Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Vår dato Vår referanse /K2-K23, K3-&01 Deres dato Deres referanse Vår saksbehandler: Per Olav Pettersen, tlf 98 26 30 05 IUA Vestfolds medlemskommuner INNKALLING TIL ÅRSMØTE IUA VESTFOLD 2010 Det innkalles herved til årsmøte i IUA Vestfold (Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensing) 9. juni 2010 kl 09:00 12:00 på stasjon Kopstad, møterom i 1. etasje. Det vil bli servert lunsj. Vedlagt følger sakskart og saksdokumenter. Av hensyn til forberedelsene, ber vi om påmelding til post@vibr.no. Med vennlig hilsen Per Olav Pettersen Brannsjef Leder IUA Vestfold Vedlegg Kopi: IUA Vestfold Postadresse Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Tønsberg brannstasjon Kopstad brannstasjon Nøtterøy brannstasjon Ollebukta 6, 3126 Tønsberg Ollebukta 6, Tønsberg Nykirke Kirkeveien 222, Borgheim Tlf.: 33 00 36 00 Faks: 33 00 36 09 Faks: 33 40 12 27 E-post: post@vibr.no Org.nr.: 982 847 796 Bankkonto: 2470.25.42215
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 2 av 15 SAKSKART TIL ÅRSMØTE IUA Vestfold 2010 Saksnr. 01/2010 Godkjenning av innkalling og sakskart Saksnr. 02/2010 Valg til underskrivning av protokoll Saksnr. 03/2010 Årsrapport for 2009 Saksnr. 04/2010 Revisjonsrapport fra Klif etter aksjon Full City Saksnr. 03/2010 Regnskap for 2009 Saksnr. 04/2010 Budsjett 2010 Saksnr. 05/2010 Budsjett 2011 Saksnr. 06/2010 Eventuelt
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 3 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 01/2010 Godkjenning av innkalling og sakskart til årsmøte IUA Vestfold 2010 Forslag til vedtak Innkalling og sakskart til årsmøte IUA Vestfold 2010 godkjennes.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 4 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 02/2010 Valg til underskrivning av protokoll Forslag til vedtak Velges på møtet. Underskrivning av protokoll. Det velges to representanter fra medlemskommunene til å underskrive protokollen.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 5 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 03/2010 Årsrapport 2009 Forslag til vedtak Årsrapport for 2009 tas til orientering. Aksjon Full City For IUA Vestfold har mye av fokuset i 2009 vært aksjon Full City. Det Panama registerte lasteskipet Full City gikk på grunn ved Såstein utenfor Langesund natt til fredag 31. juli. Kystverket varslet IUA Vestfold noen timer etter grunnstøtningen og IUA Vestfolds aksjonsledelse ble etablert for første gang siden opprettelsen tidlig på morgenen 31. juli. Samtidig gikk Kystverket ut og erklærte aksjon Full City som en statlig aksjon iht forurensningsloven kap 6. Med et opphold i vinter har aksjonen pågått kontinuerlig frem til i dag. Fremdeles gjenstår noe opprydning og oppgjør med Kystverket. Leder IUA orienterer på årsmøtet om organisering og gjennomføring av aksjonen opp mot KYV. Nestleder IUA orienterer om organisering og gjennomføring internt i Vestfold IUA. Fagleder strand orienterer om organisering og gjennomføring av aksjonen i strandsonen. Læringskurven har vært bratt for oss som har deltatt! Hva er de viktigste lærdommene og erfaringene? Åpent for spørsmål og diskusjon!
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 6 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 04/2010 Revisjonsrapport fra Klif etter aksjon Full City Forslag til vedtak Revisjonsrapport fra Klif etter aksjon Full City med forslag til tiltak for å rette opp avvikene og vurderinger knyttet til anmerkningene tas til etterretning. Revisjonsrapport fra Klif etter aksjon Full City Revisjonsrapport fra Klif etter aksjon Full City følger vedlagt. Følgende avvik og merknader ble gitt: Det ble konstatert to avvik under etterkant kontrollen: 1. Deltagerne i IUAs aksjonsledelse benyttet i liten grad egen beredskapsplan og aksjonsledelsen hadde for liten kjennskap til planen 2. Det er ikke gjennomført regelmessige øvelser for deltagerne i IUA de siste årene og flere i IUA hadde ikke fått opplæring i egen beredskapsfunksjon Det ble konstatert tre anmerkninger under kontrollen: 1. Beredskapsplanen mangler beskrivelser av roller og oppgaver for flere av aktørene som tok del i og som IUA benyttet under aksjonen. 2. Trening i bruk av beredskapsutstyr må bedres. 3. Avklaring av hvilket kartverk som skulle benyttes kunne vært på plass tidligere. IUA Vestfold ved leder, nestleder og fagleder strand har hatt et møte med Klif i etterkant hvor vi har gått igjennom planverket til IUA Vestfold spesielt. Leder IUA vil gjennomgå rapporten på årsmøtet og forslag til tiltak for å lukke avvik og merknader. Fagleder strand vil gjennomgå planverket og arbeidet med denne. Nestleder IUA vil gjennomgå arbeidet for å etablere en kompetanseplan.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 7 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 04/2010 Regnskap for 2009 Forslag til vedtak 1. Regnskap for 2009 godkjennes. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 1 157 326,- settes av til disposisjonsfond. Bakgrunn I henhold til samarbeidsavtale mellom IUA Vestfold og medlemskommunene fastsetter årsmøtet årsregnskapet med revisjonsberetning. Drøftinger Nøtterøy kommune, som regnskapsfører, har avsluttet og oversendt regnskap for VIB for 2009. Regnskapene er satt opp i samsvar med kommunelovens prinsipper og god regnskapsskikk. Regnskapet følger nedenfor. Regnskapet er revidert av Vestfold kommunerevisjon. Revisjonsuttalelse for 2009 ligger vedlagt. Årsmøtet innbys til å godkjenne avlagt regnskap for 2009. Økonomiske konsekvenser - driftsregnskapet Regnskapsmessig resultat 2009: Driftsregnskapet viser et mindreforbruk på kr 1 157 326,-. Som det fremkommer av driftsregnskapet for 2009 er det til dels store avvik mellom budsjett og regnskap. Dette skyldes i all hovedsak aksjon Full City. Leder IUA Vestfold vil gjennomgå avvikene på årsmøtet. Konklusjon/anbefaling Leder IUA Vestfold inviterer årsmøtet til å gjøre følgende vedtak: 1. Regnskap for 2009 godkjennes. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 1 157 326,- settes av til disposisjonsfond. Driftsregnskap 2009 Regnskap Opprinnelig Regnskap IUA 2009 budsjett 2008 2009 Salgs- og leieinntekter -960 668 0-375 711 Overføringer -37 171 658 0-781 826 Andre statlige overføringer 0 0 0 Andre overføringer 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER -38 132 326 0-1 157 537 Lønnsutgifter 5 476 939 0 96 918 Sosiale utgifter 997 305 0 14 152
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 8 av 15 Kjøp av varer og tjenester 30 424 259 0 474 570 Overføringer 76 497 0 73 673 Avskrivninger 317 278 0 237 658 Fordelte utgifter 0 0 0 SUM DRIFTSUTGIFTER 37 292 278 0 896 971 BRUTTO DRIFTSRESULTAT -840 048 0-260 566 Renteinntekter, utbytte og eieruttak 0 0-250 SUM EKSTERNE FINANSINNTEKTER 0 0-250 Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter 0 0 0 Avdragsutgifter 0 0 0 SUM EKSTERNE FINANSUTGIFTER 0 0 0 RESULTAT EKSTERNE FINANSTRANSAKSJONER 0 0-250 Motpost avskrivninger -317 278 0-237 658 NETTO DRIFTSRESULTAT -1 157 326 0-498 474 Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk -221 841 0-554 504 Bruk av disposisjonsfond 0 0-121 467 Bruk av bundne fond 0 0 0 Bruk av likviditetsreserve 0 0 0 SUM BRUK AV AVSETNINGER -221 841 0-675 971 Overført til investeringsformål 0 0 398 100 Avsetninger til disposisjonsfond 221 841 0 554 504 Avsetninger til bundne fond 0 0 0 Avsetninger til likviditetsreserven 0 0 0 SUM AVSETNINGER 221 841 0 952 604 REGNSKAPSMESSIG MINDREFORBRUK -1 157 326 0-221 841 Driftsregnskapet viser et mindreforbruk på kr. 1 157 326. Balanseregnskap Regnskap Regnskap IUA 2009 2008 ANLEGGSMIDLER 788 840 1 106 118 Utstyr, maskiner og transportmidler 788 840 1 106 118 OMLØPSMIDLER 1 759 086 654 650 Kortsiktige fordringer 1 759 086 654 650
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 9 av 15 SUM EIENDELER 2 547 926 1 760 768 EGENKAPITAL -2 547 926-1 707 878 Disposisjonsfond -601 760-379 919 Regnskapsmessig mindreforbruk -1 157 326-221 841 Udekket i investeringsregnskapet 0 0 Kapitalkonto -788 840-1 106 118 KORTSIKTIG GJELD 0-52 890 Annen kortsiktig gjeld 0-52 890 SUM EGENKAPITAL OG GJELD -2 547 926-1 760 768
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 10 av 15 Investeringsregnskap Regnskap Opprinnelig Regnskap IUA 2009 budsjett 2008 2009 Salg av driftsmidler og fast eiendom 0 0 0 Andre salgsinntekter 0 0 0 Overføringer med krav til motytelse 0 0 0 Statlige overføringer 0 0 0 Andre overføringer 0 0 0 Renteinntekter, utbytte og eieruttak 0 0 0 SUM INNTEKTER 0 0 0 Lønnsutgifter 0 0 0 Sosiale utgifter 0 0 0 Kjøp av varer og tjenester 0 0 318 480 Kjøp av tjenester som erstatter kommunens tjeneste 0 0 0 prod Overføringer 0 0 79 620 Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter 0 0 0 Fordelte utgifter 0 0 0 SUM UTGIFTER 0 0 398 100 Avdragsutgifter 0 0 0 Utlån 0 0 0 Kjøp av aksjer og andeler 0 0 0 Dekning av tidligere års udekket 0 0 130 228 Avsetninger til ubundne investeringsfond 0 0 0 Avsetninger til bundne fond 0 0 0 Avsetninger til likviditetsreserven 0 0 0 SUM FINANSIERINGSTRANSAKSJONER 0 0 130 228 FINANSIERINGSBEHOV 0 0 528 328 Bruk av lån 0 0 0 Mottatte avdrag på utlån 0 0 0 Salg av aksjer og andeler 0 0 0 Overføringer fra drift 0 0-398 100 Bruk av disposisjonsfond 0 0-130 228 Bruk av ubundne investeringsfond 0 0 0 Bruk av bundne fond 0 0 0 Bruk av likviditetsreserven 0 0 0 SUM FINANSIERING 0 0-528 328 UDEKKET 0 0 0 Konklusjon/anbefaling Leder IUA anbefaler årsmøtet å godkjenne regnskapet for 2009. Videre anbefales det at det regnskapsmessige mindre forbruket på kr. 1 157 326 settes av til disposisjonsfond.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 11 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 04/2010 Budsjett 2010 Forslag til vedtak Budsjett for 2010 anbefales og oversendes deltakerkommunene. Saksutredning 2010 er og vil i stor grad bli berørt av aksjon Full City. Oppgjøret med Kystverket vil bli avsluttet i løpet av året. Det er nødvendig å utarbeide både en kompetanseplan og en materiellplan i løpet av året. Videre er det viktig å få på plass en oppdatert aksjonsplan og en oppdatert ROS for både Oslofjorden og Vestfold fylke. For å få dette på plass samt ikke minst å drifte disse planene legges det også i 2010 inn lønn til en 50 % stilling i IUA Vestfolds budsjett. Stillingen videreføres i vertsbrannvesenet, direkte underlagt nestleder IUA Vestfold. Hovedarbeidsoppgaver er ajourhold og oppfølging av IUA Vestfolds planverk, planlegge øvelser, planlegging og oppfølging av materiell og foreslå budsjett. Budsjett Det er besluttet at hver kommune skal bidra med kr 6 pr. innbygger i drift av IUA. Utgangspunktet for budsjett 2010 er innbyggerantallet pr. 1.1.2010 som er 216 517. Dette gir et samlet budsjett for 2010 på kr 1 299 102. Budsjettet foreslås fordelt som følger: Driftsbudsjett IUA budsjett Regnskap Regnskap 2010 2009 2008 Salgs- og leieinntekter 0-960 668-375 711 Overføringer -1 300 000-37 171 658-781 826 Andre statlige overføringer 0 0 0 Andre overføringer 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER -1 300 000-38 132 326-1 157 537 Lønnsutgifter 350 000 5 476 939 96 918 Sosiale utgifter 80 000 997 305 14 152 Kjøp av varer og tjenester 870 000 30 424 259 474 570 Overføringer 0 76 497 73 673 Avskrivninger 0 317 278 237 658 Fordelte utgifter 0 0 0 SUM DRIFTSUTGIFTER 1 300 000 37 292 278 896 971 BRUTTO DRIFTSRESULTAT 0-840 048-260 566 Renteinntekter, utbytte og eieruttak 0 0-250 SUM EKSTERNE FINANSINNTEKTER 0 0-250 Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter 0 0 0 Avdragsutgifter 0 0 0
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 12 av 15 SUM EKSTERNE FINANSUTGIFTER 0 0 0 RESULTAT EKSTERNE FINANSTRANSAKSJONER 0 0-250 Motpost avskrivninger 0-317 278-237 658 NETTO DRIFTSRESULTAT 0-1 157 326-498 474 Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk 0-221 841-554 504 Bruk av disposisjonsfond 0 0-121 467 Bruk av bundne fond 0 0 0 Bruk av likviditetsreserve 0 0 0 SUM BRUK AV AVSETNINGER 0-221 841-675 971 Overført til investeringsformål 0 0 398 100 Avsetninger til disposisjonsfond 0 221 841 554 504 Avsetninger til bundne fond 0 0 0 Avsetninger til likviditetsreserven 0 0 0 SUM AVSETNINGER 0 221 841 952 604 REGNSKAPSMESSIG MINDREFORBRUK 0-1 157 326-221 841 Konklusjon/anbefaling Leder IUA Vestfold ber årsmøtet anbefale det foreslåtte budsjett for 2010. Budsjettet oversendes deltakerkommunene. Videre anbefaler Leder IUA Vestfold at det opprettes en 50 % stilling som sekretær IUA Vestfold. En stilling som dekkes over IUA Vestfolds budsjett, plasseres i vertsbrannvesenet og er underlagt leder IUA.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 13 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 05/2010 Budsjett 2011 Forslag til vedtak Budsjett for 2011 anbefales og oversendes deltakerkommunene. Saksutredning Når både kompetanseplanen og materiellplanen sammen med en oppdatert aksjonsplan er på plass blir det viktig å drifte disse. Dette vil være hovedfokuset i 2011. For å gjøre dette legges det også i 2011 inn lønn til en 50 % stilling i IUA Vestfolds budsjett. Hovedarbeidsoppgaver vil også i 2011 være ajourhold og oppfølging av IUA Vestfolds planverk, planlegge øvelser, planlegging og oppfølging av materiell og foreslå budsjett. Budsjett Det er besluttet at hver kommune skal bidra med kr 6 pr. innbygger i drift av IUA. Utgangspunktet for budsjett 2010 er innbyggerantallet pr. 1.1.2011. Pr 1.1.2010 var innbyggertallet på 216 517. Dette gir et samlet budsjett for 2011 på kr 1 299 102. Budsjettet foreslås fordelt som følger: Driftsbudsjett IUA budsjett Regnskap Regnskap 2011 2009 2008 Salgs- og leieinntekter 0-960 668-375 711 Overføringer -1 300 000-37 171 658-781 826 Andre statlige overføringer 0 0 0 Andre overføringer 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER -1 300 000-38 132 326-1 157 537 Lønnsutgifter 350 000 5 476 939 96 918 Sosiale utgifter 80 000 997 305 14 152 Kjøp av varer og tjenester 870 000 30 424 259 474 570 Overføringer 0 76 497 73 673 Avskrivninger 0 317 278 237 658 Fordelte utgifter 0 0 0 SUM DRIFTSUTGIFTER 1 300 000 37 292 278 896 971 BRUTTO DRIFTSRESULTAT 0-840 048-260 566 Renteinntekter, utbytte og eieruttak 0 0-250 SUM EKSTERNE FINANSINNTEKTER 0 0-250 Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter 0 0 0 Avdragsutgifter 0 0 0 SUM EKSTERNE FINANSUTGIFTER 0 0 0 RESULTAT EKSTERNE FINANSTRANSAKSJONER 0 0-250
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 14 av 15 Motpost avskrivninger 0-317 278-237 658 NETTO DRIFTSRESULTAT 0-1 157 326-498 474 Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk 0-221 841-554 504 Bruk av disposisjonsfond 0 0-121 467 Bruk av bundne fond 0 0 0 Bruk av likviditetsreserve 0 0 0 SUM BRUK AV AVSETNINGER 0-221 841-675 971 Overført til investeringsformål 0 0 398 100 Avsetninger til disposisjonsfond 0 221 841 554 504 Avsetninger til bundne fond 0 0 0 Avsetninger til likviditetsreserven 0 0 0 SUM AVSETNINGER 0 221 841 952 604 REGNSKAPSMESSIG MINDREFORBRUK 0-1 157 326-221 841 Konklusjon/anbefaling Leder IUA Vestfold ber årsmøtet anbefale det foreslåtte budsjett for 2011. Budsjettet oversendes deltakerkommunene. Videre anbefaler Leder IUA Vestfold at det opprettes en 50 % stilling som sekretær IUA Vestfold. En stilling som dekkes over IUA Vestfolds budsjett, plasseres i vertsbrannvesenet og er underlagt leder IUA.
Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 15 av 15 Saksfremlegg til representantskapsmøte 02/2010 Saksnr. 06/2010 Eventuelt