ORGANISASJONSPLAN for KOLNES IDRETTSLAG 2011 Vedtatt på årsmøte 25.11.10
1. Organisasjonsdata Postadresse: Stølane 30 Postboks 5541 Kolnes Internett/e-post: www.kolnesil.no E-post: post@kolnesil.no Telefon: 934 58 288 Bankforbindelse: Haugesund Sparebank, kontonummer 3240.05.62902 Organisasjonsnummer: 984506910 Registrert i Enhetsregisteret, Arbeidsgiver-/arbeidstakerregisteret Stiftelsesdato: 15.12.1978 Eiendommer: Klubbhus Kunstgressbane Gressbane Grusbane Ballbinge 2. Medlemstilhørighet Idrettslaget er medlem av Norges Idrettsforbund og olympiske og paraolympiske komité (NIF) gjennom Rogaland idrettskrets. Kolnes IL er medlem av følgende særforbund: Norges Fotballforbund Norges Håndballforbund Norges Innebandyforbund 3. Klubbprofil Kolnes ILs farger er blå og hvitt. Klubbdraktene skal bestå av hvit overdel, blå bukser og blå strømper. Overtrekksdrakter, gensere og jakker er I blått. Utstyrsleverandør er Umbro og Intersport. Klubben har en egen Grafisk Profil som skal brukes i alle sammenhenger det er naturlig. Klubbens motto er Idrettsglede for alle. 1
4. Styrende dokumenter for Kolnes IL Lover og vedtekter for Kolnes IL Lover og vedtekter for Kolnes IL ble vedtatt på årsmøte 26.11.08. Loven er basert på basislovnormen for NIF. Organisasjonsplan Utdyper lagets organisasjonsmessige data, struktur og navnelister. Organisasjonsplanen skal vedtas årlig av årsmøtet. Handlingsplan for Kolnes IL Del 1) Langsiktige visjoner og mål for aktiviteten i laget. Skal ha langsiktig perspektiv. Del 2) Avtroppende hovedstyres forslag til prioriterte arbeidsoppgaver for det påtroppende hovedstyret. Skal vedtas årlig av årsmøtet. Det er avtroppende hovedstyres oppgave å revidere planen i forkant av årsmøtet. Sportsplan for Kolnes IL Skal omfatte en felles del som viser de overordnede sportslige mål for Kolnes IL. Hver gruppe utarbeider sin sportsplan med retningslinjer for aktiviteten. Skal ha 3-års perspektiv. Vedtas av årsmøtet. Elektronisk håndbok for Kolnes IL Utarbeides av hovedstyret og daglig leder. Legger føringer for rutinene i laget. Skal oppdateres fortløpende ved nye retningslinjer. Grafisk profil for Kolnes IL Definerer bruk av logo, skrifttype etc. Maler for brevark, plakater m.m. skal være tilgjengelig for alle medlemmer. Styremøtereferater Alle referater fra hovedstyret legges ut på hjemmesiden til offentlig innsyn når det er godkjent og sensitive saker er fjernet. Årsmeldingen Klubbens årsmelding skal inneholde anbefalinger av praktisk art som skal bidra til utvikling av klubben. Årsmeldingen skal ligge til offentlig innsyn på klubbens hjemmeside. Årshjulet Klubbens faste arrangementer skal være beskrevet i et årshjul. Årshjulet skal revideres og vedtas av Hovedstyret så tidlig som mulig i sesongen, helst på det nye Hovedstyrets første styremøte i januar. 2
5. Organisasjonskart (basert på aktiviteter i 2010) Årsmøtet Hovedstyret Administrasjon Lovpålagte funksjoner Dagl ig leder Sponsoransvarlig Regnskapsansvarlig Valgkomité Revisorer Kolnes Nytt Sportslig utvalg Dugnad arrangement Hus bane inkludert klubbhus Fotball Håndball Allidrett Trimgrupper Innebandy Voksen A-lag herre Junior herre Junior dame Ungdom SG13 SG14 G15 G16 SJ13 SJ14 J15 J16 Barn MG7 MG8 MG9 MG10 LG11 LG12 MJ7 MJ8 MJ9 MJ10 LJ11 LJ12 Minihåndball J11 J12 HU-lag 3-5 år 1. + 2. klasse 3. + 4. klasse Aerobic Old Boys Volleyball 3
Årsmøtet Årsmøtet er idrettslagets øverste organ. Årsmøtets oppgaver er regulert i Lov for Kolnes IL. Hovedstyret Klubbens styre består av syv medlemmer og velges på årsmøtet hvert år. Hovedstyret er foruten årsmøtet klubbens høyeste beslutningsmyndighet. Hovedstyret avholder styremøter 1 gang i måneden. Referat fra styremøtene legges ut på klubbens hjemmeside for offentlig innsyn. Saker av sensitiv art tas ut av referatet. Hovedstyret er ansvarlig for at klubben holder seg innenfor de økonomiske rammer som gjelder, at anlegget blir vedlikeholdt, at klubben følger lover og forskrifter som gjelder innen idretten og for å ha en oversikt over alle aktiviteter i klubben slik at disse kan samkjøres og koordineres. Gjennom en slik oversikt kan midler fordeles med formål å nå klubbens målsetninger som skal være definert i sentrale dokumenter, deriblant denne utviklingsplanen. Hovedstyret ansetter lønnede trenere og fastsetter lønn. Hovedstyret er ansvarlig for at det avholdes årlige årsmøter i henhold til klubbens lover og vedtekter. Klubbens hovedstyre består av følgende verv: o Leder o Nestleder (sekretær) o Styremedlem o Styremedlem o Leder Sportslig utvalg (SU) o Leder Hus og banekomité (H/B) o Leder dugnads- og arrangementskomité (D/A) Styreleder Lederen er ansvarlig for lagets aktiviteter og har møterett i alle grupper samt i utvalg og komiteer. Lederen skal lede styremøtene og representere laget utad. Leder er personalansvarlig og dermed daglig leders nærmeste overordnede, med nestleder som stedfortreder. Nestleder Nestleder fungerer som stedfortreder for lagets leder. Daglig leder Daglig leder er direkte underlagt styret og innretter seg etter den arbeidsinstruks styret til enhver tid finner tjener Kolnes IL best. Daglig leder har fast epost-adresse og disponerer egen telefon. Kontortider på klubbhus vil variere med hvem som har stillingen. Det bør tilstrebes aktivt bruk av klubbhus og tiltak for å skape et miljø for medlemmene i klubben å trives i. Daglig leder vil sørge for å distribuere relevant informasjon til lagene gjennom posthyller på klubbhuset, samt utstede rekvisisjoner for utstyr. Daglig leder arbeider innenfor de rammer som hovedstyret setter. Daglig leder er underlagt Hovedstyret i den daglige driften. Hovedstyret er lagets høyeste myndighet mellom årsmøtene, og denne myndighet kan ikke, verken helt eller delvis, delegeres til andre organer/personer innen laget. Daglig leder styrer idrettslagets daglige drift etter mandat fra Hovedstyret. Daglig leder har møte- og talerett, men ikke stemmerett, møter i hovedstyret og de enkelte komiteer. Daglig leders lønn fastsettes av Hovedstyret. Stillingen dekkes delvis av kommunale tilskudd. 4
Epost: post@kolnesil.no Telefon: 934 58 288 Sponsoransvarlig / sponsorkomité I 2008 valgte Hovedstyret å skille ut ansvaret for sponsorarbeid fra stillingen som daglig leder. Dette frigjør ressurser hos daglig leder, og en egen sponsoransvarlig kan sørge for kontinuitet på dette viktige området. Det kan være hensiktsmessig å ha en provisjonsordning som grunnlag for dette arbeidet istedenfor en fast lønn. Hovedstyret avgjør hvilken godtgjørelse som skal gjelde. Sponsoransvarlig har møte- og talerett, men ikke stemmerett på møter i hovedstyret. Sponsoransvarlig skal samarbeide med daglig leder angående praktiske gjøremål rundt reklame på drakter, logoer på hjemmeside etc. Det skal foreligge en helhetlig sponsorplan for å markedsføre klubben best mulig og maksimere sponsorinntektene. En slik plan kan med fordel følge en 3-års syklus. Alle lag markedsføres under ett dvs. alle lag skal ha like spillertrøyer med de samme logoene påtrykt. Sponsoransvarlig skal sørge for å gjøre klubben attraktiv for potensielle sponsorer, og at klubben framstår som samlet. Klubben skal ha en klar markedsføringsprofil som også bør ligge tilgjengelig på klubbens hjemmeside. Det er naturlig at sponsoransvarlig er involvert i utvikling av klubbens Web-shop. Sportslig utvalg (SU) SU består av 5 personer og rapporterer til Hovedstyret hvor leder er representert. SU bør ha jevnlig møtestruktur opptil en gang i måneden, eller ved behov. SU skal først og fremst håndtere spørsmål relatert til sportsplan. I tillegg håndterer SU administrative oppgaver i grensesnitt mot sportslig aktivitet i samarbeid med daglig leder og hovedstyret. SU skal fokusere på spiller-, trener og dommerutvikling, og sammen med et trenerforum sørge for at forholdene blir lagt til rette for implementering av sportsplan. Sportslig utvalg skal i samarbeid med trenerforum og daglig leder sørge for at klubbens målsetninger vedrørende trenerutdanning oppnås. SU skal sørge for å innhente råd og komme med anbefalinger i konflikter av sportslig karakter. SU har sportslig ansvar for innstilling av trenere, hvorpå Hovedstyret eventuelt ansetter. SU skal sørge for kommunikasjon mellom klubbens lag og Hovedstyret, samt påse en rettferdig fordeling av midler og utstyr basert på aktivitetsnivå og hvilke behov som er meldt i forkant av budsjettbehandling. SU består av følgende verv: o Sportslig koordinator fotball o Sportslig koordinator håndball o Sportslig koordinator allidrett o Sportslig koordinator A-lag fotball herrer o Sportslig koordinator trimgrupper o Sportslig koordinator innebandy 5
Dugnads- og arrangementskomité (D/A) D/A består av åtte personer, og rapporterer til Hovedstyret hvor leder er representert. D/A bør ha jevnlig møtestruktur opptil en gang i måneden, eller ved behov. Som konsekvens av klubbens strukturendring i 2006 ble denne komiteen opprettet for å ta seg av klubbens arrangementer, slik at ikke hvert enkelt lag skulle behøve bruke mye tid på flaskeinnsamling, lotterier etc. Meningen er at D/A skal være ansvarlig for inntektsbringende tiltak på vegne av hele klubben. Eksempler på viktige tiltak de siste årene: Aktivitetsdag, Kolnes Trimmen, kiosksalg ved ulike arrangementer, Quiz-kveld (bygdefest) på Grendahuset, lotterier, Kolnes Cup, Haugesunds Avis Gatecup og Tine Fotballskole. D/A kan dersom hensiktsmessig delegere arbeid med konkrete arrangementer videre til egne komiteer som med fordel kan ha ansvar for det samme arrangementet år etter år. D/A skal i samarbeid med daglig leder og Hus- og banekomité organisere dugnader for vedlikehold av klubbens anlegg. D/A består av følgende verv: o Leder Hus- og banekomité (H/B) H/B skal bidra til utvikling og vedlikehold av hus og baneanlegg. H/B rapporterer til Hovedstyret gjennom hvor leder er representert. H/B bør ha jevnlig møtestruktur opptil en gang i måneden, eller ved behov. H/B skal på vegne av Hovedstyret til enhver tid ha en langsiktig plan for utvikling og vedlikehold av Kolnes Idrettspark. H/B skal i samarbeid med daglig leder og D/A avholde årlige dugnader for å ivareta forefallende arbeid på anlegget. H/B er ansvarlig for at banene tilfredsstiller krav som stilles for å avvikle trening og kamp. H/B skal holde seg orientert om hvilke muligheter som finnes med tanke på tilskudd og økonomisk støtte fra ulike hold. Der det er aktuelt skal H/B i samarbeid med Hovedstyret sende inn søknad for tilskudd til nye tiltak. Ved planer om nye tiltak skal H/B sette opp en plan for gjennomføring og overslag kostnader. H/B består av følgende verv: o Leder 6
Valgkomité Valgkomiteen består av tre personer. Komiteen skal starte sitt arbeid senest 8 uker før årsmøtet, og innleder sitt arbeid med et møte med det sittende Hovedstyret. Valgkomité tar initiativ til møtet. Valgkomiteen består av: o Leder Revisorer Klubbens regnskap skal godkjennes av to godkjente revisorer. 6. Grupper Idrettslagets aktiviteter organiseres i 4 grupper: o Fotball o Håndball (inkludert HU-lag) o Allidrett o Trim 7. Representantskap Kolnes IL er andelseier i Kolnes Grendahus og skal være representert i styrer/representantskap. Kolnes IL har representanter i Samarbeidsutvalget som jobber med utbyggingen av Kolnes. 8. Økonomi Kontingenter Det kreves avgifter for deltakelse i idrettslagets aktiviteter. Medlemskontingent 2011: Støttemedlem Kr 100,- Barn 3-12 år, HU- lag, trim Kr 600,- Ungdom (13-19) Kr 800,- Seniorfotball herre (inkl. lisens) Kr 1600,- Dersom oldboys ikke deltar i seriespill blir gruppen ansett som en trimgruppe. Revisor Idrettslag med årlig omsetning på mer enn kr. 5 000 000,- plikter å engasjere statsautorisert/ registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap, jfr. NIFs Regnskaps- og revisjonsbestemmelser 5-1. 7
Klubbens økonomi Disponeres av Hovedstyret innenfor rammen av det vedtatte budsjett. Klubbens drift finansieres av: Medlemskontingent Tilskudd Inntekter fra fellesarrangement Sponsorinntekter Klubbens midler skal gå til dekning av fellesutgifter i henhold til vedtatte budsjett. Overskudd deles ut til gruppene eller spares i driftsfond. 9. Æresbevisninger Æresmedlemskap i Kolnes IL skal tildeles personer som har gjort en usedvanlig innsats for idrettslaget. Lagets årsmøte utnevner æresmedlemmer. Et medlem kan utnevnes til æresmedlem når det gjennom en årrekke har lagt ned et særlig stort og verdifullt arbeid til klubbens beste. Forslag om æresbevisning skal sendes hovedstyret minst to måneder før eventuell utdeling finner sted. Forslaget skal være skriftlig og begrunnet. Stemmeberettigete medlemmer har forslagsrett. Hovedstyret vedtar æresmedlemskap med 2/3 flertall. Æresmedlem blir tildelt diplom og en oppmerksomhet. Slik utdeling bør fortrinnsvis finne sted på årsmøtet. 8