Tid: 22.01.2008 kl 16:30 Sted: Rom 230, rådhuset Møteinnkalling for Administrasjonsutvalget Eventuelle forfall meldes på telefon 67 93 40 16 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Saksnummer Tittel 001/08 Godkjenning av protokoll fra møte 09.10.2007 002/08 Kvalitetsprisen - oppnevning av utvalg 003/08 Rutiner for varsling i Lørenskog kommune 004/08 Forslag til møtedatoer 1. halvår 2008 Det vil i møtet også bli gitt orientering om arbeidsgivervirksomheten i Lørenskog kommune, jfr Plan for opplæring av folkevalgte. Lørenskog, 15.01.2008 Hanne Lystad utvalgssekretær
Klassering: Arkivsak: Saksbehandler: 033 05/5151/52 Hanne Lystad Utvalg Saksnummer Møtedato Administrasjonsutvalget 001/08 22.01.2008 Godkjenning av protokoll fra møte 09.10.2007 Vedlegg (tidligere utsendt): Protokoll fra møte 09.10.2007. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Rådmannens forslag til vedtak: Protokoll fra møte 09.10.207 godkjennes. Lørenskog, 14.11.2007 Arne Heilemann rådmann Jan-Bendix Byhring administrasjonssjef 2
Klassering: Arkivsak: Saksbehandler: 455 06/110/13 Gro H. Børrud Utvalg Saksnummer Møtedato Administrasjonsutvalget 002/08 22.01.2008 Kvalitetsprisen - oppnevning av utvalg Vedlegg: 1. Personalmelding 10-2006 kvalitetsprisen 2. Kvalitetsprisplakat 2007 3. Referat fra møtet i kvalitetsprisutvalget 12. desember Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Sammendrag: Administrasjonsutvalget har vedtatt at en kvalitetspris skal deles ut til ansatt(e) hvert år. Prisen ble første gang delt ut i 2006. I denne saken bes administrasjonsutvalget om å utpeke medlemmer til kvalitetsprisutvalget for denne kommunestyreperioden. Saksopplysninger: Kvalitetsprisen ble opprettet av administrasjonsutvalget i møte 14. februar 2006. Det ble fattet følgende vedtak: Det etableres en egen kvalitetspris som utdeles ved slutten av året, første gang i 2006. Alle ansatte, enkeltvis, grupper av ansatte eller ansattes organisasjoner innenfor Lørenskog kommune kan foreslås som kandidat(er) til prisen. Alle ansatte i kommunen kan fremme forslag på kandidater. Forslag på kandidater sendes med kort begrunnelse til den aktuelle enhetsleder, som videresender forslaget til rådmannen. Forslag kan fremmes når som helst i året, men rådmannen kan bestemme at forslag vurderes påfølgende år dersom det er ønskelig å avvente hvorvidt et initiativ blir fulgt opp. Forslagene legges frem til behandling i et eget utvalg. Kriteriene for å motta prisen er: 3
Kandidaten har vist et spesielt engasjement som har ført til konkrete forbedringer av kommunens tjenesteyting, eller fremmet forslag det er besluttet å følge opp. Ved vurderingen skal det spesielt legges vekt på om kandidatens engasjement og forslag - fører til forbedringer av tjenester - involverer ansatte på tvers av organisasjonslinjer - fører til bedre ressursutnytting - fører til bedre arbeidsmiljø. Prisen består av en kunstnerisk oppmerksomhet, grafisk trykk, skulptur eller annet, og utdeles med diplom ved en høvelig anledning ved avslutning av året. Det oppnevnes et eget utvalg med to folkevalgte og to tillitsvalgte fra administrasjonsutvalget som beslutter hvem som skal tildeles prisen og som er ansvarlig for tildelingen. I 2006 fikk Finn Evensen ved musikk- og kulturskolen prisen, prisen ble delt ut ved rådhusets julelunsj. I 2007 er prisen annonsert via kommunens intranett, plakater på tjenestestedene og via enhetslederne. Siden det er ikke avholdt noe møte i administrasjoneutvalget etter valget i september 2007, ble det innkalt til et eget møte for tildeling av kvalitetsprisen 2007. Leder, nestleder og to representanter for de tillitsvalgte i administrasjonsutvalget gjennomførte et møte og fant en vinner av årets pris. Administrasjonsutvalgets leder delte ut prisen for 2007 ved rådhusets julelunsj 21. desember. Vurdering: Rådmannen anbefaler administrasjonsutvalget å utpeke representanter til utvalget for kommunestyreperioden 2007-2011. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Til utvalget oppnevnes to folkevalgte.. 2. Til utvalget oppnevnes to tillitsvalgte.. 3. Til leder av utvalget velges... Lørenskog, 18.12.2007. Arne Heilemann rådmann Jan-Bendix Byhring administrasjonssjef 4
Klassering: Arkivsak: Saksbehandler: 007 07/117/50 Guri Horsfjord Lassen Utvalg Saksnummer Møtedato Administrasjonsutvalget 003/08 22.01.2008 Rutiner for varsling i Lørenskog kommune Vedlegg: Rutiner for varsling - Lørenskog kommune. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Saksopplysninger: Innledning Arbeidsmiljøloven har nye bestemmelser om varsling som trådte i kraft 1. januar 2007. Bestemmelsene lovfester retten til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, og gir arbeidstakeren vern mot gjengjeldelse. Arbeidsgiver pålegges å legge forholdene til rette for intern varsling. Spesielt kommuner bør være åpne organisasjoner, der medarbeiderne oppfordres til å varsle internt om kritikkverdige forhold. I åpne organisasjoner vil det være kultur for å stille spørsmål, også om kritikkverdige forhold, og behovet for å varsle vil bli mindre. Arbeidet med varslingsrutiner i kommunen På bakgrunn av innføringen av disse bestemmelsene valgte rådmannen å inngå en samarbeidsavtale med advokatfirmaet Mageli på Lillestrøm i oktober d.å. Mageli ble valgt som samarbeidspartner etter møter med flere ulike advokatfirma, da Mageli leverte det beste tilbudet. Avtalen innbærer at ansatte og andre kan varsle om kritikkverdige forhold i kommunen til Mageli som en ekstern instans. Mageli skal videresende mottatte varsler til kontaktenheten i kommunen, med faglige vurderinger til innholdet i varselet og forslag til videre prosess i saken. Se vedlagte rutiner for mer utfyllende informasjon. Etter at avtalen med Mageli ble inngått startet arbeidet med å lage varslingsrutiner for Lørenskog kommune. I tillegg til representanter fra Mageli har hovedverneombudene, administrasjonssjefen og juridisk konsulent deltatt i arbeidet med å lage rutiner for varsling som både ansatte og eksterne kan benytte ved varsling av kritikkverdige forhold. 5
Rådmannen ønsker å understreke at varslingsordningen ikke kommer i stedet for kommunens klageordninger. Ordningen er et supplement, og en ordning som gir ansatte og eksterne mulighet til å rapportere om kritikkverdige forhold i kommunen, også til en ekstern instans. Som nevnt har hovedverneombudene deltatt i arbeidet med å lage rutiner for varsling, og disse har gitt sin tilsutning til de rutiner som foreslås i saken. Rutinene er drøftet i sjefsmøtet og også bifalt av kommunens eksterne samarbeidspartner Mageli. Rapportering Rutinene inneholder i punkt 6 en bestemmelse om rapportering til arbeidsmiljøutvalget og administrasjonsutvalget. Rådmannen ser for seg at det i starten vil være naturlig å rapportere hvert semester for å vinne erfaring, men at det etter hvert er tilstrekkelig med en rapportering i året sammen med årsmelding. Ved særlig alvorlige varsler, vil særskilt rapporering skje fortløpende. Det blir også rapportert til hovedverneombudene ved varsler som er aktuelle for dem. Implementering Ved implementeringen av rutinene vil rådmannen gi informasjon ut i organisasjon i tillegg til å gi en særskilt innføring i rutinene til tillitsvalgte, ledere og verneombudene. Utfyllende veiledning Rutinene for varsling er utarbeidet på bakgrunn av arbeidsmiljølovens regler om varsling, KS veileder Varsling. Hvordan utvikle gode rutiner for varsling i kommuner og fylkeskommuner, og Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten. Dersom det er behov for utfyllende veiledning vedrørende saksbehandling, finnes det i disse veilederne. Vurdering: Rådmannen er av den oppfatning at rutinene for varsling, slik de fremstilles i vedlegget, er i samsvar med arbeidsmiljølovens regler. Rutinene vil være et hjelpemiddel for ansatte og andre, som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold i kommunen på en forsvarlig måte. Rutiner for varsling - Lørenskog kommune legges fram for politisk behandling og vedtakelse 1. kvartal 2008. Rådmannens forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget vedtar rådmannens forslag til Rutiner for varsling i Lørenskog kommune. Lørenskog, 03.01.2008 Arne Heilemann rådmann Jan-Bendix Byhring administrasjonssjef 6
7
Klassering: Arkivsak: Saksbehandler: 033 05/5151/54 Hanne Lystad Utvalg Saksnummer Møtedato Administrasjonsutvalget 004/08 22.01.2008 Forslag til møtedatoer 1. halvår 2008 Vedlegg: Ingen. Rådmannens forslag til vedtak: Tirsdag 22.01.08 kl. 16.30 Tirsdag 26.02.08 kl. 16.30 Tirsdag 15.04.08 kl. 16.30 Tirsdag 10.06.08 kl. 16.00. Lørenskog, 15.01.2008 Arne Heilemann rådmann Jan-Bendix Byhring administrasjonssjef 8
1