HITRA KOMMUNE Fillan den: 14.11.2011 Medlemmer og varamedlemmer av Helse- og omsorgskomiteen 2011-2015 Innkalling til møte i Helse- og omsorgskomiteen 2011-2015 Medlemmene kalles med dette inn til møte i Frivilligsentralen - 16.11.2011 Kl 18:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: 72 44 17 00 eller postmottak@hitra.kommune.no Kl. 18:00 - Budsjett 2012/Økonomiplan 2012-2015 Felles presentasjon v/rådmannen Kl. 19:30 - Budsjett 2012/Økonomiplan 2012-2015 Saksbehandling i komiteen - Godkjenning av protokoll fra forrige møte - Referatsaker Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 7855.05.16178 7240 Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no
Side 2 av 2
Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket Saker til behandling PS 30/11 Godkjenning av protokoll fra møte den 26.10.2011 RS 22/11 Referatsaker Nærværsarbeid i praksis i Hitra kommune. Et prosjekt for brukerdialog, kvalitet og nærvær i kommunens helse - og omsorgstjenester RS 23/11 Beboerstatistikk 2011 medtatt uke 43 RS 24/11 RS 25/11 RS 26/11 Vedrørende videreføring av finansiering av overgrepsmottak ved St. Olav Hospital 2012 Rundskriv fra Helse - og omsorgsdepartementetom rservasjon for leger i den kommunale helse - og omsorgstjenesten Ordførerdugnad for å bekjempe vold mot barn.
Saker til behandling
Saker til behandling
Referatsaker
Referatsaker
Prosjektplan Nærværsarbeid i praksis Hitra kommune Et prosjekt for brukerdialog, kvalitet og nærvær i kommunens helse og omsorgstjenester - prosjektperiode 01.01.2012 31.12.2012 Oktober 2011 1
Innhold 1.0 Bakgrunn:... 3 2.0 Hovedmål:... 4 3.0 Rammer:... 4 4.0 Avgrensning:...4 5.0 Organisering:... 4 5.1 Samarbeid:... 5 6.0 Avgjørelser oppfølging og milepæler:...5 6.1 Godkjenning av prosjektrapport... 5 6.2 Oppfølging... 6 6.3 Milepæler... 6 7.0 Risikoanalyse og Kvalitetssikring:...6 7.1 Risikofaktorer og tiltak... 6 7.2 Kvalitetssikring...6 8.0 Gjennomføring:...7 8.2 Hovedaktiviteter... 7 8.2 Tids- og ressursplan... 7 9.0 Økonomi:...7 9.1 Finansiering... 7 9.2 Regnskap... 7 2
1.0 Bakgrunn: Hitra kommune har høy skår på kvalitet på flere kvalitetsundersøkelser som har målt kvalitet innenfor de kommunale pleie og omsorgstjenester, eksempelvis kommunebaromteret hvor kommunen blir rangert som 54 av alle norske kommuner. Kommunen skårer likevel dårlig på brukerdialog og brukerundersøkelser. Kommunen ønsker i 2012 å øke fokus på brukerdialog og brukerundersøkelser som virkemiddel for å øke kvaliteten på kommunens tjenester ytterligere. Kommunen har også stor tiltro til at god brukerdialog knytta til kvalitet i tjenesteytingen vil kunne bli et viktig nærværstiltak for kommunen. Hitra kommune som arbeidsgiver har over tid hatt et høyt (syke)fravær. Tidlig på 2000 tallet var gjennomsnittlig fravær opp mot 14,5 %. Kommunen begynte med aktivt arbeid på ledernivå med målsetting å redusere fraværet, mål for prosjektarbeidene 7,5 % i snitt for kommunens ansatte. Det var tilsatt egen prosjektmedarbeider i tiden 2007 2009. Sykefraværet sank betydelig og var for lengre perioder nede på 7,5 % som var målsetting ved avslutning av prosjektet. Prosjektet ble i all hovedsak vurdert som vellykket. Gjennomført prosjektet omhandlet både nærværsarbeid og sykefraværsarbeide. Hovedfokus ble nok likevel sykefravær. Gjennom omstilling og nedbemanning i perioden 2007 2010 har sykefraværet variert betydelig, i selve omstillingsperioden var fraværet relativt lavt på de fleste deltjenester. Siste del av omstilling i helse og omsorg ble gjennomført høst 2010, etter dette har fagområdet hatt et gjennomsnittlig fravær første halvår 2011 på 12,6 %. Hitra kommune ser behov for, i etterkant av den store omstillinga kommunen har vært igjennom, å fokusere på nærværsarbeid og nærværstiltak i tiden framover. Eksempelvis har kommunens ressursbruk til kommunale pleie og omsorgstjenester i perioden 2006 2010 blitt redusert med ca 11,5 %, tilsvarende tall for nabokummer og landet en økning på mellom 24 og 36 %. Reduserte driftsrammer kombinert med mer bevisste og krevende brukere, samtidig som kommunen gjennom samhandlingsreformen blir stilt over nye / store faglige utfordringer, gjør at kommunen ønsker å gjennomføre et eget arbeidsmiljøprosjekt i 2012 med tittel NÆRVÆRSARBEID I PRAKSIS med fokus på kvalitet og brukertilpasning i en organisasjon med klare mål og tilpassede oppgaver for de ansatte som fremmer arbeidsmiljø og nærvær. Prosjektet skal gjennomføres med følgende hovedfokusområder: Brukerdialog som driver for kvalitet Lederrollen lederens rolle som kompetanseformidler Etikkarbeid og refleksjon over egen praksis Samarbeid med kommuneleger (sykmelder) knytta til felles forståelse / plattform for nærvær Arbeidstidsordninger Prosjektet skal evalueres (måles) opp mot: 3
- Kartlagt brukertilfredshet - Arbeidsmiljøkartlegging - Nærvær, målsetting å ha et nærvær over 93 % i kommunens helse og omsorgstjenester (totale mulige dagsverk med fradrag av fravær slik som definert i KOSTRA for pleie og omsorg, 89,8 % i 2010) - Mål for gjennomsnittlig aktivitetsgrad hos ansatte slik som definert / avklart ved oppstart av prosjektet 2.0 Hovedmål: 3.0 Rammer: 1) For perioden 4. kvartal 2012 2. kvartal 2013 ha et gjennomsnittlig nærvær på 93 % (totale mulige dagsverk med fradrag av fravær slik som definert i KOSTRA for pleie og omsorg, 89,8 % i 2010) 2) Redusere omfanget av uønsket deltid i hht. kartlegging ved oppstart desember 2011, måltall fastsettes ved oppstart sammen med tillitsvalgte 3) Økt brukertilfredshet med kommunale helse og omsorgstjenester gjennom brukerdialog og kvalitet i tjenesteytingen 4) Måltall for vurdering av arbeidsmiljø slik som definert i senere utarbeidet delmål og tiltak for dette området Det søkes Fylkesmannen om kr. 450 000 til prosjektet av en estimert totalkostnad på kr 950.000,-. Kostnader i dette prosjektet er prosjektmedarbeidernes arbeidstid i tillegg til lønn til prosjektleder, og midler til nødvendig opplæring / kompetanseutvikling. I tillegg kommer tid til informasjonsinnhenting og bearbeiding av data knytta til kartlegging av brukeroppfatning, brukertilfredshet og arbeidsmiljøkartlegging. Kommunene har til sammen en egenfinansiering på kr. 500.000 som kal dekke kommunens lønns og driftsutgifter knytta til (del)prosjektet. 4.0 Avgrensning: Det skal, i tillegg til dette prosjektet, etableres system / rutiner for løpende brukerundersøkelser med fokus på kvalitet i tjenesteytingen. I selve prosjektet inngår kartlegging av opplevd brukerkvalitet ved oppstart og innen tre måneder etter fullført prosjekt. Det gjennomføres videre eget prosjekt for utarbeiding av strategisk kompetanseplan for helse og omsorgsområdet i Hitra kommune. Hitra kommune arbeider med å få sterkere fokus på fysisk aktivitet og trening. Røris er tatt i bruk av flere ansattegrupper. Det er et mål å øke aktivitet gjennom veiledet og egen fysisk aktivitet. Tiltaket skal gjennomføres for hele kommuneorganisasjonen og inngår ikke dette delprosjektet for helse og omsorg. 5.0 Organisering: Dette prosjektet er organisert som et delprosjekt knytta til kommunens samlede innstats for å øke brukerdialog, kvalitet og nærvær i kommunens helse og omsorgstjenester. Prosjektet inneholder også en vurdering av kommunens rutiner knytta til fravær, herunder dialog med sykmelder. 4
Prosjektgruppen har følgende medlemmer: Kommunalsjef Harald M. Hatle, personalsjef Synnøve Hansen. Enhetsleder helse- familie og rehabilitering Ester H. Aune, enhetsleder pleie- og omsorg Ann Merete Østmark. Avdelingsleder Anne Strøm, avdelingsleder Elin A. Walvaag og avdelingsleder May Brit Sollie. Tillitsvalgte, se pkt 5.1. Prosjektleder: Avklares senere. Tabellen under viser antall møter og tema for de enkelte møtene som skal gjennomføres. Dato Tid Tema for møtet Møtested Desember Konstituering av prosjektgruppe Skarven Desember Informasjon om prosjektet til ansatte Avdelingsmøter Januar Prosjektgruppemøte Skarven Februar Allmøter helse og omsorg, info om prosjektplan Hitra Helsetun Mars Prosjektgruppemøte Skraven Mars Første møte i dialogforum ledere helse og omsorg og Havella kommune leger Hitra kommune April des Møteplan fastsettes vår 2012 5.1 Samarbeid Tillitsvalgte i Hitra kommune inviteres til å delta i prosjektgruppen med inntil to tillitsvalgte. I tillegg skal øvrige lokale tillitsvalgte informeres fortløpende og involveres i lokale aktiviteter gjennom systematisk rapportering via dialogforum. Det planlegges etablert eget dialogforum mellom kommunen og brukerne v / brukerorganisasjone knytta til planlegging av framtidige tjenester fra kommunens helse og omsorgstjenester. Dette dialogforumet benyttes også, ved behov, i dette prosjektet. 6.0 Avgjørelser oppfølging og milepæler: 6.1 Godkjenning av prosjektplan og prosjektrapport Utkast til prosjektplan godkjennes av kommunens strategisk ledergruppe (rådmannen) oktober 2011. Prosjektplan legges videre fram for dialogmøte til drøfting før oppstart av prosjektet. Prosjektrapport, samt evt. delrapporter ved nådde milepælspunkter, forelegges strategisk ledergruppe og dialogmøte. Prosjektrapporten går videre som melding til formannskapet som kommunens arbeidsgiverorgan på politisk nivå. Prosjektrapporten skal også sendes Fylkesmannen i Sør Trøndelag som tilbakemelding på tilståtte skjønnsmidler. 5
6.2 Oppfølging Prosjektgruppen avholder møter internt og eventuelt sammen med andre (øvrige) ledere i Hitra kommune. 6.3 Milepæler Tabellen under viser femdriften i prosjektet og de ulike milepælene knyttet til dette. Milepæl Dato Resultat MP-1 31.12.2011 Endelig prosjektplan med delmål og tiltak for prosjektet MP-2 31.01.2012 Kartlagt tilsettingsforhold og omfag av uønsket deltid. Sette mål for gjennomsnittlig tilsettingsforhold MP-3 15.02.2012 1) Kartlagt arbeidsmiljø ved hjelp av kommunens arbeidsmiljøkratleggingsverktøy 2) Kartlagt brukertilfredshet MP-4 28.02.2012 Etablert dialogforum mellom kommunens leger og ledere innenfor helse og omsorg MP-5 01.05.2012 Fastsettelse (målbare) kvalitetsmål for tjenestene (tjenesteproduksjon) MP-5 01.06.2012 Statusrapport gjennomgang av prosjektplan. Evt. korrigerende tiltak. MP-6 01.09.2012 Påbegynne innfasing av (evt) nye arbeidstidsordninger MP-7 01.10.2012 Alle tiltak i prosjektplan påbegynt MP-8 15.12.2012 Nye kartlegginger av brukertilfredshet, arbeidsmiljø og uønsket deltid påbegynt MP-9 31.01.2013 Endelig prosjektrapport for prosjektet framlegges 7.0 Risikoanalyse og Kvalitetssikring: 7.1 Risikofaktorer og tiltak Risikofaktor Ressurser for gjennomføring Tidsklemme Tiltak Avsettes midler i budsjett for helse og omsorg 2012 til gjennomføring Tilsette egen prosjektleder og bistand fra rådmannsnivå for prioritert gjennomføring 7.2 Kvalitetssikring Prosjektgruppen avklarer eventuelle forhold fortløpende med prosjektledelsen. 6
8.0 Gjennomføring: 8.1 Hovedaktiviteter Endelig prosjektplan med mer detaljert oppsett av delmål og tiltak i planperioden Utarbeide verktøy for brukerdialog og måling av brukertilfredshet Kartlegge uønsket deltid og gjennomsnittlig avtalt arbeidstid Tilsette prosjektleder Gjennomføre brukerundersøkelser (ekstern) og arbeidsmiljøundersøkelse (internt) Etablere dialogmøter (dialogverktøy) med kommuneleger Etablere felles plattform for arbeidet med uønsket deltid Prosjektrapport 8.2 Tids- og ressursplan Prosjektet startes opp i desember 2011 med formell prosjektperiode 1. januar 2012-31. desember 2012, med prosjektevaluering og prosjektrapport ferdigstilt senest februar 2013. 9.0 Økonomi Type kostnad Kroner Lønn prosjektledelse 300000 Vikarlønn m.m. 200000 Hospitering/ opplæring 250000 Utarbeide felles rutiner og 150000 prosedyrer Eksterne brukerundersøkelser 100000 Sum 950 000 Det er lagt til grunn 50 % stilling som prosjektleder for perioden 1. januar 2012 30. desember 2012 i dette prosjektet. Sosiale kostnader er inkludert. Opplæring og utarbeidelse av felles prosedyrer blir et viktig arbeid i kvalitetssikringsarbeidet for kontoret. Det er også mulig at resultatet blir behov for rekruttering av ny kompetanse. 9.1 Finansiering Totalkostnaden på prosjektet er beregnet til kr. 950.000,-, i tillegg kommer tid/ressurs til prosjektgruppe og ledere/ansatte innenfor helse og omsorgstjenestene i Hitra. Det er søkt Fylkesmannen i Sør Trøndelag om kr 450.000,- i skjønnsmidler for 2012, som delfinansiering av direkte kostnader knytta til prosjektet. 9.2 Regnskap Regnskapet for dette delprosjektet føres av prosjektledelsen. Dette innebærer at alle fakturaer skal sendes prosjektleder i Hitra kommune for attestering. Det avlegges prosjektregnskap for prosjektet senest ved prosjektavslutning (januar 2013). 7
8
BEBOERSTATISTIKK 2011 Hitra lokalmedisinske senter (korttidsavdeling Hitra Helsetun) Ja n Fe b u a u a ke nt ke nt 1 1 6 1 0 4 2 9 7 1 5 3 1 8 1 1 5 4 1 9 5 5 1 3 1 1 Ma rs Ap ril uk a uk a e nt e nt 10 1 14 1 1 1 11 1 15 1 3 2 12 9 16 1 2 13 1 17 1 4 2 M ai Ju n u a u ke nt ke 18 1 2 0 3 19 1 2 1 4 20 9 2 5 21 1 2 0 6 2 2 1 1 a nt 1 2 1 3 1 4 1 2
Jul i Au g. Se pt Ok t. No v De s Uk e An t Uk e An t Uk e An t Uk e An t Uk e An t Uk e 27 13 31 15 36 11 40 12 44 10 49 28 13 32 14 37 12 41 12 45 50 29 15 33 14 38 12 42 13 46 51 30 16 34 13 39 14 43 10 47 52 35 11 48 An t
St. Olavs Hospital HF Universitetssykehuset i Trondheim Trondheim, 03.11.2011 Vedrørende videreføring av finansiering Overgrepsmottak St. Olavs Hospital, Kvinneklinikken 2012 Vi vil med dette informere alle kommuner i Sør-Trøndelag om at St Olavs Hospital vil tilby å videreføre sin modell med Seksuelt Overgrepsmottak for 2012. Ansvarsfordeling mellom primær- og Spesialhelsetjenesten er fortsatt ikke avklart sentralt. Signaler far helseministeren er at alle landets overgrepsmottak skal evalueres. I påvente av slik evaluering og avklaring regner vi med at avtalen som ble gjort i 2010 også videreføres for 2012, og dermed at den kommunale finansieringen kan videreføres for 2012. Vi har ikke endret på originaloppsett for kostnader, så summen er den samme som i 2010 og 2011 slik fordelingen ble gjort den gangen. (Fordeling på 1,3 mill fordelt etter innbyggertall i de enkelte kommuner). Hvis det er noen kommuner som ikke vil være med i ordningen gjør vi oppmerksom på at vi da vil fakturere i forhold til kostnad stykkpris pr hendelse. (anslag 20 000 pr tilfelle). Vi ber om tilbakemeldinger innen 15. november på oppgitt mailadresse under. Hvis vi ikke hører noe regner vi med at din kommune er interessert i å videreføre avtalen foreløpig ut 2012. Mvh Kristel Svenning St. Olavs Hospital HF Kvinneklinikken Kristel.svenning@stolav.no Vedlegg: Oversikt fordeling kronebeløp pr kommune. Kopi: Cecilie Hagemann, Gynekolog Turid Furnes, Avdelingssykepleier Ruma Heimstad, Klinikksjef Leena Stenkløv, konst. Samhandlingssjef. Olav Kyrres gt. 11 Bankgiro Telefon 7006 Trondheim 8601.05.10270 725 74097 E-mail Kristel.svenning@stolav.no
Driftsbudsjett SO team 2010 SO team budsjett- opprinnelig oppsett Forslag budsjett tilpasset tilskudd kommunen Alternativt budsjett Lønnskostnader 1,05 årslønn inkl 5%lønnsvekst So sykepleier team, 6/delt vaktturnus 100 % 373 676 373 676 100 % 373 676 Psykiatrisk sykepleier 50 % 399 000 199 500 60 % 239 400 Koordinator 50 % 320 250 160 125 50 % 160 125 Gynekolog 100 % 556 500 556 500 20 % 111 300 sekretær 20 % 320 250 64 050 20 % 64 050 Vakthavende lege, 2 t overtid pr uke 46 487 22 411 1 t 11 206 Uttrykning sykepleier vakt (50 á 3 t) 150 305 45 675 150 t 45 675 Rettsmedisiner 10 % 556 500 55 650 5 % 27 825 Berit 5 % 27 825 Psykolog 50 % 525 000 262 500 0 % 0 1 740 087 1 061 082 Sosiale lønnskostnader Feriepenger 1,23 % 21 403 13 051 Pensjon 13,50 % 237 801 145 008 Arbeidsgiveravgift 14,10 % 281 900 171 899 541 104 329 958 Totale lønnskostnader 2 281 192 1 391 040 Indirekte kostnader (intern kostn stolav, husleie, strøm, vareforbruk, adm.kostnader og lignende) 15 % Indirekte kostnader 342 179 208 656 Andre kostnader faglig veiledning, kurs, konferanser andre kostnader 2 623 370 1 599 696 anslag inntekter 240 151 Anslag totale kostnader SO team 1 359 545
Overgrepsmottak - fordeling medfinansiering kommunene i Sør-Trøndelag Kommune Beløp Hemne kr 20 000 Snillfjord kr 5 000 Hitra kr 20 000 Frøya kr 20 000 Ørland kr 24 000 Agdenes kr 8 000 Rissa kr 30 000 Bjugn kr 21 000 Åfjord kr 15 000 Roan kr 5 000 Osen kr 5 000 Oppdal kr 31 000 Rennebu kr 12 000 Meldal kr 18 000 Orkdal kr 51 000 Røros kr 25 000 Holtålen kr 10 000 Midtre Gauldal kr 27 000 Melhus kr 67 000 Skaun kr 30 000 Klæbu kr 26 000 Malvik kr 57 000 Selbu kr 19 000 Tydal kr 4 000 Totalt kr 550 000 Trondheim kr 750 000 kr 1 300 000