Online booking for konferanser, kulturarrangement, kick-off og events. www.creatobooking.no
Creato Booking Creato Booking tilbyr online booking for konferanser, kulturarrangement, kick-off og events. Vårt booking system er logisk og brukervennlig både for de som skal administrere, og ikke minst, for brukerne som skal melde seg på et arrangement. Online booking Online Booking er et nettbasert påmeldingsskjema for arrangementer der alle påmeldinger skjer via nett. Dette tilpasses sammen med annen informasjon om arrangementet så brukerne får all informasjon på et sted. Brukere som skal melde seg på et arrangement gjør dette via link fra arrangørens egne nettsider. Variable data som hotell overnatting faglig innhold parallell sesjoner sosialt program og priser tilpasses de enkelte arrangementer. Alle påmeldinger som kommer inn kan enkelt genereres i rapporter (excel) slik at arrangør til enhver tid har oversikt over antall påmeldte og hvilken valg de har gjort. Når påmelding er gjort, genereres det automatisk en faktura/bekreftelse som sendes pr. e-mail til påmelder med spesifikasjon av de valg som er gjort og pris. 2
I tillegg til online booking, tilbyr vi også å skape en profesjonell profil og ramme rundt ditt arrangement. Dette krever bevisst og kreativt design som kommuniserer med din målgruppe. Alt fra nettsider - teaser - invitasjon program multimediapresentasjon messestand bannere - eller en egen eksklusiv oppfølger fra arrangementet med fotograf som deltar for å forevige begivenhetene. Se www.creatobooking.no for mer informasjon. 3
NETTSIDER & PÅMELDINGSSKJEMA Nettside med egen profil Nettsiden blir layoutmessig i farger og layoutelementer tilpasset arrangørens egen profil. Nettsiden inneholder i hovedsak seks sider: Velkommen - Generell info - Program - Samarbeidspartner - Betalingsinfo - Påmelding (skjema genereres som pop-up). Hva disse sidene kan/bør inneholde finner du på baksiden av denne brosjyren. Påmeldingsskjema - Side 1: Kontaktinfo Første siden i påmeldingsskjemaet er kontaktinfo. Denne siden inneholder eksempelvis felter for: Fornavn - Etternavn - Firma - Adresse - Postnummer - Poststed - Land - Telefon/mobil - E-post adresse - Spesielle behov o.l. Siden er dynamisk. Påmelder må fylle inn all informasjon for å komme videre i skjemaet. Påmeldingsskjema - Side 2: Aktiviteter Denne siden viser alle aktiviteter for arrangementet, enten det gjelder parallelle sesjoner, sosialt program, utflukter, overnatting, hotellvalg, programpakker, ankomst/avreisedato osv. Siden er dynamisk. er dynamisk. 4
Påmeldingsskjema - Side 3: Pris Denne siden summerer opp totalbeløpet. Her kan man også skrive inn ønsket informasjon rundt prisen. Eksempelvis betalingsfrist o.l. Påmeldingsskjema - Side 4: Bekreft Denne siden lister opp kontaktinformasjonen og alle valgene påmelder har foretatt. Har man foretatt noen feile valg, kan man gå tilbake å registrere valgene på nytt. Det er først her man trykker Bekreft og påmeldingen blir registrert. Påmeldingsskjema - Side 5: Skriv ut Denne siden viser i hovedsak det samme som side 4, men her er registreringen foretatt (man kan ikke gå tilbake herfra) og man kan skrive ut siden. 5
ADMINISTRASJON Faktura/Bekreftelse Når en påmelding er registrert, vil påmelder få tilsendt faktura og arrangør (den som står som e-post ansvarlig) vil få tilsendt en kopi. Ønsker man at det ikke skal genereres faktura kan denne velges bort, og blir erstattet med en bekreftelse til kunde og arrangør. På faktura vil arrangørens organisasjonsnr., samt fakturanummer være påført (dette er godkjent av revisor). Administrasjon - Påmeldte Arrangør vil også få tilgang til en administrasjonsside over alle som er påmeldt. Her vil man ha mulighet til å slette påmeldte eller merke av dem som har betalt. Man vil også få opp rapporter over alle valg som er foretatt. Administrasjon - Påmeldingsinfo I administrasjonen kan man lett åpne eller skrive ut bekreftelsen som kunden har fått ved å klikke på navnet til påmelder. 6
Administrasjon - Faktura I administrasjonen kan man lett åpne eller skrive ut faktura som kunden har fått ved å klikke på fakturanummeret. Administrasjon - Rapporter Arrangør kan få opp rapporter over kontaktinfo, pris, overnatting, programpakker o.l. Rapportene vil reflektere de valg som er gjort i påmeldingsskjemaet. Man vil også ha en funksjon der alle som ikke har betalt for arrangement, kan hentes ut i en purreliste. Administrasjon - Excel skjema Alle rapportene vil åpnes i et excel skjema slik at man kan administrere informasjonen slik man selv ønsker. 7
GRAFISK MATERIELL Standard Grafisk materiell Vi tilbyr faste priser pr. påmeldte deltager for utvikling og produksjon av teasere, invitasjoner, konferansemappe m/innhold, navnekort og program, som produseres over en fast lest for din konferanse. VÅR STANDARD PAKKE INNEHOLDER FØLGENDE: Fase I Teaser (interessevekker) En tidlig melding for å få potensielle deltakere til å sette av dato for arrangementet. Mulighet for påmelding, selv om det ikke er hovedformålet. Kort presentasjon av emne, selv om ikke alle tema/foredragsholdere etc. er 100% klar. Folder, 4 sider A-5, fullfarge Konvolutter til utsendelsen trykket i to farger Pakking og adressering, levert post (opsjon, ikke med i pakkeprisen) Fase II Invitasjon Invitasjon til deltakelse og påmelding. Bredere presentasjon av emne. Påmeldingsskjema. Brosjyre, 4 sider A-4 fullfarge Konvolutter til utsendelse trykket i to farger Pakking og adressering, levert post (opsjon, ikke med i pakkeprisen) Fase III Konferansen Konferansemappe til hver deltaker, med følgende innhold: Program og presentasjoner, 8-12 sider A-4, produsert i fullfarge 8
Vedlegg til konferansemappen Konferanseblokk: sort/hvitt, 10 ark notatblokk Velkommen fra arrangør: fullfarge, A-6. Innstikk i mappen Velkommen fra vertskap: fullfarge, A-6. Innstikk i mappen Innstikk på forsiden: fullfarge, profilerer og presenterer arrangementet Påført deltakers navn og bedrift man representerer Navnekort (person + bedrift) for feste i jakkeslag Konferansemappen er ferdig produsert i et større opplag, og tilpasses i profil til den enkelte konferanse ved hjelp av alle elementene nevnt ovenfor. Design Alle elementene som er beskrevet ovenfor designes for konferansen, bygget over en fast lest. Deltakerliste Må leveres som tabulatorseparert tekst, klargjort for utkjøring. Adressering og utsendelse Erfaringsmessig vil de fleste ta seg av pakking, adressering og utsendelse selv. Vi bistår imidlertid gjerne med dette. Utskrift av adresseetiketter og pakking av teasere og invitasjoner prises i hvert enkelt tilfelle. Adresselister må leveres som tabulatorseparert tekst. Vi kan bistå med utvelgelse av målgrupper ved hjelp av adressebyråer med god kvalitet på sine databaser. 9
PRISER GRAFISK MATERIELL Priser standard grafisk materiell Priser oppgitt pr deltager, etter følgende skala: 75 100 deltagere kr. 480,- pr. person 101 200 deltagere kr. 405,- pr. person 201 400 deltagere kr. 320,- pr. person 401 eller flere deltagere kr. 285,- pr. person Antall teasere og invitasjoner står i forhold til beregnet antall deltagere; det sendes ut 3 ganger så mange teasere og invitasjoner som det antallet deltagere man beregner. Vi kan alternativt lage en spesialdesignet pakke, med elementene du ønsker å ha med. (I tillegg til det som er nevnt ovenfor kan det for eksempel lages en velkomsthilsen som legges ut på rommene, små teasere/- interessevekkere underveis i arrangementet etc.) 10
Elementer hver for seg Vi tilbyr også faste priser pr. påmeldte deltager for de som ønsker kun å bestille noe av det som er nevnt under: Navnekort Med nål: Første 50 eks. Flg. 50 eks. Med snor: Første 50 eks. Flg. 50 eks. kr. 20,- pr. person kr. 15,- pr. person kr. 40,- pr. person kr. 35,- pr. person Deltakerliste må leveres som tabulatorseparert tekst, klargjort for utkjøring. Konferansemappe I matt transparent plast uten trykk med deltakerkort i klebelomme. Første 50 eks. kr. 2.385,- Flg. 50 eks. kr. 2.250,- Konferansehefte A-4 à 12 sider med egen profil på side 1 og side 12. Notatsider i sort/hvitt. Første 50 eks. kr. 4.350,- Flg. 50 eks. kr. 2.350,- Konferanseblokk A-4 à 10 sider sort/hvitt. Første 50 eks. kr. 970,- Flg. 50 eks. kr. 700,- Prisene er oppgitt eks. mva. 11
Hvordan komme i gang? PROFIL/DESIGN AV NETTSIDE Logo, layoutelementer, navn på konferansen, sted, tidspunkt og hvilket hotell konferansen holdes på. PÅMELDING Påmeldingsskjema med informasjon om deltakere til konferansen. VELKOMMEN Her bør det stå en velkomst tekst, f.eks fra arrangør, generalsekretær eller leder. Formål med konferansen, navn på kjente keynote speakers, eller spesielt inviterte. GENERELL INFO Her bør det stå praktisk informasjon, som for eksempel: hvilket hotell konferansen er på (her kan det også være flere hoteller som vi tilbyr overnatting på) adresse, tlf. og faks, dato, antall dager, plenum evt. parallelle sesjoner, sosialt program, utflukter. Navn på kontaktperson, arrangør (kunde), med navn, adresse, e-mail, tlf. og faks. Hvor de skal henvende seg ved spørsmål til konferansen, endringer i bestilling viktig at alle endringer skal være skriftlige. Informasjon om utstilling, til utstillere, poster, sesjoner etc. Det kan stå link til nettsider vedr. konferansebyen eksempelvis www.visitbergen.no og hotellets nettside. PROGRAM Her bør det fulle eller foreløpige programmet legges ut, eller kun tekst om for eksempel tema, plenum sesjoner og parallelle sesjoner, evt. sosialt program og utflukter. SAMARBEIDSPARTNERE Her kan det stå litt om hvem som arrangerer, og i samarbeid med... Sponsorer og utstillere kan evt. få plass her, med logo evt. link til sine nettsider. BETALINGSINFO Arrangørens navn, adresse, tlf., faks og organisasjonsnummer. Her bør det stå at betaling skal skje via bankoverføring til arrangørens eget kontonummer... med mulighet for SWIFT transfer med koder for betaling fra utlandet. Priser for deltagelse og hva prisen inkluderer. Det bør stå info om gebyr ved endring og kansellering. Hvilke frister for påmelding, kansellering og evt. endring. GENERELLE BETINGELSER FOR ETABLERING AV ONLINE BOOKING TIL DITT ARRANGEMENT Kontaktperson hos Creato Media AS Lill Merethe Haug, tlf. 55 59 81 12 lill@creato.no UNDERLAG Alle underlag må leveres samlet, ta kontakt med Creato Media for en gjennomgang. TIDSFRISTER / ETABLERING AV SIDER Etter mottatt underlag vil sidene ferdigstilles og oversendes for kontroll og gjennomgang. Nettsiden publiseres innen 14 dager etter mottak av all informasjon til arrangementet. BRUK AV SYSTEMET Alle nye kunder vil få gjennomgang ved administrator vedr. bruk av systemet når det gjelder funksjonalitet, generering av rapporter med mer. SYSTEMKRAV TIL BRUKERE AV ONLINE BOOKING Har brukere av online booking svært strenge krav til sikkerhet / brannmur i sin organisasjon, kan det i noen tilfeller være behov for en gjennomgang med IT - avd.