FORSVARET Forsvarets logistikkorganisasjon 2019045652 Service Dentalutstyr Vedlegg E Leveringsbetingelser
1 Generelt Leverandøren skal yte service og håndtere avrop på en effektiv måte, samt ha høy leveringspresisjon på sine leveranser. I tilfelle Oppdragsgivers behov gjelder lokasjoner i utlandet, vil leveringstid og -betingelser bli særskilt avtalt i hvert enkelt avrop. Leveranser skal skje i henhold til fristene angitt i Rammeavtalen. Eventuelle delleveranser eller lengre leveringstider enn angitt i Rammeavtalen kan avtales særskilt mellom Oppdragsgiver og Leverandøren i forbindelse med det enkelte avrop. 2 Leveringsbetingelser 2.1 Tjenester Tjenester skal gjennomføres på angitt lokasjon til angitt tid i henhold til avrop. Med mindre annet er avtalt, skal tjenester som utføres i Oppdragsgivers lokaler eller på Oppdragsgivers område utføres i tidsrommet mellom kl. 07:00 og kl. 17:00. Én arbeidsdag er 7,5 timer ekskl. lunsj. Leverandøren skal ikke arbeide overtid med mindre det er avtalt. Leverandør skal ha norsk adresse for mottak av utstyr til vedlikehold og mottakskontroll. 2.2 Varer Varer skal leveres på avtalt måte, og ved behov monteres, hos varemottaker på angitt leveringssted i henhold til avrop. Varelevering skal med mindre annet er avtalt skje på dagtid mellom kl. 06:00 og kl. 15:30 mandag til og med fredag hele året, unntatt helligdager. Leveransedag og -tidspunkt innenfor det ovennevnte tidsintervall avtales særskilt for det enkelte avrop. Leverandøren skal kunne levere på samme tidspunkter som nevnt over på alternative leveringssteder i forbindelse med øvelser, i beredskapssituasjoner og lignende. Dersom disse leveringsstedene ligger i nærheten av faste lokasjoner, og innenfor Leverandørens normale rutenett, skal levering ikke generere ekstrakostnader for Oppdragsgiver. 2.3 Lager i Norge Forsvarets Tannhelsetjeneste leverer helsemessig stridsevne til Forsvaret, og er avhengig av trygge forsyningslinjer. I tilfelle krise/krig har Forsvaret derfor behov for et reservedelslager for kritiske reservedeler som er lokalisert i Norge. 2 av 8
Leverandøren skal derfor holde et minimumslager i Norge som består av et utvalg av de mest vanlige reservedeler til utstyret som er oppstilt i Vedlegg B-1 Utstyrsliste. Lageret skal sikre reservedeler for 3 måneders forbruk, tilgjengelig til enhver tid. I implementeringsfasen etter kontraktsignering skal Leverandør stille med et utkast til liste over mest vanlige reservedeler som bør lagerholdes i Norge basert på Vedlegg B-1 Utstyrsliste. Oppdragsgiver kan i samråd med Leverandør senere endre listen over reservedeler som skal lagerholdes i Norge. Leverandør skal ha reservedelslageret operativt innen 6 måneder fra kontraktsignering. 3 Beskrivelse av ytelsen 3.1 Preventivt vedlikehold Preventivt vedlikehold skal utføres i henhold til vedlikeholds-anvisning fra sann produsent, samt følge alle øvrige krav til sertifiseringsløp for elektromedisinsk utstyr, dersom ikke annet er spesifisert av Oppdragsgiver, eller gjeldende regelverk. Leverandør skal gjennomføre vedlikehold både ved Oppdragsgivers lokasjoner, og ved eget anlegg. Oppdragsgiver skal veilede bruker om hvor vedlikehold mest effektivt kan gjennomføres. Det forventes i hovedsak at Leverandøren reiser ut til Oppdragsgivers lokasjoner. Leverandøren skal på eget initiativ rådgi Oppdragsgiver når det er mer hensiktsmessig å fornye/skifte ut utslitt/utdatert materiell. Dersom reparasjon vil være ulønnsom, skal Leverandøren opplyse om dette og utføre reparasjon på materiellet kun etter samråd med Oppdragsgivers fagtekniske ansvarlig jf. Vedlegg F. Leverandør skal, uten unødig opphold, varsle og informere Oppdragsgiver om feil, skader, uhell og svikt ved det dentale elektromedisinske utstyret. Varsling skal skje muntlig og skriftlig til bemyndigede kontaktpersoner oppgitt i Vedlegg F. Reparasjon som medfører ekstrakostnader til materiell skal kun utføres etter samråd med fagteknisk kontaktperson hos Oppdragsgiver, jf. Vedlegg F Administrative bestemmelser. 3.2 Årsplan for preventivt vedlikehold Leverandøren skal i samarbeid med Oppdragsgiver utarbeide årsplan for preventivt vedlikehold og følge denne. Ved utarbeidelsen skal Leverandør søke å begrense reise- og oppmøtekostnader ved å koordinere preventivt vedlikehold i samme region. Leverandøren skal bidra til at preventivt vedlikehold gjennomføres i henhold til årsplan. Dette innebærer, dersom nødvendig, å ta kontakt med Oppdragsgivers brukere og avtale gjennomføring av vedlikehold. Se også punkt 3.4. 3 av 8
3.3 Korrektivt vedlikehold Korrektivt vedlikehold, herunder reparasjon av funksjonsfeil, er i hovedsak behovsbasert og vil variere i omfang i kontraktsperioden. Vedlikehold skal utføres i henhold til vedlikeholds-anvisning fra sann produsent, samt følge alle øvrige krav til sertifiseringsløp for elektromedisinsk utstyr, dersom ikke annet er spesifisert av Oppdragsgiver, eller gjeldende regelverk. Leverandør skal gjennomføre vedlikehold både ved Oppdragsgivers lokasjon og ved eget anlegg. Oppdragsgiver skal veilede bruker om hvor vedlikehold mest effektivt kan gjennomføres. Det forventes i hovedsak at Leverandøren reiser ut til Oppdragsgivers lokasjon. Leverandøren skal på eget initiativ rådgi Oppdragsgiver når det er mer hensiktsmessig å fornye/skifte ut utslitt/utdatert materiell. Dersom reparasjon vil være ulønnsom skal Leverandøren opplyse om dette, og utføre reparasjon på materiellet kun etter samråd med fagteknisk ansvarlig jf. Vedlegg F. Leverandør skal, uten unødig opphold, varsle og informere Oppdragsgiver om feil, skader, uhell og svikt ved det dentale elektromedisinske utstyret. Varsling skal skje muntlig og skriftlig til bemyndigede kontaktpersoner oppgitt i Vedlegg F. Reparasjon som medfører ekstrakostnader til materiell skal kun utføres etter samråd med fagteknisk kontaktperson hos Oppdragsgiver, jf. Vedlegg F Administrative bestemmelser. 3.4 Oversikt over historikk og planlagt vedlikehold på Oppdragsgivers utstyr Leverandøren skal ha et system for å holde oversikt over vedlikeholds-historikk på elektromedisinsk dentalutstyr som omfattes av denne serviceavtalen, i hele avtalens løpetid. Leverandøren skal videre ha et system for å holde oversikt over Oppdragsgivers planlagte korrektive vedlikehold på elektromedisinsk dentalutstyr, samt Oppdragsgivers avtalte preventive vedlikehold. Formålet med en felles oversikt over planlagt vedlikehold, er å sikre koordinering av vedlikehold av både korrektiv og preventiv karakter, i den hensikt å slå sammen reisene til samme/nærliggende lokasjoner med behov for vedlikehold. 3.5 Mobile units/feltunits En feltmodul består av mobilt utstyr/komponenter som til sammen utgjør et funksjonelt tannlegekontor. Utstyret skal gjennomgå samme rutiner for vedlikehold og kvalitetskontroller som faste installasjoner, men kan tas ut av årsplan for preventivt vedlikehold når Forsvaret har behov for dette. Leverandør vil bli informert om dette i god tid. Forsvarets mobile dentaluniter har ikke en permanent fast lokasjon, og kan bli flyttet en eller flere ganger i løpet av ett år. Leverandør må ta høyde for å måtte tilpasse årsplan for vedlikehold av mobile dentaluniter, dersom enhetene blir flyttet til ny lokasjon etter at årsplan er utarbeidet. 4 av 8
3.6 Kontroll av dentalt røntgenutstyr Leverandøren skal utføre kvalitetskontroll på dentale røntgenapparater av parametere som påvirker stråledose og bildekvalitet; som ulike eksponeringsparametere (kv, ma etc.). Leverandøren skal ha nødvendige kompetanse og sertifikater innen strålevern og bruk av personlig verneutstyr for å kunne utføre målingene, samt nødvendig utstyr. Dokumentasjon på målingene skal lagres i servicerapporter som oversendes Oppdragsgiver. Målingene skal danne grunnlag for neste års kontroll. Ved større avvik i forhold til foregående års målinger skal fagteknisk kontaktperson og SDS sanitet (oppgitt i Vedlegg F) varsles. 3.7 Kurs, opplæring og rådgivning Leverandøren skal kunne tilby kurs, opplæring og rådgiving på det materiellet som det utføres vedlikehold på i henhold til rammeavtalen. 3.8 Installasjon/montering og flytting av utstyr Ved anskaffelse av nytt dentalutstyr vil Oppdragsgiver vurdere om installasjon skal inngå i varekjøpet fra vareleverandør, eller avropes fra serviceleverandør. Serviceleverandør vil gis tid til å forberede oppdraget. Leverandør skal kunne installere og montere nytt utstyr. Leverandør skal også kunne demontere og flytte dentalutstyr. Leverandøren skal kunne foreta en sluttkontroll som bekreftelse på at utstyret er i orden. 3.9 Mottakskontroll Dersom Oppdragsgiver går til anskaffelse av nytt materiell i avtaleperioden skal leverandøren tilby mottakskontroll. Leverandøren skal gjennomføre mottakskontroll på materiellet i Norge. Mottakskontroll skal gjennomføres som beskrevet i Vedlegg B pkt. 3.1.2.2. 3.10 Feilsøking og koordinering av vedlikehold 3.10.1 Feilsøking Leverandøren skal før oppmøte på lokasjon for preventivt eller korrektivt vedlikehold ta kontakt med gitte lokasjon per telefon for å feilsøke problemet og avdekke eventuelle andre behov, i den hensikt å begrense antall besøk per korrektive/preventive vedlikehold. Her skal leverandøren i samråd med lokal representant for Oppdragsgiver søke å avklare/informere: - Hva består det bestilte/planlagte vedlikeholdet av - Hvilke deler og kompetanse er det behov for at Leverandør bringer til lokasjon - Der problemet kan løses over telefon eller ved at Leverandøren sender nødvendige reservedeler til lokasjon skal Leverandøren foreslå dette - Søke å koordinere vedlikehold jf. pkt. 3.10.2. 3.10.2 Koordinering av vedlikehold på samme eller nærliggende lokasjoner Leverandøren skal søke å koordinere korrektivt og preventivt vedlikehold på samme lokasjon, og på lokasjoner i nærliggende områder. 5 av 8
Leverandør skal ha intern oversikt over Oppdragsgivers planlagte service for å muliggjøre koordinering jf. pkt. 3.4. Dersom det oppstår behov for korrektivt vedlikehold på en lokasjon, skal Leverandør undersøke om det er planlagt vedlikehold på samme eller nærliggende lokasjoner. For det tilfelle at det er planlagt vedlikehold på samme eller nærliggende lokasjon, skal Leverandør søke å slå det nye behovet sammen med det planlagte. Leverandør skal i samråd med Oppdragsgiver vurdere hva som er mest hensiktsmessig og evt. kostnadsdrivende for Oppdragsgiver. Formålet med feilsøking og koordinering av vedlikehold er å begrense kostnads- og miljøpåvirkningen flyog bilreiser gir. Leverandør skal til enhver tid opplyse Oppdragsgiver om de mulighetene han kan levere og anbefale det som er kostnadsmessig gunstig for Oppdragsgiver. 3.11 Brukersupport Leverandøren skal tilby kostnadsfri brukersupport for brukerne av Avtalen i forbindelse med bl.a. materiellkompetanse, problemløsning og brukerveiledning. Leverandøren skal håndtere henvendelser vedrørende sporing, reklamasjoner etc. Supportfunksjonen skal motta og raskt behandle henvendelser som krever mindre innsats. Supportfunksjonen vil kreve samhandling med Forsvarets elektromedisinske ingeniører hos SDS, FSAN, samt koordinerende instanser hos øvrige kontraktsparter. Supportfunksjonen skal som minimum være tilgjengelig virkedager i tidsrommet 08:00 16:00. 3.12 Kvalitetssikringssystem/avviksrapportering Leverandøren skal ha et system for håndtering av avvik, feil og reklamasjoner. I systemet skal leverandøren registrere, behandle, avdekke underliggende forhold og iverksette korrigerende og preventive tiltak. Leverandør skal løpende melde alle avvik, feil eller reklamasjoner som angår leveranser til oppdragsgiver. Avvik skal i tillegg oppsummeres i kvartals/års-rapport. Ved avvik på utstyr har Leverandøren varslingsplikt til Oppdragsgivers bemyndigede personer som oppgitt i Vedlegg F. Varslingen skal sendes til Fagteknisk kontaktperson, SDS Sanitet og FMA Sanitetsavdeling. 3.13 Kompetanse og opplæring av eget personell Utførelsen av de ulike tjenestene skal være av høy kvalitet, og det kreves at de som utfører arbeidet har tilstrekkelig kompetanse og riktig sertifisering til det aktuelle oppdraget. Det forventes at Leverandørens personell har/får tilstrekkelig opplæring på materiell som omfattes av Rammeavtalen. 6 av 8
4 Relevante leveringstider Ytelse Leveringstid for korrektivt vedlikehold Ekspresslevering Ordrebekreftelse Servicerapporter Statistikk for leveransevolum og verdi Leveringstid 15 virkedager 3 virkedager 3 virkedager etter mottak av avropet Senest en uke etter utført vedlikehold Senest 10 kalenderdager etter utløpet av hvert kvartal 5 Regelverk Tjenester utført under denne kontrakten skal være i henhold til relevant regelverk. Dette gjelder blant annet, men er ikke begrenset til, følgende forskrifter: - Lov om medisinsk utstyr av 7. mai 2020 nr. 37 (LOV-2020-05-07-37) o Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr (FOR-2013-11-19-1373) - Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr av 24. mai 1929 nr. 4 (LOV-1929-05-24-4) o Forskrift om elektroforetak og kvalifikasjonskrav for arbeid knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr (FOR-2013-06-19-739) o Forskrift om elektrisk utstyr (FOR-2017-10-10-1598) - Lov om strålevern og bruk av stråling av 12. mai 2000 nr. 36 (LOV-2000-05-12-36) o Forskrift om strålevern og bruk av stråling (FOR-2016-12-16-1659) - Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern av 17. juni 2005 nr. 62 (LOV-2005-06-17-62) o Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter (FOR-1996-12- 06-1127) - Lov om vern mot forurensninger og om avfall av 13. mars 1981 nr. 6 (LOV-1981-03-13-16) o Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (FOR-2004-06-01-930) Leverandøren plikter til enhver tid å være oppdatert på gjeldende regelverk knyttet til leveranser i henhold til rammeavtalen. 6 Leveringssted Med mindre leveringssted er særskilt angitt i Rammeavtalen, skal Leverandøren kunne levere til samtlige av Oppdragsgivers lokasjoner i Norge. For en oversikt over Oppdragsgivers lokasjoner, se www.forsvaret.no. Oversikt over lokasjon på Forsvarets tannklinikker per i dag finnes i Vedlegg B-1 Utstyrsliste. Avdelingers størrelser og lokasjoner vil over tid kunne endre seg basert på politiske, strategiske, operasjonelle eller andre beslutninger. Leverandør kan under Rammeavtale bli forespurt om å foreta vedlikehold på materiell Oppdragsgiver har lokalisert i utlandet. Leveringstid- og betingelser for vedlikehold på materiell lokalisert i utlandet avtales særskilt. 7 av 8
7 Pakking og merking I forbindelse med leveranser skal varemottaker og speditør motta tilstrekkelig forsendelses-/ fraktdokumentasjon. Pakking og merking av materiellet skal følge de normale rutiner som gjelder for den avtalte transportmetoden. Hver enkelt bestilt produktlinje skal pakkes og sammenstilles på samme pall/tralle/vogn. Ved pakking skal Leverandøren påse at varer ikke blir forringet av klemskader. Paller skal leveres separat, og det skal ikke være to eller flere paller i høyden. Leverandøren skal klart og tydelig merke forsendelser med pakksedler som inneholder følgende informasjon: Bestiller Varemottaker og leveringsadresse Kontrakts/bestillingsnummer Linjenummer Beskrivelse/varenavn Antall Leverandøren skal kunne levere elektronisk pakkseddel fra det tidspunkt Oppdragsgiver bestemmer. 8 Mottakskontroll Når varene leveres vil mottaker gjennomføre mottakskontroll. Levering er ikke gjennomført før mottaker har kvittert for varemottak på fraktbrev. Leverandør skal ha en norsk adresse for mottak av utstyr til vedlikehold og mottakskontroll. 8 av 8