Instruks Ansettelse i nye og ledige stillinger som professor II eller førsteamanuensis ved UiO, kombinert med samtidig ansettelse i hovedstilling ved OUS OUS nivå 1 / Personal Dokument-ID: 2671 Versjon: Status: Publisert. Dokumentansvarlig: Esther Nygaard Norseth Godkjent Godkjent fra: Juni 2016 1. Endringer siden forrige versjon Instruksen er revidert i samarbeid med UiO. Ny mal for annonse i Webcruiter og kortversjon av prosessen er vedlagt. 2. Hensikt og omfang Instruksen gjelder for ansettelse i 20 % stilling som professor II eller førsteamanuensis (bistilling) ved Universitetet i Oslo (UiO), Det medisinske fakultet, Institutt for klinisk medisin (Klinmed) kombinert med ansettelse i hovedstilling ved Oslo universitetssykehus HF (OUS). For ansettelse i kombinert stilling ved annet institutt og fakultet ved UiO, annet universitet eller høyskole, må klinikken i OUS ved forskningsleder ta ansvar for prosessen med utgangspunkt i denne instruksen. Ved forlengelse av stillingen som professor II eller førsteamanuensis gjelder annen rutine. 3. Ansvar Rekrutterende leder(e) ved OUS og UiO (dvs avdelingsleder samt fagmiljøleder UiO dersom avdelingsleder OUS ikke også er UiO-ansatt) har i samråd med klinikkens forskningsleder ansvar for fremdrift i prosessen mellom OUS og Klinmed, med bistand fra klinikkens administrative koordinator (UiO), HR i klinikk (OUS) og personalrådgiver Klinmed (UiO). Andre involverte parter i prosessen: Seksjon for personal og arbeidskontrakter, OSS (OUS) Instituttleder Klinmed (UiO) Direktør forskning, innovasjon og utdanning (forskningsdirektør OUS) 4. Fremgangsmåte 4.0 Overordnet 1. Klinikken tar stilling til om det er ønskelig å søke UiO om å ansette i nye og ledige professorater/ førsteamanuensisstillinger ved UiO. Ny/ledig bistilling skal drøftes i forkant i bilaterale møter mellom Klinmed og klinikken, og i møter mellom Klinmed
og forskningsdirektør OUS. Det skal samtidig være ledig hovedstilling ved OUS. Hovedstilling skal være godkjent i stillingsutvalget. 2. Avhengig av om universitetsstillingen finansieres av UiO eller helseforetaket (faktureringsordning), vil noe ulik fremgangsmåte gjelde. Dette er presisert på de punkter rutinene avviker. 3. Fremgangsmåten beskriver primært ansettelse i den vitenskapelige stillingen, mens samtidig ansettelse i hovedstilling (normalt overlege eller leder) følger retningslinjer for den aktuelle hovedstilling. Flytskjema oversikt over ansettelsesprosessen:
4.1 Godkjenning av stilling Stillinger som er finansiert av UiO: Opprettelse/fornyelse vedtas av Det medisinske fakultet uten involvering fra Oslo universitetssykehus i vedtaksprosessen. Der forutsettes at stillingen fremgår av Klinmeds bemanningsplan, alternativt at Instituttleder Klinmed diskuterer saken bilateralt med forskningsdirektør OUS. Stillinger som er finansiert av OUS: Forskningsleder/administrativ koordinator UiO oversender søknadsskjema og kvalitetssikret stillingsbeskrivelse til forskningsdirektør via post.forskning@ous-hf.no. Forskningsdirektør fatter i samråd med HR-direktør endelig vedtak om finansiering av stillingen ved å signere på søknadsskjema. Forskningsdirektør sørger for at den som er delegert fullmakt, utsteder finansieringsbekreftelse på vegne av sykehuset. Finansieringsbekreftelsen journalføres sammen med finansieringsvedtak (skjema) og sendes Personalseksjonen Klinmed personal@klinmed.uio.no. Eventuelt avslag på finansiering meddeles klinikkleder, instituttleder Klinmed og personal@klinmed.uio.no. 1. Nærmeste leder ved OUS sender søknad om godkjenning av ansettelse i hovedstilling som en kombinert stilling, i linjen til klinikkleder, se link til instruks "Godkjenning av stillinger og kontroll på bemanning i klinikkene" id: 59 under Vedlegg. Stillingen skal godkjennes av klinikkleder (stillingsutvalget) før søknadsprosess om bistilling ved UiO igangsettes. Klinikkleder må vurdere type stilling, stillingsinnhold og prosessen videre. 1. Lederstillinger ved OUS på nivå 2 og 3 som er kombinert med akademisk bistilling ved UiO, kan lyses ut "med mulighet for" bistilling som Professor II/førsteamanuensis ved UiO for at gode lederkandidater skal kunne søke kun lederstillingen dersom de ikke innehar nødvendig akademisk kompetanse for bistillingen. Annonsemalen må i så fall tilpasses. 2. Nærmeste leder ved UiO avklarer undervisningsbehov med Undervisningsenheten Klinmed, undervisningsenheten@klinmed.uio.no. Skjema for vurdering av undervisningsbehov i forkant av bestilling finnes på UiOs intranettsider eller fås ved henvendelse til Personalseksjonen Klinmed. Undervisningsenhetens vurdering returneres til nærmeste leder. 3. Nærmeste leder ved UiO fyller ut "Søknadsskjema for utlysning av vitenskapelig toppstilling" (se under Vedlegg) og lager utkast til stillingsbeskrivelse og innspill til kunngjøringstekst på Word-mal (se under Vedlegg). Klinmeds personalseksjon kan gi veiledning. 4. Bestilling fra nærmeste leder ved UiO sendes til klinikkens administrative koordinator (UiO). Følgende dokumentasjon skal følge bestillingen: stillingsbeskrivelse, vurdering av undervisningsbehov, bekreftelse på finansiering (dersom eksternt finansiert), utkast til kunngjøringstekst. Administrativ koordinator kvalitetssikrer bestillingen og stillingsbeskrivelsen (og eventuelt kunngjøringsteksten), forankrer bestillingen i klinikkledelsen og sender godkjent bestilling m/vedlegg til Personalseksjonen Klinmed på personal@klinmed.uio.no. Kopi til Seksjon for personal og arbeidskontrakter, OSS.
5. Personalrådgiver Klinmed kvalitetssikrer stillingsbeskrivelsen og videresender søknaden til instituttleder for godkjenning. 6. Når søknaden er godkjent, underretter personalrådgiver Klinmed administrativ koordinator UiO ved ephorte-kopi. 7. Personalrådgiver, Klinmed følger opp saken til fakultetets tilsettingsutvalg og informerer klinikkleder, forskningsleder og administrativ koordinator UiO om tilsettingsutvalgets vedtak. 8. Administrativ koordinator UiO informerer nærmeste leder og klinikkleder ved OUS. 4.2 Utlysning av stilling 1. Nærmeste leder ved OUS lager utlysningstekst til annonse ut fra malen som ligger under Vedlegg. Teksten i malen er laget i samarbeid med Klinmed og skal ikke endres. 2. Leder samarbeider med forskningsleder, administrativ koordinator og HR i klinikk om utforming av teksten. 3. Leder legger endelig versjon av annonsen inn i Webcruiter, Personalportalen, under «Fri annonsetekst». Annonsen gjøres klar for publisering og beskjed sendes per epost til administrativ koordinator og Seksjon for personal og arbeidskontrakter, OSS. 4. Seksjon for personal og arbeidskontrakter, OSS legger inn personalrådgiver Klinmed som medansvarlig og sender epost til Klinmed på personal@klinmed.uio.no vedrørende felles kvalitetssikring og avtaler tidspunkt for samtidig publisering. 5. Personalrådgiver Klinmed arkiverer kunngjøringsteksten i ephorte Klinmed og sender ephorte-kopi til undervisningsenheten@klinmed.uio.no og administrativ koordinator. 6. Samlet søknad til hovedstilling og bistilling sendes elektronisk til OUS via Webcruiter. 7. I løpet av kunngjøringsperioden kartlegger forskningsleder potensielle medlemmer til sakkyndig komite. Endelig komite oppnevnes formelt når medlemmenes habilitet i forhold til de aktuelle søkerne er avklart, jf pkt 4.3.3. 4.3 Behandling av søknader Ved OUS (for hovedstillingen): 1. Nærmeste leder OUS behandler søknadene og: 1. kontrollerer autorisasjon og HPRnr. på helsedirektoratet.no for leger 2. kontrollerer at kandidaten har gyldig dokumentasjon som vitnemål, norsk spesialistgodkjenning, oppholdstillatelse, med mer 3. avventer deretter sakkyndig komites vurdering til den akademiske bistillingen. 2. Dersom søkere har bedt om å bli unntatt offentlighet, skal dette vurderes av arbeidsgiver. 1. Leder må ta kontakt med jurist i Direktørens HR-stab for å få vurdert om søkers anmodning skal tas til følge. 2. Leder kontakter personalrådgiver Klinmed for en felles forståelse av søkerlisten.
3. Offentlig søkerliste, jf. offentlighetsloven 25, inneholder navn, alder, stilling/yrkestittel og kommune, og utarbeides i Webcruiter. 4. Habilitetsvurdering: Dersom leder som skal ansette er inhabil, skal ansettelsen i stedet foretas av nærmeste overordnede. Inhabil leder kan heller ikke delta i saksbehandlingen. 5. Taushetsplikt: Alle som er involvert i rekrutteringsprosessen har taushetsplikt. Ved UiO (for den akademiske bistillingen): 1. Personalrådgiver Klinmed gis tilgang til stillingen i Webcruiter OUS. Personalrådgiver tar selv ut søkerliste i Webcruiter sammen med søknader, CV, publikasjonslister og eventuelle øvrige vedlegg til den akademiske bistillingen. Søkerliste lagres i ephorte Klinmed. 2. Personalrådgiver Klinmed oversender søkerliste og mottatte søknader med vedlegg til nærmeste leder ved UiO, kopi til klinikkleder, forskningsleder og administrativ koordinator. 3. Forskningsleder eller nærmeste leder ved UiO forespør aktuelle medlemmer til sakkyndig komite. NB: Komitemedlemmenes habilitet skal avklares på dette tidspunktet. 4. Forskningsleder oversender klinikkens forslag til komite til personal@klinmed.uio.no. 5. Personalrådgiver Klinmed formidler forslaget til instituttleder som formelt oppnevner sakkyndig komité. 6. Personalrådgiver Klinmeds oversender søkerdokumentene og øvrig informasjon til sakkyndig komité, følger opp komiteens fremdrift og mottar komitéens innstilling senest ved fristens utløp. Fristen avhenger av antall søkere, maksimalt 3 måneder. 7. Personalrådgiver Klinmeds sender sakkyndig komités vurdering til instituttleder for gjennomsyn og kvalitetssikring. Dersom rapporten ikke fyller formkravene, returneres den til sakkyndig komite. Personalrådgiver sender deretter korrekt rapport til forskningsleder for vurdering, kopi til klinikkleder (UiO), nærmeste leder (UiO) og adm. koordinator (UiO). Merk at rapporten er konfidensiell og skal ikke formidles til øvrige. Frist for forskningsleders tilbakemelding: 3 dager. 8. Forskningsleder sender sin anbefaling til Personalrådgiver Klinmed som forelegger sakkyndig vurdering og forskningsleders anbefaling for instituttleder. 9. Instituttleder anbefaler sakkyndig vurdering. Personalrådgiver Klinmed informerer klinikkleder, forskningsleder, administrativ koordinator og forskningsdirektør (OUS) ved ebs@ous-hf.no. 10. Personalrådgiver Klinmed sender vurderingen til søkerne med 14 dagers kommentarfrist. 11. Personalrådgiver Klinmed oversender eventuelle mottatte kommentarer til instituttleder som tar stilling til om kommentarene skal oversendes sakkyndig komité for ny vurdering. I så tilfelle sørger personalrådgiver for dette, varsler mottakerne av rapporten, og oversender eventuell revidert rapport til instituttleder. 12. Ved revidert sakkyndig rapport gjentas pkt 7 9.
4.4 Intervju/innstilling/ansettelsesvedtak Felles intervju for hovedstilling og bistilling skal gjennomføres så raskt som mulig etter godkjent sakkyndig vurdering. Forskningsleder oppnevner intervjukomité bestående av minimum tre fagrepresentanter hvorav minimum to har ansettelse ved UiO. Som hovedregel består intervjukomiteen av forskningsleder, avdelingsleder/fagmiljøleder UiO, nærmeste leder OUS, tillitsvalgt ved OUS (for overlegestillingen), og studentrepresentant (som kontaktes på adressen ledermfu@gmail.com dersom stillingen innbærer undervisningsplikter). Dersom begge kjønn innkalles til intervju skal - så langt det er mulig - fagrepresentantene i intervjukomiteen være representert av begge kjønn. Instituttleder godkjenner formelt intervjukomiteen. 1. Administrativ koordinator ved UiO koordinerer intervjuprosessen. Intervjukomiteen skal ha tilsendt: Tid og sted for intervjuer og evt. prøveforelesninger, kunngjøringstekst, stillingsbeskrivelse, søkerliste og søknadspapirer for intervjukandidatene, sakkyndig vurdering og eventuelle kommentarer. Administrativ koordinator eller personalrådgiver Klinmed deltar som sekretær med ansvar for intervjureferat inkl. intervjukomiteens rangering. Ved eventuell uenighet mellom partene, følges rangering fra hovedarbeidsgiver. Dersom den ene part ønsker å ansette en søker den andre part ikke finner kvalifisert, kunngjøres stillingene på nytt. 2. Intervjukomitéen signerer intervjureferatet, og administrativ koordinator sender dokumentet til personalrådgiver Klinmed. Merk: Tillitsvalgte ved OUS signerer kun for intervjureferatet gjeldende overlegestillingen. 3. Personalrådgiver Klinmed forbereder innstilling basert på hhv. sakkyndig vurdering og intervjureferat, og innhenter godkjenning fra instituttleder før sak om ansettelse i akademisk bistilling fremmes for fakultetets tilsettingsutvalg. Samtidig kontakter personalrådgiver leder ved OUS og administrativ koordinator for klinikkens anbefaling av lønnsplassering. Endelig lønnstrinn for bistillingen vedtas av instituttleder. 4. Når ansettelsesvedtak (UiO) i tilsettingsutvalget foreligger, informerer Personalrådgiver Klinmed forskningsleder, klinikkleder og nærmeste leder OUS med kopi til administrativ koordinator, Seksjon for personal og arbeidskontrakter OSS. Tilbud kan nå forberedes av Personal Klinmed. 5. Seksjon for personal og arbeidskontrakter OSS legger tilsettingsutvalgets vedtak UiO på ansettelsessaken i ephorte for OUS. 6. Nærmeste leder ved OUS utarbeider ansettelsesvedtak (OUS) som sendes via klinikkleder/hr-leder for godkjenning av lønn, og videre til Seksjon for personal og arbeidskontrakter OSS. 4.5 Utarbeidelse av arbeidskontrakt Tilbud om ansettelse i hovedstilling og bistilling skal - om mulig - sendes ut samtidig til den som tilbys den kombinerte stillingen. Dette koordineres mellom Seksjon for personal og arbeidskontrakter OSS og Personal Klinmed.
1. Klinmeds personalkonsulent sender tilbud om ansettelse (tilbudsbrev og arbeidsavtale) til den som tilbys stillingen per post og samtidig på e-post, og informerer Seksjon for personal og arbeidskontrakter OSS. (Frist for retur av arbeidsavtalen settes til 14 dager etter mottak av tilbud for hovedstillingen). 2. Seksjon for personal og arbeidskontrakter OSS mottar godkjent ansettelsesvedtak fra klinikken og utarbeider arbeidskontrakt for hovedstillingen. Tilbud sendes den som tilbys stillingen og Personal Klinmed informeres om at OUS-tilbud er sendt. 3. Den som tilbys stillingene returnerer signerte arbeidskontrakter til de respektive arbeidsgivere for arkivering i personalmapper. 4. Personal Klinmed og Seksjon for personal og arbeidskontrakter OSS utveksler nødvendig informasjon som arkiveres i personalmappene: 1. Signert arbeidskontrakt 2. Pensjonskasse 5. Sakarkiv OUS sender kopi av arbeidskontrakten og informasjon fra UiO til nærmeste leder. 6. Seksjon for personal og arbeidskontrakter registrerer vedkommende i Personalportalen, OUS. Bistillingen skal registreres som bierverv. 7. Nærmeste leder ved OUS utarbeider Vedlegg til arbeidskontrakt, se under Vedlegg. 5. Referanser Vær oppmerksom på at dokumentet kan være endret etter utskrift. Instruks Ansettelse i nye og ledige stillinger som professor II eller førsteamanuensis ved UiO, kombinert med Utskriftsdato: 09.06.2016 samtidig ansettelse i hovedstilling ved OUS Utarbeidet av: Esther Nygaard Norseth Under arbeid 0 Endret av: Dok-ID: 2671 - Versjon: 6