KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling (FOA Del II) Innskuddspensjon
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver...3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang...3 1.3 Kontraktsperiode...4 1.4 Konkurranseform...4 1.5 Kunngjøring...4 1.6 Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse...4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget...4 1.8 Fremdriftsplan...5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre...5 2.2 Offentlighet...5 2.3 Taushetsplikt...6 2.4 Habilitet...6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav...6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling...7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling...7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner...7 3.5 Underleverandører...8 3.6 Eventuell tilleggsfrist...8 4 KRAV TIL TILBUDET... 8 4.1 Tilbudets innhold...8 4.2 Tilbudets utforming...8 4.3 Innleveringssted...9 4.4 Tilbudsfrist...9 4.5 Forbehold og avvik...9 4.6 Opplysningsplikt... 10 4.7 Alternative tilbud og minstekrav... 10 4.8 Alternative frister... 10 4.9 Deltilbud... 10 4.10 Vedståelsesfrist... 10 4.11 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet... 10 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 11 5.1 Registrering av tilbud... 11 5.2 Tilbudsåpning... 11 5.3 Avvisning pga. forhold ved leverandøren... 11 5.4 Avvisning pga. forhold ved tilbudet... 11 6 TILDELINGSKRITERIER... 11 6.1 Tildelingskriterier... 11 7 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 13 1
7.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 13 7.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling... 13 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Folketrygdfondet er et særlovselskap som forvalter Statens pensjonsfond Norge på vegne av Finansdepartementet. Vi er en langsiktig, finansiell kapitalforvalter med målsetting å oppnå høyest mulig avkastning over tid innenfor de rammer som er fastsatt for forvaltningen. Kapitalen kan investeres i aksjer notert på regulert markedsplass i Norge, Danmark, Finland og Sverige, og i rentebærende instrumenter hvor utsteder er hjemmehørende i disse landene. Folketrygdfondet har per dags dato 52 ansatte. For mer informasjon, se Folketrygdfondets nettside: www.ftf.no Folketrygdfondets kontaktperson: Navn: Folketrygdfondet v/rune Møien Postadresse: Postboks 1845 Vika, 0123 Oslo Besøksadresse: Haakon VIIs gate 2, 0161 Oslo, 8. etasje e-post: rune.moien@ftf.no Telefon: 23 11 72 00 Rådgiver: Aon Norway ved stina.vestby@aon.no Eventuelle spørsmål kan rettes til Stina Vestby per e-post med kopi til Rune Møien. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med en leverandør om innskuddsbasert pensjonsordning for alle ansatte hos oppdragsgiver. Oppdragsgiver har i dag en offentlig tjenestepensjonsordning i Statens pensjonskasse. Ny pensjonsordning skal være i samsvar med Lov om Innskuddspensjon. Se nærmere i kravspesifikasjon - vedlegg 1. 3
1.3 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er tre år med opsjon på ett år pluss ett år. Folketrygdfondet skal ha opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med ett år pluss ett år slik at total mulig kontraktsperiode blir 5 år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 2 måneder før avtalens utløp. Oppdragsgiver beholder imidlertid sin oppsigelsesrett i samsvar med lov om forsikringsvirksomhet. Leverandør har ingen tilsvarende oppsigelsesmulighet annet enn ved tilfeller av svik på oppdragsgivers hånd. Folketrygdfondet ønsker at tilbyder vedlegger et eksemplar av sin standardavtale om innskuddspensjon. 1.4 Konkurranseform Anskaffelsen gjennomføres etter anskaffelsesprosedyren Konkurranse med forhandling. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen den 15.9.2015. 1.6 Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget innen 05.10.2015. Spørsmål vil bli anonymisert og publisert med svar på Doffin innen 7.10.2015. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig. Innen tilbudsfristens utløp har Folketrygdfondet rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Oppdragsgiver kan gi en forlengelse av fristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i sin forespørsel. Alle opplysninger, herunder rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget, vil bli gitt gjennom elektronisk kunngjøring på DOFFIN. 4
1.8 Fremdriftsplan Folketrygdfondet har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 15.9.2015 Frist spørsmål til konkurransegrunnlag 05.10.2015 Frist for å levere tilbud 21.10.2015 kl. 12:00 Tilbudsåpning 21.10.2015 kl. 12:30 Forhandlinger med leverandører 05.11.2015-11.11.2015 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 30.11.2015 Karensperiode 10.12.2015 kl. 24:00 Kontraktsinngåelse 13.12.2015 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Fristene frem til og med tilbudsåpning er endelige. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas som Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del II. Denne konkurransen følger prosedyren konkurranse med forhandling. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte tilbydere kan gi tilbud. Etter mottak av tilbudene, vil vi gjennomføre videre forhandlinger, i ett eller flere trinn, med tilbyderne om hele eller deler av anskaffelsen. Konkurransedokumentene offentliggjøres i DOFFIN-databasen. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19. mai 2006 nr.16 23 inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal, i tillegg til åpen versjon, også levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal Folketrygdfondet uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Folketrygdfondet plikter å unnta dem fra offentlighet. 5
2.3 Taushetsplikt Folketrygdfondet og dets ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder fra innleveringstidspunkt. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. 6
3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig Norske selskaper: Firmaattest etablert foretak. Utenlandske selskaper: Det må godtgjøres at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav Siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring Erklæring om omsetning de siste tre årene som er knyttet til sammenlignbare tjenester Informasjon om eventuelle nyere forhold som kan ha relevans for foretakets regnskapstall Tilbyder må også være forberedt på at Folketrygdfondet kan be om tilleggsinformasjon på dette kravet. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Folketrygdfondet har anmodet om, kan leverandør godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha solid Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante erfaring fra tilsvarende oppdrag. oppdragene de siste 3 år, herunder opplysninger om omfang, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov. Leverandøren skal ha god tilgjengelighet og gjennomføringsevne Redegjørelse for virksomhetens størrelse, bruk av/behov for underleverandører og til hvilke oppgaver. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Tilbyder bes å beskrive kvalitetssikringsprosessen både i forhold til oppdragsgiver, internt i organisasjonen og i forhold til underleverandører. 7
3.5 Underleverandører Dersom Leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og angis hvilke ytelser de vil utføre. Dersom en leverandør har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende finansiell/økonomisk styrke og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at Leverandøren har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom Leverandør og underleverandør. 3.6 Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatteattester eller HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp, kan Oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra fristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter seg av denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagerne i konkurransen og Oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne forespørsler før tilleggsfristen er utløpt. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets innhold Et komplett tilbud skal bestå av: Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av Tilbudsbrevet Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner ref. pkt. 3.1-3.5 Besvarelse av Kundens kravspesifikasjon jf. vedlegg 1 4.2 Tilbudets utforming Det komplette tilbudet skal leveres med følgende innhold (som angitt i punkt A og B): A) Papirform To (2) åpne eksemplarer samt ett (1) eksemplar der forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet bes innsatt i en perm/hefte som organiseres med skilleark slik: 0. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal ligge fremst og skal være datert og signert av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e- postadresse skal oppgis i brevet. 8
Forbehold skal klart fremkomme av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbehold(ene) fremkommer (med sidetall og punktnummer). 1. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner ref. pkt. 3.1-3.5. 2. Besvarelse av kravspesifikasjon Leverandørens dokumentasjon for oppfyllelse av kravspesifikasjonen jf. vedlegg 1. B) Elektronisk Kopi av ikke-sladdet versjon og kopi av sladdet versjon av tilbudet skal leveres på viruskontrollert minnepenn. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen besvares/belyses. Alle dokumenter og vedlegg i tilbudet skal leveres på norsk. 4.3 Innleveringssted Tilbudet skal sendes/leveres til: Navn: Postadresse: Leveringsadresse: Folketrygdfondet Postboks 1845 Vika, 0123 Oslo Haakon VIIs gate 2, 0161 Oslo, 8. etg. Tilbudet skal oversendes i lukket og nøytral forsendelse (konvolutt, eske e.l.) og skal være merket: Tilbud innskuddspensjon. 4.4 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 21.10.2015 kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf. pkt. 4.3, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. 9
Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at Folketrygdfondet kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet, jf. omtalen i pkt. 4.2. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 4.6 Opplysningsplikt Folketrygdfondet vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Folketrygdfondet plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 4.7 Alternative tilbud og minstekrav Alternativt tilbud aksepteres ikke. 4.8 Alternative frister Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative frister for gjennomføring av oppdraget. 4.9 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 4.10 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 31.12.2015, kl. 12:00. 4.11 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 10
5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Folketrygdfondet skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.3 Avvisning pga. forhold ved leverandøren Folketrygdfondet plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 11-10 1.ledd foreligger. Folketrygdfondet kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 11-10 2.ledd bokstav a-g foreligger. 5.4 Avvisning pga. forhold ved tilbudet Folketrygdfondet plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 11-11 1.ledd bokstav a-f foreligger. Folketrygdfondet kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 11-11 2.ledd bokstav a-d foreligger. 6 TILDELINGSKRITERIER 6.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier og vekter: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Tilbudets kvalitet 5-10 % Tilbyders besvarelse av Det vil bli lagt vekt på leverandørens evne til konkurransedokumentene å levere en fullstendig besvarelse på forespørselen med bakgrunn i 11
Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen. Service/kvalitet Det vil bli lagt vekt på servicenivå og kvalitet på de tjenester som leveres 35-40 % Service innebefatter kompetanse og kvalitet på leveranse, kompetanse på kunder med sammensatt pensjonshistorikk, produktkvalitet, dokumentert evne til utbetaling av rett pensjon til rett tid, systemer for kommunikasjon med og administrasjon av oppdragsgivers pensjonsordning og systemer for valg/bytte av investeringsprofil eller fond. Kriteriet innebefatter også forventet avkastning for medlemmene av ordningen. Her vil særlig kravspesifikasjonens utfylte pkt. 5, 6, 7,og 11 bli vurdert. Kriteriet scores på en skala fra 0 5 der 5 er best. Leverandørens organisasjon og leveringsevne Her vil det bli lagt vekt på tilbyders kompetanse til å gjennomføre oppdraget etter Kundens behov, og praktisk erfaring med lignende oppdrag 5-10 % Tilbyder bes å redegjøre for sin planlagte ressursinnsats, herunder hvem som vil være leverandørens kontaktperson inn mot Folketrygdfondet. Oversikt over CV er med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring for hver person som skal ha sentrale oppgaver i forbindelse med oppdraget. Arbeidet skal utføres av de personene som er oppgitt i tilbudet. Dersom det blir behov for å erstatte enkeltpersoner skal ny medarbeider ha minst samme relevante kompetanse og erfaring som den medarbeider som erstattes. Faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet må dokumenteres av tilbyder. Referanser vil bli benyttet i vurderingen. Her vil særlig kravspesifikasjonens utfylte pkt. 8, 9 og 10 bli vurdert under dette kriteriet. 12
Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Totalkostnad/Pris 45-50 % Pris forstås her som gjennomsnittlig årlig premie for kontraktsperioden (ikke medregnet nivået på innskudd). I tillegg til spesifiserte medlemslister skal matrisene i kravspesifikasjonens pkt. 4 fylles ut. Tilbyderen med lavest totalpremie får maksimal poengsum: 5 poeng. 7 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 7.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Folketrygdfondet kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn jf. FOA 13-1 (1). 7.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Folketrygdfondets beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Karensperioden settes til 10 kalenderdager. Når karensperioden er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 13