Kommunal plan for systematisk tilsyn med barnehager i Karlsøy Vedtatt i Kultur- og oppvekstutvalget i Karlsøy xx.xx.2015 Orientert i Karlsøy kommunestyre, zz15
Innhold INNHOLD 2 KOMMUNEN SOM TILSYNSMYNDIGHET 3 Lovgrunnlaget 3 Målet for kommunen sitt tilsyn 3 Tilsynsmyndighet - kompetanse 4 TYPER TILSYN 4 Meldt/varslet tilsyn 4 Uanmeldt tilsyn 5 Resultatet av tilsyn 5 FRAMDRIFTSPLAN TILSYN 5 Kartlegging 5 Hente inn informasjon 5 Intervju/samtale 5 Rapportering 6 Oppfølging 6 ÅRSHJUL FOR TILSYN 6 VARSEL OM TILSYN Vedlegg 1 7 TILSYNSSKJEMA - Vedlegg 2 9 TILSYNSRAPPORT Vedlegg 3 17 FF Side 2
Kommunen som tilsynsmyndighet Kommunestyret har det øverste tilsynsansvaret for den kommunale forvaltningen og bestemmer hvilket organ i kommunen tilsynet skal legges til, jf. kommuneloven 10, 12 og 13. Kommunestyret kan med hjemmel i kommuneloven 10, 12 og 23 nr. 4 ved delegering bestemme hvem som skal være tilsynsmyndighet i kommunen. Rådmannen har fått delegert ansvaret for tilsyn. Tilsynet etter lov om barnehager gjennomføres i praksis av Kommunalsjefen. Denne fører også tilsyn med at eier har fått godkjenning etter lovverk som ulike faginstanser har ansvaret for. Tilsynet krever tverrfaglig og tverretatlig samarbeid, samt gode rutiner mellom kommunale etater/enheter/faginstanser. Kommunen har en utfordrende rolle når den skal føre tilsyn med egne barnehager. Det er derfor svært viktig å skille mellom kommunen som tilsynsmyndighet og kommunen som eier. De som skal utføre tilsynet må ha myndighet til å kunna peke på evt. avvik eller mangler i de kommunale barnehagene. Lovgrunnlaget Lov 17.juni 2005 nr. 64 om barnehager (barnehagelova) 16 Tilsyn : Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold ved godkjente eller godkjenningspliktige virksomheter. Hvis fristen for å etterkomme pålegget ikke overholdes, eller hvis forholdet ikke lar seg rette, kan kommunen vedta tidsbegrenset eller varig stenging av virksomheten. Kommunens stengingsvedtak skal sendes til fylkesmannen til orientering. Vedtak om retting eller stenging kan påklages til fylkesmannen. Tilsyn som virkemiddel skal sikre at kvaliteten i barnehagene oppfyller minstekravet i loven. Minstekravet vil kunne defineres som tilfredsstillende. Kommunen har bare anledning til å gi merknad eller avvik dersom det ved tilsyn blir avdekt uforsvarlige eller ulovlige forhold, dvs. at barnehagen ikke oppfyller minstekravet slik loven krever. Tilsynet skal primært utføres for å kontrollere at barnehagen drives i henhold til: Lov om barnehager, eventuelt å avdekke ulovlige eller uforsvarlige forhold i barnehagen Rammeplan for barnehager, etterse at barnehagens faglige innhold er i henhold til denne. Forskrift om sikkerhet ved lekeplassen (19.juli 1996) Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.m. (01.12.95) Lov om brannvern Lov om produktkontroll Tilsynsmyndigheten kan iverksette pålegg dersom det avdekkes uforsvarlig eller ulovlige forhold i barnehagen. Om nødvendig kan tilsynet stenge virksomheten, tidsbegrenset eller varig. Barnehagens eier kan påklage vedtaket til Fylkesmannen. Målet for kommunen sitt tilsyn Tilsyn skal være et verktøy for å sikre barn gode oppvekstvilkår, og skal kvalitetssikre at barnehagene driver i henhold til lover, forskrifter og kommunale vedtak. Ved jevnlig tilsyn vil eier av barnehagen også være bevisst ansvaret sitt for barnehagen som virksomhet i henhold til Lov om barnehager med forskrifter. Eksempel på tilsynsområder/tema kan være: Følger barnehagen rammeplanen for barnehager i henhold til innhold og fagområder Har barnehagen tilstrekkelig grunnbemanning i henhold til hele plasser. FF Side 3
Tilsynsmyndighet - kompetanse Det er nødvendig med barnehagefaglig kompetanse for at kommunen skal oppfylle pliktene sine etter barnehageloven. Det vil også være nødvendig å knytte annen faglig kompetanse mot tilsynsvirksomheten. Dette kan være repr. med barnehagefaglig kompetanse eller repr. fra Fylkesmannen, avhengig av tema for tilsynet. Typer tilsyn Tilsynet kan både være meldt/varslet eller uanmeldt. Omfanget av tilsynet kan variere. Til vanlig skal alle barnehager ha minst et tilsyn hvert annet år, men spesielle tilfeller eller oppfølgingssaker kan tilsi at det blir oftere. Ulike tema kan i ulike perioder få økt fokus, f.eks ulike satsingsområder. Lengden på tilsynet kan variere. Arbeidet med tilsynet skal ha kontinuitet, og det vil være nødvendig å legge til grunn de vilkår som blir stilt ved godkjenning og tidligere tilsyn. Meldt/varslet tilsyn Trinn Ansvar Handling 1 Tilsynsansvarlig Sender ut varsel til barnehager om tilsyn minst 3 uker i forveien. Følgende informasjon skal legges ved varselet: Kommunal plan for systematisk tilsyn av barnehager i Karlsøy kommune. Krav i lover og forskrifter relevant ved kommunalt tilsyn med kommunale og private barnehager Vurdering av metoder som blir brukt i sammenheng med tilsynet 2 Eier/ Eierrepresentan t Gjøre avtale med de som skal være med på tilsynet fra barnehagen: Eier/enhetsleder Fagleder/og eller Pedagogisk leder Fagarbeider/assistent (kan sløyfes) Representant for de foresatte i barnehage (SU) 3 Tilsynsansvarlig Gjennomføring av tilsyn. Formøte Intervju/samtale Oppsummeringsmøte m/konklusjon 4 Tilsynsansvarlig Lage rapport fra tilsyn med evt. avvik eller merknader. 5 Eier/ eierrepresentan Utbedre evt. avvik eller merknader innen gitte tidsfrister. FF Side 4
Uanmeldt tilsyn Tilsyn som er uanmeldt kan, av ulike årsaker, utføres av tilsynsmyndighet, når dette finnes nødvendig. Det kan for eksempel være på grunn av meldinger fra foresatte om forhold i barnehagen, eller med bakgrunn i innrapporterte data til kommunen. Resultatet av tilsyn Resultatet av tilsynet kan deles inn i tre kategorier, der det også er mulig med kombinasjoner av tilbakemeldinger: Ingen avvik/merknad Avvik: Avvik er mangel på oppfylling av krav fastsatt i eller i henhold av lov eller forskrift. Merknad: Merknad er pr definisjon ikke et avvik, men der tilsynet avdekker et forbedringspotensial med utgangspunkt i krav fra styresmaktene. Framdriftsplan tilsyn Det er viktig at alle involverte parter får god informasjon om tilsyn i barnehagen. Informasjonen skal være konkret og oppklarende, samtidig som den skal virke motiverende og veiledende for det videre arbeidet. Det er viktig å avklare forventninger til/fra tilsynsmyndigheten, og gjerne hva tilsynet ikke skal omhandle. Informasjonen skal gi veiledning om tilsynsrollen og skal omfatte: Påbud i barnehageloven og forskriftene Hva det skal føres tilsyn med Hvem som utfører tilsynet Type tilsyn meldt/varslet eller uanmeldt? Rapportering Pålegg og klagerett Oppfølging Kartlegging Før hvert tilsynsår (kalenderår) blir det utsendt et tilsynsskjema til alle barnehagene i kommunen (skjema 2). Når kommunen har fått tilbake og kartlagt informasjonen fra barnehagen, blir det utarbeidet en plan for utøvelse av tilsynet. I dette arbeidet bør kommunen prioritere fokusområder ut fra den overordnede planen for tilsyn i kommunen. I planleggingsfasen vil det være nødvendig å se på hvilke behov barnehagene har for tilsyn, og hvilke behov kommunen har for å føre tilsyn i en konkret barnehage. Se årshjul for tilsyn på side 6. Hente inn informasjon I tillegg vil kommunen før hvert tilsyn, be om å få tilsendt tilleggsdokumentasjon fra de barnehagene som det skal føres tilsyn med. Det er nødvendig å samordne informasjonen og klargjøre hva som kan knyttes opp mot barnehageloven eller mot andre lovverk. Samordning med andre enheter/lovverk er nødvendig. Frist for tilbakemelding vil derfor være 1 uke før tilsynet skal finne sted. Hvilken informasjon det blir bedt om, vil være varierende i sammenheng med målet/tema for tilsynet. Varsel om tilsyn, se vedlegg 1. Intervju/Samtale Intervjuet/samtalen blir ledet av tilsynsansvarlig, som sammen med 1 eller 2 andre eksterne tilsynsførere, utgjør tilsynsteamet. Med bakgrunn i svar på tilsynsskjema 2 og innsendt dokumentasjon, blir ulike personer i barnehagen intervjuet rundt tema for tilsynet. Intervjuobjektet/samtalepartner vil variere alt etter tema. Etter intervjuet samler tilsynsteamet informasjonen, og gjør en foreløpig konklusjon for tilsynet som blir presentert for de involverte. FF Side 5
Rapportering Etter hvert tilsyn skal det skrives en rapport. Rapporten skal summere opp det som ble avdekket på tilsynet. Rapporten blir underskrevet av de som har utført tilsynet. Dersom tilsynet gir grunnlag for pålegg, må også tilsynsmyndigheten skrive under rapporten. Pålegg er, etter forvaltningsloven 2 bokstav b, å regne som enkeltvedtak. Forvaltningsloven sine saksbehandlingsregler om forhåndsvarsel 16, innsynsrett 18 og 19, begrunnelse 24 og 25, klage 28 og 29 osv. gjelder jf. forvaltningsloven 28, jf. 34. Mal for rapport ligger som vedlegg 3. Oppfølging Når det blir avdekket avvik, får barnehageeier frist for utbedring av tiltak. Hvor lang fristen er, vil variere alt etter hvilke avvik merknaden gjelder, men fristen må være rimelig. Ved alvorlige tilfeller kan kommunen stenge barnehagen i kortere eller lengre perioder. Årshjul for tilsyn Det er planlagt følgende framdrift av tilsynsvirksomheten: Tidspunkt Hendelse Ansvar Januar Tilsynsskjema (Skjema 2) blir sendt ut til alle Ansvarlig for tilsynet. Barnehageeiere/enhetsledere. Januar Barnehagen svarer på og returnerer tilsynsskjemaet (skjema 2) til kommunen innen 1. februar. Oppstart av årets tilsynsvirksomhet Eier/enhetsleder Ansvarlig for tilsynet. Februar Mars April Mai Brev til alle barnehagene med informasjon om og oversikt over planlagt tilsyn i løpet av kalenderåret. Skriftlig avtale om å gjennomføre tilsyn i 2 av barnehagene i kommunen Innhente relevant informasjon Gjøre vurderinger Planlegge tilsynet Tilsyn i 2 barnehager Skrive rapporter Veilede og evt. følge opp avvik/merknader Samle inn, klargjøre data og forberede til politisk sak om resultatet av gjennomførte tilsyn i vårhalvåret. Juni Juli August September Skriftlig avtale om å gjennomføre tilsyn i 2-3 av barnehagene i kommunen Innhente relevant informasjon Gjøre vurderinger Planlegge tilsynet Oktober Tilsyn i 2-3 barnehager Skrive rapporter Veilede og evt. følge opp avvik/merknader Oktober/November Skrive politisk sak om resultatet av gjennomførte tilsyn i barnehagene dette kalenderåret og besørge fremlagt Ansvarlig for tilsynet Ansvarlig for tilsynet Ansvarlig for tilsynet Ansvarlig for tilsynet Ansvarlig for tilsynet Ansvarlig for tilsynet FF Side 6
Varsel om tilsyn Vedlegg 1 Barnehage Barnehageadresse Postnr. Poststed VARSEL OM TILSYN ETTER LOV OM BARNEHAGER 16 Kommunen har ansvar for tilsyn med barnehagene etter 16 i lov om barnehager. Det er ønskelig at tilsynet skal være til hjelp for barnehagene i arbeidet med kvalitetssikring av egen virksomhet. Med bakgrunn i Kommunal plan for tilsyn med barnehagene i Karlsøy, skal Karlsøy kommune, ved barnehagemyndigheten, føre tilsyn med ----------xx-------- barnehage. Tilsynet blir gjennomført: Dato, Sted. Tidspunkt fra til. Fra tilsynsmyndigheten kommer: Navn Tema for tilsynet er: Barnehagen sine rammeforutsetninger (samarbeidsutvalg, bemanning, opplysninger om barna, vurdering av barnehagen sine rammeforutsetninger) Barnehagen sitt innhold (rammeplanen) Vi ber om å få tilsendt følgende dokument senest 2 uker før tilsynet: Gjeldende vedtekter Gjeldende plan for barnehagen Gjeldende årsplan og årsmelding. Bemanningsplan Referat fra samarbeidsutvalget siste året Kvalitetssikringssystem, eller henvisning til digitalt system Oversikt over antall barn i barnehagen hver dag (turnusplan el.) Oversikt over medlemmer i foreldreråd og samarbeidsutvalg System for avviksmeldinger ved skriftlige og muntlige klager Barnehagen sine rutiner når det oppstår situasjoner der det er mistanke om alvorlige hendelser som mobbing,omsorgssvikt eller mishandling av barn. Resultat av siste brukerundersøkelse FF Side 7
Vurdering av virksomheten Rutiner for å sikre levering av politiattest Rutiner for daglig og periodisk renhold Rutiner ved brann Rutiner ved alvorlige ulykker Rutiner for taushetsplikt Vi ber om at følgende personer er tilstede: Representant for eier/enhetsleder Fagleder Pedagogisk leder Fagarbeider/assistent Representant for samarbeidsutvalget I etterkant av tilsynsbesøket vil det bli laget en rapport der det kan bli gitt eventuelle pålegg som må utbedres innen angitte frister. MVH Tilsynsteamet FF Side 8
Tilsynsskjema Vedlegg 2 Skjema for bruk i arbeidet med tilsyn Skjemaet blir sendt ut til alle barnehagene i forkant av hvert kalenderår, og svarene blir brukt som grunnlag for meldt og uanmeldt tilsyn. Opplysningene blir innhentet med hjemmel i barnehageloven 8, femte ledd Frist for barnehageeier/styrer til å sende inn utfylt skjema er 1. februar hvert år. Kalenderår: 20.. Barnehage FF Side 9
Barnehagens formålsparagraf Jf. Barnehageloven 1, Rammeplan kap. 3,5 Hvordan blir foreldrene trukket med i samarbeidet? (treffpunkter, situasjoner skriv det som er mest nærliggende) om det enkelte barn..... om innholdet /årsplanen i barnehagen... Hvordan ivaretar barnehagen i samsvar med kristne grunnverdier? Barnehagens innhold Jf. Barnehageloven 2,Rammeplanen for barnehagens innhold og oppgaver, kap 4. Er årsplan sendt kommunen? Er årsplanen behandlet i SU? Har foreldrene deltatt/medvirket i arbeidet med årsplan? Er satsingsområdene synlige i barnehagen? (for eksempel med oppslag, spesiell informasjon) Arbeider barnehagen med spesielle prosjekt/utviklingsarbeid? Fortell om prosjekter/utviklingsarbeid (stikkord):.... Barnehagens utforming Forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager 9 Barnehagens leke- og oppholdsareal inne (jf. godkjenning):. m² Barnehagens lekeareal ute:. m² Eiers vedtaksfestede arealnorm pr. barn. m² u/3 år. m² u/3 år Er det gjort endringer i arealbruk etter siste godkjenning? Dersom ja, når?. Hva er endret?. Evt naturområde/-avdeling: (beskrivelse).. Er leker og utstyr i samsvar med gjeldende sikringsregelverk?
Har barnehagen faste rutiner for kontroll av lekeutstyr og lekeplass? Hvis ja hvor ofte.. hvordan blir det dokumentert Har barnehagen trafikksikre områder? Dersom nei, planlegger barnehagen å gjøre noe med dette?...... Er det rist utenfor alle inngangsdører? Er det nødvendig med fysiske endringer ute eller inne, jf. bl.a. helse og miljøforskriftene?... Barnehagens samarbeidsutvalg og foreldreråd Barnehageloven 4 (evt. 5) Foreldresamarbeid i barnehagens formelle organer: Hvilke saker tas opp i: Beskrivelse: Samarbeidsutvalget: Hvor mange møter er avholdt forrige kalenderår: (Oversikt over medlemmer innsendt før tilsyn) Foreldreråd: 11
Kontakt og samarbeid mellom den enkelte forelder/familie: Område: Hvordan er samarbeidet mellom foreldre og barnehagen tilrettelagt? Beskrivelse: Hvilke ordninger/rutiner har barnehagen? 12
Hvordan behandles uformelle (muntlige) klager fra foreldrene? Dette kan gjelde eks. for sjelden bleieskift, mista votter, slått seg og lignende Annet Er det system for avviksmeldinger ved skriftlige klager Prioritet ved opptak Jf. Barnehageloven 8, sees i sammenheng med barnehagens årsmelding/søknad om statstilskudd. Antall barn med særlige behov, tatt opp etter 13 i barnehageloven: Antall barn med rett til tiltak etter opplæringsloven 5-7 Antall to-språklige barn Er barnehagens fysiske miljø tilrettelagt funksjonshemmede?...... Vedtekter Vedtektene skal være innsendt før tilsyn. Inneholder vedtektene alle punktene i barnehageloven 7 Når ble vedtektene sist endret?.. Personalet i barnehagen Jf. Barnehageloven 17, 18 Har barnehagen daglig leder med førskolelærerutdanning eller med annen høgskoleutdanning som gir barnefaglig og pedagogisk kompetanse Har barnehagen førskolelærer eller personer med annen treårig pedagogisk utdanning på høgskolenivå med videreutdanning i barnehagepedagogikk i alle stillingene for ped.leder? Hvis nei, hvor mye er på dispensasjon? Er det flere førskolelærere i barnehagen? Hvis ja, hvor mange?. Hva er grunnbemanningen i barnehagen?. 13
Hva slags vikarordning har barnehagen? Hvilke regler gjelder for vikarbruk?.. Politiattest Jf. Barnehageloven 19 Rutine for levering av politiattest skal være innsendt før tilsyn Har alle med arbeidsavtaler etter 01.01.96 levert politiattest? Har andre som omfattes av politiattestforskriften levert politiattest? Har barnehagen system for å sikre levering av politiattest? Taushetsplikt Jf. Barnehageloven 20, Forvaltningsloven 13 Rutine for taushetserklæring skal være innsendt før tilsyn. Har alle arbeidstakere, også vikarer, skrevet under på skjema for taushetsplikt? Har barnehagen rutine for å ivareta dette? Opplysningsplikt Jf. Barnehageloven 21, 22 Rutine for opplysningsplikt skal være innsendt før tilsyn. Har barnehagen rutiner når det oppstår situasjoner der det er mistanke om omsorgssvikt eller mishandling overfor barn? Helsekontroll Jf. Barnehageloven 23 Har alle tilsatte levert TBC-attest? Har barnehagen rutiner for å sikre at TBC-attest leveres? Barnehagene fremviser rutinene ved tilsynet Øvingsopplæring Jf. Barnehageloven 24 Har barnehagen øvingslærer? Har barnehagen lærlinger? Har barnehagen annen form for opplæring av elever/studenter? (Førskolelærerstudenter?) 14
Annet 1. Opplysninger om barna Opplysninger innhentes med hjemmel i barnehageloven 8, og ses i sammenheng med barnehagens årsmelding/søknad om statstilskudd. Barnehagen fremviser liste med barnas navn, alder og oppholdstid ved tilsynet. Opplysningene sammenfattes her: (Barnehagen fyller ut) Gjelder barnehageåret: 20 /20 Antall barn u.3 år o.3 år Antall 1/1 plasser u.3 år o. 3 år Antall ansatte knyttet til avdelingene samlet i årsv.: Ped.pers Andre Andre ansatte i årsv. Vaktm. Renh. Andre Ev. kommentar til tabellen:.. 2. Samarbeid med andre Har barnehagen fast samarbeid med andre barnehager? Har barnehagen fast samarbeid med skoler? Har barnehagen overgangssamtale med skoler for alle barn som skal starte på skolen? Dersom nei, hvorfor?...... Har barnehagen kontakt og samarbeid med andre instanser? Hvilke? ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3. Deltar barnehagen på samordnet opptak? Personalledelse Gjennomføres det medarbeidersamtale i barnehagen? Gjennomføres det veiledning? Er det kompetanseplan i barnehagen? Hvordan gjennomføres det medbestemmelse for personalet?... Hvor stort sykefravær hadde barnehagen forrige kalenderår? Er det satt i gang tiltak for å bedre arbeidsmiljøet?..% 4. Kvalitetssikringssystem/rutiner Sikring av rutiner innsendt før tilsyn Har barnehagen utviklet kvalitetssikringssystem for de ulike områder som er aktivt i bruk 15
Foretas det brukerundersøkelse Jevnlig Av og til Aldri Hvordan ivaretar barnehagen barns rett til medvirkning?... Foretar barnehagen vurdering av virksomheten Barnehagen legger frem vurderingssystemer og resultatene ved tilsynet. 5. Brukertilpasning Har barnehagen deltidsplasser? Er det andre fleksible ordninger? Barnehagen redegjør for systemet ved tilsynet. 6. Inneklima/luftkvalitet Jf. Forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager 19 Har barnehagen hatt radonmåling Dersom ja, når.. Har barnehagen tørkeskap/trommel, type kondensoppsamler? Er inneklima/luftkvalitet tilfredsstillende i henhold til CO²-innhold, fukt, støv og skitt? Dersom nei, er det vurdert tiltak for å få oppfylt normene?... Er det mulig med temperaturregulering i hvert enkelt rom? Er det tilstrekkelig solavskjerming? 7. Økonomi (Gjelder private barnehager) Er revidert regnskap fra forrige regnskapsår og budsjett for inneværende år levert kommunestyret for godkjenning jf. driftsavtalen/avtalen om driftstilskudd. 8. Registrere i Enhetsregisteret organisasjonsnummer Er barnehagen registrert i Enhetsregisteret? Gjeldende pr. 04.07.03 etter endringer i Lov om barnehager. 16
9. Eiers/enhetsleders egenvurdering av barnehagen Dersom enhetsleder/eier ønsker, kan det settes ned noen stikkord som kan utdypes nærmere ved tilsynet. Tema Årsplan, utviklingsarbeid, prosjekter Vurdering Barnehagens fysiske miljø, inne og ute Samarbeid med foreldrene Brukervennlighet, barn/alder/oppholdstid. Ventelister Personalet personalledelse Kvalitetssikringsrutiner brukerundersøkelser Klagebehandling, ikke formelle klager Økonomi, fremtid og sikkerhet Annet som eier/enhetsleder ønsker å trekke frem 17
Tilsynsrapport nr. Vedlegg 3 Rapport skrevet av: Dato: 1. Oppfølging av tidligere pålegg. (Pålegg ble gitt i rapport av dato:..) 2. Bakgrunn for tilsynet (gitt i brev eller lignende ved oppstart av tilsynet, pålegg, klage o.a) 3. Gjennomføring av tilsynet (vise til skjema) Tilsynet har særlig tatt opp forhold knyttet til. i barnehageloven og /eller.. 4. Tilsynet avdekket forhold Hvor det ble gitt merknader om retting av uforsvarlige forhold Hvor det ble gitt pålegg om retting av ulovlige forhold Hvor det ble gitt pålegg om retting av uforsvarlige forhold 5. Hovedkonklusjon 6.1 Pålegg (Jf. barnehageloven 16) 6.2 Avtaler inngått iht dette punktet For tilsynsmyndigheten:. Underskrift Kopi av rapporten er sendt: 18