Ås idrettslag Protokoll fra årsmøte i Ås Idrettslag Ås 2. mars 2009 Sak 1. Godkjenne de stemmeberettigede Tilstede 15 stemmeberettigede ved starten av møtet. Følgende hadde ordet i saken: Ingen Sak 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden 1. Årsmøtet ledes av den valgte dirigenten/ordstyreren (valgt i sak 3). De valgte sekretærene skriver protokoll. 2. Ingen kan ha ordet mer enn tre ganger pr. i samme sak. Taletiden begrenses til tre minutter for første gang og to minutter for andre og tredje gangs innlegg. Saker som er til forretningsorden begrenses til ett minutt. Dirigent/ordstyrer kan forkorte taletiden og sette strek for talelisten etter behov. 3. Alle forslag må leveres skriftlig til ordstyrer og må være signert. Nye forslag kan ikke fremmes etter at strek er satt og saken er tatt opp til votering. Forslag kan bare fremmes i saker som står på saklisten. Innkalling og sakliste ble godkjent. Framlagte forslag på forretningsorden ble godkjent. Følgende hadde ordet i saken: Ingen.
Sak 3. Velge dirigent/ordstyrer, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen Styret har forslag til følgende vedtak: Dirigent: Sekretær: Underskrive Protokoll: Arnstein Moe John Espen Jakobsen Kristen Treekrem og Mette A. Jacobsen Følgende hadde ordet i saken: Ingen. Som dirigent/ordstyrer ble Arnstein Moe enstemmig valgt.. Som sekretær ble John Espen Jakobsen enstemmig valgt. Til å skrive under protokollen ble Kristen Treekrem og Mette Jacobsen enstemmig valgt. Sak 4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger Styret vil komme med forslag på at Årsberetningen for 2008 godkjennes. Følgende hadde ordet i saken: Jo Inge Fjellstad redegjorde for styrets årsberetning. Gunnar Klemetsdal redegjorde for friidrettsgruppa sin årsberetning. Wenche Amundsen redegjorde for håndballen sin årsberetning. John Espen Jakobsen redegjorde for idrettsskolen sin årsberetning. Ivar Maalen redegjorde for orienteringsgruppa sin årsberetning. Kristen Treekrem redegjorde for skigruppa sin årsberetning. Jan Tore Dannemark redegjorde for svømmegruppa sin årsberetning. Tore Husum kom med et forslag til at verdiregnskap bør inn i alle gruppenes årsberetning. Årsmeldingen for 2008 med gruppeårsmeldinger ble enstemmig vedtatt.
Sak 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand Hele klubbens regnskap med resultatregnskap og balanse skal behandles, herunder skal også revisors og eventuelt kontrollkomiteens beretning legges fram. Styret vil komme med forslag på at resultatregnskap og balanse for 2008 godkjennes. Følgende hadde ordet i saken: Jo Inge Fjellstad redegjorde for de viktigste postene i regnskapet i forhold til budsjettet for 2008. Revisor Dag Guttormsen redegjorde for revisjonsrapportene for de ulike gruppene og konsernregnskapet. Revisor ber styret om å vedta følgende retningslinjer for regnskapsarbeidet. 1. De større regnskapene skal leveres inn til kontroll senest 1. juni(dette er i følge Idrettsforbundets retningslinjer). Da kan man se om det er overensstemmelse med bank og lettere få rettet opp eventuelle feil. Lagene får også en rutine i å sjekke virksomhet mot budsjett. 2. Ved innlevering av regnskap skal det medfølges budsjett, en fullstendig kassadagbok med bilagene ført i samme rekkefølge som i bilagspermen og samtlige bankutskrifter. 3. Dersom man i balansen har ført opp verdier på aktiva skal det legges ved en liste over hva aktiva består av med en verdisetting. 4. Ved innkjøp skal det alltid finnes et kassabilag. En samleregning som ikke sier noe som helst om hva som er handlet er ikke akseptabelt. 5. Når det utbetales reise- og diettgodtgjørelse skal det være med et skjema som sier hvor man har reist og klokkeslettene man har vært borte. Det er ikke tilfredsstillende å si diett og så en sum. Det er tillatt med kvartalsregninger. Ås IL bør ha en felles sats for reise og opphold. 6. Det bør legges med en form for medlemslister slik at man kan få en grei oversikt over at man har fått inn den kontingent (treningsavgifter) man skal ha. 7. Alle regnskapene skal være levert inn senest 2 uker før årsmøtet. 8. Ved regnskapet skal det legges med: navn på kasserer, telefon og epost. Daglig leder fikk i oppdrag å kalle inn kassererne i Ås IL til et kassererkurs. Enstemmig vedtatt med de nye retningslinjene som revisor påpekte. Regnskap for 2008 er godkjent.
Sak 6. Behandle innkomne forslag og saker Sak A. Fremmet av Ås IL hovedstyret. Innledning: Samarbeidsavtale mellom Ås IL og Ås IL Fotball Medlemskontingent. Ås IL hovedstyret ønsker at alle medlemmer i Ås IL fotball skal være fullverdige medlemmer i Ås IL. Dette begrunner vi ut i fra ønske om å gi alle barn og unge et variert tilbud om ulike aktiviteter. Det er da ønskelig at alle kan prøve ut nye aktiviteter og delta på alle klubbens arrangement og treninger. Dette skal være et grunnleggende prinsipp for klubbens arbeid. Ås IL hovedstyret ser det som ønskelig at det kreves inn en kontingent fra medlemmene i Ås IL Fotball, som dekker medlemskap både i Ås IL og Ås IL fotball. Hovedstyret fremmer følgende forslag til årsmøtet: Kontingenten fra medlemmer i Ås IL fotball til Ås IL betales samlet av Ås IL Fotball. Størrelsen på denne kontingenten settes til kr. 50 Ås IL Fotball overfører innkommet medlemskontingent 2 ganger pr. år. Første gang i juni og andre i desember. Hovedstyret anbefaler årsmøtet å stille seg bak at ordningen innføres som en prøveordning allerede fra 2009. Følgende hadde ordet i saken: Leder Jo Inge Fjellstad og nestleder Tore Skovdahl redegjorde for saken. Kristen Treekrem, Arnstein Moe, Harald Schytz og Gunnar Klemetsdal stilte spørsmål til ordlyden i teksten. Flere mente at teksten og forklaringene var så vidt uklar at saken burde avvises og sendes tilbake til hovedstyre for å bedre ordlyden slik at årsmøtet kunne forstå hva det var de stemte over. Vedtaket fikk følgende avstemming: 1stemme for og 11 stemmer mot. Sak B. Fremmet av Ås IL hovedstyret. Ny kontingent som en rabattordning kalt Familiekontigent Under basis-lovnorm for idrettslag står det i notene til 4 Medlemskontingent og avgifter: Personlige medlemmer betyr at idrettslaget ikke har anledning til å operere med andre typer medlemskap, som for eksempel familiemedlemskap og firmamedlemskap. Enten så er man personlig medlem eller så er man ikke medlem. At det innføres familiekontingent er å anse som en rabattordning, og har ikke noe med selve medlemskapet å gjøre Gjennom et slikt tiltak håper vi at flere kan tenke seg å bli medlem av Ås IL.
Hovedstyre fremmer følgende forslag til Årsmøtet: Fra og med 2010 vil Ås IL ha en rubrikk under medlemskontingenten som vi kaller familiekontingent Den foreslår hovedstyret til kr. 500,- Følgende hadde ordet i saken: Harald Schytz lurte på om dette var for å øke inntektene til klubben? Jo Inge Fjellstad svarte at det var primært for å øke medlemstallet, jf lagets strategiske plan (visjon og hovedmål). Enstemmig vedtatt. Sak 7. Fastsette medlemskontingent Styret foreslår at medlemskontingenten for 2010 fastsettes til: Voksen (født 1993 og tidligere) kr 250,- Junior (født senere enn 1993 ) kr 150,- Støttemedlemskap kr 200,- Familiekontingent kr 500,- Enstemmig vedtatt. Sak 8. Vedta idrettslagets budsjett Styret legger fram et forslag til budsjett for hele klubben, herunder også gruppene. Enstemmig vedtatt med følgende endringer. Hodepengene justert. Årsmøtet ber videre om at inntekter AU får ved at daglig leder fakturerer arbeidstid på gruppene, fordeles etter samme nøkkel som hodepengene dersom underskuddet skulle vise seg å bli mindre enn budsjettert. Sak 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan Daglig Leder John-Espen Jakobsen redegjorde for de ulike gruppestyrene. Alle gruppene hadde fått valgt styre og styreoppnevnte utvalg.
Sak 10. Valg Leder velges for 1år. Nestleder velges for 2 år. Et styremedlem velges for 2 år og 2 styremedlemmer velges for 1år. a) Valgkomiteens innstilling på leder: Tore Skovdahl (1 år) Enstemmig valgt. b) Valgkomiteens innstilling på nestleder: Harald Schytz (2 år) Enstemmig valgt. c) Valgkomiteens innstilling på styremedlemmer og varamedlemmer til styret: Styremedlem: Ola Øvstedal (2 år) Styremedlem: Ine Hovi (1år) Styremedlem: Anne Guro Larsgard (1år) Enstemmig valgt. d) Valgkomiteens innstilling på revisorer: Dag Guttormsen og Ivar Sæveraas Dag Guttormsen og Ivar Sæveraas ble valgt til revisorer. e) Styrets innstilling på klubbens representanter til ulike ting og møter: Styret ønsker at årsmøtet skal gi det nye styret fullmakt til å utnevne representanter fra klubben til ulike ting og møter Styret får fullmakt fra årsmøtet til å utnevne representanter til de ting og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet.
f) Styrets innstilling på valgkomité: Utgående medlemmer av hovedstyret går inn som valgkomitè Styret innstiller da Jo Inge Fjellstad og Grethe Johnsen som valgkomitè for 2009. Jo Inge Fjellstad ble valgt til leder og Grethe Johnsen ble valgt til medlem i valgkomitèen. Ås 3.april 2009. John Espen Jakobsen referent. Kristen Treekrem Mette A. Jacobsen