Forfall: Oddlaug B. Brekken, Ingvild M. Haugen og Randi Vaagan.

Transkript

1 Til: Torger Aarvaag Inger Johanne L. Steinveg Svein Johny Forren Eli Mette L. Vitsø Sigrun Alsvik Inger Lise Øyan Waade Mona Forren Wenche Johansen Elin Bondhus Bakken Ingvild Myklebust Haugen Randi Vaagan Roar Kjerstadmo Siv Tove Sødal Ola Sødahl Wenke Hyttnes Oddlaug Børseth Brekken Irene Meland Reidar Klungervik Arnt Joar Moen 13/ HK/RÅD/ISP REFERAT FRA ENHETSLEDERMØTE Tilstede: Eli Mette L. Vitsø, Sigrun Alsvik, Inger-Lise Ø. Waade, Irene Meland, Wenche Johansen, Wenke Hyttnes, Siv Tove Sødal, Roar Kjerstadmo, Reidar Klungervik, Inger Johanne L. Steinveg, Elin B. Bakken, Ola Sødahl, Mona Forren, Svein Johny Forren, Torger Aarvaag og Inger Sporild. I tillegg møtte Oddvar Løfaldli under sak 1. Forfall: Oddlaug B. Brekken, Ingvild M. Haugen og Randi Vaagan.

2 Sakliste ble sendt ut på e-post fra rådmann Torger Aarvaag: 1. IKT-vakt v/oddvar 2. Teknisk vakt v/roar 3. Overtid praktisering. Inngåelse av avtaler på enhetene generelt v/sjf 4. Årshjul 2014 v/taa. Hva kjører vi av undersøkelser etc? 5. Budsjett 6. Evt. Før det ble startet på saklisten orienterte rådmann om følgende: - Julegaver er innkjøpt til faste ansatte. Sentraladm. fordeler pr. enhet snarest var det fellesmøte for Formannskapet og AMU hvor arbeidsgiverrapporten 2013 stod på sakskartet. Godt og fint møte mellom politikere og arbeidsmiljøutvalg - Det er vedtatt ny grafisk profil for Hemne kommune - Anbudskonkurransen for kulturskole/fritidsklubb ble avgjort Det blir «Coopbygget» øverst i Øragata som får kontrakten. Anskaffelsesprosessen går sin gang Sak 1 IKT-vakt Oddvar orienterte om IKT beredskapsvakta som igangsettes f.o.m I den forbindelse er det utarbeidet to prosedyrer (som godkjennes med det første): «IKT beredskapsvakt» og «IKT brukerstøtte». I prosedyren «IKT brukerstøtte» beskrives det hvor vi skal henvende oss for ulike problemer innenfor IKT. Framtidige meldinger til IKT bes meldt iht. prosedyren. I prosedyren «IKT beredskapsvakt» beskrives nærmere hvilke problemer vakta rykker ut på, og hva som ikke vil bli prioritert (kan vente til neste dag). Det framgår av prosedyrene, men skriver det også her; Brukerstøttetelefon: , vakttelefon Oddvar legger ut nyhet på WisWeb om IKT-beredskapsvakt Sak 2 Teknisk vakt Torger orienterte om at dagens vaktordning er en brannvaktordning, ikke en ren teknisk vakt. Har ført til at det har blitt kalt ut teknisk personell på overtid. Det vil nå bli en egen teknisk vakt for vei, vann og avløp. Roar orienterte videre om at det ikke er utarbeidet egen prosedyre for ny teknisk vakt enda. Blant annet må det diskutere med enhetene om hva som oppleves som kritisk, og hva som kan vente til neste dag. Viktig med god dialog mellom teknisk og øvrige enheter omkring dette. Torger informerte også om at det, i tillegg til prosedyre for teknisk vakt, skal utarbeides følgende prosedyrer: - Kosmetisk vedlikehold kommunale bygg og boliger - Samarbeid med enhetene om vedlikehold Torger vil kalle inn til et eget møte etter jul hvor de store enhetene vil bli invitert sammen med teknisk.

3 Sak 3 Overtid praktisering. Inngåelse av avtaler på enhetene generelt Svein Johny orienterte: I kontaktmøter med HTV dukker det med jevne mellomrom spørsmål rundt overtid. Viktig å ha med seg følgende når det gjelder overtid og godtgjøring: - All overtid skal betales ut - AML 10-6, 12. ledd: «Arbeidsgiver og arbeidstaker kan skriftlig avtale at overtidstimer helt eller delvis skal tas ut i form av arbeidsfri på et avtalt tidspunkt». Altså ikke en avtale med fagforeningene den skal være skriftlig og det kan avspaseres like mange timer som det er arbeidet overtid, mens overtidstillegget må utbetales Inger orienterte om hva HTA sier om overtid: HTA kap. 1, pkt. 6.1: - Pålagt arbeid ut over den ordinære arb.tid er overtidsarbeid - For undervisningspersonalet gjelder egne bestemmelser HTA kap. 1, pkt. 6.2: - Overtidsarbeid skal innskrenkes mest mulig - Bestemmelsen gjelder kun for arbeidstakere i heltidsstillinger. Deltidstilsatte har likevel krav på overtidskompensasjon dersom de pålegges å arbeide utover det som er fastsatt for full stilling pr. dag (dog minimum 6 timer dersom arbeidstiden varierer fra dag til dag) eller pr. uke. Videre litt mer utdypende om overtid og merarbeid for deltidstilsatte (fra KS personalbok): Pålagt merarbeid (dvs. arbeid utover avtalt arbeidstid, men innenfor ordinær arbeidstid for hel stilling) godtgjøres med vanlig timelønn, evt. med ubekvemstillegg etter HTA kap. 1 5 (lørdags- og søndagstillegg, helge- og høytidstillegg, kvelds- og nattillegg) For dagarbeidstakere: - Deltidstilsatte tilstås overtidsgodtgjøring når pålagt arbeid overskrider daglig arbeidstid for heltidstilsatte i samme arbeidsområde - Deltidstilsatte som pålegges merarbeid på lørdag og søndag, godtgjøres med vanlig timelønn med tillegg av lørdags- og søndagstillegg. - Overtidsgodtgjøringen tilstås for øvrig bare når den deltidstilsatte har arbeidet utover ukentlig arbeidstid for heltidstilsatte innenfor samme arbeidsområde. For deltidstilsatte turnus: - Utg.pkt. er at alt arbeid utover 37,5/35,5 timer i en enkelt uke som ikke er fast eller følger av turnusplanen, er overtidsarbeid iht. HTA regler. - Det samme gjelder alt arbeid utover arbeidstiden i full stilling på en enkelt dag, f.eks. en avtalt vakt i en turnusplan - Det betales ikke overtidsgodtgjøring for daglig arbeidstid som er kortere enn seks timer, jf. HTA kap. 1 6 pkt. 6.2, med mindre den ukentlige arbeidstiden overskrides før dette

4 Undervisningspersonale (jf. HTA kap. 1 pkt. 6.1): - Etter sentral avtale får undervisningspersonale overtidskompensasjon ved arbeid utover ni timer pr. dag eller 37,5 timer pr. uke. - Når det gjelder overtid for undervisningstimer, vil undervisning utover årsrammene for de ulike fagene/nivåene utløse overtid - Tilfeldige vikartimer gjennom året vil utløse overtid dersom det ikke samtidig avtales at disse timene skal avregnes senere i samme arbeidsplanperiode - Ved inngåelse av lokale avtaler vil det også kunne avtales egne regler for overtid - Forholdet mellom merarbeid og overtid er som for andre arbeidstakere Når det gjelder inngåelse av avtaler på enhetene generelt ble det presisert av Svein Johny at avtaler som skal inngås ut over HTA bestemmelser for å få løst en arbeidsoppgave, skal inngås på rådmannsnivå. Enhetsleder har ikke fullmakt til å inngå slike avtaler. Sak 4 Årshjul Ved hjelp av årshjul/aktivitetsplan for 2013, ble det i fellesskap i møtet satt opp årshjul/aktivitetsplan for Det vises til vedlegg (ligger også som styrende dokument i WisWeb). I forbindelse med gjennomgangen ble følgende notert ned: Delegasjonsbrev: Det bør utarbeides mal for delegasjonsbrev fra enhetsledere til underordnede. Berører tre områder; økonomi, personal, fagområde. Inger Johanne tar kontakt med Arnt Joar om saken. Ryddig med en arkivsak (pr. år) for delegering fra rådmann til enhetsledere og en arkivsak på hver enhet med delegering fra enhetsleder til underordnede. Tjenesterapporter: Torger påpeker viktigheten av at tjenesterapportene er oppdatert. Våre tjenester skal være godt beskrevet sett dere inn i innbyggerens sted. Tjenestebeskrivelsene er viktig informasjon til folket på vår hjemmeside. Informasjonsstrategi: Temaet må settes på dagsorden i enhetsledermøte. Torger tar kontakt med Arnt Joar. Stikkord: Hjemmeside - plakater, nyheter Informasjon om brukerundersøkelser både i forkant og ettertid Informasjon om budsjettprosess Facebook hva legger vi ut/skal vi legge ut Sak 5 Budsjett Budsjettet for 2014 ble vedtatt i kommunestyremøte Det var formannskapets flertallstilråding som ble vedtatt, med unntak av en liten endring; det skal ikke betales for familiebading i svømmehallen.

5 Sak 6 Eventuelt Ola meldte inn to saker: Oppfølging av sykmeldte NAV ønsker å presisere at de ikke har noen rolle når det gjelder oppsigelse av stilling. Startlån Arbeidet med startlån skulle egentlig legges til NAV med virkning fra Hvor er vi? Inger Johanne orienterte om at datoen er utsatt av ulike årsaker. Ola og Inger Johanne har dialog om når dette kan overføres Inger Johanne meldte inn en sak: Mobilkostnadskontroll Vi har nå kostnadskontroll på alle mobiler som Hemne kommune betaler abonnementet på. Det kommer e-poster til den enkelte hvordan de har brukt telefonen, og hva som evt. skal trekkes i lønn jf. mobil policy (se vedlegg i prosedyre «Mobiltelefon og andre elektroniske kommunikasjonstjenester til ansatte»). Trekk i lønn gjelder stort sett de som har mobilabonnement som også gjelder i fritida. Evt. trekk som ble foretatt i desember lønn gjelder for hele Fra og med neste år vil dette skje månedlig. Med hilsen Inger Sporild rådgiver dir. innv [email protected] Vedlegg: Årshjul/aktivitetsplan for 2014