PERSONAL REGLEMENTER I SIRDAL KOMMUNE 1
INNHOLD 1. PERSONALREGLEMENTER 1.1 Tilsettingsreglement og prosedyre side 3 1.2 Reglement for tilståelse av flyttegodtgjørelse side 8 1.3 Reglement for telefongodtgjørelse (mobiltelefon) side 9 1.4 Retningslinjer for erkjentlighetsgaver side 10 1.5 Retningslinjer for kommunal garanti til boliglån side 12 1.6 Retningslinjer for utøvelse av næringsvirksomhet/ biarbeid side 13 1.7 Retningslinjer for støtte til kurs/videreutdannelse side 14 2
1. PERSONALREGLEMENT OG RETNINGSLINJER Sirdal kommune Tilsettingsreglement Skjemaer: Søknadsskjema, stillingsvurderingskjema Sendt ut første gang: Sist endret 01.01.2006 Godkjent av: Administrasjonsutvalget 1.2 TILSETTINGSREGLEMENT FOR SIRDAL KOMMUNE 1. Reglementets omfang Reglementet gjelder alle ansettelser i Sirdal Kommune, enten de er faste stillinger, vikariater eller inngåelse av tidsbegrensede arbeidsavtaler. 2. Formål Reglementet regulerer både tilsettingsregler og -prosedyrer i Sirdal kommune. Hovedmålet for Sirdal kommune sin tilsettingspolitikk vil være å fange opp best mulig kvalifiserte søkere til de enhver tid ledige stillinger. Tilsettingsreglementet skal sikre en effektiv, seriøs og uhildet behandling av søkere til stillinger i kommunen. 3. Generelt ved ansettelser Alle arbeidstakere ansettes i kommunen, ikke i den enkelte enhet eller på nærmere angitt arbeidssted, arbeidssted vil bli bemerket i arbeidsavtalen som p.t. Ansettelser gjøres på de lønns- og arbeidsvilkår som fremgår av gjeldende lover, reglement, ansettelsesdokumenter og tariffavtale. 4. Ansettelsesmyndighet 4.1 Kommunestyret ansetter selv rådmann og etter innstilling fra administrasjonsutvalget, jfr. del.reglement for administrasjonsutvalget - 7.1.1. Administrasjonsutvalget tilsetter kommunalsjefer samt enhetsledere og stillinger på rådmannsnivå (seksjonsledere) etter innstilling fra rådmannen 4.2 Rådmannen ansetter i øvrige stillinger i henhold til dette reglement. Ansettelsesutvalget skal bestå av tre representanter for arbeidsgiver og to representanter for de tilsatte. Rådmannen oppnevner representanter for arbeidsgiver. Aktuell enhetsleder skal alltid være representert ved ansettelser. Organisasjonene skal være representert med valgte representanter i administrasjonsutvalget. 3
4.3 Rådmannen kan i samarbeid med de tilsattes representanter engasjere vikarer og midlertidige ansettelser i inntil 6 måneders varighet innenfor vedtatte budsjettrammer. Ansettelsesutvalget får dette til orientering på førstkommende møte. 5. Avgjørelse fattet i ansettelsesutvalget kan av et mindretall på 2 medlemmer bringes inn for de politisk valgte medlemmene i administrasjonsutvalget. 6. Stillingsvurdering Ved enhver ledighet i stillinger skal enhetene og rådmannen i samarbeid med de tillitsvalgte samt 1 politisk valgt representant fra administrasjonsutvalget, vurdere om det er behov for endringer før eventuelt ny utlysning. Den politisk valgte representanten kan bringe saken inn for administrasjonsutvalget for avgjørelse. Ledige stillinger lyses ikke ut før etter nærmere vurdering hvor det gis svar på følgende spørsmål: Ut fra funksjon og behov; Skal begrunnes, arbeidsbeskrivelse skal gjennomgås. Kan stillingen brukes i attførings/omplasserings sammenheng? Kan stillingen reduseres? Kan stillingen inndras/fryses? Kan funksjonen/oppgaver overtas av andre i organisasjonen (på kort eller lengre sikt, fast eller prosjekt) Kan stillingen ommgjøres/endres? Bør funksjonen kjøpes/leies? Kan funksjonen kjøpes fra andre kommuner? (Kostnadsvurdering må foretas) Kan funksjonen løses med samarbeid med annen/andre kommuner/bedrifter? Er det mulig å selge tjenesten? Er det mulig å bruke deler av stillingen i andre enheter? Forutsatt at stillingen skal videreføres, må følgende vurderes: Er det arbeidstakere kommunen har spesielt ansvar for å tilrettelegge arbeid til? Bør kommunen tilby stillingen til noen uten utlysning? Dette er aktuelt i forbindelse med overtallighet, omorganiseringer og i attføringssaker. Kvalifikasjoner/egnethet/karriereplan i forhold til stillingen må i den sammenheng også vurderes. Stillingsvurdering skal drøftes med tillitsvalgte i hht. Hovedavtalens bestemmelser. Stillingsvurderinger skal dokumenteres. Administrasjonsutvalget gjør vedtak om evt. stillingsinndragelse. 7. Kunngjøring og utforming av utlysningstekst 4
7.1 Stillinger i Sirdal kommune skal som hovedregel utlyses. Om det skal være intern eller ekstern utlysning, må sees i sammenheng med stillingsvurderingen (punkt 6) og hvilke kvalifikasjonskrav det er til den ledige stillingen. Vikarer som har arbeidet i kommunen to av de fire siste år kan søke ved intern utlysning. 7.2 Søknadsfristen settes normalt til tre uker fra kunngjøringstidspunkt. 7.3 Utlysningsteksten skal gi opplysninger om: Stillingens arbeids- og ansvarsområde. Krav til stillingsinnehaver mht. utdannelse, erfaring/praksis og personlige egenskaper. Eventuelt særlige krav stillingen setter til stillingsinnehaver (Helseattest, politiattest, bilhold el.). Stillingsbetegnelse, stillingsstørrelse og avlønning. Attester og vitnemål skal dokumenteres, og eventuelle referanser oppgis. Søknadsfrist, adressat og kontaktperson. Det skal også opplyses om at arbeidstaker ansettes i kommunen på de vilkår som til enhver tid fremgår av gjeldende lover, reglement og tariffavtaler. 8. Vurdering av søkere 8.1 I hele tilsettingsprosessen, fra annonsering til vedtak, skal det stilles krav til saklighet. Det er ikke anledning til å legge vekt på søkers politiske, religiøse eller kulturelle bakgrunn, samt tilknytningsforhold til fagforening. Andre personlige kjennetegn som alder, kjønn, bosted mv. regnes også som usaklige kriterier med mindre det kan særlig begrunnes i forhold til stillingens karakter. 8.2 Ved tilsetting skal det i første rekke tas hensyn til søkers kvalifikasjoner mht. teoretisk og praktisk kompetanse, samt skikkethet for stillingen. For å vurdere søkers skikkethet til stillinger, skal det innhentes referanser og som hovedregel foretas intervju. For øvrig følges Hovedtariffavtalens 2. 9. Prosedyre ved tilsetting 9.1 Før tilsetting: 9.1.1 Dersom stillingen skal utlyses, oversender enhetene forslag til utlysningstekst til personalavdelingen. Personalavdeling lyser ut stillingen umiddelbart. 9.1.2 Snarest mulig etter søknadsfristens utløp skal søknadene systematiseres i en "utvidet søkerliste" som inneholder søkers navn, alder, nåværende stilling, utdanning og tidligere praksis. Ansvar for utforming av søkerliste påligger personalavdeling. 5
9.1.3 Det skal snarest mulig sendes melding til søkere om at søknaden er mottatt, og det skal opplyses om antatt behandlingstid. Ansvaret for denne gjennomføring påligger personalavdelingen. Unntak er undervisningsstillinger. 9.1.4 På bakgrunn av innkomne søknader skal rådmannen snarest mulig innstille i saken overfor ansettelsesutvalget. Innstilling sendes sammen med utlysningstekst og utvidet søkerliste til medlemmene i ansettelsesutvalget minimum 5 dager før møtet. 9.2 Selve tilsettingen: 9.2.1 Tilsetting etter pkt. 4.2 skal skje i ansettelsesutvalget, og gjøres i form av vedtak. Tilsetting etter pkt. 4.3 gjøres i form av administrative vedtak. Det skal føres protokoll fra tilsettingsmøtene, og protokollen skal innen møtets slutt underskrives av dem som har fattet vedtakene. Kopi av protokoll fremlegges overfor administrasjonsutvalget. 9.2.2 Tilsettingsmøter avholdes som lukkede møter i hht. Kommunelovens 31.3. 9.2.3 Tilsettingsmøter avholdes som hovedregel hver 14. dag. 9.3 Etter tilsetting: 9.3.1 I hht. Hovedtariffavtalen og Arbeidsmiljøloven skal ansettelser skje skriftlig. Dette gjelder også ethvert midlertidig arbeidsforhold som vikariat, engasjementer og ulike former for ekstraarbeid. Skriftlig avtale skal etableres før arbeidsforholdet starter. 9.3.2 Administrasjonen (Personalavdelingen) skal snarest mulig etter tilsettingsmøte sende ut tilbud i tråd med vedtak. Arbeidsavtalen sendes i to eksemplarer, hvorav den ene skal returneres i underskrevet stand og den andre beholdes av arbeidstaker. Det skal normalt gis en svarfrist på 1 uke. Tilsettingen er bindende for kommunen fra det tidspunktet den tilsatte har mottatt formelt tilbud om stilling, og endelig arbeidsavtale er inngått når søker har akseptert tilbudet. 9.3.3 Det skal sendes melding om ansettelsesvedtaket til øvrige søkere etter tilsettingen. Ansvar for gjennomføring påligger personalavdelingen. 9.3.4 Arbeidsavtalen skal være i tråd med vedtaket fattet i ansettelsesutvalget. Det skal fremgå hvilke forpliktelser og vilkår som gjelder for stillingen. Kopi av arbeidsavtale sendes til lønningskontor og enhet der arbeidstaker er tilsatt. 10. Melding om avslutning av arbeidsforhold Oppsigelse fra arbeidstaker oversendes/leveres enhetsleder. Sistnevnte sender denne til personalavdelingen, som har ansvar for å gi den tilsatte skriftlig melding om at oppsigelse er mottatt, samt opplyse om når vedkommende har siste arbeidsdag. 6
Personalavdeling gjennomfører sluttsamtale med de som sier opp sin stilling. Samtale gjennomføres også med de som tar ut permisjon iht. pkt. 9 i permisjonsreglementet. 11. Ikraftsettelse Tilsettingsreglementet iverksettes med virkning f.o.m. 01.01.2006. Det utarbeids retningslinjer for internt jobbytte 7
1. PERSONALREGLEMENT OG RETNINGSLINJER Sirdal kommune Flyttegodtgjørelse Skjemaer: Ingen Sendt ut første gang: Sist endret 29.01.98 Godkjent av: Administrasjonsutvalget 1.4 REGLEMENT FOR TILSTÅELSE AV FLYTTEGODTGJØRELSE 1 GENERELT Flyttegodtgjørelse kan tilstås når flytting er nødvendig for å tiltre hovedstilling i Sirdal kommune. Stillingen må utgjøre minst 50% av hel stilling. Arbeidstakere må fremme søknad om godtgjørelse. Søkere gjøres oppmerksom på kommunens reglement for tilståelse av flyttegodtgjørelse. 2 BINDINGSTID All flyttegodtgjørelse utbetales under forutsetning av at den tilsatte blir i stillingen i minst 2 år. Dersom den tilsatte slutter i stillingen tidligere enn etter 2 år skal en forholdsmessig del av godtgjørelsen betales tilbake. 3 GODTGJØRELSENS STØRRELSE Det kan tilstås godtgjørelse for legitimerte utgifter til forsendelse, på- og avlastning og omlastning fra et kommunikasjonsmiddel til annet samt forsikring, med maksimumssatser avpasset etter flyttedistansen som vist i punkt 6. Inntreffer forsikringstilfelle, dekkes ikke eventuell egenandel. 4 FRIST FOR INNSENDELSE AV SØKNAD Søknad om flyttegodtgjørelse sendes vedkommende sektor/enhet snarest, og senest innen 3 mnd. etter at flytting er avsluttet. 5 AVGJØRELSESMYNDIGHET OG ANKE Rådmannen avgjør søknader om flyttegodtgjørelse innefor rammen av dette reglement. Tvil om forståelse av reglementet samt tvistespørsmål avgjøres av Administrasjonsutvalget. Administrasjonsutvalget behandler klage etter dette reglement. 6 FLYTTEGODTGJØRELSE Legitimerte utgifter til forsendelse, på- og avlasting og omlasting fra et kommunikasjonsmiddel til et annet, med følgende maksimumssatser avpasset etter flyttedistanse slik: Inntil 450 km kr 12.000,- 451 km 1250 km kr 19.000,- 1251 km - kr 26.000,- Dekking av legitimerte utgifter til forsikring av flyttegodset med inntil kr. 2.900,-. Inntreffer forsikringstilfeller, dekkes ikke eventuell egenandel. 8
1. PERSONALREGLEMENT OG RETNINGSLINJER Sirdal kommune Telefongodtgjørelse Skjemaer Ingen Sendt ut første gang: Sist endret 12.10.06 Godkjent av: Aministrasjonsutvalget sak 15/06 1.5 REGLEMENT TELEFON GODTGJØRELSE Kommunen tildeler mobiltelefon til ansatte ut fra en behovsvurdering. Administrasjonsutvalget vedtok i møte 12.10.06 sak 15/06 nytt mobiltelefonreglement. Dette innebærer at ordningen med godtgjørelse for fast telefon tas bort. I tillegg til et generelt mobilreglement er det utarbeidet 3 forskjellige avtaler for bruk av mobiltelefon. Grunnlaget for disse avtalene er bl.a. skattedirektoratets innføring av skatt på bruk av elektronisk kommunikasjon. 1. Mobiltelefonreglementet gjelder ansatte med tjenestetelefon i Sirdal kommune. 2. Samtlige som disponerer mobiltelefon i tjenesten skal undertegne en skriftlig avtale med sin nærmeste leder/arbeidsgiver. 3. Alle mobiltelefoner kjøpes og bekostes av den enkelte enhet med godkjenning av enhetsleder eller rådmann. Samtlige innkjøp og abonnement avklares med IT-kontoret i forkant. 4. Mobiltelefoner som inngår i beredskapstjeneste og/eller vakt-/turnusordninger klareres av enhetsleder og følger selve tjenesten. 5. Sirdal kommune v/den enkelte enhet dekker alle utgifter til mobiltelefoner som har skriftlig avtale med pålegg og/eller tillatelse til å ta med hjem. Disse mobiltelefonene kan benyttes til vanlig privat bruk. 6. Arbeidstaker som ikke bruker telefonen privat kan innvilges en kompensasjon på inntil kr. 4 000,- pr. år (2006). Arbeidstaker må søke personalkontoret om slik kompensasjon. 7. Kommunale mobiltelefoner som kun skal brukes i arbeidstiden, skal legges igjen på jobben og ikke tas med hjem. Se dok. Skattedirektoratets bestemmelser og tolkninger vedr. tjenestereiser og sporadisk bruk. 8. Sirdal kommune har ingen økonomisk ordning for dekking av utgifter til bruk av privat mobiltelefon eller fasttelefon i tjeneste. 9
1. PERSONALREGLEMENT OG RETNINGSLINJER Sirdal kommune Erkjentlighetsgaver Skjemaer: Ingen Sendt ut første gang: Sist endret 29.01.98 Godkjent av: Administrasjonsutvalget 1.6 RETNINGSLINJER FOR ERKJENTLIGHETSGAVER M.V 1. Formål Retningslinjene skal sikre at vedtatt praksis for tildeling av gaver/oppmerksomhet til kommunestyremedlemmer, ansatte og pensjonister gjennomføres. 2. Omfang Retningslinjene omfatter kommunestyremedlemmer, ansatte i Sirdal kommune og pensjonister 3. Ansvar og myndighet Enhetsledere har ansvar for å følge opp ordningen for fast ansatte, lærlinger og midlertidig Personalavdeling har ansvaret for pensjonister og 25 års jubilanter. Rådmann har ansvar for kommunestyremedlemmer tilsatte. 4. Retningslinjer for gaver/oppmerksomhet til kommunestyre, ansatte og pensjonister Kommunestyret 50/60/70 års fødselsdag: Gave inntil 500 kr Sykehusopphold/lengre sykdomsforfall: Blomster Uttredelse av kommunestyret etter mer enn en periode: Gave inntil 1000,- Dødsfall: krans m/sløyfe til avdøde som ved dødsfallet var kommunestyremedlem 5. Fast tilsatte Tiltredelse: enkel tilstelning med velkomstblomster Bryllup: Gave inntil 1000,- 50/60/70 års fødselsdag: Gave inntil 500,- Jubileum 25/40/50 år i Sirdal kommune: Jubileumsgavene utdeles ved egen tilstelning i januar. Jubilant med ledsager inviteres til dette. - Gullklokke med inskripsjon for 25 år. - Kunst/prydgjenstand med inskripsjon for 40/50 år, inntil skattefri grense. Fratredelse: - mindre enn 5 år tilsetting for å gå over i annen stilling: mindre gave blomster - minst 5 års tilsetting for å gå over i annen stilling: gave med verdi opptil 3000,- - mindre enn 5 års tilsetting, som slutter pga. sykdom eller alder: gave med verdi på opp til 3000,- - mer enn 5 års tilsetting, som slutter pga.sykdom eller alder: gave med verdi opptil 6000,- Dødsfall: Krans representasjon Dødsfall i nærmeste familie (ektefellle/samboer/barn): Blomster 10
6. Lærlinger/midlertidig ansatte Fratredelse etter 2 års sammenhengende tjeneste: Enkel tilstelning på arbeidsplassen og liten gave 7. Pensjonister Dødsfall: Krans * Dødsfall i nærmeste familie (ektefelle/samboer): Blomster * * Praktiseringen av punkt 7 er avhengig av at Sirdal kommune får kjennskap til dødsfallet 8. KS hederstegn Avgjøres i det enkelte tilfelle av adm.utvalget for fast tilsette og av formannskapet når det gjelder politikere 11
1. PERSONALREGLEMENT OG RETNINGSLINJER Sirdal kommune Kommunal garanti Skjemaer: Egenerklæring Sendt ut første gang: 24.10.91 Sist endret Godkjent av: kommunestyret 1.7 RETNINGSLINJER FOR KOMMUNAL GARANTI A. Garanti til boliglån på inntil 300.000 blir gitt av Sirdal formannskap. Garantien gjelder for nye lån eller refinansiering av etablerte lån til bolig. Bolig må være oppført i Sirdal kommune. Garantien blir gitt med pant i fast eiendom. B. For at en kommunal arbeidstaker skal kunne få garanti til boliglån, må vedkommende ha et fast tilsettingsforhold på minimum 14 timer pr. uke. Garantien gjelder også etter at arbeidstakeren har slutta etter oppnådd pensjonsalder eller har blitt uføretrygda. Kommunal garanti kan gis for inntil 20 år. Arbeidstaker kan ikke oppta nye lån på samme garanti. C. Den kommunale garantien er knytta til tilsettingsforholdet arbeidstakeren har med kommunen og opphører den dagen arbeidsforholdet blir avslutta. Unntaket er ved oppnådd pensjonsalder eller uføretrygding. D. Arbeidstakeren som får kommunal garanti, kan oppta lån i den banken arbeidstakeren selv ønsker. 12
1. PERSONALREGLEMENT OG RETNINGSLINJER Sirdal kommune Sendt ut første gang: 17.12.02 Retningslinje for utøvelse av næringsvirksomhet/biarbeid Sist endret 17.12.02 Skjemaer: Ingen Godkjent av: Adm.utvalget 1.8 Retningslinjer for utøvelse av næringsvirksomhet /biarbeid 1. Retningslinjene omfatter alle ansatte i Sirdal kommune. 2. Arbeidstakere i kommunen skal orientere og avklare med enhetsleder eventuell oppstart av egen næringsvirksomhet. 3. Arbeidstakere bør orientere leder om annet lønnet arbeid/biarbeid. Dersom arbeidet ligger innenfor/er relatert til vedkommendes ansvars- og arbeidsområde i kommunen, skal arbeidet avklares med enhetsleder. 4. Utøvelse av næringsvirksomhet eller annet lønnet arbeid/biarbeid skal ikke gå ut over vedkommendes arbeidsytelse i Sirdal kommune. 5. Egen næringsvirksomhet skal ikke forekomme i kommunale bygg, med mindre leieavtale med kommunen foreligger. 6. Avtale om næringsvirksomhet eller biarbeid som skal godkjennes utarbeides skriftlig. 7. Ansatte som også driver annen næringsvirksomhet, kan ikke selv kjøpe eller selge varer eller tjenester fra egen virksomhet til den enheten i kommunen der er ansatt i. Rådmannen kan i spesielle tilfeller gjøre unntak fra denne regelen. 13
PERSONALREGLEMENT OG RETNINGSLINJER Sirdal kommune Retningslinjer kurs/stipend Skjemaer: Ingen Sendt ut første gang: 01.04.04 Sist endret: 01.01.06 Godkjent av: 1.9 Sirdal kommunes retningslinjer for støtte til kurs/videreutdannelse. 1. Søkeren skal være fast ansatt i kommunen. 2. Det skal være et klart dokumentert behov for kurset. 3. Enhetsleder skal gi personalavdelingen en skriftlig vurdering av behovet (tilråding til kurset). Tilrådingen skal følge enhetens prioriteringer når det gjelde kompetanseplaner og opplæringsbehov. 4. Øvre grense for dekning av utgifter settes til 20 000 kroner pr. termin. Støtten utbetales mot fremlagte kvitteringer. Dersom eksamen ikke gjennomføres eller bestås, eller kurs ikke fullføres, vil en måtte tilbakebetale støtten som allerede er utbetalt. I spesielle tilfeller kan støtte eller deler av denne bli utbetalt etter søknad. Personalavdeling tar avgjørelse i slike saker. 5. Midlene skal dekke dokumenterte utgifter som: - kursavgift - eksamensgebyr - reiseutgifter (på billigste måte. Kilometergodtgjørelse ved bruk av egen bil kr. 2,50 pr. km. ) - Kursmateriell/læremidler 6. Bindingstid: 30 studiepoeng - 1 års bindingstid 60 studiepoeng 2 års bindingstid Alternativt: Med støtte inntil kr. 10 000 1 års bindingstid Med støtte inntil kr. 20 000 2 års bindingstid Dersom man slutter før bindingstiden er utløpt reduseres støtten forholdsmessig. 7. Dersom et kurs arrangeres langt unna kommunen, må en kunne spørre om tilsvarende kurs vil bli arrangert i nærheten på et senere tidspunkt. 8. Ansatte som har vært ansatt i kommunen mer enn to år prioriteres ved tildeling dersom det ikke er tilstrekkelig med midler. 9. Søknad med anbefaling, og delt finansiering, minimum 50 % fra enheten og 50 % fra sentrale midler vil bli prioritert ved tildeling av kompetanse midler. 14
15