RAPPORTEN #4-2009 SISTE INNSPURT ÅRSOPPGJØRET FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: IDENTITETSTYVERI EN AV VERDENS STERKEST ØKENDE KRIMINALFORMER MVA-LOVEN OPPDATERES
ALT KLART TIL JUL? SISTE INNSPURT ÅRSOPPGJØRET Årsoppgjøret markerer et av de største klimaksene på året for virksomhet og regnskapsføreren, samt en siste innspurt før det nye året ringes inn. Øivind Frotveit, daglig leder ved Økonor Berkåk, mener at alfa og omega for at regnskapskontoret skal få gjort en god jobb med kundenes årsoppgjør, er at alle relevante opplysninger blir overlevert. Han hjelper oss her med en oppfriskning i rutinene på slutten av året. Som om ikke private juleforberedelser alene kan bli i meste laget, må bedriftsledere, regnskapsførere og økonomiansvarlige i tillegg bruke store deler av førjulstiden på å finne frem og håndtere utallige bilag, telle varer og mer til. Et vell av ulike regler og rutiner gjelder i så måte, og vår eminente daglige leder hos Økonor Berkåk, Øivind Frotveit, loser oss trygt igjennom rutinene for årsoppgjøret i årets siste utgave av Kvartalsrapporten. På tampen av året får du også nyttig info om både ID-tyveri fra bedrifter og private, samt litt om oppdateringene i MVA-loven. Skulle det dukke opp spørsmål eller problemstillinger du ikke finner svar på i disse artiklene, tar du ganske enkelt en telefon til din egen regnskaps- og økonomirådgiver i Økonor, så hjelper denne deg gladelig. Jeg håper det nye året vil føre med seg mange nye og spennende muligheter, og ønsker samtidig å takke for samarbeidet i året som gikk. Riktig god jul og godt nyttår! Johan-Thomas Hegdahl Administrerende direktør Økonor Norge 2 KVARTALSRAPPORTEN 4/09 Årets siste innspurt involverer et omfattende regelverk, en haug med retningslinjer, krav og detaljer som må overholdes. Hovedansvaret for den enkelte kunde er å overlevere de korrekte opplysningene som trengs innen fristene som er satt. Hvilke rutiner gjelder for årsoppgjøret? - Regnskapskontorer opererer med forskjellige rutiner, sier Frotveit. - Generelt kan man si at regnskapskontorene har utarbeidet forskjellige infoskriv og hjelpeskjemaer som sendes til kundene i tidsrommet før årsskiftet, som de må fylle ut og sende tilbake. Noen kontorer praktiserer at årsoppgjørsinfo leveres tilbake sammen med sluttbilagene for det aktuelle regnskapsåret, mens andre kontorer kaller inn hver enkelt kunde til et eget årsoppgjørmøte i januar, forklarer han. - Foruten å motta restbilagene for fjoråret, gjennomgår vi aktuelle årsoppgjøropplysninger og diskuterer problemstillinger, legger han til før han lister: - Noen av de viktigste opplysningene vi henter inn er: VARELAGER Et eventuelt varelager må telles og dokumenteres ved regnskapsårets slutt. Varetellingslisten skal vise en oppstilling over varens art, kvantum og verdi for hver enkelt vare. FORDRINGER Alle fordringer inkludert kundefordringer skal gjennomgås for å vurdere om fordringene er reelle og om de er mulig å inndrive. KASSEBEHOLDNING Det skal foreligge dokumentasjon for opptalt kassebeholdning per 31.12. PERIODISERING Inntekter og kostnader som gjelder neste regnskapsår blir periodisert dit. INNVESTERINGER / PÅ KOSTNINGER Er det investert i nye driftsmidler som skal aktiveres og som krever avskrivningsplan? Gjelder kostnaden vedlikehold for direkte utgiftsføring eller er det påkostning som skal aktiveres? LEIDE / LEASEDE DRIFTSMIDLER Her trengs spesifikasjon av tilgang og avgang av leasede / leide driftsmidler, med kopi av leasing- / leieavtaler. AVTALER Kopier av kontrakter og viktige
avtaler må leveres inn, samt oversikt over avtaler mellom aksjonærer og selskapet som angir hvilke ytelser som ytes fra partene og avtalenes varighet. KJØREBOK Alle biler som står i regnskapet må levere utfylt kjørebok med kilometerstand. PRIVATUTTAK Oversikt over privatuttak av varer og tjenester i virksomheten. LØNNSOPPLYSNINGER Utbetalinger som gjelder lønn, tjenestepensjonsordninger, telefon / bredbånd, bilgodtgjørelse med mer. ÅRSOPPGAVER Dette gjelder for bankinnskudd, gjeld og aksjer. EGNE LØNNSOPPGAVER For egen lønnsinntekt fra andre, eventuelt årsoppgave for sykepenger eller pensjonsordning. FORSIKRINGSPREMIER Oppgave angående livsforsikring, eventuelt premie til egen pensjonsforsikring. AKSJER OG VERDIPAPIRER Her trengs realisasjonsoppgave og / eller bilag for kjøp og salg av aksjer, aksjefond og verdipapirer. FAST EIENDOM Gevinster / tap ved salg av fast eiendom, samt opplysninger om mottatte erstatninger. DELE INNTEKT Er det aktuelt å dele inntekt med ektefelle i enkeltpersonsforetak? Beregne arbeidsgodtgjørelse i ANS eller DA (i så fall, foreligger timelister?) PERSONLIGE FORHOLD Dette kan være mottatt arv, gave, lotterigevinster, endring i familiesituasjon, utgifter til barnepass, reiseutgifter mellom hjem og arbeidssted eller pendlerutgifter. - Listen viser at spennvidden av krav til opplysninger er stor, og alt jeg har nevnt er på ingen måte uttømmende, sier Frotveit. Det vil selvfølgelig variere fra kunde til kunde hvilke opplysninger som kreves; selskapstype kan også påvirke informasjonsbehovet ved at enkeltpersonsforetak ofte har nære tilknytninger til privatøkonomien, sier han. Se for eksempel på statuspostene maskiner og varelager i enkeltpersonsforetaket, som kommer rett inn på personlig selvangivelse som formuesposter. Slik er det ikke for aksjeselskaper, som ligningsmessig står helt uavhengig på egne ben, forklarer Frotveit. Hvilke viktige frister er det? - Den store mengden oppgaver som kreves innsendt til myndighetene fører til mange frister, og kan leveres inn på altinn.no, sier Frotveit. De viktigste fristene vedrørende årsoppgjøret er: 31. januar - innlevering av lønns- og trekkoppgaver via Altinn. 8. februar - innlevering av aksjonærregisteroppgave via Altinn. 31. mars - innlevering av selvangivelse på papir. 31. mai - innlevering av selvangivelse via Altinn. 30. juni avholde generalforsamling. 31. juli - innlevering av årsregnskapet til Brønnøysundregistrene på papir og Altinn. (Det jobbes mot en endring slik at fristen for innlevering av årsregnskapet til Brønnøysundregistrene via Altinn blir forlenget til 31. august.) - Av listen ser vi at aksjeselskap har en del mer rapportering enn enkeltpersonforetak, belyser Frotveit. - I tillegg har aksje selskapene krav til revisjon som må være ferdigstilt innen innlevering 31. mai. Aksjeselskap har også en del formaliteter rundt årsoppgjørsprosessen ved at selskapets styre skal godkjenne og signere årsregnskapet samt styrets årsberetning, sier han og fortsetter: - Disse dokumentene skal igjen godkjennes av generalforsamlingen innen fristen 30. juni. Til slutt plikter aksjeselskapet å sende inn årsregnskapet med noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning til Brønnøysundregistrene senest innen 31. juli, (eventuelt 31. august dersom nevnte fristendring blir vedtatt), sier Frotveit. - Som sagt er det mye detaljer som skal på plass, noe som krever godt samspill mellom kunde og regnskapsfører, bemerker Frotveit. - For regnskapsføreren er årsoppgjørsperioden årets travleste periode, men uten tvil også den mest spennende perioden, fordi man får endelig presentert sluttproduktet for kunden for en prosess som har pågått helt fra januar året forut, altså i halvannet år, avslutter han. Sticos Regnskapsmetodikk Full kontroll på oppdragsavtalene Ivaretar lovpålagte krav Enkelt i bruk www.sticos.no 3 KVARTALSRAPPORTEN 4/09
IDENTITETSTYVERI EN AV VERDENS STERKEST ØKENDE KRIMINALFORMER styveri, og ble svindlet for nærmere 48 millioner amerikanske dollar. Datatilsynet og NorSIS konkluderer begge med at Norge ikke har noen samlet statistikk for ID-tyverier, og peker mot at utviklinger innen kriminelle forhold ofte tar litt tid før de når Norden, men fellessatsningen ID tyveri prosjektet har hentet inn statistikk fra noen store, norske virksomheter som kan gi en pekepinn på problemets omfang: I Norge er det et økende problem at personer og virksomheter blir utsatt for ID-tyverier. Fenomenet, som skjøt fart ved årtusenskiftet, er en av verdens raskest økende kriminalformer, ledet an av utviklingen i USA og andre engelskspråklige land. Datatilsynet presiserer at begrepet identitetstyveri kan være misvisende ettersom man strengt tatt ikke stjeler identiteter, men heller bruker visse opplysninger om en person eller virksomhet til å forlede en tredjepart. Identitetstyver utnytter svakheter i samfunnets sosiale infrastrukturer og tar utgangspunkt i forventninger om tillit og troverdighet, samt antakelser som ligger latent i menneskelig atferd. Og skal man tro Norsk Senter for Informasjonssikring (NorSIS), er problemet økende. USA har statistikk som viser at i 2008 ble over 10 millioner mennesker ofre for identitet- DnB NOR: jan sep 2009, 355 saker, 6 millioner kroner i totale tap. Sparebank 1 SR bank: jan sep 2009, 155 saker. Telenor: jan sep 2009, 1021 mobilabonnement bestilt med falsk ID, 8,2 millioner i totale tap. Troms politidistrikt mottok bare i januar i år 13 anmeldelser. Rogalands politidistrikt mottok 78 anmeldelser i 2008, en økning på 47 prosent i forhold til året før. Norsk Tipping Spillekort: 85 tilfeller i 2009 i motsetning til 35 tilfeller i 2008. Antall personer som har valgt å sperre muligheten for kredittvurdering har også økt betraktelig. Bare mellom 2008 og 2009 gikk tallene opp hos Dun & Bradstreet og Experia fra henholdsvis 1801 og 1706 tilfeller til 4776 og 4937. De fleste virksomheter behandler personopplysninger om ansatte og kunder som er tilknyttet bedriften på en eller annen måte, det kan være administrere og betale ut lønn, oversikt over kunder samt administrasjon av kjøp og salg. Det er normalt virksomhetens leder som har ansvaret for korrekt håndtering av personopplysninger, og benytter sågar et kvalitetssystem (internkontroll) der det settes opp regler og rutiner de ansatte må følge. Datatilsynet har laget en veiledning til ANALYSE ANALYSE ANALYSE Høyt skattet RAPPORT- GENERATOR RAPPORT- GENERATOR RAPPORT- GENERATOR AVSTEMMING AVSTEMMING REGNSKAPS - INTEGRASJON AKSJEBOK KRAFT DIMENSJONER Norges mest brukte programmer for regnskaps avslutning, regnskapsanalyse, skatte beregning og lignings dokumenter. Våre programmers brukervennlige løs ninger og avanserte teknologi har gjort FINALE til markeds leder på sitt område. FINALE Årsoppgjør som er midtpunktet i FINALEs programvarefamilie benyttes hvert år til mer enn 130 000 norske regn skaps avslutninger. Spesielt for FINALE-systemet er at de enkelte moduler hver for seg utgjør selvstendige programmer, samtidig som de sammen fungerer tett integrert og gir brukeren avanserte verktøy. FINALE tilbyr også et omfattende service program, som bl.a. består av program vedlikehold, konsulent bistand og kurs. Gjennom avtaler sikres brukerne kontinuerlig brukerstøtte og telefonsupport. For mer informasjon om hvorfor så mange velger FINALE, se www.finale.no Hovedkontor Tromsø: Tlf.: 77 66 54 60, faks: 77 66 54 99. Avd. kontor Oslo: Tlf.: 916 42 555, faks: 66 80 55 00. E-post: firmapost@finale.no 4 KVARTALSRAPPORTEN 4/09
internkontroll som kan lastes ned på deres sider. Misbruk av personopplysninger defineres som personlige, sensitive data som utnyttes for å fremme et ulegitimt formål, slik som å skaffe seg tilgang og kontroll over andres økonomiske midler, kredittinstrumenter eller eiendom. Eksempler på misbruk kan være å ta helt eller delvis kontroll over aktiva, foreta uautoriserte endringer eller disposisjoner i noen annens navn eller skaffe ytterligere tilgang til informasjon om enkeltmenneskers eller en virksomhets bevegelse, kommunikasjon og økonomiske disposisjoner. Sensitive opplysninger som dette misbrukes ikke, som mange tror, umiddelbart. Mange kriminelle har langsiktige mål, der de samler informasjon og bruker den når forholdene ligger til rette. I næringssammenheng misbrukes ofte firmaattester for å sette en virksomhet i urettmessig gjeld, men problematikken gjelder ikke bare økonomiske forhold. Industrispionasje, korrupsjon og informasjonstyveri faller også inn. Norske virksomheter handler hvert år for store summer, og det handles på nettet, hos leverandører og i butikker. Fellesnevneren er at innkjøpsansvarlige har fullmakt til dette. Ved å forfalske en firmaattest, kan en ID-tyv klare å tilegne seg kreditt eller andre fordeler på vegne av virksomheten han / hun svindler. Det blir stadig viktigere å legge fram organisasjonsnumre, og mange banker og andre finansieringsinstitusjoner krever organisasjonsnummer i forbindelse med lånesøknader. I klubber og foreninger kan et organisasjonsnummer spare en tillitsvalgt som ansvarlig for formue og gjeld i egen person. For noen år tilbake fikk en hacker tak i 60.000 personnummer fra Tele2, inkludert høyrepolitiker Georg Apenes og Jan Fredrik Karlsen (fra X-factor og Idol). Sistnevnte skulle åpne ny konto i banken, og fikk beskjed om at han hadde flyttet. På den nye adressen fant Fredriksen en postkasse med SIM-kort og fakturaer på flere forskjellige bestillinger. I Tele2-saken fant hackeren også fødselsnummeret til Datatilsynets direktør og kjøpte en mobiltelefon i Apenes navn. Brønnøysundregistrene meldte i slutten av oktober om tiltak mot identitetstyveri, som følge av forsøk på forfalskninger, et signal om at de tar problemstillingen seriøst. NorSIS anbefalinger: Lag gode rutiner for bruk av signaturer og fullmakter Kontroller at rutiner følges Følg opp fakturaer nøye for tidlig å kunne avdekke forsøk på svindel Gi opplæring til ansatte med slike fullmakter Gjennomgå sikkerheten for nettbaserte eller elektroniske bestillings- og betalingsløsninger. NARF har, i samarbeid med HSH, FNH, NHO og NSR, opprettet varslingslisten. no, en nettside som skal fungere som selvhjelpsverktøy for virksomheter, slik at de lettere kan gå klar av upresis markedsføring og andre uryddige salgsfremstøt som lett blir misoppfattet. Her kan bedrifter rapportere useriøse aktører og dele erfaringer og informasjon med andre bedrifter. For mer nyttig informasjon, vennligst se: www.datatilsynet.no www.idtyveri.no www.norsis.no MVA-LOVEN OPPDATERES Den nye merverdiavgiftsloven, som ble vedtatt i juni i år, trer i kraft fra første januar 2010. Den viderefører gjeldende rett, men har en ny og enklere oppbygging. Hovedsakelig er den nye loven en teknisk revisjon av den gjeldende, men nytt er endringer i systematikken, samleforskriften, definisjoner og materielle endringer. Samsvarende paragrafer i samleforskriftene skal gjøre det lettere å finne frem. I statsbudsjettet 2010 har det også blitt foreslått en innføring av mva på kultur- og idrettsområdet med virkning fra juli 2010. LOVENDRING OM OPPLYSNING- SPLIKT OM FEIL OG LOVFESTET LOJALITETSPLIKT Til den nye mva-loven foreslås en lovfestet plikt til å gjøre oppmerksom på feil ved avgiftsberegningen, til å opptre aktsomt og lojalt samt å bidra til at avgiftsplikten blir oppfylt og klarlagt i rett tid ( 15-1 åttende ledd). 5 KVARTALSRAPPORTEN 4/09 BEGRENSET FRADRAGSRETT VED OPPGJØR I KONTANTER Det foreslås en ny 8-8 om betaling via bank som vilkår for inngående beløp på over 10.000,-. Flere betalinger som gjelder samme vareleveranse, tjeneste, kontrakt eller lignende skal vurderes som en betaling. Ved løpende eller periodiske ytelser skal betalingene sees på som samlet for kostnader som kommer til fradrag samme år. Dersom et beløp er fradragsført i en termin før betaling har funnet sted og betalingen skjer utenom bank slik at fradragsrett ikke foreligger, skal tidligere fradragsført beløp tilbakeføres i den termin betalingen skjer.
MERVERDIAVGIFT PÅ KULTUR OG IDRETT Det legges opp til å gjennomføre kulturmomsutvalgets forslag til momsplikt og avgiftsbelegge kultur og idrett med åtte prosent. Scenekunst unntas, mens avgiftsplikten i idretten avgrenses til den mest profesjonelle delen. Utvidelsen antas å inkludere inngangsbilletter til museumsutstillinger, fornøyelsesparker og opplevelsessenter samt idrettsarrangementer. Opphevingen av unntaket for rett til å utøve idrett innebærer at vederlag for bruk av treningssentre, svømmehaller, salg av startkontigent til turskirenn og spillerbetaling for å benytte golfbaner blir mva-pliktig med lav sats fra første juli 2010. Unntaket scenekunst vil omfatte omsetning av billetter til musikkfestivaler, konserter og fri scenekunst som eksempelvis stand-up, teater, opera, dans og revy. Unntaket for idretten vil gjelde klubber og lag basert på frivillige aktiviteter hvor det foreslås en minstegrense for registrering på 300 000,-. Kulturmomsutvalget har foreslått at Den mest profesjonelle delen, det vil si den delen av idretten som har store billettinntekter, treningssentre og publikumstilstrømning vil bli avgiftspliktig med åtte prosent. NY MOMSKOMPENSASJON FOR FRIVILLIG ARBEID Regjeringen vil etablere en mvakompensasjonsordning for frivillige organisasjoner og foreslår å bevilge 200 millioner til den nye ordningen. Samlet foreslås en bevilgning på i overkant av 396 millioner kroner. I en pressemelding regjeringen sendte ut i oktober heter det at: Den tidligere kompensasjonsordningen for merverdiavgift på tjenester er innlemmet i den nye ordningen slik at samlet bevilgning blir på 396,3 millioner kroner. Den nye ordningen skal kompensere for utgifter som frivillige organisasjoner har til merverdiavgift ved kjøp av varer og tjenester. Som følge av mva-reformen fra 2001 er planen er å fase inn ordningen jevnt og deretter trappe opp med en milliard kroner i resten av kulturløftets periode (2010 2014). Merverdiavgift på finansielle tjenester Per i dag er omsetning og formidling av finansielle tjenester unntatt fra den generelle mva-plikten. Men, departementet mener dagens regelverk er uheldig i forhold til prinsippene bak merverdiavgiften og fordi omfanget av unntaket er uklart etter dagens regelverk. Departementet viser til at det norske regelverket ligger tett opptil regelverket i EU og at EU-kommisjonens forslag om å presisere det gjeldende unntaket for finansielle tjenester mest sannsynlig vil bli vedtatt om kort tid, og vil derfor avvente resultatene før de utarbeider regelverksendringer. Totalleverandør av forbruksvarer Corporate Express Norge AS er Norges ledende totalleverandør av forbruksmateriell. Vi har hovedkontor i Oslo og salgskontorer i: Moss, Larvik, Hamar, Kristiansand, Stavanger, Haugesund, Bergen, Trondheim, Ålesund, Bodø og Tromsø. Corporate Express Norge AS Per Krohgs vei 1, 1065 Oslo Postboks 5 Furuset, NO-1001 Oslo Telefon: 02272 Telefaks: 22 32 94 00 E-post: mailbox@cexp.no www.corporateexpress.no TILBAKEMELDINGER Som kunde av Økonor utgjør dere en svært viktig gruppe for oss. Vi i Økonor Norge er derfor interesserte i å vite hva dere synes om nyhetsbrevets innhold og utseende, samt at vi gjerne tar imot tips om aktuelle saker. Send en epost til redaktør trine.waldahl@okonor.no med dine synspunkter. 6 KVARTALSRAPPORTEN 4/09 UTGIVER: Økonor Norge AS. 8300 Svolvær Telefon: 76 06 66 90 Telefaks: 76 06 66 91 Epost: norge@okonor.no REDAKTØR: Trine Waldahl PRODUKSJON: Arctic Public Relations AS