ØVRE BIKER KOMMUNE ii : APR frir. Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset, Hokksund Dato: 23.03.15 Tidspunkt: 12:30 Følende medlemmer møtte: Øyvind Birkeland Steinar Karlsen Grete Solberg Håvard Saude Agnor Brenne Følgende medlemmer møtte ikke: Følgende varamedlemmer møtte: Diverse merknader: Rådmann Morten Lauvbu deltok sammen med seksjonsleder Frode Bolstad under behandlingen av sakene PS 015/15 og PS 018/15. Kvalitetsrådgiver Anne Kolseth Martinsen deltok under behandling av sak PS 016/15. Underskrifter: Øyvind Birkeland (sign.) Steinar Karlsen (sign.) Grete Solberg (sign.)
PS 013/15 Godkjenning av innkalling og saksliste og vurdering av lukking av møtet ved behandling av konkrete saker i kontrollutvalget Det fremkom ingen kommentarer til innkalling og saksliste. Vedtak i kontrollutvalget- 23.03.2015 Innkalling og saksliste godkjennes. PS 014/15 Protokoll fra møte den 23.02.15. Det fremkom ingen kommentarer til protokollen fra 23.02.15. Vedtak i kontrollutvalget- 23.03.2015 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23.02.15 ble godkjent. PS 015/15 Ekstern henvendelse om kommunens etterlevelse av forvaltningsloven Saken legges frem uten forslag til vedtak. Leder av kontrollutvalget redegjorde innledningsvis om ekstern henvendelse knyttet til kommunens avvisning av å behandle byggesak. I henvendelsen ble det hevdet at kommunen derved brøt reglene i forvaltningsloven. Rådmannen viste til at henvendelsen gjelder byggesak som har versert over lang tid og som er behandlet både i tingretten og lagmannsretten, mens høyesterett avviste å behandle saken. Saken har vært innklaget til Sivilombudsmannen uten at Sivilombudsmannen har realitetsbehandlet klagen. Kontrollutvalget reiste spørsmål rundt den formelle avvisningen av ny behandling av saken, jfr. forvaltningsloven, og ønsket en avklaring av denne problemstillingen før sluttbehandling av den. 2
Vedtak i kontrollutvalget 23.03.2015 Sluttbehandling av saken utsettes til neste møte. Til dette møtet avklarer leder av kontrollutvalget og sekretæren hvorvidt det foreligger formelt vedtak om å avvise ny byggesaksbehandling. PS 016/15 Avviksrapportering innen omsorgssektoren 2014 Saken legges frem uten forslag til vedtak Kvalitetsrådgiver Anne Kolseth Martinsen distribuerte innledningsvis rapport om kvalitetsarbeidet i helse- og Omsorgsseksjonen 2014 samt rapporter over avviksmeldinger innen medisinhåndtering og kvalitetssystem hele og omsorg 2014. Kolseth Martinsen fastslo at det i seksjonen arbeides hardt med forbedringer hvor det legges vekt på forebygging og læring. Hun gjennomgikk videre deler av statistikkmaterialet og kommenterte enkelte deler av dette. Det gis overordnede retningslinjer for utførelse av tjenestene, mens rutiner utarbeides lokalt. Med henvisning til tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon reiste kontrollutvalget spørsmål om påviste avvik var lukket. Kontrollutvalget ønsker å få tilbakemelding om dette på et senere møtet. Vedtak i kontrollutvalget 23.03.2015 Kontrollutvalget tar redegjørelsen om avviksrapportering innen omsorgssektoren 2014 til orientering. Kontrollutvalget får en redegjørelse om situasjonen innen rus og psykiatri på møtet den 18. mai 2015. PS 017/15 Årsrapport 2014 fra Skatteoppkreveren og kontrollrapport fra skatteetaten Skatteoppkreverens årsrapport for 2014 samt kontrollrapport 2014 fra skatteetaten oversendes kommunestyret med følgende innstiling: Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for 2014 samt kontrollrapport 2014 fra skatteetaten til orientering 3
Kontrollutvalget hadde ingen kommentarer til skatteoppkreverens årsrapport eller skatteetatens kontrollrapport for 2014. Sekretæren avklarer hvorvidt rapportene er sendt kommunestyret til behandling. Hvis så ikke er tilfelle oversendes disse til kommunestyret med kontrollutvalgets Skatteoppkreverens årsrapport for 2014 samt kontrollrapport 2014 fra skatteetaten oversendes kommunestyret med følgende innstiling: Kommunestyret tar skatteoppkreverens årsrapport for 2014 samt kontrollrapport 2014 fra skatteetaten til orientering PS 018/15 Ekstern henvendelse knyttet til utleie av bevertningssted Saken legges frem uten forslag til vedtak Kontrollutvalget konstaterte at det er inngått forlik mellom kommunen og leier av bevertningssted og at kommunen har oppfylt sine forpliktelser i samsvar med forliket. 1. Kontrollutvalget er blitt forelagt grunnlagsmaterialet for tildeling av leiekontrakt og driftstillatelse. Kontrollutvalget fant ikke holdepunkter for å anta at valg av ny leietaker på Sunnhaugen ikke ble gjort på grunnlag av saklige og objektive kriterier og vurderinger, og kontrollutvalget anser dessuten at valget av leietaker klart ligger innenfor rådmannens fullmakt. 2. Kontrollutvalget finner derfor saksbehandlingen i forbindelse med skifte av driftsselskap på Sundhaugen fullt forsvarlig fra kommunens side. PS 019/15 Vurdering av revisjonens uavhengighet i forhold til Øvre Eiker kommune Kontrollutvalget tar vurderinger fra Buskerud Kommunerevisj on IKS om oppdragsansvarlige revisorers uavhengighet til orientering. Det fremkom ingen kommentarer til revisjonens erklæringer om uavhengighet. 4
Vedtak i kontrollutvalget- 23.03.2015 Kontrollutvalget tar vurderinger fra Buskerud Kommunerevisjon IKS om oppdragsansvarlige revisorers uavhengighet til orientering. PS 020/15 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 Årsrapporten legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2014 tas til orientering Bortsett fra åpåpeke en enkelte skrivefeil, fremkom det ingen kommentarer til kontrollutvalget årsrapport for 2014. Årsrapporten legges frem for kommunestyret med følgende : Årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2014 tas til orientering PS 021/15 Ekstern henvendelse om kommunens behandling av barnevernssak Saken legges frem uten forslag til vedtak. Leder og sekretær informerte kort om svarbrev til avsender av den eksterne henvendelsen, samt kontakt med og brev til fylkesmannen. Vedtak i kontrollutvalget 23.03.2015 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. PS 022/15 Eventuelt Leder viste til mottatt invitasjon til fagkonferanse på Gardermoen den 3. og 4. juni 2015. Leder deltok på tilsvarende konferanse i 2014, og fant denne nyttig og interessant. Leder melder seg på fagkonferanse på Gardermoen den 3. og 4 juni 2015. Kostnadene dekkes over kontrollutvalgets budsjett. Alle vedtak er enstemmige. 5