Fylkesmannen i Telemark Foreløpig rapport fra tilsyn med sosiale tjenester til personer mellom 17 og 23 år ved Notodden kommune, NAV Notodden Virksomhetens adresse: Heddalsveien 28 B, 3674 Notodden Tidsrom for tilsynet: 07.05.2015 15.12.2015 Kontaktperson i virksomheten: Anne Lise Løvheim Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Det ble ved tilsynet avdekket forhold som ga grunnlag for 1 avvik. Avviket er følgende; «Notodden kommune, NAV Notodden sikrer ikke gjennom sin internkontroll en forsvarlig tildeling av sosiale tjenester til unge 17 23 år». Dato:15.12.2015 Inger Tveit Espeland revisjonsleder Merethe Bonsaksen revisor
Innhold Sammendrag... 1 1. Innledning... 3 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Hva tilsynet omfattet... 4 5. Funn... 4 6. Regelverk... 6 7. Dokumentunderlag... 6 8. Deltakere ved tilsynet... 7
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Notodden kommune, NAV Notodden i perioden 07.05.2015 15.12.2015. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester 2-6. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Notodden kommune har 12 599 innbyggere per 01.01.2015 (SSB). Kommunen er organisert i 5 områder og i rådmannens ledergruppe inngår seksjonsledere for oppvekst, kultur og stedsutvikling, helse og omsorg, samfunnsutvikling og tekniske tjenester og NAV. NAV kontoret er organisert i to avdelinger, marked- og oppfølgingsavdeling og veiledningsavdeling. I 2014 ble det opprettet Talenthus og Ungteam, og disse er organisatorisk lagt under Veiledningsavdelingen. NAV Hjartdal er organisert som en egen avdeling under NAV Notodden. I tillegg til minimumstjenestene i NAV kontoret inngår flyktningetjeneste og Husbankens virkemidler / støtteordninger. I oktober 2015 var 3,9 % av arbeidsstyrken registrert som helt ledige i Notodden, mot 3,3 % i Telemark. Andelen uføretrygdede i kommunen utgjør 14, 4 %, mot 12,9 % i Telemark, per 30.09.2015. Det er 70,5 % som har gjennomført videregående opplæring innen fem år fra oppstart på videregående skole (SSB). Dette er rundt landsgjennomsnittet. I rapporten «Ung i Telemark» for 2015 fremgår det at unge flest i Notodden har det bra og trives med både skole og foreldre. Det er imidlertid kun 13 % av elevene ved videregående skole bosatt i Notodden som tror de vil ta utdanning på universitetet eller høyskole i framtiden, mot 64 % i Telemark og 70 % på landsbasis. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt 07.05.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Formøte ble ikke avholdt. Åpningsmøte ble avholdt 15. oktober. Intervjuer 8 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble ikke gjennomført befaring ved NAV Notodden. Sluttmøte ble avholdt 02.11.2015.. 4. Hva tilsynet omfattet Tema for tilsynet var tjenestene: Opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Oppmerksomheten var særlig rettet mot tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, inkludert samhandling om de individuelle tjenestene. Plikt til å legge til rette for brukermedvirkning inngår også i tilsynet. Tilsynet omfatter ikke kvalifiseringsprogrammet, individuell plan og midlertidig botilbud. Vi kontrollerte om nettsidene til kommunen og NAV kontoret inneholdt tilstrekkelig med informasjon til unge brukere. Vi var i kontakt med samarbeidspartnere både eksternt og internt for å få et bilde på hvordan samarbeidet var organisert. Hva slags informasjon som gis individuelt til unge når de oppsøker Nav-kontoret ble også undersøkt. Vi gjennomgikk styrende dokumenter og journaler for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har sett på kommunens internkontroll for å se om den fungerer etter hensikten, blant annet slik at man sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil. Rapporten omhandler kun utvalgte deler av virksomhetens aktiviteter og gir derfor ikke et samlet bilde av situasjonen ved NAV Notodden. 5. Funn Avvik 1: Notodden kommune, NAV Notodden sikrer ikke gjennom sin internkontroll en forsvarlig tildeling av sosiale tjenester til unge 17 23 år.
Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven 17,18 og 19, jf 5 jf. forvaltningsloven 17 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV Avviket bygger på følgende: I intervjuene kom det fram at personer som møter opp i veiledningssentret med en ufullstendig søknad, blir bedt om å komme tilbake med en fullstendig søknad. Dersom søker insisterer på å levere søknaden blir dette imøtekommet. I intervjuene kom det fram at alle nye søkere av sosiale tjenester i aldersgruppen 17 23 år som henvender seg i veiledningssentret blir henvist til Talenthuset. En del av søkerne av sosiale tjenester «blir borte på veien» til Talenthuset. Det framgikk av mappegjennomgangen at der hvor det søkes om økonomisk stønad kartlegges det ikke om betingelsene for opplysning, råd og veiledning er oppfylt. Søker oppfordres ikke til å søke om dette Mappegjennomgangen viser at det i flere av søknadene ble opplyst om kredittkortgjeld, men det fremgår ikke av journalnotater eller vedtak at de unge tilbys tjenesten opplysning, råd og veiledning. Nettosats for økonomisk stønad brukes rutinemessig for nye brukere. Det fremgår av både mappegjennomgang og intervjuer at ungdomssatser for økonomisk stønad skal benyttes som hovedregel for unge under 25 år. Dette begrunnes ikke utover bruk av standardtekst Mappegjennomgangen viste at det i flere vedtak om avslag ikke var foretatt en vurdering etter lovens 19. Av intervjuer fremgår det at grensesnittet mellom veiledningssenteret, ungteam og Talenthuset er noe uklart. Dokumentgjennomgangen viser at det foreligger en prosedyre for samdriften mellom veiledningssenteret, ungteam og Talenthuset, men denne er ikke oppdatert i fht gjeldende praksis hvor alle unge under 25 år nå henvises til Talenthuset I intervjuene kom det det fram at det ikke var samme person som foretok kartlegging og som fattet vedtak om sosiale tjenester. Utover økonomisk rådgivning fattes det ikke vedtak på råd og veiledning I intervjuene kom det fram at det er oversikt over sosialhjelpsøkere som «faller fra» på veien fra NAV til Talenthuset. Det er imidlertid ikke system for oppfølging av disse. Det er ikke gjennomført risikovurdering av områder hvor det kan være fare for svikt I intervjuene kom det fram at det ikke er et kjent avvikssystem I intervjuene kom det fram at det ikke var en rutinemessig opplæring av nyansatte
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem Talenthuset har bidratt til at færre unge i aldergruppen 17 23 år blir passive mottakere av sosialhjelp. Det er imidlertid flere av de unge som søker sosiale tjenester som «blir borte på veien» fra NAV til Talenthuset. NAV har oversikt over hvem dette er, men mangler et system for å følge disse opp. Dette kan medføre en risiko for at de som har rettigheter til sosiale tjenester ikke blir fanget opp og gis den hjelp som kan være påkrevet for et forebygge sosiale problemer og gi et meningsfylt liv. På tilsynstidspunktet var det ikke etablert et kjent avviksmeldesystem på området. Det er heller ikke etablert et system for kartlegging av risiko på området. Det er kommunens øverste ledelse som har ansvaret for at tjenesteytingen i kommunen er i henhold til lov- og forskriftskrav. 7. Regelverk Sosialtjenesteloven (STL) Forvaltningsloven Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvalningen Rundskriv «Hovednummer 35 Lov om sosiale tjenester i NAV» Veileder til sosialtjenesteloven 17 «Hvordan fatte vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning?» Rundskriv A-1/2014 Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad 2015 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart NAV Notodden Delegasjon Samarbeidsavtale Notodden kommune NAV Telemark Informasjon vedr opprettelse av Talenthus for ungdom t.o.m 25 år Kartleggingsskjema for ungdom Samtykkeerklæring H-team Rutine for førstegangssamtale med de unge Samarbeidsavtale med Notodden fotballklubb Samarbeidsavtale med voksenopplæringen
Risikovurdering (juni2014) Utdrag av virksomhetsplan brukerperspektivet Rutine og sjekkliste for vedtaksgodkjenning Møteplan 2. halvår 2015 for veiledningsavdelingen Utskrift fra www.notodden. Kommune.no Forslag til grensesnitt Fordelingsnøkkel veiledningsteam Oppgaver marked/oppfølgingsteam Bemanning pr 15.08.15 Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Mapper for de 10 siste vedtak om avslag på søknad om økonomisk stønad fattet før 17.09.2015 Mapper med de 10 siste vedtak( før 17.09.2015) om innvilgelse av økonomisk stønad, hvorav minst fem for unge som har hatt stønad i seks måneder eller mer Mapper med de 5 siste vedtak ( før 17.09.2015) om opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenesteloven 17. Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn datert 07.05.2015 Innhenting av ytterligere dokumentasjon Forslag til program 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Svein Aannestad Rådmann X Geir Midtbø NAV leder X X X Anne Lise Løvheim Avdelingsleder X X X Nina Steinmoen Henning Meyer Veileder X X Torill Vrålstad Veileder X X Egle Vaituliciebe Veileder X X X Solgunn Tranberg Veileder X X X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Inger Tveit Espeland Merethe Bonsaksen Elisabeth Holte Revisjonsleder revisor revisor