ir Skatteetaten SaksbehandIer Deresdato Vår dato Arnfinn Chdstian Kvernstad 08.01.2013 Telefon Deresreferanse Vår referanse 90031666 2012/165645 Arbeidsgiverkontrolleni Trøndelag V/AndersNordhaug Postboks 140 7551 HOMMELVIK Rapport fra stedlig kontroll av arbeidgiverkontrolleni Trøndelag 2012 Vi viser til vårt kontrollbesøk 13. desember 2012 utført av Arnfmn- ChristianKvemstad og Ragnar Høyland fra Skatt Midt-Norge. Til stede fra Arbeidsgiverkontrolleni Trøndelag var Anders Nordhaug. Kontoret var varslet om kontrollbesøketi vår e-post av 12.november 2012. Vår kontroll bygger på Instruksfor skattekontoreneskontroll avskatteoppkreverkontorene,fastsatt av Skattedirektoratet 1. februar 2011. Instruksen gjelder skattekontoreneskontroll av skatteoppkreverkontorenes oppgaver knyttet til føring av skatteregnskapet,innfordring og arbeidsgiverkontroll etter lov av 17.juni 2005 nr. 67 om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav (Skattebetalingsloven). Instruksens formål er å sikre at det gjennomføreskontrollaktivitet som avklarer om den faglige utføreisen av oppgavene ved skatteoppkreverkontoretfølger lover, forskrifier, instrukser og regelverk for øvrig. Instruksen skal også sikre at skatteoppkrevemegis pålegg der den faglige utførelsen ikke er tilfredsstillende, og at pålegg og anbefalinger følges opp. 1 Kontrollens omfang og formål Kontrollen har omfattet følgende hovedområde: arbeidsgiverkontrollen Skattekontorethar begrenset kontrollen til å gjelde utvalgte områder innenfor det enkelte hovedområdet. 2 Pålegg og anbefalinger som følge av denne stedlige kontrollen 2.1 Pålegg Pålegg gis når kontrollen avdekker brudd på lover, forskrifter, instrukser og regelverk for øvrig. Påleggene er enten krav om at eksisterendeforhold skal rettes, eller om at kontorets praksis må endres fra nå. Det forventes at skatteoppkreverinnretter seg etter påleggene innen fristene som gis. Postadresse Besøksadresse Sentralbord Postbaks 2060 Se www.skatteetaten.no 800 80 000 6402 Molde Org. nr: : 991733116 Telefaks For elektronisk henvendelse se www.skatteetaten.no 71 19 51 01
2012/165645 Side 2 av 5 Det er ved denne kontrollen ikke avdekket forhold som tilsier at det gis pålegg. 2.2 Anbefalinger Skattekontoretkan etter instruksen også gi anbefalingerom forhoid ved skatteoppkreverkontoret som bør forbedres. Ved vårt besøk fremkommerforhold som vi mener bør forbedres. 2.2.1 Arbeidsgiverkontrollk rapportkvalitet. Det er utarbeidet retningslinjer for bokettersynsrapporterjf håndboka pkt 2-1 (SKOnett/arbeidsgiverkontroll/regelverk/retningslinjer),Håndboka anses også å gjelde for skatteoppkreverneså langt det passer. Nevner følgende (noe tatt med av generell karakter): Vesentlighet: Før bokettersynsrapportskrives skal det alltid vurderes om de feil som er avdekket er av et slikt omfang eller karakter at de bør komme til uttrykk i rapporten. Faktum: Rapporten skal så vidt mulig beskrive de faktiske forhold av betydning for de rettssporsmål saken reiser. llette gjelder både forhold i favør/disfavør for skattyter/arbeidsgiver.fakta bør så langt mulig framskaffes under ettersynet. Fakta skal systenaatiserespå en slik måte at de inngår i en naturlig, logisk sammenheng, Lov/forskrillshenvisninger mv: Enhver fremstillingav formelle og materielle saksforhold skal som hovedregel ledsages av relevante lov og/eller forskriftsbestemmelser Det er i tillegg utarbeidet rapportrnalfra SKD. Rapportmalen er obligatorisk for alle ettersyn igangsatt etter 1.januar 2011. Det vises i tillegg til hjelpedokumentet til malen, spesielt punkt 2,3 Bokføring og revisjon jf punkt 4.5 Bokføringsmerknadersamt punkt 5.7 Mellomregningskonto. Når det gjelder mellomregningskto vises også til flere kurs som er avholdt av skattekontoret, sist i november 2012. Under besøket ble følgende rapporter gått gjennommed fagleder for Arbeidsgiverkontrollen Anders Nordhaug; 98/11, 112/11, 13/12, 34/12, 39/12 og 66/12. Basert på gjennomgangen mener vi i hovedsak at rapportkvaliteten er bra, Det ble imidlertid påvist rapporter hvor vi ikke anser kvaliteteten tilfredsstillende, eller som inneholdt vesentlige mangler. God kvalitet i rapportene er blant annet viktig for brukerne/lesere av rapporten samt for rettssikkerheten, legitirniteten og intergriteten. Som eksempel på uregelmessigheternevnes blant annet at det var henvisninger til feil lov og/eller forskrift, manglende henvisninger til aktuelle hjemler, mangelfulle opplysninger om faktum, ustrukturert og feil behandling av mellomregningskonto,manglende avslutningsmøter eller forklaringer på hvorfor det iklw er avholdt. Det nevnes at også kontorets egen rutinebeskrivelse viser til at sluttmøte skal avholdes,pkt 12 i rutinebeskrivelsen. I enkelte rapporter ble det påvist at man skriver at forhold er straffbare. llette er det ikke opp til
2012/165545 Side 3 av 5 kontrollør å bestemme, men eventuelt retten, vi anbefaler heller å bruke "kan være" eller "kan rammes av" mv. Videre ble det tatt opp at vi synes at det for enkelt forhold beskrives i overkant mye regler. I den sammenheng oppgis at kontrollordningen anser det som viktig å gi informasjon om ulike forhold. Skattekontoret anser det som fornuftig at informasjon gis, men at den har direkte eller nær tilknytning til de forhold som avdekkes. Vi viser til vedlagt notat som inneholder cksempler på de punkter som ble tatt opp med Nordhaug, og kort oppsummert for SKO for Værnesregionen. Vi anbefaler skatteoppkreverne som deltar i kontrollordningen å sørge for rutiner som sikrer god kvalitet på alle rapporter etter stedlig kontroll, berunder at gjeldende retningslinjer mv gitt i første og andre avsnitt og at ulike punkter gitt i forrige avsnitt og i vedlagt notat, hensyntas mht rapportkvalitet ved ntarbeidelse av rapporter fom 2013. 2.2.2 Kvalitetssikring: Etter SKO instruks 5-7, 2. ledd skal rapporter utarbeidet etter stedlig kontroll ha tilstrekkelig kvalitet. Videre fremgår det av skatteoppkreverinstruksen 2-2 at skattoppkrever skal påse at kontoret har en tilfredsstillende intern kontroll. I rutinebeskrivelsen er det etter det vi kan se, ikke tatt inn et punkt om kvalitetssikring. Under vårt revisjonsbesøk ble flere rapporter gjennomgått med Anders Nordhaug, se pkt 2.2.1. Her ble enkelte mangler påvist. Det er mange potensielle mottakere av rapporter. Dette gjelder først og fremst arbeidsgivere, SKO og saksbehandlere ved skattekontoret, men i mange tilfeller også bostyrere, politi, revisor, regnskapsfører mv. Det er derfor særdeles viktig at rapportene er av god kvalitet. Etter samtaler med Nordhaug og etter kontroll av arbeidspapirer mv, ser vi at det ikke dokumenteres at kvalitetssikring er utført. Det opplyses imidlertid at kvalitetssikring skjer, enten ved at fagleder Nordhang eller en kontrollør leser gjennom rapportene. Det synes å fremgå ved kontroll av bokettersynsrapporter, jf pkt 2.2,1 at kvalitetssikringen ikke har vært tilstrekkelig i alle tilfeller. Skattekontoret har laget et forslag til kvalitetssikringsskjerna som ligger på lokalt SKO-nett under Maler og rutiner/arbeidsgiverkontrollen som kan nyttes, eller det kan brukes deler av det. Dette er et tilbud tif SKO. Nordhaug har etter vårt besøk blitt gjort kjent med skjemaet. Vi registrerer at Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag i ettertid av kontrollen har tatt i bruk eget skjema for kvalitetssikring av bokettersynsrapporter. Vi anbefaler skatteoppkrevene som deltar i kontrollordningenå sorge for at det foreligger
2012/165,545 Side 4 av 5 tilstrekkelig kvalitetssikring og at kvalitetssikringendokumenteres fom 2013, samt at kvalitetssikringinnlits som et eget punkt i rutinebeskrivelsen. 2.23 Fremdriftssplaner sjekkiistervedrorende stedlig kontroll Jf SKO-instruks 5-4, skal SKO gjennomføre stedlig arbeidgiverkontroll. Det er i denne sammenheng SKD har gitt Retningslinjer for gjennomføringav arbeidsgiverkontrollen, utgitt mars 2002. I henhold til retningslinjene pkt 8.3.4 og 8.4.7, herunderfor å sikre en god gjennomføring av bokettersynet mht til kvalitet og fremdrift mv, vil det vwe hensiktsmessig å utarbeide fremdriftspianer/sjekklisterfor det enkelte ettersyn. Kontoret har utarbeidet standard skjema for spørsmål ved oppstartmøte samt kontroll-liste. Disse anses som et godt grunnlag for Autarbeide arbeidsplatilmomentlisteknyttet til det enkelte ettersyn. Under kontrollen ble det påvist at ikke alle kontrollører bruker eller fyller ut disse. Forholdet er også omtalt i kontorets rutinebeskrivelse, pkt 7 og 9. En arbeidsplan vil foruten å sikre god metodikk og kvalitet i kontrollhandlingene, også dokumenterehvorfor forhold som anses kontrollverdightregelmessigtas opp eller hvorfor de ikke tas opp. Vi anbefaler at kontoret benytter/fyller ut utarbeidede arbeidsplaner/sjekklister for gjennomferingen av de enkelte bokettersynjf nevnte retningslinjer. 3 Arbeidsgiverkontrollen sin tilbakemelding på rapporten Dersom noe er uklart eller misforstått fra vår side, eller det er andre spørsmål til rapporten, kan henvendelser rettes til undertegnede. Vi ber om skriftlig tilbakemelding på de tiltak skatteoppkrever vil iverksette vedrørende anbefalinger som er gitt i rapportens punkt 2. Tilbaketneldingenimøteses innen 20. januar 2013, og ber om at den merkes med saksnummer 2012/165645.
2012/165645 Side5 av5 Vi takker for god hjelp i forbindelse med vårt kontrolibesøk og håper på et fortsatt godt samarbeid. Med hilseu. (-( 7 7 Stein-OveHjortland underdirektør Avdeling for innkreving Skatt Midt-Norge Christian fristad Kopiav rapportenutenvedleggsendesti1skatteoppkrevernesomer en delavarbeidsgiverkontrol leni Trøndelag, Vedlegg1: Vedleggtil rapportpunkt2.1.1