å rette kritikk mot enheter eller enkeltpersoner i etterkant. Det er heller for å påpeke hvor viktig og hvor forebyggende det er alltid å være nøye i forhold til saksbehandlingsregler og protokollering. Samtidig er det en sak som kan være ett godt grunnlag for debatt om delegasjon og grensedragning mellom politikk og administrasjon, og hvordan man skal evaluere/lære av gjennomførte prosjekter både på administrativt og politisk nivå. Kontrollutvalget fremmer saken for kommunestyret uten forslag til vedtak. Kommunestyret avgjør selv om og i hvilken form informasjonen fra kontrollutvalget skal følges opp videre. Enstemmig vedtatt. Faste poster: Kontrollutvalget drøfter sitt videre arbeid Revisor orienterer 7
Eventuelt Neste møte i kontrollutvalget er planlagt til onsdag 14. oktober 2015 8