Møtedato: 15. juni 2016 Arivnr.: Sasbeh/tlf: Sted/Dato: Tor-Arne Haug, 908 47 910 Bodø, 3.6.2016 Styresa 83-2016 Byggeprosjeter i Finnmarssyehuset HF: Tertialrapport pr. 30. april 2016 Formål Dette sasfremlegg er et sammendrag av vesentlige punter i tertialrapportene fra utvilings- og byggeprosjetene i Finnmarssyehuset HF til styrets orientering. Tertialrapport nr. 1-2016 fra de enelte prosjeter er vedlagt denne styresaen. ble sist gitt i styremøte, den 6. april 2016, jf. styresa 38-2016 Byggeprosjeter i Finnmarssyehuset HF: Tertialrapport pr. 31. desember 2015. Da ble det un rapportert for Nye Kirenes Syehus. Fra Finnmarssyehuset HF vil det heretter bli rapportert på alle prosjeter som er i tidligfaseutredning og under bygging. Etterfølgende test samsvarer med tilsvarende styresa behandlet av styret i Finnmarssyehuset HF 19. mai 2016, men noe tilpasset styret i Helse Nord RHF. For å gi styret et innbli i den brede ativiteten som pågår, er rapporteringen noe utvidet. Fra og med 2. tertial 2016 vil formatet på tertialrapportering fra alle helseforetaene bli harmonisert, sli at det blir enelt å jenne seg igjen i innholdet. I tillegg til denne tertialrapporteringen vil styret få seg forelagt egen sa om justering av ramme for Nye Kirenes Syehus. Dette syldes at ontratene er justert etter langvarig disusjon om ansvar for å holde rav om masimal nedbøyning 1 i betongonstrusjoner i første etasje som bæring for etasjene over (ref. adm. diretørs ommentar i styresa 38-2016). Det har i tillegg vært risio for at usierhetene i prosjetet har vært undervurdert. Både mareds- og gjennomføringsrisio er nå vesentlig redusert. Sammendrag I henhold til onsernbestemmelser fra Helse Nord RHF sal det utarbeides tertialrapport for alle investeringsprosjeter over 50 mill. roner fra gjennomføringsfasen. Styret i Finnmarssyehuset HF har besluttet at alle utvilingsog byggeprosjeter sal rapporteres til styret hvert tertial. 1 Nedbøyningsproblemati: Opprinnelig grunnarbeid er gjort ut fra standard om tillatt nedbøyning av betong inntil 10 millimeter. I ettertid viser det seg at modulbygg av denne størrelse rever mas. nedbøying 5 millimeter. 15. juni 2016 - sasdoumenter side 114
Pågående prosjeter i Finnmarssyehuset HF er: Utvilingsprosjeter: o Organisasjonsutviling Finnmarssyehuset HF OU-ANS (Prosjet Alta Nærsyehus) OU-NKS (Nye Kirenes syehus) o Nye Hammerfest Syehus, idéfase o Prosjet Alta Nærsyehus, gjennomføringsfase detaljprosjetering o Samis Helsepar, idé og onseptfase (beslutning 19. mai 2016) Byggeprosjet o Nye Kirenes Syehus, byggefase Saen er lagt opp som et sammendrag av vesentlige punter i tertialrapportene fra utvilings- og byggeprosjetene. Tertialrapport nr. 1-2016 fra de enelte prosjeter er vedlagt saen. Organisasjonsutvilingsprosessene i prosjet Alta Nærsyehus (OU-ANS) og Nye Kirenes Syehus (OU-NKS) er i henhold til planer. Arbeidet med Nye Hammerfest Syehus, idéfase går i henhold til plan. Det er nyttet en viss risio til ansaffelse av aritet og rådgivergruppe. Anbudet ble utlyst 11. mai 2016. Styringsdoument for Samis Helsepar ble behandlet av styret i Helse Nord RHF 19. mai 2016. Prosjet Alta Nærsyehus, gjennomføringsfasen er i henhold til planen. Tidsplanen er stram, og det er risio nyttet til ontrahering av prosjetgruppe. Nye Kirenes Syehus er i en ritis fase med lossing og montasje av de første modulene i Kirenes. På grunn av forsinelse etter «nedbøyingsproblemati» er innflyttingsdato utsatt til 1. juni 2017, men med mulig forsering til april 2017. Opprinnelig plan var innflytting ved årssifte 2016/2017. Prognosen for ostnader er 3 mill. roner over ostnadsrammen (P85) før usierhet. Det er iversatt gjennomgang av uttliste for å overholde ostnadsrammen. Kuttlisten og forslag til endret ostnadsramme ble behandlet i styringsgruppen 30. mai 2016 og sønad om ny ramme, alternativt utt i deler av prosjetet legges frem som egen styresa for styrene i Finnmarssyehuset HF og Helse Nord RHF. Utvilingsprosjeter Finnmarssyehuset (FIN) Prosjet Alta Nærsyehus Organisasjonsutviling (OU-ANS) Styringsdoument og fem utast til mandat legges frem for informasjons- og drøftingsmøte 9. mai 2016. Foruten mandatet for virsomhetsoverdragelse er de andre fire mandatene nyttet til det faglige og linise arbeidet. Det gjenstår ytterligere ni mandat. Dette betyr at i neste periode sal både de fem etablerte gruppene starte opp 15. juni 2016 - sasdoumenter side 115
sitt arbeid, samtidig som det legges opp til en god prosess ved å utarbeide resterende mandater. Milepæler og risio Følgende reefølge for ativiteter og milepæler er etablert: I D Ativitet KHAN-OU Prosjeteta blering, prosjetpla n OU, 1 identifiseri ng av fousområ der og prosjetorg anisasjone n 2 Behandle styringsdo ument i FAMU og drøftes med TV 3 Utarbeide delprosjet besrivelse r 4 Gjennomfø re delprosjet er 5 Implement ering av tilta uavhengig av nytt bygg i Alta 6 Utarbeide en operativ plan for 2 0 1 6 1. v. 2. 9 / 5 3. 4. 2 0 1 7 1. v. 2. 3. 4. 2 0 1 8 1. v. 2. 3. 4. 2 0 1 9 1. v. 2. 3. 15. juni 2016 - sasdoumenter side 116
flytting av sye- og fødestua, dagbehandl ing 7 Implement ering av tilta relatert til nytt bygg i Alta 8 Oppfølging Pr. utgangen av 1. tertial 2016 er alle ativiteter i tråd med plan, fremdrift og øonomi. Det er nyttet risio til prosjetorganiseringen nyttet til at prosjeter ligger under lini Hammerfest. Dette an ha innvirning på fremdriften, men så tidlig i prosjetet ansees risioen for liten. HMS Helse, miljø og sierhet i OU-ANS vil vetlegges. Det blir utarbeidet tiltasliste i hver arbeidsgruppe som tas inn i eget apittel i styringsdoumentet OU-ANS. Nye Kirenes Syehus Organisasjonsutviling (OU-NKS) I første tertial 2016 er det primært jobbet med å ferdigstille delprosjetbesrivelsene som sal vise resultatmål, ativiteter, tidsplan og ressursbru. Følgende delprosjet har levert sine besrivelser: DP 15-01 Polilini inl. reftbehandling, infusjonsbehandling, dialyse og LMS DP 15-02 Syehussenger i NKS DP 15-04 Auttavdelingen og Dagirurgi (DKI) DP 15-09 Medisinrom og eletronis legemiddelabinett (ELK) DP15-10 Tøyflyt og tøyhåndtering DP15-11 Renhold i NKS DP15-12 Avfallshåndtering NKS Resterende delprosjet har fått en senere frist. Dette gjelder: DP15-05 Fysioterapi og ergoterapi DP15-06 Psyiatri og somati DP15-07 Felles espedisjon og srivetjeneste DP15-08 Forsyning og vareflyt DP15-14 Matlaging og distribusjon DP16-01 Ie medisins service Fellesareal Krav til gevinstrealisering for NKS-OU er ie endelig fastsatt. 15. juni 2016 - sasdoumenter side 117
Det gjenstår enda noen avlaringer som vil påvire OU-prosjetet. Det er tett dialog med byggeprosjetet. Plan for flytting er ie avlart. Det er også to IKT-løsninger som påvirer risio for gevinstrealisering. Det ene er innføring av system for innsje og betaling. Dette følges opp av drifts- og eiendomssjef med Helse Nord IKT og Helse Nord RHF. Det andre er innføring av talegjenjenning, der det nå er inngått avtale. Milepæler og risio Følgende reefølge for ativiteter og milepæler er etablert: ID Ativitet NKS-OU 2016 2017 2018 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1 Innlevering og godjenning av delprosjetbesrivelser 2 Levering av sluttrapport delprosjet 3 Frist for å melde e overtallighet til HR. 4 Implementering vedta OU 5 Bygg ferdig og testes 31.12 6 NKS ferdigtestet / lar til bru 7 Første pasient på NKS 8 Evaluering Øonomien i prosjetet er under ontroll. Det er en moderat risio nyttet til milepælsplanen. Dette syldes antall prosjeter og størrelsen på delprosjetene. Grundig planlegging med tids- og ressursplaner bidrar til å redusere risioen. HMS Den største HMS-utfordringen er arbeidsbelastning for enelte delprosjetledere. Det er revende å ombinere daglig drift, NKS-OU og andre prosjeter. Det er åpenhet om utfordringene, og dette har vært tema på møter i overordnet tverrgående gruppe (OTG). Nye Hammerfest Syehus, idéfase Idéfasearbeidet startet i mars 2016. Syehusbygg HF er engasjert som prosjetleder i prosessen. 20. april 2016 var det oppstart av medvirningsmøter. Tre arbeidsgrupper og prosjetgruppen er etablert. Planlegging og organisering har vært hovedfous. 15. juni 2016 - sasdoumenter side 118
Hovedativiteter neste periode: Oppstart oppdatering, utvidet alternativsø og nye tomter Oppstart og fullføring av arealberegninger Fullføring framsriving Prosjetontroll og risiovurdering Tentativ milepælsplan for idéfasen Nye Hammerfest Syehus: Milepæl Tid Forslag til mandat for idéfasen 08. Januar 2016 Oversendelse av forslag til revidert mandat til Helse 30. Januar 2016 Nord RHF Styrebehandling av mandat til idéfasen Nye Mars 2016 Hammerfest syehus, styret i FIN HF Behandling av mandat, Styret i Helse Nord RHF April 2016 Styringsdoument med mandat, plan for Mars 2016 prosjetorganisasjon Oppstart av idéfasen Mars 2016 Prosjetplan med budsjett, organisasjonsplan og Mars 2016 fremdriftsplan Kvalitetssiring av underlaget for idéfasen Mars 2016 Framsriving av behov og ativiteter frem til år Mars-medio mai 2016 2030, inl. dimensjonerende fatorer Behandling av framsrivning og dim fatorer i 30. mai 2016 styringsgruppe Arealberegning, arealstandarder, program April-juni 2016 Kontrahering rådgivere og aritet Mars-april 2016 Utvidet og oppdatert alternativsvurderinger Mai-medio september 2016 herunder nye tomt(er) Styrebehandling av hvile alternativ som sal 29. september 2016 utredes videre i idéfasen. Medvirningsprosesser, bruere og ansatte April-November2016 Utredninger og rapport Otober 2016-Desember 2016 Styrebehandling FIN HF og HN RHF Januar 2017 Risio og tilta Nr. Usierhet Tilta 1 Risio for sen ansaffelse av aritet * Sire tilgjengelig ressurser Åpen og rådgivere ue 15&16 Kritise fremdriftsativiteter: Bruermedvirning. Kontrahering av aritet og onsulentgruppe Framsriving, valitetssiring av forrige fase Så tidlig i prosjetet vurderes risio nyttet til milepæler og øonomi som moderat. 15. juni 2016 - sasdoumenter side 119
Alta Nærsyehus (ANS) gjennomføringsfasen (detaljprosjetering) Detaljprosjeteringsfasen for ANS er under planlegging. Syehusbygg HF er leid inn som prosjetledelse, og det pågår et arbeid med oppdragsavlaringer. Heltids prosjetleder forventes på plass før 1. juni 2016. Prosjetansvarlig og prosjetleder jobber med prosjetplan og organisering av prosjetet. I juni 2016 arrangeres dialogonferanse med entreprenører i samarbeid med NHO, som et ledd i NHOs leverandørutvilingsprogram. I etterant av denne onferansen vil sluttarbeidet med valg av entreprisemodell utføres. Det pågår et arbeid med ansaffelse av prosjeteringsgruppe. Målet er å ha denne på plass innen utgangen av juni 2016, med full oppstart av arbeidet i august 2016. Det arbeides også med samarbeidsavtalen med Alta ommune, både når det gjelder drift i ettertid, og når det gjelder prosjetsamarbeid. Prosjetontroll og risiovurdering Arbeid med prosjetplan pågår, herunder å valitetssire fremdriftsplanen som ble lagt i forprosjetfasen. De vitigste risiomomentene og tiltaene fremgår nedenfor: Valg av entreprisemodell o Dialogonferanse med entreprenører i juni 2016. o Deretter velges entreprisemodell. Prosjetorganisering o Syehusbygg HF har prosjetledelse, tilstede 100 % fra juni 2016. o Finnmarssyehuset HF ansetter assisterende prosjetleder. o Prosjetleder OU vil være involvert og ivareta bruerperspetivet. o Brueroordinator bygg og utstyr er på plass. Brueroordinator bygg vil være tilstede i 50 % stilling. Samarbeid, ommuniasjon og informasjon o Samarbeidsmøter er etablert med Alta Kommune. o Felles prosjetoordineringsgruppe etablert sammen med Alta Kommune. o Kommuniasjonsplan er under utarbeidelse. Igangsetting av prosjeteringsgruppen o Det legges inn et rav i anbudet at oppstart sal sje august 2016. Samis Helsepar, idé- og onseptfasen Finnmarssyehuset HF inviterte Sametinget og de fem ommunene i samis språområdet til dialogmøte i Karasjo, den 27. april 2016. Til møtet med ommunene møtte bare representanter fra Karasjo og Porsanger ommuner. Styringsdoumentet med mandat ble behandlet av styret i Finnmarssyehuset 19. mai 2016. Etter vedta i styret etableres prosjetplan og prosjetorganisasjon. 15. juni 2016 - sasdoumenter side 120
Byggeprosjet Nye Kirenes Syehus Vitigste ativiteter siste periode: Det pågår bygging i entreprise B02 som omfatter alt i plan 1 med tenis sentral samt forsyningsfunsjoner, hovedjøen og andre ie medisinse funsjoner. Videre inngår utomhusanlegg. I første tertial har råbyggarbeider vært hovedativiteten. Ved utgangen av april var dee over plan 1 ferdig og det var utført betydelige deler av den tenise infrastruturen i plan 1. Innredning i plan 1 er startet, og grovplanering av masser for utomhusanlegget pågår. Prosjeteringen i entreprise B02 er snart ferdig. Entreprise B03 omfatter plan 2 og 3 med de linise funsjonene samt tenise rom for ventilasjon i plan 4. I denne entreprisen pågår produsjon av sesjoner på fabri i Tysland, der ca. 100 sesjoner av totalt ca. 285 er ferdig produsert. 29. april anom de første 44 sesjoner med båt. Prosjetering i entreprise B03 er snart ferdig. Entreprise B04 omfatter en del VVS-byggutstyr. Prosjetering i tilnytning til dette (i B02 og B03) pågår, og leveranse sal sje senere. Entreprise B05 omfatter utstyr til jøen, herunder sentralt hovedjøen samt avdelingsjøen og antine. Konurranse om dette utstyret er gjennomført og ontrat inngått. Detaljprosjetering pågår. Detaljprosjetering nyttet til bruerutstyr gruppe 1, særlig medisins tenis utstyr, pågår i B03. Forberedelse til montasje av utstyr pågår på fabri i B03. Leveranse av utstyr sal sje senere. Konurranse om resten av bruerutstyret pågår, med unnta av møbler som sal ontraheres senere. Prosjet- og byggeledelsen har særlig arbeidet med framdrifts- og valitetsontroll av entreprise B02 på byggeplassen samt valitetsontroll på fabri av B03. Videre pågår mye arbeid med oordinering mellom B02 og B03. Prosjetledelsen har også arbeidet mye med å avlare ontratspørsmål i B02 og B03. Dette har resultert i et addendum til hver av ontratene, som i begge tilfeller avlart både øonomise og framdriftsmessige spørsmål til fordel for redusert usierhet i disse entreprisene. Disse addender er godjent av prosjeteier 25.04.2016. Vitigste ativiteter ommende periode: Bygging i entreprise B02 under dee over plan 1, herunder tenis infrastrutur og innredning i plan 1 samt prosjetering av samme. Produsjon av sesjoner på fabri i entreprise B03 samt prosjetering av samme. Transport av sesjoner fra fabri til Kirenes. Transportarbeidet vil være ferdig i løpet av neste periode. Montasje av sesjoner på byggeplass. Dette vil langt på vei fullføres i neste periode. Tilbudsevaluering og bestilling av bruerutstyr samt onurranse om ansaffelse av møbler. Utarbeide plan for ferdigstillelse og ibrutaelse. 15. juni 2016 - sasdoumenter side 121
Prosjetontroll Prosjetets hovedtidsplan er datert 20. april 2015, og der er ferdigstillelse og overtaelse fra entreprenørene planlagt til 2. januar.2017. På grunn av «nedbøyningssaen» (oordinering mellom B02 og B03) er frist for overtaelse fra B02 satt til 19. mai 2017. Finnmarssyehuset 2017 har mål om pasientdrift fra 1. juni 2017. Dette innebærer at nødvendig oordinering mellom B02 og B03 har ført til at ferdigstillelse er utsatt med tre måneder. Sluttprognosen viser i tertialrapporten at sluttsummen er på 1,463 mrd. roner, noe som er 3 mill. roner over budsjettert ostnadsramme på 1,460 mrd. roner (P85). Det er iversatt et arbeid med uttliste for å overholde ostnadsrammen. Kuttlisten og forslag til endret ostnadsramme ble behandlet i styringsgruppen 30. mai 2016, og sønad om ny ramme, alternativt utt i deler av prosjetet legges frem som egen sa for styrene i Finnmarssyehuset HF og Helse Nord RHF. Risiovurdering og status på tilta Nr. Utfordring Risionivå Konsevens i prosjetet tilta 19.04.2016 Høy Midd Lav SHA Kval Tid Kost Ansvar Ativitet 1 Tolllarering. Betaling av mva. innen 10 dager Lav Tid SV Gjenopprette tollreditt initiert. Uformell ontat tollvese 2 Veiforhold. Atomst til byggeplass Lav SHA Tid LHR Tema i SHA-møte. Loal anleggsleder ommer på plass 3 Forurensning i vannforsyning Lav Kval Kost KN Foreta vannprøver. Rapport oversendt B03 4 Forurensning i gassforsyning Lav Kval LHR Tredjepartsontroll 5 Vær. Vind. Snø. Frost. Kranhåndtering. Montasje Midd SHA Kval Tid Kost LHR Vind er hovedutfordring. Grense 13-15 m/s for ran. 6 SHA. Hovedbedrift. Koordinering B02/B03 Midd SHA Tid Kost LHR Tema i SHA-møte. Loal anleggsleder ommer på plass 7 Kranplassering. Try mot grunnmur Høy SHA Kost LHR Avlart med B03 for D-avsnittet. 8 Logisti på byggeplass. Koordinering B02/B03 Høy SHA Tid Kost LHR SHA-møte eller eget temamøte 9 Grunnforhold. Setninger. Frost. Esplosiver Lav SHA Kval Tid Kost LHR Esplosiver ifm. pumpehus 10 Uhell ved montasje av sesjon Lav SHA Kval Tid LHR Tema i SHA-møte. Loal anleggsleder ommer på plass 11 Brann på byggeplass Midd SHA Kval Tid KN Foretatt gjennomgang med brannvesen. SHA-møte B03 12 Nabostøy Lav Tid KN Informasjonstilta overfor naboer 13 Språ Høy SHA Kval LHR Tema i SHA. Etablere gode ommuniasjonsveier 14 Manglende tegninger Lav Tid LHR B02 byggherremøte 15 Manglende materialleveranser. Feil eller forsinelse Lav Tid LHR B02 byggherremøte 16 Feil prosjetering. Feil bygging Midd SHA Tid Kost LHR B02 og B03 byggherremøter. Kontroll påb03 fabri 17 Arbeidsonflit. Strei. Locout Lav Tid Kost KM Gjelder B02. Lønnsoppgjør snart avlart. 18 Ressursmangel nøelpersonell Midd SHA Kval Tid KM Nye org-art B02 og B03 19 Konurs entreprenør/underentreprenør Høy Kval Tid Kost GS Undersøe soliditet. Sjee garantier 20 Tenis og funsjonelt grensesnitt B02/B03 Høy Kval Kost OM Grensesnittmøter. Eventuelt temamøter 21 Koordinering ferdigstillelse og prøvedrift B02/B03 Midd Kval Kost KM Avlare addendum i B02 og B03. Temamøter 22 Grensesnitt SD-anlegg Lav Kval Kval Kost KM Toppsystem avlart. Eget temamøte 23 Framdrift og oordinering B02/B03 Høy Kval Kval Kost KM Avlare addendum. Avlare framdriftsplaner HMS (SHA) Det er ie rapportert noen avvi eller uhell med person-, materiell- eller miljøsade i rapporteringsperioden. Det er nedlagt betydelig arbeid i det siste for å forberede for montering av sesjoner, der det forelå betydelige SHA-utfordringer. Hovedutfordring ble løst ved at innheising av sesjoner på byggeplass sjer på velds- og nattetid. 15. juni 2016 - sasdoumenter side 122
I B03 er det på fabrien observert noen valitetsavvi. Enelte av disse blir rettet opp på fabrien. Andre avvi er det uenighet om, og de er til avlaring. Dette an medføre at enelte avvi må rettes opp på byggeplass. Bru av helse- og miljøfarlige stoffer og produter rapporteres vartalsvis av B02. Avfallsrapportering sjer i samme intervaller. Det er iversatt tilta for å forhindre uverdige arbeidsforhold og sire innsyn i og ontroll med sattemessige forhold i byggeontratene. Ingen avvi er registrert. Kjerneverdier Helse Nords jerneverdier er valitet, trygghet og respet. Tertialvis rapportering av store utvilingsprosjet sal gi styret i Helse Nord RHF trygghet for at fremdrift er i tråd med rammer og forutsetninger. Ved eventuelle avvi fra plan vil styret på et tidlig tidspunt bidra til styringssignaler som gir adm. diretør nødvendige rammer for prioritering. Konlusjon Adm. diretør er tilfreds med at organisasjonsutvilingsprosessene i prosjet Alta Nærsyehus (OU-ANS) og Nye Kirenes Syehus (OU-NKS), og arbeidet med idéfasen for Nye Hammerfest Syehus og styringsdoument for Samis Helsepar er i henhold til planer. Adm. diretør er oppmersom på at tidsplanen for prosjet Alta Nærsyehus er stram, og det er risio nyttet til etablering av prosjetgruppe. Nye Kirenes Syehus er i en ritis fase med lossing og montasje av de første modulene som er anommet Kirenes. Innflyttingsdato er utsatt til 1. juni 2017, på grunn av forsinelse etter «nedbøyingsproblemati». Prognosen i tertialrapporten viser en ostnadsberegning som er over ostnadsrammen (P85) før usierhet. Rammen for Nye Kirenes Syehus legges frem som egen styresa i dette styremøte. 15. juni 2016 - sasdoumenter side 123
Styret i Helse Nord RHF inviteres til å fatte følgende vedta: 1. Styret i Helse Nord RHF tar tertialrapporten pr. 30. april 2015 om utvilings- og byggeprosjeter i Finnmarssyehuset HF til orientering. 2. Styret ber adm. diretør om å fremme en ny styresa ved en eventuell endring i ostnadsrammen for byggeprosjet Nye Kirenes Syehus. Bodø, den 3. juni 2016 Lars Vorland Adm. diretør Utryte vedlegg: 1. Tertialrapport 1/2016 OU-ANS 2. Tertialrapport 1/2016 OU-NKS 3. Tertialrapport 1/2016 Nye Hammerfest Syehus idéfasen 4. Tertialrapport 1/2016 Nye Kirenes Syehus, byggfase Utryte vedlegg oversendes på forespørsel. 15. juni 2016 - sasdoumenter side 124