Styringsgruppens medlemmer Fagdirektør Helse Nord RHF, Jan Norum Dekan Arnfinn Sundsfjord, Det helsevitenskapelige fakultet, UiT Torsdag 27.09.12 INNKALLING TIL STYRINGSGRUPPEMØTE I SKDE I samråd med styringsgruppens leder innkalles det herved til styringsgruppemøte for Senter for klinisk dokumentasjon og evaluering (SKDE). Tid: 4. oktober 2012 kl. 10.00 til 15.00 Sted: Tromsø, Universitetssykehuset Nord-Norge Møterom C0-513 IP-nummer 904119 Vel møtt! Trine Magnus Leder SKDE 1
Møte i styringsgruppen for SKDE 4. oktober 2012 kl. 1000 1500 Møteplan: Kl 1000 Kl 1005 Velkommen Analyseenheten presentasjon og drøfting av aktuelle prosjekter Wennbergs teori som ramme for variasjon i forbruk av helsetjenester Storforbrukere av sykehustjenester Medisinske øyeblikkelige hjelps innleggelser i Nord Norge Kl 1230 Registerenheten presentasjon og drøfting av aktuelle prosjekter Demonstrasjon av rapporteringsløsning for registre Registerenhetens arbeid med registre innen Helse Nord Kort info om «UNN register» Kl 1400 Saksbehandling Sakstype Side 17/2012 Godkjenning innkalling og dagsorden 18/2012 Godkjenning referat forrige møte 19/2012 Budsjett 2013 20/2012 Eventuelt Beslutning Beslutning Beslutning Orientering 3 4 8 14 Kl 1500 Avslutning Lunsj ca kl. 11:30 2
Møtedato 04.10.2012 Saksnr 17/2012 Saksbehandler Sakstype Mai Lisbet Berglund Beslutning Tittel: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styringsgruppen for SKDE godkjenner innkalling og dagsorden. 3
Møtedato 04.10.2012 Saksnr 18/2012 Saksbehandler Sakstype Trine Magnus Beslutning Tittel: Godkjenning referat fra forrige møte Forslag til vedtak: Styringsgruppen for SKDE godkjenner møtereferat fra forrige styringsgruppemøte. Vedlegg 1: 4
Møtereferat Møte: Styringsgruppen for SKDE Møtedato: 18. juni 2012 kl 0930 1400 Til stede: Finn Henry Hansen (leder), Olav Helge Førde, Einar Bugge, Odd Søreide, Philip Skau, Barthold Vonen (på video fra kl 1100) Fraværende: Jan Norum(observatør) og Arnfinn Sundsfjord (observatør) Fra ledelsen i SKDE: Trine Magnus, Lise Balteskard, Anne Høye Saksnr. Saker 10 2012 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det ble foreslått å behandle sak 15 etter sak 12. Vedtak: Styringsgruppen godkjenner innkalling og dagsorden med den foreslåtte endring. 11 2012 Godkjenning av referat fra forrige møte Vedtak: Styringsgruppen godkjenner referat fra styringsgruppemøtet 23. mars 2012. 12 2012 Årsrapport og årsregnskap 2011 SKDE Styringsgruppen sa seg tilfreds med form og innhold i årsmeldingen og hadde ingen kommentarer til regnskapet. Styringsgruppen var svært opptatt av resultatformidling fra medisinske kvalitetsregistre som grunnlag for klinisk forbedringsarbeid. SKDEs bidrag til å fremme dette ble drøftet. Styringsgruppen anmodet SKDE om1) å gjennomgå status for regionale registre i Helse Nord hvilke finnes og hvor er potensialet for faglig forbedringsarbeid og 2) å rette en henvendelse til de nasjonale registrene som iflg Helse Nord rapporten sier de leverer data, om å få resultatene for Helse Nord sammenliknet med resten av landet. Vedtak: Styringsgruppen godkjenner Årsrapport og årsregnskap SKDE 2011. 13 2012 Prosjekter 2012 Registerenheten Registerenheten forholder seg til henholdsvis nasjonale og regionale oppdrag og strategier, og har etablert en prosjektbasert arbeidsform. I denne saken la registerenheten fram en systematisk oversikt over den samlete porteføljen av pågående prosjekter, med ansvarsplassering og tidsfrister. 5
Saksnr. Saker Det ble også orientert om hvordan kvalitetsregisterfeltet nå er organisert i Sverige. Styringsgruppen erkjente mange likhetstrekk mellom svensk og norsk modell. Finaniseringsordningene synes imidlertid å være både bedre etablert og mer dekkende i Sverige, mens finansiering av drift av nasjonale kvalitetsregistre fortsatt er et stort og uavklart problem i Norge. Styringsgruppen ba SKDE om å adressere denne problemstillingen i en egen sak til AD møtet. Styringsgruppen var videre svært opptatt av at resultater fra norske kvalitetsregistre i større grad må både etterspørres og formidles. Vedtak: 1. Styringsgruppen tar saken til orientering med de merknader som framkom i diskusjonen. 2. Styringsgruppen ber SKDE om å fremme en sak overfor AD møtet vedr finansieringsordning for norske nasjonale kvalitetsregistre 14 2012 Organisering av registerarbeid UNN HF Helse Nord RHF har nylig sendt melding til Datatilsynet om at databehandlingsansvaret for hhv ryggregisteret og NMK registeret skal overføres til UNN HF. Styringsgruppen ble i den forbindelse orientert om hvordan det arbeides for å etablere en enhet for registerstøtte i UNN. Styringsgruppen var i denne forbindelsen opptatt av å understreke SKDEs pådriverrolle overfor både nasjonale og regionale kvalitetsregistre mht å øke og dokumentere dekningsgrad. Det ble også en omfattende diskusjon om hvordan resultater fra kvalitetsregistrene i større grad bør og kan formidles og komme til anvendelse. Vedtak: Styringsgruppen tar saken til orientering inkludert de momentene som framkom under diskusjonen. 15 2012 Analyseenheten: Status og planlagt aktivitet/prosjekter Analyseenheten la i denne saken fram prosjekter og planer for arbeidet høsten 2012. Tre mulige prosjekt med arbeidstittel hhv Storforbruk, Medisinske ø hjelpsinnleggelser og Livets sluttfase ble særskilt presentert og inngående diskutert. Styringsgruppen anbefalte alle prosjektene og presiserte relevansen av disse prosjektene også i et samhandlingsperspektiv. Videre ble betydningen av å ha fokus på hvordan og i hvilken grad pasientgruppene i de ulike prosjektene overlapper hverandre understreket. Styringsgruppen kom med verdifulle synspunkter og innspill til hvert av prosjektene som vil bli vektlagt i det videre arbeidet. Vedtak: Styringsgruppen tilslutter seg med de momenter som framkom i diskusjonen planene som ble presentert for det videre arbeidet i analyseenheten. 6
16 2012 Eventuelt 1. Anne Høye disputerte 4. juni d.å. for PhD graden ved Universitet i Tromsø med avhandlingen Schizophrenia: Gender differences in diagnosis and mortality in admitted patients. Styringsgruppen gratulerer!!! 2. Styringsgruppen anmoder SKDE om på vegne av Helse Nord RHF å arrangere et seminar med tema kvalitetsforbedringsarbeid med grunnlag i kvalitetsregistre; status, samarbeid, metoder og verktøy. Primær målgruppe må være klinikere og de som i praksis arbeider med å etablere og benytte resultater fra kvalitetsregistre, med tema Framskaffelse og bruk av kvalitetsregisterdata i Helse Nord. Hovedfokus må være hvordan resultater fra kvalitetsregistre kan og skal benyttes til kvalitetsforbedring, styring og planlegging på ulike nivå i helsetjenesten. Seminaret kan evt arrangeres i forbindelse med et styringsgruppemøte og ha varighet fra lunsj til lunsj. Det bør inviteres deltakere også fra sentralt nivå eks Helse og omsorgsdepartementet og Stortingets Helse og sosialkomite. Neste møte: Referent: Trine Magnus 7
Møtedato 04.10.2012 Saksnr 19/2012 Saksbehandler Sakstype Gøril Nordgård Beslutning Tittel: Budsjett 2013 Forslag til vedtak: Styringsgruppen for SKDE tilslutter seg det framlagte budsjettforslaget og anbefaler dette overfor Helse-Nord RHF. Budsjett 2013 1. Innledende kommentarer Budsjettforslag 2013 for SKDE er basert på at rammene for drift videreføres på 2012- nivå for det nasjonale oppdraget (kostnadssted 3100 Nasjonalt servicemiljø). Denne rammen blir fra HODs side ikke lønns- og prisjustert, dvs beløpet på 11 millioner kroner er uendret fra 2009. Helse Nord RHF har også det regnskapsmessige ansvaret for de øremerkete midlene til fordeling mellom RHFene til felles infrastruktur for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. De siste to år har HOD justert denne rammen (kostnadssted 3150 Felles infrastruktur) med en lønns- og prisvekst på 3 %, mens det ikke legges opp til en full kompensasjon for 2013. Rammen for den Helse Nord-interne satsningen (kostnadssted 3200) økes med en lønns- og prisvekst på 3 %. Nytt i 2013 er at denne rammen reduseres i SKDE med budsjettet for Helse Nords to nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Beløpet overføres budsjettmessig fra SKDE til UNN HF som følge av at UNN HF formelt er blitt databehandlingsansvarlig. På kostnadssted 3200 er det planlagt for to nye stillinger: En analytiker (analyseenheten) En regional registerkoordinator (regional registerenhet). Gjeldende avtale med Helse Nord IKT om kjøp av utviklerkapasitet videreføres på samme nivå. Det kan vise seg å være behov for å øke denne noe i løpet av året dersom behovet for tjenester viser seg å være større enn kapasiteten. Hva gjelder innkjøp/drift er det under utarbeidelse en separat driftsavtale for SKDE med Helse Nord IKT, basert på SKDEs særskilte behov ut over standard for HFene. Denne avtalen vil medføre økte kostnader i forhold til dagens. Det er også under vurdering å styrke SKDEs analytiske IKT-infrastruktur med programspesifikke serverløsninger, bl.a. for SPSS, og det er tatt budsjettmessig høyde for dette. Nedenfor følger spesifisering av og omtale av planlagt budsjett for de enkelte kostnadsstedene. 8
2. Budsjett koststed 3100 Nasjonalt servicemiljø 2012 Prognose 2012 Budsjett 2013 3100 Nasjonalt servicemiljø Budsjett 2012 Budsjett 2013 Tilskudd fra HOD (11 000 000) (11 000 000) (11 000 000) Salgs og driftsinntekter (11 000 000) (11 000 000) (11 000 000) Fast lønn 4 234 098 3 899 264 4 084 000 Feriepenger 420 384 467 912 490 000 Kollektiv ulykke/gruppeliv 1 988 Arbeidsgiveravgift 329 239 403 658 423 000 Arbeidsgiveravgift feriepenger 764 Arbeidsgiveravgift av pensjon 24 422 Kollektiv pensjon KLP 428 329 742 420 778 000 Periodisert pensjon 297 834 Andre oppg.pl. godtgjørelser 29 288 48 000 48 000 Kurs, seminarer, kongresser og liknende 128 626 40 000 50 000 Rekrutteringskostnader, annonsering 227 613 100 000 50 000 Velferdstiltak ansatte 3 000 9 000 10 000 Lønnskostnad 6 125 586 5 710 253 5 932 000 Manuelle avskrivninger 75 000 Leie lokaler 909 088 339 000 339 000 Leie annen lokal 120 000 90 000 IKT utstyr 1 533 10 000 10 000 Teknisk og elektrisk utstyr 60 000 Kontorutstyr 12 000 Konsulenttjenester fra firma 250 176 250 000 305 000 Abonnement på tjenester 100 000 125 000 Andre eksterne tjenester 2 700 000 3 112 480 3 462 000 Kontorrekvisita 10 000 5 000 Trykksak 81 891 70 000 Bøker 3 200 1 500 7 000 Servering v/møter 303 118 60 000 Telefonabonnement og tellerskritt 2 000 2 000 Mobiltelefon 38 403 12 000 12 000 Annen driftskostnad 4 384 409 4 081 980 4 412 000 Km godtgjørelse 1 810 2 000 Reisekostnader oppgaveplikitg 27 858 4 000 4 000 Reisekostnader 340 592 504 000 480 000 Reisekostnader utenom reiseregnsyst 30 501 595 000 75 000 Oppgavepliktig diett 44 476 23 000 23 000 Skattepliktig diett 2 139 4 000 3 000 Administrativ forpleining 625 500 Kontingent 1 500 1 500 2 000 Gaver eksterne 10 000 Programvarelisenser 287 793 Diverse lisenser 28 000 30 000 Andre kostnader 124 699 35 767 39 000 Annen driftskostnad 861 993 1 207 767 656 000 Sum kostnader 11 371 988 11 000 000 11 000 000 Budsjettert resultat 371 988 (0) 9
2.1. Budsjettkommentar 3100 Nasjonalt servicemiljø Inntekter fra Helse og omsorgsdepartementet til Nasjonalt servicemiljø, koststed 3100 forutsettes videreført i statsbudsjett for 2013 uten prisjustering slik utbetaling fra Helse og omsorgsdepartementet har vært gjennomført siden 2010. Budsjett for lønnskostnader er redusert fra årets prognose, men økt fra budsjett 2012. Prognose for 2012 inkluderer dobbel lønn for leder registerenheten på grunn av innvilget permisjon med lønn september desember. Økning fra budsjett skyldes justering for lønnsvekst (3 %). Det er ikke budsjettert med nye stillinger innen nasjonalt servicemiljø i 2013. Kurs, seminarer og konferanser forventes å bli på nivå med 2012, det vil si med fratrekk for eget seminar i samarbeid med Helse Nord IKT som ikke gjentas i 2013. Rekruttering og annonsering reduseres i forhold til både prognose og budsjett for 2012 da det i 2013 ikke planlegges for nyrekruttering og annonsering av ny Kvalitetsregisterkonferanse splittes på 2013 og 2014. Leie av lokale er på nivå med budsjett 2012, mens leie av Grieghallen til Kvalitetsregisterkonferansen er inkludert i prognose for 2012. Det forventes utvidet bruk av konsulenttjenester i 2013 i forbindelse med forberedelse av konferanse 2014 og endring av nettsted. Dette vil inkludere grafiske og tekniske tjenester. Servicemiljøets datanettverk skal skilles ut fra UNN i egen nettverkssone som medfører inngåelse av egen avtale med Helse Nord IKT som driftsleverandør for vår IT infrastruktur. Dette er budsjettert på konto abonnement på tjenester. Budsjettpost andre eksterne tjenester omfattes av tidligere nodekostnader og leie av jurist fra Helse Nord IKT i tillegg til en udefinert prosjektpost på kr 690.000. Budsjettpost servering ved møter er sterkt redusert fra prognose 2012 som inkluderer middag og lunsjer under Kvalitetsregisterkonferanse 2012. Reisekostnader var overbudsjettert i 2012 og budsjett for 2013 er derfor redusert til et realistisk nivå i forhold til forventet reiseaktivitet som vil økes i forbindelse prosjektene; PROM, NPR validering og dekningsgradsanalyser, offentliggjøring av resultater fra kvalitetsregistre etc.. 10
3. Budsjett koststed 3150 Felles infrastruktur 2012 Budsjett 2012 3150 Felles infrastruktur Prognose 2012 Budsjett 2012 Budsjett 2013 Tilskudd fra HOD (19 000 000) (16 699 000) (18 000 000) Salgs og driftsinntekter (19 000 000) (16 699 000) (18 000 000) Lønnskostnad Andre eksterne tjenester 19 000 000 16 699 000 18 000 000 Annen driftskostnad 19 000 000 16 699 000 18 000 000 Annen driftskostnad Sum kostnader 19 000 000 16 699 000 18 000 000 Budsjettert resultat 3.1. Budsjettkommentar 3150 Felles infrastruktur Den øremerkete satsningen på arbeidet med nasjonale medisinske kvalitetsregistre har fra 2009 blitt tildelt midler til nasjonale felles infrastrukturmidler. Midlene har fra 2010 blitt justert for prisvekst med ca 3 %. Midlene forvaltes av Helse Nord RHF på vegne av de fire RHF og føres i eget koststed 3150. For mer informasjon om budsjetterte kostnader vises det til vedtak i interregional styringsgruppe sak 35/2012 Felles infrastrukturmidler forslag til fordeling for 2013. Forslag gjengitt i tabell under: Oppgave Beløp Ansvarlig Utbetales til Helse Sør Øst: 4,2 mill Helse Vest: 3,1 mill Regionale Helse Midt Norge: 2,1 mill De enkelte RHF De enkelte RHF nodefunksjoner Helse Nord: 1.6 mill SUM 11 mill Prosjektmidler Nasjonalt Hjerte og karregister Prosjektmidler teknisk løsning Kreftregisteret Prosjektmidler register for biologiske legemidler PROM nettverk 2 mill Helse Midt RHF 2 mill Helse Sør Øst RHF 1.5 mill Helse Midt RHF 0,5 mill Helse Nord RHF Helse Midt RHF Helse Sør Øst RHF Helse Midt RHF Helse Nord RHF Validering og dekningsgradsanalyser NPR Til sammen 1 mill 18 mill Helse Nord RHF Helsedirektoratet, NPR Helse Nord RHF 11
4. Budsjett koststed 3200 SKDE 2012 Art Budsjett 2012 3200 SKDE Prognose 2012 Budsjett 2012 Budsjett 2013 3500 Andre tilskudd/refusjoner (2400 000) (2 400 000) (2 400 000) Salgs og driftsinntekter (2 400 000) (2 400 000) (2 400 000) 5000 Fast lønn 2 954 828 4 240 325 4 135 000 5009 Feriepenger 368 580 508 839 496 000 5090 Annen lønn 1 089 996 1 298 200 5281 Kollektiv ulykke/gruppeliv 5 288 5400 Arbeidsgiveravgift 329 747 425 155 418 000 5408 Arbeidsgiveravgift av pensjon 22 298 5410 Kollektiv pensjon KLP 315 431 793 488 788 000 5419 Periodisert pensjon 123 226 5501 Andre oppg.pl. godtgjørelser 29 308 30 000 30 000 5600 Kurs, seminarer, kongresser og 160 785 90 000 175 000 5670 Rekrutteringskostnader, annonsering 100 000 100 000 5900 Gaver til ansatte 1 483 5930 Velferdstiltak ansatte 17 055 12 200 10 000 Lønnskostnad 5 418 024 7 498 206 6 152 000 6099 Manuelle avskrivninger 75 000 75 000 75 000 6300 Leie lokaler 448 335 379 000 339 000 6510 IKT utstyr 47 652 75 000 75 000 6530 Inventar 83 453 20 000 40 000 6540 Teknisk og elektrisk utstyr 24 513 500 000 500 000 6550 Kontorutstyr 15 000 15 000 6640 Vedl/rep serv IKT utstyr 10 179 6720 Konsulenttjenester fra firma 73 928 85 000 6798 Abonnement på tjenester 460 000 125 000 6799 Andre eksterne tjenester 3 100 000 3 387 072 3 387 000 6800 Kontorrekvisita 65 994 50 000 75 000 6820 Trykksak 205 669 80 000 175 000 6841 Bøker 10 500 2 000 20 000 6860 Servering v/møter 17 500 60 000 50 000 6903 Mobiltelefon 31 218 28 000 33 000 6910 Porto 41 887 80 000 Annen driftskostnad 4 699 328 4 844 072 4 917 000 7100 Km godtgjørelse 4 343 500 7 000 7130 Reisekostnader oppgaveplikitg 3 174 6 000 7 000 7140 Reisekostnader 150 571 322 641 250 000 7149 Reisekostnader utenom reiseregnsyst 30 809 75 000 10 000 7150 Oppgavepliktig diett 10 186 16 000 27 000 7151 Skattepliktig diett 129 7153 Administrativ forpleining 341 2 000 2 000 7400 Kontingent 1 000 7410 Gaver eksterne 1 900 1 000 2 000 7600 Programvarelisenser 7690 Diverse lisenser 84 500 250 000 250 000 7797 Andre kostnader 80 000 40 580 133 000 Annen driftskostnad 366 953 718 721 698 000 Sum kostnader 10 484 305 13 060 999 11 767 000 Budsjettert resultat 8 084 305 10 660 999 9 367 000 12
4.1. Budsjettkommentar 3200 SKDE Helse Nords to nasjonale medisinske kvalitetsregistre overføres i 2013 budsjettmessig fra SKDE til UNN som følge av endret databehandlingsansvarlig. SKDEs totale ramme for koststed 3200 er altså redusert med disse to registrenes 2013 budsjett på til sammen kr 1 5067 057. Inntektsrammen fra Helse Nord er justert for lønns og prisvekst med 3 %. Budsjett for lønnskostnader er redusert i forhold til budsjett 2011 hvor det også var planlagt nyansettelse av analytiker og lokal/regional registerkoordinator. Reduksjonen skyldes opphør og reduksjon av deltidsstillinger (Børge og Eva). Det er satt av midler til opplæring og kursing av nyansatte og til rekruttering av ny analytiker og registerkoordinator. Leie av lokale er på nivå med budsjett 2012. Også i 2013 er det tatt høyde for innkjøp av IKT og teknisk utstyr med kr 500 000 for å gi rask og sikker analysekapasitet og infrastruktur for drift av databaser. Det er også tatt høyde for inngåelse av egen avtale med Helse Nord IKT som driftsleverandør for vår IT infrastruktur budsjettert på konto abonnement på tjenester. Økende produksjon av analyser og rapporter har gitt økte kostnader for trykksaker i 2012, noe som følges opp med høyere budsjett i 2013 enn i 2012. Budsjettpost abonnement på tjenester inkluderer kostnader til SAS, kjøp av tjenester fra ASL og NPR og leiekostnad for IKT utviklere fra Helse Nord IKT. Reisekostnader er økt noe i forhold til prognose 2012 på grunn av planlagt reiseaktivitet i forbindelse med deltakelse i Nasjonalt Topplederprogram for helsetjenesten. Det er budsjettert romslig for nye programvarelisenser og andre kostnader. 13
Møtedato 04.10.2012 Saksnr 20/2012 Saksbehandler Sakstype Tittel: Eventuelt 14