Rutiner for varsling om kritikkverdige forhold i Sjømannskirken Vedtatt i Arbeidsmiljøutvalet 07.12.2010 Bakgrunn Fra 1. januar 2007 ble det innført nye regler for varsling av kritikkverdige forhold, jf arbeidsmiljøloven (aml.) 2-4, 2-5, 3-6, 13-8, 13-9 og 18-6. Alle virksomheter i privat og offentlig sektor er omfattet av reglene. Hensikt Formålet med varslingsrutinene er å: - Klargjøre at det er ønskelig at våre ansatte varsler om kritikkverdige forhold i virksomheten. - Bidra til at arbeidsgiver får endret de kritikkverdige forholdene - Klargjøre saksgang, rettigheter og plikter overfor varsleren Varslingsrutinene gjelder alle ansatte på alle nivåer i Sjømannskirken. Hva er varsling? I et godt arbeidsmiljø bør det være lav terskel for å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. En sunn organisasjonskultur kjennetegnes ofte av størst mulig åpenhet om flest mulige forhold ved virksomheten. Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Det kan være forhold som er eller kan være i strid med: - Lover og regler - Sjømannskirkens etiske retningslinjer - Alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt Arbeidsgivers plikter Aml. 2-1: Arbeidsgiver skal sørge for at bestemmelsene gitt i og i medhold av denne lov blir overholdt. Arbeidsgiver har også i visse tilfeller en plikt overfor innleide arbeidstakere for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for disse. Det er også arbeidsgivers ansvar å sørge for åpenhet og god intern kommunikasjon i virksomheten. Arbeidsgiver skal aktivt bidra til at ytringsfrihet og varsling blir en akseptert del av virksomhetens arbeidsmiljøarbeid. Arbeidstakers rett til å varsle Aml. 2-4: (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Alle ansatte har en rett til å varsle om mulige kritikkverdige forhold i organisasjonen. Sjømannskirken som arbeidsgiver ser det som svært viktig at kritikkverdige forhold kommer fram og kan utbedres, også i de tilfellene opplysningene kan synes å skade virksomhetens interesser på kort sikt. Arbeidstaker skal ikke bli møtt med oppsigelse eller andre negative konsekvenser i etterkant. Det følger av Grunnloven 100 at arbeidstakere har rett til å uttale seg om forhold som gjelder virksomheten de arbeider i. Retten til å varsle om kritikkverdige forhold etter aml. 2-4 er et utslag av den grunnlovsfestede ytringsfriheten. Varslingsrutiner i Sjømannskirken. Vedtatt 07.12.10. Side 1/5
Arbeidstakers plikt til å varsle Aml. 2-3, punkt (2) slår fast bl.a. følgende om arbeidstakers plikt i forhold til varsling: b) straks underrette arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere når arbeidstakeren blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet, d) sørge for at arbeidsgiver eller verneombudet blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen, e) melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet, Varsling i samsvar med en slik plikt vil alltid være riktig og lovlig. Forsvarlig fremgangsmåte ved varsling Aml. 2-4: (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. Påstander om kritikkverdige forhold kan være en belastning både for den det varsles om, og for kolleger og miljøet på arbeidsplassen. For Sjømannskirken vil ubegrunnede varslinger kunne føre til stor og kanskje uopprettelig skade. For å unngå at arbeidsgiver og virksomheten skades unødig, krever loven at arbeidstaker derfor velger en forsvarlig fremgangsmåte ved varslingen, og at vedkommende spør seg selv om det er berettiget grunnlag for kritikken. Sjømannskirken som arbeidsgiver kan ikke påberope seg forsvarlighetskravet for å beskytte eller skjule straffbar, lovstridig, uetisk eller skadelig virksomhet. Intern varsling Det vil i hovedsak være en fordel at forhold det varsles om løses på lavest mulig nivå, tilsvarende det Plan for konflikthåndtering legger opp til. Det bør være åpning for å varsle gjennom flere kanaler, med to hovedløp: - Varsling tjenestevei, altså til nærmeste leder ev. til vedkommendes leder dersom nærmeste leder er involvert. - Varsling til instans utenfor linje, dersom karakteren på det kritikkverdige forholdet tilsier det, eller varsling tjenestevei er prøvd uten at noe er gjort. I Sjømannskirken skal verneombudet være mottaker av slike varslingsmeldinger. Verneombudet vil oversende meldingen til Generalsekretær og personalsjef for videre håndtering. Dersom meldingen omfatter generalsekretær, skal meldingen oversendes til hovedstyrets leder av verneombudet. Dersom det varsles til andre instanser enn disse to, skal det henvises videre til enten tjenestevei eller verneombud. AMU orienteres om at en varslingssak er meldt, og administrasjonen orienterer verneombudet om hvilke tiltak som iverksettes. Varsling må helst skje på eget skjema. Varslerens identitet bør behandles som en fortrolig opplysning, men i en liten organisasjon kan det være vanskelig å holde varsleren anonym når man skal inn og undersøke saken. Arbeidstaker må uansett unngå å gå frem på en måte som er trakasserende eller som er en unødig belastning for arbeidsmiljøet, for eksempel hvis arbeidstaker mot bedre vitende Varslingsrutiner i Sjømannskirken. Vedtatt 07.12.10. Side 2/5
fremmer grunnløse påstander rettet mot kolleger eller gjentar påstander etter at det er ryddet opp i forholdene. Varsling til tilsynsmyndigheter. Arbeidstakere bosatt i Norge har alltid rett til å varsle norske tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. Eksempler på slike myndigheter er Arbeidstilsynet, Økokrim, Konkurransetilsynet, Datatilsynet, Helsetilsynet eller Klima- og forurensningsdirektoratet. Slik varsling vil alltid være riktig og lovlig. Disse tilsynsmyndighetene har ikke jurisdiksjon utenfor Norge. Varsling til media Arbeidstaker har også mulighet til å varsle media eller på andre måter gjøre opplysningene tilgjengelige for offentligheten, men det skal være en høy terskel for å gå denne veien, og intern varsling skal som hovedregel være foretatt først. Før en arbeidstaker går til media med opplysninger om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, skal arbeidstakeren særlig vurdere: Er det grunn til å tro at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold? Er det umulig å si fra internt først? Har andre utenfor virksomheten berettiget interesse av å få vite om forholdene? Dette gjelder også opplysninger som spres via sosiale medier eller annen bruk av internett. Anonym varsling Arbeidsmiljøloven setter ikke noen begrensning i forhold til å varsle anonymt. Det kan imidlertid ofte være en fordel for den som mottar varsling å vite hvem som har meldt fra, både for å kunne komme med oppfølgingsspørsmål og for å melde tilbake når det er ryddet opp i de kritikkverdige forholdene. Arbeidstaker bør også være klar over at det ofte ut fra situasjonen vil kunne fremgå hvem som har varslet. Taushetsplikt Regler om blant annet taushetsplikt og ærekrenkelse i andre lover kan begrense retten til å varsle etter arbeidsmiljøloven. Slike regler vil etter omstendighetene bety at arbeidstaker som varsler ikke samtidig skal røpe forretningshemmeligheter, personopplysninger eller lignende. Arbeidstakers varslingsrett kan bare begrenses ved lovgivning. Taushetsplikt i avtaler, instruks, reglement el. l. som begrenser varslingsretten er derfor ulovlige. Arbeidsgiver kan ikke begrense de ansattes mulighet til å si fra til media eller offentlige myndigheter. Oppfølging av varsling Alle varslinger skal vurderes seriøst, påstandene skal undersøkes på en forsvarlig måte og det skal ryddes opp i eventuelle kritikkverdige forhold. Det skal meldes skriftlig tilbake til varsler om håndteringen av saken og all saksbehandling skal dokumenteres. Det skal også informeres om kontradiksjonsprinsippet (at den det varsles om også har krav på å få gi sin egen versjon av saken). Den som varsler bør innen 14 dager bli informert om hva som er skjedd i saken. Verneombudet holdes oppdatert om hva som gjøres i saken. Vern mot gjengjeldelse Aml. 2-5: 1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har Varslingsrutiner i Sjømannskirken. Vedtatt 07.12.10. Side 3/5
funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler. Sjømannskirken kan ikke som arbeidsgiver besvare varsling med oppsigelse, avskjed, suspensjon, ordensstraff, tjenestelig tilrettevisning, trakassering, utstøting, fratakelse av arbeidsoppgaver, forflytning eller andre negative reaksjoner som har karakter av straff eller sanksjon. Arbeidstaker må likevel tåle saklige motargumenter eller motbevis knyttet til de kritikkverdige forholdene. Vernet mot gjengjeldelser gjelder så langt arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen var forsvarlig. Hvis fremgangsmåten ikke var forsvarlig, gjelder ikke gjengjeldelsesforbudet. Dette betyr imidlertid ikke at en gjengjeldelse nødvendigvis vil være lovlig. For eksempel vil alltid det generelle kravet til saklighet ved oppsigelser i aml. 15-7 gjelde dersom oppsigelse skulle komme på tale. Generelt gjelder at en reaksjon må stå i et rimelig forhold til bruddet på forsvarlighetskravet. Det skal svært mye til for å kunne si opp noen. Trakassering av varsleren er uansett alltid ulovlig, se aml. 4-3. Gjengjengjeldelsesforbudet verner ikke en arbeidstaker mot å bli sagt opp av andre grunner enn varslingen. For eksempel kan en oppsigelse være saklig begrunnet i driftsinnskrenkninger. I et slikt tilfelle vil imidlertid arbeidsgiver ha bevisbyrden for at det faktisk er driftsinnskrenkning og ikke en forutgående varsling som er den egentlige begrunnelse for oppsigelsen. Varslingsrutiner i Sjømannskirken. Vedtatt 07.12.10. Side 4/5
Skjema for intern varsling Jeg vil varsle om følgende kritikkverdige forhold: Forslag til hva som kan gjøres: Varslet av: Dato: Skjema for intern oppfølging av varsling Oppfølging av varsel angående: Dato: Varsel mottatt av: Følgende undersøkelser er gjort: Konklusjonen er som følger: Tilbakemelding ble gitt til varsler: Tilbakemelding ble gitt til verneombud: Nødvendig informasjon ble gitt til den (de) det er varslet om: Følgende tiltak er igangsatt: Videre oppfølging (planlagt, gjennomført): Varslingsrutiner i Sjømannskirken. Vedtatt 07.12.10. Side 5/5