Forskningsdokumentasjonssystemer Innstilling fra et utvalg vedrørende valg av forskningsdokumentasjonssystem for Høgskolen i Agder



Like dokumenter
Pengestrømmer. Orientering om pengestrømmene i høyere utdanning og forskning

10.1 Antall årsverk totalt i undervisnings- og forskerstillinger

Oversikt over tabeller for 2013

Professorer, førsteamanuenser, førstelektorer, universitets- og høgskolelektorer og andre1

evuweb stipend epn kid studentweb person søknadsweb fagpersonweb opptak koder godkjenning rapportering betaling star studieelementer programstudent

Tillegg til karakterrapport for 2008 fra UHRs analysegruppe 1 : Karakterfordeling på masterarbeider (21. september 2009)

, , , ,03 793, , , ,10 Statlige høyskoler

Samletabeller 2012 NIFU/Hgu,

Endring i prosentpoeng. 1.Høgskolen i Nesna 12,2 19, Høgskolen i Narvik 10,9 16,7 +5,8

Flak: Alt i alt-tilfredshet: 1 1

Referat. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 30. januar 2012

Flak: Tidsbruk på faglige og ikke-faglige aktiviteter

Cristin, NVI, NORA og Open Access

Tabell V9.7 Avsetninger spesifisert etter formål kr Statlige institusjoner

Brukermedvirkning og Felles studentsystem (FS)

OTTA TT, = f. ^1^^^; ^000

Hvor gode er vi på mobilitet?

tilfredshet med muligheter til medvirkning ikke tilfreds noe tilfreds verken eller tilfreds svært tilfreds

Søkning om opptak til høyere utdanning Tall fra Samordna opptak (SO)

Flak: Tidsbruk på faglige og ikke-faglige aktiviteter

Søvik Rolf Petter Sent: 15. september :16 Postmottak. Ifølge liste

Felles mal for vitnemål og vitnemålstillegg

DET KONGELIGE KUNNSKAPSDEPARTEMENT. Vår ref Dato

Norges deltakelse i Erasmus: Hva har vi oppnådd?

Kravspesifikasjon for teknisk system i forbindelse med autoritetsregistere for formidling og bibliografiske referanser tilknyttet formidling

Tabell.1 Antall studenter som vil bli rammet av skolepenger.

Alle norske akkrediterte universitet og høgskoler kan søke, og vi ber lærestedene videreformidle denne utlysningen til alle sine avdelinger.

DET KONGELIGE KUNNSKAPSDEPARTEMENT. Kunnskapsministeren 14/

Søkning om opptak til høyere utdanning Tall fra Samordna opptak (SO)

Forskerforbundet: Lønnsstatistikk for statlig sektor

Referat. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 1. februar 2010

UiO : Universitetet i Oslo Universitetsdirektøren

DET KONGELIGE KUNNSKAPSDEPARTEMENT Saksnr.: Ark: Det finnes to ordninger for fastsetting av lønn for tilsatte rektorer.

Validering av publikasjoner som rapporteres til Departementet

Forskerforbundet: Lønnsstatistikk for statlig sektor

Forskerforbundet: Lønnsstatistikk for statlig sektor

Ifølge liste. Kunnskapsministeren 14/

DET KONGELIGE KUNNSKAPSDEPARTEMENT. Revidert nasjonalbudsjett Foreløpig tildelingsbrev

Studiebarometeret 2016: undervisning og veiledning

Søkning om opptak til høyere utdanning Tall fra Samordna opptak (SO)

Referat fra møte i Publiseringsutvalget 24. mai 2007

Studentenes oppfatning av ulike sykepleieutdanninger

1989: BIBSYS fornyer seg

FBF, Bristol,

Ifølge liste. Samisk høgskole Universitetet i Nordland Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet 14/ Deres ref Vår ref Dato

Erasmus Lene Oftedal, Kunnskapsdepartementet

Høring: Forslag om en felles database for vitenskapelig publisering Norsk vitenskapsindeks (NVI)

Søkning om opptak til høyere utdanning Tall fra tjenesten Samordna opptak (SO) ved Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT)

Videreutvikling av CRIStin

Kunnskapsdepartementet. Strukturreformen. Statssekretær Bjørn Haugstad. Samskipnadsmøtet Kunnskapsdepartementet

UH-institusjonenes innspill og ønsker i strukturprosessen Sammenfatning av innspillene som er sendt inn til Kunnskapsdepartementet November 2014

Totalt Kjønn Prosent Nummer Mann 9 % 75 Kvinne 91 % 719 Totalt 100 % 794

Rapportering av økonomidata til DBH Studentsamskipnader 23/11-16

Vår Grunnkurs i Frida ved Universitetet i Tromsø

Studiebarometeret 2017: Overordnet tilfredshet

Forskerforbundet: Lønnsstatistikk for statlig sektor

Ingerid Arbo, forskningskoordinator og forsker St. Olavs hospital / forsker NTNU CRIStin superbruker St. Olavs hospital

Sak 1: Konstituering. Valg av leder for styringsgruppen

Atlantis Medisinske Høgskole tar i bruk FS i løpet av høsten Dermed vil det være totalt 52 institusjoner som bruker FS innen utgangen av 2014.

Delårsrapportering 1. tertial 2015 Vi viser til departementets brev av 18. desember 2014 om årsregnskap for 2014 og delårsrapportering i 2015.

Forskerforbundet: Lønnsstatistikk for statlig sektor

Midlertidig tilsetting

Midlertidighet i UH-sektoren på stedet hvil i 2018

Current Research Information System In Norway. Asgeir Fløtre Hamar, 19. mars 2010

Offentlig finansiert forskning: Står resultatene i forhold til innsatsen? Er virkemidlene gode og effektive?

Rapportering og videre arbeid. Grete Christina Lingjærde Fung. daglig leder Cristin

Forskningsrådet er aktør også for regional omstilling og videreutvikling

Norsk vitenskapsindeks

Referat. Møte i FS-doktorgradsgruppen

Møte i Styringsgruppe for BIBSYS Bragekonsortium

Universitet- og høgskolerådets bibliotekutvalg

Kompetanse for kvalitet Videreutdanning for lærere 2012/2013 Lærernes søknader

Bibliografiske datakjelder i ITAR Bjug Bøyum Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste AS STYREMØTE 18. JUNI Bokprosjektet

Open Access i Norge. Det 72. norske bibliotekmøte Hamar, 18. mars 2010

Høring av forslag til lov om rapportering til database for vitenskapelig publisering

Studiebarometeret 2017: Tidsbruk på faglige aktiviteter og betalt arbeid

INNHOLD 1 Innledning... 1 Budsjettendringer fra 2005 til Teknisk dokumentasjon Aktivitetskrav 2006/2007 og måltall

Til BIBSYS-bibliotekene. Deres ref.: Vår ref.: 2007/14809 Dato: POSTADRESSE: 7491 Trondheim. BESØKSADRESSE: Abelsgt.

Kunnskapsdepartementet - Fylkesfordeling

Meld.St.16 Kultur for kvalitet i høyere utdanning - Oppfølgning av meldingen

Indikatorer til nytte og besvær

Skikkethet rapporter fra institusjonene, 2015*

Norart + bokanalytter = Sant (Ref #6c39db40)

Oppfølging av prosjekter en enklere hverdag?

Referat. Møte i styret for Cristin 7. oktober Cristin AFS

Høringsuttalelse - Forslag om en felles database for vitenskapelig publisering - Norsk Vitenskapsindeks (NVI)

S T Y R E S A K. Styremøte november Saksnr.: 52/10 STYRINGSFORM

Høyringsbrev forslag om endringar i opptaksforskrifta - Tillegg

Korte tekstar 1-10 sider

Forskerforbundet: Lønnsstatistikk for statlig sektor

Søkerstatistikk2000. Tall fra det samordna opptaket til universiteter og høgskoler

Studiebarometeret 2018: Overordnet tilfredshet

Faglig organisering og samarbeid

Prosjekt Kvalitet i praksisstudier. Kortform: Praksisprosjektet

15/263 Forhandlingsutvalg for UH-sektorens forhandlinger med rettighetshaverorganisasjonene

Ifølge liste 13/ Deres ref Vår ref Dato. Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg * høyskoleavdelingen Gustav Birkeland

Notat. Høringssvarene er samlet i egne vedlegg. Følgende oppsummering er gjort på de ulike spørsmålene:


DET KONGELIGE KUNNSKAPSDEPARTEMENT. Vår ref Dato /KAV Nye styrer for perioden nominering av eksterne styremedlemmer

Arkivering av vitenskapelige artikler ved UiA

Transkript:

Forskningsdokumentasjonssystemer Innstilling fra et utvalg vedrørende valg av forskningsdokumentasjonssystem for Høgskolen i Agder

Innhold 1. Bakgrunn... 3 Arbeidsgruppe... 3 2. Sammendrag og anbefalinger... 4 3. Forskningsdokumentasjon til hvilken nytte?... 4 3.2.1 ITAR... 5 4. Systemene FRIDA og ForsDOK... 6 4.1 ForskDok... 6 4.1.1 ForskDok - funksjonalitet... 6 4.2 FRIDA... 7 4.2.1 Frida- funksjonalitet... 8 4.3 Sammenligning av systemene - moduler... 8 5. Økonomiske og organisatoriske rammer rundt systemet... 9 5.2 Økonomi... 9 6. NTNU: Erfaringer med konvertering og drift... 10 7. Oppsummering... 10 Vedlegg 1... 12

1. Bakgrunn Det er to forskningsdokumentasjonssystemer i bruk ved norske universitet og høgskoler: ForskDok (BIBSYS) FRIDA (USIT) Utviklingen av Forskdok - som HiA tok i bruk i 1999 - startet i 1994 som et samarbeidsprosjekt mellom NTH, NIH og Høgskolene i Volda, Vestfold, Hedmark og Telemark. Utviklingen av FRIDA startet i 2003 som et samarbeidsprosjekt mellom universitetene. Bakgrunnen for etableringen av FRIDA var at universitetene ønsket å utvikle et mer funksjonelt system, blant annet med en tidlig tilpasning til det nye systemet for resultatbasert finansiering som departementet hadde under arbeid. Det var også fokus på muligheter til gjenbruk av data ved import fra eksterne baser (for eksempel ISI, Norart, BIBSYS). I etterkant har Forskdok også i tilfredsstillende grad tilpasset seg disse kravene. Systemet for dokumentasjon av vitenskapelig publisering basert på bruk av bibliografiske data og autoritetsregistre ble innført i 2005. Hensikten er i følge utredningen Vekt på forskning (2004) å bidra til kvalitetsmessig bedre og mer pålitelig dokumentasjon av vitenskapelig publisering til bruk blant annet for resultatbasert tildeling av forskningsmidler til universitet og høgskoler. Sett fra høgskolens side er det beklagelig at det ikke er etablert ett felles system for forskningsdokumentasjon i Norge. At det nå er to konkurrerende systemer i bruk, og at det er økt fokusering på forskningsdokumentasjon og rapportering, har skapt behov for en ny vurdering av hvilket system som er mest hensiktsmessig å bruke for høgskolen. Det er samtidig viktig å se på organiseringen av arbeidet slik at en sikrer kvaliteten på høgskolens forskningsdokumentasjon. Det sentrale forskningsutvalget har diskutert forskningsdokumentasjon og forskningsdokumentasjonssystemer (Tema SFU juni 05, Sak SFU 40/05, Sak SFU 11/06). I møte SFU 11/06 ble det konkludert med at høgskolen må vurdere de to systemene i forhold til hverandre. Arbeidsgruppe Vedtak i SFU 11/06: SFU ber rektor i samarbeid med biblioteksjefen og forskningsdirektøren å nedsette en arbeidsgruppe som får i oppdrag å utarbeide et grunnlag for valg av forskningsdokumentasjonssystem for høgskolen. Utvalget bes legge frem en rapport innen 15. august 2006. (Biblioteksjefen har varslet forskningsdirektøren om at utvalgsarbeidet først vil være klart senere på høsten 2006.) 3

Arbeidsgruppas sammensetning: Unni Langås, Fakultet for humanistiske fag Trond Randøy, Fakultet for økonomi og samfunnsfag Paul Arentzen, Fakultet for teknologi Guri Paulsen, Forskningssekretariatet Tord Augland, Bibliotektjenesten Else-Margrethe Bredland, Bibliotektjenesten Arbeidsgruppas arbeid: 3 møter Inviterte innledere: Tina Lingjærde, FRIDA/USIT Sverre Magnus Joki, BIBSYS Arild Søntvedt, UBIT 2. Sammendrag og anbefalinger Arbeidsgruppa har følgende anbefaling: Høgskolen bør ikke skifte forskningsdokumentasjonssystem nå. Begge systemene holder mål og tilfredsstiller høgskolens behov for kontroll med og rapportering av forskningsdata. En overgang fra ForskDok til FRIDA vil imidlertid innebære en betydelig ressursinnsats. I og med at begge systemer er under utvikling, er ikke tidspunktet for å prioritere et skifte riktig. Men utviklingen av systemene må selvsagt følges nøye. Bakgrunn for vurderingene Arbeidsgruppa har innhentet informasjon blant annet gjennom besøk fra henholdsvis Frida og ForskDok, samt fra NTNU/UBIT som aktive brukere av Frida. På dette grunnlaget har vi dannet oss et bilde funksjonelle, tekniske og økonomiske sider ved systemene, samt innsats/kostnader knyttet til konvertering. Forskningsdokumentasjonssystemet er et verktøy som primært skal sørge for nødvendige grunnlagsdata for finansiering. Det er også et styringsverktøy lokalt, og et informasjons- og formidlingssystem nasjonalt og internasjonalt. Forøvrig er gode rutiner og klare instrukser med hensyn til arbeidsdeling og ansvar når det gjelder dokumentasjon av forskningsresultater avgjørende for å sikre kvaliteten. Dette er systemuavhengig. 3. Forskningsdokumentasjon til hvilken nytte? Styringsverktøy Grunnlagsdata for resultatbasert sentral (departemental) finansiering Grunnlagsdata for resultatbasert lokal finansiering Grunnlagsdata for rapportering om resultater innenfor norsk forskning Informasjon Informasjon for allmennheten Databank for andre forskere Oversikt over institusjonens publisering Oversikt over egen publisering 4

Formidling av tilbud innenfor forskning For næringslivet For forvaltningen Internasjonalt 3.2 Nasjonalt system for registrering av vitenskapelig publisering Fra 2006 er dokumentasjon av vitenskapelig publisering en del av grunnlaget for den resultatbaserte komponenten i forskningsbudsjettene fra Kunnskapsdepartementet til universiteter og høgskoler. Det er utarbeidet en modell for dokumentasjon, avgrensning og vekting av vitenskapelig publisering av Universitets- og høgskolerådet (UHR) i innstillingen Vekt på forskning (2004). UHR viderefører arbeidet for departementet og har blant annet ansvar for å koordinere de faglige vurderingene i forbindelse med ajourhold av registre og nivåer for vitenskapelige publiseringskanaler. 3.2.1 ITAR ITAR er en tjeneste til støtte for registrering av vitenskapelig publisering. ITAR inneholder autoritetsregistre for vitenskapelige publiseringskanaler, publikasjonsformer og institusjoner. Data (bibliografiske kilder) importeres til ITAR fra ISI, NorArt og BIBSYS. Disse dataene gjøres tilgjengelige i ForskDok og FRIDA. Hensikten er å redusere mengden av egenregistrering for på den måten å høyne kvaliteten på forskningsregistreringen. Fullt utbygd var det beregnet at bibliografiske kilder skulle dekke 95% av den vitenskapelige publiseringen i UH-sektoren. Erfaringen så langt viser at dekningsgraden er lavere enn 50% (jfr. Sak PU 14/06, UHR. Publiseringsutvalget) NTNU (FRIDA) : Under halvparten av de tellende postene kommer fra ITAR. Av disse importerer forskerne ca ¼ selv, det vil si at superbrukerne gjør en vesentlig del av jobben. Tall fra HiA viser at 51 publikasjoner rapportert fra HiA i 2005 var ITAR-basert. Totalt ble det rapportert 237 publikasjoner hvorav 127 var tidsskriftartikler. Det vil si at andelen av poster hentet fra ITAR utgjør 22%. Dersom en bare tar hensyn til tidsskriftartikler er andelen 40%. ITAR-tjenesten er under utvikling. Alt tyder på at en de første årene vil ha stor grad av egenregistrering. Det stiller krav til godt (intuitivt) grensesnitt og gode registreringsrutiner (kvalitetsikring). 5

4. Systemene FRIDA og ForsDOK Høgskolen har erfaring med bruk av ForskDok. Informasjon om FRIDA er hentet via prosjektleder for FRIDA og fra administrativ side på UBIT. Arbeidsgruppa har ikke gjort noen kartlegging av hvordan brukerne ved universitetene opplever FRIDA. 4.1 ForskDok ForskDok er utviklet av BIBSYS. Utvikling startet i 1994 som et samarbeidsprosjekt mellom NTH, NIH og Høgskolene i Volda, Vestfold, Hedmark og Telemark. 51 norske forskningsinstitusjoner (vedlegg 1) benytter ForskDok. ForskDok tilfredsstiller departementets krav til avlevering av data om vitenskapelig publisering. Søking i ForskDok-basene er fritt tilgjengelig via BIBSYS Ask. Registering og annen bruk av innholdet i ForskDok-basene er forbeholdt institusjoner som bruker BIBSYS ForskDok. ForskDok består av to databaser, en for publikasjoner og en for prosjekter. Ved registrering i databasene benyttes et personregister og et institusjonsregister utviklet for ForskDok. I tillegg benyttes ITARs autoritetsregister over vitenskapelige publiseringskanaler og Universitets- og høgskolerådets Norsk inndeling av vitenskapsdisipliner. Høgskolen har brukt ForskDok for registrering av publisering og formidling fra 1999. Databasen for forskningsprosjekter brukes ikke systematisk. Det er per dags dato registrert 8115 poster i ForskDok for HiA Registreringen danner grunnlag for - statistikk til departementet (DBH) - Fou-katalogen som publiseres årlig - Formidling/synliggjøring via BIBSYS/Forskdok - Intern budsjettfordeling - Kvalitetssikring/styringsdata 4.1.1 ForskDok - funksjonalitet Teknisk Rent teknisk har funksjonaliteten til ForskDok vært tilfredsstillende. Driftstekniske avbrudd hører til sjeldenhetene. Brukerstøtten fungerer også godt. Det har imidlertid vært problemer med bruk av Mac. Grensesnitt for registrering Det nye grensesnittet i ForskDok som ble lansert høsten 2005, representerer en stor forbedring sammenlignet med det foregående. I et system som baserer seg på høy grad av egenregistrering er det viktig at dette er så intuitivt som mulig. Det er fortsatt potensial for forbedringer: - autoritetsregister for publiseringskanaler (utover ITAR) savnes. - hjelpetekstene i registreringsskjermen kan bli mer synlige og lettfattelige. 6

- tilpasse noen felter bedre til formålet (kortere felt for vol, nr, sidetall) Søkbarhet Søking foretas via BIBSYS Ask. Dette systemet er også godt tilpasset søking i Forskdokbasene med mulighet til å avgrense til institusjoner, publikasjonskategorier m.m. Forskdok kan søkes simultant med de andre BIBSYS-basene, og i motsetning til i FRIDA kan man foreta fritekstsøk. Imidlertid har ikke ForskDok etablert noe autoritetsregister for vitenskapsdisipliner i publikasjonsbasen. Presentasjon/rapportering Formatet på resultatlisten fra søk i BIBSYS ForskDok er ikke spesielt heldig. Det er behov for større grad av fleksibilitet/valgfrihet. Det er for eksempel ikke mulig å få ut et bibliografisk format som egner seg i en litteratursliste, en cv eller lignende. Eksport av data til referansehåndteringsverktøy (Endnote/Reference Manager) fungerer ikke godt nok. Å ta ut rapporter på institusjonsnivå i et akseptabelt format fungerer tilfredsstillende. Det er imidlertid behov for rapporter på andre nivåer, for eksempel knyttet til den enkelte forsker, til institutt osv. Disse sakene skal iflg. BIBSYS være under arbeid. 4.2 FRIDA USIS presenterer FRIDA som et system som dokumenterer og gir oversikt over forskningsaktiviteter, forskningsresultater og kompetanse. Moduler: - forskningsresultater - forskningskompetanse - årsrapportering - prosjektkatalog Utviklingen av FRIDA startet i 2003 som et samarbeidsprosjekt mellom universitetene i første omgang Universitetene i Oslo og Tromsø som ikke brukte ForskDok. Ansvar for utvikling og drift ligger hos Universitetet i Oslo/USIT. Universitetene i Oslo og Tromsø og Høgskolen i Oslo har ikke vært brukere av ForskDok. Universitetet i Bergen hadde utviklet sitt eget system, mens Universitetet i Trondheim var ForskDok brukere frem til 2004. 2003: Universitetene i Oslo og Tromsø 2004: Universitetene i Trondheim og Bergen 2004: Høgskolen i Oslo 2006: Folkehelseinstituttet Følgende har søkt om å få ta Frida i bruk: Helseforetakene, Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten, Norsk senter for folkemusikk og folkedans, Norsk senter for bygdeforskning, UNIS. 7

4.2.1 Frida- funksjonalitet (Basert på kommentarer fra FRIDA-ansvarlig ved NTNU: Arild Søntvedt). Teknisk Frida er tilfredsstillende driftsteknisk. Det er ikke registrert problemer med bruk av Mac. Det er problemer ved bruk av SAP til å overføre alle de forfattere som ikke er i NTNUs lønnsregister. En provisorisk løsning er på plass. Grensesnitt for registrering Brukergrensesnittet i FRIDA har hele tiden vært gjenstand for positive tilbakemeldinger i forhold til gamle ForskDok. Ansatte sammenlikner imidlertid med andre muligheter på nettet, og synes inntrykket er noe traust, men det fungerer. En klar fordel med FRIDA er at det bygges et autoritetsregister for publiseringskanaler gjennom den løpende registreringen. Det vil si at en også sikrer konsistens når det gjelder navn på publiseringskanaler utover de som ligger i ITAR. FRIDA har ikke gode nok hjelpetekster, men det jobbes med dette. Søkbarhet FRIDA har ikke Fritekstsøking. Ellers kan søk avgrenses på de etterspurte elementer. FRIDAansvarlig ved NTNU omtaler søkedelen i FRIDA som generelt god. Presentasjon/rapportering Presentasjon/rapportering i FRIDA har gradvis forbedret seg. Det kan bestilles skreddersydde rapporter fra FRIDA. Rapporteringssytemer er for tiden gjenstand for gjennomgang. CVmodul er på arbeidslisten til FRIDA-utvikling. Utviklingsavdelingen snakker om et fleksibelt system der brukerne kan gi inn parametere og få ut rapporter som de vil. - Det er laget et grensesnitt for eksport av fulltekstdokumenter til de institusjonelle arkivene, som DUO (UiO). 4.3 Sammenligning av systemene - moduler Frida Forskdok Publisering x x Prosjektkatalog x x Årsrapportering departementet x x Årsrapportering av annen forskningsvirksomhet x Nei Kompetansekatalog x Under utvikling Fungerer i forhold til DBH/Itar x x Grensesnitt administrative system (FS, SAP osv) x Ikke behov Grensesnitt FEIDE x Brukes ikke Grensesnitt Åpne arkiver* x x Grensesnitt referansehåndteringsverktøy? x * Universitet og høgskoler har utviklet/utvikler åpne arkiver for arkivering av publiserte arbeider: DIVA (NTNU), BORA (UIB, HiB, NHH), DUO (UiO), Munin (UiTØ), PEPIa (UiS, UMB, øvrige høgskoler) Det forutsettes at vitenskapelige fulltekstdokumenter skal kunne leveres til Frida/ForskDok og at: - metadata (tittel, forfatter, osv) bli registrert i Frida - fulltekstdokumentet med metadata bli overført til det respektive universitets fulltekstdatabaser 8

5. Økonomiske og organisatoriske rammer rundt systemet 5.2 Økonomi Systemet Forskdok: kr 85.000 FRIDA: Kostnaden beregnes per vitenskapelig ansatt. Høgskolen i Oslo betaler i 2005 kr. 100.000 for FRIDA. Dette er 50% reduksjon i prisen som skulle vært kr.200.000. (kfr. Referat fra Møte i Frida styringsgruppe 16. des. 2004). USIT antar at kostnaden for høgskolen vil bli på nivå med Høgskolen i Oslo. Drift lokalt Teknisk: Systemene driftes av henholdsvis USIT og BIBSYS. Det vil si at det ikke er tekniske driftskostnader lokalt. Støttetjeneste: Behovet for ressurser er ikke avhengig av systemvalg. Kvaliteten på tjenestene vil avhenge av hvilke ressurser institusjonen velger å tilføre området. For NTNU: Arbeidsinnsatsen ble økt fra ½ årsverk til 1 årsverk (bibliotektjenesten) ved overgang til FRIDA. I tillegg ligger det et ansvar hos kontaktpersoner i fakultetene/instituttene. Kvalitetssikring Gode rutiner og klare instrukser med hensyn til arbeidsdeling og ansvar er avgjørende for å sikre kvaliteten. Dette er systemuavhengig. Ved HiA er ansvaret slik: - dekan er ansvarlig for fullstendig og riktig registrering i ForskDok - forskerne selv registrerer, eventuelt med støtte av superbrukere - biblioteket har spisskompetanse på systemet og er systemeiere (kontakt BIBSYS) - biblioteket arrangerer kurs og gir opplæring - biblioteket overvåker prosessen - biblioteket sluttkontrollerer før levering av resultater til DBH/KD (via BIBSYS) Ved NTNU er ansvaret slik: - instituttledere er ansvarlig for fullstendig og riktig registrering i FRIDA - fakultets- og instituttkontaktene gjør registreringen sammen med forskerne - UBIT (biblioteket) arrangerer workshops og møter og er ansvarlig for at systemet virker - UBIT overvåker prosessen ved hjelp av FRIDAs makroverktøy - UBIT sluttkontrollerer før levering av resultater til DBH/KD. Kostnaden med de to systemene er relativ lik. Kvaliteten på forskningsdata er tett knyttet til rutiner og kvalitetssikring, dvs. til ressursinnsatsen på institusjonen. Så langt arbeidsutvalget kan se er arbeidsrutinene ved HiA er tilfredsstillende. 9

6. NTNU: Erfaringer med konvertering og drift Det ble etablert et prosjekt med en referansegruppe bestående av vitenskapelig og administrativt ansatte (13 medlemmer) som behandlet både politiske og administrative saker. Referansegruppen ble ledet fra rektors kontor med Universitetsbiblioteket som sekretær. Drift av FRIDA ligger nå hos Universitetsbiblioteket med NTNUs sentrale forskningsutvalg som referansegruppe. Konverteringen gikk fint. Innsatsen var ca. 1/2 årsverk for å: - gjennomgang av poster. De eldste var mangelfulle - forfatternavn og stedsnavn samt kobling mellom disse var ofte vanskelig Det er gjort en vesentlig innsats knyttet til opplæring på alle nivåer. 7. Oppsummering Teknisk Rent teknisk fungerer begge systemene tilfredsstillende. Det er få driftstekniske avbrudd. I ForskDok har det imidlertid vært problemer knyttet til nettlesere ved bruk av MAC. Tilsvarende problemer er ikke rapportert for FRIDA. Autorisasjon FRIDA er i motsetning til ForskDok integrert med FEIDE og SAP. Dette gir en mer rigid kontroll med brukerdataimport og autorisasjon. Dette har positive sider i forhold til kontroll, men har skapt problemer ved registrering av ikke-lønnsmottakere ved brukerinstitusjonene. Autorisasjon i Forskdok basert på brukernavn (epostadresse) og passord fungerer bra. Registrering av nye brukere er enkel og effektiv, og man har så langt ikke registrert noe misbruk (piratregistrering). Grensesnitt for registrering / Søkbarhet Erfaringen fra NTNU er at brukerne er godt fornøyd med brukergrensesnittet i FRIDA sett i forhold til den versjonen av ForskDok som NTNU brukte ( gamle ForskDok). Den nye versjonen av ForskDok, tatt i bruk i 2005, har et nytt og forbedret registreringsskjema. Vi har bare i liten grad hatt anledning til å teste brukergrensesnittet for registrering i FRIDA med henblikk på en sammenligning av de to systemer. Men det ser ut til at begge systemene fungerer tilfredsstillende på dette området. Søk fungerer også tilfredsstillende i begge systemene. Søk i ForskDok er integrert med de øvrige BIBSYS-basene, noe som er en fordel både med hensyn til at søkegrensesnitt er velkjent og at resultatene blir bedre synliggjort. Søk i FRIDA Forskningsresultater må derimot søkes særskilt. Den mangler ForskDoks mulighet til fritekstsøk, men har til gjengjeld enkelte opsjoner som ForskDok mangler, bl.a. er resultatene i langt større grad rubrisert under vitenskapsdisipliner, og det er blant annet mulig å sortere resultatlister etter vitenskapelig nivå (ITAR). 10

Presentasjon/rapportering Formatet på resultatlisten fra søk i BIBSYS ForskDok kunne ha vært bedre. Det er behov for større grad av fleksibilitet/valgfrihet. Det er for eksempel ikke mulig å få ut et bibliografisk format som egner seg i en litteraturliste, en cv eller lignende. BIBSYS arbeider imidlertid med dette og har gitt løfte om en bedre løsninger vinteren 2007. Også i FRIDA er presentasjon/rapportering gjenstand for gjennomgang og videreutvikling. CV-modul er på arbeidslisten til FRIDA-utvikling. Det kan også bestilles skreddersydde rapporter fra FRIDA. Per dato er vel FRIDA muligens noe bedre på dette området. Hva rapportering til DBH angår, fungerer begge systemer tilfredsstillende. Moduler Både Frida og Forskdok har modul for rapportering av forskningsresultater/publikasjoner og forskningsprosjekter. Kompetansekatalog foreligger også i FRIDA, men er foreløpig bare på utviklingsstadiet i Forskdok. Prosjektmodulen har ikke vært systematisk i bruk her ved høgskolen og heller ikke kompetansekatalogen har vært aktuell inntil nå. Økonomi I henhold til pkt. 5.2, vil forskjellen i årlige kostnaden være marginal. Den organisatorisk kostnaden ved implementering av et nytt system er vanskelig å anslå, men det er hevet over tvil at det vil fordre en merkbar innsats, blant annet knyttet til konvertering av poster og opplæring på alle nivåer. Konklusjon Det er fordeler og ulemper med begge systemer, men på det nåværende tidspunkt synes de relativt jevnbyrdige. Etter arbeidsgruppas vurdering holder begge systemene mål og tilfredsstiller høgskolens behov for kontroll med og rapportering av forskningsdata. Systemskifte vil fordre en betydelig innsats. Arbeidgruppa kan ikke se at dette er riktig ressursbruk. Det anbefales derfor at vi inntil videre beholder dagens forskningsdokumentasjonssystem. På bakgrunn av at begge systemer er under utvikling, anbefales det imidlertid at vi følger utviklingen nøye med henblikk på en eventuell ny vurdering i overskuelig framtid. Referanser Vekt på forskning. Nytt system for dokumentasjon av vitenskapelig publisering. Innstilling fra faglig og teknisk utvalg til UHR 12. nov. 2004(http://www.uhr.no/forskning/publiseringsutvalget/sentrale_dokumenter. 11

Vedlegg 1 Institusjoner som bruker FRIDA 2003: Universitetene i Oslo og Tromsø 2004: Universitetene i Trondheim og Bergen 2004: Høgskolen i Oslo 2006: Folkehelseinstituttet Følgende har søkt om å få ta Frida i bruk: Helseforetakene, Nasjonalt kunnskapssenter ofr helsetjenesten, Norsk senter for for folkemusikk og folkedans, Norsk senter for bygdeforskning, UNIS. Institusjoner som bruker BIBSYS ForskDok Universiteter Universitetet for miljø- og biovitenskap Universitetet i Stavanger Universitetsstudiene på Kjeller Vitenskapelige høgskoler Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Norges Handelshøyskole Norges idrettshøgskole Norges veterinærhøgskole Statlige høgskoler Høgskolen i Agder Høgskolen i Akershus Høgskolen i Bergen Høgskolen i Bodø Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Finnmark Høgskolen i Gjøvik Høgskolen i Harstad Høgskolen i Hedmark Høgskolen i Lillehammer Høgskolen i Molde Høgskolen i Narvik Høgskolen i Nesna Høgskolen i Nord-Trøndelag Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolen i Telemark Høgskolen i Tromsø Høgskolen i Vestfold Høgskolen i Østfold Høgskolen i Ålesund Høgskolen Stord/Haugesund 12

Høgskulen i Sogn og Fjordane Høgskulen i Volda Kunsthøgskolen i Oslo Politihøgskolen Sámi allaskuvla/samisk høgskole Private høgskoler Ansgar Teologiske Høgskole Betanien diakonale høgskole Det teologiske Menighetsfakultet Diakonhjemmet høgskole Diakonissehjemmets Høgskole Dronning Mauds Minne Høgskole for førskolelærerutdanning Fjellhaug misjonshøgskole Handelshøgskolen BI Høyskolen Diakonova Lovisenberg diakonale høgskole Misjonshøgskolen Norges Informasjons-teknologiske Høgskole Norsk Lærerakademi Forskningsinstitusjoner Bioforsk Økologisk Møreforsking Molde Møreforsking Volda SINTEF Energiforskning AS Østlandsforskning 13