BÆRUM KOMMUNE Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon
Innhold 1. INNLEDNING... 3 2. OPPBYGNING... 4 2.1. ABSOLUTTE KRAV SOM ER UFRAVIKELIG... 4 2.2. VEDLEGG 1 PERSONAS... 4 2.3. VEDLEGG 2 BRUKERHISTORIER... 5 2.4. VEDLEGG 3 ARBEIDSPROSESSER... 5 2.5. VEDLEGG 4 FUNKSJONELLE KRAV... 5 2.6. VEDLEGG 5 PRESENTASJON... 5 2.7. VEDLEGG 6 TEKNISKE KRAV... 6 2.8. VEDLEGG 7 IMPLEMENTERING... 6 2.9. FORKLARINGER TIL UTFYLLING AV VEDLEGG 4 FUNKSJONELLE KRAV OG VEDLEGG 6 TEKNISKE KRAV:... 6 3. OPSJONER... 6 3.1. DRIFT... 6 3.2. KOMMUNIKASJON MED MOBILE ENHETER... 7 3.3. BRUK I KOMMUNALE BARNEHAGER... 7 Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 2
1. Innledning Dette anbudet må sees i sammenheng med et større prosjekt som ser på helheten i satsingen på IKT i grunnskolen i Bærum kommune. Det vi søker, er et felles digitalt rammeverk for pedagogisk og administrativ bruk av IKT for alle brukerne, elever, lærere, skoleledelsen, foreldre/foresatte og ansatte hos skoleeier. Vi har i prosjektet jobbet etter en brukerorientert prosjektmetodikk. Med oss i tankene har vi hele tiden hatt fiktive brukerne, kalt Personas, som representanter for brukerne i bærumsskolen (Se Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Vedlegg 1 Personas). Vi har laget brukerhistorier (Se Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Vedlegg 2 Brukerhistorier) for disse for å synliggjøre ulike behov. Det bemerkes at brukerhistoriene er utformet i forhold til den helhetlige satsingen på IKT i grunnskolen i kommunen, så det vil være noen historier som ikke er relevante i forhold til dette anbudet. Vi har videre kartlagt og modellert noen av lærernes arbeidsprosesser, knyttet til planlegging, gjennomføring og vurdering (Se Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Vedlegg 3 Arbeidsprosesser) Vi ber tilbyderne synliggjøre i hvilken grad og hvordan de kan innfri behovene/kravene knyttet til brukerhistoriene og arbeidsprosessene. En anskaffelsesprosess for et rammeverk for IKT for bærumskolen er tidkrevende og kostbar for alle parter. Det er avgjørende at både leverandør og Bærum Kommune oppfatter at det blir en riktig og god samarbeidsform og avtale. Det forutsetter at begge parter Agerer på en slik måte man ville ønske dersom man var den andre part Sikrer et konstruktivt og løsningsorientert samarbeidsforhold Er åpne om utfordringer og tar det opp til avklaringer før det blir et større problem Varsler hverandre dersom det er utfordringer som truer tidspunkt for, kostnader ved eller kvalitet på leveranse Det er naturlig å forvente en levetid på en slik løsning på ca 10 år. Mange av kravene som er beskrevet i konkurransegrunnlaget er forhåpentlig godt fremtidsrettet i forhold til de utfordringer Bærum Kommune, som en av Norges største, vil møte i årene som kommer. Det er viktig at krav fra Bærum kommune vurderes mest mulig realistisk. Leverandøren er medansvarlig for at en anskaffelse skal bli vellykket for brukerne og til glede for begge parter. Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 3
2. Oppbygning Kravspesifikasjon er bygd opp med vedlegg som beskriver ulike krav som leverandøren skal besvare og legge ved tilbudet som Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon. 2.1. Absolutte krav som er ufravikelig Kravene i tabellen under skal leverandøren oppfylle. Løses ikke kravene vil tilbudet ikke bli akseptert. Nr Krav/innhold OK 1 Innlogging til læringsplattformen via FEIDE. 2 Løsningen skal leveres med norsk språk. 3 Kunne være effektivt rammeverkt for bruk av 3. parts læringsobjekter i form av oppdaterte versjoner av AICC 4 Løsningen skal kunne håndtere standardiserte filformat 5 Grunnoppsett med minimum 200 Terrabyte totalt for BK for første år 6 7 Økt årlig lagringskapasitet fra forrige år på 20 %. Inngår i grunnoppsetet uten ekstra kostnad. All funksjonalitet som Leverandøren har og kan tilby som del av rammeverket, inklusive tilleggsmoduler, skal inngå i avtalen og kunne benyttes av Bærum kommune uten ekstra kostnad. Dette innbefatter ikke kostnadsbelagte produkter i form av lisenskostnader fra ekstern leverandør. 8 9 10 Leverandøren skal rette seg etter beskrivelser som er gitt i Bilag 3 Kundens tekniske plattform Løsningen som tilbys skal oppfylle krav i aktuelle lover og forskrifter, herunder personopplysningsloven, arkivloven m.v Leverandøren skal sette seg inn i kommunens egne regler og retningslinjer før løsningen innføres. Leverandøren skal i sitt tilbud starte med en bekreftelse på at de absolutte krav er tilfredsstilt. 2.2. Vedlegg 1 Personas I arbeidet med å avdekke ulike behov/krav til et felles rammeverktøy for ikt i bærumsskolen, har vi laget noen fiktive brukere, også kalt personas. En persona er en fiktiv person, som vi har beskrevet med navn, alder, bosted, bilde, interesser og kompetanse innen IKT. Poenget er å lage konkrete, tydelige og troverdige representasjoner av abstrakte, generelle data og målgrupper. Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 4
De fiktive brukerne vi har valgt oss er alle knyttet til bærumsskolen, enten som elev, foresatt, lærer, rektor eller skoleeier. Vi har valgt tre ulike elever, to lærere, to foreldre, en rektor og en representant for skoleeier. Vi har valgt flest elever, både fordi denne gruppen har et stort spenn i alder og brukerbehov og fordi vi ønsker å ha fokus på elevenes læringsutbytte. Vi ønsker at leverandøren synliggjør i Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon, hvordan våre personas vil få en bedre og mer effektiv hverdag med leverandørens rammeverktøy og gi eksempler på hvordan brukerne vil få en positiv opplevelse. 2.3. Vedlegg 2 Brukerhistorier Videre i arbeidet med de fiktive brukerne (personas) har vi laget brukerhistorier. En brukerhistorie skal vise hvilke oppgaver brukeren ønsker løst og hva som er viktigst for dem. Som (bruker av systemet) ønsker jeg (ny funksjonalitet eller problem som må løses) fordi jeg/slik at jeg (verdien av historien). Brukerhistoriene er vårt bilde på en ideell hverdag som vi vil tilstrebe at våre brukere skal oppleve. Vi ønsker at leverandøren synliggjør i Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon, hvordan våre brukerhistorier kan løses på en best mulig måte og gi den verdi som hver brukerhistorie står for. 2.4. Vedlegg 3 Arbeidsprosesser Arbeidsprosesser har vi laget som flytskjemaer for å vise de sentrale arbeidsprosessene våre personas jobber etter i sitt daglige virke. Det er viktig for Bærum kommune at vårt nye rammeverktøy kan bidra til at arbeidsprosessene kan effektiviseres, oppleves som brukervennlig og gi brukerne en merverdi i deres travle hverdag. Vi ønsker at leverandøren synliggjør i Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon, synliggjør i utstrakt grad hvordan rammeverktøyet kan underbygge våre arbeidsprosesser. 2.5. Vedlegg 4 Funksjonelle krav De funksjonelle kravene er lagt inn i et Excel-ark som vi vil at leverandøren fyller ut som del av Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon. 2.6. Vedlegg 5 Presentasjon Det er viktig at leverandør viser hvordan deres rammeverktøy understøtter våre personas, brukerhistorier og modell for arbeidsprosesser. Vi mener en videopresentasjon av rammeverktøyet vil gi oss et godt innblikk i hvordan leverandørens didaktiske modeller og administrative prosesser fungerer, og i hvilken grad rammeverktøyet bidrar til at Bærum kommune kan være en foregangskommune innen digital didaktikk. Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 5
Vi vil at leverandøren viser oss gode eksempler på administrativ og pedagogisk bruk av rammeverket ved å lage en dvd som del av Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon. 2.7. Vedlegg 6 Tekniske krav De tekniske kravene er lagt inn i et Excel-ark som vi vil at leverandøren fyller ut som del av Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon. 2.8. Vedlegg 7 Implementering For å lykkes med prosjektet som handlingsplan for bruk av digitale medier i bærumsskolen legger opp til, er implementering av rammeverktøy for IKT i bærumsskolen en av de aller viktigste faktorene. Det å få til en sømløs integrasjon med vårt skoleadministrative system, god opplæring av brukerne og et rammeverktøy som er tilnærmet feilfritt, er et mål for oss. Dyktige medarbeidere og pedagoger hos leverandøren vil bli vurdert som viktig, i tillegg til våre krav for gjennomføring. Våre krav er lagt inn i et Excel-ark som vi vil at leverandøren fyller ut som del av Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon. 2.9. Forklaringer til utfylling av vedlegg 4 Funksjonelle krav og vedlegg 6 Tekniske krav: Prioriteringen (pri) er gitt etter følgende skala: K = Kritisk høy H = Høy prioritet M = Middels prioritet L = Lav prioritet I kravtabellene (Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Vedlegg 4 Funksjonelle krav og Vedlegg 6 Tekniske krav) skal leverandøren svare Ja eller Nei. Dersom kravet ikke er 100 % oppfylt ved innlevering av tilbud, skal kolonnen Forbehold og Kommentar utfylles. Dersom forbehold skyldes manglende funksjonalitet og denne funksjonalitet må utvikles, skal dato for når Kunden kan forvente akseptansetest legges inn. Det skal fremkomme med pris som del av Bilag 7 og Bilag 7 Vedlegg 1 Prisskjema. 3. Opsjoner Bærum kommune ønsker å ta med tre opsjoner i dette anbudet. 3.1. Drift Bærum kommune ønsker å se på muligheter for drift av rammeverktøyet innad i Bærum kommune og som del av eget nett. Opsjon kan tidligst tas ut 2 år etter kontraktsinngåelse. Tjenesten som opsjon gjelder, skal inngå som del av tilbudet og pris skal fremgå i Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser Vedlegg 1 Prisskjema. Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 6
3.2. Kommunikasjon med mobile enheter Bærum kommune har per i dag ingen erfaring med kommunikasjon mot mobile enheter og brukere innenfor skolesektoren. Vi ønsker oss en erfaringsbakgrunn med bruk av rammeverktøyet for IKT før vi bestemmer oss for hvilken løsning som er best for bærumsskolen. Det kan være en mulighet for at kommunikasjon med mobile enheter legges ut som eget anbud. Opsjon kan utløses av Kunden med et varsel på 3 måneder. Leverandør skal beskrive tjenesten som del av Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon. Pris skal fremgå i Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser Vedlegg 1 Prisskjema. 3.3. Bruk i kommunale barnehager Bærum kommune har per i dag ikke et rammeverktøy for IKT i barnehage. Vi ser for oss at rammeverktøyet for bærumsskolen også kan benyttes i de kommunale barnehagene. Opsjon kan utløses av Kunden med et varsel på 3 måneder. Leverandør skal beskrive tjenesten som del av Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon. Pris skal fremgå i Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser Vedlegg 1 Prisskjema. Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 7