Arendal kommune Kontrollutvalget Årsmelding for 2015 1
1. Kontrollutvalget i Arendal kommune Kontrollutvalget har i 2015 hatt følgende medlemmer og varamedlemmer valgt av bystyret: I perioden 1.1.-31.10.2015: Medlemmer: Varamedlemmer: Jan Askeland (Ap), leder Ragnhild Thomassen (H), nestleder Arne Bergersen (KrF), medlem Anne Rostad (SV), medlem Terje Stiansen (FrP), medlem Kristen Bjormyr (Sp) Randolph Endresen (H) Jan Willy Jensen (KrF) Dega Abdi Aman (V) Wenche Madshaven (FrP) I perioden 1.11.-31.12.2015: Medlemmer: Per-Jakob Haakstad (H), leder Liv Andersen (Ap), nestleder Anne Rostad (SV), medlem Kristen Bjormyr (Sp), medlem Terje Stiansen (FrP), medlem Varamedlemmer i rekkefølge: 1. Jan Willy Jensen (Krf) 2. Nina Roland (H) 3. Jan Kløvstad (V) 4. Wenche Madshaven (FrP) 5. Tor Jakobsen (Ap) GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalget opptrer som et kollegium Kontrollutvalget er ikke en arena for partipolitikk Kontrollutvalget er ikke en arena for politisk omkamp Kontrollutvalget er ikke et klageorgan Kontrollutvalget er åpent for alle innspill 2. Oppgaver Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en vel fungerende egenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. En vel fungerende egenkontroll styrker innbyggerne sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Kommunen er samfunnet sin viktigste velferdsprodusent og forvalter store ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen gjør det nødvendig med utstrakt styring og kontroll. Kommunen skal sikre at innbyggerne får de Sammen om Porsgrunn 2
tjenestene de har krav på, og at ressursene blir forvaltet på en effektiv måte i samsvar med bystyret/kommunestyret sine føringer. Kommunal egenkontroll er den kontrollen kommunen selv gjennomfører i egen virksomhet. Egenkontroll er et viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når de mål som er satt, innenfor rammene av gjeldende regelverk og tildelte ressurser. Egenkontrollen skal også bidra til å styrke folk sin tillit til forvaltningen, gjennom forebygging og avdekking av ulovlige og andre uheldige forhold. En kommunesektor med god egenkontroll kan også redusere statlig detaljstyring og kontroll. Egenkontrollen i kommunene utføres i hovedsak av rådmannen, revisjonen og kontrollutvalget. 3. Bystyret Kontrollutvalget er bystyret sitt verktøy, og det er bystyret som har det overordnede kontrollansvaret for den kommunale virksomheten. Bystyret spiller derfor en avgjørende rolle for hvilken oppmerksomhet kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at kontrollutvalget skal være et godt verktøy for bystyret, må bystyret gi kontrollutvalget gode arbeidsmuligheter. I dette ligger bl.a. at det eksisterer gode relasjoner mellom utvalget og bystyret. Derfor skal minst ett medlem i kontrollutvalget være medlem i bystyret. I Arendal er dette lederen av kontrollutvalget. I tillegg er det naturlig at ordfører med jevne mellomrom deltar i kontrollutvalgets diskusjoner. Ordfører har alltid møte- og talerett i kontrollutvalget. Bystyret er videre ansvarlig for at kontrollutvalget får de økonomiske rammene som er nødvendige for å utføre arbeidet sitt. 4. Opplæring Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Endret regelverk gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring og kursvirksomhet kan skje lokalt (f.eks. Vår- og Høstkonferansen i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres blant annet årlig til den landsomfattende kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og den tilsvarende fagkonferansen til Forum for kontroll og tilsyn (FKT). Dette er viktige samlinger for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og det er arenaer der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. Samtlige medlemmer i Arendal kontrollutvalg deltok på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse i februar 2015 (nestleder deltok som representant for kontrollutvalget i Aust-Agder fylkeskommune). Leder deltok på Vårkonferansen 2015 i regi av Temark, og nestleder deltok også her som representant for kontrollutvalget Aust-Agder fylkeskommune. Samtlige medlemmer og de to første vararepresentantene deltok i fellesopplæringen for nye kontrollutvalgsmedlemmer i regi av Temark i november 2015. 5. Sekretariat Sekretariatet forbereder sakene til kontrollutvalget, bistår kontrollutvalget med faglig rådgivning og praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, og følger opp kontrollutvalgets vedtak. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap 3
og mellom utvalg og administrasjon, og sekretariatet utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Fra 1.7.2014 har kontrollutvalget fått sin sekretærbistand fra Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Med oppdrag for 34 kommuner i Aust-Agder, Vest- Agder og Telemark er Temark landets største kontrollutvalgssekretariat. Sekretariatet har seks ansatte og fast sekretær for kontrollutvalget i Arendal kommune er rådgiver Benedikte Vonen. 6. Revisjon Kommunen er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Selskapet har frem til og med 31.12.2015 levert revisjonstjenester til 10 kommuner i Aust-Agder. Fra 1.1.2016 er selskapet utvidet med revisjonsoppdraget for Aust- Agder fylkeskommune, og navnet er fra samme tidspunkt endret til Aust-Agder Revisjon IKS. Selskapet utfører hovedsakelig regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Oppdragsansvarlig revisor innen regnskapsrevisjon er Ketil Raknes. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor var t.o.m. 30.6.2015 revisjonssjef Steinar Johansen. F.o.m. 1.7.2015 har oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor vært daglig leder Kristian Fjellheim Bakke. Hovedrevisor for Arendal kommune er revisor Thorny Grethe Olsen. Kontrollutvalget skal påse at revisjonen av kommunen skjer på en betryggende måte. Det er derfor viktig at utvalget har god dialog med revisor og holder seg orientert om revisjonens arbeid. Kontrollutvalget har som hovedregel et eget punkt for orienteringer fra revisjonen i hvert møte, og revisor er alltid til stede på møtene. Forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroll er større oppgaver som blir bestilt av bystyret ut fra overordnet analyse av risiko og vesentlighet i kommunen. De blir behandlet som egne saker i kontrollutvalget og videresendt med innstilling til vedtak til bystyret. De aktuelle undersøkelsene er tatt med i egne avsnitt for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i årsmeldingen. 7. Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte, har kontrollutvalget lagt vekt på å be bystyret om økonomiske rammer som muliggjør den aktiviteten som det legges opp til i møte- og arbeidsplanen. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med selvstendig innstillingsrett overfor bystyret, dvs. at rådmannen eller formannskapet ikke kan overstyre innstillingen som kommer fra kontrollutvalget innen dette området. Budsjettet blir vedtatt av bystyret. Regnskapstallene for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen fremkommer av kommunens samlede årsregnskap. Budsjettet fra kontrollutvalget omfatter kostnader til drift av kontrollutvalget, kjøp av sekretariattjenester og kjøp av revisjonstjenester (løpende revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll m.v.). 4
Budsjett og regnskap for 2015 viser følgende: Beskrivelse Budsjett 2015 Regnskap 2015 Sum kontroll, tilsyn og revisjon 4 017 000 4 019 673 Kommentar: Vi tar forbehold om at denne tidlige rapporteringen av resultat for 2015 kan innebære mindre feil pga. at kommunen ennå ikke har fått gjennomført fullstendig kvalitetskontroll av sine tall for 2015. Regnskapet for Arendal kontrollutvalg er en integrert del av regnskapet til Arendal kommune. Kontroll, tilsyn og revisjon i Arendal kommune hadde ikke noe avvik fra budsjett av betydning i 2015. Kontrollutvalgets innstilling til budsjett 2015 var kr 4 017 000. Budsjettallet stemmer ikke 100 % med tallene i kommunens budsjettsystem (kr 3 988 000), selv om kontrollutvalget har fått melding om at utvalgets innstilling ble vedtatt slik den forelå i desember 2014. Det har dessverre ikke latt seg gjøre å finne årsaken til ulikheten i budsjettallene. 8. Saker som er behandlet i 2015 Kontrollutvalget hadde i 2015 5 møter og behandlet 42 saker. Kontrollutvalget inviterer ledere og andre nøkkelpersoner i organisasjonen for å bli orientert om og stille aktuelle spørsmål knyttet til forvaltningen, og for å bli gjensidig oppdatert og orientert om det enkelte tjenesteområdet og kontrollutvalgets rolle. I tillegg har ledere i selskap Arendal kommune har eierinteresser i møtt for dialog og orienteringer. Følgende personer har møtt i kontrollutvalget i 2015 (utover medlemmer, sekretariat og revisjon): - Ordfører Einar Halvorsen - Rådmann Harald Danielsen - Kommunalsjef Bente Rist - Kommunalsjef Torill Skår - Enhetsleder Tora Halvorsen - Regnskapsleder Per Damsgård - Seniorrådgiver økonomi Torstein Karlsen - Jurist Trond S. Berg - Skatteoppkrever Endre J. Hannevik - Daglig leder Arendal Eiendom KF Øystein Sangvik - Havnefogd Rune Hvass I det følgende har vi trukket frem noen av de største sakene som har vært behandlet i løpet av året 2015. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er trukket ut som egne kapitler. a. Årsregnskapet Kontrollutvalget har gitt uttalelse til årsregnskap 2014 for Arendal kommune, Arendal Eiendom KF og Arendal Havnevesen KF. Utvalget hadde ingen bemerkninger til årsregnskapene og sluttet seg til revisors respektive beretninger. 5
b. Arbeidsmiljøutfordringer i barnevernet Kontrollutvalget har gjennom 2015 fått jevnlige orienteringer fra rådmannen om arbeid knyttet til arbeidsmiljøutfordringer i barnevernet i Arendal kommune. Også to eksterne rapporter har vært lagt frem for kontrollutvalget i denne sammenheng. Saken ble formelt avsluttet i september 2015, da kommunen fikk lukket avvik fra et tilsyn fylkesmannen i Aust-Agder gjennomførte med barneverntjenesten i Arendal kommune i 2012. Utvalget hadde god og tett dialog med administrasjonen gjennom behandlingen av saken. c. Andre saker. - Godkjenning av innkallinger og protokoller - Virksomhetsplaner 2015 (orientering) - Årsrapport 2014 skatteoppkreveren i Arendal (orientering) - Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Arendal kommune (oversendt bystyret) - Revisors egenvurdering av uavhengighet (del av påseansvaret kontrollutvalget har overfor revisor) - NKRF s kvalitetskontroll av Arendal Revisjonsdistrikt IKS (del av påseansvaret kontrollutvalget har overfor revisor) - Roller og habilitet kontrollutvalgets leder (vedtak/uttalelse) - Folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter (orientering om tiltak etter kontrollutvalgets forespørsel) - 1. tertial 2015 Arendal kommune (orientering) - Dialog mellom kontrollutvalget og bystyret perioden 2011-2015 (diskusjon) - Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2016 Arendal (innstilling til bystyret) - Innspill til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2016-2019 Arendal (innspill til Arendal Revisjonsdistrikt IKS) - Bestilling av analyse og plan for selskapskontroll 2016-2019 Arendal (vedtak) - Orientering om Arendal kommunes arbeid med kommunestrukturreformen - Orientering om endringer i Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Nytt kontrollutvalg 2015-2019 Arendal kommune (diskusjon) - Orientering om 2. tertial 2015 Arendal - Orientering om budsjett 2016 Arendal - Orientering om reglement for finansforvaltning Arendal - Møte- og arbeidsplan for Arendal kontrollutvalg 2016 (vedtak) - Orienteringer fra revisjonen (del av påseansvaret kontrollutvalget har overfor revisor) - Referat- og andre orienteringssaker 9. Forvaltningsrevisjonsprosjekter. Gjennomføring av forvaltningsrevisjoner er et viktig redskap for å bidra til bedre måloppnåelse og økt kvalitet på tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget har fått i oppdrag gjennom kommuneloven 77 nr. 4 å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Forskrift for kontrollutvalg kap. 5 utdyper dette nærmere. For å få best mulig nytte av forvaltningsrevisjon som verktøy i kontroll- og tilsynsarbeidet, har kontrollutvalget lagt vekt på bl.a. følgende: - Kontrollutvalget bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at de får formidlet en tydelig bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at det er enighet om hva forvaltningsrevisjonen skal svare på. - Det er en fordel om kontrollutvalget utarbeider en plan for hvordan revisjonen skal rapportere underveis i et forvaltningsrevisjonsprosjekt. 6
- Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenteres i bystyret enten av leder i kontrollutvalget (som også er utvalgets representant i bystyret) eller revisor. Behandlingen i kontrollutvalget og forslaget til vedtak i bystyret bør presenteres av utvalgets leder (ev. nestleder) i bystyret. - Kontrollutvalget skal følge opp at administrasjonen gjennomfører bystyrets vedtak. For dette formålet bør kontrollutvalget inkludere tidsfrister for tilbakemeldinger og/eller gjennomføring av tiltak i innstillingen til vedtak som oversendes bystyret. Kontrollutvalget i Arendal behandlet i 2015 forvaltningsrevisjonsrapporten «Offentlige anskaffelser». Dette var det siste forvaltningsrevisjonsprosjektet knyttet til kommunestyreperioden 2011-2015. Revisjonen trakk i det alt vesentlige positive konklusjoner i sitt arbeid. De påpekte likevel at det i enkelte prosjekter har vært mangelfull dokumentasjon på anskaffelsesprosessen. Revisjonen mente i tillegg at det forelå en risiko for at samlede innkjøp fra samme leverandør kan overstige kr 500.000,- uten av innkjøpene ble forskriftsmessig utlyst. De anbefalte at kommunen i slike tilfeller ser på muligheten for å inngå en rammeavtale. Rådmannen sa i sin uttalelse til rapporten at anbefalingene ville bli tatt med i det videre arbeidet med en generell gjennomgang av innkjøpsrutiner, at de vil vurdere antallet medarbeidere som skal ha fullmakt til å gjennomføre anskaffelser, og at kommunen vil gjennomføre opplæring i regelverket om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget oversendte rapporten til bystyret med følgende forslag til vedtak: «Bystyret tar forvaltningsrevisjonen «Offentlige anskaffelser drift» til orientering og ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapporten. Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om tiltak iverksatt på bakgrunn av rapporten senest i løpet av første halvår 2016. Kontrollutvalget gjør bystyret oppmerksom på at forvaltningsrevisjonsrapporten har blitt forsinket oversendt til behandling i bystyret på grunn av forsinkelser i administrasjonens tilbakemeldinger til revisjonen underveis i arbeidet.» Forvaltningsrevisjonsrapporten er satt opp til behandling i bystyrets møte 28.1.2016. 10. Selskapskontroller Kontrollutvalget bør følge med på bystyret sine saker knyttet til valg av organisasjonsformer, og vurdere om saksutredningene har belyst kontroll- og tilsynskonsekvensene av de ulike valgene. I selskapene som kommunen eier, har kontrollutvalget rett til å ha en representant til stede på generalforsamlingen og lignende organ. Av kommunelovens 77 nr. 5 fremgår følgende om selskapskontroll: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet mm.» Forskrift for kontrollutvalg kap. 6 utdyper dette nærmere. I dette ligger bl.a.: - Kontrollutvalget må få utarbeidet en prosjektplan eller bestilling som tydeliggjør hvordan kontrollen skal gjennomføres. 7
- Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eierkommuner, kan kontrollen samordnes mellom eierne. - Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering. - Resultatene av selskapskontroller skal rapporteres til bystyret. For perioden 2013-2015 er selskapskontroll prioritert for følgende selskap: Agder Renovasjon IKS, IKT Agder Driftsselskap IKS, Returkraft AS. Gjennom 2014 fikk kontrollutvalget en del orienteringer omkring forhold i Returkraft AS, men det var ikke gjennomført noen selskapskontroller i utvalgets regi før i 2015 i siste kommunestyreperiode. I sitt møte 11.2.2015 bestilte kontrollutvalget oppfølgende selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS. Det var gjennomført selskapskontroll i 2009, og det ble ansett tilstrekkelig å følge opp denne fremfor å sette i gang ny fullstendig selskapskontroll. Selskapskontrollrapporten ble behandlet i møte 17.6.2015 sak 20/15. Utvalget oversendte rapporten til bystyret med følgende forslag til vedtak: «Rapporten Oppfølging av tidligere avholdt selskapskontroll i Agder IKT Driftssenter IKS tas til etterretning. Bystyret er godt fornøyd med oppfølgingen av anbefalingene fra selskapskontrollen i 2009 fra både selskapet og administrasjonen sin side.» Bystyret behandlet saken i sitt møte 25.6.2015 og vedtok enstemmig kontrollutvalgets forslag til vedtak. I sitt møte 11.2.2015 bestilte kontrollutvalget også oppfølgende selskapskontroll i Agder Renovasjon IKS. Det var gjennomført selskapskontroll i 2009-10, og det ble ansett tilstrekkelig å følge opp denne fremfor å sette i gang ny fullstendig selskapskontroll. Det har tatt noe tid for revisjonen å fremskaffe de nødvendige tilbakemeldinger for å utarbeide rapporten i denne saken, og den vil derfor bli lagt frem for kontrollutvalget til behandling først i januar 2016. 11. Arbeidsfordeling i kontrollutvalget Kontrollutvalgets medlemmer får tilsendt saksliste og protokoller fra bystyre, formannskap, planutvalg og komitéer. Utvalgets medlemmer frem til 31.10.2015 fulgte opp de aktuelle organer i kommunen etter følgende fordeling: - Bystyret: Jan Askeland Ragnhild Thomassen - Formannskapet: Arne Bergersen Anne Rostad Terje Stiansen Det nye utvalget fra 1.11.2015 har så langt ikke fordelt saker eller kommunale utvalg/organer mellom seg. 8
12. Avsluttende kommentarer Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 er med dette godkjent av kontrollutvalget og oversendes bystyret til orientering. Årsmeldingen gir bystyret grunnlag for å følge med på om kontrollutvalget utfører sitt arbeid i tråd med bystyrets vedtak. Arendal 26.1.2016 Per-Jakob Haakstad Leder Benedikte Vonen Sekretær 9