Helse Bergen HF Oppsummering av revisjonen for 2015
Statsautoriserte revisorer Ernst & Young AS Vassbotnen 11A Forus, NO-4313 Sandnes Postboks 8015, NO-4068 Stavanger Foretaksregisteret: NO 976 389 387 MVA Tlf: + 47 51 70 66 00 Fax: + 47 51 70 66 01 www.ey.no Medlem av Den norske Revisorforening Stavanger, 18. mars 2016 Til styret i Helse Bergen HF Formålet med denne presentasjonen er å presentere resultatene av vår årsoppgjørsrevisjon av foretakets regnskap for 2015. Vår oppgave er å revidere årsregnskapet for å kunne bekrefte at det er utarbeidet i overensstemmelse med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Vi har utført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. I samsvar med god revisjonsskikk har vi innhentet tilstrekkelig forståelse av den interne kontrollen til å kunne planlegge revisjonen og å fastsette type, tidspunkt og omfang av våre revisjonshandlinger. Internkontrollforholdene som kommenteres relaterer seg hovedsakelig bare til dem som gjelder finansiell rapportering og er begrenset til de forholdene som EY faktisk har observert gjennom revisjonen. Vi har gjort de revisjonshandlingene som kreves etter god revisjonsskikk og de som er særskilt avtalt med foretaket. Det er ikke gjort særskilte revisjonshandlinger utover dette spesifikt rettet mot misligheter, internkontroll eller regnskapsavslutningsprosessen. Denne rapporten er utarbeidet for bruk av styret og ledelsen og er ikke ment for eller skal brukes av andre. Innholdet er i samsvar med kravene i ISA 260 Kommunikasjon av revisjonsmessige forhold med dem som har det overordnede ansvar for styring og kontroll. Med vennlig hilsen ERNST & YOUNG AS Tommy Lothe Statsautorisert revisor Page 2
Kapittel Innhold 1. Skriftlige leveranser 2. Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon Endelig risikovurdering Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon 3. Internkontroll 4. Øvrige forhold Page 3
Skriftlige leveranser 1
Skriftlige leveranser Revisjonsberetning Andre attestasjoner 16 per i dag Nummererte brev - ingen Helse Bergen HF Konklusjon Pr. dags dato er vi ikke kjent med forhold som tilsier at vi vil utstede en revisjonsberetning med forbehold eller presisering. Page 5
Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon 2
Endelig risikovurdering Risiko for regnskapsmessige feil i finansiell rapportering Vesentlige risikoforhold Betydning Pensjon Lønn Skjønnsmessige avsetninger Overlegepermisjon Sannsynlighet Inntekt Driftsmidler/ anlegg under utførelse Risikokartet oppsummerer forhold som krever stort fokus i vår revisjon De røde risikoforholdene er tema med høy iboende risiko og store tall. Iboende risiko vurderes som høy ved Stor grad av skjønn Ikke-rutinemessige transaksjoner/vurderinger Komplekse transaksjoner/regler Høyt transaksjonsvolum Risikoforholdene i risikokartet kommenteres på de følgende sidene Våre kommentarer er i stor grad en redegjørelse for de vurderinger Helse Bergen HF har gjort. I den utstrekning vi ikke har andre kommentarer, har vi ingen vesentlige innvendinger mot Helse Bergen HFs vurdering Page 7
Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Regnskapslinje EYs revisjon og vurdering Inntekter Basisramme Basisramme er avstemt mot styringsdokument og andre tildelinger uten avvik Lønn Aktivitetsbasert inntekt Lønnskostnad og offentlige avgifter (arbeidsgiveravgift og skattetrekk) Vi har gjennomgått foretakets rutiner og testet kontroller ISF-inntekter er ved årsslutt avstemt mot DRG-rapporter uten vesentlige avvik Vi har gjennomgått foretakets lønnsrutiner og foretatt analyser på lønnsområdet. Ingen vesentlige avvik identifisert. Vi har kontrollert foretakets avstemminger av offentlige avgifter uten å avdekke vesentlige avvik. Konklusjon Vi har ikke avdekket vesentlige feil Page 8
Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Anlegg under utførelse Utgifter til nyinvesteringer kan ikke balanseføres før det er sannsynlig at anlegget vil bli anskaffet Større prosjekter har ofte utgifter i tidlige faser som idéfasen og konseptfasen som derfor ikke kan balanseføres, heller ikke i ettertid når sannsynlighetskravet er oppfylt EYs revisjon og vurdering Vi har gjennomgått de største prosjektene i anlegg under utførelse. Vi har ikke avdekket vesentlige feil Barne og ungdomssenter/barnepsyk 2015 2014 1 049 mnok 843 mnok Marie Joys` hus 377 mnok 122 mnok Sentralblokken- Mottaksklinikken 221 mnok 110 mnok BUSP - Etappe 2 128 mnok 66 mnok Kurs- og konferansesenter 51 mnok 20 mnok Annet 146 mnok 150 mnok Balanseført anlegg under utførelse 1 972 mnok 1 311 mnok Page 9
Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Ikke inntektsførte tilskudd Tilskudd som mottas uten noen form for øremerking knyttet til bruk av midlene, kan inntektsføres ved mottak. Tilskudd med øremerking føres opp som gjeldspost inntil øremerket tiltak gjennomføres. EYs revisjon og vurdering Denne posten består av tilskudd, gaver og forskningsmidler. Helse Bergen mottok 200 mnok i gave fra Trond Mohn i 2008. Midlene inntektsføres i takt med bruken og ved årsslutt står 23 mnok av midlene igjen som ubrukte midler. I 2013 ble det i tillegg mottatt gave på 70 mnok fra Mohn relatert til Barnas Energisenter- BUSP. Øremerkede tilskudd har historisk vært klassifisert som kortsiktig gjeld i balansen. Under revisjonsgjennomgangen ble det avdekket at deler av saldo som sto på konto for øremerkede tilskudd er langsiktige investeringstilskudd. Vi har diskutert dette med foretaket og de har reklassifisert 130 mnok for 2015 og 157 mnok for 2014 fra kortsiktig til langsiktig. Vi er enig i beløpet som er blir korrigert og vi har påsett at korrigeringene er korrekt foretatt i regnskapet. 2015 2014 Øremerkede tilskudd, klassifisert som annen kortsiktig gjeld: prosjekter og forskningsmidler 226 mnok 195 mnok Investeringstilskudd, klassifisert under langsiktige forpliktelser og annen langsiktig gjeld 269 mnok 285 mnok Page 10
Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Avskrivning Helse Vest har fastsatt retningslinjer for avskrivning. Bygg skal skilles ut i ulike komponenter (dekomponeres), som f.eks. bygningskropp, tak, vindu og ventilasjon, og hver komponent skal avskrives i forhold til komponentens forventede levetid Nedskrivning Nedskrivning kan være aktuelt når driftsmidler ikke lenger brukes (skrapes eller erstattes) og ved enkelte bruksendringer 2015 (mnok) 2014 (mnok) EYs revisjon og vurdering 456 445 Foretaket følger Helse Vest sine retningslinjer for avskrivning og dekomponering. Vi har ikke avdekket vesentlige feil. Faktura som bokføres som tilgang driftsmiddel, kan inneholde materiell og arbeid som vedrører flere driftsmidler eller komponenter uten at det er enkelt å fordele hvert fakturabeløp. Dette gjelder spesielt bygg. For avskrivningsformål dekomponerer Helse Bergen totalt balanseført beløp i forhold til nøkler som antas å være representative for de ulike komponentene. Etter vår mening er dette en praktisk tilnærmingsmåte. 0 0 Det er ikke identifisert nedskrivningsbehov i 2015. Lister over MTU blir sendt ut på avdelingene, der disse blir gjennomgått. Utstyr som ikke lenger er i bruk blir strøket, og listene returneres til økonomiavdelingen der hensikten er at anleggsregisteret skal oppdateres. Økonomiavdelingen har imidlertid hatt problemer med å identifisere driftsmidler fra kasseringslistene inn i anleggsregisteret tidligere år, men fra og med 2013 har de opprettet eiendelsnummer som letter sporbarheten mellom kasseringsliste og anleggsregister. Vanligvis er det ikke mye restverdi igjen på de driftsmidlene som kasseres. Det anses derfor ikke sannsynlig at eventuell feil vil utgjøre et vesentlig avvik i regnskapet. Vi er enig i foretakets vurderinger. Page 11
Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Overlegepermisjon Overleger og psykologer opptjener for hvert år rett til å ta ut 0,8 mnd permisjon med lønn. Helseforetakene avsetter løpende for opptjening av rettighet. Når overlegene tar ut permisjonen, blir lønn utbetalt i permisjonsperioden regnskapsført mot avsetningen slik at regnskapet ikke belastes med lønnskostnad i permisjonsperioden Avsetningen for overlegepermisjon baseres på oversikter over hvor mange måneder hver enkelt overlege/psykolog har opptjent. Disse multipliseres med dagens lønn. Det skal i tillegg gjøres påslag for feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon Det forventes ikke at all opptjent permisjon tas ut, og avsetningen reduseres i forhold til forventet uttakstilbøyelighet som er estimert ut fra faktisk permisjonsuttak de siste årene EYs revisjon og vurdering Uttakstilbøyelighet og avsetning siste år: Faktisk Gj.sn.uttakstilbøyelighet Avsetning uttak i regnskapet 2009 60 % 72 % 126 mnok 2010 68 % 71 % 133 mnok 2011 69 % 70 % 127 mnok 2012 124 % 71 % 150 mnok 2013 70 % 71 % 173 mnok 2014 65 % 67 % 168,5 mnok 2015 79 % 70 % 190 mnok Prinsippet for beregning av avsetning for overlegepermisjon er ikke endret for Helse Bergen HF i 2015 sammenlignet med 2014. HBE har tatt utgangspunkt i tidligere tall de har over faktisk uttak de siste 11 årene. De har valgt å utelate 2012, da uttaksprosenten dette året fremstår unormal i forhold til øvrige år. Det synes rimelig å ikke ta med uttaksprosent fra 2012. Endring i avsetning fra 2014 skyldes blant annet økt lønnsforpliktelse, samt større uttaksprosent i år sammenlignet med fjoråret. HBE har for hele regnskapsperioden 2014 og 2015 tatt i bruk GAT som grunnlag for beregning av avsetningen. Dette har gitt et mer nøyaktig tall på beholdning og uttak. I det videre må foretaket fortsette å sikre at avsetningen beregnes etter prinsippene fastlagt av Helse Vest RHF og påse at informasjonsgrunnlag til å beregne dette er tilgjengelig. Vi er enig i foretakets vurdering per 31.12.2015. Page 12
Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost GK Pensjon Nøkkeltall 2015 (mnok) 2014 (mnok) Pensjonskostnad 1 570 - - 215 Brutto pensjonsforpliktelse 15 734 17 158 Pensjonsmidler 12 759 11 845 Netto balanseført pensjonsmidler 708 1 295 Forpliktelse som i henhold til regnskapsreglene verken er resultatført eller balanseført (ikke resultatført estimatavvik) 4 103 7 357 Resultatført planendring 0-1 489 EYs revisjon og vurdering Forpliktelse er beregnet av aktuar og regnskapsført i samsvar med god regnskapsskikk Økonomiske forutsetninger er i samsvar med øvrige helseforetak i Norge Oversikt forutsetninger 2015 2014 Diskonteringsrente 2,70 % 2,30 % Forventet avkastning 3,30 % 3,20 % Lønnsvekst 2,50 % 2,75 % Pensjonsregulering 1,48 % 1,73 % G-regulering 2,25 % 2,50 % Resultatført planendring i 2014 gjaldt levealderjustering for offentlige tjenestepensjonsordninger og var en engangseffekt for 2014. Korridor -løsning benyttes som tidligere år i samsvar med god regnskapsskikk Page 13
Vesentlige forhold innen regnskap og revisjon Regnskapspost Skjønnsmessige avsetninger Enkelte regnskapsposter er beheftet med usikkerhet. Dette gjelder blant annet avsetninger som må baseres på skjønn Anvendelse av beste estimat er i samsvar med regnskapsloven, men vi påpeker at endelig oppgjør eller senere revurderinger kan medføre resultateffekter i senere perioder EYs revisjon og vurdering Vi har gjennomgått skjønnsmessige avsetninger uten å avdekke vesentlige feil Tabellen nedenfor viser noen av de skjønnsmessige avsetningene som historisk har vært beregnet med stor grad av skjønn. Helse Bergen HF har etter hvert fått bedre systemer for å måle grunnlaget for postene. Overført ferie har økt med 9 mnok sammenlignet med 2014. Skyldes blant annet flere faste ansatte i 2015, samt en økning på 30 % i antall dager opptjent ferie per årsslutt som ikke er brukt og som blir overført til neste år. Foruten overført ferie er det ikke store endringer i avsetningene de siste 4 år 2015 2014 2013 2012 2011 Pasienter under behandling 16 mnok 14 mnok 10 mnok 9 mnok 7 mnok Overført ferie - 39 mnok - 30 mnok -32 mnok -27 mnok -24 mnok Ikke uttatt avspasering - 35,5 mnok - 32 mnok -29 mnok -26 mnok -26 mnok Avsetninger for påløpte kostnader Avsetninger for kostnader som det ved periodens utgang ikke er mottatt faktura på eller ligger i system for godkjenning av inngående faktura Norsk pasientskadeerstatning - 10,5 mnok - 10 mnok -10 mnok -12 mnok -11 mnok Avsetninger for påløpte kostnader vurdert å være uten vesentlige feil Page 14
Internkontroll 3
Vår overordnede vurdering av internkontroll Område Vurdering (pil viser utvikling) Kommentar Foretaket har tilfredsstillende rutiner. Forklaring piler: Grønn: - Tilfredsstillende rutiner Gul: - Rutiner kan forbedres Pilens retning: - Utvikling fra tidligere år Inntekter ISFinntekt ISF-inntekter avstemmes hver måned mot Aktivitetsbarometer. Fullstendigheten av pasientdata er vanskelig kontrollerbart, dvs. om alle pasientbehandlinger som er registrert i pasientsystemet DIPS blir korrekt overført til foretakets database, og således blir medtatt i de bokførte ISFinntekter. Fullstendighet av datauttrekk blir ikke avstemt mot DIPS, da foretaket stoler på programmering fra systemleverandør. Foretaket får ikke økonomisk kompensasjon for kodeendringer som skjer etter at tertialene er rapportert til NPR (Norsk Pasient Register). Det gjøres derfor løpende analyser av kodekvalitet. Grunnet store transaksjonsmengder, tas det ikke vare på de løpende analysene av kodekvalitet, herunder dokumentasjonen av avdelingenes oppfølging/korreksjoner av koding. Gode rutiner for oppfølging av feilkoding gjenspeiles ved at det ikke skjer omfattende endringer i den medisinske kodingen etter at den endelige tertialrapporteringen til NPR er sendt. Det følges opp at det er stilt medisinske diagnoser for alle pasienter ved tertialrapporteringen til NPR, dvs. at man ikke har mange behandlinger med DRG-kode 470 ved tertialrapporteringen. Page 16 Inntekter Refusjoner fra Helfo Inntekter Andre driftsinntekter Foretaket har tilfredsstillende rutiner Foretaket har tilfredsstillende rutiner.
Vår overordnede vurdering av internkontroll Område Vurdering (pil viser utvikling) Kommentar Forklaring piler: Grønn: - Tilfredsstillende rutiner Gul: - Rutiner kan forbedres Pilens retning: - Utvikling fra tidligere år Lønn Stort sett tilfredsstillende rutiner Syke- og fødselspenger: Gamle fordringer på NAV ikke lenger et problem. Aldersfordelingen ser bra ut. HBE har sluttført refusjoner/krav for 2013 og har hatt en purrerunde med Nav på 2014. Det er kun ubetydelige beløp som står igjen for 2014. Per 31.12.2015 ingen vesentlige avvik avdekket. Alle arbeidsplaner som er gjennomsnittsberegnet skal godkjennes elektronisk av leder og tillitsvalgte. Det skjer ofte endringer i arbeidsplaner gjennom året, blant annet i forbindelse med nyansettelser og ansatte som går opp og ned i stillingsprosent. For å endre en arbeidsplan må planen låses opp av dem som har godkjent den. For at det skal bli enklere å få på plass elektronisk godkjenning av arbeidsplanene har foretaket gjort en forenkling: Det er nå mulig å låse og låse opp enkeltlinjer i tillegg til å låse og låse opp alle linjer i hele planen. I tillegg kan tillitsvalgte låse opp enkeltlinjer for hverandre. EY har ikke foretatt noen kontroll knyttet til om arbeidsplanene er godkjent elektronisk. Det foreligger p.t. ikke en fullstendig oppdatert oversikt over hvem som skal godtgjøres/innberettes for elektronisk kommunikasjon. Page 17
Vår overordnede vurdering av internkontroll Område Vurdering (pil viser utvikling) Kommentar Forklaring piler: Grønn: - Tilfredsstillende rutiner Gul: - Rutiner kan forbedres Pilens retning: - Utvikling fra tidligere år Innkjøp Anleggsmidler Vi har gjennomgått foretakets rutiner fra bestilling til bokføring, testet kontroller samt testet innkjøpsfaktura på stikkprøvebasis. Foretaket hadde i fjor en prosess knyttet til forbedring av innkjøpsrutinene inkludert fullmaktsstruktur og godkjenningsrutiner. Er på plass for 2015. I forbindelse med vår attestasjonskontroll identifiserte vi to tilfeller der bestiller/godkjenner er en og samme person. Har fått opplyst at dette er tilfellet for Sykehusapotekene, samt for 40 kostnadssteder (lager). Unntaket for attestasjonskontroll er akseptert av styringsgruppen for forbedringsprosjektet. Vi har foretatt en utvidet kontroll for de 40 kostnadsstedene ved å detaljteste et representativt utvalg. Ingen vesentlige avvik identifisert. Foretaket har tilfredsstillende rutiner Mottar kasseringslister fra avdelingene to ganger i året. Page 18 Likvider Pensjoner Regnskapsavslutning Foretaket har tilfredsstillende rutiner Foretaket har tilfredsstillende rutiner Bestandskontroll utføres en til to ganger årlig. Foretaket har tilfredsstillende rutiner Det er generelt god kvalitet på dokumentasjon av regnskapsposter Det er etablert tilfredsstillende rutiner i regnskaps- og økonomiavdelingen knyttet til løpende regnskapsføring og rapportering Arbeidsdeling anses tilstrekkelig i forhold til avdelingenes og foretakets størrelse
Øvrige forhold 4
Øvrige forhold Område Kommentarer Uenighet med ledelsen Vi plikter å informere om ev. uenighet med ledelsen om forhold som vesentlig kan påvirke regnskapet. Vi har ingen områder hvor vi er uenige med ledelsen i deres vurderinger. Vi har heller ikke hatt vanskeligheter i samarbeidet med ledelsen i gjennomføringen av revisjonen. Vi har ikke avdekket vesentlige feil i regnskapet som ikke er korrigert. Korrigerte og ikke korrigerte poster Vi skal informere styret om avdekkede poster, korrigerte eller ikke, som har eller kunne hatt vesentlig effekt på regnskapet. Øremerkede tilskudd har historisk vært klassifisert som kortsiktig gjeld i balansen. Under revisjonsgjennomgangen ble det avdekket at deler av saldo som sto på konto for øremerkede tilskudd er langsiktige investeringstilskudd. Vi har diskutert dette med foretaket og de har reklassifisert 130 mnok for 2015 og 157 mnok for 2014 fra kortsiktig til langsiktig. Vi er enig i beløpet som er blir korrigert og vi har påsett at korrigeringene er korrekt foretatt i regnskapet. Revisjonsberetning Vi planlegger å utstede en ren revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer så snart årsberetningen og endelig årsregnskap foreligger i undertegnet stand. Nummererte brev Etter revisorloven er vi pliktig å sende nummerert brev når vi avdekker forhold som er nærmere listet i revisorloven 5-2 Ingen nummererte brev er sendt. Bekreftelse på uavhengighet Vi bekrefter at EY er uavhengig av Helse Bergen HF og at revisorlovens regler i tilknytning til uavhengighet er etterlevd. Vi mener det ikke foreligger forhold som er egnet til å svekke tilliten til oss som revisor for Helse Bergen HF. Page 20
EY Assurance Tax Transactions Advisory Om EY EY er en ledende global aktør innen revisjon, skatt, avgift, forretningsjus, transaksjoner og rådgivning. Med 210 000 ansatte i 150 land bidrar vi gjennom våre tjenester og vår kunnskap til å bygge tillit og skape bærekraftig vekst. Hver dag sørger vi for at privat og offentlig virksomhet og arbeidsliv fungerer bedre for våre ansatte, våre kunder og samfunnet vi opererer i. www.ey.com Navnet EY kan representere den globale organisasjonen eller et eller flere av medlemsfirmaene i Ernst & Young Global Limited, som hver er atskilte juridiske enheter. Ernst & Young Global Limited, et britisk selskap med begrenset ansvar, yter ingen tjenester til kunder. www.ey.com 2016 Ernst & Young AS All rights reserved Page 21