Rammeavtale om transporttjenester med drosje og minibuss i Nedre Glomma

Rammeavtale om transporttjenester med drosje og minibuss i Nedre Glomma Spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget - 26. april 2011 Spørsmål 3: Pkt 2.4 om Leverandørens ansvar er begrenset til selve skyssen. Vil det ved levering av 1. og 2. klassinger alltid være skolepersonale som mottar elevene synlig fra bil? Svar: Funksjonsfriske elever vil normalt kunne gå fra transportmiddelet til skolen/hjemmet fra naturlig stoppested og oppdragsgiver har ikke forutsatt at det må være synlig personale tilstede ved levering. Elever som må ha hjelp til klargjøring før og etter skyss (på- og avkledning eller hjelp i trapper, oppgang eller gårdsplass) må få dette av foresatte eller ansatte ved institusjon eller elevens bopel. Elever med spesielle behov skal ikke settes av før foresatte eller personalet på skole, institusjon eller hjemme er tilstede for å ta imot elevene. Spørsmål 4: Pkt. 2.4 om behov og krav omkring faste biler og sjåfører: I konkurransegrunnlaget står det: Erfaringsmessig er omfanget av slik skyss svært begrenset men kan forekomme Kan det gis et antall forekomster eller en %-vis andel den skyssen vil utgjøre? Svar: Omfanget vil variere fra år til år. Oppdragsgiver har ikke nærmere informasjon om omfanget utover at dette i inneværende skoleår kan omfatte 2-3 % av totalt antall elever. Foresatte, kommune eller skole som krever eller ønsker fast bil og/eller sjåfør får i utgangspunktet ikke tilbud om dette hvis ikke behovet er medisinsk begrunnet og tilstrekkelig dokumentert. Spørsmål 5: Pkt 6.1 om oppstart og avtalt kjøreplan. Når vil tilbyder ha informasjon om kjøreplaner og hvilke elever som skal ha transport i forhold til skolestart? Svar: Elevoversikten vil foreligge og foreløpig kjøreplan kan utarbeides like før skolestart, men må normalt justeres og oppdateres like etter skolestart. Det må samtidig påregnes endringer i løpet av skoleåret. Spørsmål 6: Pkt 6.1 og Pkt. 6.12 om avtaler med underleverandører. Kan leverandør gjøre avtale med underleverandører etter at anbudet er satt i drift, og uten at konkrete underleverandører er omtalt i tilbudet? Svar: Oppdragsgiver kan godkjenne bruk av underleverandører iht pkt 6.12 i løpet av avtaleperioden. Se også pkt 5.2 om formalkrav og fremleggelse av dokumentasjon for underleverandører. Side 1 av 5

Spørsmål 7: Pkt. 8.11 om Sarpsborg, Fredrikstad, Hvaler og Råde. Har vi oppfattet det riktig, at vi kan gi et eget tilbud i form av et eget prisskjema for hver av de fire kommunene med varierende priser? Svar: Nei. Oppdragsgiver ønsker èn samlet pris pr kilometer for transportoppdrag innenfor en kommune, regionen og til/fra regionen fordelt på materiell og utstyr som er oppført i prisskjema. Spørsmål 8: Pkt 8.1.5 og pkt. 9.4 om oppsatt starttid og avvik i forhold til start, underveis og slutt for hver tur i forhold til gebyrer. Hvilket konkret tidspunkt i kjøreplanen (start stasjoneringssted?, hentetid elev 1, 2 osv?, samt ankomst skole/skolestart?) blir lagt til grunn for gebyr ved > 10 min. forsinkelse? Spørsmålet grunner seg i at det under pkt. 4) og pkt 5) på side 35 opereres med 2 ulike tidspunkter for gebyrilegging. Svar: Gebyr gjelder pr hendelse i henhold til oversikten i pkt 9.4. Brudd på pkt 4 og 5 vil dermed kunne gi 2 gebyrer på samme tur. Med planlagt start på turen menes avtalt hentetid for elev nr 1. Spørsmål 9: Pkt. 8.1.5 om kjøreplanen. Vil foreldre/skoler bli informert om at det ikke lenger vil være noe ventetid i forhold til fastsatt kjøreplan /hentetidspunkt? Hvis eleven ikke er klar, så kjører bilen. Svar: Se vedlagt informasjonsbrosjyre som distribueres til elev, foresatte, skole og sjåfør. Spørsmål 10: Pkt. 8.1.5 om kjøreplanen. I tilfelle skole/foreldre mister transporten fordi elev ikke var klar : Betyr dette at leverandør ikke plikter å sende annen bil når dette kreves fra skole/foreldre? Svar: Se svar på spm 9. om informasjon. Leverandør har ivaretatt sine forpliktelser i henhold til denne avtalen ved oppmøte til avtalt tid samt at det må påregnes en normal ventetid for at eleven skal kunne komme seg frem til bilen. Spørsmål 11: Pkt. 8.1.5 om umiddelbar varsling om avvik. Hva vil være svartid hos oppdragsgivers ruteopplysningstjeneste? Svar: Oppdragsgiver har allerede etablert en meldingstelefon for avvik fra bussjåfører til ruteopplysningstjenesten og forutsetter at tilsvarende ordning etableres for øvrige transporttjenester, eventuelt med flere nummer dersom kapasiteten blir for dårlig. For øvrig kan andre kanaler som e-post, sms eller lignende også brukes etter nærmere avtale, hvis dette viser seg å være mer hensiktsmessig. Spørsmål 12: Pkt. 8.3.3 om stoffseter i innleide minibusser. Rent praktisk er det erfaringsmessig mer praktisk med skinnseter som følge av rengjøring etter oppkast og lignende. Er kravet om polstrede enkeltseter helt absolutt? Svar: Oppdragsgiver aksepterer at hele eller deler av setet er trukket i skinn. Side 2 av 5

Spørsmål 13: Pkt. 9.4 om øvre grense for oppdragsgivers ileggelse av gebyrer. Er det slik at oppdragsgiver vurderer det slik at man ikke på noe tidspunkt vil kunne komme i konflikt med urimelige avtalevilkår, jfr. avtaleretten, når det gjelder øvre grense for gebyrer? Svar: Nei, oppdragsgiver har ikke vurdert dette som en konflikt, jf pkt 9.4 tredje avsnitt. Se også pkt 6.9.4 om gebyr eller erstatning fra leverandør. Spørsmål 14: Pkt 9.4 Det er i konkurransegrunnlaget nevnt noen årsaker som ikke medfører gebyr. Tilbyder ser for seg en rekke andre hindringer som enten medfører forsinkelse eller medfører at sjåfør må velge annen kjørevei. Har oppdragsgiver en mer utfyllende oversikt over slike tilfeller? Svar: Nei. Slike tilfeller må vurderes separat og kan komme inn under bestemmelsene om force majoure eller forhold som leverandør ikke råder over. Spørsmål 15: Prisskjema. Vedrørende pris pr. elev. pr. tur sentralt i Fredrikstad og Sarpsborg. Vil det være elever med behov for handikaptransport i denne priskategorien, eller er det kun snakk om gående elever? Svar: Priskategorien kan omfatte både funksjonsfriske og funksjonshemmede elever. Spørsmål 16: Side 26/35 om Alder: Prolongering står i doffin utlysning ikke i konkurransegrunnlaget. Hvis det er prolongering på 2 år så står det i konkurransegrunnlaget at ingen av minibussene som inngår i den enkelte kontrakt ikke skal overstige 5 år. Gjelder dette også ved evt. Prolongering? Svar: Avtalen kan ikke prolongeres utover avtaleperioden på 5 år. Spørsmål 17: Side 24 pkt 8.3: Hvordan beregnes Heltidsinnleie? Er det kun en pause på 1 time i løpet av en løpende dag, eller kan en heltidsbil/dag tolkes slik: 1. daglige kjøreøkt går fra 06:30 til 09:30 (3 timer) og 2. daglige kjøreøkt går fra 12:00 til kl. 17:00 (5 timer). Total aktiv kjøring er på 8 timer, men totalt utstrekk er på 10,5 timer (minus 1 time pause) er lik totalt 9,5 timer? Betales dagen fra oppdragsgiver med 8 timer (heltidsbil er iflg konkurransegrunnlaget ca 8 timer) eller 9,5 timer? Svar: Oppdragsgiver betaler for 8 timer i ovenstående eksempel. Spørsmål 18: Side 27/35 pkt 8.3.3: Krav til universell utforming forskriften 4: Ser oppdragsgiver på 17 seters buss som buss gruppe/klasse M2 slik at den da skal utstyres med a) automatisk holdeplassannonsering med tale og elektronisk tavle inne i bussen, samt b) Utvendig utroperanlegg (lydfyr)? I 8 så kan løyvemyndigheten gjøre unntak! Hva krever oppdragsgiver vedr. dette? Svar: Oppdragsgiver vil ikke kreve slike installasjoner i minibussene. Dersom slike installasjoner blir aktuelt på et senere tidspunkt, for eksempel ved pålegg, vil oppdragsgiver dekke dokumenterte ekstrakostnader for dette. Side 3 av 5

Spørsmål 19: Side 2 Innledning så skriver oppdragsgiver 1) Kombinasjon av pris pr elev pr tur og pris pr. kilometer, eller 2) en kombinasjon av minibusser med timepris på heltid/deltid samt en avtale om pris pr kilometer. På side 17 under pkt 8.1.1 gjentas dette. På side 23 pkt 8.2 er det også med, men det på side 24 pkt 8.3 så er km.pris i kombinasjon med timepris utelatt. Det er dårlig samsvar mellom hva som ønskes av priskombinasjoner, og som kjent kan jo både drosjer og minibusser med løyve kjøre enkeltpersoner på kilometerpris. Er kilometerpris på minibuss uteglemt? Svar: Pkt 8.3 gjelder kun for innleie av minibusser på timepris, mens pkt 8.2 om pris pr kilometer gjelder for alle løyvehavere som ivaretar minstekravene iht pkt 5.2. Egen rubrikk i prisskjema under Drosjetjenester brukes ved tilbud om pris pr kilometer. Spørsmål 20: Pkt 5.2 Lovpålagte krav. Konkurransegrunnlaget innbyr både drosjesentraler og turvogner til å gi tilbud. En drosjesentral er jo et overbygg uten egne løyver og med mange selvstendige næringsdrivende under seg. A) Må hver enkelt drosjeeier tilfredsstille det forespurte lovpålagte krav under pkt 5.2.1 og dette skal legges ved tilbudet?, eller b) skal/kan bare drosjesentralen levere lovpålagte krav på vegne av sentralen? Hvis ja til pkt b, når må hver enkelt drosjeeier dokumentere kravet i pkt 5.2.1. overfor oppdragsgiver? Svar: I henhold til pkt 5.2.4 kan både drosjesentraler og innehavere av bostedsløyve i Østfold gi tilbud på transportoppdragene. Det er tilstrekkelig at drosjesentralen leverer lovpålagte krav fra sentralen på vegne av sine medlemmer, men oppdragsgiver kan foreta kontroller løyvehavere i avtaleperioden i henhold til pkt 6.15 om kontroll og opplysningsplikt. Spørsmål 21: Pkt 6.13 side 15. Har oppdragsgiver alene rettighetene til reklame i og på minibusser kun på innleie heltid? På side 31 pkt 8.3.9 kan det se ut som at reklamerettighetene gjelder alle minibusser? Svar: Kravet gjelder kun ved innleie på heltid. Spørsmål 22: Pkt 8.3.6. Alle busser skal være ensartet lakkert med samme fargevalg. Gjelder dette både heltid og deltidsinnleide busser? Svar: Kravet gjelder kun ved innleie på heltid. Spørsmål 23: Pkt 6.15. Er det et krav at leverandør skal ha skift og turnusplaner? Detaljerte turnusplaner er svært vanskelig uten på forhånd fastsatte innleie og arbeidstimer. Ved innleie av busser på del og heltid drifter oppdragsgiver kjørekontoret pkt 8.3.1. Transportør sørger for at buss og sjåfør er bemannet. Går bestillingene til neste dag direkte fra kjørekontor til buss med oppsatt innleietid og start/stopp av totaltid oppdrag eller vil det fra kjørekontoret foreligge lengre perioder med fastsatte tider, men at det daglige innholdet kan variere? Svar: Oppdragsgiver kan be om innsyn i skift- og turnusplaner dersom slike foreligger. Konkrete, detaljerte og hensiktsmessige bestillingsrutiner vil avtales nærmere med den enkelte Side 4 av 5

leverandør, men oppdragsgiver forutsetter at oppdragsperiodene i all hovedsak vil ligge fast, men at det vil forekomme endringer i kjøreplanene. Spørsmål 24: Pkt 8.1.5 Innstilte turer. En tur som ikke har startet innen 10 minutter etter oppsatt starttid, gjelder det både ved hodepris, kilometerpris og timepris? Svar: Ja Spørsmål 25: Pkt 8.2 Krav til drosjetjenester. Underlig formulering i grunnlaget: Stasjoneringssted må beskrives i tilbudet og avtales nærmere med oppdragsgiver??? Hva menes her: Gir man pris fra et stasjoneringssted eller ikke? En tilbyder kan vel først ikke gi pris fra et stasjoneringssted og så kan oppdragsgiver avtale dette nærmere? Svar: Stasjoneringsstedet må beskrives i tilbudet og er utgangspunkt for prisberegning. Angitt stasjoneringssted vil være utgangspunktet i en avtale med oppdragsgiver. Spørsmål 26: Pkt 8.2 Krav til innkjøp av drosjetjenester. Innehaver av turvogn registrert for minst 10 personer inkl. sjåfør kan vel ikke være utelukket fra konkurransen fordi at man ikke har drosjeløyve? Det er så vidt jeg vet ikke forbudt å transportere 1 person med en 10 seters buss, eller transportere 7 personer med en 12 eller 17 seters buss hva begrunner oppdragsgiver dette med, bare prisene differerer på de ønskede tilbud? Det må vel være opp til tilbyder å sette en pris enten 1) hodepris pr elev, 2) Kilometerpris gjerne fra 1-4 passasjerer, og 5 + passasjerer eller 3) timepris for opptil 9 personer eller 4) timepris for opptil 16 personer ut fra eget regnestykke og forsvarlig driftsøkonomi? Svar: Se svar på spørsmål 19. Spørsmål 27: Pkt 9.4 side 35 gebyrgruppe Gebyrgruppe 2 * forklaring leverandør vil ikke bli ilagt gebyrer osv. må vel også gjelde for kilometerkjøring og timebusser? Svar: Den aktuelle gebyrgruppen eller unntak fra denne gjelder ikke for innleie av minibusser som oppdragsgiver har ansvar for å samordne, men gjelder for øvrige kategorier. Spørsmål 28: Pkt. 8.3.3 Seter. Alle minibusser skal ha polstrede enkeltseter trukket med tekstil osv. Kan slitekanter på setepute og rygg ha innslag av eksempelvis inntil 25% skinn/skai? Svar: Se svar på spørsmål 12. Side 5 av 5

Individuelt tilrettelagt skoleskyss www.ostfold-kollektiv.no Veiledning til elev, foresatte og skole Østfold kollektivtrafikk Postboks 220 1702 Sarpsborg Telefon 69 12 54 70 Utgitt 01.05.2010

Individuelt tilrettelagt skoleskyss Østfold kollektivtrafikk har ansvar for å organisere skoleskyss i Østfold i samarbeid med kommunene. Vi er opptatt av å ha en tjeneste med god kvalitet, service og sikkerhet for elevene. Vi har laget denne veilederen for å informere om hvilke rettigheter og plikter som gjelder for skoleskyss med drosje eller minibuss og hva som er avtalt med transportselskapet. Det er viktig å være klar over at eleven må være klar til avtalt hentetid ved behov må foresatte eller skolen følge eleven til og fra bilen elever kan bli samkjørt hentetidene kan avvike fra eget ønske Behov for spesialutstyr som er tilpasset den enkelte elev i forbindelse med skoleskyss, må fremskaffes av foresatte og gjøres tilgjengelig for transportør. Sjåføren Sjåføren har ansvaret for å hjelpe eleven inn og ut av bilen, sørge for at påbudt sikringsutstyr blir brukt og utføre transporten til avtalt tid. Sjåføren har taushetsplikt, og det er viktig at sjåføren får nødvendig informasjon om eleven slik at transporten kan utføres på en sikker og god måte. Vær oppmerksom på at det ikke er sjåførens oppgave å foreta medisinering eller lignende i forbindelse med transporten. Endringer i skyssopplegget Skyssretten er begrenset til en reise tur/retur hver dag mellom skole og hjem til skolens ordinære start- og sluttider. Skoleskyssen gjelder ikke utover dette, for eksempel i forbindelse med behandling, sykdom eller ulike aktiviteter på skolen. Det er viktig å varsle transportøren om endrede skyssbehov i forbindelse med sykdom, fridager eller lignende så snart som mulig.

Individuelt tilrettelagt skoleskyss www.ostfold-kollektiv.no Veiledning for sjåføren Østfold kollektivtrafikk Postboks 220 1702 Sarpsborg Telefon 69 12 54 70 Utgitt 01.05.2010

Individuelt tilrettelagt skoleskyss Østfold kollektivtrafikk har ansvar for å organisere skoleskyss i Østfold i samarbeid med kommunene. Vi er opptatt av å ha en tjeneste med god kvalitet, service og sikkerhet for elevene. Vi har laget denne veilederen for at du skal vite hva som forventes av deg når du transporterer elever til og fra skolen. Generelt er det viktig at du behersker godt norsk for å kunne kommunisere med eleven, foresatte og skolen bruker godkjent uniform kan førstehjelp, og er kjent med og følger varslingsrutinene ved trafikkulykker i samsvar med reglene i veitrafikkloven Husk at det er ditt ansvar å møte til avtalt tid hjelpe eleven trygt inn og ut av bilen se til at nødvendige sikringsutstyr blir brukt og at eleven er forsvarlig sikret under transporten håndtere hjelpemidler og bagasje på en forsvarlig måte være serviceinnstilt, imøtekommende og hjelpsom slik at eleven får en positiv opplevelse av reisen se til at det ikke blir røkt i eller i nærheten av bilen i forbindelse med transporten Hjem og skole er ansvarlig for at eleven er klar til avtalt tid og kommer seg til og fra bilen. Vær oppmerksom på at det er en sammensatt elevgruppe, og det kan være elever med særskilte behov som du må ta hensyn til at det ikke er ditt ansvar å foreta medisinering av elever i forbindelse med transporten at du har taushetsplikt, og behandler konfidensiell informasjon i henhold til dette at du ikke skal gjøre egne avtaler med foresatte/skole