1 Studentmappe - bachelor mastergrad 29.03.2016 Sakstype: Det opprettes en mappe først når vi mottar en henvendelse som skal registreres. Opprettes av arkiv eller Arkivdel: STD O Sakseier: nstitutt Sakstittel: Studentmappe - navn på (etternavn, fornavn; dette skjermes) - navn på studieprogram Ordningsverdi: 421 (legges på av arkivet) Sækundærkode: nummer unntas offentlighet (legges inn av ) Tilgangskode på saksnivå og på samtlige journalposter: SV Studentsaker Offl. 13 opplysningar med teieplikt - Fvl. 13 teieplikt; evt Offl 26 eksamenssvar og karakterar m.m. (legges på av ) Klager til klagenemnda: Disse legges ikke på mappe, men på separat klagesak! Se egen rutine Skikkethetsvurderinger (gjelder kun Master i klinisk ernæring): Løpende skikkethetsvurdering legges på mappe. Særskilt skikkethetsvurdering legges på separat sak som N-notat til nstitusjonsansvarlig! Begge steder med tilgangskode disiplinær SD. Jevnføring: arkivet oppretter toveis jevnføring samt lenke mellom mappe, klagesak og særskilt skikkethetssak. Fuskesaker: Disse videresendes studieseksjonen ved fakultetet! Ferdigstillelse på saksnivå: Saksbehandler ferdigstiller saken først når en slutter på programmet Retningslinjer for registrering av studiesaker i systemene FS og ephorte: Arkivet angir i egen kolonne hvilke dokumenter det er registreringsplikt på i ephorte iht til sentrale retningslinjer her: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/studiesaker/. Det er anledning til å registrere flere dokumenter i ephorte enn det som angis som minstekrav her. Aktuelle poster på saken: Listen med aktuelle journalposter er ikke nødvendigvis uttømmende. For dokumenter på saken som ikke inngår her, gjelder hovedregelen at alt som er journalpliktig skal inn i ephorte.
2 JP Type Tittel Avsender/ mottaker RESERVASJON AV STDEPLASS, TVDET STDEPROGRASJON Søknad om reservasjon av studieplass eller utsettelse av studiestart (på grunn av militærtjeneste eller sykdom) Godkjenner Tilgangs - kode V Dokumentasjon Svar på søknad om reservasjon av studieplass eller utsettelse av studiestart (på grunn av militærtjeneste eller sykdom) Søknad om permisjon/utvidet permisjon fra studiet Minstekrav til registrering i ephorte iht rutine sentralt 1 Gjelder kun søknad om foreldrepermisjon med svar, som legges i ephorte Melding om/svar på andre typer permisjoner (deltid og Merknad 1 Retningslinjer for registrering av studiesaker i systemene FS og ephorte: Arkivet angir i egen kolonne hvilke dokumenter det er registreringsplikt på i ephorte iht til sentrale retningslinjer her: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/studiesaker/. Det er anledning til å registrere flere dokumenter i ephorte enn det som angis som minstekrav her.
3 forlengelse) legges kun i FS V Dokumentasjon Svar på søknad om permisjon/utvidet permisjon fra studiet Søknad om utvidet/forlenget studierett/studieprogresjon Gjelder kun søknad om foreldrepermisjon med svar, som legges i ephorte Melding om/svar på andre typer permisjoner (deltid og forlengelse) legges kun i FS V Dokumentasjon Svar på søknad om utvidet/forlenget studierett/studieprogresjon
VELEDERBYTTE, OPPSGELSE AV STDEPLASS, FRTAK, NNPASSNG, FORHÅNDSGODKKJENNNG, FRST FOR OPPGAVER Søknad om bytte av veileder av personlige årsaker Svar på søknad om bytte av veileder av personlige Programleder årsaker X Signert veiledningsavtale Oppsigelse av studieplass / takker nei til studieplass Enhet Y Purring på manglende semesteravgift/ bekreftelse av utdanningsplan Enhet Bekreftelse på gjennomført utdanning studieopphold i utlandet 4 Partneruniversitet Avventer HRvedtak For utreisende utvekslingse r. Søknad om fritak fra obligatorisk undervisning V Dokumentasjon Svar på søknad om fritak fra obligatorisk Programleder undervisning Søknad om innpassing av tidligere utdannelse V Dokumentasjon Svar på søknad om innpassing av tidligere Programleder utdannelse Søknad om forhåndsgodkjenning av utdanning Svar på søknad om forhåndsgodkjenning av Programleder utdanning Søknad om utsatt innlevering av oppgave (masteroppgave, prosjekt-oppgave) Enhet V Dokumentasjon Avventer HRvedtak Avventer HRvedtak Avventer HRvedtak Tidligere fritak.
5 Svar på søknad om utsatt innlevering av oppgave (masteroppgave, prosjektoppgave) Søknad om dispensasjon for obligatoriske elementer V Dokumentasjon Svar på søknad om dispensasjon for obligatoriske Programleder elementer Oppfyller ikke obligatoriske krav for å gå opp til eksamen Programleder KRAV TL EKSAMEN, OPPMELDNG ETTER FRST, ANTALL EKSAMENSFORSØK, TLRETTELEGGNG AV EKSAMEN, NNLEVERNG AV EKSAMENSOPPGAVE Søknad om dispensasjon fra forkunnskapskrav for eksamen Svar på søknad om dispensasjon fra Programleder forkunnskapskrav for eksamen Søknad om adgang til å melde seg opp til eksamen etter fristens utløp Svar på søknad om adgang til å melde seg opp til eksamen etter fristens utløp Søknad om dispensasjon fra regel om antall eksamensforsøk (tre gangers regelen)
Svar på søknad om dispensasjon fra regel om antall eksamensforsøk (tre gangers regelen) Søknad om tilrettelegging av eksamen eller studier 6 V Dokumentasjon Svar på søknad om tilrettelegging av eksamen eller studier X Oppnevning av ekstern sensor Programleder. Avdelingsleder ved inhabilitet Trekker seg under eksamen Enhet Søknader om tilrettelegging for dysleksi og andre kroniske lidelser, gjelder for 10 år. Kun søknader om dysleksi, legges på separat tilretteleggings-sak med tilgangskode ST. Tilrettelegging for øvrige kroniske lidelser, legges på mappa.
7 Søknad om innlevering av eksamensoppgave etter fristen Enhet Svar på søknad om innlevering av eksamensoppgave etter fristen Y Kursbevis KLAGE PÅ SENSR X Oppnevning av klagekommisjon Klage på sensur Anmodning om ny sensur klagekommisjon Programleder Svar på anmodning om ny sensur Klagekommisjon KLAGER Resultatet av klagekommisjonens nye vurdering av sensur Klage på enkeltvedtak Kommentarer til klagen Student - Svar på klage på vedtak Opprettholdelse av klage på vedtak Programleder Programleder Kan ikke påklages videre Oversendelse av klagesak til sentrale klagenemnda,
Diplom 8 legges på separat klagesak. Klager til klagenemnda skal ikke på mappa Vitnemål legges inn kun der hvor det utgjør grunnlaget for vedtak LØPENDE SKKKETHETSVRDERNG (GJELDER KN MASTER KLNSK ERNÆRNG). Studieseksjonen på fakultetsnivå håndterer innsyn i dokumenter om skikkethetsvurdering X Bekymringsmelding løpende skikkethetsvurdering nnkalling til samtale - løpende skikkethetsvurdering Fra varsler til studiekonsulent Fra studiekonsulent til Referat fra samtale - løpende skikkethetsvurdering Fra studiekonsulent til Leder i programrådet. Mail med godkjenning fra leder i disiplinær Bekymringsmelding mottatt av leder i programrådet overleveres til studiekonsulent for innlegging i ephorte Kopi til MED STD Bekymringsmelding sendes ikke til. disiplinær Kopi til MED STD disiplinær Kopi til MED STD
9 N Oversender løpende skikkethetsvurdering Fra studiekonsulent til MED STD V N Bekymringsmelding Referat fra samtale med nformasjon til om løpende skikkethetsvurdering mottatt ved fakultetet Tilbakesender løpende skikkethetsvurdering til ytterligere oppfølging på instituttet Fra MED STD til Fra MED STD til studiekonsulent programrådet, kan evt legges inn som Y- dokument. Leder i programrådet. Mail med godkjenning fra semester- /modulleder, kan evt legges inn som Y- dokument. disiplinær Bruk funksjon Knytt til eksisterende dokument! disiplinær Kopi til studiekonsulent disiplinær Alternativt oversendes saken til nstitusjonsansvarlig på separat sak for særskilt skikkethetsvurdering! Dette skal ikke på mappa!
10 nformasjon til en om videre behandling av saken Fra MED STD til disiplinær Studenten informeres om saken går tilbake til instituttet eller oversendes nstitusjonsansvarlig på egen sak