Til: Eli Mette L. Vitsø Ingvild Myklebust Haugen Irene Meland Inger Johanne L. Steinveg Inger Lise Øyan Waade Mona Forren Oddlaug Børseth Brekken Ola Sødahl Reidar Klungervik Roar Kjerstadmo Randi Vaagan Svein Johny Forren Siv Tove Sødal Sigrun Alsvik Torger Aarvaag Wenke Hyttnes Wenche Johansen Elin Bondhus Bakken Kopi til: 14/282-1 050 HK/RÅD/ISP 04.02.2014 REFERAT FRA ENHETSLEDERMØTE 29.01.14 Tilstede: Svein Johny Forren, Oddlaug B. Brekken, Wenche Johansen, Ola Sødahl, Sigrun Alsvik, Roar Kjerstadmo, Wenke Hyttnes, Randi Vaagan, Siv Tove Sødal, Elin B. Bakken, Ingvild M. Haugen, Inger Johanne L. Steinveg og Inger Sporild. I tillegg møtte Astrid Hammervik i forbindelse med sak 6. Forfall: Torger Aarvaag, Reidar Klungervik, Mona Forren, Inger-Lise Ø. Waade, Eli Mette L. Vitsø, Irene Meland.
Sakliste ble sendt ut pr. e-post 24.01.14 fra ass. rådmann Svein Johny Forren: 1. Gjennomgang av samarbeidsavtale med Bedriftshelsa (les gjennom vedlagte forslag, innspill tas i mot på møtet) 2. Lærlinger 2014 (ta en vurdering pr. enhet om dere ser at det ut i fra et rekrutteringshensyn burde ha vært lærling hos dere) 3. Nærvær i BMS 4. Fortrinnsrett til stillinger 5. Samtale rundt praktisering av overtid i Hemne kommune 6. Orientering om brukeravtaler renhold barnehagene 7. Orientering om prosessen rundt anbud kulturlokaler 8. Orientering om ny bilavtale 9. Stormøte utsatte barn og unge 1. Gjennomgang av samarbeidsavtale med Bedriftshelsa Inger orienterte: Vi har en samarbeidsavtale for årene 2011 2014 med Bedriftshelsa. Totalt har vi 1400 timer til fordeling i perioden. Nå er vi inne i siste året av avtalen, og har igjen 352 timer til rådighet. Tor Holmen vil bli kommunens kontaktperson ut året. Tjenesten bedriftshelsetjeneste vil bli lagt ut på anbud i løpet av året. Forslag til handlingsplan for 2014 som er utarbeidet i fellesskap med Tor Holmen i Bedriftshelsa ble deretter gjennomgått. Inger tar inn innspillene fra enhetsledermøtet i handlingsplanen, før den fremmes til AMU for uttalelse 7. februar 2. Lærlinger 2014 Svein Johny orienterte: Vedtak i K-sak 96/11 sier følgende: Rådmannen vurderer fortløpende rammen for lærlinger inn i mot de områder hvor en til enhver tid ser størst behov for rekruttering. Dette behovet skal være avklart innen utgangen av februar hvert år. Enhetslederne var på forhånd bedt om å ta en vurdering om det av rekrutteringshensyn burde ha vært lærling i enheten. Tilbakemeldinger/ønsker som framkom i møtet: Sodin: kan tenke seg lærling i barne- og ungdomsarbeiderfaget, ser at lærlingene velger å gå videre som førskolelærer eller lærer. Blir ikke fagrekruttering, med rekruttering til andre yrker vi trenger. Barnehagene: kan tenke seg lærling i barne- og ungdomsarbeiderfaget. Ser at lærlinger velger å gå videre som Sodin sier, men går også inn som fagarbeidere. PO: trenger helsefagarbeidere, ønsker lærlinger i helsearbeiderfaget. Innspillene fra enhetsledermøtet tas med når vedtak om fordeling av lærefag/læreplasser skal fattes.
3. Nærvær i BMS Svein Johny orienterte: Det er sendt ut e-post om at nærværsprosenten for 31.12.13 nå er lagt inn. Det bes videre om at tidligere sykefraværsmålinger i 2013 kvitteres ut med kommentar om at det ikke har vært mulig å kommentere pga. manglende tall. Her kom vi også inn på det nye lønns og personalsystemet: Spørrefunksjon i Visma enhetslederne ønsker å få tatt i bruk dette. Svein Johny kaller inn til opplæring, enhetsledergruppa vil bli oppdelt. Det vil bli gjennomført statusmøte med Visma for når vi kan forvente at reiseregninger + + kan tas i bruk. Direkteoverføring av lønnsfiler fra Sodin til lønnssystemet gikk ikke så bra første gangen vi prøvde det, men vi har fokus på å få det til. Dette haster, da systemet Sodin bruker i dag snart tas vekk. Ønske om at Vismaikonet tas inn i WisWeb, og det har allerede skjedd Det ble også stilt spørsmål om hvorfor etterregistreringen i Capitech ble fjernet. Svein Johny tar med seg spørsmålet, og gir tilbakemelding i neste enhetsledermøte. 4. Fortrinnsrett til stillinger Svein orienterte om fireårs regelen: AML 14-9, 5. ledd sier følgende: Midlertidige arbeidsavtaler opphører ved det avtalte tidsrommets utløp, eller når det bestemte arbeidet er avsluttet, med mindre noe annet er skriftlig avtalt eller fastsatt i tariffavtale. Arbeidstaker som har vært sammenhengende midlertidig ansatt i mer enn fire år etter første ledd bokstav a og b, skal anses som fast ansatt slik at reglene om oppsigelse av arbeidsforhold kommer til anvendelse. Ved beregning av ansettelsestid etter andre punktum skal det ikke gjøres fradrag for arbeidstakers fravær. Fra arbeidstilsynets sider ble følgende gjennomgått på skjerm: Fireårsregelen: Dersom arbeidstakeren har vært sammenhengende midlertidig ansatt i mer enn fire år har man krav på fast ansettelse, dersom man er ansatt i kategoriene 1-4 over (sesongarbeid, ekstrahjelp/tilkallingshjelp/ringevikar, prosjektarbeid og vikariater). Bestemmelsen er tatt inn i loven for å hindre misbruk som følge av gjentatt og langvarig bruk av midlertidig ansettelse. Hva betyr sammenhengende midlertidig ansatt? Dersom en arbeidstaker har mindre avbrudd mellom flere midlertidige ansettelsesforhold i samme virksomhet vil det fortsatt kunne tolkes som sammenhengende. Dette vil bero på en total vurdering av ansettelsesforholdet og begrunnelsen for avbruddene. Dersom det er klart at et opphold mellom to ansettelser kun er i verksatt for å få etablert et avbrudd av hensyn til fireårsregelen, kan det bli å anse som en omgåelse av bestemmelsen av domstolene, og dermed ikke ansett som et avbrudd.
Fravær i ansettelsesperioden Fravær i ansettelsesperioden skal ikke trekkes fra ved beregning etter fireårsregelen. Dette gjelder etter en lovendring med virkning for fravær etter 1. juli 2010. Fram til lovendringen 1. juli 2010 skal lengre sykefravær i følge Høyesterettspraksis trekkes fra. Deretter orienterte Inger om endring i AML 14-4 a fra 1.1.14: 14-4 a. Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid Deltidsansatte som de siste 12 måneder jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid, har rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid i denne perioden, med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeid ikke lenger foreligger. Tolvmånedersperioden skal beregnes med utgangspunkt i det tidspunkt arbeidstaker fremmet sitt krav. Dvs. at krav først kan fremmes fra 1.1.15. Vilkår: Jobbet ut over avtalt arbeidstid typisk arbeidstaker som tar ekstravakter eller arbeider merarbeid Et avtalt vikariat i tillegg til fast stilling, faller utenfor bestemmelsen Løpende, gjensidig tilkallingsarbeid kommer inn under bestemmelsen Det forutsettes jevnlig merarbeid krav til en viss hyppighet og et visst omfang vurderes skjønnsmessig Har rett til stilling tilsvarende merarbeidet i forhold til stillingens innhold, herunder plassering av arbeidstid og arbeidssted (ny stilling skal tilsvare det utførte merarbeidet) Gjelder med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lenger foreligger Tvist avgjøres av tvisteløsningsnemnda Rett til stilling etter AML 14-4 a likestilles med rett til stilling etter 4-årsregelen (AML 14-9, 5. ledd, 2. og 3. punktum) Det ble også informert om hva vi må sjekke før vi lyser ut stilling. Her følger utdrag fra KF Infoserie: 2.2.1 - Sjekkliste før utlysing av stilling I den innledende fasen av oppgaven med å få besatt en ledig stilling, må følgende sjekkliste kvitteres ut før en går videre til neste fase (punkt 2.3): 1. Behovsvurdering av stillingen (inkl. kompetanse/størrelse) - bemanningsplan 2. Omplassering av arbeidstakere som ellers kan bli oppsagt på grunn av virksomhetens forhold og syke arbeidstakere 3. Omplasseringsbehov - er det noen som bør flyttes i kraft av styringsretten? 4. Fortrinnsberettigede - finnes det noen som er kvalifisert for jobben som er blitt ledig?
Det er ikke noen ledig stilling dersom det er en arbeidstaker med redusert arbeidsevne som ikke kan fortsette i egen stilling, og der stillingen anses som en passende stilling, jf. aml. 4-6 (1). Det samme gjelder omplassering av arbeidstaker som er overtallig i henhold til aml. 15-7 (1), jf. (2). Et forhold som også bør vurderes, er om det er tilsatte som bør flyttes i kraft av styringsretten eller tilbys omplassering. Er det tilsatte i virksomheten som passer bedre i den ledige stillingen enn der de er nå? Er det tilsatte med helsemessige plager som kan fungere bedre i den ledige stillingen? Det vil således kunne bli en annen stilling enn den som først var ledig som noen kan ha fortrinnsrett til eller som kan lyses ut eksternt. Det må deretter undersøkes om det er noen som har fortrinnsrett. Aml. 10-2 (3), 14-3 (3), 14-2 (1) og (2) og 16-3 (3) siste punktum gir følgende prioriteringsrekkefølge av fortrinnsberettigede (slik loven er per 1. januar 2014): 1. Ansatt som er oppsagt på grunn av driftsinnskrenkning, jf. 14-2 (1) 2. Ansatt som har akseptert redusert stilling i stedet for oppsigelse, jf. 14-2 (2) 3. Utvidet stilling for deltidsansatt, jf. 14-3 4. Midlertidig ansatt (ikke vikariater) som ikke får fortsatt tilsetting på grunn av driftsinnskrenkning, jf. 14-2 (2) 5. Ansatt med redusert stilling etter 10-2 (4) 6. Ansatt som gjør gjeldende reservasjonsrett ved virksomhetsoverdragelse, jf. 16-3 (3) Merk at det her er tilstrekkelig at vedkommende anses kvalifisert for jobben, selv om det er en ekstern som er bedre kvalifisert. Hvis det er ansatte med med rettigheter etter fireårsregelen (AML 14-9, 5. ledd) eller etter AML 14-4 a), vil det ikke være ledighet i stilling. Disse har rett på stilling, og kommer foran de med fortrinnsrett. 5. Samtale rundt praktisering av overtid i Hemne kommune Etter en samtale «rundt bordet» om praktisering av overtid, ble AML 10-6 (12) presisert av Svein Johny: Etter aml. 10-6 (12) kan arbeidstaker og arbeidsgiver avtale at overtidstimer helt eller delvis kan avspaseres. Dette betyr at arbeidsgiver kan inngå avtale med arbeidstaker om å avspasere like mange timer som det er arbeidet overtid, mens overtidstillegget må utbetales. For eksempel ved 5 timer overtid: «Helt eller delvis» betyr at du kan velge om du vil avspasere for eksempel 2 timer og få utbetalt 3 timer. Uansett skal det betales overtidstillegg. Viktig at enhetsledere ved tverrfaglige møter eller kurstilbud fra enhet til enheter, snakker sammen og setter rammer for hvordan aktiviteten skal være. For øvrig vises til sak 3 i enhetsledermøte 11.12.2013 (ESA 13/301-8) hvor det orienteres om hva HTA sier om overtid m.m.
6. Orientering om brukeravtaler renhold barnehagene Roar orienterte: Det vil være viktig å få en ryddighet i hva som forventes at renholderne skal gjøre. Hensikten med brukeravtalen er å sikre at barnehagen har et rent og trivelig arbeids- og læringsmiljø, og at vi samarbeider om å holde utgiftene nede. Astrid Hammervik orienterte deretter nærmere om hva brukeravtalen dreier seg om. Det handler om å formalisere hva vi gjør til daglig hva er renholders ansvar, hva er personalets ansvar og hva er brukers ansvar. Roar orienterte også om at det er planlagt å kjøre en lean-prosess på renhold, men at det hittil har det vært vanskelig å få veiledere til å ta på seg veiledningen. 7. Orientering om prosessen rundt anbud kulturlokaler Roar orienterte: Før ferien i 2013 ble det utlyst konkurranse for 20 års leieavtale for kulturskole, fritidsklubb og opsjon kontorer for kulturadministrasjon. Det var fire interesserte to leverte tilbud. Hemne Prosjekt AS vant konkurransen. Klage ble mottatt fra Hemne kulturhus AS, og denne ble behandlet i formannskapet 28.01.14. Klagen ble ikke tatt til følge. Hemne Prosjekt AS er tildelt kontrakten. Det er satt ned en oppfølgingsgruppe som skal være tett på prosessen med ombygging og til kommunen flytter inn. 8. Orientering om ny bilavtale Roar orienterte: Det er inngått nye leasing avtaler for kommunale administrasjonsbiler med en varighet på tre år med Toyota Hell Bil AS. Det skal leveres til sammen fire biler. To til pleie og omsorg (leveres hhv. 3/2 og 20/2), samt to til administrasjonen hvor en stasjoneres i garasjen i Lidalsbygget, og en stasjoneres ved rådhuset (leveres 3/2 og 7/2). 9. Stormøte utsatte barn og unge Det framkom en del tilbakemeldinger i forhold til nylig avholdt stormøte vedr. utsatte barn og unge. Viktig at tilbakemeldingene tas tak i, og brukes som grunnlag for videre utvikling. Settes opp som egen sak på neste enhetsledermøte. Enhetslederne utfordres til å tenke gjennom/komme med forslag til videre prosess/tiltak. På lag mot felles mål Med hilsen Inger Sporild rådgiver dir. innv. 72460107 inger.sporild@hemne.kommune.no