INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Kontrollutvalget Sekretariatet KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Svetlana K. Johnsen, leder (Frp) Kathrine Holm, nestleder (H) - FORFALL Thor Lillehovde (Ap) Lars Raknerud (Sp) Sjur J. Alhaug (V) Per Sandbakken (H), første vara Gjøvik, 7. januar 2016. J.nr./referanse: 01-16/RI/ks Kopi er sendt: Ringsaker kommune v/ordfører og rådmann Hedmark Revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Fredag 15. januar 2016 Tid: Kl. 0900 ca. 1500 Sted: Rom 123 (v/kantina i Administrasjonsbygget, Furnesvegen 28) Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Deltakelse fra andre i møtet: Hedmark Revisjons IKS bidrar under aktuelle saker: Sak 03/16 Regnskapsrevisjon: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor er invitert (kl. 1000). Sakene 05/16 07/16 (div. saker forvaltningsrevisjon). Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisjon deltar (etter lunsj). Forfall og innkalling av vara: Kathrine Holm (H) har meldt forfall. Første vara Per Sandbakken er innkalt. Eventuelt forfall bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms til 995 77 903, eller e-post til kjetil@kontrollutvalget.no Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester v/kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel. 995 77 903, e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I RINGSAKER KOMMUNE Fredag 15. januar 2015 kl. 0900 (Administrasjonsbygget, rom 123) SAK NR. 01/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 08.12.15 SAK NR. 02/2016 SAK NR. 03/2016 SAK NR. 04/2016 SAK NR. 05/2016 SAK NR. 06/2016 SAK NR. 07/2016 SAK NR. 08/2016 RAPPORT: EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATER Sekretær orienterer. REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV PLAN/STRATEGI OG STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015 Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor orienterer. METODE OG OPPLEGG FOR GJENNOMFØRING AV OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN Sekretær orienterer. FORVALTNINGSREVISJON: PRESENTASJON AV FAGOMRÅDET OG PRAKTISKE EKSEMPLER Hedmark Revisjon IKS orienterer. STATUS FOR BESTILT FORALTNINGSREVISJON OG BRUKERUNDERSØKELSE VAKTMESTERTJENESTEN Hedmark Revisjon IKS orienterer. KOSTRA (KOMMUNE-STAT-RAPPORTERING): ORIENTERING OM SYSTEMET OG PRAKTISK BRUK Hedmark Revisjon IKS orienterer. OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON: FØRSTE «BRAINSTORMING OG VURDERING AV FORUNDERSØKELSER SAK NR. 09/2016 MØTEPLAN FOR 2016 Brumunddal, 7. januar 2015. For utvalgsleder Kjetil Solbrækken sekretær Kopi til orientering: - Ringsaker kommune v/rådmann, ass. rådmann, økonomisjef og vararepresentanter til kontrollutvalget - Hedmark Revisjon IKS

SAK NR. 01/2016 Ringsaker kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 08.12.15 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 15.01.16 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra møte 08.12.15 Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.12.15 godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Protokoll fra siste møte i kontrollutvalget legges frem til formell godkjenning. 1

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 8. desember 2015 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl. 0900 1500. Som medlemmer møtte: Svetlana K. Johnsen, leder (Frp) Kathrine Holm, nestleder (H) Thor Lillehovde (Ap) Lars Raknerud (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall: Sjur J. Alhaug (V) Følgende varamedlem møtte: Som vara for Sjur Alhaug møtte 1. vara for V/RL Rune Evensen (RL). Deltakelse av øvrige varamedlemmer: Med bakgrunn i at dette var første møtet i valgperioden var samtlige varamedlemmer innkalt til å delta i forbindelse med opplæring/informasjon mv. Oversikt over deltakelse: Varamedlemmer Ap: Andre vara Ragnhild Myklebust deltok. Første vara Ronald Bradal hadde meldt forfall. Varamedlemmer Sp/PP: Første vara Ole Rud (Sp) deltok. Andre vara Asbjørn N. Sletvold (PP) hadde meldt forfall, mens tredje vara Tove Astrid Klüver (PP) møtte ikke. Varamedlemmer H: Første vara Per Sandbakken deltok under sak 51 (frem til kl. 1130). Andre vara Magnhild A. Olrud hadde meldt forfall. Varamedlemmer Frp: Andre vara Elna Løvstuen deltok. Første vara Einar Elfinn Glasø hadde meldt forfall. Varamedlemmer V/RL: Andre vara Randi H. Kjøbstad (V) hadde meldt forfall. Ellers møtte: Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 54 58). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. - Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Svetlana K. Johnsen som møteleder. - Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 51/2015 INTRODUKSJON TIL ARBEIDET I KONTROLLUTVALGET: ROLLER, ANSVAR, OPPGAVER OG FORVENTNINGER 1

Fra behandlingen: Saken ble innledet med en presentasjon av møtedeltakerne og forventninger til rollen/vervet. Sekretær Kjetil Solbrækken orienterte deretter om kontrollutvalgets rolle og ansvar med fokus på: Rammeverket (kommunelovens kapittel 12 om tilsyn og kontroll og forskrift om kontrollutvalg) Valg av kontrollutvalg - uavhengighet Tilsyn og kontroll i kommunen - aktører Kontrollutvalgets oppgaver og verktøy Kontrollutvalgets sekretariat Kommunens revisor Forholdet til kommunestyret Forholdet til rådmannen/administrasjonen Offentlighet og taushetsplikt Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar følgende til orientering: Utvalgssekretærens presentasjon av kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, herunder gjeldende regelverk (kommunelovens kapittel 12 med tilhørende forskrift om kontrollutvalg). Kontrollutvalgsboken (veileder fra Kommunal- og regionaldepartementet fra 2011) 2. Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (utført av revisjons- og konsulentselskapet Deloitte på oppdrag fra Kommunal- og Regionaldepartementet, 2014) legges frem på neste møte. SAK NR. 52/2015 ERFARINGER FRA VALGPERIODEN 2011-2015 OG INFORMASJON OM GJENNOMFØRTE UNDERSØKELSER, SAKER TIL OPPFØLGING MV. Fra behandlingen: Utvalgsleder og sekretær orienterte om erfaringer fra forrige valgperiode mv. Vedtak, enstemmig: Informasjon om erfaringer fra valgperioden 2011-2015 og kontrollutvalgets aktiviteter i forrige valgperiode tas til orientering. SAK NR. 53/2015 Vedtak, enstemmig: ORIENTERING OM REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Gjeldende reglement og forslag til revidert reglement for kontrollutvalget tas til orientering. 2

SAK NR. 54/2015 PRESENTASJON AV KOMMUNENS REVISOR / HEDMARK REVISJON IKS Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte. Vedtak, enstemmig: Daglig leder i Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av selskapet tas til orientering. SAK NR. 55/2015 Vedtak, enstemmig: ORIENTERING OM KONTROLLUTVALGETS AVTALER MED REVISOR OG SEKRETÆR 1. Følgende inngåtte avtaler tas til orientering: a) Oppdragsavtale for 2015 mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS. b) Rammeavtale mellom Ringsaker kommune og Kontrollutvalgstjenester v/kjetil Solbrækken. 2. Det tas til orientering at oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS for 2016 avventes. Saken følges opp etter avklaring i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS i februar 2016. SAK NR. 56/2015 Vedtak, enstemmig: ABONNEMENTER OG KURSTILBUD FOR KONTROLLUTVALGETS MEDLEMMER 1. Alle faste medlemmer av kontrollutvalget abonnerer på: Ukeavisen Kommunal Rapport Fagtidsskriftet Kommunerevisoren (utgitt av Norges Kommunerevisorforbund) 2. Utvalgets medlemmer tilbys å delta på Kontrollutvalgskonferansen 2016 i regi av Norges Kommunerevisorforbund (3.-4. februar 2016). SAK NR. 57/2015 MØTEPLAN FOR 2016 Vedtak, enstemmig: 1. Neste møte i 2016 fastsettes til fredag 15. januar 2016 kl. 0900. 2. Helhetlig møteplan for 2016 fastsettes i neste møte. 3

SAK NR. 58/2015 Vedtak, enstemmig: FORBEREDELSE TIL RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL OG GJENNOMFØRING AV OVERORDNET ANALYSE 1. Kontrollutvalgets oppgave med å lage en plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll tas til orientering, herunder at planen skal vedtas av kommunestyret i løpet av 2016. 2. Overordnet analyse (grunnlaget for planen) gjennomføres som en prosess i kontrollutvalget gjennom 1. halvår 2016. Prosessen igangsettes i første møter i 2016 der det bes om følgende: Utvalgssekretær: Presentere det teoretiske grunnlaget for gjennomføring av overordnet analyse og praktisk tilnærming tilpasset kontrollutvalgets ressurser. Informere om gjennomførte undersøkelser i forrige valgperiode og eventuelle saker/tema til oppfølging. Innhente oversikt over kommunens interesser i selskaper. Hedmark Revisjon IKS: Presentere fagområdet forvaltningsrevisjon og revisjonens kompetanse. Presentere systemet for KOSTRA-rapportering. Komme med innspill til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll basert på erfaringer og kunnskap om kommunen. Rådmannen: Rådmannen inviteres til å presentere kommunens administrative organisering, kommunens system for internkontroll (jf. rådmannens ansvar etter kommunelovens 23) og de viktigste risikoene for forvaltingen etter rådmannens syn. Brumunddal, 8. desember 2015. Svetlana K. Johnsen leder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 8. desember 2015. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

NESTE MØTE Dato: FREDAG 15. JANUAR 2016 Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og sekretariat (vedtak KUsak 59/2015) Metode for gjennomføring av overordnet analyse Tema: Forvaltningsrevisjon Status for bestilte undersøkelser - vaktmestertjenesten Kostra (presentasjon v/revisjonen) Overordnet analyse forvaltningsrevisjon: - Foreløpige risikovurderinger og «brainstorming» Møteplan for 2016 Saker til oppfølging senere: Administrativ organisering, internkontroll, risikostyring Selskapskontroll overordnet analyse Forsinkede investeringsprosjektet (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2014) Oppfølging av revisjonsrapporten «Kontraktsoppfølging» fra 2015 Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Brukerundersøkelse vaktmestertjenesten Revisjonsprosjekt: Vaktmestertjenesten organisering og effektivitet 5

SAK NR. 02/2016 Ringsaker kommune RAPPORT: EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 15.01.16 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Deloitte sin presentasjon av rapporten på Kontrollutvalgskonferansen 2015 2. Rapport: Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater Vedlegg 1 Ikke vedlagt. FORSLAG TIL VEDTAK: Rapporten «Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater», utarbeidet av Deloitte på oppdrag fra Kommunal og moderniseringsdepartementet i 2014, tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Rapporten er en del av opplæringen av nyvalgt kontrollutvalg. Rapporten var tenkt presentert på første møte i ny valgperiode, men ble vedtatt utsatt til neste møte. Revisjons- og rådgivningsfirmaet Deloitte gjennomførte i 2014 en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat i kommunene på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet Rapporten tegner et bilde av at kontrollutvalgene i stor grad fyller sin funksjon i kommunene på en god måte. Siktemålet med evalueringen var å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen, og rapporten skal bidra til å danne grunnlag for Kommunelovutvalgets vurderinger av egenkontrollen og videre utvikling av egenkontrollregelverket. Selve rapporten er på 198 sider og følger ikke vedlagt i sin helhet. Hovedtrekkene i rapporten ble presentert av Deloitte på Kontrollutvalgskonferansen 2015 (jf. vedlegg 1). Til kontrollutvalget er det valgt å benytte denne presentasjonen til gjennomgang og drøfting i møtet. 1

Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat NKRFs kontrollutvalgskonferanse Gardermoen, 5. februar 2015 Bire Bjørkelo, Director i Deloitte

Agenda Organisering av kontrollutvalgene Planlegging av kontrollarbeidet Gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Oppfølging og effekt av kontrollarbeidet Høring som kontrollform Kontrollutvalgssekretariatet som kontrollutvalgets støttespiller Mandatet for evalueringen var bredt og skulle favne om en rekke tema, Men det er likevel flere områder som ikke var en del av mandatet og som vi heller ikke har sett på. Som blant annet: Regnskapsrevisjon Revisjonsordning Øke kunnskapen om kontrollutvalgets rolle i den kommunale egenkontrollen gjennom å kartlegge kontrollutvalgenes arbeid og utvalgenes betydning for kontroll, endring og læring i forvaltningen. 2 2015 Deloitte AS

Datainnsamling og metode Tre spørreundersøkelser Dybdeundersøkelse Rådmenn og kontrollutvalgsledere 180 kommuner og 10 fylkeskommuner Trukket i fem grupper (strata) for å få tilstrekkelig representasjon av store kommuner (store kommuner er derfor overrepresentert) Svarprosent: kontrollutvalgsledere 57 % og rådmenn 56 % Sekretariater Sendt alle sekretariat 85 % har svart, og disse «representerer» 93 % av kontrollutvalgene Syv (fylkes-)kommuner Ikke ment å være representative, men valgt fra syv ulike «sekretariatsdistrikt» Intervjuer av rådmenn, ordfører, kontrollutvalgsleder og -sekretær Oversendt dokumentasjon (referater, planer, rapporter mv.) Gjennomgang av et utvalg selskapskontroller og forvaltningsrevisjoner 3 2015 Deloitte AS

OM KONTROLLUTVALGENE 4

Sammensetning av kontrollutvalgene De fleste kontrollutvalg består av fem medlemmer Vekst i gjennomsnittlig antall medlemmer siden forrige valgperiode Halvparten av småkommunene har tre medlemmer Antall medlemmer i kontrollutvalg 4 22 Kontrollutvalgsleder blir som hovedregel valgt fra «opposisjonen» Kun 6 % av kontrollutvalgsledere kommer fra samme parti som ordfører. 59 % av utvalgene har flertall fra «opposisjonen», Uavhengig av sammensetning så mener nesten samtlige at kontrollutvalget skiller mellom politiske og kontrollfaglige hensyn 43 % av kontrollutvalgslederne er kommunestyremedlem Flertallet av sekretariatene mener at kontrollutvalget fungerer bedre om leder er medlem av kommunestyret (64 %) De fleste utvalg har ett medlem fra kommunestyret. 26 % har to medlemmer fra kst, mens 6 % har tre eller flere 74 3 medlemmer 5 medlemmer Over fem medlemmer Bør som hovedregel bestå av fem medlemmer. Hensiktsmessig at leder for kontrollutvalget kommer fra et annet parti enn ordfører. Kan være en fordel om utvalgsleder er kommunestyrerepresentant. Vurdere valgbarheten til ansatte som ikke er i en lederposisjon eller i rådmannens stab. 5 2015 Deloitte AS

Et verv for de mest erfarne? I alle fall ikke for pyser! Betydelig erfaring fra kommunepolitikken 57 % av kontrollutvalgslederne sitter i kontrollutvalget for første gang, Men et flertall av kontrollutvalgslederne har betydelig erfaring fra kommunepolititikken. Kun 15 % av kontrollutvalgslederne har ikke erfaring fra en eller flere perioder i kommunestyret. Oppleves kontrollutvalget som et attraktivt utvalg for politikerne? 6 14 55 19 7 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % I svært stor grad Verken i stor eller liten grad I svært liten grad I stor grad I liten grad God kompetanse og engasjement Til sammen 89 % av KU lederne mener at utvalget har nødvendig kunnskap til å ivareta sitt kontrollansvar. Sekretariatene er litt mindre positiv. Er det behov for kompetansekrav? Flere utvalgsledere gir uttrykk for at kontrollutvalget ikke er et attraktivt utvalg for politikere, men 43 % blir gjenvalgt Får ikke «drive politikk». Mer interessant med erfaring 6 Vanskelig å stille kompetansekrav til et politisk oppnevnt utvalg. Kompetansekrav bør begrenses til revisjon og eventuelt sekretariat. Det er derimot viktig å tilby kontrollutvalgsmedlemmer kurs og opplæring i kontrollarbeidet. 2015 Deloitte AS

PLANLEGGING AV KONTROLLARBEIDET 7

De fleste utarbeider en overordnet analyse, men omfang, form og innhold varierer De aller fleste kontrollutvalg gjennomfører overordnet analyse 79 % for forvaltningsrevisjon 62 % for selskapskontroll. Flere utvalg rullerer disse analysene i løpet av perioden (40 % for forvaltningsrevisjon). «Man kan ikke planlegge risiko i fire år frem, og å velge prosjekt for fire år høres rart ut. Å si hva vi sliter med om fire år er spådomskunst, og vi finner det derfor mer formålstjenlig å ta analysen for ett år i slengen». (Kontrollutvalgssekretær) Mange kjenner ikke omfanget, og det er stor variasjon i timebruk. Heller ikke sekretariatet kjenner omfanget Under 20 timer til over 150 timer 50 45 40 35 Variasjon i form og innhold Ikke alle utarbeider et eget analysedokument Datagrunnlag Involvering av kontrollutvalget Involvering av rådmann Hvordan analysere risiko og vesentlighet? 30 25 20 15 10 5 0 16 15 15 Under 20 timer 20 til 34 timer 35 til 49 timer 10 50 til 99 timer 5 5 100 til 150 timer 149 timer eller mer 35 Vet ikke 8 2015 Deloitte AS

Overordnet analyse blir benyttet til å utarbeide planer Et klart flertall mener at analysene gir tilstrekkelig informasjon til å prioritere og velge ut forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller Forvaltningsrevisjon Overordnet analyse gir tilstrekkelig informasjon 15 64 15 5 2 Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon blir oppfattet som bedre enn tilsvarende analyse for selskapskontroll. Ikke like etablert ordning Omfanget av eierskap varierer mellom kommunene Selskapskontroll 11 55 21 5 1 6 2 0 % I svært stor grad 10 % 20 % 30 % 40 % I stor grad 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Verken i stor eller liten grad I liten grad I svært liten grad Ikke relevant Ikke sikker Halvparten av rådmennene som er kjent med overordnet analyse mener den gir en god oversikt over risikoområder i kommunen. 9 2015 Deloitte AS

Overordnet analyse brukes også til andre aktiviteter Overordnet analyse avdekker flere risikoforhold enn det som ender opp som forvaltningsrevisjoner eller selskapskontroller. Overordnet analyse blir brukt som grunnlag for andre kontrollaktiviteter i kontrollutvalget. Spesielt gjelder dette for å invitere rådmannen til å gi kontrollutvalget orienteringer om utvalgte saker 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Overordnet analyse som grunnlag for andre aktiviteter 67 Kalle inn adminsitrasjon til orientering 31 Virksomhetsbesøk 13 Høringer Overordnet analyse blir brukt i rådmannens internkontrollarbeid En tredjedel av rådmennene benytter seg av overordnet analyse i sitt internkontrollarbeid. Bruk henger sammen med involvering. Administrasjonens bruk av overordnet analyse 36 24 17 24 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 10 I svært stor/stor grad I liten/svært liten grad Verken i stor liten grad Har ikke kjennskap 2015 Deloitte AS

Planene følges Følges prioriteringsrekkefølgen i planene Forvaltningsrevisjon 31 56 10 4 Nesten alle kontrollutvalg har planer Kommunestyret vedtar planene uten store endringer. De fleste kontrollutvalg får mandat til å endre planene Prioriteringsrekkefølgen i planene blir likevel i all hovedsak fulgt av kontrollutvalgene (selv om ikke alle prosjektene blir gjennomført)... også her en forskjell mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Selskapskontroll 26 52 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Ja, uten unntak I all hovedsak Nei Ikke relevant Ikke sikker Overordnet analyse legger føringer for hvilke prosjekter og eventuelt andre kontrollaktiviteter kontrollutvalgene utfører. Kvaliteten på overordnet analyse er viktig for å sikre at de prosjektene og de kontrollaktivitetene som kontrollutvalget gjennomfører er rettet mot de viktige og riktige aktivitetene. 4 17 Overordnet analyse er i seg selv en viktig kontrollaktivitet 11 2015 Deloitte AS

GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 12

Vekst i antall prosjekter, men ikke alle gjennomfører årlig forvaltningsrevisjon (eller selskapskontroll) Forvaltningsrevisjon De fleste kontrollutvalg gjennomfører 1-2 forvaltningsrevisjonsprosjekter i året. Men stor variasjon mht. omfang, tema og kvalitet Vi anslår at det ble bestilt 750 unike forvaltningsrevisjoner i 2013 En vekst sammenlignet med 2006-2009 20 % av utvalgene har minst ett av de tre siste årene ikke gjennomført forvaltningsrevisjon 2 % har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon overhode i perioden. Selskapskontroll Kontrollutvalgene gjennomfører i snitt 0,5 selskapskontroller i året. Usikkert anslag - bestilt rundt 225 unike selskapskontroller i 2013. Dette er trolig en dobling siden 2008. Mange kommuner går sammen om fellesselskapskontroll det gjør at omfanget umiddelbart kan virke større. Stor variasjon mht. omfang, tema og kvalitet 33 % av kontrollutvalgene gjennomførte ikke selskapskontroll i 2013. 10 % mener de ikke gjennomfører tilstrekkelig med forvaltningsrevisjon til å ivareta utvalgets kontrollansvar. 17 % av kontrollutvalgene har ikke gjennomført selskapskontroller i hele inneværende valgperiode. 13 18 % mener de ikke gjennomfører tilstrekkelig med selskapskontroll til å ivareta utvalgets kontrollansvar. 2015 Deloitte AS

Stor variasjon i samlet budsjett for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Store variasjoner i samlet budsjett til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll mellom kommunene En femtedel har under 100 000 kroner i året 81 % av kontrollutvalgslederne mener at utvalget har tilstrekkelig budsjett til å gjennomføre nødvendige prosjekter. 8 % er ikke enig. Sekretariatene er ikke like positive. 57 % er enige i at det er tilstrekkelige budsjett, mens 17 % er uenig. 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Budsjett for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 20 Under 100 000 24 Mellom 100 og 299 000 18 Mellom 300 og 999 000 10 Over 1 million 14 14 Etter behov Ikke sikker Mange kontrollutvalgsledere (42 %) er ikke kjent med ressursinnsatsen i prosjektene som bestilles verken i timer eller kroner. Omfanget til et prosjekt kan variere mellom under 100 timer til over 1000 timer. 14 2015 Deloitte AS

Kvaliteten på rapportene oppleves som god Et flertall opplever kvaliteten på rapportene som svært høy/høy. Men forskjell mellom kontrollutvalgsledere og rådmenn Forskjell på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll KU-ledere Rådmenn KU-ledere Rådmenn 3 3 23 27 36 Vurdering av kvalitet 52 48 27 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 60 31 9 1 14 10 6 11 12 15 5 2 12 5 Gjennomgang av 20 forvaltningsrevisjonsrapporter viser at det er stor variasjon i utførelse. De fleste rapporter er i samsvar med RSK 001, Likevel forskjell i kvalitet mht. metode, faglig tilnærming, skriftlig fremstillingsform m.m. Enda større variasjon i form og innhold på gjennomgåtte selskapskontroller. Svært høy Høy Verken høy eller lav Lav Svært lav Ikke mottatt rapporter Ikke sikker 15 2015 Deloitte AS

Behov for ytterligere retningslinjer? Større behov for retningslinjer knyttet til selskapskontroll enn for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon 11 41 48 Utførelsen av selskapskontroll blir gjennomgående vurdert som dårligere enn for forvaltningsrevisjon Selskapskontroll 25 45 30 Skillet mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap er ikke alltid klart i praksis. Både revisjon og sekretariat blander disse formene i utvalget av rapporter som er gjennomgått.. 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % I svært stor/stor grad I verken stor/liten grad I liten/svært liten grad Det bør vurderes om selskapskontroller (herunder eierskapskontroller) skal defineres som forvaltningsrevisjon og 16 dermed omfattes av samme regelverk og standard som gjelder for forvaltningsrevisjon Behov for klarere retningslinjer for selskapskontroll og hvordan en skal skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap. 16 2015 Deloitte AS

Revisors kompetanse er svært viktig Revisors kompetanse og gjennomføringsevne er den viktigste faktoren som virker positivt inn på gjennomføring av forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Bistand fra sekretariatet skiller seg også positivt ut. Kontrollutvalgsledere mener at revisjonen har både god kompetanse og kapasitet til å gjennomføre forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Det bør gjøres en vurdering av om kompetansekravet til forvaltningsrevisorer er tilstrekkelig. I dag stilles det krav til at oppdragsansvarlig revisor har minimum en bachelor. Det stilles ikke krav til andre revisjonsmedarbeider som gjennomfører forvaltningsrevisjon. 28 % av rådmennene mener at revisor ikke har tilstrekkelig kompetanse til å vurdere forvaltningen i kommunen 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 31 32 42 47 51 74 83 88 0 Kunnskap i KU Budsjett til KU KST sin holdning ADM sin holdning Engasjement i KU Bistand fra sekretariat Revisors gjennomføringsevne 17 Revisors kompetanse 2015 Deloitte AS

OPPFØLGING OG EFFEKT AV KONTROLLARBEIDET 18

Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller har effekt Forvaltningsrevisjoner munner som regel ut i anbefalinger om tiltak. Kommunestyret fatter vedtak i samsvar med innstilling Kontrollutvalget vedtar/innstiller i all hovedsak de anbefalinger som revisjonen har foreslått. 71 25 4 1 Kommunestyret vedtar i all hovedsak kontrollutvalgets innstilling. Administrasjonen følger i all hovedsak opp de merknader og tiltak som påpekes i forvaltningsrevisjonsrapporter og selskapskontroller. 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Helt enig Ganske enig Verken enig eller uenig Ganske uenig Helt uenig Oppfølging av merknader og tiltak av administrasjonen innen angitte frister Kontrollutvalget følger i all hovedsak opp at tiltakene som er vedtatt blir iverksatt av administrasjonen. Rådmenn 21 76 21 KU-ledere 8 66 16 1 6 3 Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller har dermed en vesentlig innvirkning på forbedringsarbeidet i forvaltningen 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Alltid Som oftest Noen ganger Sjelden Aldri Ikke sikker 19 2015 Deloitte AS

Kontrollutvalgsledere mener at forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er viktige verktøy for kontroll og læring i forvaltningen De aller fleste kontrollutvalgslederne mener at forvaltningsrevisjoner bidrar positivt til kontrollarbeidet i kommunen og at det bidrar til læring og forbedring i forvaltningen. Bidrar forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller positivt til kontrollarbeidet? Forvaltnignsrevisjon 96 22 76 % mener at selskapskontroller bidrar positivt til kontrollarbeidet i kommunen. Selskapskontroll 76 5 12 7 Effekten vurderes som større for internkontroll enn for bedre eller en mer effektivt tjenestetilbud. 79 % av kontrollutvalgslederne mener at gjennomførte forvaltningsrevisjoner har ført til en bedre internkontroll 59 % mener de har ført til et bedre/mer effektivt tjenestetilbud. 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Ja Nei Har ikke gjennomført prosjekt Ikke sikker 20 2015 Deloitte AS

Også rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er viktige verktøy for kontroll og læring i forvaltningen 80 % av rådmennene mener at kontrollutvalgets prosjekter er en viktig del av kommunens egenkontroll. 63 % av rådmennene opplever at forvaltningsrevisjoner bidrar til læring og forbedring i administrasjonen 62 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner bidrar til bedre regeletterlevelse. 61 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner bidrar til forbedret internkontroll i kommunen 47 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner gi en bedre/mer effektiv saksbehandling. 33 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner bidrar til bedre og/eller mer effektivt tjenestetilbud. 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Kontrollutvalgets prosjekter en viktig del av kommunens egenkontroll 37 43 11 Helt enig Delvis enig Verken enig eller uenig 7 Delvis uenig 3 Helt uenig Ikke like positive til effekten av selskapskontroll 29 prosent mener at selskapskontroller bidrar til at kommunen får en bedre forvaltning av eierskapene sine 21 2015 Deloitte AS

Faktorer som kan virke positivt inn på administrasjonens oppfatning av effekten av kontrollutvalgets rapporter At revisjonsrapporter har høy kvalitet Læring 89 % versus 31 % Internkontroll 80 % versus 36 % «Når administrasjonen er negativ til kontrollen, mister kontrollen sin funksjon da har den ingen hensikt» (Kontrollutvalgsleder) Involvering i arbeidet med overordnet analyse Læring 85 % versus 56 % Internkontroll 78 prosent versus 35 prosent Relevante prosjekter Læring 81 % versus 41 % Internkontroll 73 prosent versus 43 prosent Revisors kompetanse Læring 79 % versus 43 % Internkontroll 75 % versus 44 % Konkrete tiltak Læring 77 % versus 41 % Internkontroll 71 % versus 44 % Disse faktorene har større betydning for effekten på læring enn for effekten på internkontroll. «Kontroll kan «vedtas», læring kan ikke.» 22 «En må passe på at ikke kontroll og avvik alltid blir hovedfokus. En må ikke skape frykt for å gjøre noe galt, slik at folk blir redde for å gjøre noe. Kontroller og tilsyn er veldig negativt ladet, det som er bra omtales ikke. Dette kan stå i motstrid til det å motivere ansatte til endring.» (Rådmann) 2015 Deloitte AS

HØRING 23

Høringer vid forståelse, liten utbredelse Evalueringen viser at høringer i regi av kontrollutvalget per i dag er et relativt marginalt fenomen, selv når det legges til grunn en «vid» definisjon. Anslagsvis har rundt 5 % av kontrollutvalgene gjennomført høringer. Uklar definisjon og anvendelsesområde (alt fra orienteringer til granskinger) De faktiske erfaringene med høringer er varierende. Liten grad av oppfølging i etterkant Det som det derimot synes å være stor enighet om, er behov for nasjonale regler og retningslinjer for høringer, dersom dette er en kontrollform de kommunale kontrollutvalgene skal kunne benytte. Behov for en smalere definisjon av høring som skiller det fra andre kontrollverktøy 24 2015 Deloitte AS

KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT 25

Fem «modeller» for kontrollutvalgssekretariatet Det har blitt færre og større sekretariat. Fra 65 i 2009 til 58 i 2014 81 % av kontrollutvalgene har sekretariat organisert som et interkommunalt selskap eller samarbeid. 10 sekretariatvirksomheter har ansvar for 15 kontrollutvalg eller mer hver, og til sammen betjener disse sekretariatene 43 % av kontrollutvalgene. Rundt halvparten av sekretariatene består av én ansatt Modell 1. Kommunale samarbeidsløsninger (egenregi) 2. Eget sekretariat (egenregi) 3. Kjøp fra offentlige/ bytteordning 4. Kjøp fra private selskap Antall sekretariat Andel sekretariat Antall kontrollutvalg Andel kontrollutvalg 32 55 % 363 81 % 7 12 % 8 2 % 3 5 % 19 4 % 8 14 % 39 9 % 5. Kjøp fra andre 8 14 % 17 4 % SUM 58 100 % 446 100 % 26 2015 Deloitte AS

Variasjon i hvor mye tid som brukes på kontrollutvalgene Tid på bistand pr. mnd Store forskjeller i hvor mye tid sekretariatene benytter på å bistå kontrollutvalget Det er en større andel av sekretariatene som oppgir at utvalgets engasjement er avgjørende for tidsbruken, enn de som oppgir budsjett og kommunestørrelse. 0 2 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 18 37 10 4 6 10 4 8 Årsaker til variasjon i tidsbruk 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 37 44 87 57 23 58 27 2015 Deloitte AS

Variasjon i hvilke oppgaver som utføres av kontrollutvalgssekretær Administrator Saksbehandler Utreder Dialog med revisor (100 %) Innkalling (100 %) Referat (98 %) Arkivering (98 %) Påser behandling i KST (96 %) Tilrettelegge møtene (95 %) Tilgjengeliggjør rapporter (91 %) Oppdaterer nettsider (62 %) Saksforberedelser Selvstendige vurderinger av saker (for eksempel av rapporter) Oppfølging av vedtak (87 %) Kommer med innspill til saker (49 %) Bistand i forbindelse med bestilling av rapporter Bistand i forbindelse med behandling av rapporter Egne undersøkelser på bestilling (68 %) Overordnet analyse (36 %) Selskapskontroll (32 %) 2015 Deloitte AS

Kontrollutvalgene er fornøyde med sekretariatene sine Nesten samtlige kontrollutvalgsledere (94 %) er enig i at sekretariat bistår på en god måte. Sekretariatets kompetanse og kvalitet Samarbeidet med sekretariatet oppleves som godt (99 %) God kompetanse 75 20 3 2 Godt fornøyd med sekretariatets kvalitet, kompetanse og kapasitet. Variasjon i tidsbruk og oppgaver, men alle er fornøyd. Et paradoks? Iboende utfordring at det er vanskelig å vite hva som skal, kan og bør forventes av sekretariatene? Kapasitet 66 Helt enig Ganske enig Verken enig eller uenig Ganske uenig Helt uenig 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Behov for å etablere tydeligere nasjonale føringer hvilke oppgaver sekretariatene skal bistå med? 26 5 4 29 2015 Deloitte AS

TAKK Birte Bjørkelo Director Enterprise Risk Services Deloitte AS Tel/Direct: +47 55 21 82 58 Mobile: +47 92 89 89 08 bbjorkelo@deloitte.no www.deloitte.no 30 2015 Deloitte AS

SAK NR. 03/2016 Ringsaker kommune REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV PLAN/STRATEGI OG STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET OG KOMMUNALE FORETAK FOR 2015 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 15.01.16 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Engasjementsbrev Ringsaker kommune (brev av 9/11-15 fra Hedmark Revisjon IKS til kontrollutvalget i Ringsaker kommune) 2. Revisjonsrapport interim 2015 - Ringsaker kommune (brev av 15/12-15 fra Hedmark Revisjon IKS til rådmannen) 3. Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor (brev av 18/8-15 fra Hedmark Revisjon IKS til kontrollutvalget) Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av Ringsaker kommunes regnskap for 2015 tas til orientering. 2. Status og fremdrift i revisjon av Ringsaker kommunes regnskap for 2015 tas til orientering. 3. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Oppsummering: I tråd med etablert praksis informerer kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor løpende til kontrollutvalget om gjennomføringen av revisjonen av kommunens regnskaper. 1

Hensikten er å holde kontrollutvalget løpende orientert om regnskapsrevisjonens arbeid, jf. kravene i forskrift om kontrollutvalg. For å holde seg «løpende orientert» er det etablert praksis med minimum tre samtaler med revisor i løpet av året: 1. Presentasjon av revisjonsplan/-strategi (normalt sept/okt) 2. Statusrapport (des/jan) 3. Årsavslutning og presentasjon av revisjonsberetningen (april/mai) Plan/strategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2015 er tidligere presentert for kontrollutvalget (forrige valgperiode). Av hensyn til nytt kontrollutvalg vil en del av dette bli repetert som innledning til saken. Revisors engasjementsbrev til kommunen (se vedlegg 1) er en del av den innledende informasjonen i saken. Revisor vil videre orientere om gjennomført interimsrevisjon med utgangpunkt i brev til rådmannen som oppsummerer arbeidet (se vedlegg 2). Egenvurdering fra oppdragsansvarlig revisor i forhold til sin uavhengighet til kommunene følger også vedlagt (se vedlegg 3). Det følger av krav i lovverket om å avgi årlig egenvurdering. Revisjonsstrategien og kontrollutvalgets rolle/ansvar: Bakgrunnen for revisors presentasjon av revisjonsstrategien overfor kontrollutvalget er forskrift om kontrollutvalg 6: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Dersom man skal holde seg løpende orientert mv. slik forskriften krever, vil kunnskap om revisors planlegging og revisjonsstrategi være viktig informasjon. Dette fremgår også av egen veileder for kontrollutvalget om det ansvaret kontrollutvalget har overfor regnskapsrevisor (utgitt av Norges Kommunerevisorforbund, 2010). I veilederen står bl.a.: Kunnskap om revisjonens innhold For at kontrollutvalget skal kunne ha en oppfatning av om regnskapene blir revidert på en betryggende måte, bør kontrollutvalgene ha kunnskap om hva revisjonsarbeidet omfatter. Et engasjementsbrev fra revisor vil kunne være til hjelp. Hensikten med et engasjementsbrev er å informere den reviderte om revisjonsoppdragets art og klargjøre de involverte partenes oppgaver og plikter. Her vil formål og innhold i revisjonen utdypes nærmere, sammen med en avklaring av hva som er kommunens ansvar. Det er utarbeidet en revisjonsstandard som omhandler vilkårene for et revisjonsoppdrag og engasjementsbrev. Spesielt forhold knyttet til rapportering og kommunikasjon vil kunne bidra til nyttige avklaringer i forhold til kontrollutvalgets oppgave og forventninger. Hva kan det forventes at revisor skal rapportere når og i hvilken form? Eksempler vil være 2

revisjonsberetningen og hva som ligger til grunn for denne, rapporteringsrutiner om avdekkede misligheter, såkalte nummererte brev og hva som vil bli rapportert i disse og eventuelt annen rapportering fra revisor. Det vises til ISA 210 Inngåelse av avtale om vilkårene for revisjonsoppdraget når det gjelder engasjementsbrev fra revisor. Kontrollutvalget må gjøre seg kjent med dette brevet. Faser i revisjonsarbeidet: Regnskapsrevisjonen kan inndeles i tre faser: 1. I planleggingsfasen vurderes de største regnskapspostene ut fra risiko- og vesentlighetsforhold basert på revisors kunnskap om og erfaring med oppdraget. Her tar revisor stilling til hvordan vi skal utføre revisjonen for å kunne bekrefte at årsregnskapet ikke inneholder vesentlige feil eller mangler. I planen inngår også hvordan den økonomiske internkontrollen skal gjennomgås og eventuelt testes. I tillegg til den rent økonomiske virkningen av eventuelle feil, søker man også å ta hensyn til allmennhetens behov for informasjon knyttet kommunens årsplan og årsbudsjett. Revisjonsplan/-strategi presenteres for kontrollutvalget. 2. I gjennomføringsfasen kartlegges og vurderes normalt internkontrollen først. Revisjon som direkte gjelder bekreftelse av regnskapsposter, gjøres gjerne etterpå og normalt mot slutten av året i forbindelse med regnskapsavslutningen. Kontrollutvalget informeres om arbeidet (statusrapportering). 3. I avslutningsfasen utføres kontroller rettet mot årsavslutningen og det konkluderes det på utført arbeid, herunder hvorvidt det er utført tilstrekkelig revisjon. Revisjonsberetning avlegges (frist 15/4). Ofte lages det også et årsavslutningsbrev til rådmannen. Revisor deltar i forbindelse med kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet og presenterer revisjonsberetningen og de avsluttende konklusjonene. 3

Kontrollutvalget i Ringsaker kommune Postboks 84, 2341 Løten Telefon: 62 43 58 00 www.hedmark-revisjon.no post@hedmark-revisjon.no Org.nr.: 974 644 576 MVA Bankgiro: 1822.46.49505 Saksbeh.: Direkte tlf.: Deres ref.: Vår ref.: Dato: Morten Alm Birkelid 911 00 413 9. november 2015 Engasjementsbrev Ringsaker kommune 1. Innledning Hedmark Revisjon IKS er et interkommunalt selskap som leverer revisjonstjenester til sine eierkommuner. Revisjonen består av forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon, og omfatter revisjonen av kommuneregnskapet. Med utgangspunkt i de revisjonsbestemmelsene som gjelder for kommuner og fylkeskommuner, herunder standarder for god kommunal revisjonsskikk, vil vi i dette brevet beskrive vår forståelse av revisjonsoppdraget slik at utvalget får en oppfatning av rollefordeling og hva som kan forventes av oss. Brevet er begrenset til å omfatte regnskapsrevisjonsoppdraget. Vår forståelse av forvaltningsrevisjonsoppdrag vil fremgå av prosjektplaner knyttet til bestilling av forvaltningsrevisjoner fra kontrollutvalget. De økonomiske og rapporteringsmessige forhold mellom revisjonen og kontrollutvalget som oppdragsgiver reguleres i egen årlig oppdragsavtale. 2. Revisjonen formål og innhold Generelt Kommuneloven har blant annet følgende bestemmelser om revisjonen i 78: 1. Revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk. 2. Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Vi vil gjennomføre og rapportere resultatene av vår regnskapsrevisjon i henhold til god kommunal revisjonsskikk, som er en rettslig standard. Innholdet i dette begrepet er normert av kommunelovens bestemmelser om revisjon, tilhørende forskrifter og etablerte og anerkjente standarder på området. Som medlem av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) er vi underlagt jevnlige eksterne kvalitetskontroller. Revisor har plikt til løpende å foreta en vurdering av egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4

Ledelsenes ansvar I henhold til kommuneloven er det kommunens administrasjonssjef som er ansvarlig for at kommunens interne administrative kontroll og økonomiforvaltning er ordnet på en betryggende måte og er gjenstand for betryggende kontroll. Det er også administrasjonssjefens ansvar å utarbeide og fremme kommunens årsberetning og avlegge årsregnskapet i samsvar med bestemmelsene i kommuneloven, forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner og god kommunal regnskapsskikk. Kommunens ledelse har også ansvaret for at vi som revisor har ubegrenset tilgang til registrerte opplysninger, dokumentasjon og annen informasjon vi finner nødvendig for å kunne utføre vårt arbeid, herunder korrespondanse, kontrakter, protokoller m.v. Dette inkluderer også tilgang til systembeskrivelser og nødvendig veiledning. Ledelsen har ansvar for at all dokumentasjon revisor har behov for oversendes i rimelig tid og senest en uke før gjeldende frister. Kommunestyret og kontrollutvalgets ansvar Kommunestyret er kommunens øverste organ, og har det øverste tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Kontrollutvalget skal påse at kommunen og forvaltningen blir forsvarlig revidert. Regnskapsrevisjon Årsregnskapet og de aktuelle delene av årsberetningen I regnskapsrevisjonen er vår hovedoppgave som revisor for kommunen å vurdere og avgi en uavhengig uttalelse (revisjonsberetning) om hvorvidt årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter. I tillegg kontrollerer vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene stemmer med regulert budsjett. Vi kontrollerer også om opplysninger i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet. I tillegg kontrollerer vi om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskaps-opplysninger. Videre er det vår oppgave å vurdere om kommunen har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll. Årsregnskapet skal iht. forskriften være avlagt av administrasjonssjefen innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Administrasjonssjefens ansvar omfatter også ansvar for at registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger er innrettet på en ordentlig og oversiktlig måte. Revisjonen plikter å avgi revisjonsberetning innen 15. april. Revisjonens utførelse og forholdet til intern kontroll God kommunal revisjonsskikk innebærer blant annet at vi kontrollerer utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i årsregnskapet, foretar analytiske vurderinger og andre revisjonshandlinger som vi etter forholdene finner hensiktsmessige. På grunn av en revisjons iboende begrensninger, sammen med den interne kontrollens iboende begrensninger, er det alltid risiko for at ikke all vesentlig feilinformasjon i regnskapet avdekkes, selv om revisjonen er planlagt og utført i samsvar med god kommunal revisjonsskikk, herunder de internasjonale revisjonsstandardene (ISA-ene). Ved vår risikovurdering vurderer vi de interne kontrollene som er relevant for kommunens eller enhetens utarbeidelse av årsregnskapet med det formål å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige ut fra Hedmark Revisjon IKS 2

omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for effektiviteten av enhetens interne kontroll. Slike revisjoner eller gjennomganger vil eventuelt kunne avtales særskilt. Generelt vil en effektiv intern kontroll (kommunens egen) redusere risikoen for at misligheter og feil vil oppstå uten å bli avdekket, men vil aldri kunne eliminere denne risikoen. Omfanget av vårt revisjonsarbeid vil for en stor del være avhengig av kvaliteten på, og effektiviteten av kommunens interne kontroll, samt regnskaps- og rapporteringsrutiner. Vi vil rapportere skriftlig om eventuelle vesentlige mangler i den interne kontrollen som er relevante for revisjonen av årsregnskapet og som vi har identifisert under revisjonen, se nærmere om dette under avsnittet rapportering. Registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Når vi konkluderer om registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i revisjonsberetningen, vil revisjonen være utført i samsvar med den internasjonale standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk finansiell informasjon». Denne standarden krever at vi etterlever etiske krav, planlegger og gjennomfører vårt arbeid for å oppnå betryggende sikkerhet for at det ikke er vesentlige formelle mangler knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Slike vurderinger innebærer gjennomføring av kontrollhandlinger for å innhente bevis om disse forholdene. De valgte kontrollhandlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for vesentlige mangler. Ved vurderingen av ledelsens plikter med hensyn til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, innhenter revisor informasjon om kommunens interne rutiner for å vurdere samsvaret med lov, forskrift og god bokføringsskikk, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. Andre uttalelser og kontrollhandlinger Vår revisjon vil også omfatte de kontrollhandlinger som er nødvendige for å attestere følgeskriv til lønns- og trekkoppgavene og de terminvise krav etter den kommunale ordningen for momskompensasjon. Vi utfører også kontroll av tilskudd som er gitt for å finansiere særskilte oppgaver (særattestasjoner), der det er krav om revisors attestasjon. Våre kontroller utføres i tråd med oppdragsgivers anvisninger og aktuell standard for attestasjonsoppdrag. Oppdragsansvarlig revisor Oppdragsansvarlig revisor på oppdraget er Reidun Vie, som på vegne av oss vil være ansvarlig for utførelsen av revisjonen. Utøvende revisorer vil være Kristin F. Solvang. 3. Innsynsrett og taushetsplikt Revisor kan kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument hos kommunen og foreta de undersøkelser som revisor finner nødvendige for å gjennomføre oppgavene. Både oppdragsansvarlig revisor og revisjonsmedarbeiderne har med visse lovhjemlede unntak - taushetsplikt om alt de får kjennskap til under utførelsen av arbeidet. Dette følger av kommunelovens 78, nr 7. Taushetsplikten gjelder ubegrenset i tid, også etter at oppdraget er avsluttet. Taushetsplikten er dog ikke til hinder for at kontrollutvalget får den informasjon om resultater av revisjonen som er nødvendige. Hedmark Revisjon IKS 3

4. Rapportering og dialog Engasjementsbrev for revisjonsoppdraget utarbeides for hver valgperiode eller oftere dersom det er forhold som tilsier det. I tillegg utarbeides oppstartsbrev i forbindelse med oppstart av den enkelte forvaltningsrevisjon. Dette sendes administrasjonen. Regnskapsrevisjonens innhold avhenger av revisjonsstandarder, intern kontroll og revisors skjønn. Kontrollutvalgets oppgave er å påse at kommunen har en tilstrekkelig revisjon. For å sikre kontrollutvalget informasjon om regnskapsrevisjonen vil det i tillegg til revisjonsberetningen redegjøres for status i arbeidet ved rapportering for hvert kvartal. I tillegg vil revisor orientere om revisjonsstrategien (i august/september), oppsummere resultatene etter endt interimsrevisjon (i januar) og oppsummere resultatene etter årsoppgjøret (i april). Misligheter Revisor skal iht forskriftens 3, gjennom revisjonen bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Konstateres det misligheter ved revisjon, eller på annen måte, skal revisor straks sende foreløpig innberetning til kontrollutvalget. Når saksforholdet er nærmere klarlagt skal revisor sende endelig innberetning til kontrollutvalget. Revisor skal sende kopi av innberetningen til administrasjonssjefen. Nummererte brev Vi kan gjennom regnskapsrevisjonen finne forhold som ikke blir påpekt i revisjonsberetningen, men vi finner det nødvendig å påpeke i nummerert brev. Slike nummererte brev vil bli sendt til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. For kommunale foretak sendes nummererte brev til kontrollutvalget med kopi til styret og daglig leder. Kontrollutvalget har et ansvar for å påse forhold som er påpekt av revisor blir fulgt opp. I henhold til revisjonsforskriften 4, 2 skal revisor påpeke følgende forhold i nummererte brev: 1. Mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. 2. Feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen. 3. Misligheter. 4. Feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet. 5. Manglende redegjørelse for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå. 6. Begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift. 7. Begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16. Brev med påpekning av mindre vesentlige feil eller mangler vil bli sendt direkte til administrasjonen. Uttalelser fra kommunens ledelse I forbindelse med årsavslutningen vil vi i henhold til god kommunal revisjonsskikk innhente en skriftlig uttalelse fra ledelsen om fullstendigheten og riktigheten av de opplysninger som gis i årsregnskapet. På samme måte er vi pålagt å innhente skriftlige uttalelser fra ledelsen om kjennskap til eller mistanke om misligheter mv. Disse uttalelsene vil innhentes fra administrasjonen. Hedmark Revisjon IKS 4