Møteprotokoll NB! Protokollen godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Arkivsak : 027-2010. Utvalg/styre/råd Møtested/lokaler : Kontrollutvalget. : Rossvollheimen. Møtedato/tid : Tirsdag 2.februar 2010 kl 09.00 13.45. Saksnummer : 1-9/2010. Møtende medlemmer : Arne Morten Johnsen leder Marit O. Landrø Ola Meistad Roger Rian Oddrun Husby Møtende varamedlemmer : Ingen. Forfall : Ingen. Andre møtende: Trude Wikdahl, styrer Rossvollheimen (Sak 1, 3 og 4) Katrine Lereggen, rådmann (Sak 1-8) Jon P. Husby, ordfører (Sak 1-4 og 6) Arvid Hanssen KonSek M-N IKS (Møtesekretær) Innkalling og sakliste: Ingen merknader. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1-3-4-6-2-5-7-8-9. Side 1
Sak 1/2010 Godkjenning av protokoll fra møtet den 26.11.2009. Kontrollutvalget 02.02.2010 1/2010 Møteboka fra kontrollutvalgets møte 26.11.2010 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Møteboka fra kontrollutvalgets møte 26.11.2010 godkjennes. Sak 2/2010 Referatsaker Kontrollutvalget 02.02.2010 2/2010 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Protokoll Følgende punkter ble tatt opp: 1. Medlemsbrev nr 2/2009 fra Forum for kontroll og tilsyn, datert 10.12.2009. 2. Oppfølgingskalender vedtak per 26.01.10, kontrollutvalget/konsek. 3. Nye oppgaver for kommunene fra 01.01.2010. Kommunal rapport. 4. Brev fra administrasjonen til kontrollutvalget vedrørende oppfølging av Forvaltningsrevisjonsrapport oppfølging av kompetansestrategien for grunnskolen. (Datert 20.12.09) Brevet ble delt ut. Sak legges frem på neste møte i kontrollutvalget. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 3/2010 Orientering om virksomheten ved Rossvollheimen og samhandlingen med hjemmebasert omsorg. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.02.2010 3/2010 Side 2
Styrer Trude Wikdahl orienterte om oppgaver, organisering, bemanning, samarbeidsorganer m.v. Hun ga kontrollutvalget et godt innblikk i den daglige driften og hvordan arbeidet er organisert og gjennomføres på de ulike avdelinger. Bevisst satsing på kompetanseoppbygging og dyktige enhetsledere ved Rossvollheimen ble fremhevet som positivt i forhold til både brukere og ansatte. Rådmannen og ordfører supplerte med synspunkter ut fra sitt ståsted. De mente at interne grep som er tatt på Rossvollheimen har ført til en positiv utvikling på mange områder, herunder i forhold til redusert sykefravær. Styrer, ordfører og leder svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Utvalget var svært tilfreds med orienteringen og svarene de fikk. Innstillingen enstemmig vedtatt. Sak 4/2010 Orientering om innbyggerundersøkelse Skaun kommune. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.02.2010 4/2010 Trude Wikdahl orienterte om innbyggerundersøkelsen og arbeidet med masteroppgave om omdømmehåndtering i Skaun kommune. Kontrollutvalget tror at undersøkelsen vil gi svar på mange av spørsmålene som utvalget la til grunn da de prioriterte omdømmebygging i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. Ved rullering av planen i april 2010 ønsker kontrollutvalget at et mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt på dette området flyttes fra prioritert til uprioritert plass i plandokumentet. Kontrollutvalget vil foreløpig ha fokus på hvordan brukerundersøkelsen blir fulgt opp i kommunen. Side 3
Sak 5/2010 Rapport fra arbeidsgruppe om egenkontroll. Kontrollutvalget 02.02.2010 5/2010 Kontrollutvalget tar informasjon om innholdet i rapport fra arbeidsgruppa om egenkontroll til orientering. Kontrollutvalget vil følge opp rapporten innen områder som omhandler utvalgets rolle og oppgaver. KonSek har laget et notat med utdrag av den omfattende rapporten om 85 forslag til styrking av egenkontroll i kommunene. Dette følger saken og ligger på www.konsek.no. Enkelte punkter i notatet ble nevnt, herunder at det må være et godt samspill mellom alle aktører som inngår i kommunens egenkontroll. Eksempler på aktører er kommunestyre, kontrollutvalg, administrasjonssjef, revisor og sekretariat. Kontrollutvalget tar informasjon om innholdet i rapport fra arbeidsgruppa om egenkontroll til orientering. Kontrollutvalget vil følge opp rapporten innen områder som omhandler utvalgets rolle og oppgaver. Sak 6/2010 Orientering om arbeidet med prosessen knyttet til styrking av økonomistyringen i Skaun kommune. Kontrollutvalget 02.02.2010 6/2010 Saken tas til orientering. Rådmannen orienterte om pågående prosess. Kontrollutvalgets medlemmer fikk utdelt Årshjulet i Skaun kommune, herunder årshjul for økonomi, organisasjon og kvalitet. Oversikten viser at en er i ferd med å legge grunnlaget for en systematisk gjennomføring av aktiviteter, med klare frister for rapportering. Rådmannen er klar på at kommunen fortsatt må bruke en del tid for å få gjennomført hele prosessen. Hun er også bevisst på at forankring i tillitsmannsapparatet og hos politikerne har vært, og er, nødvendig og viktig. Ordfører mener at prosessen har vært positiv og nødvendig, også sett fra et politisk ståsted. Kontrollutvalget ønsker fortsatt å bli oppdatert på dette området i senere møter. Saken tas til orientering. Side 4
Sak 7/2010 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009. Kontrollutvalget 02.02.2010 7/2010 Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk utkast til årsmelding og foretok mindre justeringer. Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. Sak 8/2010 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011. Kontrollutvalget 02.02.2010 8/2010 Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget utarbeider i sitt neste møte plan for forvaltningsrevisjon for Skaun kommune for 2010-2011. Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget vurderte prosjektene i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. Det var enighet om å flytte prosjekt om omdømme og omdømmebygging i Skaun kommune ned blant de uprioriterte. Videre kom det innspill om et mulig prosjekt med tema utvikling av forvaltning og drift av kommunale eiendommer. Kommunen foretok en kartlegging som kan berøre dette område høsten 2009. Sekretariatet vil vurdere om dette kan ha innvirkning på prioriteringen av dette område, men vil innarbeide eiendomsforvaltning i forslag til plan som legges frem for kontrollutvalget. Rådmannen opplyste at det vurderes samarbeid i Orkdalsregionen i forhold til samhandlingsreformen og at interkommunalt samarbeid om barnevern fortsatt er like aktuelt. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget utarbeider i sitt neste møte plan for forvaltningsrevisjon for Skaun kommune for 2010-2011. Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Side 5
Sak 9/2010 Eventuelt Kontrollutvalget 02.02.2010 9/2010 Saken legges frem uten forslag til innstilling. Ingen saker ble tatt opp. Side 6