Resultatvurdering Sandnes Bydrift 2009

Foto: Harald M. Walderhaug Melding til formannskapet 20.04.10-22/10 Resultatvurdering Sandnes Bydrift 2009 SANDNES KOMMUNE

SANDNES BYDRIFT ÅRSRAPPORT 2009 Innledning Sandnes Bydrift ble etablert som en stabsenhet den 1.1 2008. Resultatenhetene Byggdrift, Bulega drift, Utbygging og Sandnes Matservice inngikk fra starten i Bydrift. I tillegg lå hustrykkeri og post til enheten. Etter et internt skille i bestiller og utførerenheter i Park og idrett inngikk også den nyetablerte enheten Idrett og landskapsdrift fra 1.7 2008 i Sandnes Bydrift. Fra og med 1.10.2009 er posten overført fra Trykkeriet til Dokumentsenteret. Byggdrift, Bulega drift og Idrett og landskapsdrift er lokalisert på Bulega. Utbygging sin ledelse er lokalisert i Hoveveien 30. Sandnes Matservice har hovedkjøkken og ledelse ved Åse bo- og aktivitetsenter. Hustrykkeriet er på rådhuset. Sandnes Bydrift har totalt 295 årsverk og betydelig flere ansatte grunnet flere mindre stillingsbrøker. Organisasjonskart Sandnes Bydrift: Sandnes Bydrift Byggdrift Bulegadrift Idrett og landskapsdrift Utbygging Sandnes Matservice Trykkeri/post Hovedhensikten med å etablere Sandnes Bydrift var å samle de tekniske utførerenhetene under en felles ledelse for å oppnå samordningseffekter og fremstå som et profesjonelt utførermiljø, en intern entreprenør. Budsjettmessig skal enhetene i Bydrift drives etter et null-budsjett. Det betyr i praksis at resultatenhetene leverer tjenester etter bestilling og får betalt for medgått tid og timepris. Bydrift skal ikke ha fortjeneste på sin virksomhet. Bystyret la i 2007 følgende målsettinger og prinsipper til grunn for etableringen av Sandnes Bydrift: Målsettinger: - Større uavhengighet mellom den enkelte bestillerfunksjonen og utførerenhetene. Dette vil profesjonalisere begge funksjonene og tydeliggjøre funksjoner og ansvar. - Økt mulighet for å sammenligne egen drift mot andre aktører både privat, andre kommuner og seg selv over tid. - Behov for et mer enhetlig system for praktiseringen av bestiller utførermodellen. - Mer effektiv bruk / utnyttelse av maskinpark og menneskelige ressurser. 2

Prinsipper: - Utfører og bestillerenheter rapporterer til forskjellige ledere for å sikre uavhengighet og tydeliggjøring av ansvar og roller. - Utførerenhetene samles under felles ledelse for å oppnå bedre koordinering, samhandling, helhetstenkning, utnyttelse av administrative ressurser, systemer og maskinpark. - Utførerenhetene samlokaliseres på Bulega. - Utførerenhetene skal ha minst like stor frihet som resultatenhetene i hvordan de vil organisere og utføre tjenesten. - Bestillerenheten har pengene og utfører fakturerer bestiller. - Bestiller har kjøpsplikt og utfører har leveringsplikt innen rammen av dagens ressursnivå og det som en til enhver tid vedtar i økonomiplanen. - Ekstern bruker/innbyggerne forholder seg normalt til bestiller, dersom ikke annet er avtalt og lagt inn i bestillingen. Bruker/innbygger skal møtes med en dør inn - holdning og løsningen skal være effektiv med hensyn til oppfølging. Reglement: - Formannskapet vedtok med virkning fra 1.1. 2009 et eget reglement om gjennomføringen av Sandnes kommunes bestiller/utfører organisering. - Reglementet har som formål å regulerer forholdet der en utførerenhet i kommunen skal utføre en tjeneste eller leveranse som ikke er til intern bruk, og som er bestilt av en av kommunens operative bestillerenheter. Menneskelige ressurser Sykefraværet i Sandnes Bydrif ligger lavt hensyntatt den type drift som utføres av Bydrift. Utviklingen i 2009 er et noe økende sykefravær, noe som også er en utfordring på kommunenivå. Langtidssykefraværet er hovedutfordringen. Temaet er fast på ledermøter og det jobbes med målrettede tiltak i alle enhetene i Bydrift. Alt sykefravær følges opp i henhold til kommunens rutiner. Tabell sykefravær 2008 og 2009. Sandnes Bydrift 2009 2008 Bulega drift 7,8% 6,8% Byggdrift (samlet) 7,6% 7,3% Vedlikehold 5,3% 5,2% Renhold 8,6% 8,3% Anleggsvirksomhet 8,5% 9,0% Idrett og landskapsdrift 7,3% 3,0% Sandnes matservice 9,9% 6,5% Hustrykkeri 2,5% 0,9% Sum Sandnes Bydrift 7,8% 6,2% Enhetene i Bydrift scorer godt på medarbeiderundersøkelsene og når felles målsettinger på KPI-er i Barm. 3

Rekrutteringssituasjonen er anstrengt for flere typer medarbeidere, men situasjonen er mindre kritisk enn den var før finanskrisen. Utvikling Det er etablert et felles styringskort i Barm for Sandnes Bydrift, resultatenhetenes styringskort er ryddet, men alle skal revideres i en større felles gjennomgang i 2010. Under ledelse av forhandlingssjefen har en gjennomført prosjektet Lønn og struktur i Sandnes Bydrift. Prosjektet ryddet i stillings-betegnelser,- struktur,- koder og ulike godtgjørelser. Forslaget fra prosjektet ble politisk godkjent sommeren 2009. Idrett og landskapsdrift har innført et nytt elektronisk HMS-system. Det er etablert en ny personalkantine på Bulega og Eiendom har overtatt eier- og forvalteransvaret for hele Bulegaområdet. Det er utarbeidet felles mal for overordnet kontrakt mellom bestiller og utfører. Nåværende organisering av Bydrift som stabsenhet har ikke fungert godt nok i forhold til målsettingene ved etableringen. Det har vært behov for få til et større fokus på felles løsninger og ansvar for felles resultater i hele Bydrift. Det kan gjøres uten at en tar bort ansvaret for egen resultatenhet. En får i tillegg til ansvar for egen enhet også et tydelig ansvar for bedriften Bydrift sine totale resultater. Fullmaktene må fortsatt ligge lengst mulig ute i organisasjonen, hos myndiggjorte medarbeidere og ledere. Etablering av et Kommunalt Foretak vil ivareta et slikt behov. Det har i vurderingen av om Bydrift skal være et kommunalt tjenesteområde eller et Kommunalt Foretak dukket opp en ide om å forsøke å ta det beste fra hvert av alternativene. Alternativet kan betegnes som en Kommunal Bedrift (KB). Kjennetegn ved en Kommunal Bedrift (KB) er: - Rammebetingelser som et eget selskap - Rapporterer til rådmannen - Kostnadseffektiv produksjon på en forretningsmessig plattform - Større handlefrihet - Resultatansvar for hele bedriften i tillegg til den enkelte enhet - Bedre avstand til bestiller enn som ordinært kommunalt tjenesteområde/stabsenhet - Bedre endrings- og handlingsdyktighet. - Identitetsbyggende - Er en juridisk del av kommunen Praktiske fordeler: Ved å etablere en KB vil følgende gjenstående utfordringer for Bydrift kunne ivaretas på en bedre måte enn ved dagens organisering som stabsenhet eller alternativt tjenesteområde: - Felles fokus på stordriftsfordeler - Felles resultatansvar - Bedre utnyttelse av maskiner og utstyr - Bedre utnyttelse av de ansattes kompetanse - Få samlet alle enhetene, bortsett fra Matservice, på Bulega. Gjelder Utbygging og driftsdirektør som i dag er lokalisert utenfor Bulega. 4

- Felles stab/støtte funksjoner samlet på ett sted - Egen økonomifunksjon helt eller delvis lokalisert på Bulega - Felles HMS/kvalitetsikringsfunksjon på Bulega - Felles profilering av Bydrift Ved å etablere Sandnes Bydrift som en Kommunal Bedrift vil det være naturlig å gjøre noen tilpasninger av funksjonsfordelingen internt i Bydrift. Etter en intern prosess hvor fire arbeidsgrupper i løpet av desember 2009 til mars 2010 har utformet forslag til en justert organisering av Sandnes Bydrift har rådmannen besluttet at følgende organisering av Sandnes Bydrift som en Kommunal Bedrift (KB) skal gjøres gjeldende fra 1. mai 2010: Ny organisering: Bruker Sandnes Bydrift sine brukere er i all hovedsak de kommunale bestillerenhetene: Stabsenheten Eiendom, resultatenhetene Kommunalteknikk og Park og idrett og tjenesteområdet Levekår. Kommunens nye reglement for gjennomføring av Sandnes kommunes bestiller/utførerorganisering har på en ryddig måte beskrevet samhandlingsreglene mellom de to partene. Erfaringen så langt er at det fortsatt gjenstår mye prøving og feiling før man kan si at intensjonene i reglementet ligger til grunn for samhandlingen. Bydrift sin erfaring er at samhandlingen med de ulike bestillerne har kommet svært ulikt. 5

Økonomi Budsjettmidler skal etter bestiller/utfører-modellen tillegges bestiller. Utfører får betalt etter avtalt timepris for utført funksjon eller anvendt tid. Utfører starter året med et null-busjett og skal avslutte året med et null-resultat. Dette er i stor grad situasjonen i dag. Fortsatt gjenstår det å innføre dette prinsippet for Sandnes Matservice sin del. Bydrift ser behovet for at flere av tjenestene som bestilles blir beskrevet som funksjoner, hvor utfører i større grad enn i dag har ansvaret for underleveranser og eventuelle underleverandører. En praksis basert på at Bydrift kun fakturerer avtalt timepris på personell og maskiner er på sikt en lite tilfredsstillende måte å utøve utfører-rollen på. Utfører må få et større ansvar for totalprodukter og funksjoner. Det er en forutsetning for å kunne gjøre relevante sammenligninger med eksterne leverandører. I en økonomiplan hvor bestiller får mindre ressurser til å kjøpe tjenester, er det viktig at prinsippet om kjøpsplikt og leveringsplikt mellom partene blir praktisert. Det vil være best for alle parter at eksternt kjøp i en slik sitasjon i størst mulig grad erstattes av intern leveranse i egenregi. Slik kan en best utnytte eget personell og egen maskinpark. Effektiviseringskrav hos Bydrift må fremkomme gjennom forhandlinger med Bestiller. Bestiller må sette krav til effektivitet og produktivitet ut fra egen kjennskap til prisene i et eksternt marked. Det vil være i utførers interesse at en kan dokumentere konkurransedyktighet. For å kunne sammenligne pris og kvalitet mellom intern og ekstern utfører, gjenstår fortsatt et arbeid med å legge alle relevant kostnader ut på utfører. Det kan være leieutgifter for areal og bygninger, strøm, andel av tjenester gitt gjennom kommunens felles stab- og støtteordninger mv. Først da vil en kunne oppnå fullt ut sammenlignbare størrelser mellom intern og ekstern utfører. Regnskapstall 2009: Regnskap 2008 Regnskap 2009 Årsbudsjett 2009 Avvik budsjett Prosentvis avvik Sandnes bydrift felles 1 021 1 103 1 092 11 1,0 % Utbygging -207-155 0-155 Byggdrift 1 444 1 373 1 721-348 -20,2 % Bulega drift 0 804 180 624 346,7 % Idrett og landskapsdrift 0 602 0 602 Sandnes Matservice 11 557 12 393 12 228 165 1,3 % Hustrykkeriet 680 423 865-442 -51,1 % SUM 14 495 16 543 16 086 457 2,8 % Tallene for Bulega Drift krever en forklaring som fremkommer i Resultatvurderingen for enheten. Det vises til denne. For 2010 er også Sandnes Matservice etablert med null-budsjett med budsjettmidlene lagt ut til bestillerenhetene. 6

RESULTATVUDERING FOR BULEGA DRIFT 2009 Innledning Bulega Drift er en Utførerenhet og arbeider hovedsakelig innenfor fagområdene vei/samferdsel, vann og avløp. Vi har 50 stillingshjemler fordelt på 49,5 årsverk. Kommunalteknikk er største Bestiller / kunde av vår tjenesteproduksjon. I tillegg har vi også en del arbeider for Utbygging og andre. Resultatenheten rapporterer til Driftsdirektør i Sandnes Bydrift. 7

Lasse Husebye Leder kommunalteknisk produksjon Anbjørg Kvarstein Sekretær 50% Roar Frøiland Overingeniør Audun Svendsen Svein Kåre Larsen Haldor B Skjæveland Seksjonsleder Seksjonsleder Seksjonsleder Lager/verksted/transport Vann og Avløp Samferdsel Fagansvarlige Fagansvarlige Fagansvarlige Fagarbeidere Fagarbeidere Fagarbeidere Organisasjonskart Bulega Drift 2009 Brukerresultat / Samfunnsresultat Brukerundersøkelser Det er bestemt at Bestiller har ansvaret for kontakten/dialogen med brukere/publikum. Bulega Drift har derfor ikke foretatt brukerundersøkelser, men har regelmessige møter med vår største bestiller, Kommunalteknikk. 8

Volumendringer Bystyret vedtok i Økonomiplanen kutt i driftsbudsjettet til Samferdsel til Kommunalteknikk. Dette har resultert i tilsvarende reduserte bestillinger til Bulega Drift. Bulega Drift måtte i 2009 derfor i langt sterkere grad enn tidligere skaffe seg andre oppdrag som ikke belastes driftsbudsjettet. Det ble oppgaver fra investeringsbudsjettet og oppdrag for andre. Dette for å holde egne mannskaper og bil/maskinpark i full sysselsetting. Viktige hendelser Midt i desember ble det et kraftig vintervær som en ikke er vant til på disse trakter. Store snøfall med tilhørende kuldeperiode gjorde at mannskaper og utstyr ble satt på en meget hard prøve. I tillegg var det store utfordringer med detaljeringsgraden på bestillingene og innviklede grensesnitt mellom kommunal og privat tjenesteproduksjon. Våre innbyggere hadde også større forventninger til vintervedlikeholdet enn det vi kunne innfri med dagens budsjetter, så vi registrerte en del frustrasjon i denne forbindelse. Foto : Snørydding i Langgata 9

Som vanlig var vi i 2009 også delaktige i arbeider med Buss for tog, Blink-festivalen og øvrige arrangement i Sandnes kommune Foto : Avsperring på Ruten i forbindelse med Buss for tog Medarbeiderresultat Sykefravær Det har som i tidligere år vært et høyt langtidssykefravær som ikke var arbeidsrelatert. Vi har kontinuerlig fokus på tilrettelegging og oppfølging, men det er mye fravær vi ikke klarer å påvirke. En må også ta i betraktning at vi har mange eldre arbeidstakere som begynte sin yrkesaktive karriere lenge før en var bevisst Helse-miljø-sikkerhet og slike ting. Noen av våre eldre medarbeidere har nok kanskje pådratt seg belastningsskader gjennom mange år med fysisk arbeid. For 2009 var det totale sykefraværet på 7,81 %. Tilsvarende var det 6,64% i 2008 og 8,36% i 2007. Seniortiltak Bulega Drift hadde tre personer på seniortiltak. Vi betrakter disse medarbeiderne som en viktig ressurs og har foretatt diverse tilrettelegginger for å holde dem i arbeide lengst mulig. 10

Medarbeidertilfredshet Vi får tilbakemeldinger om god trivsel og får også gode tilbakemeldinger fra medarbeiderundersøkelsen. Den gav resultat 5,0 både i 2009 og 2008. Foto: Bekkerensking i Forus-kanalen Kompetanseutvikling Bulega Drift har i 2009 prioritert kurs/opplæringsmidlene både til Helse miljø, sikkerhet og til drifts - relevante faglige temaer. Det kan nevnes følgende innen HMS: Kurs for verneombud, bruk av motorsag samt bil/maskinopplæring. En har også funnet rom til oppdatering og kursing innefor fagområdene : skilting/merking, arbeidsvarsling, brostein/kantstein, drift av vann-og avløpssystemer. 11

Utvikling Pr i dag er bestillingene av en slik art at det kan være vanskelig med tilstrekkelig tidshorisont for å kunne planlegge for en optimal/rasjonell tjenesteproduksjon. Mange bestillinger har meget korte tidsfrister, så en må stoppe pågående arbeider for å utføre hasteoppdragene. Med en bedre planlegging, kunne en ha oppnådd en mer økonomisk tjenesteproduksjon og det arbeides nå med disse problemstillinger. Dialogen med våre kunder om hvorledes og når arbeidene bestilles er et meget sentralt element i denne saken. Økonomi Budsjettavvik drift Bulega Drift har nå for tredje og siste år hatt en forsøksordning med bonusutbetaling til alle fast ansatte medarbeidere dersom resultatenheten oppnår en bedre inntjening enn budsjettert. Vårt nettobudsjett er på kr 0 så et overskudd gjenspeiler økt tjenesteproduksjon. Også for 2009 hadde vi et drifts - overskudd i overkant av to millioner kroner slik at det nå kan deles ut bonus for tredje gang. Overskuddet er verifisert av Budsjett og Analyse. Da regnskapet ble avsluttet, var det betydelige utestående fordringer, hovedsakelig ubetalte regninger fra Kommunalteknikk. Det offisielle regnskapet viser derfor et avvik/merforbruk på 624.000,- kr i forhold til Bulega Drift sine budsjetter. Vår opplevelse er at bonusordningen inneholder mange positive elementer og resulterer i økt motivasjon hos medarbeiderne og en mer rasjonell tjenesteproduksjon / bedre ressursutnyttelse m.m.. Prøveperioden ble avsluttet pr 31.12.2009 og det er pr i dag ingen planer om noen ny bonusordning. Økonomisk analyse Det kommunale driftsbudsjettet på Samferdsel brukes til Bestiller-kostnader hos Kommunalteknikk, innkjøp av varer/tjenester fra private og bestillinger til Bulega Drift (utførelse av den kommunale tjenesteproduksjonen). I flere år har Bystyret kuttet på driftsbudsjettet på samferdsel og Bulega Drift registrer tilsvarende kutt i bestillingene fra Kommunalteknikk. Tidligere kjøpte en inn varer og tjenester fra private når kommunen selv ikke hadde produksjonskapasitet nå blir det stadig større utfordring å holde kommunens produksjonskapasitet fult sysselsatt samtidig som en kjøper inn fra private, selv når de private er dyrere. En slik utvikling kan på sikt underminere en bærekraftig kommunal tjenesteproduksjon innen Samferdsel. 12

Årsmelding utbygging 2009. UTBYGGING ANSVARSOMRÅDE OG HOVEDOPPGAVER (TJENESTER): I henhold til bystyrets vedtak i forbindelse med omorganiseringen i 2008 er seksjon for anleggsvirksomhet blitt en egen resultatenhet fra 1. mai 2008. Vi er en ren utførerenhet som utfører oppdrag for andre på bestilling. Våre hovedoppgaver er: byggeledelse, kontroll og utbygging av kommunaltekniske anlegg. Oppfølging av utbyggingsavtaler. ÅRSVERK: Totalt har avdelingen 17 årsverk fordelt slik: 2 seksjonsledere (byggeledere/anleggsledere)og utbyggingssjef 14 driftsledere/fagansvarlig/fagarbeidere. ORGANISERING: Utbyggingssjef Willy Engen Seksjonsleder Lars Inge Nygård Prosjekt og byggeledelse. Kontroll/oppfølging av utbyggingsavtaler Seksjonsleder Helge Borgen Anleggslag KUNDER / OPPDRAGSGIVERE : Resultatenhetens kunder / oppdragsgivere er: Kommunalteknikk som bestiller av prosjekt og byggledelse, oppfølging av utbyggingsavtaler og bygging av VVA-anlegg. Sandnes Tomteselskap som bestiller av prosjektledelse, byggeledelse. Park og idrett for bestilling av planering, bygging av lekeplasser, beplantningsarbeider osv. som ikke utføres av parksjefen eller av private entreprenører. Samt bestilling av prosjekt og byggeledelse. 13

Andre: rådmannen, eiendomssjef, Lyse Energi, havnesjefen, private huseiere etc. Oppdrag for private huseiere utføres i forbindelse med saneringsarbeider ( separering av avløp). Utbygging er konkurranseeksponert, dvs. synliggjøre alle kostnadene. Enheten er selvfinansierende dvs. alle utgifter til drift blir tjent inn ved salg av timetjenester i forbindelse med oppdragene. Det tas ikke fortjeneste på arbeidene. NÆRMERE BESKRIVELSE AV UTBYGGINGSAVDELINGEN Utbyggingsavdelingen ansvarsområde og hovedoppgaver: Kommunalteknisk entreprenørvirksomhet innen veg-, vann- og avløpsanlegg, murer og mindre betongkonstruksjoner. Byggeledelse av kommunaltekniske anlegg i entreprise der Sandnes kommune er byggherre eller Sandnes tomteselskap og eller Park og idrett.. Kontroll av private anlegg på vegne av kommunen, dvs. vanligvis for kommunalteknikk (utbyggingsavtaler) og oppfølging av utbyggingsavtalene. Samordne arbeidene i forhold til hovedentreprenør og underentreprenør. Koordinere byggearbeidene i forhold til energiselskap, telenor og andre kabelselskaper samt legging av kabler, gassledninger m.m. for de samme selskapene. Forestå økonomisk og teknisk oppfølging og evaluering av byggearbeidene. Sykefravær: 8,6 % for 2009 mot 8,7 % i 2008. Det høye sykefraværet skyldes langtidssykefravær. Med 17 ansatte totalt i avdelingen slår det kraftig når 1-2 mann er langtidssykemeldt. I tillegg har en stilling vært vakant fra 01.08.09. Seniortiltak: Avdelingen hadde ved starten av året 6 seniorer.1 mann har i løpet av året gått av med AFP. Medarbeidertilfredshet: Det foretas ikke egne målinger for dette. Men på alle prosjekter avholdes det regelmessige byggemøter hvor oppdragsgiver(e) møter. På disse møtene får vi tilbakemeldinger og så langt har de vært positive. HMS: Avdelingen har ikke noen registrerte uhell med skadefravær i løpet av 2009. Kompetansutvikling: Ingen spesielle kompetansetiltak iverksatt i 2009. Det som her vært er relatert til jobbutførelse og HMS. Viktige hendelser: Ingen spesielle i løpet av 2009. Sammenlignbare nøkkeltall: Nedenfor følger et oppsett m/tabeller over salg av timer de siste årene med kommentar. 14

Fordeling solgte timer driftsledere/fagansvarlig/fagarbeidere. år totalt timeantall teoretisk. solgte timer % 2001 25373 23540 92,8 2002 24827 22656 91,3 2003 23465 21904 93,0 2004 25632 23748 93,0 2005 23884 21428 90,0 2006 21730 20954 96,0 2007 19623 19128 97,0 2008 20948 17876 85,0 2009 22596 20142 89,0 Fordeling solgte timer seksjonsleder og byggeledere. år totalt timeantall - teoretisk solgte timer % 2001 5100 3342 65,5 2002 5055 3746 74,1 2003 5041 3826 76.0 2004 5108 4013 79,0 2005 5055 3796 75,0 2006 4774 3619 76,0 2007 4724 3504 74,0 2008 5058 3835 76,0 2009 5047 3760 74.0 Fordeling solgte timer for seksjonen samlet. år totalt timeantall - teoretisk solgte timer % 2001 30473 26882 88,0 2002 29882 26402 88,0 2003 28506 25730 90,0 2004 30740 27761 90,0 2005 28939 25224 87,0 2006 26504 24573 93,0 2007 24347 22632 93,0 2008 26006 21711 83,0 2009 27643 23902 86.0 Lars Inge Nygård og Helge Borgen er også i 2009 blitt engasjert av eiendom som prosjektledere i forbindelse med barnehageutbygging. I tillegg har Lars Inge Nygård hatt prosjektlederansvar for restaurering av flere kirkebygg. Til tross for høyt sykefravær så har andel solgte timer i prosent samlet vært høyere i 2009 enn i 2008. Hovedgrunnen til det er at i starten av året ble det jobbet mye overtid i forbindelse med gravearbeid i Roald Amundsensgt. Det var viktig at gata ble åpnet for trafikk igjen så 15

kjapt som mulig pga.problem med trafikkavikling i Strandgt. hvor arbeid med dobbeltsporet lagde trafikkproblem. Økonomi: Avdelingen hadde et overskudd på kr. 377 239,-. Med overskudd i kommunen totalt kan vi sette av kr. 150 000,- til fond (som ligger i vårt budsjett). Det resterende beløp på kr. 227 339,- er tilbakført til oppdragsgiver (kommunalteknikk). Sandnes 08.02.10 Willy Engen utbyggingssjef 16

Årsrapport 2009 Byggdrift Byggdrift består av 3 seksjoner : Drift, Vedlikehold og Renhold. Enheten ivaretar vaktmesterfunksjoner (( tilsyn og drift ) 30 årsverk), vedlikeholdsoppdrag ( 14 årsverk ) og renhold ( 101 årsverk fordelt på 160 ansatte ). Vi har også ansvaret for tilsynsvakter og offentlig flagging. Se organisasjonskart under. Driftssjef Ole Thingbø Adm.kons. Tove Sekkelsten Prod.planlegger Ingvar Haabeth Tilsynsvakter Sekretær Synnøve Moen Seksjonsleder drift Skjalg Oseland Seksjonsleder vedlikehold Dagfinn Riska Seksjonsleder Renhold Kjetil Nevøy Fagansvarlig Legionella John Sirevåg Fagansvarlige maling Magne Ødegård Fagansvarlig bygg Jan Kalsås Fagansvarlige renhold Linda Hansen 0.75% Saipin Gjesdal 0,5% Marianne Hansen 0,5% Driftsoperatører Fagansvarlig elektro Tor Eriksen Fagansvarlig VVS Sigve Skaar Renholdere Fagarbeidere Brukerresultat : Brukerundersøkelse mot rektorer og styrere er ikke utført, da bestiller vil gjøre dette selv. I stedet har vi månedlige møter med vår hovedbestiller, Eiendom, hvor bestillingens utførelse diskuteres og evalueres. Endringer kan derfor raskt implementeres hvis nødvendig. 17

Volumendringer i 2009: Nye bygg : Vi har påtatt oss all Drift og Renhold i Kino-Kino, Brueland barnehage avdeling gml Hana skole, Varatun modulbarnehage samt Lundehaugen ungdomsskole ( brakker ). Av større vedlikeholdsoppdrag som vi har påtatt oss må toalettrenoveringen nevnes. Her holdt vi tidsfristen på 1.august. Økning i eksisterende bygg pga påbygg : Riska ungdomsskole, Varatun barnehage, Smeaheia skole, Øygard skole samt Sandnes læringssenter. Brannen i Jønningheia barnehage ga oss også en utfordring. Allerede på mandagen var vi i full gang med omgjøring av Varatun gård til midlertidig barnehage. Her viste vår enhet stor fleksibilitet. Legionellaforebygging : Byggdrift påtok seg ansvaret for legionellaforebygging av alle kommunens bygg i 2008. Dette arbeidet har nå blitt definert som fast oppgave for driftsoperatørene. Arbeidet består i ukentlige og månedlige inspeksjoner samt kjemibehandling av dusjhoder 4 ganger pr år. Nye pålegg mht øking av temperatur i varmtvannsberedere er implementert. I 2009 har vi også påtatt oss risikovurdering av kommunens bygningsmasse mht legionella. Alle bygg blir gjennomgått og risikovurdert mht blindrør, bruksmønster, teknisk standard, kimtallprøver og kompetanse til den enkelte driftsoperatør. Avvik blir registrert og korrigert. Medarbeiderresultat : Sykefraværet for Drift og Vedlikehold var i 2009 på 5,19 %, og for renhold på 8,60 %. Samlet gir dette et sykefravær på 7,55 %. Dette anses som meget godt, da renhold er den største seksjonen, og i den bransjen opereres det med mye større sykefravær både regionalt og nasjonalt. Seksjonen har i 2009 nedlagt betydelig arbeid i oppfølging og forebygging av sykefravær. Soneinndelingen mener vi også har bidratt positivt mht lavt sykefravær. Innenfor Drift og Vedlikehold takket alle over 62 år takket ja til senioravtale i fjor. ( 5 stk ), og 3 medarbeidere innen renhold. 2 medarbeidere har fortsatt å jobbe etter fylte 67 år. Medarbeidersamtaler : Samtlige ansatte har blitt tilbudt medarbeidersamtale skriftlig. Innen Drift og Vedlikehold har ønsket vært lite. Innen Renhold har vi pga det store antall renholdere måttet gjort dette gruppevis. Dette har fungert bra, og de som ønsket egen samtale har fått dette i tilleggg. 18

Bildet ovenfor viser renholdere ved Skeiane ungdomsskole. Utvikling : Innen renhold har vi sammen med Sandnes læringssenter satset videre på kompetanseheving for renholderne innen data, lesing og skriving. Dette har vært mulig da Sandnes kommune også i 2009 mottok støtte fra kunnskapsdepartementet. I 2009 har vi tilbudt 12 renholdere grunnkurs og 15 renholdere videregående kurs. De fullførte grunnkurset i 2008. Tilbakemeldingen har vært meget positiv. Renhold har i 2009 blitt inndelt i 3 soner, med hver sin fagansvarlig i 50 % stilling. Hver sone består av ca 50 renholdere. Dette har gitt oss en bedre måte å samle renholderne, da de fleste ikke har kommunal mail. Målet er å avholde 2 møter i året pr sone. I 2009 har hver sone 19

avholdt 1 møte. Formålet er å bedre informasjonsflyten, ressursutnyttelse, tilhørighet og motivasjon. Fra 16.mars 2009 ble det innført en byggteknisk vakt utenfor ordinær arbeidstid som skal ivareta uforutsatte hendelser. Denne har dessverre vist seg å være nødvendig og er videreført av rådmannen for hele økonomiperioden. Plania eiendomsforvaltningssystem skulle videreutvikles i 2009. Eiendom ønsket å kvitte seg med manuelle rekvisisjonsblokker til fordel for elektroniske bestillinger, og Byggdrift håpet å få bort alt det manuelle arbeidet som dagens programvare medfører. Dette arbeidet ble dessverre lagt på is av Eiendom, da leverandøren ikke kunne tilby oppgradering til enklere løsninger. Høsten 2009 startet alle enhetene innen Sandnes Bydrift en prosess/kartlegging for å se på mulighetene for å danne en kommunal bedrift. 4 arbeidsgrupper er nedsatt og kartlegging er i gang. Økonomi : Byggdrift gikk i 2009 med et mindreforbruk på 348.000,- kr, og innfrir kravet om 0 budsjett. ( totalbudsjettet var ca 70 mill. ). ( Renhold hadde et merforbruk på 643.000 kr som ble dekket av vårt fond ). Drift et mindreforbruk på 424.000 kr og tilsynsvakter et merforbruk på 11.000 kr ). Grunnen til at renhold går med merforbruk skyldes en gammel årlig innsparing på 0,5 mill som ble vedtatt i 2004, samt stort forbruk av papir og såpe som følge av svineinfluensaen. Byggdrift er inneforstått med at merforbruket dekkes av vårt disp. fond. For 2010 er vi pålagt en nedgang i pris på Drift og tilsyn på 3 %. Dette blir en utfordring da driftsoperatørene allerede er meget godt utnyttet, samt at vi også får tilført større bygningsmasse ( Lundehaugen ungdomsskole ). 17. februar 2010 Ole Thingbø 20

Resultatvurdering Idrett og landskapsdrift 2009 Innledning Idrett og landskapsdrift består av 4 seksjoner. Øst, Vest, Idrett og Prosjekt. Enheten ivaretar vedlikehold av uteanlegg rundt kommunale bygg, park og friluftsområder, lekeplasser, gravlunder, ute idrettsanlegg og 5 idrettshaller i kommunen. Avdelingen har en bemanning på 47,50 årsverk, fordelt på 80 fast ansatte. Fagansv.blm. Eva Guin Fagansvarlig sommerblm. SekjonslederVest John Olav Haraldsen Halleder Hilde H. Larsen Hallbetjenter Sekretær Synnøve v. Moen Seksjonsleder idrett Jan Kåre Sørensen Driftssjef Sveinung Sviland Halleder Tor-Leif Andersen Hallbetjenter Seksjonsleder prosjekt Harald Alsvik Fagansvarlig verksted Martin Haugstad Fagansvarlig lek/sikkerhet Seksjonsleder øst Elin Bore Fagansvarlig gravlund Arild Hoddevik Fagarbeidere Reidun Gule Elling Kåre Hansen Fagarbeidere Halleder Fagansvarlig idrett Fagarbeidere Anders Lote Sølve Eskeland Hallbetjenter Fagansvarlig friluft Fagarbeidere Stein Kåre Lima Brukerresultat I løpet av året har ny kunstgressbane på Iglemyr tatt med i vedlikeholdet. I tillegg har avdelingen inngått vedlikeholdsavtale med kirkeveren om vedlikehold rundt kirkebyggene i kommunen, og vedlikeholdsavtale for inneplanter er inngått med sandnes læringsenter. For å utnytte tilgjengelige ressurser på en best mulig måte har vi gjennomført endring på rutiner for klipping av busk og hekkbeplanting på lekeplasser og rundt kommunale bygg. Årlig beskjæring gjøres kun dersom det er nødvendig av sikkerhetsmessige årsaker. Ellers foryngelses skjæres plantene hvert 3. År ut fra en oppsatt plan bydelsvis. Avdelingen har utført noe tilleggsbestilt arbeid for Sandnes eiendom og Park og idrett. Jobbene har stort sett vært oppgradering av lekeplasser på Trones skole, Sandved barnehage, Stangeland barnehage. For Park og idrett har det vært en del oppgraderingsjobber av turveier i friområdene, og stell og vedlikehold av løk og sommerblomster i sentrumsområde. Både på kommunale områder, og ampler utleid til næringsdrivende. 21

Medarbeiderresultat Sykefravær totalt i avdelingen var 7,4%. Fordeles til svømme og idrettshallene med 11,5%, og utedriften med 5,9%. Avdelingen hadde ingen personer med senioravtale i løpet av året. Ansatte i ILD har sammen med ansatte i Park og idrett hatt mulighet for deltakelse i trimmkarusellen, som er et felles treningsopplegg som er laget for å stimulere til økt fysisk aktivitet. ILD har egen sykkelgruppe som hadde felles mål om deltakelse i Nordsjørittet, der 10 % av alle ansatte stilte til start i Egersund. Gruppen videreføres til neste år, og vi håper at flere tilslutter seg gruppen. Utvikling Idrett og landskapsdrift har fått egen miljøfyrtårnsertifisering etter delingen med Park og idrett. Kunnskapsparken har vært under kontinuerlig utvikling gjennom hele året. Bestillingsverktøy er videreutviklet og brukes til alle ekstrabestillinger mellom ILD og Park og idrett. For å kunne utføre bestilte oppgaver på en tilfredsstillende måte har vi i 2009 satset på oppgradering av kompetansen innen arbeidsvarsling og maskinførerbevis. 8 stk har gjennomført hvert kurs med bestått eksamen. For å oppdatere avdelingen på faglig kompetanse har ILD vært representert på flere fagmesser, seminar og konferanser. Avdelingen har fokusert på lastsikring og bruk av verneutstyr. I den forbindelse var 35 personer med på en halvdag samling i trafikksikkerhetshallen på Forus. Samlingen gjorde inntrykk på noen og enhver, og de ansatte syntes det var et nyttig og interessant opplegg. Avdelingen ønsker å fortsatt fokusere på sikkerhet fremmover, for å kunne holde skadenivå og sykefravær relatert til skader på et lavest mulig nivå. Nytt utstyr som er innkjøp til av delingen er 2 stk Iveco lastebiler med plan. Og en Egholm redskapsbærer som skal brukes til 22

Økonomi Idrett og landskapsdrift har et merforbruk på kr 602.000. Om lag kr 400.000 av merforbruket er et resultat av åpningstidene i svømme- og idrettshallene. Enheten har ikke blitt kompensert for lønnsutgifter knyttet til merutleie av hallene ut over turnusoppsettet. Det resterende merforbruket er et resultat av mye uforutsett vinterarbeid i slutten av året. 23

09.02.2010 Sandnes matservice Telefon: 51 97 33 10 Solbakken 2, 4321 SANDNES Resultatvurdering for Sandnes matservice 2009 Innledning Sandnes matservice er delt inn i tjenesteområde 2531 kjøkkendrift som hadde et budsjett på 11 179 000,- og tjeneste 1236 kantinedrift med 902 000,-. Stillingene er fordelt med 17, 71 årsverk på kjøkkendrift og 3,44 årsverk på kantinedrift. Sandnes matservice har 1 stk administrativ stilling (kjøkkensjef) som er inkl. Brukerresultat: Kantinene i Rådhuset og Hoveveien 9 ble i 2009 resertifisert av Debio for salg av økologisk mat. Sandnes matservice åpnet 01.01.09 personalkantine på Bulega. Kantinen server personal ved avdelingene: Buleha drift, Idrett og landskapsdrift, Byggdrift og IKS renovasjon. Sandnes matservice hadde i 2009 intern cateringomsetting total på kr 1 528 671,- Medarbeiderresultat. Sykefraværet var i 2009 på 9,92 %. Årsaken til sykefraværet var i første rekke langtidssykemeldt personell. Sandnes matservice har i 2009 2 stk senioravtale. Medarbeidertilfredshet var på 4,81 med en svarprosent på 51,43 %. Virksomheten vil jobbe spesielt med å vedlikeholde høy trivselsfaktor og prøve å forbedre lav score på løsningsorientert kultur Sandnes matservice har i 2009 startet opp med faste dialogmøter med representanter fra Bestiller. Legger opp til 2-3 møter pr år. Agenda for møtene er å opprettholde en god dialog mellom utfører og bestiller som kommer bruker til gode. Sandnes matservice har i 2009 gjennomført Ut på tur en gang pr mnd for alle ansatte. Enheten arrangerer 1 times fysisk og sosial aktivitet uten i naturen. Dette som et bidrag til redusert sykefravær. Utvikling. Sandnes matservice har brukt 2009 til å forberede bestiller/ utfører modellen. Økonomi: Prisstigning i 2009 var ca 6 %. For Sandnes matservice merkes dette spesielt på innkjøp av mat og kostnader på service knyttet til maskiner og utstyr. Kantinedriften hadde i 2009 et mindreforbruk på kr 19 518,- 24

Sandnes matservice Telefon: 51 97 33 10 Solbakken 2, 4321 SANDNES Kjøkkendriften hadde i 2009 et merforbruk på kr 461 881,- Årsak til merforbruk var bla: Manglende refusjon fra NAV på 2 stk svangerskapspermisjoner med påfølgende manglende kompensasjon for pensjon. Merforbruk vikar svangerskap var på kr 547 065 pluss pensjon og arbeidsgiveravgift. Refusjon fra NAV var på kr 390 277, Differansen blir da på kr 156 788,- pluss sosiale utgifter som blir en del av merforbruket på lønn. Hovedkjøkkenet fikk i desember 2009 en servicekostnad på kr 84 000,- eks mva på en av kokegrytene. Totalt hadde kjøkkendrift et merforbruk på service og reparasjoner på 212 549,- Alle innkjøp av mat i desember, kr 700 000,- med forfall i januar 2010 ble tilbakeført til desember 2009 og belastet. En del av inntektene for utgifter mat føres i januar 2010. Status på konto art 1118 ville blitt noe annerledes hvis Sandnes matservice hadde foretatt en varetelling og ballansert dette opp som en aktiva i regnskap for 2009 Utfordringer Ved omlegging til bestiller utførermodell må resultatenheten få anledning til å synliggjøre sine reelle utgifter. Eks prisøkning på råvarer bør kunne legges på salgspris. Sandnes matservice bør ha en leiekontrakt med huseier ang husleie, strøm og kommunale avgifter. Dette for å unngå stadige diskusjoner på hvem som skal betale hva? Utarbeide et økonomisk system som takler at maskinparken med jevne mellomrom må og bør skiftes ut. I dag må alle slike ting gå over vanlig drift. Utarbeide gode og hensiktsmessige intern faktura rutiner. Resultatenheten bør ha en kontrakt med sin største bestiller som er Levekår. Resultatenheten bør ha en tett oppfølging fra Budsjett/ analyse. Oppfølgingen i 2009 har ikke vært optimal. Oppfølging av personell som er sykmeldt, med tanke på å få personell raskt tilbake i arbeid og på sikt å redusere det totale sykefraværet. Vedlikeholde 11 stk turnuser. De fleste turnusene krever innleie /erstatning ved fravær. 25

Sandnes matservice Telefon: 51 97 33 10 Solbakken 2, 4321 SANDNES Sandnes matservice skal i 2010 delta i Storkjøkken - nettverk i regi av Nofima (Måltidets hus). Her deltar flere lokale og nasjonale bedrifter innenfor storkjøkken og matproduksjon. Hensikten med nettverket er faglig nettverksbygging og kompetanseutveksling- Roar Løining Kjøkkensjef 26

Resultatvurdering Trykkeri Post 2009 I trykkeriet/post var det i 2009 2 ½ stilling, 2 ¼ i trykkeriet og 1/4 i posten. Fra 1. september 2009 gikk trykkeriets leder av med pensjon og stillingene ble redusert til 2 hele stillinger i trykkeriet. Dokumentsenteret overtok ifra denne dato ansvar for intern og ekstern post. PRO Service som leverer og henter post på avdelingene utenfor Rådhuset ligger under Trykkeriet. Trykkeriet utfører arbeid for hele kommunen også foreninger og lag som er innen kommunen grenser og får kommunal støtte. Vi har også printing av kommunale faktura, lønnskonvolutter og lønnskonvolutter for Eigersund kommune. Utlevering av konvolutter og papir til avdelinger. Vi lager ID kort/adgangskort for alle ansatte i kommunen. Dette gir en hurtig og effektiv produksjon av kortene. Trykkeriet har som hovedmål å lage sakskart til politisk. Dette er ett arbeid som krever nøyaktighet. Og må utføres til rett tid. Når mange kart skal ut samtidig eller sakskartene er store må en i enkelte tider bruke overtid for klare fristene som er satt. Det er også en del tunge løft som må utføres i trykkeriet. Vi tar også oppsett av trykksaker for avdelingene og påser at den grafiske profilen blir fulgt. Når selve produksjonen av trykksaken er av en viss størrelse går vi gjerne ut å får en pris å eksternt trykkeri. Dette gjør at bestiller får en fornuftig pris på trykksaken. De fleste maskinene er mellom 1 og 2 år gamle så maskinparken er forholdsvis ny. Vi har skiftet ut pressfalsmaskinen som bretter og limer fakturaer og lønnskonvolutter. I 2009 inngikk vi leieavtale på en stor fargeplotter. Denne trykker på rull med 60 cm bredde og i den høyden kunden ønsker. I 2009 hadde vi et overskudd på kr. 441.000,- 27