Rapport Verran Kommune

Dora1 Maskinistgata1 7042Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 97099 050 Org.nr:971375965 Bank:443506 06898 www.ika-trondelag.no Deresref/dato: Vårref: 15/311/ RL Dato:28.05.2015 Rapport Verran Kommune Oppfølgingsbesøk 05.05.2015 RandiLeistad RådgiverIKA-TrøndelagIKS Ansvarligmottaker RådmannJacobBr.Almlid Verrankommune 7790Malm

Innhold 1 Arkivorganisering... 3 2 Arkiv- og saksbehandlingsrutiner... 5 3 Objektordnede arkiver... 6 3.1 Personalarkiv... 6 3.2 Elevarkiv... 7 3.3 PPT... 8 3.4 Barn... 8 3.5 Tilflytter... 9 3.6 Eiendom... 9 4 Ansettelse/avslutning av arbeidsforhold... 10 5 Fagsystemer... 10 6 Elektronisk skjema... 11 7 Kvalitetssikring... 11 8 Offentlig journal... 13 9 Periodedeling... 13 10 Deponering til IKA Trøndelag (papirbasert og digitalt)... 13 11 Politisk saksbehandling... 14 12 Arkivplan... 14 13 Interkommunalt samarbeid... 15 14 SvarUt... 15 15 Overformynderiet... 16 16 KomSek... 16 17 Avslutning... 17 2

Kartlegging av arkivorganisasjon, arkivdanning og rutiner i Verran kommune Tirsdag 5. mai 2015 var Synnøve Wiseth og Randi Leistad fra Interkommunalt arkiv Trøndelag Iks på oppfølgingsbesøk i Verran kommune. IKA Trøndelag gjennomfører slike besøk som oppfølging etter tidligere kartleggingsbesøk. Vi ønsker å møte våre eiere, diskutere behov - og finne ut hvordan vi best kan betjene og bistå våre eiere. Videre ønsker vi å vurdere arkivdanningen for å se om rutinene er gode nok for det behovet kommunen har over tid. Fra Verran kommune deltok Jacob Br. Almlid (rådmann), Aud Lyngstad Ramberg (førstesekretær post/arkivansvarlig) og Grete Vada (førstesekretær post/arkiv). Besøket startet med en presentasjon av IKA Trøndelag med informasjon bl.a. om hva vi kan tilby våre eiere. Det ble også orientert om IKA Trøndelags rolle, hvilken funksjon vi har og hvilke oppgaver vi håndterer på vegne av våre eiere, samt hensikten og formålet med oppfølgingsbesøket. Resten av møtet ble gjennomført som en samtale/gjennomgang av dagens situasjon innen arkivarbeidet, hvor vi bl.a. gikk gjennom arkiv- og saksbehandlingsrutiner, arkivplan, rutiner i forbindelse med ansettelse og avslutting av arbeidsforhold, periodedeling og deponering. Arkivtjenesten er en del av Verran Servicekontor, og arbeidet deles av 2 ansatte til sammen ca. 80% stilling. Arkivarbeidet som innebærer bl.a. oppretting av saker, kvalitetssikring og avslutting av saker som er ferdigstilt av saksbehandler, journalføring og klassering - også på saksmappene som saksbehandlerne oppretter selv - i tillegg til daglig journalføring av post, papir og elektronisk, samt utarbeiding og ajourhold av arkivplanen. Arkivtjenestens ansatte innehar også rollen som Systemadministrator for sakarkivsystemet ephorte. 1 Arkivorganisering Kommunens administrative organisering er på to nivåer; resultatenhetene er direkte underlagt rådmannen. På andre nivå er 10 tjenesteytende enheter samt Stabsfunksjoner der arkivtjenesten er innlemmet. Kommunen er definert som ett organ med sentralt arkiv, sentralt postmottak i Verran servicekontor med én journalførende enhet. Sakarkivsystemet ephorte er benyttet for elektronisk arkiv og saksbehandling siden 2008. Alle arkivdeler har elektronisk arkiv. 3

Verran kommune har følgende arkivstruktur: 1 arkiv, 1 arkivskaper 1 journalførende enhet 10 arkivdeler (Emne, Eiendom, Personal, Elev, Barn, Skatt, PPT, Tilflytter, Utvalg, SGK) Vi ser at dere har mange arkivdeler, og foreslår derfor at dere tar en opprydding her - gjerne i forbindelse med oppstart av periodedeling, f.eks. i årsskiftet 2015/2016. Det mest vanlige er at kommunene har arkivdeler for Emne, Eiendom, Personal, Elev og Barn. Vi mener at det er en fordel å ikke ha for mange arkivdeler, og at det gir bedre oversikt. I tillegg blir det færre arkivdeler å gjennomføre periodedeling i og deponering fra. Om dere ikke benytter utvalgsmodulen i ephorte, kan utvalgssaker behandles i arkivdel Emne - ettersom arkivdelene Utvalg og Emne har felles ordningsprinsipp (K-koder). Personopplysningsloven 1 sier at «Loven skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger». F.eks. inneholder all dokumentasjon mellom barnehage/skole og PPT sensitiv informasjon, noe som i henhold til Personopplysningsloven krever at dokumentasjonen saksbehandles og lagres i sikret sone. Det er viktig at dokumentasjon som inneholder sensitive personopplysninger blir sikret mot urettmessig innsyn, og da er ikke kun vanlig tilgangsstyring godt nok. Sikret sone er et område i sakarkivsystemet som benyttes for ekstra skjerming av sensitive data ved saksbehandling og dokumentproduksjon, ekstra i forhold til intern sone som er benevnelsen for det vanlige arbeidsområdet for saksbehandling. I sikret sone er ikke internett og e-post tilgjengelig, og sikret sone må være tilkoblet egen printer og skanner. Kravet om at saksbehandling og lagring av sensitive personopplysninger må foregå i sikret sone, gjelder for alle arkivdeler. Om kommunen ikke har sikret sone, kan løsningen for aktuelle saker være å opprette et «skyggedokument» som hoveddokument på saken, og i dette dokumentet vise til papirbaserte vedlegg i vedleggsarkivet. Kommunen har også en arkivdel som heter SGK, med arbeidsflytmaler, rapporter, importsentraler m.m. Om det er behov for journalføring her, kan det gjøres i emnearkviet. Om arkivdelen SGK ikke benyttes til noe spesielt, kan den nok tas bort. 4

Når det gjelder arkivdelen Skatt, så kan nok dette fagområdet med fordel innlemmes i arkivdel Emne. Også arkivdelen Tilflytter kan innlemmes i arkivdel Emne; K-kode og navn i tittel vil gi enkel gjenfinning. En slik opprydding kan gjerne gjøres i sammenheng med periodedeling. Alle endringer som gjennomføres må beskrives i arkivplanen. 2 Arkiv- og saksbehandlingsrutiner Verran kommune samarbeider med Inderøy og Steinkjer kommuner på IKT, bl.a. har de felles server. Verran kommune har sentralt postmottak der de mottar post for alle enheter, med unntak av legekontoret, Inn-Trøndelag skatteoppkrevingskontor og NAV/sosial. Dokumenter som skal journalføres for nevnte områder, blir returnert til servicekontoret for journalføring. Arkivtjenesten sorterer, åpner og stempler all inngående sakspost. Arkivtjenesten setter på saksbehandler om ny sak må opprettes, og dokumenter med vedlegg blir skannet inn i ephorte. Arkivverdig post journalføres, og evt. påføres hjemmel for unntak fra offentlighet. Deretter fordeles posten direkte til saksbehandler. Innkommende papirdokumenter blir tatt vare på inntil godkjent prøvedeponering er gjennomført. Brev som er personlig adressert, blir ikke åpnet av arkivtjenesten. Inneholder brevet arkivverdig informasjon, er rutinen at saksbehandler returnerer det til arkivtjenesten for journalføring. Når saksbehandler mottar arkivverdig e-post, er det saksbehandler selv som evt. oppretter ny sak. For søknader og vedtak innen helsetjenesten, er kommunens rutiner slik at søknaden journalføres og arkiveres i ephorte, mens saksbehandling og vedtak blir lagt i fagsystem Profil. Dokumentflyt benyttes i forbindelse med fakturering innen byggesak. Arkivrutinene er beskrevet i arkivplanen, og de fungerer godt. Arkivtjenesten kontrollerer at rutinene blir fulgt. Utgående dokumenter signeres av både saksbehandler og leder. Utgående dokumenter som sendes med e-post, blir sendt i PDF/A-format; dette er også et krav i datasystemet. E-post er integrert med ephorte via en ephorte-postboks. Ellers når det gjelder dokumentflyt i ephorte, er funksjonen Til høring lite brukt, mens funksjonen for Godkjenning av leder benyttes mye. 5

Når brev sendes som vedlegg til e-post, er det viktig at brevet er lagret i PDF/A-format, ellers er det mulig å gjøre endringer i mottatt brev. Rutinene innen helsetjenesten angående søknad og vedtak, er ikke tilfredsstillende. Alle dokumenter i en sak skal holdes samlet (ihht proveniensprinsippet, samt Arkivforskriften 3-6), så her må også søknader registreres i fagsystemets journal og arkiveres på aktuell sak i Profil. For alle fagsystemer med papirbaserte arkiv, er det viktig å skrive ut dokumentasjonen etter hvert. Der ytre enheter har spesielle arkiv- og saksbehandlingsrutiner, bør enhetene selv beskrive sine rutiner for dokumentbehandling og dokumentflyt - i arkivplanen. Verran kommune har for det meste gode rutiner for arkivarbeidet og saksbehandlingen, og arkivplanen er godt oppdatert på dette området. 3 Objektordnede arkiver Arkivene for alle objektordnede arkivdeler er elektroniske, og de ligger i intern sone i sakarkivsystemet. Alle disse arkivdelene inneholder sensitive data kanskje med unntak av arkivdel Eiendom. Det er et krav ved behandling av personopplysninger at sensitive data skal behandles og lagres i sikret sone, se Personopplysningsforskriften 2-10 om Fysisk sikring. I forhold til Intern sone skal Sikret sone være skjermet innen en ekstra brannmur, det betyr at det kreves 2 pålogginger for å komme inn. I sikret sone har en ikke tilgang til Internett eller e- post, her skal det finnes egen skriver, og kommunen må ha egen skanner for overføring av dokumenter til sikret sone. Se for øvrig: https://www.datatilsynet.no/sikkerhet-internkontroll/sikkerhetsarkitektur/ 3.1 Personalarkiv Arkivdelen Personal er sortert på fødselsnummer, og er organisert som en samlesak for hver ansatt. Kommunen benytter ikke sekundærkode (K-koder) på arkivdel for ansatte; heile saken er 6

unntatt fra offentlighet. Personalsak blir opprettet ved mottak av underskrevet arbeidsavtale fra den nytilsatte. Nye forespørsler/ hendelser blir registrert i egen journalpost på saken. Ved å ha en samlesak pr. ansatt, vil kommunen i praksis ha «evighetsmapper» hvor saken ikke kan avsluttes før den ansatte avslutter sitt arbeidsforhold. IKA Trøndelag anbefaler dere å foreta periodedeling med skarpt skille i arkivdelen. Ved behandling av personalsaker i ny periode, opprettes én sak pr. forespørsel/hendelse til behandling. Da kan dere sette K-kode på sakene, hver sak kan vurderes i forhold til offentlighet og hver sak kan avsluttes når den er ferdig behandlet. Dette er mer riktig ved elektronisk saksbehandling. For gjenfinning, søk med fødselsnummer for ansatt, og alle saker for denne kommer opp. Ønskes informasjon om f.eks. ansattes permisjoner, søk med fødselsnummer pluss aktuell K-kode. Personalleder skal ha tilgang til alle personalsaker, enhetsledere skal ha tilgang kun til egen enhets personalsaker. 3.2 Elevarkiv Arkivdelen Elev er sortert på fødselsnummer, og organisert som en samlesak for hver elev. Kommunen benytter ikke sekundærkode (K-koder) på arkivdel for elever; heile saken er unntatt fra offentlighet. Skolen benytter også fagsystemet Oppad. Ved å ha en samlesak pr. elev, vil kommunen i praksis ha «evighetsmapper» hvor saken ikke kan avsluttes før eleven slutter på skolen. IKA Trøndelag anbefaler dere å gjennomføre periodedeling med skarpt skille i arkivdelen. Ved behandling av elevsaker i ny periode, opprettes én sak pr. forespørsel/hendelse til behandling. Da kan dere sette K-kode på sakene, hver sak vurderes i forhold til offentlighet og hver sak kan avsluttes når den er ferdig behandlet. Dette er mer riktig i forhold til elektronisk saksbehandling. Rektor skal ha tilgang til alle elevsaker, lærere skal ha tilgang kun til egne elevers saker. 7

3.3 PPT Arkivdelen PPT er sortert på fødselsnummer, og organisert med samlesak for de elever/barn som benytter tilbud fra PPT. Kommunen benytter ikke sekundærkode (K-koder) på arkivdel for PPT; saken er unntatt fra offentlighet i sin helhet. Vi antar at arkivdelen PPT inneholder dokumentatsjon som gjelder de elever/barn som mottar tjenester fra PPT. I så fall er det ingen grunn til å ha egen arkivdel for PPT, da slike saker like gjerne behandles og lagres i arkidel Elev/Barn. Dokumentasjon med sensitivt innhold skal uansett saksbehandles og lagres i sikret sone. 3.4 Barn Arkivdelen Barn er sortert på fødselsnummer, og organisert som en samlesak for hvert barn. Kommunen benytter ikke sekundærkode (K-koder) på arkivdel for barn; heile saken er unntatt fra offentlighet. Ved å ha en samlesak pr. barn, vil kommunen i praksis ha «evighetsmapper» hvor saken ikke kan avsluttes før barnet slutter i barnehagen. IKA Trøndelag anbefaler dere å gjennomføre periodedeling med skarpt skille i arkivdelen. Ved behandling av barnesaker i ny periode, opprettes én sak pr. forespørsel/hendelse til behandling. Da kan dere sette K-kode på sakene, hver sak vurdere i forhold til offentlighet og hver sak kan avsluttes når den er ferdig behandlet. Dette er mer riktig i forhold til elektronisk saksbehandling. For gjenfinning, søk med fødselsnummer for barn, og alle saker for denne kommer opp. Ønskes informasjon om f.eks. barnets permisjoner, søk med fødselsnummer pluss aktuell K-kode. Styrer i barnehagen skal ha tilgang til alle barnesakene. 8

3.5 Tilflytter Arkivdelen Tilflytter er sortert på fødselsdato, og organisert som en samlesak for hver tilflytter. Kommunen benytter ikke sekundærkode (K-koder) på arkivdel for tilflytter; heile saken er unntatt fra offentlighet. Ved å ha en samlesak pr. tilflytter, vil kommunen i praksis ha «evighetsmapper» hvor saken ikke kan avsluttes så lenge tilflytter behandles som tilflytter. IKA Trøndelag anbefaler at dere gjennomfører periodedeling med skarpt skille i arkivdelen. Ved behandling av tilflyttersaker i ny periode, opprettes én sak pr. forespørsel/hendelse til behandling. Da kan dere sette K-kode på sakene, hver sak vurderes i forhold til offentlighet og hver sak kan avsluttes når den er ferdig behandlet. Dette er mer riktig i forhold til elektronisk saksbehandling. Enhetsleder skal ha tilgang til alle tilflyttersakene. For å begrense antall arkivdeler, er det et alternativ å behandle tilflyttersaker i arkivdel Emne. 3.6 Eiendom Arkivdelen Eiendom er organisert på gårds- og bruksnummer (gnr/bnr). Her opprettes én sak pr. forespørsel/hendelse til saksbehandling. Arkivdelen Eiendom er strukturert slik IKA Trøndelag anbefaler for elektroniske arkivdeler. Her kan dere benytte K-kode på sakene, hver sak kan vurderes i forhold til offentlighet og hver sak kan avsluttes når den er ferdig behandlet. Her vil vi informere om at IKA Trøndelag har satt opp løsning for digitalisering av byggesaker, og flere kommuner har allerede fått skannet sine arkiver. Vi anbefaler at Verran kommune også vurderer dette for kommunens tidligere års papirarkiver. Ta gjerne kontakt med Jan Børre Solvik (tlf. 485 76 533, e-post: jan.solvik@ika-trondelag.no) som er ansvarlig for digitaliseringsarbeidet i IKA Trøndelag. 9

4 Ansettelse/avslutning av arbeidsforhold Systemadministrator gir nytilsatte nødvendig tilgang til ephorte, epost, telefon og evt. andre datasystemer i samarbeid med tilsattes nærmeste leder. Kommunen benytter også arkivplanen ved opplæring av nyansatte. Når saksbehandler slutter i stillingen, avtales på forhånd hvem uavsluttede saker skal overføres til. Veldig bra at dere bruker arkivplanen i forbindelse med opplæring av nyansatte! Kommunen må ha klare rutiner til bruk i forbindelse med avslutning av arbeidsforhold. Det er viktig å sikre at den som slutter, er «sjekket ut» av arkivet før arbeidsforholdet avsluttes. Rutinene må beskrives i arkivplanen. 5 Fagsystemer Arkivtjenesten har en god oversikt over fagsystemene i kommunen. Alle fagsystemer er registrert i arkivplanen, også fagsystemer som brukes kun for oppslag. Skolesystemet Oppad er integrert med ephorte, for overføring av dokumenter. Det er veldig bra at kommunen har god oversikt over sine fagsystemer. De fleste fagsystemene har ikke elektronisk arkiv. I Verran kommune er fagsystemet Oppad integrert med sakarkiv, og slik er arkivet fra Oppad elektronisk. I tillegg er pasientjournalene i EPJsystemer godkjent som elektronisk arkiv samt Noark5-baserte fagsystemer. For alle fagsystemer med arkivverdig informasjon og som ikke har elektronisk arkiv, er det viktig at både innkommende og utgående dokumenter, med alle vedlegg og arkivverdige notater skrives ut etter hvert, holdes samlet og arkiveres i egen arkivserie. Det bør også vurderes om fagsystemene inneholder arkivverdig informasjon i tillegg til utskrevet dokumentasjon, i så fall bør uttrekk fra systemet deponeres. 10

Når det gjelder fagsystemer med klientdata, har IKA Trøndelag en ordning slik at vi tar i mot uttrekk fra ulike fagsystemer etter en rulleringsmodell som gjentas hvert 3. år. I fjor tok vi i mot deponeringer fra skole, flyktning og PPT, neste år fra barnevern og sosial. I år ønsker vi deponeringer fra fagsystemer innen helsesektoren. Arkiv fra fagsystemene er arkivleders faglige ansvarsområde - og rådmannens overordnede ansvar. 6 Elektronisk skjema Verran kommune tilbyr sine innbyggere å benytte elektroniske skjema i forbindelse med stillingssøknader. Dette fungerer greit. Det er fint at kommunen har fokus på tilgjengelighet for kommunens innbyggere via internett. Det finnes elektroniske skjema til bruk for kommunene innen mange ulike områder, som f.eks. søknad om barnehageplass, skjenkebevilling etc. Det er viktig at rutiner for bruk av elektroniske skjema beskrives i arkivplan. 7 Kvalitetssikring Arkivtjenesten sender ut restanseliste 4 ganger i løpet av året. I tillegg har saksbehandlerne oversikt over egne restanser via skjermbilde i ephorte. Saksbehandlerne ekspederer sine brev selv, oftest er det vanlig brevpost. I stedet for å sette koden E for ekspedert i ephorte, bruker saksbehandlerne F for ferdigstilt. Arkivtjenesten sjekker at nødvendig skjerming er lagt inn. Under våre oppfølgingsbesøk bruker vi å gjennomføre noen søk på statuskoder i sakarkivsystemet. Ettersom vi i Verran kommune fikk bare begrensede tilslag på søkene våre, har vi fått resultater fra aktuelle søk tilsendt i etterkant (statuskode i parentes): - antall saker totalt: 15927 - antall saker avsluttet (A): 8837 - antall saker under behandling (B): 7090 11

- antall journalposter reservert (R): 296 - antall journalposter ekspedert, men ikke journalført (E): brukes ikke - antall journalposter ferdigstilt av saksbehandler (F): 9 - antall journalposter journalført, men ikke avsluttet (J): 91260 Tallene ovenfor gjelder for perioden 2008 6. mai 2015. Verran komune har vel 2500 innbyggere. Et elektronisk sak-/arkivsystem har mekanismer for å styre hvilke registrerings- og arkiveringsfunksjoner som kan utføres når og av hvem på ulike trinn i prosessen. Hvert trinn er tilknyttet en eller flere statusverdier. For eksempel starter en sak med at et dokument blir journalført (status J) eller at en sak reserveres (status R). En sak som er under behandling har status B. Når et dokument er ferdig behandlet og evt. ekspedert, endres status til F/E, og etter at arkivet har kontrollert, avskrevet, konvertert til PDF/A-format (for elektronisk arkiv) og journalført utgående dokument, er dokumentstatus endret til J. Deretter kan journalpost og sak avsluttes (status A). Vi ser at for Verran kommune er 7090 saker under arbeid; dette tallet inkluderer «evighetssakene» i objektseriene. Ettersom vi ikke har oversikt over hvor mange uavsluttede saker disse arkivdelene inneholder, vet vi heller ikke hvor mange uavsluttede saker som finnes f.eks. i arkivdel Emne. Oversikten viser at arkivtjenesten gjør en god jobb på å ta unna journalføring av ferdigstilte journalposter. Når alle ferdigstilte og journalførte journalposter i saken er avsluttet (status A), kan saken avsluttes. Verran kommune har et stort antall journalførte journalposter. Disse inkluderer journalposter i objektseriene, men det kan likevel være at mange av disse 91 260 journalførte journalpostene er klar for å avsluttes slik at også sakene de tilhører kan avsluttes. Et tips for å finne ut hvor restanser evt. hoper seg opp, er å søke på status B og R for hver enkelt saksbehandler. Da kan dere sende restanseoversikt til den enkelte saksbehandlere og evt. til deres leder. Det er viktig at saksbehandler kontrollerer at det er riktig versjon av dokumentet som blir ekspedert. Vår anbefaling er at restanselister sendes ut jevnlig, gjerne 4 ganger pr. år, - slik det blir gjort i Verran kommune. 12

8 Offentlig journal Offentlig journal/postliste legges ut på kommunens hjemmeside 2 ganger pr. uke, med 3 dagers forsinkelse. Dokumentene legges også ut. Offentlig journal genereres, sjekkes og kvalitetssikres av 2 personer før den offentliggjøres på hjemmesiden. Arkivtjenesten påser at nødvendig skjerming er lagt inn. I og med at journal og dokumenter legges ut på kommunens hjemmeside med 3 dagers forsinkelse, og med gode rutiner og god skjerming, er dette veldig bra. 9 Periodedeling Kommunen har ikke gjennomført periodedeling siden de startet med elektronisk arkiv og saksbehandling i 2008. Nå er det ønske om å foreta periodedeling med overlapping av arkivdel Emne fra årsskftet 2015/2016. I forbindelse med periodedeling, er det avtalt kurs fra IKA Trøndelag - den 10.12.2015. Det kan være greit å lage en plan i Arkivplan.no for periodedeling fram i tid, slik at arkivtjenesten har oversikt over når de ulike arkivdelen skal periodedeles. Arkivplanen skal også periodedeles samtidig med sakarkivsystemet, slik at det blir samsvarende perioder. 10 Deponering til IKA Trøndelag (papirbasert og digitalt) Verran kommune har eget depot, og deponerer derfor ikke papirarkiver til IKA Trøndelag. 13

Når det gjelder deponering av datauttrekk fra periodedelte arkivdeler i sakarkivsystemet og fra ulike fagsystemer med arkivverdig informasjon, anbefaler vi at kommunen benytter seg av tilbudet om å deponere til digitalt depot i IKA Trøndelag. Vi vil her minne om at vi i 2015 ønsker deponeringer fra fagsystemer innen helsesektoren; e-post om dette ble ble sendt fra oss 16.02.2015. Frist for deponering er her satt til 30.06.2015. 11 Politisk saksbehandling Alle møteinnkallinger og møteprotokoller blir lagt over på ipad via PDF-Export. Dokumentene synkroniseres fra mappe på Sharepoint server i Invest-nettet. Dokumenter unntatt offentlighet blir lagt over på samme måte. Politikerne informeres via e-post om møteinnkallingen inneholder saker unntatt offentlighet. Når møtet er avholdt, slettes møteinnkallingen fra oversikten. Formannskapssekretær har gode arbeidsrutiner på dokumentasjonsbehandlingen i forbindelse med møter i kommunestyre og formannsskap. Kommunens behandling på dette området er tatt godt hånd om; det er spesielt viktig at dokumenter unntatt offentlighet er godt nok beskyttet. Formannskapssekretærs rutiner i forbindelse med politisk behandling må også beskrives i arkivplanen. 12 Arkivplan Verran kommune var med i arkivplanprosjektet som IKA Trøndelag arrangerte regionsvis for alle våre eiere mellom 2011-2013. Gjennom deltagelse i arkivplanprosjektet fikk kommunen mulighet til å gjennomarbeide kommunens arkivplan og slik få en fullstendig plan for saksbehandling og arkiv. Mye arbeid er gjort i arkivplanen, og Verran kommune har en godkjent arkivplan fra 31.01.2014. 14

Nå som arkivplanen er ferdigstilt, er det viktig å holde den oppdatert enten dere legger inn endringer etter hvert som de oppstår, evt. bruker en fast dag i måneden. Vi vil tilføye at det er viktig å unngå lenker i arkivplanen; det er bedre å kopiere inn tekst. Dette fordi arkivplanen skal vedlegges deponeringer til IKA-Trøndelag, og da er det viktig at all tekst er leselig - også i ettertid. Arkivplanen kan gjerne legges ut på kommunens nettsider, i alle fall må den være lett tilgjengelig for alle saksbehandlere. 13 Interkommunalt samarbeid Verran kommune har samarbeidsavtaler med flere kommuner, og kommunen har god oversikt over hvilke samarbeidsavtaler de har, samt hvor arkivansvaret ligger. Når det gjelder arkivansvaret, mangler det noe oppdatering i arkivplanen. Det er viktig at arkivtjenesten har oversikt over alle interkommunale samarbeider som er inngått med andre kommuner; hvilken hjemmel som ligger til grunn, om samarbeidet er en egen juridisk enhet og hvilken kommune i samarbeidet som har arkivansvaret. Dette har betydning for arkivorganiseringen og ansvaret for dokumentasjonen. 14 SvarUt SvarUt er en løsning som gjør at kommunen kan sende utgående post i et elektronisk format og innføre sentralisert løsning for utsending av vanlig brevpost. Verran kommune har planer om å delta på samling i Sør-Trøndelag Fylkeskommune. Det kommer en oppgradering til ephorte som inneholder mulighet til SvarUt. SvarUt er en del av regjerningens satsing på digital kommunikasjon til landets innbyggere. Via SvarUt kan en også sende sensitiv informasjon, kryptering utføres automatisk. Frist for å ta i bruk SvarUt er 1/1-2016. 15

15 Overformynderiet I forbindelse med at Fylkesmannen overtok ansvaret for Overformynderiet fra 1. juli 2013, ble kommunens arkiver avsluttet. Aktive saker ble kopiert og overført til Fylkesmannen. Papirarkivene er deponert i kommunens eget depot. Det er viktig at arkivet er ordnet og kvalitetssikret. 16 KomSek Kontrollutvalgets sekretariat KomSek, har egen sekretær og eget arkiv. Denne organiseringen er veldig bra. Kommunen må se til at dokumentasjon fra kontrollutvalgets møter og de saker som behandles, blir ordnet og deponert. 16

17 Avslutning Vi anbefaler at Verran kommune vurderer å digitalisere sine eldre byggesaksdokumenter. IKA Trøndelag har startet med skanning for våre eierkommuner, etter vedtak gjort av våre eiere i representantskapsmøte i 2013, samt styrevedtak 20.03.2013. I tillegg anbefaler vi Verran kommune å foreta prøvedeponering fra ephorte, gjerne fra arkivdel Emne - for en periode på f.eks. 3 måneder. Etter godkjent prøvedeponering behøver ikke kommunen å ta vare på innkomne papirdokumenter lenger. IKA Trøndelag registrer at mye godt arkivarbeid blir gjort i Verran kommune. Vi håper at kommunen, i samarbeid med IKA Trøndelag Iks, vil ha fokus på ovennevnte punkter. Ut over dette vil vi være behjelpelig med andre arkivfaglige problemstillinger, store som små, som skulle dukke opp. Vi ser fram til et fortsatt godt samarbeid! Med vennlig hilsen Anne Overland Daglig leder Randi Leistad Rådgiver Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Kopi til: Arkivansvarlige Aud Lyngstad Ramberg og Grete Vada Vedlegg: Serviceerklæring for IKA Trøndelag 17