InterCash Installasjonsguide og Brukermanual ver. 01.00 ( nov. 2012) Denne manualen støtter versjon 1.0 og oppover
Innhold Innhold... 2 Forord... 3 InterCash... 4 InterCash førstegangs oppstart... 4 Betalingstyper... 8 Artikkeltype... 10 MVA... 10 Artikkel register... 11 Kunde register... 13 InterCash Innstillinger... 14 Hardware innstilinger... 15 Banterminal instillinger... 15 Programering av hurtigtaster... 16 Kategori... 16 Artikler... 16 Subtotal og Betalings metoder... 17 Gi penger tilbake rest kontant... 17 Delbetaling med Kort og Kontant på samme salget... 17 Retur... 17 Gi penger tilbake ved retur... 17 Retur og registrering av artikler på samme salg... 18 Tilgodelapp... 19 Levere ut tilgodelapp... 19 Delbetaling med tilgodelapp... 19 Når summen på total salg og tilgodelapp er likt... 20 Når tilgodelapp er større enn salgssummen ( rest på tilgodelapp )... 20 Serienummer / Beskrivelse / Fritekst... 21 Serienummer ved salg... 21 Endre beskrivelse på varelinje... 21 Fritekst / salg opplysning på salget/ordren... 21 Avstemning (dagsoppgjør) og Synkronisering... 22 Dagsoppgjør... 22 Bankterminal avstemning... 23 Synkronisering mot Mamut over VPN... 23 Vekt intergrasjon... 24 Vekt Innstillinger... 24 Bruk av Vekt... 24 Restaurant / Takeaway... 25 Takeaway... 25 Bordbilde kan benyttes... 26 Splitting av regning... 26 Kasse-layout... 27 Default & Restaurant - Layout... 27 Salgs linje detaljer... 27 Rapporter... 28 Ansatte og brukere... 28 Appendix / FAQ... 29 2
Forord InterCash kan både integreres mot Mamut og fungere som en stand- alone kasseløsning. I denne guiden legger vi hovedvekt på integrasjon mot Mamut. Funksjonaliteten for InterCash er stort sett den samme, men man har flere muligheter ved integrasjon mot Mamut, for eksempel automatisk bokføring av kassesalg i Mamut, legge inn ordre i Mamut for senere betaling i kassen, legge inn ordre i InterCash for senere å fakturere fra Mamut, styring av artikler og lager i Mamut via synkronisering mellom InterCash og Mamut. Ved integrasjon mot Mamut vil de fleste nødvendige data som trengs i InterCash bli hentet fra Mamut. Denne guiden blir gjevnlig oppdatert etterhvert som vi legger til flere funskjoner og ønsker fra kunder og partnere. Skulle dere føle at det mangler noe i guden/manualen så ikke nøl med å ta kontakt med oss. Vi setter stor pris på om dere sender oss en mail på dette enten på mail@inview.no eller via web linken, klikk her... 3
InterCash Følgende informasjon må legges inn før oppstart: Avdeling, Betalingstype, Mva, Artikkeltype, Valuta, Kunder og Artikler. InterCash førstegangs oppstart Den siste oppdateringen kan alltid nedlastes/installeres fra; http://intercash.taeinvest.no/ InterCash database tilkobling og muligheter Ved oppstart av InterCash første gangen etter installasjon lages en database InterCash lokalt på maskinen. Under Modify Connection står det.\sqlexpress som angir denne maskinen. Kan være at navnet på maskinen må settes inn før sqlexpress i stedet for. (Se bildet under) Dersom man har en maskin med InterCash, anbefales det og ha databasen lokalt på denne maskinen. Dersom man har flere maskiner i et nettverk med InterCash, anbefales det å plassere databasen på en av maskinene. Oppsett for dette må utføres av ev en sertifisert forhandler av InterCash. Ved å gå inn på File øverst til venstre i InterCash menyen, og Modify Connection vises dette bildet: Server name - her kommer alle SQL databaser ( servere ) frem som denne maskinen har tilgang til Test Connection her testes det om det etableres kontakt med databasen. ( Trengs ikke på første gangs oppstart) Lage ny database eller database med et annet navn, skriv inn navnet på denne i feltet for databasenavn, og klikk OK nederst. Databasen lages med dette navnet og InterCash knytter seg opp mot denne. Ved å klikke på pilen til høyre for dette feltet, vises alle SQL databaser under sqlexpress- instansen på denne maskinen. Marker databasen og klikke OK. 4
Første gangs oppstart etter å ha etablert databasen Denne wizard en kommer frem: (PS! Man kan legge inn den samme informasjonen i etterkant, dersom wizard en ikke benyttes eller bare delvis benyttes) Opprett avdeling Lag en Avdeling; klikk på til høyre for feltet Default Store Her legger man inn firmaopplysninger. Avdelingsnavn og Avdelingskode må fylles ut. For de som bruker Mamut og avdelingsregnskap kan man legge inn AvdelingsID fra Mamut i feltet ExternalID. Som standard la det stå tomt. (Informasjonen her kommer frem på kvitteringen) 5
Kunde (Default cash Customer) Skal InterCash brukes som stand- alone, legger man til standard kontantkunde ved å klikke på klikker på. Det er kun nødvendig å legge inn navnet på kunden, f.eks. Kontantkunde. og Valuta (Default currency type) Legg til minst en valuta type som eks under, legges kun ved stand- alone løsning Etter å ha lagt til disse opplysningene og valgt dem fra nedtrekksmenyen, trykk på Her velger man hardware som er tilknyttet InterCash. Både kvitteringsskriver og kundedisplay må i forkant installeres med riktige drivere som Windows printere. trykk på for å avslutte og Man blir nå spurt om brukernavn og passord. 6
Default ved oppstart: User: admin Password: password Oppstartsbilde i InterCash; Start en Oppgave som hovedsakelig er for administrative oppgaver. Klikke på Kasse for å komme inn i kassebildet Innstillinger Byttes av språk. Dette gjøres ved å gå inn på Innstillinger. Og deretter velge språk fra nedtrekksmenyen (krever restart av Intercash). 7
Betalingstyper Betalingstyper i InterCash må legges til, både i stand- alone og Mamut integrert løsning. Forslår følgende betalings typer; Kontant, Kort og Tilgodelapp. Under vises standard oppsett i forhold til norsk/mamut standard regnskaps- kontoer. Firma > Administrere Oppslags Tabeller > Betalings Type Tabell trykk på for å legge til betalingstyper. Kontant; skriv inn navet på type betaling, her; Kontant. Sort order bestemmer rekkefølgen på betalingstypene i kassebildet ved betaling. Ved Mamut integrasjon oppgi regnskapskontoen for Kontant, Mamut standard er 1910 for kontant/kasse Kort: oppgi regnskapskontoen for kort, eventuell opprett egne for hver kort type. Kun en betalings type kan da integreres med bankterminal. Ved integrasjon av bankterminal settes Sort Order til 0. (Se kapittel for banterminal intergrasjon ). Og Mamut standarkonto for bankkort er 1930. 8
Tilgodelapp; huk av for Kredit Nota, og event. antall dager tilgodelappen skal gjelde. Oppgi kontoen som skal brukes for tilgodelapper, Mamut standar 2900 ( forskudd fra kunder). Man kan også legge til bilde for hver betalings type. 9
Artikkeltype Artikkel type legges kun ved stand- alone løsning, da artikkeltyper blir synkronisert fra Mamut. Firma > Administrere Oppslags Tabeller > Artikkel Type Tabell På samme måte trykker man på for å legge til artikkeltyper. Vi trenger kun å legge inn artikkeltypenavn. ArtikkeltypeID kommer opp selv. MVA MVA satser må også legges inn før man legger inn artikler. Ved integrasjon mot Mamut blir disse verdiene hentet ut i derfra. Firma > Merverdigavgift Klikk på for å legge til mva satsene, f.eks 25% og 14% Benytt her komma (0,25) for 25% Satsene legges inn slik bildet viser under. 10
Artikkel register MVA og Artikkeltype må registreres først, før man legger inn en artikkel. For de som bruker Mamut integrasjon er det ikke mulig å legge inn/redigere artikler. Opprette artikler er kun for stand- alone løsning av InterCash. For å legge til artikler må man først legge inn minst en MVA type, en Artikkeltype slik beskrevet tidligere i guiden. Dette gjør man ved å gå inn på Kunder modulen og velger Artikler eller Ny Artikkel. Trykk på for å legge til artikler. Viktige felter som MÅ beskrives ved innlegging av artikkel er beskrevet under. Artikkel Nummer Artikkel Navn MVA (Legg inn MVA før pris) Artikkeltype 11
Skal man ta i bruk Takeaway funksjonalitet, legges nødvendige opplysninger inn under Take Away Salgs informasjon. Bruken av Takeaway funksjonalitet er beskrevet under eget kapittel, se Takeaway. 12
Kunde register Kunder kan legges inn fra Kassebildet eller via Administrasjons bildet, på samme måte som Artikler. Ved bruk av Mamut integrasjon vil man ha begrenset redigerings mulighet her. En kunde kan også legges inn med en ordre rabatt, se rabatt feltet under Kunde informasjon. Da vil kunden få den rabatten på alle artikklene ved handel. Ved Mamut intergrasjon vil InterCash hente rabatt opplysningen fra Total order rabatt feltet fra kunde kortet derfra. 13
InterCash Innstillinger Ved første gangs installasjon, må noen innstillinger settes. Disse innstillingene gjøres etter å ha tatt første synkronisering mot Mamut. For Standalone løsning må disse legges inn manuelt ved å trykke på og legge til Kontantkunde og valuta. Innstillinger som gjelder for dette kassepunktet: Valg av kasse bilde layout Takeaaway funksjonalitet Åpner for Ordre funksjonalitet i kassen / Lukk/åpne ordre (parkering av salg) Automatisk avlogging Passord ved skifte mellom brukere foregår ved knapper dersom denne ikke er avkrysset Vise DB for salget I kassevinduet I blått Runde av salget til nærmeste mynt- enhet Bruk av f. Eks kjøkkenskriver. Innstillinger for dette settes på produktet Innstillinger for bord- kart og bord- kart bilde Administrator innstillinger Du kan stenge rettigheter på brukere ved å gå til fanekortet Sikkerhet og huke av det brukeren ikke skal ha tilgang/mulighet til på kassa. Generelt har kun Admin bruker tilgang til Innstilinger 14
Hardware innstilinger Dette settes under Innstillinger > Hardware Her velges kvitteringsskriver, kundedisplay, kassaskuff og evt. kjøkkenskriver, billettskriver. Dette må være installert og satt opp med de nødvendige innstillinger i driveren til hver enkelt windows- driver. (Varierer fra skriver til skriver) Banterminal instillinger For integrasjon mot bankterminal må man laste ned BAXI fil. Dette gjøres under Innstillinger > Hardware Integrasjon. Klikk på Download and register files og huk deretter av for Baxi connected. Velg Betalingstype som benyttes ved kortsalg, eks: Kort Betaligtype ved uttak er som regel Kontant Velg Comport der betalingsterminalen er koblet til. 15
Programering av hurtigtaster Programering av hurtigtastene er gjort i en enkel håndvending. Hovedkategori taster er de 8 midt i kassebildet. Man kan her lage et hierarki med Hovedkategori (hovedgrupper) som hver får 7 Underkategorier (undergrupper). Hver Underkategori har tilknyttet 15 direktetaster/artikler på knappene nede til venstre. PS! Disse kategori/gruppe tastene har ingen ting med ArtikkelType å gjøre, her programmeres det helt uavhengig av hvilken ArtikkelType artikkelen tilhører. Samme Artikkel kan ligge flere steder. Programerings modus Meny Kategorier (Hovedgrupper/ undergrupper Produkter Trykk på Meny Finn knappen i menyen til høyre og trykk på den. Kategori Trykk på ønsket Kategori knapp Velg Underkategori eller Hovedkategori og skriv inn navnet du vil ha på knappen og trykk på OK Trykk på, for å komme ut av av programerings modus. Artikler Ny Direktetast: Trykk på Kategori- tasten du har laget Trykk på Trykk på ønsket direktetast og velg artikkel du vil skal ligge på den tasten. Trykk på ok Trykk på Programmering For å slette en direktetast, trykk på ønsket tast og trykk Avbryt 16
Subtotal og Betalings metoder Gi penger tilbake rest kontant Eksempel; 1. Registrer salget i kassen 2. Trykk Kunden skal f.eks betale kr 125,- Kunden leverer kr 200,- 3. Tast 200,- 4. Trykk på 5. På kassen står det Kontant NOK 200,- og Balanse 75,- kunden skal ha tilbake kr 75,- Delbetaling med Kort og Kontant på samme salget Eksempel; 1. Registrer salget i kassen f.eks kr 700,- 2. Trykk 3. Tast beløpes som kunden skal betale med kort f.eks 500 4. Trykk Kort / Bankterminal 5. Trykk Da blir automatisk det restrerende beløpet 200,- på kontant Her kan man også benytte betalingsmåten kontant først og deretter kort Retur Gi penger tilbake ved retur Eksempel; 1. Registrer varen som skal i retur på kassen 2. Trykk 3. Trykk 4. Trykk 5. Trykk 6. Trykk 17
Retur og registrering av artikler på samme salg Eksempel; 1. Registrer varen som skal retuneres i kassen 2. Trykk 3. Trykk 4. Registrer ny artikkel 5. Trykk 6. Trykk Betalingstype f.eks. 18
Tilgodelapp Levere ut tilgodelapp I forkant må Tilgodelapp være registrert inn som en Betalingstype i InterCash med avkrysset for Kreditt nota og angi antall dager den er gyldig. Hvordan skriver man ut tilgodelapp når en kunde leverer tilbake en vare; 1. Slå inn varen, eller marker varelinje i salget 2. Trykk 3. Trykk 4. Trykk 5. Trykk 6. Trykk 7. Da kommer tilgodelappen ut, se eks: Delbetaling med tilgodelapp Her er det vanlig prosedyre med delbetaling slik ved kort og kontant 1. Etter 2. Tast først inn beløpet ( eks. 1000kr) som står på tilgodelappen deretter 3. Da vil vinduet vise 4. Deretter slås resten eller deler av beløpet med annen betalingstype for eksempel Kontant. 5. Se eksempel på kvittering: 19
Når summen på total salg og tilgodelapp er likt Da følger man følgende prosedyre: 1. Etter 2. Trykk 3. Se eksempel på kvitteringen; Når tilgodelapp er større enn salgssummen ( rest på tilgodelapp ) Hvis tilgodelappen har et større beløp enn det kunden handler for, så kan man velge å skrive ut en ny tilgodelapp på rest beløp eller å gi rest ut i kontanter. I utgangspunktet følges vanlig prosedyre ved delbetaling. 1. Eks. kunden handler for 1500,- kr, har en tilgodelapp på 2000,- kr, og vi gir en tilgodelapp på rest beløp (500,- ) 2. Trykk først på 3. Tast først inn beløpet som står på tilgodelappen (eks. 2000,- ) deretter 4. Da vil vinduet vise 5. Trykker da på 6. Kvitteringen viser 500,- i rest tilgode. Se eks under; 7. Velger man å gi kunden rest beløpet ut i kontanter så trykker man på under punkt 5. 20
Serienummer / Beskrivelse / Fritekst Serienummer ved salg Legg inn serienr på artikkelet ved salg. 1. Etter å ha slått in vare man skal tilkytte serie nr til trykker man på 2. Deretter 3. Skanner inn serie nr ( hvis man skriver inn serienr manuelt, husk å trykk enter for å lagre ) 4. Fortsett salget som vanlig Du kan søke på salg med serienr under og deretter, huk av på serienr Endre beskrivelse på varelinje Etter å ha registrert et artikkel, kan teksten endres. Skriv inn ønsket tekst (må være uten mellomrom, altså ikke benytte space ) Klikk og deretter Beskrivelse, teksten endres. Fritekst / salg opplysning på salget/ordren Salgs info eller annen tekst kan legges til et salg. Denne teksten vil være synlig helt nederst på kvitteringen. Ved synkronisering mot Mamut vi dette dukke opp i tekst feltet på faktura/ordre. 1. Etter å ha slått in vare man skal tilkytte serie nr til trykker man på 2. Trykk deretter på 3. Da vil følgende bilde komme opp hvor du kan legge inn teksten under Comment: 4. Trykk Close og fortsett salget som vanlig 21
Avstemning (dagsoppgjør) og Synkronisering Dagsoppgjør For å utføre dagsoppgjør trykk på Meny, deretter skriv inn opptalt kassebeholdning og trykk på Z- Oppgjør. (X- Oppgjør viser bare en avlesning av salget siden siste Z- Oppgjør) Dette er en avstemning av kassen, som kommer opp i et nytt vindu med fortløpende OppgørsID. Se eksemplet under. Trykk på print knappen (og velg evt. Printer) for å skrive ut dagsoppgjøret. For de som synkroniserer salgsdata mot Mamut vil man etter å ha lukket ned dette vinduet få spørsmål om å Overføre salg til Mamut. For de som benytter synkronisering over VPN se kapittelet under synkronisering over VPN. Skulle du ha avbrutt eller ikke synkronisert over til Mamut, kan dette taes i ettertid. Dette kan enten skje fra Oppgjør eller fra Salg, se under; Gå da inn på og Oppgjør, velg dagsoppgjøret og trykk på i tabellviduet overst til venstre. 22
Fra Salg; Her ligger det en oversikt over alle salg i InterCash Klikk på Salg i fra Oppstartsbildet i InterCash og velg Mamut i menyen på toppen. Marker et salg og klikk Synchronize for å overføre salg til InterCash. Alle salg som tilhører samme oppgjør synkroniseres da over til Mamut. NB! Det er kun salg hvor det er tatt oppgjør som kan synkroniseres over til Mamut. Og salgene kan aldri overføres mer enn 1 gang. Bankterminal avstemning For å utføre bankterminal avstemning, trykk på Meny, deretter på Bankterminal og Avstemning. Trykk på print knappen for å skrive ut Avstemningen. NB! Denne rapporten blir ikke lagret i InterCash, denne kommer rett fra BBS og ut på dette dokumentet. Det er derimot mulig å lagre den som et dokument med Lagre- knappen på toppen. Synkronisering mot Mamut over VPN Mange benytter seg av synkronisering over VPN. Dette gjelder de som f.eks har et hovedkontor med Mamut server, og forskjellig fysisk lokasjon av butikkene. Eller de som hoster serverplass med Mamut og synkroniserer data mellom InterCash og Mamut på ekstern server. For å være sikre på at VPN forbindelsen er oppe, legg inn stien i dette feltet under Mamutinnstillinger og Avansert; Da kjører InterCash denne før hver synkronisering. I forkant er denne forbindelsen opprettet i en liten program snutt som heter noe med VPN/HK/Hovedkontor. Denne filen sørger for at VPN tunellen opprettes og stien til Mamut databasen blir tilgjengelig for synkronisering. Denne må være tilkoblet ved f.eks synkronisering av dagsoppgjør. Synkroniseringsprosessen går i bakgrunn og vises på toppfeltet i kassa. 23
Vekt intergrasjon Vekt Innstillinger Vekt tilkobles kasse- pc via com/seriell port og tilknyttes Intercash under innstillinger. NB! Kun integrasjon mot Digi vekter fra PSI. Bruk av Vekt 1. Legg varen som skal veies på vekta 2. klikk på Da viser displayet hvor mye varen veier 3. Registrer varen via hurtig tast eller strekkodeleser Forsett salg som vanlig 4. er det flere varer som skal legges inn med vekt, klikk på og følg punk 2 osv.. 24
Restaurant / Takeaway Takeaway Oppsett; Når artikler selges med 2 ulike priser/mva, settes prisen på Takeaway på artikkelkortet I InterCash. Klikk på Artikler i oppstartsbildet (Under Kunder) og søk fram artikkel. VIKTIG: Dersom artiklene er hentet fra Mamut og det er krysset av for Mamut integrasjon, må krysset fjernes for å få tilgang til å sette inn salgs- informasjon på takeaway produktene. (NB! Ikke endre på de øvrige feltene, dette må i tilfelle endres i Mamut) For bruk i kasse, kryss av under Innstillinger/Cashregister for Bruk i kasse; Takeaway kan bare angis før salget er påbegynt. 1. Trykk Takeaway i menyen 2. Slå inn artikler. De artikler som har angitt pris i felt for Takeaway får denne prisen. 3. Avslutt salget på vanlig måte Når Takaway er valgt, vises dette med blå skrift i operatørdisplayet Aktivering av Takeaway velges under Innstillinger > Cashregister. Takeaaway funksjonalitet 25
Bordbilde kan benyttes Fungerer med bord/knapper for å definere salg/ordre som er aktive, kan starte salget herfra. Dette settes ved å krysse av under Innstillinger/Cashregister for Bruk visuell ordre. Det opprettes da en xml- file (eks. vist under). Her kan det også settes sti til en bildefile som viser bakgrunnen i restauranten eller lignende. Bildet kan se slik ut med programmerte knapper Ved å høyreklikke i bildet kommer denne menyen fram. Kryss av for ønsket funksjon: Legge til nye knapper Flytte knapper Slette knapper Endre navn på knapper Etter valgt funksjon jobber man med det. Avslutt med Close og endringene er lagret Splitting av regning Splitting av regninger kan gjøres mellom regninger eller ut i ny regning. I fra Ordre bildet kan man hente opp salg og flytte salgslinjer over i nytt salg eller inn i et eksisterende salg. 26
Kasse- layout Default & Restaurant - Layout Det kan velges mellom 2 ulike kassebilder, et standard layout og et med flere direkteknapper som passer godt for restaurat/bar eller andre steder hvor man har behov for flere hurtigtaster. Dette velges under Innstillinger > Cashregister > CashRegister Layout. Innstillinger som gjelder for dette kassepunktet: Valg av kasse bilde layout Default - Layout Restaurant - Layout Salgs linje detaljer Man kan se flere detaljer på salgslinjer ved å klikke på salgs linje menyen på toppen Klikk på topp linjen for å utvide salgs linje viduet. 27
Rapporter I Rapport modulen har man mulighet til å skrive ut diverse rapporter relatert til salg på kassa. Her velges den perioden som er aktuell og hvilken type informasjon man vil ha frem. Ansatte og brukere Under modulen Avdelinger kan man legge til eller redigere informasjon på brukere i kassa. Her kan man endre brukernavn ( alias ) og passord og gi dem administrator rettigheter. I mamut versjonen finnes samme tabellen under Mamut Administrasjon. Ved mamut intergrasjon må brukerene / ansatte legges inn i mamut og de blir da synkronisert over til InterCash. Passord må fortsatt oppgis i Intercash (NB! huk vekk Mamut intergrasjon under Innstillinger > Software Intergrasjon for å kunne lagre passord, Husk å huke av for Mamut intergrasjon når du er ferdig ) 28
Appendix / FAQ Siste offesielle versjon som kun støtter Mamut 12, kan alltid nedlastes/installeres fra; http://intercash.inview.no/ Vi anbefaler at alle holde sine maskiner oppdatert med Windows update, samt holde seg til siste versjon av både Mamut og Intercash. Følg med på våre websider for oppdateringer og viktige meldinger. Feilmeldinger - Løsning Ikke kontakt med bankterminal - Restart InterCash - Reinstaller Baxi files via instillinger > Software extentions - Skjekk RS232 kabelen mellom PC en og terminalen. - Restart bankterminalen, husk å lukke intercash først, og vent med å starte opp intercash til bankterminalen er klar - Sjekk om terminalen er satt til protokoll (ECR) Sofie NY, KASSE NY Kvittering kommer ikke ut - Sjekk pappir i skriveren - Slå av og på skriveren Sjekk om det står huket av for automatisk kvittering under InterCash Instillinger - Slett dok. om det er dok. i køen på skriveren, under Kontrollpanel > Skrivere og telefakser Kassa skuffen åpner ikke - Skuffen er avhengig av at kvitteringskriveren fungerer. - Sjekk under egenskaper på kvittering skriveren om print commands - Oppdater til siste versjon Sjekk under InterCash Instillinger > hardware instillinger om kasseskuffen er koblet til kvitteringskriver. - Hvis man har valgt å ikke ha automatisk kvittering så vil ikke skuffen åpne seg ved salgs avsluttning. Reserveløsning på banterminal - Sjekk oppkobling mot tlf/internet linja på bankterminalen - Ring BBS eller bankterminal leverandør. Sql feil - Sekk om du er tilkoblet riktig sql base - Sjekk om sql server servicen kjører i bakgrunn. - Sjekk om du/bruker er administrator på sql base. 29