Verneombodsarbeid slik kan det gjerast Verneombodsarbeid H M S slik kan det gjerast ein sjølvsagd del av arbeidsdagen. 1
Forord Denne boka er eit resultat av samarbeid i vernetenesta i Helse Vest. Mykje av grunnlaget er lagt gjennom god jobbing frå alle på samlingane på Sola. Vi vil takke gode samarbeidspartnarar, som har gitt oss god hjelp og gode råd, mellom anna tillitsvalde og tilsette i HMS-einingane. Ei ekstra takk til Tommy Johansen, konsernverneombod i Helse Sør-Øst, som står bak illustrasjonane. Torleiv Bergland Hovudverneombod, Helse Vest RHF Elisabeth Jane Dragsnes Føretakshovudverneombod, Helse Bergen HF Knut Eirik Fjellbakken Hovudverneombod, Helse Vest IKT AS Randi Broch Guddal Føretakshovudverneombod, Helse Fonna HF Guri Handeland Føretakshovudverneombod, Helse Førde HF Birte Helland Føretakshovudverneombod, Helse Stavanger HF Leif Johnsen Konsernhovudverneombod, Helse Vest Reidun Kleppa Føretakshovudverneombod, Sjukehusapoteka Vest HF 2
Innhald Hensikta med boka 4 Strategi for verneomboda 2010 2014 5 Samarbeidspartnarar og roller 7 Samhandling i vernetenesta 12 Vernearbeidsmetodikk 16 Arbeidsplan 17 Endring og utvikling 20 Usemje og konflikt 23 Tilrettelegging av arbeidet 26 Avvik og uønskte hendingar 29 Byggjesak 32 Kompetanseplanlegging 35 Aktuell litteratur 37 Referansar 37 3
Hensikta med boka Verneombodet skal vareta arbeidstakarane sine interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Denne setninga oppsummerer kort kva vi som verneombod skal vere opptekne av, og opnar arbeidsmiljølovas 6-2, som handlar om oppgåvene til verneombodet. Saker som angår arbeidsmiljøet kva saker er no det? Sjølv om setninga er kort, inneheld ho særs mykje. I verksemdene i Helse Vest er det mange ulike saker som angår arbeidsmiljøet. Som verneombod har vi tidlegare kanskje retta mest fokus mot verneutstyr og liknande, men dei siste åra har vi innsett at rolla som verneombod inneber mykje meir. Det kan ein også lese av strategien vår for perioden 2010 2014. I samarbeid med medarbeidarar, tillitsvalde og leiarar skal vi bidra til å gjere HMS til ein sjølvsagd del av arbeidsdagen. Det kan vere krevjande å finne rolla som verneombod det gjer seg ikkje sjølv. Denne boka ser på korleis ein sjølv kan ta tak i vervet, og erstattar på ingen måte verksemdene sine HMS-handbøker, kurs og anna opplæring. Det er ikkje ei lærebok i arbeidsmiljø, meir ei bok om korleis ein kan gå fram i arbeidet. Ho skal med andre ord vere eit supplement for verneombod. Det vil vere tema her som ikkje alle har nok kunnskap om, og som ein må skaffe seg på annan måte. Denne boka er skriven for å hjelpe oss som verneombod til å få meir tryggleik i rolla. 4
I samarbeid med medarbeidarar, tillitsvalde og leiarar skal vi bidra til å gjere HMS til ein sjølvsagd del av arbeidsdagen. 5
6 Helse, miljø og sikkerheit skal vere ein sjølvsagd del av arbeidsdagen.
Strategi for verneomboda 2010 2014 Vår visjon er: Helse, miljø og sikkerheit skal vere ein sjølvsagd del av arbeidsdagen. Verdiane våre er: Respekt for kvarandre Tryggleik og samhald Kvalitet gjennom medverknad og samarbeid Våre mål: Verneomboda er synlege Vi er engasjerte, synlege og aktive. Vi har eigne kompetanseplanar for alle verneombod. Vi støtter kvarandre i rolla. Vi er tilgjengelege for både medarbeidarar og arbeidsgivar. Vi har oversiktlege verneområde. Vi bruker nok tid til å vareta vervet. Verneomboda er aktive og attraktive samarbeidspartnarar Vi er ein sjølvsagd samarbeidspartnar for medarbeidarar, tillitsvalde og leiarar. Vi arbeider for at medarbeidarar, tillitsvalde og leiarar skal oppnå ei felles forståing for HMS, og vi tek felles ansvar for eit godt arbeidsmiljø. Vi har reell medverknad på vårt nivå i verksemda. Verneomboda ser HMS som ein integrert del av arbeidsdagen Vi arbeider for at det førebyggjande HMS-arbeidet blir prioritert. Vi er pådrivarar for at HMShandlingsplanane blir aktivt brukte, og at alle medarbeidarane bidreg. Vi medverkar til openheit om avvik og arbeider for at verksemdene våre skal ta lærdom av avvika. Vi ser klima og ytre miljø som ein viktig del av det systematiske HMSarbeidet. Verneomboda medverkar til endring og utvikling Vi deltek i arbeid med å utvikle visjonar, strategiar og mål i verksemdene våre. Vi medverkar til å vareta arbeidsmiljøperspektiv i utviklings- og endringsarbeid. Vi medverkar til å utvikle gode arbeidsprosessar, understøtta av rette IKT-system. 7
Samarbeidspartnarar og roller I arbeidsmiljøsaker vil vi ha fleire samarbeidspartnarar med ulike roller. Samarbeid og forståing for kvarandre sine roller er føresetnader for å skape eit godt arbeidsmiljø. Ulike roller kan gi ulike føringar for korleis ein nærmar seg ei sak. Det er viktig å vere bevisste på dette, mellom anna fordi det før eller sidan kjem saker der det er vanskeleg å bli einige. På den måten kan vi lettare hanskast med usemje og betre skilje sak og person. Medarbeidarar Medarbeidarane våre er dei viktigaste samarbeidspartnarane våre. Det er dei vi representerer, og det er dei som gir oss legitimitet. Som verneombod må vi vere tilgjengelege for å ta opp arbeidsmiljøsaker etter ønske frå medarbeidarane våre. I mange saker er det nyttig å få noko skriftleg, men det skal vere låg terskel for ein medarbeidar til å kontakte verneombodet. Medarbeidarane har i mange saker ei sjølvstendig plikt til å orientere leiaren, men kan alltid be om råd frå verneombodet. Medarbeidarane må få regelmessig informasjon frå verneombodet. Bruk fast nokre minutt på kvart personalmøte til å orientere om aktuelle saker. Bruk også e-post og oppslagstavle til å informere. Tillitsvalde Tillitsvalde og verneombod blir involverte i mange av dei same sakene. Vi har ulike roller og vil i mange tilfelle utfylle kvarandre i arbeidsmiljøsaker. Tillitsvalde har også ei rolle i HMS-arbeidet, mellom anna i arbeidsmiljøutvalet. I tillegg er rolla som tillitsvald retta mot lønn og arbeidsvilkår for medlemmene. Godt samarbeid mellom tillitsvalde og verneombod er ein suksessfaktor for å få gode og trygge arbeidsplassar. Vi må derfor prioritere eit godt samarbeid, orientere kvarandre om aktuelle saker og gjerne etablere faste møteplassar. Godt samarbeid mellom verneombod og tillitsvalde - ein suksessfaktor Spørjeundersøkninga blant verneomboda i Helse e Vest viste ein tydeleg samanheng mellom godt samarbeid med tillitsvalde og oppnådde resultat som verneombod. Dei som ga høg skår på dette utsagnet: Jeg har et godt samarbeid med tillitsvalgte, gav også høg skår på dette: Mine synspunkt blir vektlagt i saker som angår arbeidsmiljøet. 8
Samarbeid og forståing for kvarandre sine roller er føresetnader for å skape eit godt arbeidsmiljø. 9
10 Arbeidstilsynet kan ha tilsyn ved verksemda for å sjå til at arbeidsmiljøet er i samsvar med lov og forskrifter.
Leiarar Leiaren har det overordna ansvaret for arbeidsmiljøet og skal derfor ta avgjersler i arbeidsmiljøsaker, men føresetnaden er at verneombod, tillitsvalde og medarbeidarar har medverka slik dei skal. For å sikre eit godt HMS-arbeid er det såleis ein føresetnad at leiaren og verneombodet har eit godt samarbeid. Vi må ha avklarte forventningar til kvarandre og ha respekt for kvarandre sine roller, slik at vi kan etablere den nødvendige gjensidige tilliten. Det skal vere faste møte mellom verneombod og leiar på alle nivå på den måten kan vi saman greie å ha fokus på det jamne, førebyggjande HMS-arbeidet. Rapport frå sintef om verneombodets rolle og funksjon Et velfungerende samarbeid med daglig leder er trolig den viktigeste enkelfaktor for at verneombudet skal få til forbedringer på arbeidsmiljøsiden (Torvatn, Forseth et al. 2007). HMS-eining/bedriftshelseteneste Medarbeidarane i HMS-eininga og bedriftshelsetenesta har kompetanse om fagfelta i HMS-området og er såleis viktige støttespelarar og samarbeidspartnarar for verneomboda. Bedriftshelsetenesta har ei fri og uavhengig stilling og skal hjelpe medarbeidarar, verneombod og leiarar i arbeidsmiljøsaker. Både HMS-eininga og bedriftshelsetenesta er rådgivande leiaren har alltid ansvaret. Arbeidsmiljøutvalet Arbeidsmiljøutvalet (AMU) er det øvste organet i vernetenesta og er samansett av like mange representantar frå arbeidstakarog arbeidsgivarsida. Vedtak i AMU er til vanleg rådgivande. I saker som medfører fare for arbeidstakarars liv eller helse, kan AMU gjere vedtak som vil vere bindande for arbeidsgivaren. AMU skal vere eit samarbeidsutval der leiarar og medarbeidarar kjem fram til gode løysingar i saker som angår arbeidsmiljøet. Alle verneombod kan fremme saker for arbeidsmiljøutvalet, men det er mest hensiktsmessig at dette blir koordinert av hovudverneombodet som sit i utvalet. Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet har rettleiingsplikt, og svartenesta deira vil ofte vere nyttig å bruke. Saker som ikkje er løyste i verksemda, kan takast til Arbeidstilsynet, men då bør alle moglegheiter internt vere prøvde, og hovudverneombodet bør vere involvert. Arbeidstilsynet kan ha tilsyn ved verksemda for å sjå til at arbeidsmiljøet er i samsvar med lov og forskrifter. Verneombodet skal vere med ved tilsyn. 11
Samhandling i vernetenesta Samhandling internt i vernetenesta er ein av føresetnadene for å lykkast i vervet. Vi skal ha låg terskel for å kontakte og støtte kvarandre også utanom møta. Gjennom å dele kunnskap og erfaring skal ingen verneombod kjenne seg åleine med ei sak, eller slite med å utvikle vervet. Samhandling er også å dele informasjon, men hugs at det er teieplikt i enkelte saker. Ved å samarbeide og dele gode erfaringar kan ein også få inspirasjon til å arbeide førebyggjande i sitt eige arbeidsmiljø. Organisering Vernetenesta i Helse Vest er godt organisert og følgjer i hovudsak linjene i organisasjonen. På denne måten finn ein verneombod på dei fleste vedtaksnivå, noko som gir høve til å medverke til gode avgjersler. Dette må vidareførast i tråd med korleis organisasjonen endrar seg. Det er arbeidsmiljøutvalet som deler verksemda inn i verneområde, men vi må heile tida sjå til at verneområda er klart definerte og oversiktlege. Rollene til verneombod på ulike nivå er skildra i HMShandboka til den enkelte verksemda. Vi må setje oss godt inn i dette og sørgje for nødvendige avklaringar med leiarar og andre verneombod. Verneombodsmøte Verneombodsmøta er den viktigaste samhandlingsarenaen vår, og dei er obligatoriske. I møta har vi eit felles ansvar for å støtte kvarandre fagleg, dele kunnskap, hjelpe kvarandre med krevjande saker og finne gode løysingar i lag. Vi må alle bidra til å utvikle møta slik at dei blir gode arenaer for læring, med fokus på førebygging og problemløysing. Vi må ha møteplanar for minst eit halvår om gongen, men helst for heile året. Leiaren må få møteplanen så tidleg som mogleg, slik at det er råd å tilpasse arbeidsplanen til møtestrukturen. Årsrapport Verneombod på alle nivå bør skrive årsrapport. Skriv rapporten med utgangspunkt i eigne mål og vår felles strategi. Rapporten bør vere kortfatta, men bør ha oversikt over følgjande: Møteaktivitet (for eksempel verneombodsmøte, møte med leiaren) Deltaking i prosjekt og arbeidsgrupper Spesielle saker ein har arbeidd med 12
Kompetanseheving (for eksempel deltaking på kurs og konferansar) Andre tema som er viktige å formidle Send rapporten til alle du samarbeider med i arbeidsmiljøsaker, for eksempel verneombod i eininga, hovudverneombod, tillitsvalde, medlemmer i arbeidsmiljøutvalet, leiar(ar) og medarbeidarar. Oppfølgingssamtalar Hovudverneombod og verneombod på nivå 2 bør ha oppfølgingssamtalar med verneomboda i eininga minst ein gong i året. Alle verneombod treng å bli sett og ha ein arena for å ta opp ulike tema med verneombodet på nivå 2 / hovudverneombodet sitt. Det er også svært nyttig for hovudverneombodet å få betre kjennskap til korleis det enkelte verneombodet jobbar, og korleis ein kan betre samarbeidet. Korleis vil du seie at organiseringa av vernetenesta i nivå 2-eininga di fungerer? Korleis meiner du verneombodsmøta fungerer? - Kva kan vi eventuelt gjere annleis? - Korleis vil du bidra til å gjere møta betre? Korleis utviklar du sjølv vervet, med tanke på: - Samarbeid? - Kompetanse? - Praktisk tilrettelegging, inklusive tid til å utøve vervet? - Korleis formidlar du dette til leiar? Samtalane kan mellom anna ha fokus på dette: Korleis opplever og trivst du i vervet ditt? Korleis fungerer samarbeidet med og forholdet til leiaren, tillitsvalde og andre verneombod? 13
Vernearbeidsmetodikk Systematisk tilnærming til verneombodsarbeidet Verneombod har mange oppgåver, og det kan vere vanskeleg å vite korleis ein skal gå fram. I dette kapitlet blir arbeidsprosessen for seks ulike tema skildra. Dei kan ha overføringsverdi til andre saker. Vi må ha eit klart bilete av mål og hensikt, kjenne dei viktigaste reglane i lov og forskrift og systematisere arbeidet vårt i førebuing, gjennomføring og oppfølging og evaluering. Mål og hensikt (lov og forskrift) FØREBUING GJENNOMFØRING OPPFØLGING OG EVALUERING 14
Arbeidsplan Mål og hensikt Når ein utarbeider ein arbeidsplan, vil det overordna alltid vere å sjå på konsekvensane for helsa til medarbeidarane. Lov og forskrift Aml. 4-1. Generelle krav til arbeidsmiljøet 2) Ved planlegging og utforming av arbeidet skal det legges vekt på å forebygge skader og sykdommer. Arbeidets organisering, tilrettelegging og ledelse, arbeidstidsordninger, lønnssystemer, herunder bruk av prestasjonslønn, teknologi, mv. skal være slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger og slik at sikkerhetshensyn ivaretas. Førebuing Tenk over korleis du som verneombod kan bidra i prosessen, både med tanke på samarbeid med leiar og tillitsvald og med tanke på resultatet. Undersøk om det er meldt avvik og uønskte hendingar i Synergi som har samanheng med bemanning, som for eksempel tilfelle med for høgt arbeidspress manglande høve til matpause Undersøk i GAT kva for eventuelle brot det har vore på reglane om arbeidstid. Sjå på resultata frå den siste HMS-kartlegginga. Snakk med kollegaene dine. Set deg inn i reglar om tilrettelegging og verksemda sin livsfasepolitikk. Viktige prinsipielle spørsmål som vil gjelde i fleire seksjonar, bør i arbeidsmiljøutvalet, jf. aml 7-2 (2) f. Gjennomføring Utarbeide bemanningsplan Er bemanninga tilpassa ulikt aktivitetsnivå? Er det nok personale på jobb til å vareta sikkerheita? Er det rom for og tid til opplæring og øving? Utarbeide arbeidsplan Har medarbeidarane hatt høve til å komme med innspel? Er det teke omsyn til individuelle behov, mellom anna etter aml. 4-6? Er det teke for mykje omsyn til det førre punktet, slik at belastninga blir for stor på dei andre? 15
Er det teke nok omsyn til kviletid særleg mellom kveldsvakt og dagvakt? Korleis er belastninga av nattevakter? Drøfting og avtalar Før arbeidsplanen blir sett i verk, skal han drøftast med tillitsvald og verneombod. Sjølv om ein ikkje får gjennomslag for det ein ønskjer, skal synspunkta dine som verneombod bli dokumenterte. Aktuelle avtalar (for eksempel om gjennomsnittsberekning) skal inngåast skriftleg med den tillitsvalde, ikkje verneombodet. forskning om arbeidsordningar Når det kjem til planlegging av skiftarbeid, konkluderte ei metaanalyse nyleg med at skift som roterer med klokka (dag-kveld-natt) er betre enn rotasjon mot klokka (natt-kveld-dag). Den same gjennomgangen konkluderte også med at hurtig rotasjon er betre enn sakte rotasjon, og at det å laga sin eigen arbeidsplan er å føretrekka framfor arbeidsplanar fastsette av verksemda. ( Bambra, Whitehead et al. 2008) i (Pallesen, Bjorvatn et al. 2010) Oppfølging og evaluering Evaluer prosessen noter deg kva som gjekk bra, og kva som kunne fungert betre. Følg med i GAT. Følg med i Synergi. Snakk med kollegaene korleis opplever dei arbeidsplanen? 16
Før arbeidsplanen blir sett i verk, skal han drøftast med tillitsvald og verneombod 17
Endring og utvikling Verksemdene våre vil vere i konstant endring, og vi må ha fokus på nye moglegheiter, både for den enkelte og for verksemda. Mål og hensikt Verksemdene våre vil vere i konstant endring, og vi må ha fokus på nye moglegheiter, både for den enkelte og for verksemda. Ei endring inneber alltid eit høve til å forbetre arbeidsmiljøet, og brei medverknad bidreg til at vi lykkast. Samtidig må vi vere merksame på at endringar kan opplevast som vanskelege, og vi må sjå til at desse vanskane blir handterte på ein god måte. Lov og forskrift Aml. 4-2 Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling (utdrag) (3) Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et forsvarlig arbeidsmiljø. Førebuing Set deg inn i verksemdas omstillings- og endringsdokument og samarbeid med leiinga og tillitsvalde om ei felles forståing av prosessen. Bruk sjekklister dersom det finst slike. 18
Sjå til at mål og hensikt blir tydeleg kommunisert, og at informasjon når fram til alle medarbeidarar. Sjå til at større endringar blir behandla handsama i arbeidsmiljøutvalet, også undervegs i prosessen. Som verneombod må vi delta aktivt i endringsarbeidet i alle aktuelle einingar, medrekna eventuelle arbeidsgrupper. Sjå til at medarbeidarar blir inviterte til å komme med innspel, og at dei har brei medverknad. Ver opptekne av kva utvikling som er bra for verksemda og arbeidsmiljøet kva forbetringar kan vi oppnå? Tenk på kva uheldige konsekvensar endringar kan medføre; sjå til at det blir gjort risikovurderingar, og at det blir laga ein handlingsplan for risikoreduserande tiltak. Endringar kan gi behov for annan kompetanse sjå til at det blir laga planar for nødvendig opplæring. Gjennomføring Ha tett dialog og informasjonsutveksling innanfor vernetenesta og med dei tillitsvalde. Delta aktivt i alle delar av utviklingsarbeidet bruk all kompetansen din, ikkje berre det som gjeld arbeidsmiljø. Sjå til at det blir gitt informasjon jamleg til medarbeidarane om framdrifta, og at nye moglegheiter også blir tydeleg kommuniserte. Sjå til at planar for risikoreduserande tiltak og for opplæring blir følgde opp. Oppfølging og evaluering Sjå til at det framleis blir gitt informasjon til alle medarbeidarar. Sjå til at medarbeidarar som har vanskeleg for å finne si nye rolle, får støtte. Medverk til å evaluere prosessen og resultatet. Kva har vi lært, kva kan gjerast betre neste gong? 19
Usemje og konflikt Mål og hensikt Mellommenneskelege konfliktar kan påverke arbeidsmiljøet negativt. Som verneombod må vi sjå til at konfliktar blir handterte, og at dei involverte blir tekne vare på. Lov og forskrift Aml. 4-3. Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet (utdrag) (1) Arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas. (3) Arbeidstaker skal ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Førebuing Samarbeid med den tillitsvalde og leiaren for å skape ei felles forståing for at usemje og konfliktar lettast blir løyste som arbeidsmiljøsaker. Sjå til at leiaren blir orientert, og at han eller ho handterer saka utan opphald. Skaff deg eit bilete av saka det meste som dreier seg om det mellommenneskelege, er ei verneombodssak, men kan også angå tillitsvalde. Derfor må vi samarbeide godt og orientere kvarandre. Dersom saka dreier seg om forhold som har med avtalar å gjere, for eksempel brot på arbeidsavtalen, må den tillitsvalde koplast inn, men: Mange slike saker kan også tyde på trekk ved organisasjon og leiing som verneombodet bør sjå nærare på. Gjennomføring Ved mobbing og/eller trakassering har ein som verneombod ei lovpålagt plikt til å melde frå til leiaren. I ein slik situasjon kan ikkje verneombodet love anonymitet, og dette må formidlast til medarbeidarane. Leiaren har ansvaret for å gripe fatt i saka, men verneombodet må følgje aktivt opp. Ein skal vere ein støttespelar for den enkelte medarbeidaren, men også ha fokus på arbeidsmiljøet samla sett. Verneombodet skal alltid vere kopla inn dersom det er konfliktsaker som verkar inn på arbeidsmiljøet generelt. Mange saker kan liggje i grenselandet mellom konflikt og saker som angår for eksempel arbeidsavtalen. Ein må derfor ha tett dialog med den tillitsvalde i alle delar av slike prosessar. 20
Oppfølging og evaluering Verneombodet må sjå til at saker som har med personkonfliktar å gjere, og som er melde til leiinga, får god oppfølging frå leiaren si side. Ved manglande handtering av konflikten må saka lyftast til neste organisatoriske nivå (som ikkje er involvert i konflikten). Verneombodet lyfter då saka til verneombodet på nivået over. Mellommennesklege konfliktar kan påverke arbeidsmiljøet negativt. 21
Tilrettelegging av arbeidet Arbeidssituasjonen skal leggjast til rette for den enkelte medarbeidaren, og det er særskilde krav til tilrettelegging for arbeidstakarar med redusert arbeidsevne. Som verneombod må vi tilnærme oss dette slik at behova til den enkelte medarbeidaren blir varetekne, og samtidig sjå på kva det har å seie for heile arbeidsmiljøet. Lov, forskrift og avtalar Aml. 4-2. Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling (utdrag) (2) I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal: a) det legges til rette for at arbeidstaker gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid, b) arbeidet organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger, 4-6. Særlig om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne (utdrag) (1) Hvis en arbeidstaker har fått redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, slitasje e.l., skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne beholde eller få et passende arbeid. Sjå også: Aml. 1-1 c og e, 2-3 (2) a og b og resten av 4-6 Førebuing Set deg inn i interne dokument om tilrettelegging. Set deg inn i samarbeidsavtalen mellom NAV og verksemda. Avklar i samarbeid med leiaren kva moglegheiter som finst. Kartlegg tilretteleggingstiltak for andre medarbeidarar i arbeidsmiljøet som allereie er sette i verk. Ha tett dialog med leiaren om at tiltak som har arbeidsmiljømessige følgjer, skal drøftast med verneombodet. Gjennomføring Sjå til at leiaren oppfyller tilretteleggingsplikta. Informer medarbeidaren om samanhengen mellom medverknadsplikta til arbeidstakaren og tilretteleggingsplikta til arbeidsgivaren. 22
Vurder arbeidsmiljømessige konsekvensar av tilretteleggingstiltak med tanke på eventuell auka belastning for andre arbeidstakarar. Kan tiltak gjennomførast sjølv om det medfører auka belastning for medarbeidarane? Sjå til at tiltak som hovudregel blir tidsavgrensa. Oppfølging og evaluering Sjå til at tiltak ikkje berre blir evaluerte for den aktuelle arbeidstakaren med redusert arbeidsevne, men for det totale arbeidsmiljøet når tiltaka har konsekvensar for fleire. Tidsavgrensa tiltak må evaluerast med tanke på om dei skal forlengjast. Har ein gjort erfaringar som ein kan nytte vidare i førebyggjande arbeid? 23
Avvik og uønskte hendingar Mål og hensikt Ein lærande organisasjon vil vere ein stadig tryggare organisasjon å arbeide i. God registrering og behandling av avvik og uønskte hendingar er såleis viktig, både for å rette opp feil og for å samle kunnskap så ein kan førebyggje nye hendingar. Som verneombod må vi vere pådrivarar for å skape ein god og trygg meldekultur og sjå til at avvik og uønskte hendingar blir følgde opp i det systematiske HMS-arbeidet. Lov og forskrift Aml. 3-1. Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (utdrag) (2) Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal: e) iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov Sjå også: Aml. 5-1 (3), 6-2 (5) og internkontrollforskrifta 5, andre ledd, nr. 7 Førebuing Lær å ta ut rapportar i det elektroniske avvikssystemet. Sjekk om det er meldt nye avvik og uønskte hendingar i skjema for vernerundar. Snakk med medarbeidarane om deira opplevingar i forhold til saker dei har meldt, særleg med tanke på tilbakemelding og tiltak. Gjennomføring Sjå på trendar og ta dette opp med leiaren. Spør etter tiltak på møte med leiaren bidra til å finne gode løysingar. Dersom tiltak ikkje er sette i verk spør etter årsaka. Diskuter meldekultur på personalmøte. Følg opp dei viktigaste sakene. Oppfølging og evaluering Har iverksette tiltak hatt effekt? Ser vi ein annan trend? Kva lærte vi av handteringa av avvik og uønskte hendingar? 24
Ein lærande organisasjon vil vere ein stadig tryggare organisasjon å arbeide i 25
26 Ved planlegging og utforming av arbeidet og arbeidsplassen skal det leggjast vekt på å førebyggje skadar og sjukdommar.
Byggjesak Mål og hensikt Ved planlegging og utforming av arbeidet og arbeidsplassen skal det leggjast vekt på å førebyggje skadar og sjukdommar. Det er viktig at eit verneombod som kjenner arbeidsprosessane (type pasientar, prosedyrar etc.), er med i planleggingsarbeidet. Lov og forskrift Det finst ei lang rekkje forskrifter som regulerer korleis det fysiske arbeidsmiljøet skal vere. Det er for eksempel eigne forskrifter om stråling, eksponering for kjemikaliar og støy. Arbeidstilsynet har laga ei rettleiing om arbeidsmiljø i helseinstitusjonar (best.nr. 512) som gir god oversikt over dei fleste forskriftene ein kan ha nytte av å kjenne til i ein byggjeprosess. Førebuing Set deg inn i verksemda sine rutinar for byggjesaker og omstillingar. Spør leiaren om det er planlagde byggjearbeid som vedkjem arbeidsplassen din eller verneområdet ditt. Spør når planleggingsarbeidet skal starte, dersom du ikkje får informasjon om det eller blir kalla inn til møte. Finn ut kva forskrifter/standard som er aktuell(e) for byggjeprosessen / den framtidige arbeidsplassen, gjerne i samarbeid med HMS-eininga/bedriftshelsetenesta. Rådfør deg med verneombod som har erfaring frå byggjeprosessar. Sjå til at medarbeidarane og andre verneombod blir informerte og får høve til å komme med innspel i planlegginga. Gjennomføring Rådfør deg med HMS-eininga/bedriftshelsetenesta. Sørg for involvering av verneombod frå alle einingar som prosessen angår, og samarbeid med verneombod for andre som delvis jobbar i verneområdet, for eksempel reinhaldarar og portørar. Gå på alle møte. Krev simulering av situasjonar dersom du trur eit rom blir for trongt e.l. (Kan ei seng passere dette hjørnet?) Spør dersom du ikkje forstår teikningane. Spør om alt du er usikker på, sjølv det som verker openlyst (kan vindauga opnast, for eksempel). Ikkje ta noko for gitt. Presenter forslag/krav skriftleg Alle byggjesaker av ein viss storleik må handsamast i arbeidsmiljøutvalet. Oppfølging og evaluering Delta når byggjeprosessen skal evaluerast. Ut frå evalueringa: Vurder om dei interne prosedyrane til verksemda bør reviderast. 27
Kompetanseplanlegging For å løyse oppgåvene som ligg til vervet, på ein best mogleg måte er det ofte behov for kompetanse utover 40-timarskurset og anna obligatorisk opplæring. Som verneombod må vi ta ansvar for å planleggje kva kompetanse vi treng. Vi kan auke kompetansen vår på mange måtar: interne kurs både klasseroms- og e-læringsbaserte eksterne kurs litteratur og ressursar på internett samarbeid med andre og rettleiing tema på verneombodsmøte Alle verneombod treng heller ikkje å ha same kompetansen. Vi må mellom anna ta utgangspunkt i risikoforholda i vår eiga eining. Vi kan alltid samarbeide med andre verneombod i eininga og dele kompetansen. Vi bør alle lage vår eigen kompetanseplan (gjerne i samarbeid på verneombodsmøta) og ta med planen til eit av dei faste møta med leiar. Leiar må då få komme med sine innspel, og de kan bli einige om kva som er mogleg å få til det næraste året. Konfliktshandtering Mobbing og trakassering Vald og truslar Bruk av verneutstyr Ergonomi Brannvern Arbeidstid Inneklima Smittevern Gjer ei konkret vurdering av kva som er viktigast for deg i ditt verneområde! Skriv ei prioritert liste som du tar med til eit av dei faste møta med næraste leiar, gjerne i samband med inngåing/evaluering av samarbeidsavtalen. 28
Som verneombod må vi ta ansvar for å planleggje kva kompetanse vi treng. 29
30 Notatar
Aktuell litteratur Arbeidsmiljøutvalget Arne Bernhardsen Hovedverneombudet Leif Johnsen Håndtering av konflikter og trakassering i arbeidslivet Harald Pedersen og Ståle Einarsen Verneombudet Ebba Wergeland og Paul Norberg Å bygge en arbeidsplass Bibba Benum, Kai Gustavsen, Bjørn Tore Larsen, Hans Martin Mathisen og Aase Rokne Referansar Bambra, C.L., M.M. Whitehead, et al. (2008). Shifting schedules: the health effects of reorganizing shift work. Am J Prev Med 34(5): 427 434. Pallesen, S., B. Bjorvatn, et al. (2010). Measures to counteract the negative effects of night work. Scand J Work Environ Health 36(2): 109 120. Torvatn, H., U. Forseth, et al. (2007). Partner for arbeidsmiljø: det norske verneombudets rolle og funksjon. Trondheim, SINTEF, Teknologi og samfunn, Ny praksis. 31
32 Helse Vest RHF, Postboks 303 Forus, 4066 Stavanger