Grensesnitt mellom behandlingsretta. informasjonssystemer

Grensesnitt mellom behandlingsretta informasjonssystemer Rapport fra forprosjekt Versjon 1.0 6. april 2000 KITH Rapport 13/99 ISBN 82-7846-072-8

KITH-rapport Tittel Grensesnitt mellom behandlingsretta informasjonssystemer Rapport fra forprosjekt Forfatter(e) Forfatter: Grete Bach Oppdragsgiver(e) Sosial- og helsedepartementet Rapportnummer R 13/99 ISBN 82-7846-072-8 Godkjent av Jacob Hygen Adm. direktør Sammendrag URL http://www.kith.no/rapportarkiv/kortnavn.pdf Dato Antall sider Kvalitetssikret av 6. april 2000 30 Torbjørn Nystadnes Kompetansesenter for IT i helsevesenet AS Postadresse Sukkerhuset 7489 Trondheim Besøksadresse Sverresgt 15, inng G Telefon 73 59 86 00 Telefaks 73 59 86 11 e-post firmapost@kith.no Foretaksnummer 959 925 496 Prosjektkode S-BI Gradering Ingen Skal en få en god, sikker og pålitelig behandling av pasientene, er det nødvendig å kunne bruke behandlingsretta informasjonssystem som fungerer i samspill med hverandre. Og skal en å få en slik bedre utnyttelse av IT innen helsesektoren, er det behov for å få et felles standardisert grensesnitt for de behandlingsretta informasjonssystemene. Det anbefales derfor at det snarest mulig startes et prosjekt for å få en standard for et grensesnitt mellom sentrale behandlingsretta informasjonssystem. Mengden av slike system er etter hvert blitt ganske stor, så i første omgang bør oppgaven begrenses til å beskrive grensesnittet mellom den elektroniske pasientjournalen og det pasientadministrative systemet. Beskrivelse av dette grensesnittet, vil kunne gi mange opplysninger som også kan overføres til standardiseringsarbeid av grensesnitt mellom elektronisk pasientjournal og andre informasjonssystemer, som finnes for eksempel i laboratorier og røntgenavdelinger. For raskt å oppnå praktiske resultat anbefales det at det foreslåtte standardiseringsprosjektet etterfølges av et prosjekt for å spesifisere et programgrensesnitt mellom den elektroniske pasientjournalen og det pasientadministrative systemet. Dette skal være et raskt realiserbart grensesnitt som leverandørene hurtig vil kunne implementere i sine system. Prosjektet anbefales organisert med en arbeidsgruppe med konkrete forpliktelser i prosjektet, samt en referansegruppe, med medlemmer hovedsakelig fra leverandørsiden og sykehusenes IT-personale. Det foreslåtte prosjektet vil i stor grad måtte basere seg på arbeidet til det pågående EPJ-standardisering, og resultatet bør inngå som en del i serien av EPJ-standarder. Prosjektet kan med fordel påbegynnes i siste fase av EPJ standardiseringen, for eksempel 01.06.2000, og en standard kunne da være klar til høring innen utgangen av år 2000.

Forord Sosial- og helsedepartementet utgav i desember 1997 handlingsplanen Mer helse for hver bit som gir klare føringer for IT-satsingen innenfor norsk helsesektor i perioden 1997-2000. Et av de områdene som har blitt tillagt stor vekt i handlingsplanen er den elektroniske pasientjournalen, EPJ. Denne er en del av en større infrastruktur og må kunne integreres med mange andre informasjonssystemer, både kliniske og administrative. Denne rapporten er resultatet av arbeidet til et forprosjekt som ble nedsatt for å vurdere behov for standardisering av grensesnittet mellom EPJ og det pasientadministrative systemet PAS, og for å komme med anbefalinger til videre arbeid innenfor området. De mest sentrale konklusjonene og anbefalingene som legges fram i denne rapporten er av en grunnleggende karakter og antas også å gjelde for grensesnittbeskrivelser mellom elektronisk pasientjournal og de fleste typer behandlingsretta system i helsesektoren.

Innhold INNLEDNING... 1 Bakgrunn 1 Forprosjektets mandat 1 Forprosjektgjennomføring 1 KORT OM BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM... 3 Kort om EPJ 5 Kort om PAS 5 GRENSESNITT PAS OG EPJ... 6 KONKLUSJON... 10 Prosjektorganisering 10 Kostnader og tidsramme 10 REFERANSER... 12 BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM VED RIT... 13 Kort situasjonsbeskrivelse. 13 Leverandører 14 Helsepersonell 16 Pasientdata 16 Rekvirentdata 16 Registrering 17 Tilbakeføring av data fra modul til PAS 18 Folkeregisteret 18 Sikkerhetssystemet 18 Hvilke hoveddata som er involvert 19 PAS 19 Hvilke hoveddata er involvert 20 Laboratoriesystem for KLINISK KJEMI og FARMAKOLOGI 21 Hvilke hoveddata er involvert 22 Laboratoriesystem for MIKROBIOLOGI og VIRULOGI 23 Hvilke hoveddata er involvert 23 Laboratoriesystem for BLODBANK og IMMUNHEMATOLOGI 24 Hvilke hoveddata er involvert 24

Laboratoriesystem for PATOLOGISK LABORATORIUM 25 Hvilke hoveddata er involvert 25 RØNTGEN 26 Hvilke hoveddata er involvert 26 APOTEK 27 Hvilke hoveddata er involvert 27 BRUK AV KODEVERK 27 NPR 28 Dagens situasjon for pasientjournal 29 Doculive EPR 29

INFORMASJONSSYSTEMER Kapittel Innledning Bakgrunn Programmet "Standardisering av informasjons- og kommunikasjonssystemer i helsevesenet" som ledes av Sosial- og helsedepartementet med KITH som sekretariat, har som mål å utarbeide hensiktsmessige standarder, generelle krav og veiledninger for å understøtte bred og enhetlig realisering av informasjons- og kommunikasjonssystemer i helsevesenet. Som et ledd i dette arbeidet ble det besluttet å starte et forprosjekt for å identifisere behovene for standardisering av grensesnitt mellom elektronisk pasientjournal EPJ og det pasientadministrative systemet, PAS. Forprosjektets mandat Pasientjournalen skal i utgangspunktet inneholde alle opplysninger om en persons sykdom og relevante personlige forhold nedtegnet av lege og annet helsepersonell. Journalen kan kommunisere med flere typer behandlingsretta informasjonssystem, og det er derfor viktig å få laget en standard for grensesnittet mellom EPJ og de andre behandlingsretta informasjonssystemene. Hensikten med en standard for grensesnittet er å bedre datakvaliteten, hindre dobbeltlagringer og unngå inkonsistens. Samtidig vil man forenkle integrasjonen mellom programvare fra forskjellige leverandører. Forprosjektet skal klarlegge følgende forhold: Behovet for standardisering av informasjonsflyt mellom sentrale behandlingsretta informasjonssystem Hvordan hovedprosjektet bør organiseres Hvem som bør delta i hovedprosjektet Kostnads- og tidsramme for hovedprosjektet Forprosjektgjennomføring Forprosjektet ble gjennomført andre halvår 1999 av Grete Bach, seniorrådgiver ved KITH. I løpet av perioden har det vært kontakt med et stort antall personer innenfor de mest sentrale yrkesgruppene ansatt ved Regionsykehuset i Trondheim. Det er tatt utgangspunkt i RiT og de systemene som finnes der, men de konklusjonene som kan trekkes av denne undersøkelsen må i stor grad antas å gjelde også for andre sykehus. 1

INNLEDNING Se for øvrig vedlegget som beskriver de behandlingsretta informasjonssystemene ved RiT. 2

KORT OM BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM Kort om behandlingsretta informasjonssystem Kapittel Med et behandlingsretta informasjonssystem menes en elektronisk pasientjournal eller annet helseregister der formålet er å gi grunnlag for helsehjelp til det enkelte individ, og/eller administrasjon av slik hjelp. Definisjonen er bygget på Forslag til lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger (helseregisterloven) (3). Eksempler på slike behandlingsretta informasjonssystemer er i tillegg til EPJ og PAS, laboratoriedatasystem, datasystem for apotek og røntgensystem. Informasjonssystemet skal gi riktige og tilstrekkelige opplysninger om pasienten til de personene som jobber i de aktuelle miljøene. Videre skal de behandlingsretta informasjonssystemene bistå helsepersonalet angående administrative oppgaver i forbindelse med helsehjelpen. Noen behandlingsretta informasjonssystemer gir også brukeren beslutningsstøtte i form av for eksempel råd om videre behandling (såkalte ekspert-system ). De behandlingsretta informasjonssystemene avgir data til andre system som for eksempel økonomisystem og andre behandlingsretta informasjonssystem. Sentral informasjon i behandlingsretta informasjonssystem er: Pasientens navn, fødselsnummer eller fødselsdata og adresse. Rekvirentens kode, navn, adresse Bestilling av analyser eller undersøkelser Diagnoser og endringer i disse. Behandlinger som settes i verk, legemidler som forskrives, råd som gis, eventuelle komplikasjoner etc. Tidspunkt for konsultasjon, undersøkelse, besøk, telefonsamtale, korrespondanse og lignende. Opplysning om undersøkelsesresultater og andre forhold som antas å være av betydning for diagnose, behandling eller prognose. Informasjonen er i dag lagret lokalt i det enkelte system. Tilgang til systemene er ofte begrenset ved hjelp av et passordbelagt sikkerhetssystem. 3

KORT OM BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM Tegningen nedenfor viser skjematisk de forskjellige informasjonssystemene ved Regionsykehuset i Trondheim. Folkeregister Apotek NPR PAS Doculive EPR Røntgen Blodbank Klinisk Kjemi Mikrobiologi Patologi Farmakologi De forskjellige laboratoriemodulene, blodbank, klinisk kjemi, mikrobiologi, patologi og røntgen har toveis kommunikasjon mot PAS. Tilgangskontrollen til de forskjellige systemene styres av et felles sikkerhetssystem. Apoteksystemet har ingen tilgang til PAS. Folkeregisteret, Norsk pasientregister og Doculive EPR har i dag enveis kommunikasjon mot PAS. Folkeregisteret leverer data til PAS, NPR og Doculive EPR mottar data. 4

KORT OM BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM Kort om EPJ Den elektroniske pasientjournalen skal erstatte dagens papirbaserte journal. Et EPJ-system må som et minimum håndtere informasjon som tilsvarer all den informasjon som kan arkiveres i papirbaserte journaler. EPJ bør også kunne håndtere, enten som innhold eller ved referanse, informasjon som vanligvis ikke legges i papirbaserte journaler, men som det refereres til i papirjournalen eller som på annen måte benyttes i behandlingen av pasienten, f.eks røntgenbilder. Informasjonsobjektene vil kunne være på ulike format slik som tekst, kurver, lyd, bilder, video, etc. Det kan også inngå objekt som med sin egen indre struktur er tilpasset andre kliniske eller administrative systemer, herunder også tekstbehandlere og bildebehandlingsprogram. Kort om PAS Dette avsnittet inneholder kortfattet informasjon om et pasientadministrativt system, PAS. Et pasientadministrativt system kan brukes ved alle avdelingene ved et sykehus inklusive poliklinikker, til administrativt arbeid. Ved hjelp av PAS kan man for eksempel utføre: Registrering av pasientdata Innskriving/utskriving av pasient Timebestilling for diverse undersøkelser Innlegging av diagnose Utskriving av rapporter, navneetiketter, statistikker Økonomikjøring Rekvirering av prøver i laboratoriesystemene Oppslag i laboratoriesystemer og røntgenmodulen Arkivering av prøvesvar Vedlikehold av diverse registre 5

GRENSESNITT PAS OG EPJ Kapittel Grensesnitt PAS og EPJ Dette kapittelet skal kort ta for seg de viktigste fellesdata mellom et pasientadministrativt system og elektronisk pasientjournal. Et IT-system kan bestå av mange moduler. Disse modulene kan godt være produkter fra forskjellige leverandører, hensikten må i første omgang være å skaffe brukerne av systemet et godt arbeidsverktøy. Opplysninger som hentes fra mange forskjellige behandlingsretta ITsystemene må kunne ses i EPJ og være kontinuerlig tilgjengelig for de som er autorisert for dette. Og motsatt kan for eksempel en lege, sitte i et av modulsystemene og hente oppdatert og riktig informasjon fra den elektroniske pasientjournalen til bruk i beskrivelser og diagnostisering. I en mer utvidet forstand bør den framtidige pasientjournalen også inneholde data fra evt. primærhelsetjeneste og kanskje apotek. En pasient kan komme til sykehuset på flere måter, innleggelse kan foretas direkte på mange avdelinger, pasienten kan komme til legevakt, flere poliklinikker og lignende. På samme måte kan også utskriving gjøres på flere steder. Mange ansatte må derfor ha registrering- og oppdateringsmuligheter i datasystemet. Dette fører til at navn, adresse og andre persondata blir skrevet ulikt og dermed kan en oppnå å få en pasient innskrevet flere ganger for samme opphold, en rekvirent kan få flere rekvirentkoder som alle peker mot samme legeadresse etc. Dagens situasjon ved sykehusene er altså at det registreres pasienter og rekvirenter på flere steder. Når så pasienten skal ha utført laboratorieprøver, røntgen og lignende, vil disse inkonsistente persondataene flyte mellom de forskjellige modulene. Men ikke alle data som benyttes av flere moduler er inkonsistente, operasjonskoder, diagnosekoder og takstkoder er standardiserte. Alle sykehus i Norge rapporterer hver 4. mnd. anonymiserte pasientdata, den norske pasientrekorden, til Norsk Pasientregister, NPR. Denne pasientrekorden innholder 64 felt eller attributter, og kan trekkes ut fra pasientadministrative systemer ved de fleste sykehus i Norge. 6

Nedenfor er en modifisert EPJ ideskisse hentet fra Kravspesifikasjon elektronisk pasientjournal, KITH-rapport 9/98 (1). Skissen viser hvordan samvirket mellom PAS, EPJ og andre behandlingsrettede informasjonssystemer kan være. Det pasientadministrative systemet er et system som bør integreres i en slik løsning. Det bør rimeligvis være en relativt tett kobling mellom PAS og EPJ-systemet og det vil utvilsomt være en fordel om disse kan benytte et felles informasjonslager. Saksgang Helsepersonellets arbeidsflate Ikkeintegrerte systemer EPJsystem PAS Fellesfunksjoner Sikkerhet Andre Arkiv/ behandlingsretta Postjournal IT-system Dokumentfangst Dokumenthåndtering Kommunikasjon Elektronisk informasjonslager En elektronisk pasientjournal må inneholde opplysninger fra alle ITmoduler i et sykehus. Persondata som navn og fødselsnummer, må samles med dataene fra laboratoriet, røntgenbeskrivelsene med bilder, diagnosene, epikrisene og lignende som kommer fra de aktuelle modulene. En god del av den samlede informasjonen vil komme fra forskjellige moduler, men noe av denne informasjonen er felles. I første rekke vil dette være opplysninger som angår pasient og helseperson. Ved innskriving av en pasient kan persondataene hentes fra en slik fellesmodul som inneholder alle personopplysninger. Dersom pasienten ikke finnes i denne modulen (for eksempel nyfødt eller fra utlandet), må det også være mulig å registrere denne pasienten, og det må også være mulig å foreta nødvendig endring av persondata. 7

Skal undersøkelsen eller prøven knyttes til egen lege bør også legedataene, rekvirentdataene finnes i den samme personmodulen. Ved en slik felles personmodul vil en unngå inkonsistens og dobbeltlagring av data. En pasient kan være en helseperson, en pårørende, en privatperson eller også en pasient. Hadde man hatt et register med alle persondata kunne adekvat personinformasjon vært hentet herfra. En person hadde da bare blitt registerert en gang. Og på noe lengre sikt kan en tenke seg at også sykehusets administrative dataprogram, så som lønn-og personalsystemer, kunne bruke et slikt felles personregister. 8

Integrering mellom elektronisk pasientjournal og behandlingsretta IT-system VEDLEGG Primærhelsetjenesten 9

KONKLUSJON Kapittel Konklusjon Det bør snarest mulig startes et prosjekt for å utarbeide en standard for grensesnittet mellom EPJ og PAS. For å knytte sammen informasjon som stammer fra forskjellige itmoduler er det behov for standardisering av fellesinformasjonen. Dersom persondata som skal brukes til pasienten, rekvirenten eller helsepersonalet, hadde opprinnelse fra et og bare et register, hadde mulighetene for dobbeltregistreringer, feilskrivninger og andre misforståelser kunne vært unngått. Siden persondata er slik fellesinformasjon er det naturlig å standardisere disse dataene slik at de kan nås fra alle systemer. Aktuell informasjon å standardisere kan være: Personnavn Fødselsdato Personnummer Adresser Helsepersonellinformasjon Institusjonsinformasjon Avdelingsinformasjon Oppholdstype (eks. inneliggende / poliklinisk) Prosjektorganisering Prosjektet bør organiseres med en arbeidsgruppe som har konkrete forpliktelser i prosjektet, samt en referansegruppe med medlemmer hovedsakelig fra sykehusenes IT-avdelinger og fra leverandørsiden. Arbeidsgruppen foreslås bemannet med representasjon fra IT-avdelingen ved sykehus og teknisk personell fra KITH. Prosjektdeltakerne fra KITH vil stå for organiseringen av prosjektet, utarbeidelse av tekniske spesifikasjoner mv og selve rapportskrivingen. Kostnader og tidsramme På bakgrunn av erfaringer fra annet prosjektarbeid i og utenfor helsevesenet, anslås det at prosjektet fra KITH sin side vil kreve ca 300 time- 10

KONKLUSJON verk. I tillegg kommer reisekostnader og kostnader forbundet med arrangering av referansegruppemøter mv. ca.15000 NOK. Det foreslåtte prosjektet vil i stor grad måtte basere seg på arbeidet til det pågående prosjektet EPJ standardisering, og resultatet bør inngå som en del i serien av EPJ-standarder. Prosjektet kan med fordel påbegynnes i siste fase av EPJ standardiseringsprosjektet, for eksempel primo juni 2000 og en standard bør da kunne være klar til høring innen utgangen av år 2000. 11

REFERANSER Kapittel Referanser Ingress (1) Kravspesifikasjon for elektronisk pasientjournal. Rapport fra forprosjekt, KITH 9/98 (2) Mål og virksomhetsplan for laboratoriemedisinsk klinikk 1999 (RiT) (3) Forslag til lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger 12

BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM VED RIT Behandlingsretta informasjonssystem ved RiT Vedlegg Sør-Trøndelag Fylkeskommune gjorde sammen med de andre fylkeskommunene i Helseregion IV på slutten av 1980-tallet, en avtale med daværende Tandem Computers AS om leveranse av et helseinformasjonssystem. Informasjonssystemet skulle bestå av et pasientadministrativt system i samspill med laboratorieog røntgensystem. Regionsykehuset i Trondheim var pilotsykehus, og systemet ble installert primo 1990. Systemet er fremdeles i bruk ved alle sykehusene i regionen. I ettertid har også Regionsykehuset i Tromsø samt Harstad sykehus installert systemet Kort situasjonsbeskrivelse. De største og viktigste behandlingsretta informasjonssystemene som i dag finnes ved disse 11 sykehusene er: PAS (Pasientadministrativt system) Laboratoriesystem for klinisk kjemi (NSKL, NonStopKliniskLab) Laboratoriesystem for mikrobiologi og virulogi ( NSML, Non StopMikroLab) Laboratoriesystem for blodbank (NSBB, NonStopBlodBank) Laboratoriesystem for patologi (Cymphati) IT-system for røntgen IT-system for apotek (Naf-i-nett) Doculive EPR 13

BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM VED RIT Leverandører Alle disse systemene, med unntak av IT-systemene for apotek, patologi og Doculive EPR, er utviklet ved Pluss AS i Molde. Firmaet var Tandems softvareleverandør på helsesiden, og er nå overtatt av Telenor- Infomedica. Apoteksystemet er utviklet av Nafdata AS som er et selskap utgått fra Norges Apotekerforening. Patologisystemet, Cymphati er laget av Information Logic AB i Malmø og brukes bl.a. ved laboratorier i Sverige. Doculive EPR er et Siemens Nixdorf-produkt. De nevnte sykehusene benytter i dag et pasientadministrativt system, PAS. Dette systemet brukes til elektronisk registrering og oppbevaring av administrative data. Mange bruker i tillegg manuelle rutiner som også i stor grad dekkes av det elektroniske tilbudet. Det vil si at dobbeltregistreringer forekommer, selvsagt i varierende grad. Og årsakene til dette er mange, men manglende ressurser til opplæring/oppfølging av personalet samt dårlig/manglende IT-utstyr kan kanskje være noe av forklaringen. De medisinske laboratoriene bruker systemene mer som en integrert del av den daglige driften, men også her finnes store interne og eksterne variasjoner. Laboratoriedriften er ofte helt avhengig av et optimalt fungerende IT-system på grunn av utstrakt bruk av automatisk analyseutstyr. Standarden på IT-utstyr og opplæring er ofte bedre på laboratoriesiden enn på de kliniske avdelingene. Årsaken til dette er kanskje fordi det har vært enklere å se de økonomiske fordelene ved bruk av IT, jfr. elektronisk svaroverføring. 14

BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM VED RIT Overordnet beskrivelse av IT-arkitekturen Folkeregister Apotek NPR PAS Doculive EPR Røntgen Blodbank Klinisk Kjemi Mikrobiologi Patologi Farmakologi Det pasientadministrative systemet PAS, må ses på som hoveddelen i dette helseinformasjonssystemet. De andre delene er oppbygget som moduler og integrert som en del av PAS. En bruker i PAS har tilgang til gitte opplysninger i en eller flere av disse modulene, og en bruker av en av de andre modulene tilgang til bestemte opplysninger registrert i PAS. Hva du kan se og gjøre i de forskjellige modulene, bestemmes i et felles sikkerhetssystem. Dette er et eget system, utviklet i Malmø og i sin tid kjøpt av Tandem. I sikkerhetssystemet blir hver bruker registrert med sitt personlige autorisasjonsnivå. Du kan bare registreres for en modul i gangen, det vil si at dersom du skal jobbe i flere moduler, må du logge deg av en modul før du kan logge deg på en annen. Med andre ord, dersom du skal ha tilgang til mer enn en modul må du registreres som person flere ganger i sikkerhetssystemet. De forskjellige delsystemene har ikke likt brukergrensesnitt og det er også umulig på applikasjonsnivå å gå fra en modul til en annen, for eksempel fra Klinisk kjemi og til Blodbank. 15

BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM VED RIT Helsepersonell Ved sykehusene i Helseregion IV er det i hovedsak leger, sykepleier og kontorledere som autoriseres som brukere i PAS, det pasientadministrative systemet. Radiografer, leger og noe kontorpersonale ved røntgenavdelingen, autoriseres til å bruke røntgenmodulen av PAS. Bioingeniører, leger og kontorpersonale, er eksempler på helsepersonell som er autorisert for bruk av blodbank- og laboratoriemodulene. Pasientdata PAS er koblet mot Folkeregistret og for å få likhet mellom registrene kopieres Folkeregisteret over PAS med faste tidsrom (hver 14.dag). Ved endringer i navn eller adresse blir de opprinnelige verdiene i PAS overskrevet og går dermed tapt. Dersom verdiene i PAS er av nyere dato enn de i Folkeregisteret, blir folkeregisterverdiene uansett kopiert over. De andre delsystemene kommuniserer med Folkeregisteret via PAS. Det vil si at dersom en pasient ikke er registrert i PAS, vil søket gå direkte til Folkeregisteret. Det er ingen mulighet til å overskrive opplysningene fra Folkeregisteret, hverken fra PAS eller fra de andre modulene. Rekvirentdata Alle typer undersøkelser skal rekvireres eller bestilles av en rekvirent, en lege eller en som legen har delegert oppgaven til. Rekvirenten identifiseres ved hjelp av en kode. Rekvirentkoden er unik innenfor systemet og peker tilbake på opplysninger som legens navn, adresse, telefon, rapporteringsformat, arkiveringsformat, oppgjørsmåte, fakturering etc. Ved Regionsykehuset i Trondheim benyttes legens helsepersonellnummer som rekvirentkode. Helsepersonellnummeret er det samme som narkotikakoden,og står for øvrig på legens A-reseptblokk. Andre sykehus i helseregionen har valgt andre kriterier når legene tildeles rekvirentkode. Koden kan ha en syntaks som peker på legens navn og arbeidsplass. ( Dr. Moe som arbeider på medisinsk avdeling, Fjordvik sykehus, kan ha MOEMF som rekvirentkode.) En ser her klart behovet for å få et felles kodeverk. En lege som skal sende prøver til forskjellige sykehus må foruten å holde rede på mange forskjellige papirblanketter, også huske hvilken rekvirentkode til hvilket sykehus. Innlegging og oppdatering av rekvirentdata i det felles rekvirentregisteret, kan gjøres fra alle modulene via et eget skjermbilde i applikasjonen. Dette fører ofte til problemer for samme lege kan registreres flere ganger. En liten skrivefeil i navn eller adresse kan føre til at en og samme rekvi- 16

BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM VED RIT rent får to eller flere rekvirentkoder som egentlig betyr det samme. I tillegg kan en lege ha tilhørighet til flere arbeidsadresser. For å skille mellom de forskjellige adressene tildeles nå legen en rekvirentkode som er helsepersonellnummeret pluss en bokstav (A,B etc). Eksempel: En lege med helsepersonellnummer 1234567 som jobber to steder, vil ha 2 rekvirentkoder: 1234567A for det ene stedet og 1234567B for det andre. Og dersom da legens arbeidssted eller adresse skrives på forskjellige måter, kan legen få flere koder som peker mot samme adresse. Av praktiske årsaker er det i dag ikke funnet andre løsninger som vil fungere i hverdagen. Ved registrering av pasient i et sykehus trengs altså pasientdata og rekvirentdata. Registrering Når en pasient ankommer til sykehuset, enten for innleggelse, for poliklinikkbesøk eller til legevakt, blir persondata lagt inn i PAS. Disse persondataene blir deretter hentet inn i de andre modulene når for eksempel laboratorieprøvene skal undersøkes. Dersom en pasient blir innlagt ved sykehuset, skjer registreringen av dette bare i PAS. Oppgjørsformen for inneliggende pasienter er svært annerledes enn for polikliniske. En prøve på en inneliggende pasient kan ikke analyseres i laboratoriene med mindre pasienten er registrert som inneliggende i PAS på forhånd. Inneliggende pasient kontra en poliklinisk En inneliggende pasient er en person som er registrert som innlagt på sykehuset for å motta behandling. En poliklinisk pasient er en person som via primærhelsetjenesten eller poliklinikker vil motta behandling som ikke krever innleggelse. Dersom et av sykehuslaboratoriene mottar blodprøver av en poliklinisk pasient som ikke tidligere er registrert i PAS, hentes persondata fra Folkeregisteret og pasienten registreres i modulen. Samtidig blir pasienten også PAS-registrert. Men, dersom en slik pasient skal innlegges må han alltid registreres først i PAS før blodprøvene kan tas. Det er ikke mulig å rekvirere blodprøver i laboratoriemodulen med bruk av en rekvirentkode av typen spesifikk for sykehusavdelinger, uten at pasienten først er registrert som inneliggende. Det er altså bare polikliniske pasienter som kan PAS-innlegges fra røntgen, blodbank eller laboratoriemodulene. 17

BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM VED RIT Tilbakeføring av data fra modul til PAS Når en undersøkelse er utført ved røntgenavdelingen eller ved et laboratorium, registreres svaret i røntgen-eller laboratoriemodulen. Det enkelte modulsystem sender selv svarrapport direkte til rekvirenten, men opplysninger om at en prøve er ferdig besvart går til PAS. Samtidlig kan en PAS-bruker, når prøven er ferdig besvart, gå inn i modulene for å se på resultater. Det økonomiske oppgjøret styres fra PAS, det vil si opplysninger om prøvens status, ferdig eller ikke, sendes fra modulene til PAS for bruk til beregning ved det økonomiske oppgjøret. Pasient-og rekvirentdataene finnes allerede i PAS, men opplysninger om prøvenummer og hvilket delsystem analysene er utført i, føres over til PAS. Samtidig sendes opplysninger om hvilke takster som skal aktiveres for den ferdig besvarte prøven. En prøve kan ha mange analyser, og hver analyse har en takst. En rekvirent får refundert sine utgifter fra RTV og Folketrygden (50% + 50 % ), avhengig av egen oppgjørsform, ansatt på sykehus eller i primærhelsetjenesten. Oppgjørsformen er også avhengig av om pasienten er hjemmehørende i dette fylket eller ikke. Folkeregisteret Et offentlig register som inneholder persondata av alle norske statsborgere. Alle endringer overføres hver 14.dag til PAS. I Folkeregisteret finnes data som: Navn Fødselsnummer Adresse Sivil status Diverse andre persondata Sikkerhetssystemet Skal hindre uautorisert bruk av IT-systemet. Registrering av persondata Registrering av bruker- og arbeidsfunksjon 18

BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM VED RIT Registrering av autorisasjonsnivå Tildeling av sikkerhetskode Sikkerhetssystemet er et eget system, utviklet i Sverige og kjøpt av Tandem til bruk for de helseinformasjonssystemene som ble innført i Helseregion IV i 1992. PAS, NSKL, NSML, NSBB, PASRØNTGEN, og FARM.LAB. har alle dette sikkerhetssystemet som heter EASY. Ansatte som skal jobbe med disse modulene, blir autorisert som bruker av for eksempel en type modul og velger selv sitt eget passord. Ved pålogging angir den ansatte hvilken modul han skal jobbe med, og er autorisasjonen i orden får han tilgang. Dersom denne brukeren også er autorisert for å bruke en annen modul, må han forlate den første, gå ut til påloggingsbilde og logge seg på nok en gang, denne gangen mot en annen modul. Sikkerhetssystemet har ingen kommunikasjon mot andre ansatte-databaser, som for eksempel lønns-og personalsystemene som brukes ved sykehusene. Som ansatt blir man i dag registrert flere ganger i forskjellige systemer. Hvilke hoveddata som er involvert Fornavn Etternavn Fødselsnummer Dato fra/til for autorisasjonen Avdeling/sykepost Telefon (arbeid) Initialer (skal være unike i modulen) Autorisasjonsnivå Tidsintervall/klokke for når tilgang på døgnet PAS Det pasientadministrative systemet brukes ved alle sykehusavdelingene, inklusive poliklinikkene til administrativt arbeid. Her foregår: Registrering av pasientdata Innskriving/utskriving av pasient Timebestilling for diverse undersøkelser Innlegging av diagnose 19

BEHANDLINGSRETTA INFORMASJONSSYSTEM VED RIT Utskriving av diverse rapporter, navneetiketter, statistikker Økonomikjøring Rekvirering av prøver i de forskjellige laboratoriesystemene Oppslag i de forskjellige laboratoriesystemene og røntgenmodulen Arkivering av prøvesvar Vedlikehold av diverse registre Hvilke hoveddata er involvert Felles data som også inngår i andre systemer Navn Fødselsnummer (fødselsdato + personnummer, evt nødnummer) Kjønn ID-nummer eller løpenummer (unikt, hver pasient) Århundre Adresse Postnummer Nasjonalitet, landskode Kommunenummer, fylkesnummer Spesielle data som bare i liten grad brukes i andre eksisterende system Sivilstatus Telefon (jobb og privat) Oppgjørskode (Hvis utlending, har Norge konvensjonsavtale eller ikke med pasientens hjemland?) Pårørende, fødselsdato telefon adresse Innskriving av pasienten i sykehus : Ja/nei Timebestilling, dato/klokke Behandlende lege, rekvirentkode. Når rekvirentkoden brukes, aktiveres en lang rekke data som: rekvirentens navn, adresse, postnummer, poststed, telefon, bruker av teleboks, ja/nei, evt. teleboksadresse, papirutskrift ja/nei, rekvirenttype (om rekvirenten er 1: en ekstern institusjon, 2: legesenter, helsestasjon, 3: ekstern lege, 4: intern sengepost, 5: intern poliklinikk, 6: intern lege, og 7: aldershjem ) faktureringsmåte, betalingsmåte 20