SLUTTRAPPORT. Glenn Bjørlo. Bedriftspraksis. Høgskolen i Østfold. Halden

SLUTTRAPPORT Glenn Bjørlo Bedriftspraksis Høgskolen i Østfold Halden 01.12.2014

INNHOLD Overskrift Sidetall Introduksjon 3 Beskrivelse 4 Refleksjon 6 Vedlegg 1: Timebruk 9 Vedlegg 2: Attest 12

Introduksjon Jeg har dette semesteret i samarbeid med en annen student jobbet hos Infotjenester AS i Sarpsborg. Hovedoppdraget vårt der har vært å undersøke om selskapets kundebase har behov for et system for timeregistrering. Særlig hvor omfattende det i så fall bør være, om det bør være et frittstående system eller om det skal integreres i personalsiden HRessurs. Det viktigste spørsmålet er selvsagt om markedet i det hele tatt har behov for et slikt system. Dette oppdraget har egentlig vært todelt: Vi har skissert opp hvordan et system for timeregistrering skal fungere. Hva må med? Hvordan skal man eventuelt kunne integrere dette i HRessurs? Det andre og det mest omfattende arbeidet har vært å finne ut hva Infotjenesters kundebase mener i dette spørsmålet. Hva er behovet? Vi har jobbet hovedsakelig med produkteier Elisabeth B. Karlsen om timeregistrering. Men også hatt god støtte i utviklingssjef på IT-avdelingen Petter Ekrann som har gitt oss veiledning og tilbakemeldinger. Vi har vært til stede ved bedriften hver onsdag fra og med 27. august til 26. november. På de neste sidene vil jeg si mer om hvordan arbeidet har vært utført.

Beskrivelse: Hva er gjort? Vi startet arbeidet i slutten av august. Til å begynne med hadde vi en briefing med utviklingssjefen hvor vi fikk høre mer om hva IT-avdelingen ved Infotjenester skal utvikle i fremtiden. Blant annet skal personalsiden HRessurs legges om, og det har vært snakk om å utvide nettsiden med en ny modul for påmelding til arrangementer og spørreundersøkelser. Tidligere tilbød også Infotjenester et system for timeregistrering til sine kunder, men dette systemet ble for tungrodd og omfattende. Derfor ble det hele lagt ned. Allikevel har det vært et savn blant noen kunder at man også hos Infotjenester skal kunne behandle timer. I dag er det slik at de fleste bruker HRessurs til registrering av sykdom og reising, samt uttak av sykepenger og ferie. Mens man bruker andre systemer for tradisjonell timeregistrering, som for eksempel Agresso eller TidBank. Vårt oppdrag har derfor i hovedsak vært å finne ut hva behovet i markedet er, og hvordan man kan tilpasse personalsiden som de fleste kundene bruker til dette. Den første tiden jobbet vi derimot med å skissere en ny modul som etter planen skal integreres i HRessurs, først og fremst internt. Men det er også et ønske om at det skal tas i bruk av kundebasen etterhvert. Denne modulen skal være et system hvor ansatte skal kunne kommunisere bedre med hverandre. Man skal kunne sende ut meldinger om arrangementer som kan være alt fra møter, kurs til sommerfest. Det er også et ønske at man skal kunne stille spørreundersøkelser. Altså at man får et slags «Surveymonkey» integrert i HRessurs. Planen i starten var å presentere en demo mot slutten av semesteret, men da det ble klart at vi blir hos Infotjenester frem til sommeren har vi bestemt at dette blir en del av bachelorprosjektet. Derfor har vi konsentrert oss om timeregistrering resten av semesteret. Siden dette er et langt mer komplisert og foreløpig litt uoversiktlig prosjekt har vi ikke mulighet til å ferdigstille noen prototype på såpass kort tid. Derfor har vi fokusert på brukerundersøkelse og produkt- og designutvikling i denne perioden. Når det gjelder timeregistrering fikk vi først en generell innføring om hva Infotjenester mener systemet bør dekke. Som nevnt hadde de timeregistrering tidligere, og man ønsker definitivt ikke et like omfattende system som før. Trikset består dermed i å dekke ulike bedrifters behov, samtidig som man da ikke skal bite over for mye. Hovedsakelig er påstanden at det er behov for en modul som kan behandle overtid og avspasering i HRessurs. Men man kan selvsagt ikke gå i gang med å designe et system før man vet hva det egentlig bør inneholde. Derfor startet vi med workshop og

møter med produkteier for å finne ut hva vi må få svar på, samt hva slags data skal et slikt system håndtere. Vi laget flowcharts over brukergrensesnitt i et tenkt system for registrering av timer. Dette kan fort bli uoversiktlig og komplekst. Hvilke menyvalg skal være synlig på siden, kan man enkelt navigere seg dit kunden ønsker? Vi jobbet også en del med å sette opp et antall «userstories» som baserer seg på ulike kunders antatte behov ved registrering av timer. For eksempel: skal ansatte registrer timer selv, og hvordan skal dette kontrolleres? Skal ansatte kunne overføre overtidstimer til en avspaseringskonto? Skal det være en maks saldo på antall timer som kan overføres til denne kontoen? Etter workshopen med produkteier og teknologidirektør fikk vi et par uker til å lage en spørreundersøkelse som først skulle sendes ut internt, slik at vi fikk tid til å gjøre forandringer før den sendes ut eksternt. Vi hadde en oppsummering med produkteier og markedsavdeling etter at spørreundersøkelsen var besvart, og fikk én uke til utbedringer før den ble sendt ut til kundene. Arbeidet som gjenstod etter dette var å analysere resultatene, og med dette finne hovedtendensene ute i kundebasen. Vi brukte Questback til å designe spørreundersøkelsen. I denne forbindelse har vi hatt noe hjelp hos markedsavdeling. Questback kan nemlig være virke litt rotete når man først begynner å bruke det. Resultatene fra spørreundersøkelsen vil bli presentert mer i detalj under fremlegget i desember. Men noen av hovedpunktene var at: De fleste har et system designet for timeregistrering, slik som Wintid. Av de som ikke har noe system for timeregistrering, svarer over 20% at de likevel registrerer overtid, men bare på papir. De fleste av som svarer at de har et system for timeregistrering, ønsker seg ikke et fullverdig system i HRessurs. Men mange vil gjerne ha en form for integrasjon. Mange svarer også at de ansatte kan jobbe flexitid, og mange tar ut overtid som avspasering. Dette betyr at dersom Infotjenester skal utvikle en modul for timeregistrering i HRessurs, så vil det først og fremst henvende seg til de som trenger en bedre løsning på registrering av overtid hos de ansatte. De fleste av kundene bruker HRessurs til blant annet registrering av reiser i jobben og registrering av sykefravær. Så kanskje man må se på hvordan man kan bedre grensesnittet på disse modulene, samt om det er nødvendig og få til en interaksjon mellom disse og systemet for timeregistrering som

kunden allerede har. Kort fortalt Vi har jobbet med skissering av to moduler til personalsystemet HRessurs, hovedsakelig timeregistrering. Vi har laget en spørreundersøkelse i Questback som har vært sendt ut til kunder hos bedriften for å få svar på hvordan timer blir registrert, og om dette er noe Infotjenester bør tilby. Analysert og presentert resultatene, slik at bedriften kan jobbe videre med hvordan denne modulen bør utvikles. Refleksjon Først og fremst vil jeg si at det har vært en positiv opplevelse og få lov til å jobbe med andre mennesker i et arbeidsmiljø som sannsynligvis vil ligne på det jeg kommer til å drive på med i fremtiden. Det er en god lærdom å ta med seg nå som studiene nærmer seg slutten og arbeidslivet er rett rundt døren. I tillegg vil jeg også si at Infotjenester har et bra arbeidsmiljø, ihvertfall på ITavdelingen. Dette mener jeg også er viktig for totalopplevelsen. Som sagt har vi jobbet hovedsakelig med konseptutvikling dette semesteret. Jeg tror det er bra for oss å få se hvordan en bedrift jobber med å komme frem til nye produkter som senere skal selges til selskapets kunder. Mange studenter forventer kanskje å begynne og utvikle et produkt med én gang. Altså at tiden til ideutvikling varer et par uker. Men hos Infotjenester kan denne tiden vare flere måneder og opp mot et par år. Det kan være alt fra en løs ide som fanges opp etterhvert og som deretter planlegges over lang tid før man i det hele tatt begynner å programmere. Andre ganger kan det være tilbakemeldinger fra kundene selv. Men uansett går ofte halve tiden, fra første ide til ferdig produkt, til konseptutvikling og ide-myldring. Selv om denne arbeidsprosessen kan være litt

langtekkelig til tider, så vil det komme godt med etter at studietiden er over. Alt i alt vil jeg si at vi har fått et godt innblikk i hvordan software, eller en modul til et nettsted blir utviklet. Det er mye jobb før man kan begynne å programmere. Jeg syns det er positivt måten bedriften har inkludert oss studenter på i arbeidet med timeregistrering. Vi har hatt jevnlige møter med produkteier, utviklingssjef og teknologidirektør. Vi har fått komme til med våre synspunkter og de har vært imøtekommende til våre tilbakemeldinger. Utviklingssjefen har vært vår veileder i denne perioden. Vi har stort sett hver onsdag hatt korte samtaler rundt arbeidet vårt. Det har vært viktig fordi konseptet timeregistrering kan fort bli uoversiktlig, så det har bare vært positivt med litt rettledning underveis. Jeg vil gjerne også si litt om arbeidsforholdene generelt. Vi har stort sett hatt en fast plass i kontorlandskapet ved utviklingsavdelingen på IT. Jeg syns det er bra at vi blir integrert i denne avdelingen, i stedet for å bli henvist til et møterom. Det har vært enkelt å ta kontakt med veileder, og andre dersom han ikke har vært til stede. Men det er noen ting jeg mener burde være bedre tilrettelagt. Arbeidet som det har vært lagt opp til har vært definert kun fra arbeidsplassens side. Her kunne noen ting ha vært gjort annerledes. Det burde vært større enighet mellom produkteier og utviklingssjef om hva arbeidsoppgavene våre burde være. Det ble ikke bestemt før i begynnelsen av oktober at vi skulle legge fra oss arbeidet med påmeldingsmodulen og kun konsentrere oss om timeregistrering. Planen i starten var å kun utrede muligheten for timeregistrering i HRessurs, og deretter fortsette med arbeidet med påmelding. I midten av oktober skulle vi være i gang med å lage en liten prototype på en påmeldingsmodul i HRessurs. Denne skulle så presenteres for utviklingssjefen og på fremlegget i desember. Men produkteier var uenig i prioriteringen, og mente at utreding om timeregistrering er en mye viktigere sak for bedriften. Dermed fikk vi noe kortere tid enn ønsket til å sette oss inn i denne problemstillingen. Samtidig som dette konseptet er såpass uavklart og omfattende at vi ikke hadde mulighet til å komme lenger enn konseptskisser og å innhente brukerinformasjon. Fra et perspektiv som utvikler (som jeg håper på å jobbe som i fremtiden), så ville naturlig nok det å få jobbe med å programmere en modul være mer givende. Å jobbe med dette i et godt IT-miljø tror jeg ville være sunt for progresjonen i mine kunnskaper som utvikler. Dette ville komme godt med når jeg skal søke jobb i fremtiden. Oppsummert skulle jeg derfor helst sett at det ble bestemt tidligere

hva vi skulle hovedsakelig jobbe med, samt at det burde være oppgaven med en modul for påmelding som ble valgt. Både fordi dette er mer overkommelig for to personer, samt at jeg tror det ville være mer interessant. Kort fortalt Vi har fått et innblikk i hvordan IT-avdelingen hos en bedrift utvikler programvare. Konsepttiden kan være lang, man begynner ikke å programmere før man har det helt klart hva som skal lages. Infotjenester har på en god måte introdusert oss i denne konseptfasen med jevnlige møter, som oftest med produkteier. Vi har blitt inkludert i arbeidsmiljøet med egen kontorplass. Men litt rotete start. Det burde bli tidligere avklart hva vi skulle jobbe med, slik at vi kunne fått et enda bedre sluttresultat.

Oversikt over timebruk og oppgaver. 1. Forarbeid. Dette inkluderer omvisning i bedriften, og en innføring om hva som er bedriftens hovedoppgaver. Vi ble også presentert to av bedriftens ideer som fortsatt er på tegnebrettet. Vi fikk en uke til å sette oss bedre inn i disse. 2. Prosjektplan. Innlevering den 12/9. Kort info om bedriften, samt tenkte oppgaver. 3. Design & konsept: Påmelding. I to uker skisserte vi opp flere modeller for hvordan en påmeldingsmodul kan se ut i HRessurs. Vi begynte dette arbeidet den 3/9, og avsluttet den 17/9. Vi fikk veiledning underveis. 4. Design & konsept: Timeregistrering. Det mest omfattende arbeidet dette semesteret. Vi jobbet med dette parallelt med påmelding. Midtveis hadde vi workshop med produkteier og teknologidirektør. Arbeidet med konsept for hvordan et system skal behandle registrerte timer avsluttet vi den 17/9, og jobbet videre med spørreundersøkelse. 5. Workshop. Vi ble presentert oppgaven med å lage en spørreundersøkelse som skal ut til utvalgte kunder hos bedriften. Vi hadde ga også en kort statusrapport på konseptet for timereg.modulen. Dette var et ca 4 timer langt møte den 10/9. 6. Midtrapport. Status ca midtveis i emnet. Innlevering den 24/10. 7. Spørreundersøkelse. Etter workshopen jobbet vi først med å lage en kort spørreundersøkelse kun for produkteier. Her tok vi tak i det vi mente var de viktigste tingene fra workshopen. Vi hadde møte den 24/9 for å diskutere undersøkelsen. Fra 1/10 begynte vi å jobbe med Questback. Vi lagde en spørreundersøkelse internt som ca 60 personer skulle svare på, og gi tilbakemelding til oss. Vi hadde en gjennomgang av denne den 15/10 sammen med produkteier. Vi fikk frem til 29/10 å gjøre oss ferdig med undersøkelsen, og den ble sendt ut til utvalgte kunder. 8. Analyse. Vi jobbet med å prøve og finne de viktigste elementene som hadde kommet frem ved undersøkelsen. Hverken produkteier eller veileder var til stede den 12/11, så derfor hadde vi en gjennomgang av undersøkelsen, samt en presentasjon av våre funn med nevnte personer den 19/11. 9. Forberedelser til bachelor. Vi diskuterte oppgaver og annet diverse vedrørende bacheloroppgaven den 19/11. 10. Møter. Vi hadde flere møter gjennom hele semesteret, spesielt med produkteier, men også teknologidirektør og utviklingssjef.

11. Rådføring med veileder. Vi hadde korte samtaler med veileder (Petter Ekrann) minst en gang hver onsdag gjennom semesteret. 12. Sluttrapport. Skriftlig rapport med beskrivelse og refleksjon av arbeidet i dette emnet. Innlevering den 1/12. 13. Muntlig eksamen. Fremlegg den 11.12. Antall timer på dette arbeidet vil ikke være klart til innlevering.