Opplæring for kontrollutval 2014 Selskapskontroll av BRB
Agenda Litt om Business Region Bergen Bestillingsprosessen Invitasjon til andre eigarar Deloitte sin uavhengighet Undervegsrapportering Revisjonsrapporten Media Oppfølging Årsmelding for kontrollutvalet Bergen 6.5.14 2
Business Region Bergen (BRB) Etablering og føremål 14 eigarar Styre og dagleg leiar Bergen 6.5.14 3
Bestillingsprosessen Vedteken plan for selskapskontroll Prosess i kontrollutvalet der dei kom med Forslag til føremål Innspel til problemstillingar Deloitte laga forslag til prosjektplan KUV godkjende prosjektplanen Sekretariatet fekk i oppdrag å invitere dei andre eigarane med Bergen 6.5.14 4
Føremål Føremålet har vore å undersøke og vurdere: Hordaland fylkeskommune si eigarstyring av Business Region Bergen AS Om Business Region Bergen AS har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og aksjelova Både eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon Bergen 6.5.14 5
Problemstillingar Problemstillingar knytt til eigarskapsforvaltninga i Hordaland fylkeskommune: 1. Utøver Hordaland fylkeskommune kontroll med Business Region Bergen i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? 2. Korleis sikrar Hordaland fylkeskommune at selskapet driv i samsvar med gjeldande vedtekter, fylkeskommunale vedtak og andre føringar frå eigar? 3. Er det tilstrekkeleg grad av samhandling mellom Hordaland fylkeskommune og dei andre eigarane når det kjem til styring og oppfølging av selskapet? Bergen 6.5.14 6
Problemstillingar forts. Problemstillingar knytt til drifta i selskapet (forvaltningsrevisjon): 4. I kva grad driv Business Region Bergen i samsvar med vedtektene? 5. Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigarar, styret og selskapet si daglege leiing? 6. Har selskapet etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driv i samsvar med aksjelova? 7. Er resultatet og ressursbruk i samsvar med dei måla som er sett opp for selskapet? Bergen 6.5.14 7
Invitasjon til andre eigarar Brev med invitasjon Deltakere Eksempel på kostnad Revisjonsordningar i eigarkommunane Bergen 6.5.14 8
Deloitte sin uavhengighet Bakgrunn Vurderinger prosess Konklusjon Bergen 6.5.14 9
Konklusjon Overå Når det gjelder 80 selskaper er jeg således kommet til at det ikke kan være noe i vegen for at kommunens revisor kan gis i oppdrag a utføre selskapskontroll selv om vedkommende også er valgt revisor for det aktuelle selskapet. Dette er temmelig opplagt når det gjelder selskaper hvor enkommune/ fylkeskommune alene eier alle aksjene i et selskap, men ut fra den forutgående argumentasjon må konklusjonen rettslig sett bli den samme når det er flere kommuner og/ eller fylkeskommuner som er eiere. Bergen 6.5.14 10
Undervegsrapportering Rutine å få undervegsrapportering i kvart møte i KUV frå bestilling til levering 28.08.13 19.09.13 24.10.13 Handsaming av rapporten i KUV 19.11.13 Innstilling samrøystes vedteke i TING 10.12.13 http://polsak.ivest.no/ Bergen 6.5.14 11
Revisjonsrapport - Metode Dokumentanalyse Intervju tre representantar frå administrasjonen og to representantar frå styret i BRB tre representantar frå administrasjonen i Hordaland fylkeskommune med særskilt ansvar for eigaroppfølging av BRB Spørsmål på e-post fylkeskommunen sin generalforsamlingsrepresentant og fylkesordførar (nestleiar i styret) Stikkprøvegjennomgang seks innkjøp utført i 2012 Bergen 6.5.14 12
Hordaland fylkeskommune si eigarstyring - hovudfunn og vurderingar Bergen 6.5.14 13
Eigarstyring i HFK Fylkeskommunen si eigarskapsmelding blei revidert juni 2013. BRB er plassert under sektoren næring og nyskaping, og eigarskapen er definert som samfunnsmessig. Forholdet mellom fylkeskommunen og BRB er regulert gjennom ein samarbeidsavtale og gjennom årleg tildelingsbrev frå fylkeskommunen. Det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling i fylkeskommunen når det gjeld oppfølging av BRB. Det er god kommunikasjon og samhandling mellom fylkeskommunen og BRB. Bergen 6.5.14 14
Eigarstyring forts. Fylkeskommunen legg til grunn at tildelte midlar blir retta mot prosjekt i Strategisk næringsplan og mål i Regionalt utviklingsprogram. Administrasjonen opplever at BRB nyttar midlane i samsvar med føringar. Det er ikkje avdekka vedtak eller andre føringar frå fylkeskommunen som ikkje blir følgt opp av BRB. Fylkeskommunen har samhandling med andre eigarar i generalforsamlingane og i eigarmøta, samt gjennom ulike samarbeidsfora. Fylkeskommunen utøver kontroll med BRB i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring. Bergen 6.5.14 15
Selskapskontroll av BRB - hovudfunn og vurderingar Bergen 6.5.14 16
Vedtekter og føringar frå eigarar Vedtektene for Business Region Bergen AS er sist vedtatt 04. juni 2009. BRB utøver drifta i samsvar med gjeldande vedtekter BRB har oppretta dotterselskapet BRB Vekst, for å tilfredsstille regelverket knytt til offentlege anskaffingar. Selskapet må sikre at det ikkje skjer overføring av ressursar frå BRB til BRB Vekst. Det er ikkje avdekka politiske vedtak eller andre føringar frå eigarane som ikkje blir følgt opp av BRB. Bergen 6.5.14 17
Rolle- og ansvarsfordeling Det er ikkje utarbeidd fullmaktsstruktur for selskapet eller styreinstruks. Det er starta opp eit arbeid med å utarbeide slike dokument. Per i dag har BRB inngått nokså likelydande samarbeidsavtalar med eigarkommunane. Forventningane eigarane har til rolle- og ansvarsfordeling mellom selskapet og kommunen varierer. Samarbeidsavtalane kan i større grad avklare roller og forventningar mellom partane enn det som er tilfellet i dag. Bergen 6.5.14 18
System og rutinar Det er ikkje avdekka avvik frå føresegner i aksjelova. Styret har etablert ei systematisk og tett oppfølging av selskapet. Selskapet har etablert rutinar som sikrar at styret får tilgang til relevant styringsinformasjon. BRB har ikkje etablert eit system for registrering av HMS-avvik, kvalitetsavvik og/eller avvik frå krav i regelverk. Fleire av KS sine tilrådde praksisar er ikkje etablert i selskapet. Bergen 6.5.14 19
Innkjøp BRB har ikkje overordna innkjøpsrutinar. Revisjonen har gått gjennom innkjøp frå seks leverandørar som BRB har betalt ut til 2012. To av seks innkjøp er ikkje konkurranseeksponert, noko som bryt med krav i innkjøpsregelverket. Verdivurderinga ved eit av innkjøpa blei sett til 1,6 millionar kroner, medan prosjektet enda med å koste 7,6 millionar kroner. Dersom selskapet hadde gjort ei riktig verdivurdering skulle anskaffinga ha vore utført i samsvar med kapittel III i anskaffingsforskrifta. Bergen 6.5.14 20
Resultat og ressursbruk Det er i stor grad sett konkrete mål for selskapet. Forventinga om oppfølging av SNP bør bli tydeleggjort som ein tenesteleveranse frå selskapet i samarbeidsavtalane. Fleire SNP-tiltak er ferdigstilt, og fleirtalet av tiltaka som er planlagt å vere ferdig i 2013 eller 2014 er i rute. Rapportering til eigarane om status på tiltaka i SNP skjer i hovudsak munnleg i eigarmøta. Rapporteringa bør i større grad vere knytt til tiltaka i opphaveleg SNP. Bergen 6.5.14 21
Resultat og ressursbruk BRB har samla sett ei økonomisk forsvarleg drift. BRB sin ressursbruk er i hovudsak retta mot prosjekt som er initiert med utgangspunk i anten SNP eller tenester skissert i samarbeidsavtalane. Vekstlandet-kampanjen har stått for ein vesentleg del av BRB sine prosjektkostnadar i 2012. BRB har ikkje budsjettert midlar konkret til Vekstlandet-prosjektet. Vekstlandet blir skildra som eit av fire delprosjekt under SNP-tiltak 8 «enhetlig profilering av regionen». SNP-tiltak 8 er eitt av åtte SNP-tiltak som BRB er tiltakseigar for. Bergen 6.5.14 22
Resultat og ressursbruk BRB har ikkje utarbeidd skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett BRB har i liten grad utarbeidd system og rutinar for prosjektstyring. BRB har ikkje utarbeidd retningslinjer for bruk av innleigde ressursar. BRB rapporterer berre til Hordaland fylkeskommune om ressursbruken i selskapet. Bergen 6.5.14 23
Vedtak i fylkestinget 10.12.13 Bergen 6.5.14 24
Basert på tilrådingar frå Deloitte 1. Fylkestinget seier seg nøgd med med at revisjionsrapporten ikkje ser behov for å foreslå konkrete tilrådinagr etter Deloitte sin kontroll av fylkeskommunen si eigarstyring av Business Region Bergen. 2. Når det gjeld den gjennomførte selskapskontrollen av Business Region Bergen ber fylkestinget selskapet syta for å: 1. Ferdigstille arbeidet med å utarbeide fullmaktsstruktur for selskapet og styreinstruks for styret. 2. Sikre at samarbeidsavtalane i tilstrekkeleg grad avklarar rollar- og forventningar mellom partane. Bergen 6.5.14 25
Basert på tilrådingar frå Deloitte 3. I samband med revidering av Strategisk næringsplan i 2014 arbeider for å tydeleggjere ansvarslinjene mellom tiltakseigarar, eigarkommunane og andre samarbeidsaktørar når det gjeld oppfølging av tiltak i planen. 4. Utarbeide skriftlege rutinar for innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 5. Etablere eit system for å registrere og følgje opp avvik, som er tilpassa selskapet sin storleik og risikoforholda for verksemda. Bergen 6.5.14 26
Basert på tilrådingar frå Deloitte 6. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: * styrevervregistrering * gjennomføre årleg eigenevaluering av styret * utarbeide plan for kompetanseutvikling 7. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. 8. Etablere system og rutinar for prosjektstyring, og fastsett budsjettrammer for prosjekt av ein vesentleg storleik. Bergen 6.5.14 27
Basert på tilrådingar frå Deloitte 9. Utarbeide retningslinjer for bruk av innleidde ressursar. 10. Vurdere om det er behov for at selskapet i større grad rapporterer til alle eigarane om ressursbruken i selskapet (jf. praksis med rapportering til Hordaland fylkeskommune). 11. Laga ein plan innan 01.03.14., som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Det er ønskjeleg at planen vert lagt fram for fylkestinget i mars 2014. Bergen 6.5.14 28
Høyring Fylkesrådmannen hadde ingen kommentarer til rapporten i si tilbakemelding BRB opplyser i sitt høyringssvar at selskapet har og vil ta tak i revisjonen sine tilrådingar, samt setje i verk tiltak for å få dette gjennomført. Ingen av generalforsamlingsrepresentantane (i Hordaland fylkeskommune, og kommunane Askøy, Bergen, Samnanger, Austevoll, Fusa og Os) har valt å kome med høyringsuttale til rapporten. Bergen 6.5.14 29
Media Stor medieinteresse for saka Sekretariatet henviste til leiar i kontrollutvalet Leiar fekk fleire henvendingar frå journalistar Relativt god dekning i m.a. Bergens Tidende Bergen 6.5.14 30
Oppfølging Handlingsplan for oppfølging vart motteke innan fristen og kontrollutvalet gjorde slikt vedtak på bakgrunn av den: «Kontrollutvalet tek til orientering tilbakemeldinga frå BRB. Det går fram av tilbakemeldinga at frist for ferdigstilling av fleire av tilrådingane er i løpet av første halvår 2014. Kontrollutvalet ber difor om å få ny statusrapport innan utgangen av august 2014.» Bergen 6.5.14 31
Årsmelding for kontrollutvalet I 2013 rapportert at selskapskontrollen er gjennomført I 2014 vert resultatet av oppfølginga rapportert Fylkestinget vedtek årsmeldinga i juni tinget Bergen 6.5.14 32
Spørsmål?? Bergen 6.5.14 33