REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS NR. 2/2014 Medlemmene i representantskapet for MOVAR IKS innkalles til ekstraordinært møte: MANDAG, 2. JUNI 2014 KL. 14:00 PÅ VANSJØ VANNVERK Til behandling: Side: PROTOKOLL FRA MØTE 29. APRIL 2014 1-4 REPR. SAK NR. 5/2014 5-19 KLAGEADGANG I FORBINDELSE MED MOSS KOMMUNES UTMELDELSE AV BRANNSAMARBEIDET I MIB EVENTUELT Forfall bes meddelt MOVAR IKS på tlf. nr. 69 26 21 10 eller e-post movar@movar.no. Rygge, 23. mai 2014 Brit G. Plassen (sign.)
1 MOVAR IKS REPRESENTANTSKAPSMØTE NR. 1 2014 År 2014, tirsdag 29. april holdt representantskapet i MOVAR IKS møte på Vansjø Vannverk. 13 medlemmer til stede av 15: Av medlemmene møtte: Av vararepresentantene møtte: Forfall medlemmer: Forfall varamedlemmer Dessuten møtte: Tilstede under presentasjon av sak 4/2014 Inger-Lise Skartlien, leder Arild Svenson, Moss kommune Hanne Kristin Tollerud, Moss kommune Bjørn Mikarlsen, Rygge kommune Erik Szkutak, Rygge kommune René Rafshol, Råde kommune Tom Anders Ludvigsen, Vestby kommune Reidar Kaabbel, Våler kommune Kjellaug Nakkim, Moss kommune Roar Jørn Hermansen, Moss kommune Jan Eilert Bjørnstad, Moss kommune Engebreth Tofteberg, Råde kommune Helge Simonsen, Våler kommune Tage Pettersen, Moss kommune Joakim Sveli, Moss kommune Tomas Colin Archer, Moss kommune Kjell Løkke, Råde kommune Kjell Gunnar Bakke, Vestby kommune Jeanette Hoel, Vestby kommune Tom André Brubak, Våler kommune Nneka Okoye, Vestby kommune Knut Erik Toftner, Vestby kommune Johan Isak J. Hjertebråten, styrets nestleder Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Anders Svarholt, Østfold kommunerevisjon Jolanta Betker, Østfold kommunerevisjon Jostein Ek, Østfold kommunerevisjon Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til saksliste. Representantskapet aksepterte at sak 4/2014 ble behandlet som første sak i møtet. PROTOKOLL FRA MØTE 6. NOVEMBER 2013 BLE ENSTEMMIG VEDTATT. Til å medundertegne protokollen ble enstemmig valgt Reidar Kaabbel og Hanne Tollerud.
2 REPR. SAK NR. 4/2014 FORVALTNINGSREVISJON I MOVAR IKS UTFØRT AV ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON. Innstilling til vedtak: Representantskapet tar fremlagte rapport til etterretning, og ber selskapet innarbeide de forslag til forbedringer som rapporten påpeker. Behandling: Representantskapets leder orienterte om historikken for bestilling av revisjonsrapporten. Svarholt, Betker og Ek fra ØKR oppsummerte hovedfunn fra revisjonen og besvarte spørsmål fra representantskapet. Votering: Ved votering ble forslag til innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt. REPR. SAK NR. 1/2014 ÅRSBERETNING OG REGNSKAP 2013 FOR MOVAR IKS. Styrets innstilling til representantskapets vedtak: 1. Regnskapsmessig overskudd avsettes til respektive fond tilknyttet enhetene: Vansjø Vannverk kr. 2 258 583 Renovasjonstjenester kr. 4 996 953 MIB Feiertjenester kr. 670 846 2. Regnskapsmessig underskudd reguleres mot respektive fond tilknyttet enheten: Avløpsanleggene kr. 2 107 567 3. Regnskapsmessig overskudd avsettes til sektorens egenkapital: Solgård avfallsplass kr. 2 124 573 4. Særskilte avsetninger: Solgård avfallsplass, avsetning etterbruksfond kr. 326 000 5. Regnskapsmessig underskudd avregnes mot sektorens egenkapital: MIB, beredskap- og tilsynsavdeling kr. 769 204 SUM avsetninger av resultat 2013 kr. 7 500 184 6. Representantskapet tar regnskap og årsberetning 2013 til etterretning og vedtar fremlagte regnskap som årsregnskap for MOVAR IKS for 2013.
3 Behandling: Adm. direktør presenterte regnskapet for MOVAR IKS 2013 totalt og avdelingsvis. Spørsmål fra representantskapet ble besvart. Votering: Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt Vedtak: Styrets innstilling ble vedtatt uten endringer. REPR. SAK NR. 2/2014 STRATEGISK PLAN FOR MOVAR 2014 2018. Styrets innstilling til representantskapets vedtak: Representantskapet i MOVAR IKS vedtar Strategisk Plan for selskapet for perioden 2014-2018. Behandling: Det var ingen innvendinger eller spørsmål til saksfremlegget. Tom Anders Ludvigsen påpekte feil dato i vedlegg 3. Dette vil bli korrigert. Votering: Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt Vedtak: Styrets innstilling ble vedtatt uten endringer. REPR. SAK NR. 3/2014 VALG AV REVISOR FOR MOVAR IKS. Innstilling til representantskapet: Representantskapet i MOVAR IKS velger PricewaterhouseCoopers AS (PwC) som selskapets revisor. Behandling: Representantskapets leder viste til gjennomført anbudskonkurranse. Votering: Enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt.
4 REFERATER: Det fremkom ingen bemerkninger til vedlagte referater. EVENTUELT: Inger-Lise Skartlien informerte kort om fremdriften i FMBR-prosjektet. Neste representantskapsmøte blir avholdt etter nærmere innkalling om ca 6 måneder. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet 10:55.
5 REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS Repr.sak 5/2014 Styresak 13/2014 KLAGEADGANG I FORBINDELSE MED MOSS KOMMUNES UTMELDELSE AV BRANNSAMARBEIDET I MIB. Fremlagt: 1. Utskrift av protokoll fra styremøte 4-2014. 2. Saksfremlegg for styret til styresak 13/2014. - Inkl. brev fra Ordfører Tage Pettersen mottatt 07.05.14 - Inkl. vurdering gjort av Adv. Hanne Torkelsen. I N N S T I L L I N G : Styrets innstilling til representantskapets vedtak: Representantskapet i MOVAR IKS gjøres kjent med deres mulighet til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. En eventuell klage må fremmes innen 07. juni 2014. Hver av selskapets eiere står fritt til å påklage utmeldelsen. SAKSORIENTERING: Selskapet MOVAR har av Moss kommune mottatt oppsigelse av brannsamarbeidet i Mosseregionen. For å ivareta selskapets anledning til å innklage utmeldelsen til departementet innen lovbestemt klagefrist, fremlegges saken for representantskapet med forkortet innkallingsfrist. Rygge, 23. mai 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør
6 Styresak nr. 13/2014 Repr.sak nr. 5/2014 Utskrift Av Protokoll, for så vidt angår nedenstående. År 2014, torsdag 22. mai 2014 holdt styret for MOVAR IKS telefonmøte 8 medlemmer til stede av 8. STYRESAK NR. 13/2014 REPR.SAK NR. 5/2014 KLAGEADGANG I FORBINDELSE MED MOSS KOMMUNES UTMELDELSE AV BRANNSAMARBEIDET I MIB Direktørens forslag til innstilling: Representantskapet i MOVAR er gjort kjent med muligheten til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal og moderniseringsdepartementet. Man vurderer muligheten til å vinne frem med en slik klage som liten, og avstår derfor fra å innklage utmeldelsen. Hver av selskapets eiere står imidlertid fritt til å påklage utmeldelsen. Behandling: Styrets leder informerte om det prosessuelle ved en deltakers utmeldelse, og følgelig om bakgrunnen for at styret har denne saken til behandling. Styrets medlemmer diskuterte hvorvidt en innstilling burde inneholde noen føring fra styret overfor representantskapet i forhold til eventuell klage på Moss kommunes utmelding av brannsamarbeidet. I saksfremlegget fastslås det at det er representantskapet som på vegne av selskapet formelt kan vedta å fremme en klage til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. I løpet av diskusjonen ble det fremsatt alternative formuleringer av innstilling overfor representantskapet. Det var uenighet om sannsynligheten for å vinne frem med en klage burde inngå i innstillingen. Tore Fredriksen ville ha med at sannsynligheten for å vinne frem med en klage var vurdert som liten. De øvrige i styret (Ketil Reed Aasgaard, Marit Børud Kamark, Hege Solberg Sandtrø, John Ødbehr, Mariana Oberti, Einar Nordbotten) stemte for følgende innstilling;
7 Representantskapet i MOVAR IKS gjøres kjent med deres mulighet til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. En eventuell klage må fremmes innen 07. juni 2014. Hver av selskapets eiere står fritt til å påklage utmeldelsen. Johan Isak J. Hjertebråten sto også bak denne innstillingen, men ønsket at styret samtidig innstilte på ikke å innklage utmeldingen. Marit Børud Kamark bemerket at styret på et senere tidspunkt på et selvstendig grunnlag må vurdere konsekvensene av Moss kommunes utmeldelse, og behandle dette i rette fora. Adm. direktør bekreftet at dette vil bli fremmet senere, men at dette må sees i sammenheng med sannsynlig utfall av de pågående og foreslåtte prosessene. Styret var enstemmige på at dette ikke bør nedfelles som noe eget punkt i vedtaket om klageadgang på utmeldelsen fra Moss kommune. John Ødbehr forlot telefonmøtet 08:45 før endelig formulering av vedtak, men endelig innstilling overfor representantskapet ble som tidligere votert på møtet; Styrets innstilling til representantskapets vedtak: Vedtak: Representantskapet i MOVAR IKS gjøres kjent med deres mulighet til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. En eventuell klage må fremmes innen 07. juni 2014. Hver av selskapets eiere står fritt til å påklage utmeldelsen. --O-- Videresendes representantskapet med sakens dokumenter vedlagt. Kjellerød, 23. mai 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør
8 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 13/2014 Repr.sak 5/2014 KLAGEADGANG I FORBINDELSE MED MOSS KOMMUNES UTMELDELSE AV BRANNSAMARBEIDET I MIB Fremlagt: 1. Brev fra Ordfører Tage Pettersen mottatt 7.5.2014 2. Vurderinger gjort av Adv. Hanne Torkelsen Direktørens forslag til I N N S T I L L I N G : Representantskapet i MOVAR er gjort kjent med muligheten til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal og moderniseringsdepartementet. Man vurderer muligheten til å vinne frem med en slik klage som liten, og avstår derfor fra å innklage utmeldelsen. Hver av selskapets eiere står imidlertid fritt til å påklage utmeldelsen. SAKSORIENTERING Bystyret i Moss kommune vedtok 28.4.2014 utmeldelse av avtale om brannsamarbeid i Mosseregionen. Denne saken fikk flertall med følgende vedtak i 4 punkter: 1. Moss kommune sier opp avtalen med Mosseregionens interkommunale brann- og feiervesen, jfr. gjeldende selskapsavtale 18 (to års varsel). 2. I oppsigelsestiden utredes det og vurderes muligheten av å få til en sammenslåing av MIB og Nordre og Søndre Follo brannvesen. 3. Dersom prosessen med sammenslåing av MIB og Søndre og Nordre Follo brannvesener ikke lykkes innen utgangen av 2014 inviteres dagens eiere av MIB til en dialog om kostnadsfordeling basert på innbyggertall. Sak om dette må da fremmes i bystyret. 4. Rådmannen gis i oppdrag å utrede etablering av eget brannvesen i oppsigelsestiden.
9 Iht lov om interkommunale selskaper 30 7. ledd heter det at: «Representantskapet eller hver av de øvrige deltakerne kan bringe spørsmålet om uttreden inn for departementet innen en måned etter at selskapet har mottatt melding om uttreden. I representantskapet har den som ønsker å tre ut, ikke stemmerett i spørsmålet om å forelegge spørsmålet for departementet. Departementet kan, også selv om vilkår for øyeblikkelig uttreden finnes å være til stede, gi pålegg om at deltakerforholdet skal fortsette i et nærmere bestemt tidsrom, eller inntil videre, hvis samfunnsmessige interesser, herunder hensynet til publikum i en eller flere av de deltakende kommuner eller fylkeskommuner, eller hensynet til de enkelte deltakere, tilsier dette.» MOVAR IKS mottok skriftlig brev om utmeldelsen 7.5.2014. Frist for eventuelt å innklage utmeldelsen er dermed 7.6.2014. Administrasjonen og styret vil igjennom å fremme denne saken gjøre representantskapet kjent med klageadgangen, samt sørge for at evt. frister ikke oversittes. I behandlingen av en klage skal departementet vektlegge samfunnsmessige interesser, herunder hensynet til publikum i en eller flere av deltakerkommunene. I denne saken er det endelige utfallet usikkert, da det foregår flere parallelle prosesser. Fase 2 av FMBR-prosjektet (Sammenslåing av MIB, Søndre og Nordre Follo Brannvesen til Follo og Moss Brann og Redning) er i sluttfasen, og skal til behandling i by-/kommunestyrene over ferien. Lykkes denne prosessen, vil MIBs eierkommuner inngå i et fremtidig samarbeid med de to andre brannvesenenes eierkommuner, jfr. pkt. 2 i bystyrets vedtak. En avklaring på hvorvidt det går mot samarbeid eller ikke forventes å kunne foreligge innen årsskiftet, herunder hvilke av kommunene som vil inngå i et slikt samarbeid. Skulle denne prosessen ikke lykkes, ønsker Moss kommune å starte dialog om fordelingsnøkkelen. Representantskapet i Movar IKS har tidligere vedtatt at hvis FMBRprosjektet ikke leder til et samarbeid, så skal man allikevel vurdere en utskillelse av MIB i et eget IKS (Representantskapssak 5/2012). En diskusjon omkring fordelingsnøkkel mellom eierne kan da evt. sees i sammenheng med en slik vurdering. Det må være realistisk å anta at man har indikasjoner på om dette fører frem i løpet av våren 2015. Skulle utmeldelsen bli en realitet, skal det utarbeides en utløsningsbalanse, som gir uttrykk for selskapets reelle verdi ved utløsningstidspunktet. Her må forutsetningene for videre drift trolig også vurderes. Ifg selskapsavtalen er det en voldgiftsnemnd som skal forestå dette arbeidet, nedsatt av Fylkesmannen i Østfold. Situasjonen vil medføre at de øvrige eierkommunene innen Moss kommunes uttreden våren 2016, må ha tatt sin beslutning om fremtidig situasjon. Dette kan bety drift av den kommunale brann og redningstjeneste alene, eller sammen i et endret brannvernsamarbeid basert på ressursene som finnes i Movar IKS/MIB på det aktuelle tidspunktet.
10 I første omgang skal representantskapet, slik det fremgår av IKS-loven, gjøre en vurdering om man ønsker å klage utmeldelsen inn for Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Frist for levering av en evt. klage er som nevnt 7.6.2014. Spørsmålet om hvilke konsekvenser denne utmeldelsen vil ha er vanskelig å besvare, da flere forhold som det er pekt på over, er avgjørende. Det er som nevnt planlagt flere prosesser, hvor særlig FMBR-utredningen er i sluttfase. Siden det vil gå 2 år før utmeldelsen iverksettes, har alle parter noe handlingsrom for å finne frem til løsninger som gir en tilfredsstillende brannberedskap for innbyggerne. Skulle prosessene trekke lenger ut i tid enn hva som det er redegjort for over, kan imidlertid tidsfaktoren bli kritisk. Moss kommune har ikke utredet hvordan brannvesenet evt. skal organiseres etter en utmeldelse. Dette vil også være uavklart for de øvrige partene i dagens brannsamarbeid. Administrasjonen har forespurt Advokat Hanne Torkelsen om hennes vurdering i saken. Hun angir at denne usikkerheten i forhold til en organisering av brannvesenet ved en utmeldelse bør trekkes frem som moment i en evt. klage. Hun angir videre at klageadgangen er en sikkerhetsventil, og at det skal mye til for at departementet setter til side en oppsigelse og nekter uttreden. Det er styrets oppfatning at det skal mye til for at en klage fører frem. Man anbefaler derfor representantskapet å avstå fra å innklage utmeldelsen. I tillegg til representantskapet, kan hver enkelt deltaker/eier også innklage utmeldelsen til departementet. Man håper på en raskest mulig løsning av denne saken, da prosessene som må igangsettes vil være omfattende og arbeidskrevende. Videre kan usikkerheten som en manglende avklaring medfører være stor belastning for selskapets ansatte. Rygge, 19.5.2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Jon J. Tveter Økonomi- og administrasjonssjef
11
12
13
14
15
16
17 19. mai 2014 NOTAT Til: Fra: MOVAR IKS v/jon Jerry Tveter LYNX Advokatfirma DA v/hanne Torkelsen Moss kommune varsel om uttreden 1. Innledning Det vises til e-post av 12 mai 2014 hvor jeg er bedt om å gi en kort redegjørelse for hvordan varsel om oppsigelse fra Moss kommune bør formelt håndteres i selskapets organer. 2. Vurdering av saken Bystyret i Moss har fattet vedtak om oppsigelse av avtalen med Mosseregionens interkommunale brann- og feiervesen» (heretter kalt MIB), med to år varsel. Vedtaket lyder: 1. Moss kommune sier opp avtalen med Mosseregionens interkommunale brann- og feiervesen, jf. gjeldende selskapsavtale 18 (to års varsel). 2. I oppsigelsestiden utredes det og vurderes muligheten av å få til en sammenslåing av MIB og Nordre og Søndre Follo brannvesener. 3. Dersom prosessen med sammenslåing av MIB og Nordre og Søndre Follo brann-vesener ikke lykkes innen utgangen av 2014 inviteres dagens eiere av MIB til en dialog om kostnadsfordeling basert på innbyggertall. Sak om dette må da fremmes av bystyret.
18 4. Rådmannen gis i oppdrag å utrede etablering av eget brannvesen i oppsigelsesepisoden. I lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) 30, 7 ledd heter det: «Representantskapet eller hver av de øvrige deltakerne kan bringe spørsmålet om uttreden inn for departementet innen en måned etter at selskapet har mottatt melding om uttreden. I representantskapet har den som ønsker å tre ut, ikke stemmerett i spørsmålet om å forelegge spørsmålet for departementet. Departementet kan, også selv om vilkår for øyeblikkelig uttreden finnes å være til stede, gi pålegg om at deltakerforholdet skal fortsette i et nærmere bestemt tidsrom, eller inntil videre, hvis samfunnsmessige interesser, herunder hensynet til publikum i en eller flere av de deltakende kommuner eller fylkeskommuner, eller hensynet til de enkelte deltakere, tilsier dette.» Saken må derfor først styrebehandles og deretter legges frem for representantskapet, dersom uttreden skal bringes inn for departementet, slik at representantskapet kan ta stilling til dette. Departementet er i dette tilfellet Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Styret i selskapet kan ikke selv bringe spørsmål om uttreden inn for departementet, da det kun er representantskapet eller den enkelte deltakerkommunene som etter loven har den kompetansen. Om hva det skal tas hensyn til står det i forarbeidene til loven (Ot prp nr 53(1997-98) s 109: «Departementets vurderingstema når det skal ta standpunkt i saken, er hvorvidt de samfunnsmessige interesser, bl.a. hensynet til publikum i de berørte kommuner, eller hensynet til deltakerkommunene tilsier en fortsettelse av selskapsforholdet med samtlige deltakere.» Dette følger også av NOU 1995:17, hvor forslag til interkommunalt samarbeid ble utredet: Etter nr 3 siste ledd kan oppsigelse av en avtale om interkommunalt styre bringes inn for departementet. «Departementet kan gi pålegg om at samarbeidet skal fortsette i et nærmere bestemt tidsrom eller inntil videre, hvor samfunnsmessige interesser eller hensynet til samarbeidende kommuner tilsier det.» Bestemmelsen er en logisk forlengelse av 27 nr 1 annet ledd hvoretter Kongen kan gi pålegg om opprettelse av et interkommunalt styre. I Ot.prp. nr 42 (1991-92) s. 281 heter det: «Ved departementets vurdering av om pålegg om fortsatt samarbeid bør gis, skal det ikke bare legges vekt på økonomisk belastning og ulempe for den kommune som ønsker å tre ut, men også på konsekvensen for de øvrige deltakere og for publikum.» Det fremgår videre av forarbeidene at departementet ikke kan fremtvinge en fortsettelse av selskapet med et annet innhold i selskapsavtalen, f.eks. endret kostnadsfordeling. Endringer i selskapsavtalen forutsetter derfor tilslutning fra deltakerne. 2
19 Det må derfor foretas en interessevurdering, der både hensynet til Moss kommune og dets innbyggere vektlegges, og hvor hensynet til de andre deltakerkommunene og berørte innbyggere vektlegges. Bestemmelsen er en sikkerhetsventil og det skal mye til for at departementet skal sette til side en oppsigelse og nekte uttreden. Det fremgår av saksopplysningene at alle deltakerkommunene har fått varsel. Saken bør også tas opp i styret til MOVAR, med vurdering av hvorvidt det er grunnlag for å fremme en klage til departementet utifra samfunnsmessige interesser og hvorvidt saken bør legges frem for representantskapet. Dersom styret mener det er grunnlag for en klage, bør det avholdes ekstraordinært møte i representantskapet slik at klagefristen på en måned kan overholdes, dersom representantskapet skulle beslutte å bringe saken inn for departementet. Det fremgår av vedtaket at Moss kommune ikke har utredet alternativer til organisering av MIB før avtalen sies opp. Det er derfor foreløpig uklart hvordan oppgaven skal løses når oppsigelsestiden løper ut, og hvorvidt dette kan løses hensiktsmessig ved å etablere eget brannvesen, se punkt 4 i vedtaket. Denne usikkerheten for innbyggerne i Moss vedrørende organisering av brann- og feiertjenester kan vektlegges i en klage. Det er samtidig vist til at det pågår en prosess med sammenslåing av brann- og redningstjenesten i Mosseregionen og Folloregionen, og Moss kommune trekker seg ikke ut av denne prosessen. Hvorvidt oppsigelsen får konsekvenser for dette samarbeidet er derfor uklart. Det fremgår også at det kan fattes nytt vedtak dersom det oppnås endret kostnadsfordeling. I det ligger at varsel om uttreden kan trekkes tilbake slik at Moss fortsetter samarbeidet i MIB, også om det ikke blir sammenslåing med Folloregionen. Betydningen for de gjenværende kommunene og MIB dersom Moss trer ut som varslet, bør vurderes. Alternativet til å klage vedtaket inn for departementet, som også har et meget usikkert utfall, er å vurdere endring av kostnadsfordeling i selskapsavtalen. Dette er i såfall noe som må behandles av representantskapet, men endring i kostnadsfordeling må også fremmes til behandling i det enkelte kommunestyre, jfr. IKS-loven 4. Samtlige deltakerkommuner må stemme for en ny kostnadsfordelingsmodell. Uansett fremgår det av vedtaket til Moss kommune at dersom sammenslåing ikke lykkes innen utgangen av 2014 inviteres dagens eiere av MIB til en dialog om kostnadsfordeling basert på innbyggertall. Sak om dette vil i såfall fremmes av bystyret. Dersom det ikke gjøres en endring i kostnadsfordeling nå, vil det derfor kunne åpnes for forhandlinger senere. 3