Forespørsel fra Festspillene i Bergen (FiB), heretter kalt oppdragsgiver, på kjøp av busstransporttjenester. [1]
1. Innledning 1.1. Om oppdragsgiver Festspillene i Bergen er blant Nordens viktigste musikk- og teaterfestivaler. Hvert år avvikles over 150 arrangementer innen alle kunstformer. I administrasjonen er det 13 personer som arbeider med planleggingen og gjennomføringen av Festspillene. 1.2. Anskaffelsens formål og omfang Festspillene i Bergen ønsker å leie inn et transportselskap som kan ta seg av gruppetransport av artister og publikummere under årets festival. 1.3. Oppdraget Oppdraget består av å transportere grupper av gjester og artister i Bergen og omegn. Gruppene er fra 5 personer og oppover. Tilbyder må ha kapasitet til å levere flere busser parallelt, se punkt 1.4. Vi ønsker pris på to gruppestørrelser: - Minibuss (vennligst oppgi maks passasjerantall sittende) - Buss (vennligst oppgi maks passasjerantall sittende) Vi ønsker pris på transport på følgende strekninger: - Bergen sentrum Troldhaugen (tur/retur og enkeltstrekning) - Bergen sentrum Siljustøl (tur/retur og enkeltstrekning) - Bergen sentrum Valestrand (tur/retur og enkeltstrekning) - Bergen sentrum Oseana - Bergen sentrum Baroniet Rosendal - Flesland Bergen sentrum (tur/retur og enkeltstrekning) - Bytransfer Bergen sentrum Se vedlagt prisskjema for å sette pris på de forskjellige strekningene. Bussene som tilbys må være moderne og komfortable, samt tilfredsstille alle offentlige tekniske krav. Vi ønsker også informasjon om det er mulig med tilhenger på bussene for å få ekstra bagasjekapasitet. Dette gjelder både for buss og minibuss. Det gjøres oppmerksom på at artister ofte har med seg instrument av variabel størrelse, og at det dermed må påregnes god bagasjeplass. Dette kan gjerne dreie seg om kontrabass, cello, trommer og tuba for å nevne et fåtall. Oppdragsgiver ønsker i den forbindelse informasjon om bagasjekapasitet, se punk 4.1 Vi ønsker også opplyst om tilbyder har tilgjengelig standby-buss, se punkt 4.1 kvalitet. Basert på historiske data ser vi at behovet var størst for buss i 2011, mens det var et større behov for minibuss i 2012. For å få et inntrykk av hvor mye kjøring som kan forventes finner dere vedlagt historiske data for festivalene i 2011 (vedlegg 3) og 2012 (vedlegg 4). Det er ikke mulig å anslå behovet for 2013 på det nåværende tidspunkt. Enkeltturer vil ikke strekke seg over tillatt totaltid for en bussjåfør (13 timer), men det kan skje at ulike turer kjøres slik at tidsrommet fra første tur starter til siste tur er ferdig strekker seg lengre enn 13 timer. Et eksempel på dette kan være at Gruppe 1 skal kjøres fra A til B kl. 08:00 og hentes kl. 16.00, før Gruppe 2 skal kjøres fra A til B kl.18.00 og med retur kl. 23.00. Festspillene stiller ikke krav til at slike kjøreruter må gjennomføres med samme sjåfør. [2]
1.4. Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger Det forutsettes at tilbyder innehar alle nødvendige sertifikater og tillatelser som trengs for å gjennomføre denne type transport. Det forutsettes videre at tilbyder tar seg av alle tillatelser som trengs i forbindelse med transporten, herunder tillatelser til midlertidig stopp for å ta med/slippe av passasjerer. Det presiseres at personer som skal transporteres ikke skal løse billett ombord. Artister skal transporteres kostnadsfritt, mens publikum som skal transporteres allerede har løst billett til arrangement i regi av Festspillene, og dermed får gratis transport. Tilbyder må ha kapasitet til å kunne levere flere busser samtidig. Tilbyder bes å spesifisere kapasitet i tilbudet. Tilbyder må ha gode bestillingsrutiner, og må kunne håndtere endringer på kort varsel (frem til 24 timer før kjøringen skal gjennomføres). Kommunikasjonsmetode for bestillinger er epost, og tilbyder må kontinuerlig sjekke for mottatte endringer og bestillinger for så å gi tilbakemelding til oppdragsgiver om dette er ok. 1.5. Kontakt Festspillenes kontaktperson for anbudsprosessen og kontraktsforhandling er Mads H. M. Hundvin, som kan nåes på telefon +47 55 21 06 38 eller epost mads@fib.no. Festspillenes kontaktperson i kontraktsperioden er Øystein Kvinge, som kan nåes på telefon +47 55 21 06 37 eller epost oystein@fib.no. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1. Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2. Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I 2.3. Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentligloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentligloven 11. I tilbudet må det klart fremgå hvilke opplysninger som leverandøren mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskravet opp mot lovverket, jf. offentligloven. 3. Krav til tilbudet [3]
3.1. Tilbudsdokumentet Tilbud skal organiseres som følger: 1. Tilbudsbrev 2. Prisskjema 3. Sensurert tilbud 4. HMS erklæring 5. Skatteattest for mva og skatteattest for skatt (2 stk totalt), ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsfrist for tilbudet. 3.2. Frist Tilbudet må være oss i hende senest 31.11.2012 kl. 12:00. Tilbyder er ansvarlig for at tilbud er oppdragsgiver i hende innen fristen. For sent innkommende tilbud vil bli avvist. 3.3. Gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 4 uker. 3.4. Innsendelse Tilbudet må sendes eller leveres til: Festspillene i Bergen Postboks 183 Sentrum NO-5804 Bergen Tilbudet kan IKKE sendes på epost. OBS: Tilbud må merkes tydelig: ʺBusstransporttjenester - Mads Hundvinʺ. Tilbudskonvolutten må være nøytral og uten informasjon om avsender. [4]
4. Avgjørelsen 4.1. Tildelingskriterier TILDELINGSKRITERIER: KRAV TIL DOKUMENTASJON: VEKT (%): Pris Tilbyder bes om å oppgi sin totalpris for oppdraget. Tilbyder bes å fylle ut prisskjema i vedlegg 2. Prisen som oppgis skal inkludere alle kostnader som for eksempel drivstoff, lønn til sjåfører, kilometertillegg, bompenger og avgifter for å nevne noen. Eventuelle kostnader som ikke er inkludert i tilbudet bes spesifiseres. Festspillene i Bergen er ikke fradragsberettiget, og prisene bes derfor om å oppgis inkludert mva. 50-70 For tur/retur oppdrag må det påregnes ventetid. Hvis dette er priset i tillegg til fastpris bes dette spesifiseres. Hvis det er en maks ventetid for at det skal kunne kalles en tur/retur reise bes dette spesifiseres. Kvalitet Hvilket utstyr vil bli brukt under oppdraget. Sjåfører & erfaring. Stand-by Bestillingsrutine Tilbyder bes å oppgi alder og kvalitet på busser som brukes til transporten, samt kapasitet i lasterom til bagasje og instrument. Tilbyder bes videre om å opplyse om mulighet for påkobling av tilhenger. Tilbyder bes om å spesifisere sin servicestrategi, samt erfaring med lignende oppdrag. Vi ønsker oppgitt 3 referanser vi kan kontakte uten å hente inn godkjenning av tilbyder på forhånd. Tilbyder bes om å beskrive om de har sjåfører og busser stand-by, og hvor lang responstid de har til Bergen Sentrum Tilbyder bes om å spesifisere sine rutiner for mottak av bestillinger. Det bes opplyst om det er i spesielle tidsrom og spesielle dager, eller om det er mulig å bestille 24/7, 7 dager i uken. 30 50 4.2. Kontrakt Kontrakt utarbeides av oppdragsgiver. 4.3. Videre arbeid Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli vurdert, og tilbakemelding blir gitt til alle tilbydere. [5]
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forhandle med de tilbyderne som syntes mest aktuelle. Oppdragsgiver vil antakelig, basert på de enkelte tilbud, lage en sammenlignbar prismodell for oppdraget. De mest aktuelle tilbydere vil få anledning til å gi revidert pris i modellen. 4.4. Protokoll Oppdragsgiver fører løpende protokoll for anskaffelsen, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-2. [6]
5. Vedlegg Vedlegg 1: HMS-erklæring. Vedlegg 2: Prisskjema. Vedlegg 3: Kjøreliste for artisttransport Festspillene 2011. Vedlegg 4: Kjøreliste for publikumstransport Festspillene 2011. Vedlegg 5: Kjøreliste for artist- og publikumstransport Festspillene 2012 [7]
HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm, by preparing this offer, that we have taken into consideration the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1995 no. 62. We hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager Date: (Signature) [8]
Vedlegg 2: Prisskjema TYPE TRANSPORT DESTINASJON MINIBUSS BUSS MAKS SITTENDE PASASJERANTALL: Publikumstrnsport Tilhenger Sentrum - Troldhaugen En vei Sentrum - Troldhaugen Tur/Retur Sentrum - Siljustøl En vei Sentrum - Siljustøl Tur/Retur Sentrum - Valestrand En vei Sentrum - Valestrand Tur/Retur Sentrum - Rosendal En vei Sentrum - Rosendal Tur/Retur Bytransfer En vei Bytransfer En vei Bytransfer Tur/Retur Sentrum - Troldhaugen En vei Sentrum - Troldhaugen Tur/Retur Sentrum - Valestrand En vei Sentrum - Valestrand Tur/Retur Sentrum - Os En vei Sentrum - Os Tur/Retur Flesland til sentrum En vei Per strekning [9]
VEDLEGG 3: Kjøreliste for artisttransport, Festspillene 2011 Dato Fra Til Antall personer 22.mai Flesand Sentrum 28 25.mai Flesland Sentrum 20 25.mai Flesland Sentrum 30 27.mai Flesland Sentrum 38 27.mai Sentrum Flesland 30 27.mai Flesland Sentrum 25+4celloer 28.mai Flesland Sentrum 21 29.mai Sentrum Flesland 28 29.mai Sentrum Flesland 18 29.mai Sentrum Flesland 38 30.mai Flesland Sentrum 25 30.mai Sentrum Flesland 23 31.mai Hotel Norge Håkonshallen 26 31.mai Sentrum Flesland 10 31.mai Flesland Sentrum 26 01.jun Sentrum Flesland 25 01.jun Flesland Sentrum 12 02.jun Sentrum Flesland 12 02.jun Hotel Norge Domkirken 6 02.jun Flesland Sentrum 16 02.jun Flesland Sentrum 31 03.jun Hotel Norge Troldsalen 23 03.jun Troldsalen Flesland Lufthavn 21 04.jun Hotel Norge Johanneskirken 35 04.jun Flesland Sentrum 30 04.jun Flesland Sentrum 20 04.jun Sentrum Flesland 16 05.jun Hotel Norge Håkonshallen 20 06.jun Sentrum Flesland 30 07.jun Sentrum Flesland 20 08.jun Sentrum Flesland 26 [10]
VEDLEGG 4: Kjøreliste for publikumstransport, Festspillene 2011 Gratis buss fra gamle brannstasjon til Troldhaugen Datoer: 26.mai 29.mai, 02.juni 06.juni. Konsert kl 11.30: Avreise kl 10.45, retur kl 13.30 eller 14.30 Datoer: 28.mai Konsert kl 14.00: Avreise kl 13.15, retur kl 16.30 Datoer: 27.mai 28-mai, 03.juni 04.juni. Konsert kl 22.30: Avreise kl 21.45, retur kl 00.00 Gratis buss fra gamle brannstasjon til Siljustøl Datoer: 28.mai 29.mai, 04.juni 05.juni Avreise kl 14.00, retur frå Siljustøl kl 16.30 Gratis buss fra gamle brannstasjon til Valestrand: Datoer: 28.mai 29.mai, 04.juni 05.juni Konsert kl 13.00: Avreise kl 12.00, retur kl 15.00 Konsert kl 15.00: Avreise kl 14.00, retur kl 17.00 [11]
VEDLEGG 5: Kjøreliste for artist- og publikumstransport, Festspillene 2012 FESTSPILLENE 2012 HENTESTED DESTINASJON ANTALL KJØRETØY 26.mai 04:45 Neptun Hotell via Norge Flesland Via Hotell Norge 1 + 3 minibuss 26.mai 16:00 Øyjordveien 64E Tomas Espedal Radisson Blu Norge 6 Minibuss 26.mai 19:00 Radisson Blu Norge Øyjordveien 64E Tomas Espedal 6 Minibuss 26.mai 23:55 Øyjordveien 64E Tomas Espedal Radisson Blu Norge 6 Minibuss 26.mai 04:00 Scandic Bergen City/Strand/Neptun Flesland 9 minibuss 26.mai 21:45 Matsalen (Strandkaien) Troldhaugen 50 buss 26.mai 23:59 Troldhaugen Matsalen (Strandkaien) 50 buss 26.mai 19:30 Domkirken Johanneskirken 30 buss 26.mai 04:40 Radisson Blu Hotel Norge Flesland 11 Minibuss 26.mai 08:00 Radisson Blu Hotel Norge Flesland 9 Minibuss 26.mai 10:30 Radisson Blu Hotel Norge Flesland 6 Minibuss 26.mai 12:00 Radisson Blu Hotel Norge Flesland 10 Minibuss 26.mai 14:00 Radisson Blu Hotel Norge Flesland 4 Minibuss 26.mai 15:45 Scandic Bergen City Oseana 8 Minibuss 26.mai 16:45 Scandic Bergen City 59 2 busser 26.mai 22:30 Oseana, Os kulturhus Scandic Bergen City 55 2 busser 26.mai 13:30 Flesland Terminus 22 buss 26.mai 12:00 Radisson Hotell Norge Oseana 13 minibuss 26.mai 16:50 Oseana Radisson Hotell Norge 13 minibuss 26.mai 21:15 Radisson Hotell Norge Domkirken 13 minibuss 26.mai 23:45 Domkirken Radisson Hotell Norge 13 minibuss 26.mai 16:45 Radisson Flesland 7 minibuss 27.mai 16:00 Kalvedalsveien 57 - Leif Ove Andsnes Radisson Blu Norge 6 Minibuss 27.mai 19:00 Radisson Blu Norge Kalvedalsveien 57 - Leif Ove Andsnes 6 Minibuss 27.mai 23:55 Kalvedalsveien 57 - Leif Ove Andsnes Radisson Blu Norge 6 Minibuss 27.mai 12:00 Matsalen (Strandkaien) Valestrand - Ole Bulls hjem 50 buss 27.mai 15:00 Valestrand - Ole Bulls hjem Matsalen (Strandkaien) 50 buss 27.mai 14:00 Matsalen (Strandkaien) Valestrand - Ole Bulls hjem 50 buss 27.mai 17:00 Valestrand - Ole Bulls hjem Matsalen (Strandkaien) 50 buss 27.mai 12:15 Matsalen (Strandkaien) Troldhaugen 50 buss 27.mai 15:30 Troldhaugen Matsalen (Strandkaien) 50 buss 27.mai 16:55 Flesland Radisson 90 2 busser 27.mai 10:45 Terminus Håkonshallen 25 buss 27.mai 16:15 Radisson Hotell Norge Flesland 13 Minibuss 27.mai 22:20 Flesland DNB Scene, Festplassen 3 stykk + 6 kofferter Minibuss 27.mai 07:00 Radisson Flesland 5 minibuss 27.mai 09:00 Radisson Hotell Norge Valestrand 6 minibuss 27.mai 16:45 Valestrand Radisson Hotell Norge 6 minibuss 28.mai 04:10 Scandic Bergen City Hotel Flesland 36 1 buss 28.mai 08:15 Radisson Hotell Norge Flesland 16 Minibuss 28.mai 11:45 Radisson Hotell Norge Flesland 6 minibuss 28.mai 04:30 Radisson Hotell Norge Flesland 3 minbuss 29.mai 04:10 Scandic Flesland 26 1 buss 29.mai 12:00 DNB Scene Radisson Hotell norge --> Flesland 3 stykk + 6 kofferter Minibuss 29.mai 12:10 Flesland Neptun hotel 10 1 minibuss 29.mai 13:50 Flesland incity Apartment 20 Buss 29.mai 15:15 Incity Apartment Skanselien 6 20 Buss 29.mai 17:15 Flesland Hotell Terminus 19 1 buss 29.mai 17:40 Flesland Radisson 7 Minibuss 29.mai 17:45 Radisson Hordaland Fylkeskommune 5 stor bil 29.mai 21:00 Skanselien 6 incity Apartment 16 Minibuss 30.mai 08:20 Radisson Flesland 90 2 busser 30.mai 09:45 InCity apartments Skanselien 6 16 Minibuss 30.mai 14:00 DNS, ved Finnigans Troldhaugen 20 Buss 30.mai 16:45 Troldhaugen Hotell Neptun 20 Buss 30.mai 16:00 Radisson Blu Håkonshallen 7 Minibuss 30.mai 20:00 Skanselien 6 InCity apartments 16 Minibuss 30.mai 22:20 Flesland Radisson 8 Minibuss 31.mai 08:00 Hotell Terminus Flesland 19 1 buss 31.mai 09:45 InCity Skanselien 6 16 minibuss 31.mai 10:45 Radisson Flesland 5 minibuss [12]
31.mai 11,3 Flesland Hotell Augustin 10 Minibuss 31.mai 15:30 Flesland Radisson Hotell Norge 10 Minibuss 31.mai 17:00 Neptun hotell Flesland 17 buss 31.mai 22.30 Skanselien 6 incity 15 minibuss 01.jun 21:45 Matsalen (Strandkaien) Troldhaugen 50 buss 01.jun 23:59 Troldhaugen Matsalen (Strandkaien) 50 buss 01.jun 08:55 Flesland Scandic Bergen City 55+ baby NB! Stor buss m babysete 01.jun 14:50 Radisson Blu Norge Håkonshallen 9 Maxitaxi 01.jun 16:20 Flesland Radisson Hotel Norge 10 Minibuss 01.jun 17:15 Flesland Scandic 113 3 busser 01.jun 20:20 Flesland Hotell Terminus 81 2 busser 01.jun 23:59 Skanselien 6 incity 15 minibuss 02.jun 21:45 Matsalen (Strandkaien) Troldhaugen 50 buss 02.jun 23:59 Troldhaugen Matsalen (Strandkaien) 50 buss NB! Stor buss m 02.jun 10:30 Scandic Flesland 55 personer + baby babysete 02.jun 6:45 Incity Skanselien 6 7 Minibuss 02.jun 17:25 Flesland Harbour hotel, Sandviksbodene 9-10 4 Minibuss 02.jun 19:45 InCity Skanselien 6 7 minibuss 03.jun 12:00 Matsalen (Strandkaien) Valestrand - Ole Bulls hjem 50 buss 03.jun 15:00 Valestrand - Ole Bulls hjem Matsalen (Strandkaien) 50 buss 03.jun 14:00 Matsalen (Strandkaien) Valestrand - Ole Bulls hjem 50 buss 03.jun 17:00 Valestrand - Ole Bulls hjem Matsalen (Strandkaien) 50 buss 03.jun 12:15 Matsalen (Strandkaien) Troldhaugen 50 buss 03.jun 15:30 Troldhaugen Matsalen (Strandkaien) 50 buss 03.jun 16.00 Hotell Termnius Flesland 63 2 busser 03.jun 10:30 Festspillkontoret -> Griegakademiet Ulriksbanen 8 Minibuss 03.jun 14:15 Ulriksbanen Bergen sentrum 8 minibuss 03.jun 18:30 Hotell Norge Flesland 9 Minibuss 04.jun 04:10 Scandic City bergen Flesland 10 Minibuss 04.jun 04:45 Radisson Blu Hotell Norge Flesland 10 Minibuss 04.jun 0900 Scandic City bergen Flesland 88 3 busser 05.jun 07:30 Hotel Augustin Flesland 20 Buss [13]