Revisjonsteknikk/ Sertifiseringsteknikk

Transkript

1 Revisjonsteknikk/ Sertifiseringsteknikk Michael Malling 4MB Consultants AS Dovre Sertifisering AS Revisor; ISO 9001, ISO og OHSAS18001 Sertifisør; i Miljøfyrtårn-ordningen

2 Innhold Innhold Del 1: Grunnlag Del 1: Grunnlag Miljøstyringssystemer Begreper Miljøstyringssystemer Revisjonsprinsipper Begreper Personlige egenskaper Revisjonsprinsipper Krav til kunnskap Personlige egenskaper Del 2: Sertifiseringsprosessen Del 2: Sertifiseringsprosessen Miljøfyrtårn skritt for skritt Del 3: Utfordringene ISO kontra Miljøfyrtårn Miljøfyrtårn skritt for skritt Krav til alle bransjer/bransjekrav, - noen momenter Del 3: Samtaleteknikk Situasjoner i revisjonsmøter Den gode samtale Kritiske situasjoner

3 Del 1: Grunnlag Sertifiserbare miljøstyringssystemer med krav Internasjonalt: NS-EN ISO 14001:2004 Europa: EMAS Norge: Miljøfyrtårn

4 ISO familien Utvalgte standarder og retningslinjer: Miljøstyringsystemer Spesifikasjon med veiledning: NS-EN ISO 14001:2004 Retningslinjer for revisjon: NS-EN ISO 19011:2002 Miljøprestasjon: ISO Miljømerking: ISO Livsløpsvurdering: ISO Terminologi ISO Miljøhensyn i PU: ISO/TR Miljøkommunikasjon: ISO

5 NS-EN ISO 19011:2002 Retningslinjer for revisjon av systemer for kvalitets/og eller miljøstyring Prinsipper for revisjon, definisjoner Styring av revisjonsprogram Revisjonsaktiviteter Kompetanse og vurdering av revisorer

6 REVISJON/SERTIFISERING Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad revisjonskriterier er oppfylt

7 REVISOR/SERTIFISØR Person som har personlige egenskaper og evne til å anvende sine kunnskaper og ferdigheter til å utføre en revisjon

8 Nyttige begreper Revisjonskriterier: - Samling av politikk, prosedyrer eller krav Revisjonsbevis: - Registreringer, angivelse av faktiske forhold eller annen informasjon som er relevant for revisjonskriteriene og som kan verifiseres Revisjonsfunn: - Resultater fra bedømmelsen av innsamlede revisjonsbevis mot revisjonskriterier Revisjonskonklusjoner: - Resultat fra en revisjon som revisjonslaget har fremskaffet etter å ha tatt i betraktning målene for revisjonen og alle revisjonsfunnene

9 Prinsipper for revisjon - ISO Etisk adferd - grunnlaget for profesjonalitet Rettferdig presentasjon - forpliktelsen til å rapportere sannferdig og nøyaktig Faglig omtanke - anvendelsen av oppmerksomhet og dømmekraft ved revisjon Uavhengighet - grunnlaget for upartiskhet ved revisjonen og saklighet på revisjonskonklusjonene Fremgangsmåte basert på beviser - den fornuftige metoden til å komme frem til pålitelige og reproduserbare revisjonskonklusjoner i en systematisk revisjonsprosess

10 Revisors personlige egenskaper - ISO Etisk; - rettferdig, sannferdig, ærlig og diskret Åpenhjertig; - villig til å betrakte alternative idéer og synspunkter Diplomatisk; - taktfull i omgang med mennesker Observant; - aktiv oppmerksom overfor omgivelser og aktiviteter Kunnskapsrik; - i stand til å forstå og vurdere mottatt informasjon Allsidig; - tilpasser seg raskt forskjellige situasjoner Sta; - vedvarende fokusert på å få grem revisjonsbevis Besluttsom; - evne til å konkludere basert på informasjon, logikk og analyse Selvstendig,; - fungerer på egen hånd og er effektiv i omgang med andre

11 Krav til kunnskap Innhold Lover og forskrifter Del 1: Grunnlag Miljøstyringssystemer Begreper Revisjonsprinsipper Personlige egenskaper Del 2: Sertifiseringsprosessen Arbeidsmiljø ISO kontra Miljøfyrtårn Innkjøp Arbeidsmiljøloven Forurensingsloven Brann og eksplosjonsvern Tilsyn med el-anlegg Diskrimineringsloven Røkeloven Krav til arbeidslokaler (belysning, klima og luftkvalitet, støy, vibrasjon,ståling, helsefarlig stoffer, trekk m.m) Miljøfyrtårn skritt for skritt Del 3: Samtaleteknikk Merkeordninger, sertifiseringsordninger Den gode samtale Sentrale leverandører Kritiske situasjoner Bilers utslippsgrensse

12 Krav til kunnskap (forts.) Innhold Energi Del 1: Grunnlag Transport Avfall Energimerking av bygg Gode ENØK-tiltak Miljøstyringssystemer Begreper - Vurdere miljøvennlig transportmåter Revisjonsprinsipper Personlige egenskaper - Forskrift om farlig avfall Del 2: Sertifiseringsprosessen - Generelle avfallsordninger Utslipp til luft ISO og kontra vann Miljøfyrtårn Miljøfyrtårn skritt for skritt Del 3: Samtaleteknikk Estetikk - Sandfang og oljeskiller - Vurdere Den gode estetikk samtale og eventuelt reagere Kritiske situasjoner

14 Del 2. Sertifiseringsprosessen - Miljøfyrtårn 5% 25% Forespørsel fra kunde Tilbud/avtale Forarbeid 45% 25% Sertifiseringsmøte Etterarbeid Sertifikat og diplom til kunde

15 Innhente/sjekk info. i detaljer for virksomheten: Navn på virksomhet/på diplomet Kontaktperson hos kunden Navn på konsulent Forespørsel fra kunde Relevante bransjekrav (konsulent avklarer med Miljøfyrtårn) Ønsket dato for utførelse av sertifisering Konsulentrapport/Miljøanalyse og miljørapport Dokumenter lastet opp i portalen Annen relevant informasjon (Virksomhetens nettside)

16 Tilbud/avtale Kalkulere oppdrag Gi skriftlig tilbud og få aksept: Basis for tilbudet (krav, antall ansatte,kompleksitet) Pris Forutsetninger Avtale tid for sertifisering

17 Forarbeid Studere Sertifiseringsveilederen (repiter) Studere konsulentrapport/miljøanalysen Studere miljørapporten Avklare eventuelle spørsmål med konsulent Ta ut sjekkliste/samlerapport/revisjonsprotokoll Søk kunnskap om virksomheten og bransjen (www) og MF sin bransjerapport Avklare program for sertifiseringsmøte med kunde

18 Sertifiseringsmøte Innledende møte/gjennomgå program (15-20 min) Intervju/samtale Gjenomgå dokumenter/sjekk kravlisten pkt. for pkt. Runde i virksomheten/kontor/byggeplass/produksjon Snakke med ansatte Oppsummering / konklusjon (avvik/anbefalinger) Notater Spesielle situasjoner

19 Notater under sertifiseringen Bruke sjekkliste som dokumentasjon Det som er OK Mangler/ avvik Forbedringer/ anbefaling Avklaringer om hvordan avvik lukkes Spesielt gode tiltak - til idébank Husk! Sunn fornuft og godt humør

20 AVVIK - ANBEFALING Ikke samsvar med krav = avvik I hovedsak samsvar, men kan forbedres = anbefaling Krav oppfylt, men har større potensial = anbefaling Tilføring av erfaring, idéer = anbefaling Sertifisør må hele tiden vurdere hvor grensen går mellom avvik og anbefaling

21 Etterarbeid Skrive kortfattet rapport (maks 2 sider) Send faktura Følge opp og godkjenne lukking av avvik Sjekk at miljørapport er levert Skriv godkjenningsbrev, last opp og bestill sertifikat/diplom

22 Sertifikat/diplom Undertegne på sertifikat som sertifisør Undertegne på diplom som sertifisør Videresende sertifikat til kunden Vidresende diplom til sertifiseringsinstans

24 Krav til alle bransjer, - noen momenter Sysremkrav o Internkontrollforskriften, 5, - de 8 punktene o Involvere og lære opp o Informasjon om virksomhetens miljøarbeid v/benytte logo o Miljørapporten (info alle ansatte, eiere/styret) o Årlige forbedringer skal dokumenteres i miljørapporten Arbeidsmiljø o Lokaler skal tilfredsstille forskrift o Dialog med den enkelte, for eksempel medarbeidersamtale o Sikkerhetsdatablad o Arbeidsgiver skal ha HMS kurs

25 Krav til alle bransjer, - noen momenter Innkjøp Innkjøpsveilederen Sentrale leverandører skal dokumentere miljøprestasjoner Underleverandører/tjenesteleverandører skal påvirkes til å miljøsertifisere seg Nye biler skal ha mindre enn 130g CO2 per km. Nye varebiler anbefaler mindre enn 210g CO2 per km. Energi Over 1000 m2, eier energimerker Under 1000 m2, eier/leietaker fyller inn ENØK-sjekkliste Vurdere mindre miljøbelastende energikilder Registrere eget energiforbruk hver måned

26 Krav til alle bransjer, - noen momenter Transport o Tiltak skal iverksettes for å fremme miljøvennlig transport hjem/arbeid o Opplæring i økokjøring Avfall o Redusere avfall, redusere bruk og kast mentaliteten o Kildesorteringsinstruks o Øke kildesortering, bidra til gjenvinning og gjenbruk o Redusere restavfall og totalavfall

27 Krav til alle bransjer, - noen momenter Utslipp til luft og vann o Aktuelt i spesielle tilfeller Estetikk o Virksomheten skal se ryddig og ordentlig ut

28 Situasjoner i revisjonsmøter HUMØR OG TEMPO Sertifisering bør være en god opplevelse Løs opp stemningen fra starten av Gi rom for avsporing, husk imidlertid tidsramme. Disponer tiden og hold koken. Ikke gå dypt i opplagte spørsmål

29 Situasjoner i revisjonsmøter LEVERANDØR Miljømerking/miljødeklarering Sentrale leverandører må dokumentere miljøengasjement Til sentrale leverandører regnes renhold, gårdeier, kantine, transportør, regnskapskontor, revisor i tillegg til bransjetypiske

30 Situasjoner i revisjonsmøter Er spesielt relevant for visse krav innen energi, brann og avfallshåndtering Er lite interessert i miljø Er lite investeringsvillig GÅRDEIER Lempfeldig med lover og forskrifter Andre leieboere er miljøsvin Spørsmål?

31 Situasjoner i revisjonsmøter Avfallsreduksjon er hovedmålet God prestasjon på avfallsreduksjon er derfor viktigst Kildesortering må tilpasses lokale forhold og opplegget må stå i rimelig grad til fraksjonsvolumer Forsvarlig lagring og levering av farlig avfall Sjekk miljørapporten nøye, samhold med situasjonen i virksomheten. Kontinuerlig forbedring AVFALL

32 Situasjoner i revisjonsmøter Butikk i kjøpesentersenter VÆR OPPMERKSOM PÅ SPESIELLE RETNINGSLINJER: Skal butikken rapportere energi?, - ja hvis mulig Skal butikken ha eget avfallsregnskap?, - det er overlatt senterledelsen å ta stilling til dette spørsmålet og å ta nødvendig beslutning Skal butikken ha egen innkjøpsveileder i tillegg til kjedens dokumentasjon? Skal butikken ha egne mål for HMS-arbeidet i tillegg til kjeden, - ja, kan være konkretisering og tilpassing Skal butikken ha gjennomgått ENØK-sjekkliste??? (- ja, med mindre senterledelsen har rutiner for gjennomgang med den enkelte leietaker)

33 Situasjoner i revisjonsmøter Rollekonflikt Hold deg til Miljøfyrtårn og sertifiseringsgrunnlaget! Ikke ta på deg tilsynshatten når du er sertifisør!

34 Situasjoner i revisjonsmøter WORST CASE Miljøanalyse og virkelighet spriker vesentlig Miljøansvarlig og/eller leder er på bærtur Virksomheten er opplagt ikke klar for sertifisering Bruk ikke mer tid enn nødvendig for å konkludere: AVBRYT SERTIFISERINGEN!

35