Kristiansand 22. november 2010 Til høringsinstansene (se vedlegg) Høring om rapport fra forprosjekt om eventuelt samarbeid om lønn/regnskap mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet Knutepunkt Sørlandet er et interkommunalt samarbeidsorgan for de sju kommunene Lillesand, Birkenes, Iveland, Vennesla, Kristiansand, Søgne og Songdalen. Kommunene utgjør et felles bo-, arbeids- og servicemarked for mer enn 125.000 innbyggerne i regionen. Hensikten med samarbeidet er å utvikle kommunene og sikre innbyggerne i regionen et så godt og effektivt tjenestetilbud som mulig. En prosjektgruppe ledet av Faveo og bestående av representanter for arbeidsgivernettverket, økonominettverket og de tillitsvalgte i Knutepunkt Sørlandet har på grunnlag av en forstudie utredet konsekvensene av et samarbeid om lønn og regnskap mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Styringsgruppen for forprosjektet ber om å få en høringsuttalelse til rapporten fra forprosjektet. Styringsgruppen består av rådmennene i de syv kommunene og representanter for de tillitsvalgte. Bakgrunnen for å sette i gang dette forprosjektet innen lønn og regnskap, var anbefalingene fra forstudien. Prosjektgruppen i forstudien konkluderte med at det er økonomiske og andre gevinster ved et utvidet samarbeid mellom kommunene. De anbefalte derfor at det ble satt i gang et forprosjekt for å utrede alternative samarbeidsmodeller, og at følgende gevinstområder ble utredet: Felles kompetanseutvikling og samarbeid om spisskompetanse Standardisering og samordning av rutiner og prosedyrer, innføring av beste praksis Bedre utnyttelse av it-verktøy. Styringsgruppen vedtok i tillegg at man også skulle utrede hvilke muligheter og begrensninger det er med forskjellige organisasjonsløsninger. Prosjektgruppen mener at drift av lønns- og regnskapsenhetene fungerer godt i dag. Enhetene har gode kontrollrutiner og yter god service til de andre enhetene og medarbeiderne i kommunen. Kommunene besitter bred kompetanse lokalt som brukes på flere områder i kommunene. Samfunnsutviklingen fører imidlertid til at det stilles økte krav til de tjenester som kommunene skal levere. Det skjer en betydelig endring i befolkningssammensetningen, med Postadresse: Serviceboks 509, 4605 Kristiansand Telefon: +47 38 17 66 00 Besøksadresse: Tordenskjoldsgate 65, 4614 Kristiansand Organisasjonsnummer: 971 333 227
stadig flere eldre, og en økning i grupper som har store behov for kommunale tjenester innen for eksempel helse, omsorg, barnevern og sosial omsorg. Samtidig medfører teknologiutviklingen både bedre muligheter for å effektivisere mange offentlige tjenester og til økt krav om nye måter å kommunisere med innbyggerne på. Denne situasjonen vil føre til økt press på den kommunale organisasjonen og et større fokus på omstillinger og endringer. Generelt må det forventes sterkest press på å effektivisere tjenester som ikke er rettet direkte mot befolkningen, hvor befolkningen ikke har de samme krav som f eks til skole og helse. Både lønn og regnskapstjenesten er områder som derfor kan forvente et særlig stort krav til omstilling. Prosjektgruppen er enig om at det finnes gevinstpotensial i lønns- og regnskapsfunksjonene, og prosjektgruppen mener at kommunene samlet vil ha bedre kraft over tid til å gjennomføre nødvendige tiltak for å skape og opprettholde forbedringene. Prosjektgruppen har gjennomført prosessmodellering i alle kommunene. Denne analysen viser at ingen av kommunene i dag har optimale prosesser og at det er et forbedringspotensial for de mest sentrale prosessene innen lønn og regnskap på henholdsvis drøye 5 årsverk innen regnskap og 1 årsverk innen lønn. Videre vises det til at en kan få en gevinst på ca 1 mill. kr. i sykelønnsrefusjoner ved å sette inn ekstra ressurser. Det har ikke vært mulig å gjøre grundige analyser av det samlede gevinstpotensialet. De økonomiske gevinster som er identifisert kan på lengre sikt utgjøre i størrelsesorden 10 % av dagens totale årsverk på 62,5 årsverk i lønns- og regnskapsenhetene. Prosjektledelsen mener at gevinstvurderingen er en forsiktig vurdering. Det vil være kostnader til etablering av felles lønns- og regnskapssystemer og de viktigste felles for- og ettersystemene. Prosjektet har erfart at det er til dels store utfordringer å få integrert for- og baksystemer med hovedsystemene selv om de er levert av samme IT leverandør. Gevinstene ligger i stor grad i å forbedre og standardisere prosessene og forenkle verdikjeden. Prosjektgruppen peker på at det er viktig at ressurser omdisponeres til utviklingsarbeidet. Videre er det helt avgjørende at en har felles lønns- og regnskapssystemer og at en får etablert en optimal integrasjon mellom disse og de viktigste for- og ettersystemene. Det er usikkerhet knyttet til de teknologiske muligheter og til kostnadene ved å etablere et slikt system. Det anbefales derfor at det tidlig i hovedprosjektet gjennomføres en nasjonal pilot der en får testet ut en slik løsning for de mest kritiske funksjonene. Det kan ikke anbefales at en går videre med å gjennomføre omleggingene i kommunene før en er sikker på at IT løsningen faktisk vil fungere. Basert på de analysen vi har gjort etter prosesskartleggingen og erfaringer fra andre anbefaler vi at knutepunktkommunene iverksetter tre hovedtiltak: 1. Forbedring av sentrale prosesser 2. Felles IT plattform for Lønn og Regnskap 3. Felles tjenestesenter. Gevinstrealisering av tiltakene vil i stor grad være gjensidig avhengig av hverandre. Rapporten peker på tre mulige modeller for organisering av et samarbeid mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet om lønn og regnskapsfunksjonene. 1. Ett felles tjenestesenter for lønn og regnskap under en ledelse 2. Ett felles tjenestesenter for lønn og ett felles tjenester for regnskap 2
Med felles tjenestesenter mener vi her at lønn og regnskap tjenestene skilles ut fra den enkelte kommunes tjenesteproduksjon og etableres i et eget senter med egen ledelse. Medarbeidere kan fortsatt ha sin faste arbeidsplass i den kommunen hvor de arbeider i dag, men vil organisatorisk bli plassert i det nye tjenestesenteret. Felles tjenestesenter etableres som et interkommunalt samarbeid basert på kommunelovens 27. 3. Kompetansenter - Samarbeidsmodell uten felles tjenestesenter I en kompetansesentermodell er ansvaret for lønn og regnskap fortsatt lagt til kommunene. Det er kommunene selv som velger om de vil kjøpe tjenester fra senteret. Senteret har ingen myndighet overfor kommunene. Prosjektgruppen er delt når det gjelder anbefalingene. Representantene for arbeidsgivernettverket (Ulf. R. Nilsen og Torfinn Steinsland) anbefaler å etablere et hovedprosjekt i Knutepunkt Sørlandet for å etablere standardiserte sentrale prosesser fra behov til betaling hvor dataflyten er automatisert slik at data kun registreres en gang og saksbehandlingen foregår elektronisk. De foreslår å etablere ett felles tjenestesenter for lønn og regnskap. Tjenestesenteret etableres som en organisasjon med felles ledelse, men med de ansatte fysisk lokalisert i deltaker kommunene. De foreslår at hovedprosjektet gjennomføres som en nasjonal pilot. Det søkes både om økonomisk bidrag og fagressurser som særlig skal arbeide overfor IT leverandørene med en pilot. De to representantene fra økonominettverket (Ramon Bermudez og Fred Gundersen) mener at rapportens analysearbeid viser for optimistiske gevinster i forhold til virkeligheten. Rapporten viser gevinstmuligheter og gir lite eller ingen innsikt i negative konsekvenser ved ny organisering. Risikoen ved gjennomføring er ikke analysert godt i rapporten. Regnskap og lønn i de små kommunene er gode og effektive organisasjoner. Disse er vanskelig å skille fra økonomifunksjon i kommunen for øvrig. Disse støttetjenestene bidrar med langt mer enn regnskap og lønnsarbeid. De anbefaler en modell med kjøp av tjenester fra Kristiansand kommune. Denne modellen er ikke omtalt i rapporten. De to representantene for de ansatte (Brit Kalnæs og Solveig Kleppa) mener at nåværende løsning med lønns- og regnskapstjenester i hver kommune best kan ivareta behovene både til kommunene og ansatte ved lønn og regnskapskontorene og er derfor å foretrekke. De mener det heller kan etableres et kompetansesenter basert på forpliktende samarbeid mellom kommunene. Daglig leder Knutepunkt Sørlandet (Kjell A. Kristiansen) og prosjektledelsen (Jan Willy Føreland) mener det ville vært størst gevinst å hente for kommunene dersom en valgte ett tjenestesenter som var fysisk samlokalisert. Basert på den gjennomførte prosessen har en likevel valgt å slutte seg til vurderingene og anbefalingene fra representantene for arbeidsgivernettverket. Styringsgruppen har i sitt møte 12.11.10 vedtatt at rapporten skal sendes på høring. Denne høringen vil for kommunenes del være administrativ og slik at drøftings- og informasjonsplikten kan ivaretas på en god måte. Styringsgruppens medlemmer vil avvente å ta stilling til oppstart av et hovedprosjekt eller ikke til høringsinnspill er mottatt og vurdert. Kommunene skal senere hver for seg ta endelige stilling til eventuell etablering av felles lønn og regnskap. 3
Vi ber høringsinstansene særlig komme med innspill til følgende problemstillinger: a) Gir rapporten et tilstrekkelig grunnlag for å fatte beslutning om eventuelt å etablere samarbeid mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet om lønn og regnskap? Er det problemstillinger som bør utredes nærmere? b) Er det utviklingstrekk som påvirker kommunal tjenesteproduksjon som vil kreve større grad av interkommunalt samarbeid om lønn og regnskap? c) Er det gevinster eller ulemper som ikke er tilstrekkelig omtalt? d) Bør kommunene i Knutepunkt Sørlandet etablere samarbeid om felles lønn- og regnskap? e) Under forutsetning av en positiv anbefaling under pkt d), hvilken modell for samarbeid bør benyttes? Andre kommentarer knyttet til den foreslåtte modell for samarbeidet? f) Andre kommentarer til rapporten. Vedlagt følger rapport fra forprosjekt om eventuelt samarbeid om lønn/regnskap mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Høringsbrev og rapport er også mulig å laste ned elektronisk fra Knutepunkt Sørlandets hjemmeside (www.knutepunktsorlandet.no). Vi gjør oppmerksom på at styringsgruppen for forprosjektet for felles it-drift for kommunene i Knutepunkt Sørlandet har vedtatt å sende rapporten på høring samtidig som denne høringen og med samme svarfrist. Vi ber om at høringsinnspillene sendes til sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet ved daglig leder Kjell A. Kristiansen innen 1. februar 2011. Knutepunkt Sørlandet Postboks 525 4605 Kristiansand Høringsuttalelsen kan også sendes med e-post til kak@knutepunktsorlandet.no Med hilsen Kjell A Kristiansen Daglig leder Knutepunkt Sørlandet hjemmeside: www.knutepunktsorlandet.no Vedlegg: 2 (liste høringsparter og rapporten) 4
Liste over høringsparter: Kommunene i Knutepunkt Sørlandet Fagforeninger i Knutepunkt Sørlandet v/hovedsammenslutninger Nettverkene i Knutepunkt Sørlandet Kommunenes Sentralforbund (KS) Fylkesmannen i Vest-Agder Fylkesmannen i Aust-Agder Aust-Agder fylkeskommune Vest-Agder fylkeskommune Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet Direktoratet for forvaltning og ikt (DIFI) Senter for statlig økonomistyring (SSØ) Universitetet i Agder 5