Revisjonsteknikk/ Sertifiseringsteknikk Michael Malling 4MB Consultants AS Dovre Sertifisering AS Revisor; ISO 9001, ISO 14001 og OHSAS18001 Sertifisør; i Miljøfyrtårn-ordningen 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 1
Innhold Innhold Del 1: Grunnlag Del 1: Grunnlag Miljøstyringssystemer Begreper Miljøstyringssystemer Sertifiseringsprinsipper (Revisjonsprinsipper) Begreper Personlige egenskaper Revisjonsprinsipper Krav til kunnskap Personlige egenskaper Del 2: Sertifiseringsprosessen Del 2: Sertifiseringsprosessen Miljøfyrtårn skritt for skritt Del 3: Utfordringene ISO kontra Miljøfyrtårn Miljøfyrtårn skritt for skritt Krav til alle bransjer/bransjekrav, - noen momenter Del 3: Samtaleteknikk Situasjoner i revisjonsmøter Den gode samtale Kritiske situasjoner 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 2
Del 1: Grunnlag Sertifiserbare miljøstyringssystemer Internasjonalt: NS-EN ISO 14001:2004 Europa: EMAS Norge: Miljøfyrtårn 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 3
ISO 14000 - familien Utvalgte standarder og retningslinjer: Miljøstyringsystemer Spesifikasjon med veiledning: NS-EN ISO 14001:2004 Retningslinjer for revisjon: NS-EN ISO 19011:2002 Miljøprestasjon: ISO 14031 Miljømerking: ISO 14020 Livsløpsvurdering: ISO 14040 Terminologi ISO 14050 Miljøhensyn i PU: ISO/TR 14062 Miljøkommunikasjon: ISO 14063 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 4
NS-EN ISO 19011:2002 Retningslinjer for revisjon/sertifisering av systemer for kvalitets/og eller miljøstyring (Veileder for sertifisør) Prinsipper for sertifisering, definisjoner Styring av revisjonsprogram Sertifiseringsaktiviteter Kompetanse og vurdering av revisorer 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 5
SERTIFISERING Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe bevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad kravelementer er oppfylt 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 6
SERTIFISØR Person som har kompetanse, personlige egenskaper og evne til å anvende sine kunnskaper og ferdigheter til å utføre en sertifisering 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 7
Prinsipper for sertifisering - ISO 19011 Etisk adferd - grunnlaget for profesjonalitet Rettferdig presentasjon - forpliktelsen til å rapportere sannferdig og nøyaktig Faglig omtanke - anvendelsen av oppmerksomhet og dømmekraft ved revisjon Uavhengighet - grunnlaget for upartiskhet ved revisjonen og saklighet på revisjonskonklusjonene Fremgangsmåte basert på beviser - den fornuftige metoden til å komme frem til pålitelige og reproduserbare revisjonskonklusjoner i en systematisk revisjonsprosess 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 8
Sertifisørs personlige egenskaper - ISO 19011 Etisk; - rettferdig, sannferdig, ærlig og diskret Åpenhjertig; - villig til å betrakte alternative idéer og synspunkter Diplomatisk; - taktfull i omgang med mennesker Observant; - aktiv oppmerksom overfor omgivelser og aktiviteter Kunnskapsrik; - i stand til å forstå og vurdere mottatt informasjon Allsidig; - tilpasser seg raskt forskjellige situasjoner Sta; - vedvarende fokusert på å få grem revisjonsbevis Besluttsom; - evne til å konkludere basert på informasjon, logikk og analyse Selvstendig; - fungerer på egen hånd og er effektiv i omgang med andre 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 9
Krav til kunnskap Innhold Lover og forskrifter Del 1: Grunnlag o Arbeidsmiljøloven Miljøstyringssystemer o Forurensingsloven o Brann og eksplosjonsvern Begreper o Tilsyn med el-anlegg Revisjonsprinsipper o Diskrimineringsloven Personlige egenskaper o Tobakkskadeloven Del 2: Sertifiseringsprosessen o Produktkontrolloven Arbeidsmiljø, ISO - forskrifter kontra Miljøfyrtårn Miljøfyrtårn skritt for skritt o Del o3: Samtaleteknikk Innkjøp Intrnkontrollforskriften 46 forskrifter blir 6 se MF-portalen/Arbeidstilsynet Den gode samtale o Merkeordninger, sertifiseringsordninger Kritiske situasjoner o Sentrale leverandører o Bilers utslippsgrense. 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 10
Krav til kunnskap (forts.) Innhold Energi Del 1: Grunnlag Transport Avfall Energimerking av bygg Gode ENØK-tiltak Miljøstyringssystemer Begreper - Vurdere miljøvennlig transportmåter Revisjonsprinsipper Personlige egenskaper - Forskrift om farlig avfall Del 2: Sertifiseringsprosessen - Generelle avfallsordninger Utslipp til luft ISO og kontra vann Miljøfyrtårn - Forurensing Miljøfyrtårn til skritt luft for skritt Del 3: Samtaleteknikk - Forurensing til vann Den gode samtale - Sandfang og oljeskiller Kritiske situasjoner Estetikk - Vurdere estetikk og eventuelt reagere 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 11
Innhold Innhold Del 1: Grunnlag Del 1: Grunnlag Miljøstyringssystemer Begreper Miljøstyringssystemer Sertifiseringsprinsipper (Revisjonsprinsipper) Begreper Personlige egenskaper Revisjonsprinsipper Krav til kunnskap Personlige egenskaper Del 2: Sertifiseringsprosessen Del 2: Sertifiseringsprosessen Miljøfyrtårn skritt for skritt Del 3: Utfordringene ISO kontra Miljøfyrtårn Miljøfyrtårn skritt for skritt Krav til alle bransjer/bransjekrav, - noen momenter Del 3: Samtaleteknikk Situasjoner i revisjonsmøter Den gode samtale Kritiske situasjoner 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 12
Del 2. Sertifiseringsprosessen - Miljøfyrtårn 5% 20% Forespørsel fra kunde Tilbud/avtale Forarbeid 50% 25% Sertifiseringsmøte Etterarbeid Sertifikat og diplom til kunde 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 13
Innhente/sjekk info. i detaljer for virksomheten: Navn på virksomhet/på diplomet Kontaktperson hos kunden Navn på konsulent Relevante bransjekrav (konsulent avklarer med Miljøfyrtårn) Dokumenter lastet opp i portalen o Innkjøpsveileder omedlemsbevis Grønt Punkt Norge (når krevet) o Energiattest (Når virksomheten eier yrkesbygg over 1000 m2) o Reisepolitikk / Reiseinstruks o Avfallsplan Forespørsel fra kunde Ønsket dato for utførelse av sertifisering 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 14
Tilbud/avtale Kalkulere oppdrag Gi skriftlig tilbud og få aksept: Basis for tilbudet (krav, antall ansatte,kompleksitet) Avtale tid for sertifisering 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 15
Forarbeid Studere Sertifiseringsveilederen (repiter) Studere konsulentrapport/miljøanalysen Studere miljørapporten Avklare eventuelle spørsmål med konsulent Ta ut sjekkliste/samlerapport/sertifiseringsnotater Søk kunnskap om virksomheten og bransjen (www) og MF sin bransjerapport Avklare program for sertifiseringsmøte med kunde 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 16
Sertifiseringsmøte Innledende møte/gjennomgå program (10-15 min) Intervju/samtale Gjenomgå kravlisten pkt. for pkt. Runde i virksomheten/kontor/byggeplass/produksjon Snakke med ansatte Oppsummering / konklusjon (avvik/anbefalinger) Notater 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 17
Notater under sertifiseringen Bruke sjekkliste som dokumentasjon Det som er OK Mangler/ avvik Forbedringer/ anbefaling Avklaringer om hvordan avvik lukkes Spesielt gode tiltak - til idébank Husk! Sunn fornuft og godt humør 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 18
AVVIK - ANBEFALING Ikke samsvar med krav = avvik I hovedsak samsvar, men kan forbedres = anbefaling Krav oppfylt, men har større potensial = anbefaling Tilføring av erfaring, idéer = anbefaling Sertifisør må hele tiden vurdere hvor grensen går mellom avvik og anbefaling 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 19
Etterarbeid Skrive kortfattet rapport (maks 2 sider) Send faktura Følge opp og godkjenne lukking av avvik Sjekk at miljørapport er levert Skriv godkjenningsbrev, last opp og bestill sertifikat/diplom 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 20
Sertifikat/diplom Undertegne på sertifikat som sertifisør Undertegne på diplom som sertifisør Videresende sertifikat til kunden Vidresende diplom til sertifiseringsinstans for signatur. 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 21
Innhold Innhold Del 1: Grunnlag Del 1: Grunnlag Miljøstyringssystemer Begreper Miljøstyringssystemer Revisjonsprinsipper Begreper Personlige egenskaper Revisjonsprinsipper Krav til kunnskap Personlige egenskaper Del 2: Sertifiseringsprosessen Del 2: Sertifiseringsprosessen Miljøfyrtårn skritt for skritt Del 3: Utfordringene ISO kontra Miljøfyrtårn Miljøfyrtårn skritt for skritt Krav til alle bransjer/bransjekrav, - noen momenter Del 3: Samtaleteknikk Situasjoner i revisjonsmøter Den gode samtale Kritiske situasjoner 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 22
Krav til alle bransjer, - noen momenter Sysremkrav o Internkontrollforskriften, 5, - de 8 punktene/veileder 15 pkt. o Involvere og lære opp o Informasjon om virksomhetens miljøarbeid /benytte logo o Miljøarbeidet skal forankres i den øverste ledelsen o Miljørapporten (info alle ansatte, eiere/styret) o Årlige forbedringer skal dokumenteres i miljørapporten Arbeidsmiljø o Lokaler skal tilfredsstille forskrift o Dialog med den enkelte, for eksempel medarbeidersamtale o Sikkerhetsdatablad o Arbeidsgiver skal ha HMS kurs 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 23
Krav til alle bransjer, - noen momenter Innkjøp o Innkjøpsveilederen o Sentrale leverandører skal dokumentere miljøprestasjoner o Underleverandører/tjenesteleverandører skal påvirkes til o å miljøsertifisere seg o Nye biler skal ha mindre enn 130g CO2 per km. o Nye varebiler anbefaler mindre enn 210g CO2 per km. Energi o Energivurdering; - (Fossilt brensel, 20 kw. Klimaanlegg, 12kW el. betjener 500m2) o Energiattest; - (Yrkesbygg over 1000 m2) o ENØK-sjekkliste; - (Yrkesbygg mindre enn 1000 m2) o Vurdere mindre miljøbelastende energikilder o Registrere eget energiforbruk hver måned 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 24
Krav til alle bransjer, - noen momenter Transport o Tiltak skal iverksettes for å fremme miljøvennlig transport hjem/arbeid o Opplæring i øko-kjøring Avfall o Kildesorteringsinstruks o Avfallsreduserende tiltak i miljørapporten o Farlig avfall 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 25
Krav til alle bransjer, - noen momenter Utslipp til luft og vann o CO2 o Olje, bensin og grus fra vaskeplass o Olje, bensin og grus fra parkeringsplass Estetikk o Virksomheten skal se ryddig og ordentlig ut 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 26
Situasjoner i revisjonsmøter HUMØR OG TEMPO Sertifisering bør være en god opplevelse Løs opp stemningen fra starten av Gi rom for avsporing, husk imidlertid tidsramme. Disponer tiden og hold koken. Ikke gå dypt i opplagte spørsmål 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 27
Situasjoner i revisjonsmøter LEVERANDØR Miljømerking/miljødeklarering Sentrale leverandører må dokumentere miljøengasjement Til sentrale leverandører regnes renhold, gårdeier, kantine, transportør, regnskapskontor, revisor i tillegg til bransjetypiske 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 28
Situasjoner i revisjonsmøter GÅRDEIER Er spesielt relevant for visse krav innen energi, brann og avfallshåndtering Er lite interessert i miljø Er lite investeringsvillig Lempfeldig med lover og forskrifter Andre leieboere er miljøsvin 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 29
Situasjoner i revisjonsmøter Avfallsreduksjon er hovedmålet God prestasjon på avfallsreduksjon er derfor viktigst Kildesortering må tilpasses lokale forhold og opplegget må stå i rimelig grad til fraksjonsvolumer Forsvarlig lagring og levering av farlig avfall Sjekk miljørapporten nøye, samhold med situasjonen i virksomheten. Kontinuerlig forbedring AVFALL 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 30
Situasjoner i revisjonsmøter Butikk i kjøpesentersenter VÆR OPPMERKSOM PÅ SPESIELLE RETNINGSLINJER: Skal butikken rapportere energi?, - ja hvis mulig Skal butikken ha eget avfallsregnskap?, - det er overlatt senterledelsen å ta stilling til dette spørsmålet og å ta nødvendig beslutning Skal butikken ha egen innkjøpsveileder i tillegg til kjedens dokumentasjon? Skal butikken ha egne mål for HMS-arbeidet i tillegg til kjeden, - ja, kan være konkretisering og tilpassing Skal butikken ha gjennomgått ENØK-sjekkliste??? 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 31
Situasjoner i revisjonsmøter Rollekonflikt Hold deg til Miljøfyrtårn og sertifiseringsgrunnlaget! Ikke ta på deg tilsynshatten når du er sertifisør! 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 32
Situasjoner i revisjonsmøter WORST CASE Miljøanalyse og virkelighet spriker vesentlig Miljøansvarlig og/eller leder er på bærtur Virksomheten er opplagt ikke klar for sertifisering Bruk ikke mer tid enn nødvendig for å konkludere: AVBRYT SERTIFISERINGEN! 14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 33
14.04.2015 www.miljofyrtarn.no 34