KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Sandefjord Rådhus Rehabilitering av 3. etasje Sandefjord kommune Tilbudsfrist: 11.03.2016, kl.10.00
INNHOLD 1. INNLEDNING 2. GENERELT OM TILBUDET 2.1 Avtalen og kunngjøring 2.2 Kontaktpersoner i anskaffelsesprosessen 2.3 Avtalens varighet antall leverandører 2.4 Tidsfrister 2.5 Alternative tilbud 2.6 Vedståelsesfrist 2.7 Språk 2.8 Forbehold 2.9 Tilbudsåpning 2.10 Tilbudsinnhold 2.11 Generelle krav til tilbudsutforming 2.12 Avvisningsgrunner og forkasting 2.13 Tildeling av kontrakt begrunnelse - klageadgang 3. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 3.1 Regler for konkurransen 3.2 Anskaffelsesprosedyre 3.3 Opplysningsplikt 3.4 Offentlighet 3.5 Taushetsplikt 3.6 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen 3.7 Habilitet 3.8 Retting av åpenbare feil 3.9 Utskrift av anskaffelsesprotokoll for avviste og forkastede tilbud 4. KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav 4.2 Mangelfull dokumentasjon Vedlegg Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Tilbudsmappe Prisskjema SHA-plan Beskrivelse og tegninger ( 5 stk pdf er) Side 2 av 8
1.0 INNLEDNING Sandefjord kommune innbyr herved leverandører med dokumentert kvalifikasjon til åpen anbudskonkurranse på Rehabilitering av 3. etasje I Sandefjord Rådhus i henhold til konkurransedokumentene. Byggherren tar forbehold om at hele eller mindre deler av dette prosjektet kan utgå som et resultat av endrede politiske retningslinjer eller endrede økonomiske rammer og tidsfrister. 2.0 GENERELT OM TILBUDET 2.1 Avtalen og kunngjøring Kunngjøringen gjelder full bygningsmessig rehabilitering av eksisterende forhold inklusive himlinger, vegger, gulvbelegg og malerarbeider. Entreprenøren skal også ha ansvaret for samhandling av separate elektro- og ventilasjonsarbeider på egne avtaler. Totalt areal er ca. 1600 m 2 BRA. Elektro firma: Ditmar Enge elektroinnstallasjon AS Brannalarm: Bravida AS Ventilasjon: Etter eget anbud Det kreves godkjenning i tiltaksklasse 1 for alle fagområder. Oppdraget vil bli gjennomført i henhold til NS 8406, Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter. Denne loven med forskrifter finnes på http://www.lovdata.no/ Anskaffelsen er kunngjort: DOFFIN-databasen (www.doffin.no) 2.2 Kontaktpersoner i anskaffelsesprosessen Alle kontakter og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget kan rettes til: Generelt: Sandefjord kommune: Stein Christian Gjerken Tlf: 33 41 63 22 /92 63 56 30 E-post: stein.christian.gjerken@sandefjord.kommune.no Bygningsteknisk: Sandefjord kommune: Erik Rui Tlf: 33 31 63 26 /97 46 16 80 E-post: erik.rui@sandefjord.kommune.no Side 3 av 8
2.3 Avtalens varighet antall leverandører Alle arbeider skal være ferdigstilt, og hele etasjen klar til bruk senest uke 49, 2016 Det skal velges 1 leverandør. 2.4 Tidsfrister HENDELSE DATO Kunngjøring 05.02.2016 Felles befaring 11.02.2016 kl. 10.00. Frist for å stille spørsmål 08.03.2016 kl. 15.00. Tilbudsfrist 11.03.2016 kl. 10.00. Evaluering av tilbudene Uke 11, 2016 Avtaleinngåelse Uke 13, 2016 Oppstart byggearbeider Uke 16, 2016 Ferdigstillelse Uke 49, 2016 Spørsmål til konkurransegrunnlaget vil bli løpende mottatt og besvart ved kontakt i henhold til pkt 2.2. Siste frist for å stille spørsmål er utgang vanlig arbeidsdag tirsdag 8. mars, 2016 kl.15.00. Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring. Det anmodes sterkt om at de som ønsker å gi tilbud stiller på fellesbefaringen grunnet mange praktiske detaljer som vil bli belyst nærmere. Dato og klokkeslett: Torsdag 11. februar kl. 10.00. Oppmøte: Rådhuset, Teknisk etat, skranken i 3. etasje Påmelding til befaringen innen 10.02.2016 kl.14.00 på mail til Stein.christian.gjerken@sandefjord.kommune.no Utgifter mv. i forbindelse med tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte deltaker. Tilbudsfrist/innlevering av tilbudet Tilbudet leveres inn i ett -1- eksemplar på papir og et -1- ferdig «sladdet» eksemplar på minnepenn for eventuelle krav om innsyn. i lukket konvolutt til: Sandefjord kommune Teknisk etat Sandefjordsveien 3 Postboks 2025 3202 Sandefjord Tilbud levert med post, kurer og lignende skal være Sandefjord kommune i hende innen tilbudsfristen. Dersom tilbudet kommer Sandefjord kommune i hende etter tilbudsfristen vil tilbudet bli vurdert som levert inn etter tilbudsfristen, og derav bli avvist. Det er ikke anledning til å gi tilbudet via telefaks eller elektronisk post. Dersom tilbudet skal leveres ved personlig oppmøte, gjøres dette i Sandefjord kommunes rådhus i Sandefjordsveien 3, resepsjonen i 3. etg., der representant for kommunen skal signere på den lukkede konvolutten, påføre eksakt klokkeslett for innlevering og gjennom dette bekrefte at tilbudet er levert innen fristen. Tilbudsfrist: Fredag 11.03.2016 kl. 10.00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet merkes: Rehabilitering av 3. etasje Sandefjord Rådhus Side 4 av 8
2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.6 Vedståelsesfrist Leverandøren må minimum vedstå seg tilbudet i 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. 2.7 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 2.8 Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist, jf FOA 11-11 (1) d. Forbehold(ene) skal klart fremgå i vedlegg 1, Tilbudsmappen, under kapittelet om forbehold. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og blir avvist. Forbehold på skal krav (absolutte krav) er å anse som et vesentlig forbehold. 2.9 Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. 2.10 Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i h h t kravene i denne tilbudsforespørsel. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 2.11 Generelle krav til tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde de opplysninger som er krevet, og undertegnet av autorisert representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres inn på tilbudsmappen (vedlegg 1). Tilbudet som ikke leveres inn på tilbudsmappen blir forkastet. 2.12 Avvisningsgrunner og forkastning Sandefjord kommune forbeholder seg retten til å forkaste tilbud, eller deler av tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer på dette. Sandefjord kommune vil avvise tilbud der: 1. tilbyder er konkurs, under gjeldsforhandling eller under avvikling, eller som har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter. 2. tilbyder er begjært konkurs, hvor det er begjært åpning av gjeldsforhandlinger eller begjært tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover eller forskrifter. 3. tilbyder ved rettskraftig dom er kjent skyldig i forhold som angår den yrkesmessige vandel. Side 5 av 8
4. tilbyder som i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, som er påvist ved metoder som Sandefjord kommune kan forsvare. 5. tilbyder som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor tilbyder er etablert, eller i Norge. 6. tilbyder som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor tilbyder er etablert, eller i Norge. 7. tilbyder som ikke er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund, eller i det faglige register som er foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert. 8. tilbud er levert inn etter frist for innlevering av tilbud. 9. det avdekkes at tilbyder benytter arbeidskraft, eller andre elementer, som strider mot norsk lov. For nærmere om avvisning av tilbud, som Sandefjord kommune følger, vises det Forskrift om offentlige anskaffelser m.v. For nærmere informasjon om forskriften vises det til http://www.lovdata.no/ 2.13 Tildeling av kontrakt begrunnelse - klageadgang Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderene få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, samt frist for leverandør til å klage over beslutningen. Side 6 av 8
3.0 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlig anskaffelser. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen anbudskonkurranse. Alle leverandører som ønsker det vil få tilsendt konkurransegrunnlag, og får anledning til å levere inn tilbud. 3.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres forespørsel om å delta er avvist, tilbudet er avvist eller hvorfor deres tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter anmodningen er mottatt. 3.4 Offentlighet I henhold til offentlighetsloven 23 tredje ledd vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene skjermet fra innsyn inntil tildelingen er skjedd. Etter at tildeling har funnet sted, vil det hovedsakelig være opplysninger som kan ansees som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger som kan unntas fra offentligheten, jf. Offentlighetsloven 13 og forvaltningsloven 13 første ledd nr 1 og 2. Oppdragsgiver vil foreta en selvstendig vurdering av foreliggende dokumenter ved håndtering av innsynskrav. 3.5 Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. 3.6 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 3.7 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 3.8 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. 3.9 Utskrift av anskaffelsesprotokoll for avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Tilbudene vil ikke bli returnert Side 7 av 8
4.0 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene, herunder krav til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av leverandørenes tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. Sandefjord kommune kan i enkelte tilfeller, under ellers like forhold ved valg av anbyder i tillegg til vanlige foretningsmessige vurderinger, også legge vekt på om entreprenøren er tilsluttet Norsk offentlig lærlingordning. Dette vil eventuelt være spesifisert i tilbudsmappen. For oppdrag hvor det er relevant kan det stilles krav om at oppdragstaker skal ha representant på byggeplassen/under utøvelsen av tjenesten som behersker norsk muntlig og skriftlig. For oversikt over stilte krav vises det til tilbudsmappen (vedlegg 1). 4.2 Mangelfull dokumentasjon Dersom tilbyder ikke vedlegger forespurt dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene, kan oppdragsgiver vurdere leverandøren som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Pass derfor på at all dokumentasjon er vedlagt. Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester innen de angitte frister, og de leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. For nærmere informasjon mht. avvisning se punkt 2.12 Avvisningsgrunner og forkastning. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. Side 8 av 8